Bài giảng Quản trị doanh nghiệp: Chương 4 - ThS. Trần Quang Cảnh

Chương 4:<br /> <br /> I. QUẢN TRỊ MUA HÀNG<br /> <br /> QUẢN TRỊ MUA HÀNG<br /> & QUẢN TRỊ TỒN<br /> KHO<br /> <br /> 1<br /> <br /> 1. Khái niệm<br /> Mua hàng là quá trình tổ chức các<br /> nguồn hàng khác nhau để đưa vào<br /> doanh nghiệp nhằm phục vụ cho<br /> bán ra hoặc nhu cầu của sản xuất,<br /> dịch vụ.<br /> <br /> 2<br /> <br /> 2. Vai trò của hoạt động mua hàng ?<br /> - Đáp ứng nhu cầu của khách hàng;<br /> - Đáp ứng yêu cầu của bán hàng của<br /> doanh nghiệp thương mại;<br /> - Tạo điều kiện dự trữ hàng hóa hợp lý,<br /> thực hiện kinh doanh có hiệu quả;<br /> - Góp phần nâng cao sức cạnh tranh,<br /> tăng lợi nhuận cho DN;<br /> 3<br /> <br /> - Đối với sản xuất: Qua mua hàng,<br /> <br /> doanh nghiệp thương mại đã tiêu thụ<br /> hàng sản xuất, giúp sản xuất thực<br /> hiện được mục tiêu, thu hồi được vốn<br /> để tiếp tục quá trình tái sản xuất mở<br /> rộng;<br /> - Tạo điều kiện cân đối cung cầu, ổn<br /> định giá cả, góp phần cải tạo và quản<br /> lý thị trường.<br /> 4<br /> <br /> 4. Nhiệm vụ, yêu cầu của nhân viên<br /> mua hàng<br /> <br /> 3. Yêu cầu của hoạt động mua hàng ?<br /> <br /> -Yêu cầu về số lượng: Mua hàng với số<br /> <br /> lượng đủ, không ứ đọng, không thiếu hàng<br /> -Về chất lượng, cơ cấu hàng hóa: chất lượng<br /> tốt, phù hợp với yêu cầu bán ra, cơ cấu phải<br /> phong phú đáp ứng được nhu cầu của khách<br /> hàng.<br /> - Giá mua: giá cả hợp lý để giảm chi phí mua<br /> hàng, góp phần tăng lợi nhuận cho DN<br /> -Thời gian mua: đúng thời gian theo kế<br /> hoạch dự trữ và kế hoạch bán hàng<br /> 5<br /> <br /> a. Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng ?<br /> - Chấp hành nghiêm chỉnh và thực hiện<br /> đúng các chế độ chính sách của nhà<br /> nước quy định trong công tác mua hàng.<br /> - Chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật lao<br /> động, nêu cao tinh thần chủ động sáng<br /> tạo, tự giác và tận tụy với nhiệm vụ<br /> được giao.<br /> 6<br /> <br /> - Đánh giá, phân loại phẩm cấp hàng hóa<br /> <br /> - Nắm vững nguồn hàng.<br /> - Nắm vững kế hoạch mua hàng.<br /> - Biết cách tác động tích cực, bám sát tiến<br /> <br /> 7<br /> <br /> độ thực hiện kế hoạch mua hàng.<br /> - Đôn đốc các đơn vị nguồn hàng thực<br /> hiện đúng hợp đồng.<br /> - Thực hiện tốt nghiệp vụ mua hàng (lên<br /> lịch mua hàng, làm thủ tục, ký hợp<br /> đồng, ứng tiền, lập chứng từ, bảng<br /> kê…)<br /> <br /> 8<br /> <br /> - Thực hiện đúng quy định về phòng gian<br /> <br /> bảo mật, quản lý tốt tiền hàng, tài sản<br /> trong phạm vi quản lý.