Bài giảng Excel 2010: Chương 7

Chia sẻ: Nguyễn Minh | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:40

Thêm vào BST

Báo xấu

225
lượt xem 54
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 7 Cơ sở dữ liệu trong excel thuộc bài giảng Excel 2010. Cùng nắm kiến thức trong chương này thông qua việc tìm hiểu các nội dung sau: cơ sở dữ liệu, sử dụng form để nhập dữ liệu, quy định dữ liệu khi nhập (validation), sắp xếp cơ sở dữ liệu, sử dụng autofilter, advanced filter,...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Excel 2010: Chương 7

CHƯƠNG 7 • CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL 1
7.1. CƠ SỞ DỮ LIỆU Cơ sở dữ liệu trong Excel gồm: • Trường (Field): là một thuộc tính nào đó của đối tượng. Ví dụ: Họ tên, Giới tính, Ngày sinh, HSL, …vv • Bản ghi (Record): là giá trị của các trường tương ứng. Ví dụ: Nguyễn Văn A, Nam, 23/04/1978, 3.67, …vv 2
7.2. SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU 7.2.1. Hiển thị chức năng FORM • Chọn File/Options/Chọn Customize Ribbon • Tại Choose commands from: chọn All commands, trong phần này bạn chọn Form/Nhấn Add/Chọn Tab và nhấn OK. 3
7.2. SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU • 7.2.2 Chức năng form • Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu • Bước 2: Thực hiện Data/Form • Bước 3: Thực hiện các chức năng trên hộp thoại. Nhập mới Xóa bản ghi Xóa bản ghi Tìm đến bản ghi trước đó Tìm đến bản ghi kế tiếp Tìm theo điều kiện Đóng hộp thoại form 4
7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Bôi đen vùng dữ liệu cần đặt điều kiện nh ập. • Chọn Data/Data Validation/Data Validation. Xuất hiện h ộp tho ại: Chọn mức độ quy định nhập dữ liệu Đặt quy tắc nhập dữ liệu Hiển thị lời nhắc khi di chuyển đến vùng nhập 5
7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Thẻ Settings: - Allow: + Any value: giá trị bất kỳ + Whole number: quy định cho dữ liệu kiểu số + Decimal: quy định cho dữ liệu kiểu thập phân. + List: Dữ liệu nhập vào theo danh sách (nhập vào source hoặc bôi đen vùng danh sách) + Date: quy định cho dữ liệu kiểu ngày. + Time: quy định cho dữ liệu kiểu thời gian. + Text length: quy định theo chiều rộng của dữ liệu kiểu ký tự. 6
7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Thẻ Input Message - Show input message when cell is selected: Tích chọn nếu di chuyển chuột vào thì hiển thị lời nhắc. - Title: Tiêu đề của trên hộp thoại thông báo. - Input Message: Nội dung thông báo. 7
7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Thẻ Error Alert - Show error alert after invalid data is entered: Tích chọn để hiển thị thông báo lỗi khi dữ liệu nhập vào không đúng quy định nhập. - Style: Chọn mức độ quy định +STOP: mức độ cao nhất, không cho nhập dữ liệu nếu vi phạm quy tắc. + WARNING: vẫn cho phép nhập dữ liệu khi vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn YES. + INFORMATION: vẫn cho nhập dữ liệu khi vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn OK. - Title: tiêu đề của cửa sổ thông báo. - Error Message: Nội dung thông báo khi nhập dữ 8
7.4. SẮP XẾP CSDL • Bước 1: Chọn vùng CSDL. • Bước 2: Chọn Data\Sort. Xuất hiện hộp hội thoại: 9
7.5. SỬ DỤNG AUTOFILTER, ADVANCED FILTER 7.5.1. Chức năng AutoFilter Auto Filter là tính năng cho phép người dùng lọc ra những bản ghi thỏa mãn điều kiện. Để thực hiện lọc ta thực hiện như sau: • Bước 1: Bôi đen vùng CSDL (cả hàng tiêu đề) • Bước 2: Chọn Data/Filter. Tại trường có điều kiện lọc, kích chọn: 10
7.5.1. Auto Filter • + Equals: lọc ra bản ghi có giá trị bằng giá trị bạn gõ vào hộp thoại. • + Does Not Equal: lọc ra các bản ghi có giá trị khác giá trị mà bạn gõ vào hộp thoại • + Greater Than: lọc ra các bản ghi lớn hơn giá trị mà bạn gõ vào • + Greater Than Or Equal To: lọc ra các bản ghi có giá trị lớn hơn hoặc bằng giá trị mà bạn gõ vào 11
7.5.1. Auto Filter • + Between: lọc ra những bản ghi nằm trong khoảng giá trị mà bạn gõ vào. • + Top 10: giữ lại 10 bản ghi có giá trị lớn nhất • + Above Average: lọc ra những bản ghi có giá trị lớn hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi trong cột. • + Below Average: lọc ra những bản ghi có giá trị nhỏ hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi trong cột. 12
7.5.1. Auto Filter + Custom Filter: tùy chọn khác, hiển thị hộp thoại: Tại vị trí 1 tích chọn vào hộp thả, xuất hiện các tùy chọn như trên, gõ giá trị vào vị trí 3, nếu có hai điều kiện đồng thời thì tích chọn And, điều kiện hoặc thì tích chọn Or và chọn tại vị trí 2, gõ giá trị vào vị trí số 4. • * Hủy lọc: • Để hủy tính năng lọc, chọn Data/Filter. 13
7.5.2. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) - Vùng điều kiện có hai loại: điều kiện trực tiếp và điều kiện gián tiếp. * Vùng điều kiện trực tiếp: Được thành lập bằng cách sau: Gồm tối thiểu hai hàng, hàng đầu tiên phải là tên trường trong CSDL, từ hàng thứ hai trở đi gõ giá trị cần so sánh với nó, có thể kết hợp dấu >, =,
7.5.2. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện trực tiếp: Ví dụ 1: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Th ực lĩnh l ớn hơn 5 triệu: 15
7.5.2. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện trực tiếp: Ví dụ 1: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ h ơn 5 tri ệu: 16
7.5.2. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện gián tiếp: Được thiết lập gồm hai hàng và một cột, hàng đầu tiên lấy tên b ất kỳ (không được trùng với bất kỳ tên trường nào trong CSDL), hàng th ứ hai là bi ểu th ức logic, có thể kết hợp nhiều hàm, so sánh trên bản ghi đầu tiên c ủa CSDL, k ết quả trả về TRUE hoặc FALSE. Ví dụ: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ ho ặc Th ực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 17
7.5.2. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện gián tiếp: Ví dụ: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nh ỏ h ơn 5 triệu: + Điều kiện lọc ra những người ở phòng "Kế hoạch" và Thực lĩnh khác 6 tri ệu: 18
7.5.2. ADVANCED FILTER b. Sử dụng tính năng Advanced Filter • Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu (hàng tiêu đề không được trộn – Merge cell) • Bước 2: Chọn Data/Tại Sort & Filter chọn Advanced. Xuất hiện hộp thoại: 19
7.5.2. ADVANCED FILTER b. Sử dụng tính năng Advanced Filter Action: + Filter the list, in-place: Lọc và để kết quả tại bảng csdl đang chọn. + Copy to another location: Lưu kết quả sau khi lọc sang một vị trí khác, vị trí này được xác định bởi phần Copy to (chỉ cần chọn 1 cell trong vùng trống để lưu) List range: vùng csdl Criteria range: vùng điều kiện (được 20