Bài giảng Kiểm toán hoạt động: Chương 8

Chia sẻ: Trần Thanh Diệu | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

312
lượt xem 27
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 8 Kiểm toán các hoạt động thu-chi và thanh toán, kết cấu chương trình bày về: Kiểm toán hoạt động thu-chi tiền mặt, kiểm toán hoạt động thanh toán, xây dựng tiêu chí đánh giá hoạt động thu-chi tiền và thanh toán.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kiểm toán hoạt động: Chương 8

CHƯƠNG VIII KIỂM TOÁN CÁC HOẠT ĐỘNG THU – CHI VÀ THANH TOÁN AVINAA 1 KẾT CẤU CHƯƠNG VIII I - KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT II - KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN III – XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN VÀ THANH TOÁN AVINAA 2 I - KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT Đặc điểm của hoạt động thu–chi 1 tiền mặt với kiểm toán hoạt động Đánh giá chung hoạt động thu, chi 2 qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ 3 Kiểm toán hoạt động thu tiền mặt 4 Kiểm toán hoạt động chi tiền mặt AVINAA 3 1
Đặc điểm của hoạt động thu–chi 1 tiền mặt với kiểm toán hoạt động  Tiền tệ nói chung là sản phẩm của nền kinh tế hàng hóa, là vật ngang giá chung  Tiền tệ có các chức năng cơ bản:  là thước đo giá trị;  là phương tiện lưu thông, trao đổi;  là phương tiện cất trữ;  là phương tiện thanh toán;  là phương tiện trao đổi quốc tế và tiền tệ thế giới. AVINAA 4 Đặc điểm của hoạt động thu – chi tiền mặt với kiểm toán hoạt động  Tiền mặt là phương tiện giao dịch nhanh nhất song cũng dễ gặp rủi ro nhất.  Để giảm thiểu rủi ro cần hạn chế tối đa lượng tiền mặt trong giao dịch và đặc biệt trong bảo quản tại két.  Vấn đề thu-chi tiền mặt luôn là mối quan tâm đặc biệt không chỉ của kiểm toán hoạt động mà còn cả của quản lí nói chung và của các hoạt động kiểm tra-kiểm soát khác nói riêng.  Đặc điểm của tiền tệ nói chung và của tiền mặt nói riêng đã đặt ra cho kiểm toán hoạt động thu –chi tiền mặt những vấn đề cần nghiên cứu đánh giá hiệu lực kiểm soát hoạt động đặc thù này từ công tác kiểm soát đến bộ máy kiểm soát. AVINAA 5 Đặc điểm của hoạt động thu – chi tiền mặt với kiểm toán hoạt động  Về công tác kiểm soát và quản lí tiền mặt:  Qui định rõ phạm vi sử dụng và quyền hạn xét duyệt chi tiêu tiền mặt;  Định mức tồn quĩ tiền mặt;  Chế độ bảo vệ tiền mặt trong két và trong quá trình di chuyển tiền mặt;  Chế độ bảo vệ các hồ sơ về thu, chi tiền mặt;  Trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận, các cá nhân có liên quan trong việc quản lí tiền mặt… AVINAA 6 2
Đặc điểm của hoạt động thu – chi tiền mặt với kiểm toán hoạt động  Về tổ chức bộ máy quản lí tiền mặt cần đặc biệt quan tâm tới: 1 Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm 2 Đảm bảo tính độc lập 3 Duy trì mối liên hệ giữa các nhân viên 4 Tận dụng sự trợ giúp của máy tính AVINAA 7 Đặc điểm của hoạt động thu – chi tiền mặt với kiểm toán hoạt động  Kiểm toán hoạt động cần quan tâm đến cả hiệu lực, hiệu quả và hiệu năng quản lí tiền mặt của đơn vị phù hợp với đặc thù của đối tượng này trên cả ba hoạt động cụ thể:  Thu tiền mặt  Cất trữ tiền mặt  Chi tiền mặt. AVINAA 8 Đánh giá chung hoạt động thu, chi 2 qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ  Tiền mặt tồn quĩ là phản ánh hiệu lực và hiệu quả quản lí hoạt động tài chính nói chung qua định hướng đúng đắn và duy trì mức tồn quĩ hợp lí, an toàn và hiệu quả.  