5S dành cho mọi người

Chia sẻ: Nguyen Vang | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:22

Thêm vào BST

Báo xấu

181
lượt xem 62
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Sự lan tỏa của 5S đối với các công ty ngoài Nhật bản Năm 1986, Kazuo Tsuchiya lần đầu tiến giới thiệu 5S vào các Công ty của Singapore, Hungaria, Bungaria, Uruguay, Brazil, China, Poland, India, Thailand, và Costa Rica. Ngày nay, 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và nhiều nước khác trên thế giới. Bởi vì: – Chỗ làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện và an toàn hơn....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: 5S dành cho mọi người

Chuyên đề 5S dành cho mọi người Super 5S is for Everyone -1- 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Thông tin giảng viên Lê Ngọc Liêm Bộ môn Quản trị kinh doanh tổng hợp, Khoa Quản trị kinh doanh, Đại học Kinh tế - Đại học Huế Địa chỉ liên lạc: – Khoa Quản trị kinh doanh, 100 Phùng Hưng – Tp.Huế - Thừa Thiên Huế – Điện thoại: 84-054.3.538.325 – Di động: 0986.89.66.98 – Website: www.hce.edu.vn – Email: ngocliemnd@yahoo.com -2- 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Cấu trúc chương trình Phần I: Giới thiệu chung về 5S Phần II: Nhận thức nguyên lý, sức mạnh của 5S Phần III: Các bước thực hiện Chương trình 5S Phần IV: Phương pháp đánh giá và hướng dẫn 5S -3- 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 1
Phần I Giới thiệu chung về 5S Bài toán năng suất bắt đầu từ đâu? Tại sao lại là 5S trước tiên? 5S là gì? 5S hình thành từ bao giờ? Sự lan tỏa của 5S đối với các công ty ngoài Nhật Bản -4- 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Bài toán năng suất bắt đầu từ đâu? TQC TPM JIT QCC KSS 9/23/2010 5S -5- Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Tại sao lại là 5S trước tiên? 5S là bước đầu tiên trong chương trình cải tiến chất lượng Tương đối dễ áp dụng cho những người bắt đầu chương trình cải tiến chất lượng. Ai cũng thích nơi làm việc ngăn nắp và sạch sẽ Mọi người dễ nhìn thấy thành quả Không gian làm việc trở nên mở rộng thêm Giảm thời gian tìm kiếm Kéo dài thời gian sử dụng máy móc. Nơi làm việc trở nên khỏe khoắn và an toàn Sai sót, lãng phí ít xảy ra hơn Mọi người trở nên tự giác. Chi phí (thời gian, công sức và tiền bạc) cho chương trình không đáng kể Được khách hàng đánh giá cao Kích thích sự sáng tạo của nhân viên Cải thiện hình ảnh của tổ chức Mọi người cảm thấy tự hào về nơi làm việc của mình Tăng năng suất, hiệu quả hoạt động của toàn bộ tổ chức Giúp hình thành 5S như thói quen hoạt động của tổ chức -6- 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 2
Vậy 5S là gì??? 5S là một trong những công cụ cơ bản và vô cùng hữu dụng cho Kaizen để cải tiến quản lý sản xuất, nâng cao năng suất nếu được áp dụng một cách đúng đắn. 5S là 5 ký tự đầu tiên trong 5 chữ của tiếng Nhật đó là: Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc, và Shitsuke – Sẵn sàng. Là sự khởi đầu cho mọi người trong tổ chức bằng một môi trường làm việc khỏe khoắn, thoải mái, và năng suất. Khi áp dụng thành công, 5S sẽ đem lại nhiều thay đổi mới lạ cho tổ chức chẳng hạn như: những gì không cần thiết sẽ bị “thanh lý” ở nơi làm việc, chỉ những gì cần thiết mới được đặt gần sử dụng chúng, và máy móc, thiết bị, dụng cụ trở nên sạch sẽ và sáng bóng. Khi cần huy động nguồn lực của mọi người cho chương trình 5S, trong trường hợp này, Shitsuke là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công. Shitsuke là đào tạo mọi người để hình thành nên một thói quen tốt -7- 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 5S hình thành từ bao giờ? Tại Nhật Bản: – 5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là Seiri, Seiton để hỗ trợ cho hoạt động An toàn, Chất lượng, Hiệu suất và Môi trường – Năm 1986, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản. Từ đó, 5S được phổ biến nhanh chóng – Tại các công ty phát triển, 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao Tại Singapore: – 5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong Dự án năng suất JICA vào năm 1986 – Sau đó, nó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới Ủy ban 5S – Hiện nay, 5S đạt tới cấp độ rất cao ở nhiều