Bài 5: Kỹ năng thuyết trình

BÀI 5: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH<br /> Nội dung<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Khái niệm và vai trò hoạt động<br /> thuyết trình;<br /> Chuẩn bị thuyết trình;<br /> Tiến hành thuyết trình;<br /> Vận dụng các kĩ năng trong thuyết trình.<br /> <br /> Mục tiêu<br /> <br /> Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ:<br />  Xác định được tầm quan trọng của hoạt động<br /> thuyết trình;<br />  Chỉ ra các bước tiến hành thuyết tình;<br />  Vận dụng được các kĩ năng thuyết trình<br /> hiệu quả.<br /> Hướng dẫn học<br /> <br /> Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương<br /> trình đã cung cấp.<br /> <br /> PPH101_Bai5_v1.0018109225<br /> <br /> 1<br /> <br /> TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP<br /> Steve Jobs được xem là “phù thủy công nghệ”, và ông cũng được biết đến như là bậc thầy<br /> của nghệ thuật thuyết trình. Trên sân khấu, ông thu hút toàn bộ sự chú ý của khán giả mà<br /> không cần những slide dày đặc chữ hay những biểu đồ phức tạp. Ông thành công nhờ cách<br /> kể chuyện sáng tạo và thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với từng con số, từ ngữ hay<br /> hình ảnh minh họa. Kỹ năng thuyết trình hoàn toàn có thể luyện tập. Nếu bạn nghiêm túc<br /> tuân theo nguyên tắc 3S dưới đây, bạn sẽ nằm trong nhóm 1% những người thuyết trình<br /> hiệu quả như Steve Jobs.<br /> Story – Một câu chuyện thuyết phục<br /> Bộ não của chúng ta có khuynh hướng ghi nhớ những câu chuyện có kịch tính, cao trào tốt<br /> hơn là những lời nói suông. Chính vì vậy, hãy xây dựng kịch bản cho bài thuyết trình của<br /> bạn như một câu chuyện, có mục tiêu, có cao trào, có đấu tranh và có kết quả.<br /> Đầu tiên, câu chuyện bắt đầu bằng một tựa đề (headline). Tựa đề của bài diễn thuyết của<br /> bạn nên ngắn gọn, dễ nhớ và chuyển tải ý chính của cả câu chuyện.<br /> Steve luôn định vị những sản phẩm của ông với một câu vừa vặn với một post của Twitter<br /> (140 ký tự), ví dụ, với MacBook Air, ông định vị nó là “the world’s thinnest notebook.” –<br /> notebook mỏng nhất thế giới. Và đây cũng là tựa đề cho bài thuyết trình giới thiệu MacBook<br /> Air của ông. Ngắn, đơn giản và ấn tượng!<br /> Khi lên ý tưởng cho bài thuyết trình, bạn nên tập trung vào tối đa ba điểm chính. Những<br /> thông điệp này cần được sắp xếp theo trình tự logic và rõ ràng. Ngoài ra, trước khi trình<br /> bày, bạn nên cho người nghe biết mục tiêu của bài thuyết trình. Ví dụ: “Để giúp bạn hoàn<br /> thiện kỹ năng thuyết trình, hôm nay tôi sẽ giới thiệu 3 yếu tố làm nên một bài thuyết trình<br /> hiệu quả.” Như vậy, bạn sẽ giúp người nghe hình dung câu chuyện dễ dàng hơn. Với mỗi<br /> ý chính, bạn nên có ví dụ cụ thể để minh họa để câu chuyện của bạn sinh động hơn; và chắc<br /> chắn người nghe sẽ nhớ lâu hơn.<br /> Kết thúc câu chuyện, bạn nên tóm tắt lại và nhắc lại mục tiêu đối với người nghe.<br /> Slides – Những slide đơn giản<br /> Chúng ta có khuynh hướng để càng nhiều chữ lên slide càng tốt. Tuy nhiên, bộ não chúng<br /> ta thường chỉ làm tốt được một việc trong một thời điểm; chẳng hạn, một người khó có thể<br /> vừa nghe vừa đọc cùng một lúc. Chính vì vậy, nếu bạn muốn người khác nghe mình, đừng<br /> bắt họ đọc chữ trên slide.<br /> Khi Steve Jobs thuyết trình, những gì người ta thấy là một màn hình rộng, với hình ảnh nổi<br /> bật, một con số hoặc một biểu đồ đơn giản. Hãy nhớ, “một bức ảnh hơn ngàn lời nói”, hãy<br /> tận dụng sức mạnh của hình ảnh thay cho ngôn từ. Nhưng bạn nhớ dùng hình ảnh chất<br /> lượng cao.