Chính vì vậy, trong quản lí nói chung và trong kiểm toán nói riêng, tiền mặt tồn quĩ thường là đối tượng được lựa chọn làm điểm bắt đầu cho việc đánh giá khái quát hoạt động thu – chi tài chính.  Theo đó kiểm toán thường thực hiện đồng thời việc khóa sổ với việc kiểm kê quĩ để đối chiếu phát hiện chênh lệch giữa sổ sách với thực tế.  Đến lượt mình chênh lệch này lại trở thành đối tượng trực tiếp của kiểm toán các hoạt động thu – chi tiền mặt. AVINAA 9 3
QUY TRÌNH KIỂM KÊ QUỸ 1 Phát lệnh kiểm toán 2 Niêm phong két 3 Khóa sổ kế toán 4 Lấy cam kết 5 Kiểm đếm Kiểm tra sổ kế toán 6 Đối chiếu số kiểm kê với sổ kế toán 7 Lập biên bản kiểm kê 8 AVINAA 10 Đánh giá chung hoạt động thu, chi qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ 1 2 3 4 Đảm bảo Giảm an toàn Chia sẻ thiểu Đánh trong cất rủi ro và mức giá trữ và di trách tiền tồn khoản nhiệm quỹ và tiền chuyển di tiền mặt quản lý tiềm tiền chuyển năng AVINAA 11 Đánh giá chung hoạt động thu, chi qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ 1  Có các giải pháp thích hợp để đảm bảo an toàn tiền mặt là cơ sở đảm bảo hiệu Đảm bảo lực quản trị nội bộ, hiệu quả hoạt động an toàn và hiệu năng quản lí hoạt động thu - chi tiền mặt. trong cất  Xác định loại hình bảo vệ cần thích hợp trữ và di với lượng tiền thường xuyên cất trữ, di chuyển chuyển và tránh rủi ro có thể gặp phải tiền mặt trong điều kiện cụ thể.  Khi tiền được di chuyển cũng tùy thuộc vào lượng tiền, cự li và thời điểm vận chuyển cùng môi trường chung quanh để có biện pháp bảo vệ. AVINAA 12 4
Đánh giá chung hoạt động thu, chi qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ 2  Tiền mặt tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất trong các loại tài sản do đó cần Chia sẻ chia sẻ bớt rủi ro. rủi ro và  Biện pháp hữu hiệu nhất là mua trách bảo hiểm tiền mặt. nhiệm  Khi cần thiết, đơn vị có thể thuê quản lý các tổ chức hoặc cá nhân tư vấn tiền cho những vấn đề phức tạp như xác định độ thật – giả của kim loại quí, đá quí hoặc ngoại tệ… AVINAA 13 Đánh giá chung hoạt động thu, chi qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ 3  Chỉ lưu giữ tiền mặt ở mức tối Giảm thiểu kể cả tại các điểm thu tiền thiểu và ở trung tâm sẽ mang lại lợi ích mức về nhiều mặt cho đơn vị như: tiền tồn  Hiệu quả toàn bộ hoạt động. quỹ và di  Hơn nữa, tiền chỉ sinh lợi khi chuyển được đưa vào lưu thông. AVINAA 14 Đánh giá chung hoạt động thu, chi qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ 4  Những khoản tiền tiềm năng không chỉ nằm ở tiền lãi từ tiền gửi ngân Đánh hàng mà còn nằm ở các hoạt đông giá tạo ra các khoản tiền lãi khác, kể cả khoản kinh doanh cổ phiếu. tiền  Tuy nhiên, để đảm bảo khả năng tiềm thanh toán, vẫn cần duy trì mức cần năng thiết tối thiểu số dư tiền mặt vừa đủ cho thanh toán, vừa tiết kiệm chi phí giao dịch để đảm bảo hiệu quả hoạt động. AVINAA 15 5