tổ chức Tại nhiều quốc gia khác: – 5S đã rất phổ biến và trở thành một trong những đặc trưng của các tổ chức -8- 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Sự lan tỏa của 5S đối với các công ty ngoài Nhật bản Năm 1986, Kazuo Tsuchiya lần đầu tiến giới thiệu 5S vào các Công ty của Singapore, Hungaria, Bungaria, Uruguay, Brazil, China, Poland, India, Thailand, và Costa Rica. Ngày nay, 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và nhiều nước khác trên thế giới. Bởi vì: – Chỗ làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện và an toàn hơn. – Nhân viên cảm thấy tự hào về sự ngăn nắp và sạch sẽ tại nơi làm việc của họ. – Công ty dễ dàng nhận ra kết quả – Tăng năng suất, phát huy sáng kiến của mọi người. -9- 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 3
Phần II Nhận thức nguyên lý, sức mạnh của 5S 5S là một chương trình với sự tham gia của mọi người trong công ty Một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất - 10 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 5S sự cấu thành của PQCDSM Áp dụng 5S một cách triệt để sẽ có được:  Nâng cao năng suất (Productivity)  Nâng cao chất lượng (Quality)  Giảm chi phí (Cost)  Giao hàng đúng hẹn (Delivery)  An toàn cho con người (Safety)  Nâng cao tinh thần (Morale) - 11 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Mục tiêu chính của chương trình 5S Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc Hình thành nhóm làm việc với sự tham gia của mọi thành viên Phát triển năng lực lãnh đạo của cán bộ quản lý và quản đốc qua hoạt động thực tế Cải tiến cơ sở hạ tầng đưa Kaizen vào áp dụng - 12 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 4
Lý do tại sao 5S ngày càng phổ biến Chỗ làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn Mọi người trong và ngoài nhà máy dễ dàng nhận ra kết quả Tăng cường khả năng phát huy sáng kiến của mọi người Mọi người thoải mái trình bày Mọi người cảm thấy tự hào về nơi làm việc của mình Công ty ngày càng gặt hái được nhiều kết quả tốt đẹp - 13 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Lý do tại sao 5S ngày càng phổ biến Có thể áp dụng đối với mọi cấp công ty: nhỏ, vừa, và lớn Áp dụng cho mọi công ty thuộc mọi ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh khác nhau: sản xuất, thương mại, hay dịch vụ Triết lý của 5S dễ hiểu, không đòi hỏi phải hiểu biết các thuật ngữ khó Một cách tự nhiên: là người ai cũng thích sạch sẽ, ngăn nắp, thoải mái tại nơi (chỗ) làm việc - 14 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 3 loại chỗ làm việc Loại thứ nhất: – Mọi người vứt rác bừa bãi xung quanh mà không có ai thu dọn Loại thứ hai: – Trong đó mọi người vứt rác bừa bãi xung quanh và có một tổ thu dọn vệ sinh Loại thứ ba: – Không có ai vứt rác trong khi mọi người luôn làm vệ sinh - 15 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 5
4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình 5S Có sự cam kết và luôn hỗ trợ của ban lãnh đạo Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo, huấn luyện Mọi người tham gia thực hiện 5S một cách tự nguyện mà không cần giám sát một cách thái quá Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn - 16 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Các định nghĩa của 5S Seiri – Sàng lọc: Sàng lọc những cái không cần thiết tại chỗ làm việc và loại bỏ chúng Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự đúng chỗ của nó để có thể tiện lợi khi sử dụng Seiso – Sạch sẽ: Vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà, máy móc và thiết bị Seiketsu – Săn sóc: Luôn săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực hiện liên tục Seiri – Seiton - Seiso Shitsuke – Sẵn sàng: Tạo cho mọi người có thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc - 17 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Phần III Các bước thực hiện chương trình 5S Bước 1: Chuẩn bị Bước 2: Thông báo chính thức của Ban giám đốc Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri Bước 5: Đánh giá định kỳ 5S - 18 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 6