<br /> Theo “Presentation Zen” – một cuốn sách thú vị về thuyết trình, bạn không nên sử dụng<br /> hình vẽ clipart cũng như những mẫu PowerPoint có sẵn vì khán giả của bạn đã chán ngấy<br /> những hình ảnh cũng như họa tiết thịnh hành từ những năm 1990. Khi cần thiết, bạn nên<br /> xen kẽ hình ảnh và âm nhạc hay những đoạn phim ngắn để làm cho câu chuyện của bạn trở<br /> nên sinh động hơn.<br /> Số lượng slides phụ thuộc vào độ dài của “câu chuyện”, nhưng mỗi ý chính chỉ nên sử dụng<br /> một slide. Nếu phần nào có nhiều dữ liệu cần trình bày, bạn có thể chia thành 2-3 slides.<br /> <br /> PPH101_Bai5_v1.0018109225<br /> <br /> 2<br /> <br /> Và tập trung cho chữ S thứ 3 – speaker.<br /> Speaker – Người thuyết trình thu hút<br /> Là trung tâm của buổi thuyết trình, bạn phải chuẩn bị thật kỹ.<br /> Đầu tiên là trang phục. Trang phục phải phù hợp với đối tượng khán giả, với chủ đề và<br /> không gian thuyết trình (năng động, trẻ trung hay chuyên nghiệp, trang trọng).<br /> Trong khi thuyết trình, bạn cần phải để ý đến ngôn ngữ hình thể phù hợp.<br />  Tránh xa bục phát biểu. Bạn nghĩ gì khi thấy diễn giả dính chặt vào bục phát biểu và<br /> gần như đọc lại toàn bộ chữ hiện lên trên slide? Giờ thì bạn đã biết lý do.<br />  Nhìn khán giả, nhưng đừng “thiếu công bằng” khi chỉ nhìn chằm chằm vào một người<br /> nào đó.<br />  Phong thái tự tin, không bỏ tay vào túi quần hay vòng trước ngực hay mân mê đồ vật<br /> nào đó như bút, giấy hay tà áo. Nếu bạn cảm thấy lo lắng, hãy hít thở sâu để lấy lại<br /> bình tĩnh.<br /> Nói rõ, chậm với âm lượng vừa đủ và dừng khoảng 3 giây khi bạn chuyển ý. Khi nói chậm<br /> và rõ, bạn sẽ lựa chọn từ ngữ cẩn thận hơn, và nhờ vậy, bạn sẽ tự tin hơn. Khi ngừng đúng<br /> chỗ, bạn sẽ thu hút sự chú ý của người nghe.<br /> Và, “gia vị” cuối cùng cho bài thuyết trình của bạn là “năng lượng, sự nhiệt huyết và hứng<br /> khởi” vì thuyết trình chính là một show diễn. Chính vì vậy, cho dù slides của bạn bắt mắt<br /> bao nhiêu, ý tưởng của bạn hay như thế nào và bạn sáng sân khấu đến nhường nào; thiếu<br /> nhiệt huyết, bạn chẳng thể nào thu hút sự chú ý và tập trung của khán giả cho đến phút cuối.<br /> Steve Jobs biết cách biến những buổi thuyết trình của ông thành những show diễn thật sự.<br /> Trong buổi giới thiệu iPad đầu tiên vào tháng 01/2010, ông đã khơi gợi sự tò mò của khán<br /> giả bằng cách đưa ra một câu hỏi “Chúng ta đã có điện thoại, chúng ta đã có máy tính xách<br /> tay, vậy sản phẩm nào sẽ lấp khoảng trống giữa hai thiết bị này? Sản phẩm nào mà chúng<br /> ta có thể lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game và đọc sách điện tử?”<br /> Liệu đó có phải là Netbook không? Không, vấn đề là vì Netbook không tốt hơn bất cứ sản<br /> phẩm nào. Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp và sử dụng phần mềm của PC. Nó không tốt<br /> hơn, nó chỉ rẻ hơn. Chúng tôi không nghĩ đó là loại thiết bị thứ ba. Và chúng tôi đã tạo ra<br /> sản phẩm đó. Và hôm nay tôi muốn giới thiệu với các bạn, ngay bây giờ, chúng tôi gọi đó<br /> là iPad.” Những tràng vỗ tay, những tiếng cười sảng khoái của khán giả đã chứng minh<br /> show diễn của Steve Jobs thật sự đem lại cho họ nhiều hứng thú, một cảm xúc mạnh mẽ và<br /> ấn tượng khó quên.<br /> Chris Harvey, CEO VietnamWorks.<br /> <br /> Câu hỏi: Bạn học được điều gì từ câu chuyện trên?