Bài giảng môn học công tác kỹ sư - Chương 6

Chia sẻ: Nguyễn Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:15

Thêm vào BST

Báo xấu

129
lượt xem 41
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

SOẠN THẢO VĂN BẢN XÍ NGHIỆP I. II. III. ĐẶT VẤN ĐỀ. THƯ TỪ. THÔNG BÁO SỰ VỤ. 1. Đặt tính. 2. Các mục bắt buộc. 3. Cách hành văn. THÔNG BÁO THÔNG TIN. 1. Định nghĩa. 2. Một công cụ thông tin khách quan. THƯ THÔNG BÁO. 1. Định nghĩa. 2. Cùng một thông tin, có thể có nhiều đối tượng khác nhau. BẢN TỔNG HỢP. 1. Định nghĩa. 2.. Cách thức của soạn thảo. BẢN TƯỜNG TRÌNH (BIÊN BẢN). 1. Định nghĩa. 2. Mục tiêu. 3. Phương pháp. ...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng môn học công tác kỹ sư - Chương 6

CHÖÔNG VI SOAÏN THAÛO VAÊN BAÛN XÍ NGHIEÄP I. ÑAËT VAÁN ÑEÀ. II. THÖ TÖØ. III. THOÂNG BAÙO SÖÏ VUÏ. 1. Ñaët tính. 2. Caùc muïc baét buoäc. 3. Caùch haønh vaên. IV. THOÂNG BAÙO THOÂNG TIN. 1. Ñònh nghóa. 2. Moät coâng cuï thoâng tin khaùch quan. V. THÖ THOÂNG BAÙO. 1. Ñònh nghóa. 2. Cuøng moät thoâng tin, coù theå coù nhieàu ñoái töôïng khaùc nhau. VI. BAÛN TOÅNG HÔÏP. 1. Ñònh nghóa. 2.. Caùch thöùc cuûa soaïn thaûo. VII. BAÛN TÖÔØNG TRÌNH (BIEÂN BAÛN). 1. Ñònh nghóa. 2. Muïc tieâu. 3. Phöông phaùp. VIII. BAÙO CAÙO KYÕ THUAÄT. 1. Ñònh nghóa. 2. Thu thaäp caùc thoâng tin. 3. Choïn loïc thoâng tin cho baûn baùo caùo. 4. Soaïn thaûo moät baùo caùo. IX. BAÛNG CAÂU HOÛI THAÊM DOØ. 1. Xaùc ñònh thoâng tin caàn tìm hieåu. 2. Soaïn thaûo caùc caâu hoûi. * KEÁT LUAÄN. 57
CHÖÔNG VI SOAÏN THAÛO VAÊN BAÛN TRONG XÍ NGHIEÄP I. Ñaët vaán ñeà. Trong moät xí nghieäp, caùc caù nhaân coù theå hieåu ñöôïc caùch thöùc laøm vieäc thoâng qua caùc vaên baûn, bôûi thöïc chaát xí nghieäp ñöôïc xay döïng treân cô sôû heä thoáng caùc vaên baûn. Trong lónh vöïc quaûn lyù Trong lónh vöïc kyõ thuaät * Thö töø * Baøi baùo kyõ thuaät * Thoâng baùo söï vuï * Vaên baûn kinh teá kyõ thuaät * Thoâng baùo thoâng tin * Löu yù veà kyõ thuaät * Thö thoâng baùo * Taäp tin kyõ thuaät * Baûn toång hôïp * Baûng phaùt minh * Baûn töôøng trình (bieân baûn) * Caùc baûng nghieäm thu Caùc vaên baûn naøy phaûi thöïc söï mang laïi hieäu quaû (ñôn giaûn, deã hieåu). Neáu vaên baûn coù khaû naêng chuyeån taûi moät caùch chính xaùc caùc thoâng tin thì ñoù cuõng chính laø moät caùch giao tieáp giöõa caùc caù nhaân trong xí nghieäp. - Vaäy ta seõ choïn loaïi naøo? - Caàn nghieân cöùu ñaëc tính cuûa moãi vaên baûn. - Hieåu roõ vai troø taùc duïng cuûa vaên baûn. - Naém roõ qui caùch cuûa vaên baûn baèng caùc lyù luaän: + Taïi sao vieát? + Vieát theá naøo? + Vieát cho ai? - Höôùng noäi dung vaên baûn taäp trung vaøo nhu caàu cuûa ngöôøi nhaän: + Ngöôøi nhaän caàn bieát ñieàu gì? + Ngöôøi ñoïc vaên baûn coù theå hieåu vaên chöông ôû möùc ñoä naøo? - Toùm laïi: Ta muoán noùi vôùi ngöôøi ñoïc veà ñieàu gì. II. Thö töø. Noù dieãn taû moái quan heä cuûa ngöôøi naøy vôùi ngöôøi kia khoâng keå ñeán ñòa vò cuûa hoï trong moät toå chöùc hay moät ñôn vò. Noù nhaèm giaûi quyeát vaán ñeà döïa treân treân moät haønh ñoäng. 58
