Bài giảng Kế toán máy: Phần 1 - Phan Thị Thanh Huyền, Nguyễn Thị Thanh Thủy

Chia sẻ: Kiếp Này Bình Yên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:37

Thêm vào BST

Báo xấu

118
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng “Kế toán máy” nhằm phục vụ cho sinh viên khối ngành kinh tế và những người có nhu cầu sử dụng máy tính trợ giúp trong công việc kế toán. Bài giảng cung cấp cho sinh viên những hiều biết cơ bản về hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính, kỹ năng sử dụng máy tính để thực hiện công việc kế toán. Nội dung bài giảng gồm có 3 chương và được chia thành 2 phần. Sau đây là phần 1 của bài giảng. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kế toán máy: Phần 1 - Phan Thị Thanh Huyền, Nguyễn Thị Thanh Thủy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYÊN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÀI GIẢNG KẾ TOÁN MÁY Người biên soạn: Phan Thị Thanh Huyền Nguyễn Thị Thanh Thủy Bộ môn: Tin học Tài chính Thái nguyên, 06/2012 1
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP ....................................................................................................................... 7 1.1 Thông tin kế toán và các quyết định ................................................................... 7 1.2 Hệ thống thông tin kế toán ...................................................................................... 7 1.2.1 Khái niệm ........................................................................................................ 7 1.2.2 Vai trò, vị trí của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp ......... 7 1.2.3 Tiến trình kế toán ............................................................................................. 8 1.2.4 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán ................................. 8 1.3 Tổng quan chung về xử lý nghiệp vụ kế toán .......................................................... 9 1.3.1 Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình........................................................................................................................... 9 1.3.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ ............................................. 11 1.3.3 Giới thiệu sơ bộ về thiết kế các hệ thống ghi sổ kép ...................................... 12 1.3.4 Hệ thống mã hóa trong xử lý các nghiệp vụ kế toán ....................................... 12 1.3.5 Chứng từ và các vấn đề liên quan ................................................................... 13 CHƯƠNG 2 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP .......... 14 2.1 Công nghệ thông tin ............................................................................................. 14 2.1.1 Giới thiệu chung............................................................................................. 14 2.1.2 Phần cứng của máy tính điện tử...................................................................... 14 2.1.3 Phần mềm của máy tính điện tử...................................................................... 15 2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán hiện đại .............. 16 2.2.2 So sánh kế toán thủ công và kế toán máy ....................................................... 17 2.2.3 Phần mềm kế toán .......................................................................................... 17 2.2.4 Cơ sở dữ liệu kế toán...................................................................................... 18 2.2.5 Hệ thống danh mục từ điển kế toán ................................................................ 18 CHƯƠNG 3 PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING..................................................... 20 2
