9 quy tắc đơn giản để giao dịch email hiệu quả và an toàn

Chia sẻ: Bi Bo | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:3

Thêm vào BST

Báo xấu

58
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

1. Nhập địa chỉ email người nhận sau cùng Cách tốt nhất để tránh một sai lầm đáng tiếc là bạn nên để trống phần nhập địa chỉ email của người nhận cho đến khi đã sẵn sàng gửi thư, có nghĩa là bạn nên nhập nội dung bức thư trước. Như thế, ngay cả khi bạn hay một người nào đó vô tình bấm nút Send, thì sẽ không có điều gì xảy ra bởi hầu hết các phần mềm sẽ không gửi thư được với một địa chỉ để trống. Trong trường hợp đang trả lời một email,...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: 9 quy tắc đơn giản để giao dịch email hiệu quả và an toàn

9 quy tắc đơn giản để giao dịch email hiệu quả và an toàn 1. Nhập địa chỉ email người nhận sau cùng Cách tốt nhất để tránh một sai lầm đáng tiếc là bạn nên để trống phần nhập địa chỉ email của người nhận cho đến khi đã sẵn sàng gửi thư, có nghĩa là bạn nên nhập nội dung bức thư trước. Như thế, ngay cả khi bạn hay một người nào đó vô tình bấm nút Send, thì sẽ không có điều gì xảy ra bởi hầu hết các phần mềm sẽ không gửi thư được với một địa chỉ để trống. Trong trường hợp đang trả lời một email, bạn cũng thực hiện theo các thủ tục tương tự như trên, khi đó bạn sẽ tiến hành cut địa chỉ email người nhận và paste nó vào khung soạn thư cho tới khi đã sẵn sàng thì mới paste địa chỉ trở lại vị trí cũ. 2. Đính kèm file trước khi soạn thư Đôi khi bạn nhận được một email có tham chiếu tới một tập tin nhưng lại không thể đọc được nó, bởi vì tập tin này đã bị lỗi trong quá trình đính kèm. Và cũng đã có lần bạn quên đính kèm file trước khi gửi. Để tránh sự rắc rối và phiền toái này, bạn nên “attach” file trước khi tiến hành soạn thư. 3. Hãy thông báo địa chỉ email của mình với đối tác trước khi gửi thư Nhiều khi bạn đã gửi thư, nhưng người nhận không biết rằng bạn đã gửi cho họ hay chưa vì chưa quen với địa chỉ của bạn. Bạn hãy cho người đó biết chính xác tên tài khoản của mình và tên miền của địa chỉ bằng cách nhắn tin hoặc điện thoại. Đối với một địa chỉ email, đôi khi người dùng sử dụng sai cú pháp, chẳng hạn như gõ dấu gạch nối ở dưới chân thay vì sử dụng khoảng trắng giữa 2 ký tự. 4. Trả lời thư bằng chính địa chỉ đã nhận thư đó
Bạn nhận được một email từ một người nào đó trong lần trao đổi đầu tiên, nhưng lại mong được hợp tác nhiều hơn trong tương lai. Khi trả lời người đó, bạn hãy sử dụng cùng một địa chỉ mà mình đã nhận bức thư của họ để gửi (trường hợp bạn có nhiều địa chỉ email khác nhau). Nói một cách tổng quát là bạn hãy trả lời bằng nút Reply. Người đã gửi thư có thể đang sử dụng một bộ lọc thư rác, bộ lọc thư này có thể sẽ ngăn chặn bất kỳ địa chỉ email nào không có trong danh sách người nhận mà họ đã thiết lập. Vì vậy, khi bạn trả lời từ địa chỉ này, bộ lọc sẽ cho phép thư bạn thông qua một cách bình thường. 5. Hãy thông báo địa chỉ email mới của bạn thông qua địa chỉ đang sử dụng Bạn phải làm gì nếu muốn đối tác gửi thư cho mình qua địa chỉ email mới thay thế? Trong trường hợp này nếu nói qua điện thoại hoặc gửi thư trực tiếp bằng địa chỉ mới thì rất có thể người nhận sẽ bối rối hoặc gặp trở ngại. Thay vào đó, bạn nên thông báo điều này qua một bức thư và sử dụng ngay địa chỉ email cũ mà bạn đang hợp tác hàng ngày, điều này sẽ tránh được bộ lọc thư rác của họ. 6. Nên gửi một tin nhắn thử nghiệm lần đầu tiên hợp tác Bạn có được địa chỉ email từ khách hàng mới, vậy làm thế nào để biết rằng địa chỉ này có thật hay không, có giả mạo hay không ? Để an toàn, nhất là khi bạn muốn gửi đi những thông tin nhạy cảm, hãy gửi một tin nhắn thử nghiệm đầu tiên để đảm bảo rằng bạn đã không gõ nhầm địa chỉ. Nếu người đó trả lời bạn với bất cứ nội dung gì cũng có nghĩa bạn đã biết rằng mình đã nhập địa chỉ chính xác. 7. Copy và paste một địa chỉ email thay vì sử dụng phím để gõ
Việc copy và paste một địa chỉ thay vì gõ phím sẽ loại bỏ những sai lầm tiềm ẩn bên trong địa chỉ đó. Vẫn biết rằng việc sao chép địa chỉ có thể vẫn sai, do vậy cần gửi đi một tin nhắn thử nghiệm trong trường hợp như vậy vẫn một việc cần thiết. 8. Cẩn thận với địa chỉ email tự động điền v ào Hầu hết các chương trình gửi và nhận email đều có tính năng dự đoán tên tài khoản của địa chỉ người cần gửi và tự động hoàn chỉnh cho bạn. Tính năng này mang theo nguy cơ bạn sẽ gửi nhầm thư đến một địa chỉ khác có tên gần giống với tên của địa chỉ cần gửi. Vì thế bạn nên kiểm tra kỹ càng địa chỉ người nhận trước khi bấm nút Send. Bạn có thể tùy chỉnh tính năng này trong chương trình soạn thư của mình để vô hiệu hóa việc tự động điền địa chỉ. 9. Cẩn thận với một fi le đính kèm có dung lượng lớn Ngày nay tốc độ mạng và băng thông đã tăng lên đáng kể theo thời gian, bây giờ bạn có thể gửi đính kèm một tập tin có dung lượng 1 MB mà không gặp trở ngại gì về tốc độ. Tuy vậy, fi le đính kèm quá lớn sẽ gây trở ngại cho đồng nghiệp, cho đối tác hay với chính người quản trị mạng. Trong trường hợp này, bạn nên chia nhỏ fi le, nén, hoặc sử dụng phương pháp chia sẻ dữ liệu thông qua các dịch vụ trực tuyến khi thật sự cần thiết.