3 Kiểm toán hoạt động thu tiền mặt HÌNH THỨC VÀ TRÌNH TỰ THU TIỀN LẬP VÀ CHUYỂN GIAO CHỨNG TỪ THU CÁC GIẢI TỎA TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ TIỀN TIÊU CHÍ ĐẢM BẢO HỢP LÝ, HIỆU QUẢ THU TIỀN ĐÁNH TỔ CHỨC HỢP LÝ CÁC ĐIỂM THU TIỀN GIÁ HOẠT TÁCH BIỆT GIỮA THU VỚI CHI TIỀN ĐỘNG CẬP NHẬT KẾ TOÁN THU TẬP TRUNG THU ỔN ĐỊNH TRÁCH NHIỆM CHUYỂN TIỀN TÁCH BIỆT TRÁCH NHIỆM AVINAA 16 HÌNH THỨC VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG THU TIỀN  Hoạt động thu được thực hiện một trong hai hình thức phổ biến:  Một là, Sử dụng phiếu thu có đánh số thứ tự liên tục và phát hành đồng thời nhiều bản.  Hai là, Ghi lại giao dịch tại quầy tính tiền (ghi sổ quỹ) hoặc một loại phiếu được phát hành thay thế cho việc nhận tiền trực tiếp. AVINAA 17 THỜI ĐIỂM LẬP VÀ CHUYỂN GIAO CÁC CHỨNG TỪ THU TIỀN  Tính biến động và nhạy cảm của tiền mặt cùng nguyên tắc cập nhật thông tin về tiền mặt đã đặt ra yêu cầu và khả năng kiểm soát tiền mặt.  Để đảm bảo hiệu lực tối đa của thông tin hoạt động thu tiền, thông tin trên các giấy tờ thu cần được hướng tới mục tiêu nhanh nhất trong:  Việc lập chứng từ thu,  Việc theo dõi, xét duyệt  Chuyển thông tin đến các nhà quản lí. AVINAA 18 6
GIẢI TỎA TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ GẮN VỚI QUÁ TRÌNH THU TIỀN  Mỗi nghiệp vụ thu tiền đồng thời là bước thiết lập một trách nhiệm mới thay thế trách nhiệm đang tồn tại.  Việc chuyển giao này cần được xem xét “thành tích” và trách nhiệm của cả hai bên: bên giao và bên nhận.  Trách nhiệm sau đó có thể chỉ thuộc bộ phận thủ quĩ song cũng có thể thuộc bộ phận kế hoạch tài chính hoặc của cả hai hay cả các bộ phận khác đã tạo điều kiện tiền đề cho việc thu tiền; AVINAA 19 ĐẢM BẢO MỤC TIÊU HỢP LÝ VÀ HIỆU QUẢ THU TIỀN  Mục tiêu này hướng đến việc sử dụng tối đa quyền được thu tiền để định hướng và xử lí nhanh chóng, hợp lí, hợp tình những tình huống cụ thể tạo khả năng tăng được nguồn thu và thu nhanh, thu đủ các nguồn thu đó.  Để thu nhanh được tiền bán hàng quyền hạn và trách nhiệm giải quyết cần được xác định trước để có thể giải quyết nhanh nhất và kiểm soát tốt nhất; AVINAA 20 TỔ CHỨC HỢP LÝ CÁC ĐIỂM THU TIỀN  Trên quan điểm an toàn, số điểm thu tiền càng ít với số đông nhân viên càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công và tự kiểm soát giữa các nhân viên.  Tuy nhiên yêu cầu phục vụ khách hàng và các đối tượng khác cũng cần được giải quyết thỏa đáng; AVINAA 21 7
