Bài giảng Nghiệp vụ lễ tân: Chương 7 - ThS. Trần Đình Thắng

Chia sẻ: Trần Thị Ta | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:30

Thêm vào BST

Báo xấu

92
lượt xem 17
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 7 giúp người học hiểu về "Kiểm toán đêm". Nội dung trình bày cụ thể gồm có: Công việc kiểm toán đêm, Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm, Công việc kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn, Báo cáo hoạt động của bộ phận Lễ tân.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Nghiệp vụ lễ tân: Chương 7 - ThS. Trần Đình Thắng

NGHIỆP VỤ LỄ TÂN ThS. Trần Đình Thắng
CHƯƠNG 7 KIỂM TOÁN ĐÊM
NỘI DUNG CHƯƠNG 7.1 Công việc kiểm toán đêm 7.2 Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm 7.3 Công việc kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn 7.4 Báo cáo hoạt động của bộ phận Lễ tân
7.1. Công việc kiểm toán đêm Kiểm toán đêm là quá trình rà soát việc kiểm tra, đối chiếu các tài khoản của khách với các giao dịch của các bộ phận cung cấp dịch vụ. Nhờ đó các hoạt động tài chính liên quan tới tài khoản của khách được theo dõi, cập nhật và cân đối một cách chính xác nhất. Công việc này đóng một vai trò rất quan trọng đối với việc tổng hợp thanh toán và thanh toán cho khách.
7.1. Công việc kiểm toán đêm Theo truyền thống, việc kiểm toán đêm thường được thực hiện vào ca đêm, vì đó là khoảng thời gian có ít giao dịch nhất và do vậy ít bị phân tán nhất. Nhân viên kiểm toán đêm có thể là nhân viên thu ngân của bộ phận lễ tân (thông thường) hoặc là nhân viên kế toán của khách sạn. Có thể nói ngắn gọn, kiểm toán đêm là việc kiểm tra lại tòan bộ công tác kế toán vào ban đêm.
7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm 1. Kiểm tra lại việc theo dõi, cập nhật, tổng hợp các chi phí của khách mà nhân viên thu ngân đã làm trong ca ngày, kể cả các chi phí về tiền phòng, thuế và phục vụ phí (nếu có); 2. Cập nhật các chi phí của khách mà các ca trước chưa kịp làm; 3. Đồng bộ các chi phí và các khoản thanh toán của khách; Thực chất, đây là việc kiểm tra, đối chiếu sự trùng khớp giữa các chi phí đã được nhập với các chứng từ có liên quan.
7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm 4. Phát hiện và điều chỉnh các lỗi trong tính toán; 5. Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách dự kiến check-out vào ngày hôm sau; 6. Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách; Hạn mức tín dụng có thể là giới hạn thanh toán của thẻ tín dụng hay hạn mức thanh toán (giới hạn nợ cho phép ) đối với tài khoản của khách. Nếu thấy vượt quá các giới hạn này, nhân viên kiểm toán đêm phải chuẩn bị hồ sơ tạm thanh toán cho khách, đồng thời lập ngay một báo cáo số dư nợ cao để chuyển cho Giám đốc bộ phận lễ tân.
7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm 7. Lập và phát hành các báo cáo cần thiết:  Báo cáo kiểm toán cuối ngày  Báo cáo doanh thu trong ngày  Báo cáo tài chính trong ngày  Báo cáo thống kê tình hình khai thác phòng trong ngày.  Báo cáo công nợ: tồn nợ, số dư nợ cao, nợ khó đòi,.v.v… 8. Thực hiện đóng tài khoản trong ngày.
7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn  Ca đêm có trách nhiệm mở file của từng phòng, kiểm tra lại booking, hình thức thanh toán, các thông tin cần hoàn thiện trên máy để chắc chắn không có nhầm lẫn nào.  Hàng ngày ca đêm có trách nhiệm kiểm tra lại các hoá đơn của từng phòng xem có trùng khớp với số tiền đã nhập (post) trên máy hay không.