Bước 1 Chuẩn bị Kế hoạch thực hiện Cán bộ lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S Cán bộ lãnh đạo thăm các công ty điển hình thực hiện 5S Cán bộ lãnh đạo cam kết thực hiện 5S Tổ chức Ban chỉ đạo thực hiện 5S Chỉ định người có trách nhiệm chính về việc tiến hành 5S Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện - 19 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Bước 2 Thông báo chính thức của Ban giám đốc Kế hoạch thực hiện Thông báo chính thức về thực hiện chương trình 5S Giám đốc trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho toàn bộ ban lãnh đạo Thành lập và in thành văn bản sơ đồ tổ chức 5S và vẽ sơ đồ chỉ ra vùng giới hạn để đánh giá trách nhiệm của các nhóm Lập kế hoạch tuyên truyền, cổ động bao gồm biểu ngữ, áp phích, tờ rơi và báo Lập chương trình đào tạo nội bộ và gửi cán bộ đi đào tạo về kiến thức cơ bản của 5S - 20 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Tổ chức thực hiện 5S Giám đốc Chương trình 5S Ban chỉ đạo thực hiện Ban đánh giá thực hiện Người hướng dẫn thực hiện 5S Ban triển khai thực hiện Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng vật tư sản xuất kinh doanh hành chính Hoạt động/ đào tạo 5S Hoạt động/ đào tạo 5S Hoạt động/ đào tạo 5S Hoạt động/ đào tạo 5S Bộ phận mua vật tư Tổ sản xuất 1 Bộ phận bán hàng Bộ phận hành chính Tổ sản xuất 2 Tổ sản xuất 3 - 21 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 7
Bước 3 Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Kế hoạch thực hiện  Tổ chức “Ngày tổng vệ sinh’  Chia vùng, phân công nhóm phụ trách  Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết  Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn Công ty  Sàng lọc mọi thứ không cần thiết  Duy trì 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm - 22 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Bước 4 Bắt đầu với Seiri – Sàng lọc Seiri – Sàng lọc, loại bỏ những thứ không cần thiết tại Chỗ làm việc - 23 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Tại sao những thứ không cần thiết lại tích lũy?  Thay đổi kế hoạch kinh doanh  Đặt số lượng lớn nguyên vật liệu  Đặt trước nguyên vật liệu không đúng yêu cầu  Không kiểm soát số lượng đầy đủ, thường xuyên  Không kiểm soát chất lượng đầy đủ, thường xuyên  Chỗ lưu kho không đúng hoặc phương pháp lưu kho kém  Hệ thống tiếp nhận và cấp phát kém  Đặt hàng chồng chéo  Máy móc và thiết bị cũ kỹ, lạc hậu  Hư hỏng do xếp dỡ không đúng  Lưu quá nhiều bản giấy tờ sản xuất và lưu kho  Các nguyên nhân khác - 24 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 8
Seiri thực hiện khi nào? Ai làm? Ở đâu?  Vào “Ngày tổng vệ sinh”, mọi người cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết  Hai năm một lần, tổ chức một ngày Seiri và tập trung loại bỏ những thứ không cần thiết  Trong suốt những ngày thực hiện các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso; cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết và phòng ngừa lãng phí do tích lũy những thứ không cần thiết  Cán bộ lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S đi xem xét xung quanh chỗ làm việc và đưa ra những chỉ dẫn cần thiết - 25 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Các bước thực hiện Seiri – Sàng lọc  Bước 1: Cùng đồng nghiệp, quan sát kỹ nơi làm việc của mình. Phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn. Sau đó, hủy bỏ những cái không cần thiết. Đừng giữ lại những thứ gì không cần thiết cho công việc của bạn.  Bước 2: Khi không thể quyết định ngay được một thứ gì đó còn cần hay không cần cho công việc thì đánh dấu “Sẽ hủy” hoặc “Sắp tiêu hủy” kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi.  Bước 3: Sau một thời gian, khoảng 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không. Nếu sau 3 tháng mà không thấy ai cần đến, tức là cái đó không còn cần cho công việc của bạn nữa. Nếu bạn không thể tự mình quyết định thì hãy đề ra một thời hạn để xử lý. - 26 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Thực hành cho Seiri Anh/ chị hãy nêu ra những thứ không cần thiết tại nơi làm việc của mình. Tại sao những thứ đó không cần thiết mà vẫn để tại nơi làm việc? Cách thức giải quyết những thứ không cần thiết đó? Anh/ chị có đề xuất gì để nơi làm việc của mình được sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, an toàn, khỏe khoắn? - 27 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 9