3.1 Giới thiệu chung ................................................................................................... 20 3.1.1 Các phân hệ của Fast Accounting ................................................................... 20 3.1.2 Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong Fast Accounting ............. 22 3.1.3 Một số vấn đề khi cập nhật chứng từ trong Fast Accounting........................... 23 3.2 Những thông tin hệ thống trong Fast Accounting.................................................. 24 3.2.1 Các đối tượng thông tin được quản lý trong Fast Accounting ......................... 24 3.2.2 Quy trình xử lý số liệu trong Fast Accounting ................................................ 30 3.2.3 Các phím chức năng ....................................................................................... 31 3.2.4 Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng Fast Accounting ..... 32 3.3 Xây dựng các danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu ................................. 33 3.4 Các phân hệ kế toán chủ yếu trong Fast Accounting ............................................. 38 3.4.1 Phân hệ kế toán tổng hợp ............................................................................... 38 3.4.2 Phân hệ kế toán vốn bằng tiền ........................................................................ 50 3.4.3 Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu ............................................... 63 3.4.5 Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả ............................................... 81 3.4.5 Phân hệ kế toán hàng tồn kho ......................................................................... 96 3.4.6 Phân hệ kế toán tài sản cố định và công cụ lao động..................................... 116 3
DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 3.1: Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting Hình 3.2: Quy trình xử lý dữ liệu trong Fast Accounting Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp Hình 3.4: Màn hình phân hệ kế toán tổng hợp Hình 3.5: Mành hình khai báo thông tin về tài khoản Hình 3.6: Màn hình khai báo danh mục phân loại tài khoản Hình 3.7: Màn hình cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản Hình 3.8: Màn hình cập nhật chứng từ phân hệ kế toán tổng hợp Hình 3.9: Phiếu kế toán Hình 3.10: Màn hình khai báo bút toán kết chuyển tự động Hình 3.11: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vốn bằng tiền Hình 3.12: Màn hình Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay Hình 3.13: Giấy báo Có (thu) của ngân hàng Hình 3.14: Phiếu chi tiền mặt Hình 3.15: Cập nhật hóa đơn thuế đầu vào của Phiếu chi tiền mặt Hình 3.16: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Hình 3.17: Màn hình phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Hình 3.18: Màn hình thông tin khách hàng Hình 3.19: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Hình 3.20: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Hình 3.21: Hóa đơn dịch vụ Hình 3.22: Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại Hình 3.23: Hóa đơn giảm giá Hình 3.24: Phiếu ghi nơ, ghi có tài khoản công nợ Hình 3.25: Chứng từ bù trừ công nợ Hình 3.26: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả 4
Hình 3.27: Màn hình Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Hình 3.28: Phiếu nhập mua hàng Hình 3.29: Màn hình nhập chi phí mua hàng Hình 3.30: Màn hình nhập hóa đơn thuế giá trị gia tăng của người bán Hình 3.31: Phiếu nhập khẩu Hình 3.32: Phiếu nhập chi phí mua hàng Hình 3.33: Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp Hình 3.34: Phiếu nhập mua xuất thẳng Hình 3.35: Hóa đơn mua hàng dịch vụ Hình 3.36: Phiếu thanh toán tạm ứng Hình 3.37: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán hàng tồn kho Hình 3.38: Phân hệ kế toán hàng tồn kho Hình 3.39: Màn hình thông tin vật tư Hình 3.40: Màn hình sửa số dư vật tư Hình 3.41: Màn hình thêm số dư vật tư Hình 3.42: Màn hình cập nhật chứng từ phân hệ kế toán hàng tồn kho Hình 3.43: Phiếu nhập kho Hình 3.44: Phiếu xuất kho Hình 3.45: Phiếu xuất điều chuyển kho Hình 3.46: Phân hệ Kế toán tài sản cố định Hình 3.47: Màn hình khai báo thông tin tài sản cố định Hình 3.48: Phân hệ kế toán công cụ dụng cụ 5