Boá cuïc cuûa kieåu thö töø nhö sau: Ngöôøi gôûi: Nôi: Veà vieäc: Ngöôøi nhaän: Ñòa chæ: Lôøi xöng hoâ vôùi ngöôøi nhaän (phaàn chaøo xaõ giao) 1. Ñieàu gì khieán toâi vieát laù thö naøy (nguyeân nhaân vieát thö) 2. Hieän taïi toâi caàn gì (noäi dung thö) 3. Trong töông lai toâi mong ñôïi gì ôû ngöôøi nhaän thö töø? (chôø söï traû lôøi, neâu caùc laäp luaän) Caâu chaøo xaõ giao khi keát thuùc thö (chaøo hay caùm ôn) Kyù teân III. Thoâng baùo söï vuï: (hoï phaûi laøm moät chuyeän gì ñoù) Noù truyeàn ñaït caùc thoâng tin maø ngöôøi nhaän caàn phaûi thöôøng xuyeân theo doõi vaø caäp nhaät. Gioïng ñieäu, caùch dieãn ñaït ñöôïc söû duïng coù khi vöôït quaù söï ñôn giaûn thoâng thöôøng cuûa moät thö töø. ÔÛ ñaây ngoân töø dieãn taû moïi traïng thaùi trong moái quan heä taâm lyù vaø kinh teá cuûa moät toå chöùc. Do vaäy thoâng caùo söï vuï coù theå taïo neân moät söï caêng thaúng hay xoa dòu, noù cuõng coù theå taïo ra söï hieåu laàm, söï ñoái khaùng, söï taùn ñoàng. Thöôøng thì ngoân töø cuûa thoâng baùo laøm cho ngöôøi ñoïc khoù chòu. 1. Ñaëc tính. Ñaây laø daïng vaên baûn ngaén goïn, ñöôïc nieâm yeát nhaèm thoâng baùo veà moät quyeát ñònh chính thöùc. Noù chuyeån taûi thoâng tin, lôøi caên daën, caùc yeâu caàu, meänh leänh, ngöôøi nhaän caàn tuaân thuû thöïc hieän. Ñaây laø daïng vaên baûn chính thöùc vaø phaûi do ngöôøi chòu traùch nhieäm soaïn thaûo kyù. Caùc muïc baét buoäc: - Ngaøy thoâng baùo 59
- Teân vaø chöùc vuï cuûa ngöôøi kyù - Teân ngöôøi nhaän - Chuû ñeà vaén taét cuûa vaên baûn - Thoâng tin caàn truyeàn ñaït 2. Caùch haønh vaên. a) Chính xaùc. Ñeà caäp ñeán taát caû nhöõng thoâng tin caàn thieát cuûa söï kieän: ngaøy, haïn kyø, nôi choán, vaên baûn laøm caên cöù, ngöôøi lieân quan. b) Roõ raøng. Söû duïng töø ngöõ deã hieåu, caâu ngaén goïn. c) Daãn daét söï vieäc. Giaûi thích lyù do ra vaên baûn vôùi ngöôøi nhaän. Do vaäy tröôùc tieân caàn trình baøy lyù do sau ñoù môùi ñöa ra meänh leänh, yeâu caàu. Ví duï: - Soaïn thaûo thoâng baùo cho bieát veà vieäc ngöng hoaït ñoäng nhaø aên cuûa xí nghieäp vì lyù do baõi coâng cuûa nhaân vieân cung öùng dòch vuï naøy. - Soaïn thaûo moät thoâng baùo yeâu caàu caùc thaønh vieân cuûa moät hieäp hoäi theå thao baét buoäc thay giaøy trong phoøng ñôïi tröôùc khi vaøo phoøng taäp, phoøng taäp thöôøng bò vaáy buøn. - Soaïn thaûo moät thoâng baùo caám huùt thuoác trong vaên phoøng. Theo kieåu ngoân ngöõ nhö sau: thoâng baùo khoâ khan, coù veû ñe doïa, coù ñöa ra lyù do, yeâu caàu ñôn giaûn … - Soaïn thaûo thoâng baùo veà vieäc giaûm tieàn hoa lôïi do keát quaû coâng vieäc cuoái naêm khoâng ñaït chæ tieâu. - Soaïn thaûo thoâng baùo veà moät soá leänh caám ñoàng thôøi lieät keâ roõ caùc leänh naøy trong thoâng baùo. - Soaïn thaûo thoâng baùo veà vieäc tröø laïi moät khoaûn tieàn ñeå ñoùng thueá trong kyø löông saép tôùi ñoàng thôøi ñeà nghò laïi nhieàu theå thöùc giaûi quyeát. 60
Coù theå theo maãu sau: Teân toå chöùc Ngaøy Boä phaän Ngöôøi chòu traùch nhieäm ra thoâng baùo Ngöôøi nhaän Veà vieäc Noäi dung thoâng tin Ngöôøi chò traùch nhieäm Kyù teân 61