Chú ý khi Seiri  Không quên những gì trong ngăn kéo bàn, tủ và trong phòng  Hủy những thứ không cần thiết bằng cách:  Bán đồng nát  Giao cho bộ phận khác nếu họ cần  Vứt bỏ  Khi hủy những thứ thuộc tài sản Công ty nên báo cáo cho người có thẩm quyền được biết.  Thông báo cho những nơi đã cung cấp nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó.  Hãy tìm mọi nơi, mọi ngóc ngách giống như tìm diệt một con dán. Một phần thưởng nếu khi Seiri, bạn tìm ra một vài vật có ích mà lâu nay bạn không biết nó biến đâu!!! Wow! Tìm thấy rồi! Thì ra là ở đây!!! - 28 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Kinh nghiệm thực hành Seiri  Cần có tiêu chuẩn rõ ràng cho từng nơi làm việc. Nghĩa là, nơi làm việc khác nhau và đối tượng khác nhau sẽ có những tiêu chuẩn khác nhau.  Tại dây chuyền sản xuất, chỉ để đủ lượng cần thiết cho hoạt động hàng ngày. Bắt đầu là 1 ngày, rồi giảm xuống 1/ 2 ngày…  Đối với những vật nhỏ, có thể để lượng nhiều hơn cần thiết sao cho không ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất và công việc.  Nên sử dụng “nhãn vàng” và “nhãn đỏ” để Seiri - 29 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Ví dụ về “nhãn vàng” - 30 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 10
Ví dụ về “Nhãn đỏ” Sử dụng “Nhãn đỏ” sẽ rất hiệu quả để nhận biết rõ ràng những vật không cần thiết. - 31 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Bước 4 Tiếp theo là Seiton – Sắp xếp Seiton – Sắp xếp: có nghĩa là đặt mọi thứ đúng chỗ của nó sao cho tiện lợi khi sử dụng - 32 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 7 nguyên tắc Seiton  Quy định vị trí cho mọi thứ tại nơi làm việc  Mọi hạng mục và địa chỉ cần có nhãn một cách hệ thống  Sắp xếp mọi thứ để dễ nhìn nhằm giảm thời gian tìm kiếm  Đặt các thứ để mọi người dễ dàng tìm kiếm và lấy ra  Phân chi các dụng cụ đặc biệt với các dụng cụ thông dụng  Đặt các dụng cụ sử dụng thường xuyên vào gần chỗ người sử dụng - 33 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 11
Các bước thực hiện Seiton – Sắp xếp  Bước 1: - Phải chắc chắn là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc. - Tiếp theo, hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc và phải đảm bảo tính thẩm mỹ và độ an toàn cao.  Bước 2: - Trao đổi với đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác. * Chú ý: Cái gì thường xuyên được sử dụng thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng thì để xa hơn. - Phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện.  Bước 3: - Phải làm cho đồng nghiệp biết được cái gì, để ở chỗ nào để họ tự sử dụng mà không cần phải hỏi ai. Bằng cách: + Tạo một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. + Ghi chú lên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu… để mọi người biết được cái gì lưu giữ trong đó.  Bước 4: Đối với bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác cũng áp dụng theo cách 2 ở bước 3. - 34 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Chú ý khi Seiton  Mục đích của Seiton – Sắp xếp là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn, hiệu quả khi làm việc. Do đó, những thứ như rèm, màn che để dấu những vật dụng ở phía sau là không cần thiết.  Nếu có được tiêu chuẩn quy định mức thời hạn tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu thì càng tốt.  Nên kiểm soát bằng hình ảnh để Seiton - 35 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Ví dụ về kiểm soát bằng hình ảnh - 36 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 12
Bước 4 Và tiếp theo là Seiso – Sạch sẽ Seiso – Sạch sẽ: nghĩa là hãy vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ. - 37 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ tại nơi làm việc? Sự Chất sạch sẽ lượng tại sản nơi phẩm làm việc  Seiso – Sạch sẽ phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi thậm chí là cả ngày. - 38 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm - 39 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 13