TÁCH BIỆT GIỮA HOẠT ĐỘNG THU VỚI HOẠT ĐỘNG CHI TIỀN  Trong thực tiễn các khoản chi thường là áp lực cho các khoản thu.  Đối tượng và cách thức quản lí giữa hoạt động thu với hoạt động chi cũng khác nhau.  Vì vậy tách biệt giữa hai hoạt động này vừa giảm được áp lực không đáng có, vừa tạo điều kiện quản lí tốt hơn cho hoạt đông thu.  Đặc biệt với các đơn vị có số lượng lớn và mật độ cao các nghiệp vụ thu – chi thì sự tách biệt này thường được xác định thành một nguyên tắc cơ bản trong quản lí; AVINAA 22 CẬP NHẬT KẾ TOÁN VÀ THU NGÂN TẠI TRUNG TÂM  Tiền được bảo quản phân tán và trở thành tiền nhàn rỗi, thậm chí mất giá do thay đổi tỉ giá hoăc ảnh hưởng của thời hạn sử dụng là những mặt đối lập của các mục tiêu trên.  Vì vậy tiền cùng các chứng từ thu cần được tập trung về trung tâm càng nhanh càng an toàn và càng hiệu quả.  Để thực hiện mục tiêu này cần có cả những giải pháp phù hợp về tổ chức mạng lưới thu và phân cấp quản lí tài chính cùng các phương thức và điều kiện chuyển tiền phù hợp; AVINAA 23 ỔN ĐỊNH THỦ TỤC BÀN GIAO TRÁCH NHIỆM TRONG VIỆC CHUYỂN TIỀN  Mỗi nghiệp vụ chuyển tiền đều gắn với việc chuyển trách nhiệm của bên giao cho bên nhận tiền.  Đặc biệt đối tượng chuyển giao lại tiềm ẩn nhiều rủi ro từ khả năng gian lận, thất thoát.  Do vậy việc minh chứng qua các chứng từ cần được duy trì thường xuyên và ổn định lâu dài qua sử dụng phiếu thu hay phiếu chuyển tiền; AVINAA 24 8
TÁCH BIỆT TRÁCH NHIỆM GIỮA NGƯỜI THỰC HIỆN VỚI NGƯỜI KIỂM SOÁT  Kiểm soát độc lập này cần được tiến hành đột xuất thường kì và đưa ra đánh giá độc lập.  Theo định hướng trên, KTHĐ có thể:  Kết hợp với KTTC  Tiến hành các công việc tìm hiểu hệ thống KSNB theo yêu cầu của mục tiêu KTHĐ để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ  Thu thập thông tin để đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí theo hệ thống tiêu chí đã xây dựng trong kế hoạch kiểm toán. AVINAA 25 4 Kiểm toán hoạt động chi tiền mặt Đảm bảo tính hiệu lực của các thủ tục trong chi tiêu Cần phân cách rõ ràng giữa hoạt động thu với hoạt động chi Không bỏ qua các khoản chi tiêu nhỏ lẻ trực tiếp Đảm bảo hiệu lực trong quản lí séc Phân cấp và phân công trách nhiệm rõ ràng, hợp lí trong quản lí chi AVINAA 26 Đảm bảo tính hiệu lực của các thủ tục trong chi tiêu  Tính hiệu lực của thủ tục chi tiêu trước hết liên quan trực tiếp đến quá trình kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát lẫn nhau giữa các bước kế tiếp nhau;  Tính hiệu lực còn liên quan tới quan hệ trực tiếp giữa thủ tục chi tiêu với quyết định xử lí của người có thẩm quyền, đặc biệt là khi có dấu hiệu không bình thường như vượt định mức, sai qui tắc v.v. AVINAA 27 9
Phân cách rõ ràng giữa hoạt động thu với chi cũng như giữa các hoạt động chi  Sự phân cách này nhằm mục đích đảm bảo tính minh bạch trong việc thực hiện các mục tiêu riêng biệt của mỗi khoản chi cũng như tính rõ ràng về nguồn tiền dùng cho các khoản chi.  Thiếu tính rõ ràng, minh bạch này sẽ hạn chế khả năng kiểm soát chi, làm tăng thêm rủi ro vốn đã tiềm tàng trong hoạt động chi.  Yêu cầu đó đòi hỏi thực hiện một nguyên tắc rất cơ bản và thông dụng:  Mọi khoản thu phải được chuyển tới nơi cất trữ tập trung  Mỗi khoản chi tiêu cần được quản lí và kiểm soát riêng biệt; AVINAA 28 Không bỏ qua các khoản chi tiêu nhỏ lẻ trực tiếp  Ngoài các khoản chi tiêu lớn, tiền mặt được chi cho những nhu cầu với lượng tiền không lớn như chi mua văn phòng phẩm, công tác phí..v.  