6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án

6 BƯỚC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ HIỆU QUẢ TRONG<br /> QUẢN LÝ DỰ ÁN<br /> <br /> Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các  <br /> nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà <br /> quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý  <br /> đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.<br /> <br /> Để xây dựng các bước kế hoạch hiệu quả, cần thực hiện theo những bước sau:<br /> Bước 1: Xác định các hành động cần được đưa vào tiến độ<br /> <br /> Nhà quản lý cần xác định các hành động cụ thể, lên sơ  đồ các nhóm hoạt động để  lên được  <br /> tiến độ làm việc cho chúng. Thiết lập hệ thống theo sơ đồ Work Breakdown Structure (WBS)  <br /> sau đó chia nhỏ các hoạt động ra để có thể lên được tiến độ công việc cụ thể, chính xác.<br /> Work Breakdown (WBS) là cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự  án v à trong kỹ <br /> thuật hệ thống, là một công cụ xác định một dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc  <br /> của dự  án theo cách giúp cho việc tổ  chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự <br /> án.<br /> Thành phần của cấu trúc phân chia công việc có thể  là sản phẩm, gói dữ  liệu, gói dịch vụ, <br /> gói công việc hay một tổ  hợp bất kỳ  nào đó. Cơ  cấu phân chia công việc cũng cung cấp <br /> khuôn khổ  cần thiết cho việc lập dự toán chi tiết và kiểm soát chi phí, cùng với việc cung <br /> cấp hướng dẫn cho việc phát triển và kiểm soát tiến độ.<br /> Hãy xem xét từng gói công việc WBS và xác định những hoạt động nào là hoạt động cần  <br /> thiết để tạo các gói công việc đó.<br /> Bước 2: Lên thứ tự cho các hành động<br /> <br /> Việc sắp xếp thứ tự cho các hành động là việc làm cần làm giúp cho tư duy quản lý trở lên rõ <br /> ràng, bức tranh về hành động, các công việc cần làm rõ ràng hơn. Ví dụ như công việc quản  <br /> lý kho hàng, kế toán cần lên danh sách hành động những công việc cần làm, cần thực hiện  <br /> từng bước như giao nhận hàng, nhập kho, giao nhận hàng, xuất kho, hàng tồn… Trong mỗi  <br /> công việc cụ thể, lại chia ra các công việc nhỏ hơn sao cho các công việc sau hỗ trợ các công  <br /> việc trước từng bước một.<br /> Bước 3: Đánh giá những nguồn lực cần có cho các hành động<br /> <br /> Bước thứ ba này đòi hỏi phải định lượng được những nguồn lực cần phải sử dụng trong quá <br /> trình thực hiện nhằm đạt được mục tiêu cao nhất của mỗi hành động đề  ra. Việc này bao <br /> gồm định lượng số lượng thành viên của nhóm, nguồn tài chính và các thiết bị để  thực hiện <br /> hành động.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Bước 4: Đánh giá thời gian cần có để thực hiện các hành động<br /> <br /> Việc đánh giá tiến độ thực hiện dự án là rất quan trọng trong việc thực hiện một hành động  <br /> trong kế hoạch. Có rất nhiều cách để đánh giá thời gian cần có để thực hiện các hành động.<br /> Thứ nhất, có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia: Nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, <br /> đẩy nhanh quá trình hoàn thiện công việc. Các chuyên gia sẽ giúp hỗ trợ để tiếp cận vấn đề <br /> thông qua nghiên cứu các dự án tương đồng với các dự án đang thực hiện trong cùng một tổ <br /> chức…<br /> Thứ  hai, các nhà quản lý cần so sánh các dự  án tương đương: Các dự  án tương đương có <br /> một tiến độ gần như giống nhau, việc theo dõi các dự án tương đương giúp cho các nhà quản  <br /> lý ước lượng được thời gian từ đó điều chỉnh được thời gian tiếp cận.<br /> Thứ ba, ước lượng tham số hóa Parametric estimating. Đây là công cụ ước lượng trong quản  <br /> lý dự  án được PMI đưa ra thông qua việc sử  dụng dữ  liệu mang tính lịch sử, điểm khác <br /> biệt…Hay nói cách đơn giản hơn là nêu lên một  ước lượng. Ví dụ, kế  toán làm báo cáo tài  <br /> chính trung bình mất 5 phút với phần mềm thì làm 6 báo cáo trung bình mất 30 phút.<br /> Thứ  tư, đánh giá 3 điểm: trong một số trường hợp có thể  dùng phân tích PERT, đây là một <br /> công cụ hữu ích để đánh giá được thời gian hoạt động. Bạn chỉ cần đưa ra một trong số của  <br /> thời gian hoàn thành một hoạt động theo 3 xu hướng: bi quan, lạc quan và khả thi. Công thức  <br /> của việc đánh giá 3 điểm này là:<br /> (Thời gian bi quan + 4x Thời gian khả quan + thời gian khả quan)/6<br /> <br /> Bước 5: Xây dựng tiến độ<br /> <br /> Bước này là quy trình trong đó các hoạt động đã được xếp theo tiến độ, các nguồn lực cần  <br /> thiết và thời gian của mỗi hoạt động đã được sử dụng để đưa ra một kế hoạch tổng. Những <br /> công   cụ   sử   dụng   trong   quy   trình   này   bao   gồm   phương   pháp   Đường   găng   (Critical   Path <br /> Method) giúp rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu – thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi <br /> găng CCM (Critical Chain Methods).<br /> Việc xây dựng tiến độ rõ ràng sẽ tạo ra một khung tham chiếu giúp đưa ra cái nhìn tổng thể <br /> về kế hoạch và tiến độ của kế hoạch.<br /> Bước 6: Theo dõi và quản lý tiến độ<br /> <br /> Bước cuối cùng bao gồm việc theo dõi cũng như quản lý các tiến độ đã đề ra. Việc theo dõi  <br /> và quản lý giúp cho việc thực hiện trùng với kế  hoạch đề  ra, không gặp nhiều vướng mắc  <br /> khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch. Từ việc theo dõi và quản lý tiến độ  cũng giúp cho  <br /> nhà quản lý loại bỏ những rủi ro, giúp linh hoạt trong xử lý tình huống.<br />