IV. Thoâng baùo thoâng tin (duøng trong xí nghieäp). 1. Ñònh nghóa. Laø loaïi vaên baûn xí nghieäp duøng ñeå thoâng baùo veà nhöõng ñieåm chính cuûa moät thoâng tin maø ngöôøi nhaän caàn phaûi tieáp nhaän. - Cho caùc phoøng ban, boä phaän trong xí nghieäp. - Cho beân ngoaøi: nhöõng xí nghieäp khaùc, khaùch haøng, coå ñoâng, coâng chuùng … 2. Moät coâng cuï thoâng tin khaùch quan. Giaûi thích nhöng khoâng bieän luaän, khoâng tìm kieám söï thuyeát phuïc. Thoâng baùo veà moät quyeát ñònh nhöng khoâng bao giôø duøng ñeå ra leänh. Ví duï: - Thoâng baùo veà baûo hieåm xaõ hoäi. - Thoâng baùo veà thuû tuïc haønh chính cho caùc nhaân vieân. - Thoâng baùo cho nhöõng ngöôøi ñoàng sôû höõu. - Thoâng baùo cuûa ngaân haøng veà ngaân saùch xí nghieäp. V. Thö thoâng baùo. 1. Ñònh nnghóa. Laø loaïi vaên baûn thoâng tin göûi ñeán nhieàu ngöôøi maø nhöõng ngöôøi naøy coù theå coù lieân quan ñeán thoâng tin ñöôïc neâu. 2. Cuøng moät thoâng tin, ngöôøi nhaän coù theå khaùc nhau vì söï caàn thieát khaùc nhau. Ví duï: - Moät xí nghieäp seõ ñoùng cöûa hoaøn toaøn trong thaùng 8, hoï caàn. + Thoâng baùo tin naøy cho caùc khaùch haøng. + Thoâng baùo tin naøy cho nhaø cung öùng. - Moät cöûa haøng môùi môû: Ngöôøi chuû mouoán môøi cö daân trong khu vöïc quaù boä ñeán xem haøng hoaù. Oâng truyeàn ñaït thoâng tin naøy baèng caùch ra moät thoâng baùo. - Moät ñaïi lyù môøi khaùch haøng ñeán xem moät maãu maõ môùi. - Moät cöûa haøng ñoåi chuû: chuû nhaân môùi muoán tieáp xuùc vôùi khaùch haøng cuõ. VI. Baûn toång hôïp 1. Ñònh nghóa. Laø loaïi vaên baûn nhaèm laøm saùng toû, chính xaùc, toång hôïp caùc vaán ñeà ñöôïc thöïc hieän töø nhöõng thoâng tin nhaän ñöôïc trong caùc taøi lieäu khaùc nhau vaø thaäm chí coøn maâu thuaãn nhau. Vaên baûn naøy göûi cho ngöôøi coù thaåm quyeàn khi baän coâng vieäc. Ta coù theå coi baûn toång hôïp thoâng tin töø baùo chí (caét caùc phaàn coù lieân quan moät vaán ñeà) laø ví duï ñieån hình, ví duï: Taïp chí boùng ñaù. Baûn toång hôïp chæ moâ taû tình hình thöïc teá, khaùc vôùi baùo caùo noù khoâng trình baøy ñeà nghò moät haønh ñoäng naøo. Vaên baûn loaïi naøy phaûi tuyeät ñoái trung thaønh vôùi nguoàn thoâng tin, toân troïng moïi quan ñieåm. Noù loaïi boû moïi lôøi chæ trích hoaëc laäp tröôøng caù nhaân cuûa ngöôøi soaïn thaûo. 62
2. Caùc böôùc ñoái vôùi ngöôøi soaïn thaûo. a) Xem xeùt toång theå hoà sô. Moïi vaên baûn duøng xöû lyù cuøng moät vaán ñeà lieân quan phaûi coù lieân quan vôùi nhau. b) Laøm saùng toû caùc truïc thoâng tin lôùn. Saép xeáp caùc thoâng tin ñöôïc trích daãn töø nhöõng taøi lieäu tham khaûo döïa treân nhöõng ñieåm chung cuûa chuùng: - Ñeà caäp ñeán cuøng moät lónh vöïc. - Hoaëc xem laïi hoaëc nhoùm laïi caùc thoâng tin gioáng nhau. - Hoaëc coù cuøng kieåu trình baøy: nguyeân nhaân, giaûi phaùp, haäu quaû … c) Laøm saùng toû caùc thoâng tin troïng yeáu: Xem xeùt toaøn boä vaên baûn ñeå choïn ra caùc ñoaïn, töø, soá lieäu quan troïng (söû duïng buùt daï ñeå ñaùnh daáu ). d) Laøm roõ caùc söï kieän vaø caùc quan ñieåm. Laøm roõ ñaâu laø yeáu toá chuû quan cuûa thoâng tin do caùc quan ñieåm caù nhaân hay moät taäp theå naøo ñoù aùp ñaët vaø ñaâu laø nhöõng söï kieän mang tính khaùch quan. Ví duï: - Söï kieän: con soá ngöôøi nhaäp cö vaøo Phaùp ngaøy caøng nhieàu (khaùch quan) - Quan ñieåm: thaùi ñoä khaùc nhau cuûa caùc ñaûng phaùi chính trò tröôùc vaán ñeà naøy (Ñaûng thì ñoàng yù, Ñaûng phaûn ñoái). e) Soaïn thaûo cuoái cuøng. Xaùc ñònh daøn baøi cuoái cuøng sau khi ñaõ raø soaùt laïi raèng moãi thoâng tin ñöôïc choïn coù vò trí cuûa noù. VII. Baûn töôøng trình (bieân baûn). 