Các khoản chi này thường được thanh toán trực tiếp giữa bộ phận tài chính với người chi tiêu và thường trên cơ sở các chứng từ ngoài hệ thống.  Kiểm toán hoạt động không thể bỏ qua các trình tự ít có tính kiểm soát này để:  Đánh giá các trình tự quản lí chi tiêu (kể cả quản lí chứng từ chi trực tiếp)  Khi thấy cần thiết nên hướng sang những trình tự có hàm lượng kiểm soát cao hơn  Hoặc sử dụng kết hợp thủ tục bổ sung có hiệu lực cao hơn (như kiểm tra thực tế); AVINAA 29 Đảm bảo hiệu lực trong quản lí séc  Séc được phát hành với mục đích chính là thanh toán cho nhà cung cấp.  Tuy nhiên cần tránh việc giao séc cho các nhân viên giao dịch mua hàng hóa dịch vụ và tránh việc chuyển séc sang tiền để phòng ngừa việc sử dụng sai mục đích;  Đồng thời cần duy trì thủ tục hai chữ kí để tăng cường kiểm soát, tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng séc. AVINAA 30 10
Phân cấp và phân công trách nhiệm rõ ràng, hợp lí trong quản lí chi  Các chi nhánh cần được phân cấp rõ ràng, đặc biệt trong việc phát hành séc và tạm ứng cho chi tiêu cũng như trong quản lí các tài liệu và quĩ tại chi nhánh;  Cùng với phân cấp, việc phân công trách nhiệm cũng cần chú ý tới đặc thù của hoạt động chi tiêu.  Đặc biệt, trong từng khoản chi tiêu, cần tách biệt trách nhiệm giữa các cá nhân trong thực thi các bước của mỗi trình tự điều hành. AVINAA 31 II - KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN Kiểm toán hoạt động 1 thanh toán các khoản phải thu Kiểm toán hoạt động 2 thanh toán các khoản phải trả AVINAA 32 Kiểm toán hoạt động 1 thanh toán các khoản phải thu Bước 1 Hình thành các khoản phải thu Bước 2 Quản lý các khoản phải thu Bước 3 Xử lý các khoản phải thu AVINAA 33 11
Bước 1: Hình thành các khoản phải thu  Các khoản phải thu khách hàng được hình trên cơ sở chính sách bán hàng của đơn vị.  Bán chịu được thực hiện phổ biến với khách hàng thường xuyên, có tín nhiệm và thanh toán qua ngân hàng.  Quyết định bán chịu gắn liền với các thủ tục cả về tác nghiệp (chuẩn bị hàng hóa hay dịch vụ, vận chuyển và giao hàng), cả về kế toán (hóa đơn, tính tiền hàng..) AVINAA 34 Hình thành các khoản phải thu Kiểm tra độc lập và duyệt bán chịu Tiêu Xác định và huy động khả năng cung cấp hàng hóa chí đánh Quyết định khuyến mãi giá Lập đúng và đủ hóa đơn theo yêu cầu quản lí AVINAA 35 Hình thành các khoản phải thu Trong mọi trường hợp, việc bán chịu đều  phải được người có đủ thẩm quyền xem Kiểm xét độc lập trước khi quyết định.  Các mặt chủ yếu cần xem xét bao gồm: tra  Mức độ tín nhiệm của khách hàng trong độc giao dịch và khả năng thanh toán; lập  Lượng tiền hoặc tỉ lệ tiền bán chịu và và thời hạn thanh toán chậm; duyệt  Những cơ hội và khó khăn có thể có do bán bán chịu. chịu  Người quyết định có thể ủy quyền cho một bộ phận hoặc một và người có hiểu biết về chính sách bán hàng và về khách hàng cung cấp và tư vấn. AVINAA 36 12