<br /> - Chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật lao<br /> động, báo cáo tình hình mua hàng<br /> thường xuyên cho các nhà quản trị.<br /> - Không ngừng học tập nâng cao trình độ<br /> nghiệp vụ chuyên môn<br /> 9<br /> <br /> 10<br /> <br /> Về phẩm chất nhân cách:<br /> Trung thực, thật thà, liêm khiết, biết<br /> giữ chữ tín với mọi người xung<br /> quanh.<br /> Đặt lợi ích tập thể lên trên lợi ích cá<br /> nhân; không lạm dụng lòng tin của<br /> mọi người;<br /> Trong thanh toán phải rõ ràng, sòng<br /> phẳng, kịp thời, chính xác.<br /> 11<br /> <br /> chính xác.<br /> - Kiểm tra, giao nhận, vận chuyển, bảo<br /> quản hàng hóa chính xác, đúng quy<br /> trình.<br /> - Cân đong đo đếm, lập chứng từ, thanh<br /> toán tiền hàng phải trung thực, công<br /> bằng, chính xác.<br /> - Xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ sở<br /> sản xuất, chính quyền địa phương, nhà<br /> cung cấp, thủ kho của doanh nghiệp.<br /> <br /> b. Yêu cầu của nhân viên mua hàng<br /> Yêu cầu thể chất: Sức khỏe, dung mạo,<br /> dáng điệu trong công tác.<br /> Yêu cầu năng lực: Bao gồm khả năng về<br /> trí nhớ, phân tích công tác, tổng hợp tình<br /> hình, khả năng sắp xếp công việc.<br /> Về trình độ tay nghề: thành thạo nghiệp<br /> vụ mua hàng. Phải được đào tạo về nghiệp<br /> vụ kinh doanh thương mại và nghiệp vụ<br /> mua hàng. Hiểu biết về hàng hóa, nguồn<br /> mua…<br /> <br /> Phải kiên trì, nhẫn nại, tự chủ trong<br /> công việc;<br /> Tác phong và thái độ làm việc phải<br /> nhanh nhẹn, chuẩn mực, tháo vát, linh<br /> hoạt và nhạy bén.<br /> Say mê công việc và không ngừng<br /> học tập để nâng cao nhận thức cho<br /> bản thân và làm việc hiệu quả hơn.<br /> 12<br /> <br /> 13<br /> <br /> Thái độ trong giao tiếp:<br /> Phải niềm nở lịch thiệp, có tinh thần<br /> trách nhiệm cao trong công việc và<br /> với nhà cung cấp.<br /> Tự chủ, bình tĩnh và tỉnh táo trong<br /> mọi tình huống để giải quyết công<br /> việc một cách minh mẫn và chính<br /> xác<br /> Có chí tiến thủ, tích cực, năng động<br /> trong công tác<br /> <br /> 14<br /> <br /> Xây dựng được kế hoạch mua hàng<br /> hợp lý<br /> Tiến hành mua hàng<br /> Hạch toán nghiệp vụ mua hàng thông<br /> qua tập hợp chứng từ, lên bảng kê,<br /> thanh toán tiền tạm ứng<br /> Làm báo cáo mua hàng và rút kinh<br /> nghiệm sau khi mua<br /> 15<br /> <br /> 5. Nguồn hàng của doanh nghiệp<br /> a)Khái niệm về nguồn hàng của DNTM.<br /> Nguồn hàng của doanh nghiệp thương<br /> mại là toàn bộ khối lượng và cơ cấu<br /> hàng hóa thích hợp với nhu cầu của<br /> khách hàng đã và có khả năng mua<br /> được trong kỳ kế hoạch (thường là kế<br /> hoạch năm)<br /> 16<br /> <br /> Nguồn hàng địa phương quản lý:<br /> nguồn hàng do ủy ban nhân dân tỉnh,<br /> thành phố quản lý và ủy nhiệm cho<br /> các sở thương mại giao cho các doanh<br /> nghiệp thương mại đặt kế hoạch mua<br /> và phân phối.