LỜI MỞ ĐẦU Trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý, có chức năng xử lý nghiệp vụ tài chính nhằm cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo kế toán, phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Kế toán máy hiện được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức kinh tế. Chính vì vậy việc đào tạo sử dụng phần mềm kế toán cho sinh viên khối ngành kinh tế là rất cần thiết, giúp sinh viên khỏi bỡ ngỡ khi ra trường làm công việc kế toán tại các đơn vị. Bài giảng “Kế toán máy” nhằm phục vụ cho sinh viên khối ngành kinh tế và những người có nhu cầu sử dụng máy tính trợ giúp trong công việc kế toán. Bài giảng cung cấp cho sinh viên những hiều biết cơ bản về hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính, kỹ năng sử dụng máy tính (sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting) để thực hiện công việc kế toán. Bài giảng gồm 3 chương: Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp Chương 2: Công nghệ thông tin với kế toán doanh nghiệp Chương 3: Phần mềm kế toán Fast Accounting Bài giảng được biên soạn không tránh khỏi những khiếm khuyết. Nhóm biên soạn mong nhận được ý kiến đóng góp của đồng nghiệp, sinh viên trong và ngoài trường để bài giảng ngày càng hoàn thiện. Nhóm tác giả 6
Chương 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1.1Thông tin kế toán và các quyết định Khái niệm: Thông tin kế toán là những thông tin động về tuần hoàn của tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình của nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp. Đó là thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình. Thông tin kế toán mang lại hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra. Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý ra quyết định: lập kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, và đưa ra quyết định ở tất cả các mức quản lý. Thông tin kế toán là cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định của nhà đầu tư Thông tin kế toán cung cấp thông tin để Nhà nước hoạch định chính sách, soạn thảo văn bản pháp luật… 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 1.2.1 Khái niệm Một hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán trong các tổ chức doanh nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều tương tự nhau ở các góc độ sau: + Phương pháp xử lý thông tin + Phương pháp kế toán + Mục đích 1.2.2 Vai trò, vị trí của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng. Nó cung cấp: + Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin bán hàng; + Báo cáo vật tư tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất; + Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực; + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính. 7
Hệ thông thông tin kế toán cùng với hệ thông thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. 1.2.3 Tiến trình kế toán Tiến trính kế toán bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập chứng từ cho đến khi lập báo cáo định kỳ. Tiến trình kế toán được thực hiện thủ công hay tự động hóa đều phải vận dùng hình thức kế toán phù hợp. Bước 1: Ghi nhật ký kế toán Bước 2: Ghi sổ cái Bước 3: Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ Bước 4: Khóa sổ 1.2.4 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hay số lãi lỗ thu về. Các nghiệp vụ được ghi vào sổ nhật ký sau đó được chuyển vào sổ cái. Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Đa phần các tổ chức đều có hoạt động kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt động này sẽ phát sinh các nghiệp vụ và chúng có thể được xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ sau: + Chu trình tiêu thụ: Gồm các sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ với các tổ chức và đối tượng khác, vận chuyển hàng, những khoản phải thu. + Chu trình cung cấp: gồm các sự kiện liên quan đến mua hàng hóa, dịch vụ từ các tổ chức và các đối tượng khác, các khoản phải trả và thanh toán. + Chu trình sản xuất: gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn nhân lực thành hành hóa, dịch vụ và dự trữ kho. + Chu trình tài chính: gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý vốn. Mỗi chu trình nghiệp vụ gồm một hay nhiều phân hệ nghiệp vụ. Một phân hệ nghiệp vụ xử lý nghiều nghiệp vụ có quan hệ logic khác nhau. 8
