Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Chương 3 - TS. Vũ Trọng Phong

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:34

Thêm vào BST

Báo xấu

69
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Chương 2: Các chu trình kế toán" với các nội dung chu trình doanh thu; hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ; xử lý nghiệp vụ; chu trình chi phí; chu trình chuyển đổi; hệ thống kế toán chi phí; chu trình tài chính...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Chương 3 - TS. Vũ Trọng Phong

CHƢƠNG 3 CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN
CHƢƠNG 3 CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN  1. CHU TRÌNH DOANH THU  Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu:  (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng;  (2) Giao hàng hoá hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng;  (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán;  (4) Nhận tiền thanh toán.
 A. Chứng từ  Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order)  Do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc này sẽ không được nhắc lại ở các chứng từ khác), thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá / dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lượng (một số đơn hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan.
 Lệnh bán hàng (Sale Order)  Do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết như ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng.  Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho  Các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt. Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của lệnh bán.  Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip)  Bộ phận giao nhận hàng hoá lập các chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Các doanh nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng. Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán.
 Các hoá đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển – Bill of Lading)  Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice)  Được lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng như đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng… Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ phải thanh toán của người mua cho doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.  Giấy báo thanh toán (Remittance Advice)  Doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hoá đơn bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanh toán.  Biên lai, biên nhận (Sale Receipt)
 Thẻ, vé (Card, Ticket)  Là một hình thức đặc biệt khác của chứng từ ghi nhận doanh thu.  Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc thanh toán…  Các chứng từ này ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ.  Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ (Aging Report)  Báo cáo đồng thời là chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ xác lập các khoản nợ khó đòi. Báo cáo này được mô tả trong phần báo cáo đặc biệt ở bên dưới.  Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản  Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại) (Item Receipt)
 B. Sổ kế toán ứng dụng  * Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112…  * Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112  Trong HT xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà các dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin/bảng dữ liệu dưới dạng số (digital). Dạng thức rất khác biệt theo cấu trúc tập tin và phương thức xử lý dữ liệu.
 Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ  Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động.
c. Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ  Bảng kê nghiệp vụ  Báo cáo kiểm soát  Báo cáo đặc biệt
d. Xử lý nghiệp vụ  Trong các hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu và qui trình xử lý được trình bày sau đây, bao gồm:  Bán chịu  Thu công nợ khách hàng  Bán hàng thu tiền ngay  Hàng bán bị trả lại; Giảm giá hàng bán  Xoá nợ khó đòi
 Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu  Kiểm soát hệ thống xử lý thông tin là một trong những nội dung rất quan trọng khi thiết kế hệ thống. Thông thường các rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý bao gồm:  - Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu. Đây là rủi ro do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ về các sự kiện kinh doanh.  - Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẩu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát được.  - Rủi ro liên quan tới báo cáo. Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tin không được tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc các báo cáo không được cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận.
Kiểm soát đầu vào  Mục đích của kiểm soát đầu vào là ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào các cơ sở dữ liệu.  Các thủ tục kiểm soát này được lập trình để kiểm soát các trường nhập liệu. Phần này sẽ được trình bày chi tiết ở Chương 4: KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.
 Kiểm soát xử lý trong chu trình doanh thu  Kiểm soát xử lý có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót của chương trình xử lý. Cũng giống kiểm soát đầu vào, chương trình kiểm soát xử lý được cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ.  Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu  Kiểm soát kết quả có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong kết quả xử lý. Việc kiểm soát này được tiến hành bằng nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc bằng các nhân viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm. Phương pháp kiểm soát có thể là đọc các sổ sách, báo cáo, rà soát các nghiệp vụ đã xử lý và có mặt trong kết quả đầu ra. Vài hệ thống có các chương trình kiểm soát được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ.
2. CHU TRÌNH CHI PHÍ  Có bốn hoạt động chính trong chu trình chi phí:  (1) Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp;  (2) Nhận hàng hoá hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp;  (3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán;  (4) Thanh toán cho người bán.
 Chứng từ  Phiếu yêu cầu hàng hoá / dịch vụ  Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hoá hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, qui cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng… Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng.  Đơn đặt hàng  Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong những trường hợp đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin như đã xét trong chu trình doanh thu, ở đây còn có ghi thêm số của phiếu yêu cầu.
 Giấy xác nhận đơn hàng (hoặc Lệnh bán hàng) của người bán  Trong chu trình doanh thu, một liên của lệnh bán hàng từ nhà cung cấp sẽ được gửi cho khách hàng. Một số doanh nghiệp dùng giấy xác nhận đơn hàng thay cho lệnh bán hàng để hồi báo cho 1 đơn đặt hàng được chấp thuận.  Phiếu nhập kho; Báo cáo nhận hàng  Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận hàng lập, sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng, chất lượng, qui cách của từng món hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dung làm căn cứ ghi tăng TK hàng tồn kho. Trường hợp hàng giao tay ba hoặc đi thẳng vào sử dụng sẽ lập chứng từ theo qui định của từng doanh nghiệp.
 Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng  Các hoá đơn vận chuyển (Nếu thuê dịch vụ vận chuyển)  Hoá đơn bán hàng; Giấy báo trả tiền  Chứng từ thanh toán  Bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến một hoá đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh toán rất hữu ích để theo dõi thanh toán cho từng hoá đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch thanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.
 Biên lai, biên nhận  Thẻ; Vé  Phiếu chi; Giấy báo nợ; Uỷ nhiệm chi; Séc thanh toán.  Chứng từ ghi nợ; Phiếu định khoản  Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. Kế toán cũng lập chứng từ ngày làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về khoản nợ phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hoá, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu, giảm giá.  Phiếu xuất kho (trả lại hàng)
 Sổ kế toán ứng dụng  Chi tiết: Tài khoản 331, 133, 156, 111, 112….  Tổng hợp tài khoản 331, 133, 156, 111, 112….  Trong HT xử lý bằng máy tính, dữ liệu ghi chép trong các tập tin
 Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ  Bảng kê nghiệp vụ  Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một kiểu nghiệp vụ nào đó trong suốt một kỳ xử lý như 1 tuần, 1 tháng… Ví dụ báo cáo liệu kê tất cả hoá đơn mua hàng; tất cả phiếu nhập kho; Tất cả Debit Memo; Tất cả chứng từ trả tiền, tất cả tiền thanh toán… báo cáo này nhằm kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật, xử lý chính xác, đầy đủ hay không.  Báo cáo kiểm soát  Là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều được cập nhật và xử lý đầy đủ. Tập tin ở đây được hiểu là nơi ghi chép, lưu trữ dữ liệu như sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ cái được ghi chép thủ công hoặc tập tin dữ liệu. Ví dụ: báo cáo tổng chi phí mua hàng; hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổng mẩu tin, tổng mã số hoá đơn, …) trong tập tin xử lý.