<br /> Nguồn hàng của các doanh nghiệp<br /> ngoài quốc doanh sản xuất.<br /> <br /> b) Phân loại nguồn hàng.<br /> Theo nơi sản xuất:<br /> Nguồn hàng trong nước: mua từ các<br /> nhà cung cấp trong nước:<br /> nguồn hàng do trung ương quản lý:<br /> các mặt hàng thiết yếu phục vụ nhu<br /> cầu sản xuất tiêu dùng trong nước.<br /> 17<br /> <br /> C) Nội dung công tác của nhân viên<br /> mua hàng.<br /> Nắm vững nhu cầu hàng hóa và dịch<br /> vụ của khách hàng<br /> Nghiên cứu khả năng cung ứng hàng<br /> hóa ở các nguồn hàng<br /> Bám sát cơ sở sản xuất và các nguồn<br /> hàng<br /> Biết cách ký kết hợp đồng mua bán<br /> hàng hóa<br /> <br /> 18<br /> <br /> Nguồn hàng nhập khẩu: nguồn hàng<br /> từ các doanh nghiệp nhập khẩu trực<br /> tiếp hay ủy thác nhập khẩu.<br /> Nguồn hàng tồn kho: nguồn hàng còn<br /> lại của các kỳ trước hiện còn trong<br /> kho<br /> <br /> 19<br /> <br /> 20<br /> <br /> Nguồn hành từ các doanh nghiệp<br /> thương mại: các doanh nghiệp mua<br /> hàng hóa về để kinh doanh hoặc làm<br /> đại lý bán hàng để hưởng hoa hồng.<br /> Nguồn hàng từ ngành thủy sản:<br /> Những hàng hóa mua từ các hợp tác xã,<br /> các xí nghiệp thủy sản, các hộ nông dân<br /> làm nghề nuôi tròng thủy sản…<br /> <br /> 21<br /> <br /> Nguồn hàng liên doanh liên kết:nguồn<br /> hàng do các đơn vị thương mại liên kết<br /> với các đơn vị sản xuất, hay các đơn vị<br /> thương mại khác nhau cung ứng.<br /> Nguồn hàng ngoài thị trường tự do:<br /> nguồn hàng mua ngoài thị trường tự do.<br /> <br /> 22<br /> <br /> Phân theo tính chất ổn định của hàng<br /> hóa:<br /> Nguồn hàng ổn định:nguồn hàng trong<br /> kế hoạch cung cấp với số lượng, giá cả<br /> tương đối ổn định.<br /> Nguồn hàng không ổn định:Nguồn<br /> hàng ngoài kế hoạch, số lượng, chất<br /> lượng, giá cả không ổn định.<br /> <br /> 23<br /> <br /> Phân theo tổ chức quản lý nguồn hàng<br /> Nguồn hàng được sản xuất từ ngành<br /> nông nghiệp:cung ứng nguyên liệu cho<br /> công nghiệp, cung ứng lương thực,<br /> thực phẩm cho nhân dân…<br /> Nguồn hàng từ các ngành công nghiệp:<br /> cung ứng hàng hóa cho tiêu dùng và<br /> cho các ngành công nghiệp, các cơ sở<br /> tiểu thủ công khác.<br /> Nguồn hàng tiểu thủ công nghiệp:<br /> giống nguồn hàng công nghiệp nhưng<br /> với quy mô nhỏ hơn.<br /> <br /> Phân theo phạm vi hoạt động của<br /> doanh nghiệp<br /> Nguồn hàng khai thác tại địa phương:<br /> nguồn hàng do sản xuất công, nông<br /> nghiệp tại địa phương của doanh<br /> nghiệp thương mại tạo ra.