1.3 Tổng quan chung về xử lý nghiệp vụ kế toán 1.3.1 Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình Xử lý nghiệp vụ bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần thực hiện nhằm giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. Các doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình mà có cách xử lý dư liệu nghiệp vụ riêng, nhưng đều có nghiệp vụ và các xử lý tương tự nhau. Các chứng từ nhập liệu, báo cáo gồm: + Đơn đặt hàng + Lệnh bán hàng đã được chấp thuận của bộ phận bán chịu + Lệnh bán chưa xử lý + Hóa đơn bán hàng + Giấy báo về công nợ phải thu của khách + Lệnh bán hàng + Đơn đặt hàng sản xuất + Phiếu gửi hàng + Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho + Phiếu giao nộp thành phẩm + Đơn đặt hàng sản xuất + Phiếu gửi hàng cùng hàng hóa gửi cho người mua + Kế hoạch sản xuất + Báo cáo về tình hình sản xuất + Yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ + Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm + Đơn đặt mua hàng + Phiếu gửi hàng cùng hàng hóa do nhà cung cấp gửi + Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp + Báo cáo nhận hàng + Thanh toán với nhà cung cấp + Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp 9
+ Séc thanh toán lương cho nhân viên + Bảng thanh toán lương + Séc thanh toán kèm giấy báo trả tiền người mua + Báo cáo nhận tiền kèm giấu báo trả tiền của người mua + Báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua 10
1.3.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ * Nhập liệu Các tài liệu gốc (đơn đặt hàng, phiếu mua hàng…) là nguồn dữ liệu đầu vào đối với hệ thống xử lý nghiệp vụ, đây thường là những mẫu biểu đặc trưng, được thiết kế chuẩn để dễ dàng ghi nhận và xử lý dữ liệu. Tài liệu gốc được sử dụng vào các mục đích khác nhau: + Thu thập dữ liệu + Hỗ trợ và chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ + Là phương tiện lưu giữ dữ liệu lâu dài, phục vụ cho nhu cầu phân tích sau này * Xử lý Quá trình xử lý bao gồm việc sử dụng một bộ các sổ sách kế toán để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Quy trình nhập liệu từ chứng từ gốc hay các chứng từ, sổ sách trung gian có thể được thực hiện thủ công hay sử dụng máy tính. * Lưu trữ Sổ cái và các tệp dữ liệu lả phương tiện lưu giữ dữ liệu trong hệ thống kế toán thủ công và hệ thống kế toán máy. Mọi nghiệp vụ kế toán được phản ánh trong sổ cái. Từ sổ cái tạo nên bảng cân đối thử, nhằm kiểm tra tính chính xác của quá trình ghi chép kế toán. Tệp dữ liệu là một bộ lưu giữ có tổ chức các dữ liệu. Có nhiều loại tệp khác nhau: + Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu đầu vào, nó chứa các dữ liệu mà nhu cầu sử dụng chỉ là tức thời chứ không phải lâu dài. + Tệp chủ là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục hay lâu dài + Tệp tra cứu chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý dữ liệu * Đưa kết quả sau khi xử lý ra Đầu ra của một hệ thống xử lý nghiệp vụ rất phong phú và đa dạng. Bất cứ tài liệu nào được cung cấp bởi hệ thống đều là đầu ra của hệ thống. Có tài liệu vừa là đầu vào, vừa là kết quả đầu ra như hóa đơn bán hàng là kết quả đầu ra của hệ thống bán hàng nhưng là nguồn dữ liệu đầu vào đối với người mua. Các kết quả đầu ra khác: + Báo cáo tài chính 11
+ Hóa đơn thanh toán + Phiếu gửi hàng… 1.3.3 Giới thiệu sơ bộ về thiết kế các hệ thống ghi sổ kép Về nguyên tắc, mỗi hệ thống cơ cấu kế toán cần được thiết kế phù hợp, vừa vặn với một doanh nghiệp nhất định. Khi thiết kế và phát triển hệ thống ghi sổ kép cần xem xét mọi vấn đề từ bản chất và mục tiêu của tổ chức cho đến đặc điểm cấu trúc cũng như đặc điểm chức năng của nó, quy mô, loại hình sản phẩm, dịch vụ, hệ thống thông tin kế toán hiện có và những người điều hành hệ thống. Các bước tiến hành hệ thống kế toán Bước 1: Thiết kế sơ bộ hệ thống tài khoản, báo cáo tài chính, báo cáo khác Bước 2: Rà soát lại các danh mục tài khoản, báo cáo tài chính và các báo cáo khác cùng với nhà quản lý và các nhân viên nghiệp vụ Bước 3: Hoàn thiện các báo cáo tài chính, danh mục tài khoản và các báo cáo khác Bước 4: Chuẩn bị kế hoạch ghi chép nhật ký và thiết kế những giấy tờ và các thủ tục cần thiết cho quá trình triển khai và thực hiện hệ thống. 