Cách thực hiện Seiso – Sạch sẽ  Không nên đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc..v.v. một cách thường xuyên làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội dơ bẩn.  5 phút cho mỗi ngày để làm Seiso  Bạn và đồng nghiệp của bạn phải có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc của mình.  Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng.  Hãy nói không với vứt rác, khạc nhổ bừa bãi ở bất cứ lúc nào và duy trì nó thành thói quen.  Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra.  Xem vệ sinh là điều rất quan trọng đối với Công ty và công xưởng. - 40 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Cách thực hiện Seiso – Sạch sẽ  Ngoài 5 phút hàng ngày cho Seiso, nên có thời gian làm Seiso trong tuần, trong tháng. Cái lợi do Seiso mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần thời gian bỏ ra.  Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất bãn hãy tạo ra môi trường đó.  Nếu bạn thấy điều này đúng. Hãy bắt đầu từ ngay ngày hôm nay - 41 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Kinh nghiệm thực hành Seiso – Sạch sẽ 1. Dành 5 – 10 phút để Seiso mỗi ngày. 2. Mỗi máy phân công một người chịu trách nhiệm chính. 3. Kết hợp công tác vệ sinh và kiểm tra. 4. Thực hiện vòng tròn: Quét – Rửa – Lau chùi – Kiểm tra. 5. Tổ chức “Ngày tổng vệ sinh” 1 – 2 lần/ năm - 42 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 14
Bước 4 Thế còn Seiketsu? Seiketsu – Săn sóc: có nghĩa là giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc ở mức độ cao. - 43 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Những gợi ý cho Seiketsu Đừng để lãng phí những nỗ lực mà mình đã thực hiện, nghĩa là không nên dừng lại khi đã tiến hành 3S. Do đó:  Cần tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc, cần có lịch làm vệ sinh.  Phong trào thi đua giữa các phòng ban rất quan trọng và có hiệu quả trong việc lôi kéo mọi người tham gia 5S.  Chú ý:  Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc.  Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị thực hiện.  Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng, động viên - 44 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Duy trì và nâng cao Seiketsu  Khi thực hiện đúng các hoạt động Seiri – Seiton – Seiso, nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Điều này được gọi là Seiketsu – Săn sóc. Để duy trì và nâng cao Seiketsu, cần thực hiện:  Ban lãnh đạo đánh giá hoạt động 5S  Tạo ra sự thi đua giữa các phòng ban về 5S  Tạo ra sự thi đua giữa các công ty về 5S - 45 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 15
Bước 4 Cuối cùng là Shitsuke – Sẵn sàng Shitsuke – Sẵn sàng: có nghĩa là làm các việc trên một cách tự giác mà không cần ai, phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh. - 46 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Những gợi ý cho Shitsuke – Sẵn sàng  Mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như một thói quen hay lẽ sống.  Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S tốt hơn là thực hành nó cho tới khi mọi người cảm thấy yêu 5S.  Cần tạo ra bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. Do đó cần chú ý:  Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của mình.  Công ty là nơi mình tạo ra thu nhập cho mình và gia đình.  Nếu mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao không cố gắng làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà. Chú ý: Vai trò của người phụ trách là cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S cho mọi người noi theo. - 47 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Luyện tập Shitsuke Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện Hãy là người biết lắng nghe Hãy chứng minh tinh thần đồng đội Luôn xem mình là thành viên của một tổ chức có danh tiếng Cố gắng luôn đúng giờ Giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn - 48 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 16