Hình thành các khoản phải thu  Khả năng cung cấp hàng hóa phải được Xác xem xét cụ thể qua đối chiếu giữa yêu cầu định của người mua với hiện trạng và tiềm lực của đơn vị và khả năng hợp tác với bên và ngoài. huy  Với hàng hóa sẵn có cũng phải tính đến cả động khả năng tập kết và thẩm định lại chất lượng, phân loại, đóng gói, vận chuyển, khả lập hóa đơn; năng  Với hàng hóa sẽ SX thêm cần cân đối với cung nguồn lực hiện có và khả năng huy động tối đa trong giới hạn cho phép; cấp  Phần vượt quá khả năng cần tính đến khả hàng năng hợp tác với bên ngoài hoặc đàm phán điều chỉnh thời hạn giao hàng. hóa AVINAA 37 Hình thành các khoản phải thu  Trong điều kiện bình thường, giá cả cùng các điều kiện khác đã được xác định.  Để cạnh tranh, các đơn vị thường Quyết áp dụng chính sách bán chịu, định giảm giá hoặc bán có thưởng. khuyến  Người được trao quyền điều hành mãi cần theo dõi việc thực hiện cụ thể để kịp thời hướng dẫn, điều chỉnh hoặc xử lí những sai lệch phát sinh trong quá trình thực hiện. AVINAA 38 Hình thành các khoản phải thu  Hóa đơn phải được lập ngay sau khi có quyết định bán hàng kèm theo giấy yêu Lập cầu đã được người có đủ quyền hạn kí đúng duyệt hoặc hợp đồng đã được kí kết giữa và đủ bên mua với bên bán. hóa  Mỗi hóa đơn cần được sao đủ số bản với cùng một thông tin sử dụng cho những đơn yêu cầu khác nhau như: vận chuyển, ghi theo sổ hàng bán và phải thu, chuyển cho yêu khách hàng. cầu  Mỗi hóa đơn cần được kiểm tra trong ngày hoặc tuần kì tùy theo mật độ phát quản lí sinh và yêu cầu quản lí. AVINAA 39 13
Bước 2: Quản lý các khoản phải thu Theo dõi những phản ứng của khách hàng Kiểm soát độc lập từng tài khoản phải thu Ghi sổ và kiểm soát kịp thời những biến động Báo cáo đủ và đúng thời hạn Lập riêng và gửi trực tiếp, độc lập các bảng kê khai cho từng khách hàng AVINAA 40 Quản lý các khoản phải thu  Sau khi mua chịu, khách hàng có thể có những phản ứng theo chiều hướng khác Theo nhau: hoặc tích cực, hoặc tiêu cực. dõi  Những phản ứng cụ thể này là cơ sở quan những trọng cho việc lựa chọn cách thức thanh phản toán sao cho nhanh nhất trong thời hạn cho ứng phép song vẫn giữ được quan hệ tốt với của khách hàng. khách  Người có trách nhiệm quản lí khoản phải hàng thu cần theo dõi sát những phản ứng cụ thể của khách hàng sau khi được mua chịu; AVINAA 41 Quản lý các khoản phải thu  Tài khoản phải thu ở khách hàng có thể được ghi bằng tay hoặc bằng máy. Kiểm  Về nguyên tắc: soát  Các bản ghi chép theo dõi từng độc khoản phải thu cần được lưu giữ độc lập lập với nhau từng  Bí mật với những người có liên quan. tài khoản  Cùng với việc kiểm soát thường xuyên, phải cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi thu tiết khoản phải thu khách hàng còn cần được kiểm tra định kì để có biện pháp xử lí kịp thời. AVINAA 42 14
Quản lý các khoản phải thu  Kế toán cần ghi sổ ngay lập tức khi Ghi phát sinh các khoản phải thu mới hoặc sổ chi phí và tiền thu từ các khoản phải và thu cụ thể đang tồn tại. kiểm  Việc ghi sổ tức thời nhằm: soát  Cung cấp những thông tin mới nhất kịp thời cho hoạt động của đơn vị cũng như những quan hệ của đơn vị với khách hàng biến  Tạo cơ sở cho việc đối chiếu với các động tài khoản khác, đặc biệt là các tài khoản về tiền mặt đã được cập nhật AVINAA 43 Quản lý các khoản phải thu  Kế toán cần tổng hợp – cân