1.3.4 Hệ thống mã hóa trong xử lý các nghiệp vụ kế toán Mã hóa là cách thức thể hiện việc phân loại, xếp lớn các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán Các phương pháp mã hóa + Mã hóa kiểu số: là mã chỉ chứa các chữ số 0,1,2…,9. Kiểu này được sử dụng rộng rãi trong quá trình xử lý tự động + Mã kiểu ký tự sử dụng các chữ số, chữ cái và các ký tự khác như *, +,… Quy tắc tạo mã + Mã kiểu thứ tự: là mã dùng số liên tiếp theo trình tự tăng hay giảm dần, thường được dùng cùng với các hình thức mã hóa khác để có tính mô tả và uyển chuyển hơn + Mã kiểu khối được sử dụng để sắp xếp các đối tượng vào các nhóm và trong mỗi nhóm các ký tự được sử dụng theo trình tự liên tiếp + Mã phân cấp là mã cho phép phân loại tiếp nội trong mỗi khối dữ liệu chính, theo đó giá trị và vị trí của mỗi ký tự đều mang một ý nghĩa và một số ký tự nhất định được kế thừa cho mỗi một cấp tiếp theo. 12
+ Mã gợi nhớ: Mã này sử dụng một bộ các ký tự gồm các chữ cái, chữ số, theo đó các chữ cái được kết hợp với nhau để tạo mã tắt, ngắn gọn. Xây dựng mã cần đạt được những yêu cầu sau: + Đạt được nhu cầu phân loại và tính năng động nhưn mong muốn + Tính tích hợp của tệp dữ liệu theo đó mỗi đối tượng phải được định danh duy nhất để có thể được sử dụng trong nhiều tệp dữ liệu có quan hệ chéo nhau + Độ dài của mã phải phù hợp 1.3.5 Chứng từ và các vấn đề liên quan Chứng từ để thu thập thông tin và cũng là minh chứng hợp pháp và kết quả của nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành. Bản thân chứng từ là một phương thức kiểm tra và giám đốc các hiện tượng kinh tế diễn ra trong tổ chức doanh nghiệp. Một chứng từ hoàn chỉnh được gọi là một bản ghi trong hệ thống xử lý dữ liệu. Các chứng từ kế toán được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: + Phương tiện lưu trữ và luân chuyển dữ liệu + Thực hiện việc chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ + Trợ giúp cho nhân viên ít kinh nghiệm trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu ban đầu thuộc đối tượng hạch toán kế toán một cách khoa học và có phương pháp. 13
Chương 2 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 2.1 Công nghệ thông tin 2.1.1 Giới thiệu chung Công nghệ thông tin là sự hòa nhập giữa công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc viễn thông được thực hiện nhờ công nghệ vi điện tử. Một hệ thống máy tính là tổ hợp tích hợp của phần cứng, phần mềm, viễn thông và các nguồn nhân lực, các nguồn thông tin và các thủ tục xử lý. Phần mềm máy tính gồm các chỉ thị cần thiết để các thiết bị vật lý có thể hoàn thành các yêu cầu. Phần cứng là tập hợp các thiết bị công nghệ tạo thành một máy tính điện tử gồm: bộ xử lý trung tâm, bộ xử lý hỗ trợ, bộ nhớ phụ, thiết bị vào và thiết bị ra. 2.1.2 Phần cứng của máy tính điện tử Bộ xử lý trung tâm là bộ phận bên trong máy tính, chịu trách nhiệm thực hiện các chỉ thị được chuyển tới nó thông qua các chương trình máy tính điện tử. Bộ CPU gồm 3 phần: + Bộ điều khiển + Bộ làm tính + Bộ phần vào/ra Bộ nhớ ngoài là phương tiện lưu giữ dữ liệu bên ngoài bộ xử lý trung tâm. Các khái niệm liên quan đến lưu giữ dữ liệu ở bộ nhớ ngoài gồm: + Trường: là một bộ có tổ chức các bytes dùng để mô tả một thuộc tinh của một thực thể. + Bản ghi logic: là một bộ có tổ chức các trường, mô tả một thực thể như một khách hàng, một sản phẩm, một nhà cung cấp + Bản ghi vật lý: là một bộ các bytes, cách với bản ghi vật lý khác bởi một khoảng trống trên thiết bị nhớ ngoài + Tệp: là một bộ các bản ghi logic có quan hệ với nhau, mô tả các thực thể cùng kiểu. 14