7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn 1. Kiểm tra tình trạng phòng.  Kiểm tra phòng check-out (Departure Expected) trong ngày  Kiểm tra phòng check-in (Arrival Expected) trong ngày (nhằm xác định tình trạng no-show hoặc để hủy đặt phòng nếu khách không check-in)  Xác định phòng no-show, sleep hoặc skip. 2. Kiểm tra giá phòng, thuế và các phục vụ phí.  Kiểm tra lại tất cả các phòng đã có giá( rate). Lưu ý: Khi nhận đặt phòng (make reservation), các phòng miễn phí phải được đặt là HU(House use) hoặc Com( complementary) và không để giá. Nếu không, sau khi chạy cắt ngày, máy sẽ tính tiền phòng cho khách.  Sau khi kiểm tra xong , thực hiện thao tác tính tiền phòng theo giá đã đặt trên máy.
7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn 3. Thực hiện lện đóng tài khoản trong ngày (Do cut off)  Máy sẽ thực hiện đóng tài khoản trong ngày (cắt ngày) sau khi ta dùng lệnh “Do cut off”, đợi khoảng 10 giây, máy sẽ hoàn thành lện này và khi đó ngày trên máy sẽ chuyển sang ngày hôm sau. Nếu ta không làm lệnh này thì máy vẫn giữ nguyên ngày và các giao dịch phát sinh của khách sẽ vẫn được ghi vào ngày hôm trước.  Lệnh này sẽ được thực hiện vào lúc 24 h00. Nếu công việc chưa thể cho phép thì có thể tiến hành muộn hơn một chút.
7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn 4. In các báo cáo (Reports)  Sau khi đóng ngày, lễ tân ca đêm cần thực hiện lệnh in các báo cáo cần thiết như: danh sách khách lưu trú trong ngày, báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ, dự kiến check-in, check-out của ngày hôm sau,…  Tuỳ theo yêu cầu của cấp trên có thể in thêm các report khác.
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân 7.4.1 Đánh giá kết quả hoạt động của bộ phận lễ tân  Báo cáo hằng ngày  Là bảng tóm tắt tình hình kinh doanh  Có những hình thức riêng tùy thuộc quy mô và yêu cầu của từng khách sạn  Do người có trách nhiệm tổng hợp hằng ngày  Bản thống kê các hàng hóa dịch vụ trong ngày  Thông báo tình hình doanh thu của bộ phận và đề ra giải pháp
6.6 TỔNG KẾT BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân 7.4.2 Phân tích các số liệu thống kê kinh doanh  Đối chiếu, so sánh các số liệu hiện tại với các số liệu kỳ trước.  Thống kê và đưa ra tỷ lệ phòng có khả năng đáp ứng trung bình trong một thời kỳ nhất định: Số lượng phòng có khả năng đáp ứng = Tổng số phòng x Tỷ lệ % phòng có khả năng đáp ứng  So sánh công suất phòng hiện tại với công suất phòng dự báo hoặc so sánh với công suất phòng kỳ trước để đưa ra đánh giá
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Các chỉ tiêu đánh giá:  Tỷ lệ phần trăm công suất phòng sử dụng  Tỷ lệ phần trăm công suất phòng có nhiều người ở  Số lượng khách trung bình mỗi phòng  Giá phòng bình quân trong ngày  Giá phòng bình quân mỗi khách  Doanh thu phòng
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Tỷ lệ phần trăm công suất phòng sử dụng  Là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh phòng của bộ phận lễ tân  So sánh kết quả đã thực hiện được với khả năng đáp ứng phòng của khách sạn  Tính cho một ngày, một tuần, một tháng, một quý, một năm.
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Công thức tính cho một ngày Số lượng phòng bán trong ngày x 100 Tỷ lệ % công suất phòng = Số lượng phòng có thể bán trong ngày
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Công thức tính cho một tuần Số lượng phòng bán trong tuần x 100 Tỷ lệ % công suất phòng = Số lượng phòng có thể bán trong tuần
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Công thức tính cho một tháng Số lượng phòng bán trong tháng x 100 Tỷ lệ % công suất phòng = Số lượng phòng có thể bán trong tháng