<br /> <br /> PPH101_Bai5_v1.0018109225<br /> <br /> 3<br /> <br /> Khái niệm và vai trò của hoạt động giao tiếp<br /> <br /> Trong bài 3 và bài 4, các bạn đã thấy được tầm quan trọng của hoạt động giao tiếp và ảnh<br /> hưởng của kỹ năng giao tiếp đến các mối quan hệ trong công việc và trong cuộc sống. Khi<br /> tìm kiếm các ứng cử viên cho các vị trí quản lý doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp tốt cũng là<br /> tiêu chí mà các nhà tuyển dụng ưu tiên hàng đầu. Kỹ năng thuyết trình là một hình thức<br /> giao tiếp nhưng ở mức độ cao hơn, phức tạp hơn, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ càng trước khi<br /> thuyết trình. Thuyết trình diễn ra khá thường xuyên trong môi trường làm việc. Có được kỹ<br /> năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được tư tưởng và mong muốn của mình đến<br /> người nghe. Với kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được<br /> mọi đối tác dù đó là người khó tính nhất.<br /> Khái niệm thuyết trình<br /> <br /> Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuyết trình. Sau đây là một số khái niệm được nhiều<br /> nhà quản lý chia sẻ:<br />  Theo Wikipedia, thuyết trình là quá trình trình bày nội dung của một chủ đề cho người<br /> nghe. Những dụng cụ trực quan được sử dụng để minh họa cho nội dung của bài nói.<br /> Theo Byrne (1989), thuyết trình là hoạt động do giáo viên tổ chức nhằm yêu cầu học<br /> sinh thể hiện khả năng giao tiếp tốt nhất.<br />  Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung<br /> cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.<br /> Thuyết trình là một hình thức giao tiếp trong đó thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thông<br /> tin trước một nhóm khán giả nhằm đạt được những mục đích nhất định.<br /> <br /> <br /> Bài thuyết trình có thể truyền tải đến người nghe những loại thông tin khác nhau vì vậy với<br /> mỗi loại thông tin bạn cần chú ý:<br />  Thông tin mang tính chính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trong mọi trường hợp<br /> bạn cần phải đưa thông tin và nguồn cung cấp thông tin thật chính xác. Trong số khán<br /> giả nghe bài thuyết trình có thể sẽ có những người biết rõ về thông tin mà bạn cung cấp.<br /> Vì vậy, nếu thông tin không chính xác, rất có thể bạn sẽ vấp phải sự phản đối của họ.<br />  Thông tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình về loại thông tin này, thuyết trình viên<br /> cần tạo ra được hiệu ứng tích cực với người nghe. Làm thế nào để khán giả phải hào<br /> hứng lắng nghe, đồng thời có sự cảm nhận, đánh giá về những thông tin đó. Tính hấp<br /> dẫn thể hiện của bài thuyết trình không chỉ dừng lại ở nội dung thông tin đưa ra mà nó<br /> còn phụ thuộc rất nhiều vào cách truyền tải thông tin.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Thông tin mang tính thực tế: Thông tin đưa ra phải được người nghe chấp nhận, thông<br /> tin phải cần thiết và quan trọng với người nghe. Qua đó người nghe có thể xử lý thông<br /> tin trong chừng mực hiểu biết của mình.<br /> Thông tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy những luận điểm, luận cứ và<br /> cách luận giải của thuyết trình viên hợp lý, họ sẽ chấp nhận và đồng tình với quan điểm<br /> của thuyết trình viên. Đó là khi khán giả và người thuyết trình đều cảm thấy hài lòng<br /> với bài thuyết trình.<br /> <br /> Các loại thuyết trình<br /> <br /> Phân loại theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2 hình thức chính là:<br /> <br /> PPH101_Bai5_v1.0018109225<br /> <br /> 4<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Thuyết trình theo kiểu trình bày: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải một nhận định, quan<br /> điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chuyên môn cho người nghe.