Thiết bị vào dùng để nhập chương trình và dữ liệu vào bộ nhớ trong của máy tính điện tử. Chúng thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu cần xử lý thành dạng dữ liệu của máy. Thiết bị vào rất phong phú: băng, bàn phím, thiết bị quét mã số mã vạch,… Thiết bị ra dùng để đưa thông tin từ bộ nhớ trong ra ngoài. Chúng thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu sau khi xử lý từ dang máy sang dạng của người dùng. Thiết bị ra rất phong phú và đa dạng: màn hình, máy in,… 2.1.3 Phần mềm của máy tính điện tử Phần mềm máy tính là toàn bộ các chương trình để vận hành máy tính điện tử. Nó là phần quan trọng nhất của máy tính. Nó được phân thành 3 nhóm lớn: + Phần mềm hệ thống có chức năng quản trị phần cứng của hệ thống máy tính. Nó bao gồm các chương trình xử lý các chức năng như sắp xếp dữ liệu, dịch các chương trình ra ngôn ngữ máy để máy tính có thể hiểu được và tìm kiếm dữ liệu từ bộ nhớ. + Phần mềm ứng dụng có nhiệm vụ xử lý dữ liệu của người dùng theo nhu cầu của họ. Đó là chương trình được viết ra để hỗ trợ rất nhiều hoạt động xử lý dữ liệu của tổ chức doanh nghiệp. + Phần mềm phát triển được sử dụng để tạo ra tất cả các kiểu phần mềm Hệ quản trị dữ liệu là những chương trình phần mềm máy tính điện tử cho phép người dùng: + Lưu trữ dữ liệu theo một cách thống nhất + Tổ chức dữ liệu thành các bản ghi theo một cách thống nhất + Truy xuất dữ liệu theo một cách thống nhât Hiện nay có rất nhiều bộ chương trình ứng dụng kế toán được cung cấp trọn gói bởi các nhà cung cấp phần mềm. Doanh nghiệp có thể mua sẵn và đưa vào sử dụng trong hệ thống thông tin của mình. Mỗi bộ chương trình kế toán thường phù hợp với một loại hình doanh nghiệp với quy mô và tính chất nhất định. Bằng việc sử dụng máy tính điện tử cùng các thiết bị ngoại vi, với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, kế toán viên có thể thực hiện nghiệp vụ của mình một cách nhanh chóng mà không đòi hỏi nhiều kiến thức về máy tính. 15
2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán hiện đại 2.2.1 Khái niệm kế toán máy Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi những thông tin kế toán thành các thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra các quyết định quản trị. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết của một hệ thống thông tin hiện đại: phần cứng, phần mềm, các thủ tục, các tệp dữ liệu, con người. Phần cứng: Máy tính, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác. Phần mềm: + Hệ điều hành + Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu + Phần mềm kế toán Các thủ tục: Thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ. Các tệp dữ liệu: Gồm các tệp cấu thành nên cơ sở dữ liệu kế toán (Tệp danh mục tài khoản, Tệp danh mục khách hàng…) Con người gồm: + Nhân viên xử lý thông tin + Nhân viên nghiệp vụ + Các nhà quản trị doanh nghiệp. Các yếu tố trên tích hợp với nhau, dưới sự điều khiển của con người để đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin về hoạt động hàng ngày, cho phép nhà quản trị kiểm soát được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 16
2.2.2 So sánh kế toán thủ công và kế toán máy Hình thức xử lý Các giai đoạn Kế toán thủ công Kế toán máy xử lý nghiệp vụ Nhập dữ liệu đầu vào Nhập qua bàn phím hay Ghi chép thủ công - Tài liệu gốc dùng máy quét Xử lý dữ liệu: Biến đổi dữ liệu trên sổ Tự động theo chương Thủ công nhật ký thành thông tin trình trên các sổ cái Lưu trữ - Dữ liệu Thủ công trên sổ Tự động ở các tệp tin - Thông tin Kết xuất thông tin Tự động theo chương - Báo cáo quản trị Thủ công trình - Báo cáo tài chính 2.2.3 Phần mềm kế toán Khái niệm Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy tính. Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông tin báo về tài chính. Một số phần mềm kế toán nước ngoài: Solomon IV, Sirius, MAS90… Một số phần mềm kế toán Việt Nam: Fast Accounting, Accnet, Effect… Phần mềm kế toán chỉ là một trong các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán, tức nó chỉ trợ giúp người làm công tác kế toán trong việc thực hiện công 17