<br /> Nguồn hàng khai thác ngoài địa<br /> phương: nguồn hàng khai thác từ các<br /> cơ sở sản xuất, thương mại ở các tỉnh<br /> khác.<br /> 24<br /> <br /> Phân theo khối lượng hàng hóa mua<br /> được:<br /> Nguồn hàng chính: nguồn hàng chiếm<br /> tỷ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng<br /> hàng hóa mà doanh nghiệp thương mại<br /> mua được để cung ứng cho khách hàng<br /> trong kỳ<br /> Nguồn hàng phụ: nguồn hàng chiếm tỷ<br /> trong nhỏ trong khối lượng hàng mua<br /> được<br /> 25<br /> <br /> 27<br /> <br /> Nguồn hàng trôi nổi: nguồn hàng với<br /> số lượng ít, bán tự do trên thị trường.<br /> Phân theo mối quan hệ kinh doanh:<br /> Nguồn hàng tự sản xuất, gia công, chế<br /> biến.<br /> Nguồn hàng của đơn vị cấp trên.<br /> Nguồn hàng liên doanh, liên kết, nhập<br /> khẩu…<br /> 26<br /> <br /> b) Nội dung nghiên cứu nguồn hàng<br /> Tìm hiểu tình hình sản xuất, khả năng<br /> sản xuất, cung ứng của các đối tượng<br /> đã, đang và sẽ cung ứng hàng cho<br /> doanh nghiệp.<br /> Nghiên cứu về giá thành, giá bán buôn<br /> cho các doanh nghiệp thương mại.<br /> c) Phương thức nghiên cứu nguồn hàng<br /> Lấy mặt hàng làm đơn vị nghiên cứu<br /> Cần tìm hiểu về tình hình sản xuất;<br /> <br /> Khả năng sản xuất;<br /> Việc tiêu thụ từng sản phẩm đó trên thị<br /> trường;<br /> Đơn vị nào sản xuất ra mặt hàng đó.<br /> Lập phiếu theo dõi riêng cho từng mặt<br /> hàng cụ thể: nội dung phiếu theo dõi<br /> <br /> 29<br /> <br /> Lượng<br /> <br /> Giá trị<br /> <br /> Điều kiện sản xuất<br /> Công<br /> nhân<br /> <br /> Thiết bị<br /> <br /> Nguyên<br /> liệu<br /> <br /> Giá thành<br /> <br /> Nguồn hàng đã có quan hệ<br /> <br /> Số<br /> lượng<br /> <br /> Tên người<br /> cung cấp<br /> <br /> Giá trị<br /> <br /> Số lượng<br /> <br /> Giá<br /> trị<br /> <br /> Nguồn hàng chưa có quan hệ<br /> Tên người cung<br /> cấp<br /> <br /> Số<br /> lượng<br /> <br /> Giá trị<br /> <br /> 28<br /> <br /> Lấy cơ sở nguồn hàng làm đơn vị<br /> nghiên cứu<br /> Tìm hiểu các cơ sở cung cấp về mặt<br /> hàng sản xuất - kinh doanh, số lượng,<br /> chất lượng, giá thành, thiết bị sản xuất,<br /> trình độ kỹ thuật nhân viên sản xuất…<br /> Lập phiếu theo dõi<br /> Mặt<br /> hàng<br /> <br /> Yêu cầu tiêu thu<br /> <br /> 6. Các phương thức, hình thức mua hàng<br /> <br /> 6.1. Phương thức mua hàng<br /> 6.1.1. Mua theo đơn đặt hàng và hợp<br /> đồng<br /> Doanh nghiệp xác định các yêu cầu về<br /> hàng hóa: số lượng, chất lượng, quy<br /> cách, thời gian… gửi cho người bán.<br /> Nội dung: hai bên thỏa thuận, thống<br /> nhất các điều khoản, ký kết hợp đồng.<br /> <br /> Trình độ<br /> quản lý<br /> <br /> 30<br /> <br />