1. Ñònh nghóa. Laø vaên baûn phaûn aùnh trung thöïc toaøn boä hay moät phaàn cuûa buoåi hoïp hay cuûa moät hoaït ñoäng. Noù coù taùc duïng : - Baûn töôøng trình cho pheùp hoï naém ñöôïc dieãn bieán cuûa cuoäc hoïp maø hoï khoâng tham döï. Do vaäy khi vieát bieân baûn, phaûi chuù yù ñeán caùch haønh vaên sao cho thaät roõ raøng, maïch laïc vì treân thöïc teá ngöôøi ñoïc khoâng coù maët trong tình huoáng ñoù. - Baûn töôøng trình cho pheùp nhôù laïi nhöõng dieãn tieán buoåi hoïp maø hoï coù tham döï, ñaëc bieät veà nhöõng gì ñöôïc yeâu caàu, quyeát ñònh. Baûn töôøng trình laø moät söï gôïi nhôù cho caù nhaân. - Baûn töôøng trình cho pheùp ñi ñeán thoaû thuaän veà nhöõng ñieàu ñaõ ñöôïc trình baøy hay thöïc hieän trong tröôøng hôïp coù tranh chaáp, baûn töôøng trình giöõ vai troø hoaø giaûi, noù chính laø taøi lieäu gôïi nhôù cho nhoùm hoaëc moät soá nhoùm. 2. Muïc tieâu. 63
Baûn töôøng trình nhaèm muïc ñích thoâng tin (cho ngöôøi vaéng hoaëc ghi nhôù), do ñoù noù phaûi hoaøn toaøn trung thöïc vaø khaùch quan trong vieäc truyeàn ñaït thoâng tin veà moät tình huoáng. Ngöôøi vieát phaûi tuyeät ñoái traùnh ñöa vaøo ñoù caùc ñaùnh giaù, nhaän xeùt, bình phaåm cuûa baûn thaân mình. - Vieäc choïn loïc caùc thoâng tin khoâng ñöôïc theo yù caù nhaân ngöôøi vieát maø phaûi: + Nhaèm vaøo lôïi ích cuûa ngöôøi ñoïc. + Toân troïng yù töôûng cuûa nhöõng yù kieán ñoùng goùp trong cuoäc hoïp. - Muoán nhö vaäy thì caàn phaûi + Giôùi thieäu moïi khía caïnh cuûa ñeà taøi, bao goàm luoân taàm quan troïng cuûa chuùng. Khoâng ñöôïc öu tieân nhöõng gì ngöôøi vieát thích. + Trình baøy caùc yù kieán vaø khoâng ñöa nhöõng caûm nhaän caù nhaân cuûa ngöôøi vieát vaøo. Ví duï: Traùnh vieát: “OÂâng X döôøng nhö khoâng ñoàng yù” Trong tröôøng hôïp naøy neân vieát: ” OÂng X ñaõ baøy toû söï khoâng baèng loøng”. + Trình baøy nhöõng ñieàu ñaõ noùi hay ñaõ laøm vaø khoâng phaûi laø nhöõng yù kieán caù nhaân cuûa ngöôøi vieát vì nhieäm vuï cuûa hoï trong cuoäc hoïp khoâng phaûi laø ñeå baûo veä quan ñieåm cuûa mình hay phaân bieät toát xaáu. Tuy nhieân neáu coù yeâu caàu thì ngöôøi vieát coù theå soaïn thaûo moät phuï luïc trong ñoù neâu roõ caûm töôûng, nhaän ñònh hay phaân tích caù nhaân mình (ví duï nhö trong buoåi hoïp coù xung ñoät, beá taéc, hieåu ngaàm, ñoái ñaàu cuûa caùc beø phaùi hay caùc caù nhaân lieân minh vôùi nhau vì moät ích lôïi naøo ñoù ..). Toùm laïi: moät baûn töôøng trình toát phaûi mang tính khaùch quan trong caùch haønh vaên ñoàng thôøi phaûi mang tính chính xaùc cao. 3. Phöông phaùp. a) Choïn löïa thoâng tin. Trong caùc buoåi hoïp laøm vieäc taïi xí nghieäp, caàn hieåu roõ chuùng ta khoâng gioáng nhö laø ñang ôû toaø aùn hay quoác hoäi do vaäy maø baûn töôøng trình cuûa caùc cuoäc tranh luaän ñöôïc löu laïi chæ nhaèm cung caáp thoâng tin veà nôi dieãn ra cuoäc hoïp vaø laø taøi lieäu coù giaù trò phaùp lyù ñeå caên cöù sau naøy. Noù moâ taû laïi toaøn boä caùc dieãn tieán chính cuûa cuoäc hoïp vôùi moät ñoä chính xaùc cao. Tuy nhieân do thôøi gian coù haïn neân baûn töôøng trình seõ khoâng phaûi laø baûn sao toaøn veïn cuûa moät söï kieän maø caàn coù söï choïn loïc. Söï choïn loïc thoâng tin naøy laø tuyø vaøo ngöôøi caàn ñoïc bieân baûn: Hoï laø ai? Hoï coù nhö caàu vaø mong ñôïi gì khi ñoïc baûn töôøng trình? Baûn töôøng trình seõ giuùp hoï ñieàu gì? (ñeå bieát nhöõng ñaëc tính cuûa thieát bò veà vò trí cuûa ngöôøi tham gia cuoäc tranh luaän hay veà nhöõng quyeát ñònh ñöôïc ñöa ra trong buoåi hoïp …). b) Saép xeáp thoâng tin. Coù hai kieåu saép xeáp: - Saép xeáp theo thöù töï thôøi gian: 64