việc của mình. Với chương trình kế toán, người dùng có thể thực hiện tất cả các chức năng quản trị cơ sở dữ liệu kế toán cần thiết: + Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán: nhập số liệu về các danh mục từ điển, số dư đầu kỳ các tài khoản… + Hiệu chỉnh, cập nhật lại cơ sở dữ liệu kế toán theo yêu cầu: hiệu chỉnh, bổ sung, cập nhật lại các danh mục từ điển, chứng từ… + Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài chính từ cơ sở dữ liệu kế toán. 2.2.4 Cơ sở dữ liệu kế toán Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu giữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đich tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán, có ích cho quá trình ra quyết định quản trị. Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán được lưu giữ chủ yếu trong các tệp tin gồm nhiều trường và bản ghi. Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một bản ghi mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định. Các tệp tin kế toán thường thuộc vào một trong 3 loại sau: + Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán (như: danh mục tài khoản, danh mục khách hàng…) + Tệp nghiệp vụ giao dịch: lưu trữ dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ kinh tế (như: bán hàng, nhập/ xuất kho…) + Tệp báo cáo/thông tin khái quát: là những thông tin đã qua xử lý, tồn tại ở các dạng báo cáo kế toán hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị. 2.2.5 Hệ thống danh mục từ điển kế toán Danh mục từ điển là một tệp dữ liệu nhằm để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng đó. Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần được quản lý như một khách hàng, một tài khoản kế toán hay một vụ việc và được xác định duy nhất thông qua mã của nó. 18
Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt động khác nhau sẽ có hệ thống danh mục từ điển khác nhau. Những danh mục từ điển cơ bản, thường hay được sử dụng trong hệ thống kế toán của tổ chức là: + Danh mục tài khoản: Được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản. Hệ thống tài khoản của các tổ chức cần được tuân theo hệ thống tài khoản kế toán chuẩn do Bộ tài chính quy định, dựa trên đó doanh nghiệp mở tài khoản chi tiết để phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. + Danh mục khách hàng: Được sử dụng để theo dõi chi tiết mua bán hàng hóa, vật tư, hàng hóa, sản phẩm; các khoản phải thu, phải trả cho từng khách hàng. Mỗi khách được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. + Danh mục kho vật tư, hàng háo, thành phẩm: Được dùng để theo dõi kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm. Mỗi kho có một mã riêng. + Danh mục nhóm vật tư, hàng hóa: Được dùng để theo dõi vật tư, hàng hóa, sản phẩm theo nhóm. Việc quản lý theo nhóm cung cấp khả năng tổng hợp thông tin cao. + Danh mục vật tư, hàng hóa: Được dùng để quản lý chi tiết hàng hóa, vật tư, sản phẩm. Mỗi vật tư, hàng hóa, sản phẩm mang một mã hiệu riêng. + Danh mục tài sản cố định: Dùng để quản lý các tài sản cố định mà doanh nghiệp quản lý. Mỗi một tài sản được mô tả thông qua số hiệu, ngày đưa vào sử dụng, tên… + Danh mục các bộ phận: Để quản lý các bộ phận của tổ chức doanh nghiệp, cung cấp khả năng tổng hợp thông tin riêng của từng bộ phận. Tuy nhiên chỉ có thể tổng hợp doanh thu, chi phí chứ không thể lên báo cáo tài chính cho từng bộ phận. + Danh mục tập hợp đối tượng chi phí: Đây là danh mục cần thiết cho doanh nghiệp sản xuất để quản lý các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. + Danh mục chứng từ: Để quản lý các loại chứng gốc. Mỗi loại chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu này có thể tiến hành lọc, in bảng kê chi tiết và tổng hợp của từng loại chứng từ. 19
Chương 3 PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING 3.1 Giới thiệu chung 3.1.1 Các phân hệ của Fast Accounting Fast Accounting có các phân hệ nghiệp vụ sau: 1. Hệ thống 2. Phân hệ kế toán tổng hợp 3. Phân hệ kế toán tiền măt và tiền ngân hàng 4. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu 5. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả 6. Phân hệ kế toán hàng tồn kho 7. Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành 8. Phân hệ kế toán Tài sản cố định (TSCĐ) 9. Phân hệ kế toán Công cụ dụng cụ (CCDC) 10. Phân hệ kế toán chủ đầu tư 11. Phân hệ báo cáo thuế 12. Phân hệ báo cáo quản trị các đơn vị thành viên. Mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting Dưới đây là sơ đồ mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting 20