<br /> Ví dụ: Trình bày bài giải toán cho các học viên cùng nhóm học tập, trình bày luận văn<br /> tốt nghiệp, trình bày về bản thân trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hoặc phổ biến<br /> quy trình kế toán thanh toán cho các nhân viên mới áp dụng và làm theo.<br /> Thuyết trình theo kiểu thuyết phục: Đưa ra lý lẽ lập luận để người nghe nghe theo mình,<br /> chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình.<br /> Ví dụ: Thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm mới của công ty hoặc<br /> thuyết phục nhân viên chấp nhận và tuân thủ làm theo quy trình kế toán thanh toán mới<br /> của công ty.<br /> <br /> Vai trò của hoạt động thuyết trình<br /> Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả<br /> <br /> Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện được nội dung ý<br /> tưởng và mục đích giao tiếp của mình còn người nghe thì có thể tiếp nhận các nội dung đó<br /> để cùng có một cách hiểu thống nhất.<br /> Ví dụ<br /> Hà và nhóm bạn của Hà được giới thiệu đến thực tập tại công ty A, phòng kinh doanh. Trong lần<br /> thực tập này có tất cả 8 bạn. Ban giám đốc công ty có chủ trương khi kỳ thực tập kết thúc, sẽ<br /> tuyển dụng một số bạn vào làm việc tại công ty. Một buổi thảo luận lớn cho toàn bộ nhân viên<br /> phòng kinh doanh và ban giám đốc công ty sẽ được tổ chức để mỗi bạn sinh viên thực tập trình<br /> bày về một kế hoạch kinh doanh dựa trên tình hình thực tế tại công ty mà sinh viên nghiên cứu<br /> được. Tuy tất cả các bạn đều nỗ lực chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình nhưng vì bị quá căng<br /> thẳng do sự có mặt của ban giám đốc và các anh chị có kinh nghiệm dày dạn trong công ty nên<br /> nhiều bạn mất bình tĩnh. Riêng Hà, là một cán bộ đoàn trước đây, do đã tham gia rất nhiều hoạt<br /> động cần phải thuyết trình trước đám đông nên Hà rất tự tin khi trình bày kế hoạch kinh doanh<br /> của mình. Với thông tin hữu ích và cách trình bày thuyết phục Hà đã nhận được rất nhiều lời<br /> khen của ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng kinh doanh. Hà đã được lựa chọn.<br /> <br /> Thuyết trình góp phần to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân<br /> <br /> Sự thành công của mỗi cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: năng lực, kiến thức,<br /> khả năng phán đoán, sự nhạy cảm trong cuộc sống và khả năng thuyết trình cũng là một<br /> trong những yếu tố giúp tạo nên thành công của mỗi cá nhân. Thuyết trình mang lại hình<br /> ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin cho bạn khi đứng trước đám đông.<br /> Thực tế đã chứng minh những người thành công trong công việc và cuộc sống thường là<br /> những chuyên gia trong việc thuyết trình. Đối với một người lãnh đạo hay một nhà quản lý<br /> thì kỹ năng thuyết trình trở thành một kỹ năng quan trọng không thể thiếu. Một bài thuyết<br /> trình thành công có thể đem lại nhiều kết quả tuyệt vời hơn cả mong đợi.<br /> Tạp chí Times đã từng viết bài báo “Tại sao Barack Obama nên trở thành tổng thống Mỹ”?<br /> Trong đó cho thấy Barack Obama, tân Tổng thống Mỹ, khi còn là thượng nghị sỹ của bang<br /> Illinois đã có một bài thuyết trình hoàn hảo trong 16 phút 25 giây tại Hội nghị Quốc gia<br /> Đảng Dân chủ năm 2004. Bài thuyết trình này đã tạo dấu ấn quan trong giúp Barack Obama<br /> trở thành tổng thống Mỹ người có quyền hành như hiện nay.<br /> <br /> PPH101_Bai5_v1.0018109225<br /> <br /> 5<br /> <br />