Ngöôøi soan thaûo töôøng thuaät laïi caùc söï kieän theo thöù töï thôøi gian dieãn tieán. Caùch naøy raát hieäu quaû khi cuoäc hoïp dieãn ra theo trình töï ñaõ ñeà ra nhöng laïi khoâng phuø hôïp khi maø caùc thaønh vieân cuoäc hoïp baøn ñi baøn laïi cuøng moät vaán ñeà. - Saép xeáp theo chuû ñeà: Caùch naøy laøm cho vaên baûn roõ raøng nhaát, noù cho pheùp traùnh vieäc laäp laïi ñoái vôùi moãi vaán ñeà ñaõ ñöôïc trình baøy. Lieân quan ñeán: Caùc yù töôûng ñöôïc trình baøy Caùc yù kieán ñöôïc baûo veä Caùc quyeát ñònh ñöôïc thoâng qua Caùc ñieåm chöa thoáng nhaát ñöôïc caùch giaûi quyeát. c) Hình thaønh moät bieân baûn. • Noäi dung: Ba yeáu toá caàn thieát: + Nguyeân nhaân cuûa buoåi hoïp hay moät hoaït ñoäng nhaèm traû lôøi caùc caâu hoûi sau: Ai : Ngöôøi tham döï ÔÛ ñaâu : Nôi toå chöùc cuoäc hoïp Khi naøo : Ngaøy toå chöùc cuoäc hoïp Taïi sao : Chuû ñeà cuoäc hoïp + Nhöõng thoâng tin nhaän ñöôïc saép xeáp theo thôøi gian hay theo chuû ñeà. + Keát thuùc cuoäc hoïp hay moät hoaït ñoäng (moâ taû, giôø keát thuùc) d) Trình baøy thoâng tin. - Ghi teân ngöôøi tham gia phaùt bieåu cuøng vôùi phaàn toùm taét yù kieán cuûa hoï. - Coù theå soaïn thaûo daïng caâu ñaày ñuû hay ôû daïng lieät keâ caùc vaán ñeà. Ví duï: caùc vaán ñeà gaëp phaûi khi ñöa maùy X vaøo hoaït ñoäng. - Naêng suaát cao. - Löôïng pheá phaåm giaûm - Tieáng oàn lôùn vaø toán nhieàu nhieân lieäu . VIII. Baùo caùo. 1. Ñònh nghóa. Laø vaên baûn coù chöùc naêng ñeà nghò thöïc hieän moät haønh ñoäng naøo ñoù döïa treân vieäc nghieân cöùu moät vaán ñeà hay phaân tích moät tình huoáng. Ñoái vôùi baûn töôøng trình, ngöôøi soaïn thaûo ghi nhaän nhöõng söï vieäc, nhöõng vaán ñeà maø khoâng keøm theo caùc xaùc nhaän xeùt cuûa mình, trong khi ñoù ngöôøi vieát baùo caùo phaûi phaân tích caùc söï kieän töø ñoù ñöa ra ñeà nghò mang tính caù nhaân veà söï vieäc. Coøn ñoái vôùi ngöôøi tieáp nhaän baùo caùo, ñaây laø daïng vaên baûn giuùp cho hoï deã daøng ñöa ra moät quyeát ñònh. Ví duï: Khi nhaän ñöôïc yeâu caàu: “Coù nhieàu tai naïn treân daây chuyeàn saûn xuaát soá 3. Haõy ñeán ñoù xem xeùt vaø baùo caùo cho toâi bieát” Khi ñoù ngöôøi vieát baùo caùo phaûi phaân tích caùc nguyeân nhaân gaây tai naïn, saép xeáp chuùng theo thöù töï, roài ñeà nghò caùc giaûi phaùp cuï theå ñeå phoøng ngöøa vaø baûo ñaûm an toaøn. Hoaëc: 65
“Saûn phaåm cuûa chuùng ta tieâu thuï keùm trong sieâu thò Y nhöng laïi baùn chaïy trong caùc sieâu thò khaùc. Haõy ñieàu tra taïi choã vaø baùo caùo cho toâi bieát” Ngöôøi vieát baùo caùo phaûi phaân tích nhöõng nguyeân nhaân vì sao khoâng baùn ñöôïc saûn phaåm trong caùc gian haøng naøy vaø ñeà ra caùc bieän phaùp thích hôïp (nhö ñôït khuyeán maõi trong sieâu thò Y, saép xeáp caùc saûn phaåm treân caùc ngaên, keä, bieän phaùp veà maët giaù caû, toå chöùc quaûn lyù …). Nhö vaäy trong khi ngöôøi vieát caùc baûn töôøng trình chæ döøng laïi ôû vieäc ghi nhaän caùc söï kieän thì ngöôøi vieát baùo caùo phaûi phaân tích