đối tuần kì hoặc định kì kết quả thanh toán kèm Báo theo phân tích cụ thể về thời hạn thu nợ và chi tiết các khoản nợ quá hạn cáo theo tháng. đủ  Đây là những thông tin quan trọng góp và phần tăng: đúng  Hiệu lực quản trị nội bộ thời  Hiệu quả hoạt động của đơn vị qua hạn tiêu thụ hàng hóa,  Có các giải pháp hữu hiệu để thu nợ quá hạn, tránh khả năng tạo ra những tổn thất tài chính; AVINAA 44 Quản lý các khoản phải thu  Các bảng kê phản ánh tình hình và Lập và kết quả thanh toán cần lập riêng gửi và gửi trực tiếp cho từng khách trực hàng. tiếp,  Cần tránh tiết lộ thông tin và khả độc lập các năng gian lận qua sửa chữa của bảng người thứ ba. kê khai  Các bảng kê này là những phương cho từng tiện quan trọng để thông báo kết khách quả và cả tình trạng chậm trễ nếu hàng có trong thanh toán. AVINAA 45 15
Bước 3: Xử lý các khoản phải thu Chính sách về các khoản phải thu CÓ CÓ MỨC QUAN HỆ BÁN CHỊU TỐT VỚI PHÙ HỢP KHÁCH HÀNG AVINAA 46 Bước 3: Xử lý các khoản phải thu THU TIỀN XỬ LÝ CÁC NHẬN HÀNG TRẢ LẠI KHOẢN PHẢI XÓA SỔ CÁC KHOẢN THU PHẢI THU KHÓ ĐÒI AVINAA 47 Xử lý các khoản phải thu  Xóa sổ các khoản phải thu khi DN đã thu được tiền từ người mua.  Quá trình thu tiền bán hàng thường gắn với kiểm soát các khoản giảm THU trừ như: TIỀN  Chiết khấu,  Điều chỉnh giảm giá… dựa trên cơ sở các qui định có liên quan; AVINAA 48 16
Xử lý các khoản phải thu  Việc xóa sổ các khoản phải thu có thể được tiến hành khi khách hàng trả lại hàng mua.  Quá trình này ngược với quá trình bán gồm: NHẬN  Đối chiếu với điều kiện đặt ra trong HÀNG hợp đồng. TRẢ  Chấp nhận trả lại qua kiểm tra hàng hoá theo điều kiện trên. LẠI  Đối chiếu với các khoản nợ của khách hàng.  Tất cả các bước trên đều cần có tài liệu minh chứng đầy đủ làm căn cứ cho việc lập biên bản thanh lí hợp đồng; AVINAA 49 Xử lý các khoản phải thu  Trong một số trường hợp không còn khả năng thu được tiền hàng như: XÓA SỔ  Khách hàng bị phá sản, CÁC  Con nợ chạy trốn, KHOẢN  Mất tích hoặc đột tử v.v. PHẢI  Việc xóa sổ các khoản phải thu cần: THU  Xem xét thận trọng KHÓ ĐÒI  Chỉ người có đủ thẩm quyền mới được đưa ra quyết định cuối cùng. AVINAA 50 Xử lý các khoản phải thu  Để đảm bảo ổn định tài chính, đơn vị đã phải tiến hành một số công việc: XÓA  Lập dự phòng cho các khoản phải SỔ thu khó đòi CÁC  Theo dõi, phân loại và tìm giải pháp KHOẢN xử lí hiệu quả nhất đối với các khoản PHẢI phải thu. THU  Các khoản phải thu khó đòi đã được KHÓ xóa cũng vẫn cần được kiểm soát và ĐÒI theo dõi riêng để xác định khả năng thu hồi từng khoản nợ cụ thể. AVINAA 51 17
Kiểm toán hoạt động 2 thanh toán các khoản phải trả Bước 3 Bước 2 Bước 1 XỬ QUẢN LÝ HÌNH LÝ CÁC THÀNH CÁC KHOẢN CÁC KHOẢN PHẢI KHOẢN PHẢI TRẢ PHẢI TRẢ TRẢ AVINAA 52 BƯỚC 1: HÌNH THÀNH CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ Tính Độ Tính Tính Độ tin đúng tin cậy đầy đủ phù cậy về đắn về giá cả của và tin hợp qui mô cậy của khoản và các giá trị điều tiếp của khoản nợ kiện nhận việc phải phát đánh mua được trả sinh hàng giá AVINAA 53 HÌNH THÀNH CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ  Tính phù hợp được xem xét trong quan hệ giữa khoản phải trả này với các khía cạnh có liên quan trong mục tiêu và tình hình Tính hoạt động của đơn vị. phù  Trong điều kiện bình thường, sự biến động hợp này có sự tương ứng mang tính hiển nhiên. của  Tuy nhiên có khi quan hệ này bị che dấu một phần hay toàn bộ làm cho tính hợp lí khoản cần được đánh giá trên cơ sở: phải  Thông tin thu thập được từ tìm hiểu hệ trả thống KSNB của đơn vị,  Giải trình của người có thẩm quyền,  Từ các thủ tục bổ sung khác; AVINAA 54 18
HÌNH THÀNH CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ  Độ tin cậy không đòi hỏi tới mức chính xác về khối lượng song cần chỉ ra mức Độ phù hợp với mục tiêu của hoạt động. tin  Sự tăng lên của hàng hóa hoặc tiền cậy mặt cũng cần đảm bảo tính hợp lí: về qui  Hoặc do nhu cầu tăng trong tương mô lai gần khoản  Hoặc do cần nắm bắt thời cơ vừa nợ xuất hiện… phát  Tất cả những vấn đề này cần có giải sinh trình của người ra quyết định trước khi đánh giá; AVINAA 55 HÌNH THÀNH CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ  Giá cả và các điều kiện mua hàng gồm: Tính  Giá mua trên bảng giá, giấy báo giá đúng  Chính sách chiết khấu đắn  Phương thức vận chuyển, bảo hành về giá cả  Thời hạn thanh toán và các điều kiện và các khác. điều  Các vấn đề này chứa đựng nhiều rủi ro kiện nên việc đánh giá cần được thực hiện mua thận trọng với việc tập trung trên tất hàng cả các mục tiêu kiểm toán cần quan tâm; AVINAA 56 HÌNH THÀNH CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ  Độ tin cậy này được đánh giá thông Độ qua: tin  Lượng hàng hóa cậy  Đặc tính, cơ cấu của  Chất lượng và các điều kiện khác. giá trị  Ngay khi nhận thấy đã có sự tương tiếp đồng giữa giá trị tiếp nhận được với nhận số tiền ghi trên khoản phải trả vẫn được cần có ý kiến của người ra quyết định cùng các thủ tục bổ sung khác; AVINAA 57 19
HÌNH THÀNH CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ  Trong quá trình kiểm soát, trước khi Tính được phê chuẩn, các khoản phải trả đều đầy phải được minh chứng bằng chứng từ. đủ  Đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, cần: và  Xem xét lại các trình tự cơ bản trong tin điều hành, cậy  Trình tự luân chuyển chứng từ của  Việc thực hiện những thủ tục trong việc đánh từng bước của trình tự đó theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của người giá thực hiện. AVINAA 58 BƯỚC 2: QUẢN LÝ CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ Tính toán Kiểm soát Thực Kiểm và đồng bộ hiện tra kết chuyển và đúng sổ đầy đủ liên hoàn thời sách các khoản chứng từ hạn kế chi tiêu, thanh thanh toán chiết toán toán khấu AVINAA 59 QUẢN LÝ CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ Kiểm  Hiệu lực của kiểm soát và hiệu quả soát của hoạt động thanh toán sẽ đạt ở đồng bộ mức cao khi mọi chứng từ thanh và toán được chuyển trực tiếp cho bộ liên phận thanh toán. hoàn  Sau khi đối chiếu và xử lí những chứng từ vấn đề phát sinh, các chứng từ này thanh cần được lưu lại để quản lí và toán chuẩn bị thanh toán khi đến hạn; AVINAA 60 20