Shitsuke trong hoạt động hàng ngày Việt Nam đang ở thời kỳ đầu của công nghiệp hóa, nhiều nhân viên xuất phát từ các vùng quê – nơi mà thời gian làm việc, cách làm việc, phương pháp làm việc, tất cả mọi thứ đều rất không theo quy củ. Nhưng ở Công ty, tất cả mọi người đều phải tuân thủ nội quy, quy định và phương pháp làm việc để tạo ra nơi làm việc hiệu quả và an toàn vì đồng lương của chính mình. Do đó:  Xin nghỉ phải báo trước  Đến trước 10 phút và ra về sau 10 phút  Thông tin giữa các ca  Không ăn tại nơi làm việc  Không tán gẫu và điện thoại trong khi làm việc  Mặc đồng phục và đi giày chỉnh tề  Tuân theo các tiêu chuẩn làm việc  Tuân theo Seiri, Seiton, Seiso, và Seiketsu  ….. - 49 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Bước 5 Đánh giá định kỳ 5S Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động 5S Chuyên gia đánh giá thường xuyên đánh giá hoạt động 5S Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban về hoạt động 5S Trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt 5S Tổ chức tham quan, tìm hiểu 5S ở những công ty khác ở trong và ngoài nước Tổ chức phong trào thi đua giữa các công ty để hoàn thiện hơn. - 50 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Phần III Phương pháp đánh giá và hướng dẫn 5S Những lưu ý đối với chuyên gia đánh giá 5S Quá trình đánh giá Vài mẫu đánh giá hoạt động 5S - 51 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 17
Những lưu ý đối với chuyên gia đánh giá 5S  Cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S không?  Mọi người có tự hào về nơi làm việc của họ không?  Chỗ làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?  Chỗ làm việc có an toàn cho mọi người làm việc không?  Máy móc, thiết bị có được vệ sinh và duy trì tốt hoạt động này không?  Mọi thứ sắp xếp có dễ tìm không?  Máy móc, dụng cụ có đặt ngăn nắp, tiện cho người sử dụng không?  Các bản kiểm kê có được lưu giữ để dễ truy tìm không?  Các sản phẩm có đảm bảo vệ sinh không?  Mọi người có tự giác vệ sinh hàng ngày không?  Mọi người có mặc đồng phục sạch sẽ và gọn gàng không?  Mọi người có ý thức làm tấm gương tốt cho Công ty không? - 52 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Quá trình đánh giá Mục đích Trình độ người tham gia Phân bổ thời gian Nhóm đánh giá Mẫu đánh giá Đánh giá - 53 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Mục đích Mục đích của việc thi đua là để nâng cao năng suất toàn diện của Công ty thông qua việc quảng bá chương trình 5S với sự tham gia của tất cả các thành viên. - 54 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 18
Trình độ người tham gia Tất cả các phòng đã thực hiện 5S và đạt được mức thực tế với sự tham gia của mọi thành viên trong Công ty. - 55 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Phân bổ thời gian Mỗi một cuộc thi đua sẽ được tổ chức kéo dài 5 tháng, 2 lần/ năm trên cơ sở đảm bảo tính liên tục - 56 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Nhóm đánh giá Ban chỉ đạo chương trình 5S chỉ định nhóm đánh giá, nhóm này sẽ thăm từng phòng ban và đánh giá các hoạt động 5S vào cuối mỗi giai đoạn của phong trào thi đua - 57 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 19
Mẫu đánh giá Mỗi mẫu đánh giá sẽ được chuyên gia đánh giá sử dụng theo chức năng của các phòng tương ứng:  Mẫu đánh giá hoạt động 5S – Công ty/ nơi làm việc  Mẫu đánh giá hoạt động 5S – Khối văn phòng - 58 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Đánh giá 1. Hai khía cạnh của việc đánh giá Điểm đánh giấ sẽ được đánh giá viên ghi chép theo 2 khía cạnh của các hoạt động 5S đối với mỗi phòng ban tham gia. a. Đánh giá mức độ 5S đạt được Mỗi chuyên gia đánh giá cho điểm theo từng mục trong danh sách câu hỏi mẫu sẵn để tính tổng số điểm ở cột TỔNG SỐ ĐiỂM. ĐiỂM ĐiỀU CHỈNH (tối đa là 100) sẽ được tính như sau: ĐiỂM ĐiỀU CHỈNH= TỔNG SỐ ĐiỂM/ SỐ MỤC ĐÁNH GIÁ * 10 b. Đánh giá sự thực hiện tốt 5S Chuyên gia đánh giá xem xét việc thực hiện 5S trên thực tế ở mỗi phòng ban, bộ phận và cho điểm thưởng như thực hiện tốt theo đánh giá của họ ở cột ĐiỂM THƯỞNG CHO CÁC HoẠT ĐỘNG 5S có sẵn trong mẫu (tối đa 20 điểm). 2. Điểm cuối cùng ĐiỂM CuỐI CÙNG = ĐiỂM ĐiỀU CHỈNH + ĐiỂM THƯỞNG CHO CÁC HoẠT ĐỘNG 5S 3. Sự giải thích của đánh giá viên về thực hiện thống nhất Chuyên gia đánh giá cần trình bày lý do thưởng ĐiỂM THƯỞNG ở mục thực hiện tốt 5S. 4. Kiến nghị của đánh giá viên đối với việc cải tiến trong thời gian tới Chuyên gia đánh giá cần đưa ra ý kiến gợi ý về việc cải tiến trong thời gian tới vào mục KiẾN NGHỊ - 59 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm Vài mẫu đánh giá hoạt động 5S - 60 - 9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 20