söï kieän vaø ñöa ra caùc ñeà nghò cuûa rieâng hoï. 2. Thu thaäp caùc thoâng tin. Ñaây laø coâng vieäc taäp hôïp caùc thoâng tin lieân quan ñeán tình huoáng vaø töø ñoù ñeà ra caùc haønh ñoäng giaûi quyeát. Ta seõ laøm theo 4 böôùc sau: a) Kinh nghieäm vaø khaû naêng cuûa ngöôøi vieát baùo caùo Ngöôøi vieát baùo caùo ñöôïc choïn trong soá caùc chuyeân gia lieân quan ñeán ñeà taøi cuûa baùo caùo. Do vaäy tröôùc tieân trong tay ngöôøi naøy ñaõ coù “Taøi lieäu noäi boä”. b) Quan saùt thöïc teá Tham quan coâng tröôøng, thöû caùc thieát bò, quan saùt söï hoaït ñoäng cuûa phaân xöôûng, quan saùt caùch cö xöû cuûa coâng nhaân hay cuûa ngöôøi tieâu thuï. c) Ghi nhaän caùc thoâng tin Nhaän ñöôïc töø caùc cuoäc phoûng vaán hay töø baûng caâu hoûi thaêm doø. d) Phaân tích caùc taøi lieäu. Nghieân cöùu caùc taøi lieäu löu tröõ, saùch, baùo, caåm nang nieân giaùm, phim aûnh. Ngöôøi laøm baùo caùo söû duïng cuøng luùc nhieàu nguoàn thoâng tin nhö ñaõ keå treân. 3. Choïn loïc caùc yeáu toá caàn giöõ laïi. Baùo caùo vieân phaûi saép xeáp caùc khoái thoâng tin nhaän ñöôïc ñeå chæ giöõ laïi nhöõng yeáu toá coù yù nghóa, ñaày ñuû cho caùc tröôøng hôïp caàn xöû lyù. Muïc ñích laø ñöa ra caùc yù kieán vaø giaûi phaùp döïa treân caùc söï kieän chöù khoâng phaûi choïn löïa caùc söï kieän töø nhöõng yù kieán caù nhaân ñaõ ñöôïc neâu ra töø tröôùc. Moät ngöôøi vieát baùo caùo gioûi phaûi trung laäp, phoùng khoaùng vaø côi môû. Ñoù laø moät chuyeân vieân chöù khoâng phaûi kieåu ngöôøi beø phaùi. Nhö vaäy hoï môùi tieáp thuï moïi nguoàn thoâng tin. 66
Caùc yù kieán cuûa anh ta coù ñöôïc ñi töø söï phaân tích caùc söï kieän theo sô ñoà Söï kieän YÙ kieán Baèng chöùng Khoâng neân theo sô ñoà Söï kieän Nghieân cöùu vaø löïa choïn YÙ kieán coù tröôùc Baèng chöùng (Cung caáp thoâng tin) 4. Soaïn thaûo moät baùo caùo. a) Nhaäp ñeà. - Bao goàm: Ngaøy baùo caùo Teân baùo caùo vieân - Tieâu ñeà : Nôi hoaëc teân ngöôøi nhaän Chuû ñeà cuûa baùo caùo - Sô löôïc baûn baùo caùo - Daãn nhaäp: nhaéc laïi boái caûnh ñöa ñeán vieäc soaïn thaûo vaên baûn. Trong soá caùc chöùc naêng truyeàn ñaït, baùo caùo vieân phaûi thöïc hieän chöùc naêng tham khaûo. Ñoù chaúng qua laø phaàn thoáng keâ vaø moâ taû coâng vieäc. b) Nhaän xeùt, tranh luaän vaø trình baøy moät nhaän ñònh: Ngöôøi vieát baùo caùo vöøa moâ taû söï vieäc vöøa trình baøy söï phaân tích chuû quan nhaèm ñöa ra yù kieán vaø baûo veä noù baèng caùc laäp luaän ñi töø nhöõng 67
thoâng tin ñaõ thu thaäp ñöôïc. Sau khi ñaõ ñoïc xong phaàn naøy, ngöôøi ñoïc phaûi nhaän ra ñöôïc lyù do veà tình huoáng ñöôïc phaân tích. c) Trình baøy caùc raøng buoäc cuûa vaán ñeà. Tröôùc khi ñöa ra caùc giaûi phaùp ñeà nghò caàn caân nhaéc laïi moät soá raøng buoäc. Ñaây chính laø caùc maët haïn cheá cuûa giaûi phaùp vì noù seõ laøm cho moät soá ñeà nghò trôû thaønh voâ ích hoaëc khoâng khaû thi. Coù theå trình baøy caùc haïn cheá theo thöù töï sau: kinh teá, kyõ thuaät, xaõ hoäi, taâm lyù, caáu truùc, ñaïo ñöùc … d) Töø nhöõng giaûi phaùp coù theå ñöôïc ñöa ñeán ñeà nghò haønh ñoäng: Hieám khi moät vaán ñeà chæ coù moät giaûi phaùp duy nhaát nhöng bao giôø cuõng chæ coù moät giaûi phaùp toát nhaát phuø hôïp vôùi muïc tieâu vaø nhöõng khoù khaên phaûi ñöông ñaàu. Do vaäy ngöôøi vieát baùo caùo caàn kieán nghò moät soá giaûi phaùp döï kieán döïa treân caùc phaân tích vaø söû duïng caùc tieâu chuaån ñaùnh giaù nhö giaù caû, coâng ngheä, thôøi gian thöïc hieän, con ngöôøi, toå chöùc … Chính töø nhöõng tieâu chuaån naøy, ngöôøi vieát baùo caùo seõ trình baøy nhöõng thuaän lôïi, khoù khaên cuûa moãi giaûi phaùp. Phaàn soaïn thaûo naøy ñoøi hoûi möùc ñoä laäp luaän cao. Ngöôøi vieát baùo baùo phaûi ñaàu tö suy nghó vaø ñeà nghò tröïc tieáp vôùi ngöôøi nhaän baùo caùo. Do vaäy ngöôøi vieát baùo caùo caàn söû duïng chöùc naêng dieãn ñaït vaø lieân heä. Sau khi ñöa ra caùc phaân tích, ngöôøi vieát baùo caùo trình baøy keát luaän döôùi daïng caùc giaûi phaùp ñeà nghò mang tính khaû thi. Vaø ñeå laäp luaän coù ñoä tin caäy cao, baùo caùo phaûi ñöôïc keøm theo keá hoaïch thöïc hieän goàm caùc hình thöùc thöïc hieän vaø keá hoaïch thöïc hieän theo thôøi gian. Moïi chi tieát naøy ñeàu laø cô sôû ñeå sau naøy baøn baïc vôùi ngöôøi tieáp nhaän baùo caùo. e) Söû duïng caùc taøi lieäu phuï luïc Söû duïng phuï luïc laø nhaèm cuûng coá laäp luaän cuûa baùo caùo vaø minh chöùng cho nhöõng phaân tích cuûa ngöôøi baùo caùo , neáu ñöôïc ñöa tröïc tieáp vaøo baùo caùo seõ laøm baûn baùo caùo trôû neân daøi doøng. Do vaäy nhöõng laäp luaän, thoâng tin naøy seõ ñöôïc ñöa vaøo phaàn phuï luïc döôùi daïng hình aûnh, baûn veõ, sô ñoà … Vì noù laø caùc thöïc nghieäm, baèng chöùng, cung caáp caùc yù kieán, laäp luaän veà tính kinh teá, thöông maïi … Caùc phuï luïc naøy caàn ñöôïc giôùi thieäu trong phaàn muïc luïc vaø keøm theo sau baùo caùo. IX. Baûng caâu hoûi thaêm doø. Ñöôïc phaân phaùt cho caùc thaønh vieân cuûa moät toå chöùc. Nhaèm thu thaäp caùc thoâng tin veà: - Moät tình huoáng khaùch quan cuûa hoï. - Quan ñieåm cuûa hoï ñoái vôùi moät tình huoáng hay moät vaán ñeà. - Sôû thích cuûa hoï. - Söï löïa choïn cuûa hoï. - Caùc mong ñôïi cuûa hoï. 1. Xaùc ñònh thoâng tin caàn tìm hieåu. a) Choïn ñeà taøi cho baûng thaêm do b) Laäp nhoùm treân baûng thaêm doø. 68
Caùc vaán ñeà mang tính saùng taïo ñaõ ñöôïc ñeà nghò trong caùc buoåi laøm vieäc seõ ñöôïc thu thaäp ñeå trôû thaønh caâu hoûi. Nhöõng vaán ñeà naøy seõ ñöôïc taäp hôïp laïi thaønh töøng nhoùm treân baûng thaêm doø. c) Phaân tích löïa choïn. Caùc ñeà nghò ñöôïc taäp hôïp laïi thaønh nhoùm theo nhöõng tieâu chuaån öu tieân trong vieäc ñaùp öùng caùc muïc tieâu maø cuoäc thaêm doø ñeà ra. Sau ñoù phaân tích vaø löïa choïn. d) Xaùc ñònh caùc muïc coù trong baûng caâu hoûi. 2. Soaïn thaûo baûng caâu hoûi. a) Daïng caâu hoûi chính. - Caâu hoûi ñoùng: Ngöôøi traû lôøi choïn moät trong ba kieåu traû lôøi: Coù Khoâng Khoâng yù kieán Vaø ñaùnh daáu vaøo oâ töông öùng - Daïng caâu hoûi traéc ngjhieäm Ngöôøi ñöôïc hoûi seõ choïn moät trong caùc caâu traû lôøi ñaõ ñöôïc ñeà nghò tröôùc cho töøng caâu hoûi. Ví duï: Möùc ñoä phaùt trieån coâng nghieäp ngaøy nay ñaõ goùp phaàn ñöa ñaát nöôùc ta vaøo haøng nguõ caùc cöôøng quoác treân theá giôùi? Ngöôøi ñöôïc thaêm doø yù kieán phaûi choïn moät trong caùc löïa choïn sau: Nhieàu Khaù Ít Khoâng Khoâng yù kieán. - Daïng caâu hoûi môû Laø loaïi caâu hoûi toân troïng toái ña quyeàn töï do cuûa ngöôøi ñöôïc hoûi. Nhöõng caâu hoûi daïng naøy töôûng deã maø hoaù ra laïi khoù traû lôøi, ñaëc bieät laø trong tröôøng hôïp khai thaùc thoâng tin.Gaàn nhö ña soá caùc baûng caâu hoûi thaêm doø ñeàu döïa treân daïng caâu hoûi ñoùng vaø daïng caâu hoûi traéc nghieäm. b) Thaønh laäp caùc caâu hoûi Ñaây laø moät vaán ñeà khoù vì töø “nhöõng ñieàu gì ta muoán noùi” ta phaûi bieát caùch “trình baøy nhöõng ñieàu ñoù nhö theá naøo” vaø “noù seõ bao goàm nhöõng gì”. Do vaäy trong quaù trình soaïn thaûo phaûi tuaân thuû 4 quy taéc lôùn nhö sau: • Dieãn ñaït moät caùch roõ raøng (traùnh gaây hieåu laàm). • Khoâng gôïi yù caâu traû lôøi vaø traùnh ñöa nhöõng caâu hoûi mô hoà. • Khoâng laøm toån thöông ngöôøi ñöôïc hoûi. • Hình dung tröôùc caâu traû lôøi (ñoái vôùi daïng caâu hoûi traéc nghieäm). 69
KEÁT LUAÄN Nhöõng loaïi vaên baûn khaùc nhau maø chuùng ta vöøa nghieân cöùu treân ñaây nhaèm muïc ñích chuyeån taûi hay thu thaäp caùc thoâng tin. Ñaây laø caùc daïng vaên baûn mang tính thöïc teá. Chính caùch haønh vaên chuyeân nghieäp ñaõ taïo neân caùc ñaëc tröng rieâng cuûa chuùng.Ngoaøi tính vaên chöông hay hoa myõ trong caùch haønh vaên, taùc giaû caàn coi troïng söï chính xaùc vaø trong saùng cuûa vaên baûn. Ñoâi khi ñeå ñaït ñöôc tính hieäu quaû cuûa vaên baûn, chuùng ta phaûi chaáp nhaän caùch haønh vaên ñôn giaûn, bình thöôøng. Tuy nhieân ñieàu ñoù khoâng coù nghóa laø caám ngöôøi soaïn thaûo vieát theo loái haønh vaên rieâng cuûa mình trong khuoân khoå caùc qui dònh veà theå loaïi haønh vaên, veà ngoân ngöõ chung vôùi ngoân ngöõ cuûa ngöôøi vieát vaø ñoïc giaû. 70
Taøi Lieäu Tham Khaûo 1. Vaên hoùa giao tieáp (taøi lieäu dòch) R. Martin – Universiteù Henri Poincareù, Nancy 1 Institut Universitaire de Technologie. 2. Ngheä thuaät ñaøm phaùn. Ñoã Mai Anh – nhaø xuaát baûn Thoáng Keâ 1997 3. Ngheä thuaät noùi tröôùc ñaùm ñoâng Phan Quang Ñònh & Nguyeãn Vaên Phuïc –bieân dòch theo Alfred Tack – Nhaø xuaát baûn Treû 1997. 4. Ngoân ngöõ cuûa cöû chæ - yù nghóa cuûa cöû chæ trong giao tieáp Nguyeãn Höõu Thanh bieân dòch theo Allan Pease – Nhaø xuaát baûn Ñaø Naüng 1995. 5. Truyeàn thoâng – kyõ naêng vaø phöông tieän Nguyeãn Thaønh Toáng – Nhaø xuaát baûn Treû 1996. 6. Qui taéc giao tieáp xaõ hoäi – giao tieáp baèng ngoân ngöõ GS. Nguyeãn Xuaân Leâ – Nhaø xuaát baûn Treû 1997. 7. Giao tieáp sö phaïm PGS.TS. Ngoâ Coâng Hoaøn. PGS. TS. Hoaøng Anh – Nhaø xuaát baûn Giaùo Duïc 1998. 8. Thuaät noùi chuyeän haøng ngaøy Hoaøng Xuaân Vieät – Nhaø xuaát baûn toång hôïp Ñoàng Thaùp 1996. 9. Ngheä thuaät öùng xöû vaø söï thaønh coâng ôû moãi ngöôøi Nguyeãn Ngoïc Nam – Nguyeãn Coâng Khanh – Nguyeãn Hoàng Ngoïc – Nhaø xuaát baûn Thanh Nieân 1998. 10. Ngheä thuaät ñaøm phaùn thöông löôïng trong kinh doanh vaø cuoäc soáng Ñaïi Hoàng Lónh – Nhaø xuaát baûn Ñaø Naüng 1998 11. 201 caâu traû lôøi hay nhaát trong phoûng vaán tuyeån duïng Phaïm Nguyeãn – Nhaø xuaát baûn Ñoàng Nai 1998. 12. Kyõ naêng vaø ngheä thuaät thuyeát trình Leâ Quang Huy – Nhaø xuaát baûn Treõ 1987. 13. Cung caùch öùng xöû dòch giaû : Nguyeân Toá Elena Jankowi vaø Sandra Bernstein – Nhaø xuaát baûn Thoáng Keâ 1997. 14. ÖÙng xöû trong giao tieáp xin vieäc vaøo coâng sôû Thu Thuyû – Nhaø xuaát baûn Thoâng tin Haø Noäi 2003. 15. Ngheä thuaät thuyeát phuïc Hoaøng Xuaân Vieät – Nhaø xuaát baûn Caø Mau 2004. 71