Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 8 - Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án

Chia sẻ: DOAN THE ANH | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:34

Thêm vào BST

Báo xấu

170
lượt xem 38
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài 8 "Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án" trong bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project trình bày về khái niệm và quy trình giám sát dự án, khái niệm Baseline, thiết lập Baseline, khái niệm Status Date, thiết lập Status Date, cập nhật trạng thái Task trên toolbar,...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 8 - Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án

Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
Lộ trình môn học  Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)  Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc  Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
BÀI 8 THEO DÕI DỮ LIỆU VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN
Nội dung chính  Khái niệm và quy trình giám sát dự án  Phương pháp giám sát Earned Value  Khái niệm Baseline  Bài toán ví dụ  Thiết lập Baseline  Tính BCWS, BCWP, ACWP trong MSP  Khái niệm Status Date  Tính SPI, CPI trong MSP  Thiết lập Status Date  Báo cáo Earn Value  Cập nhật trạng thái Task trên toolbar  Cập nhật trạng thái Task đúng tiến độ  Cập nhật task bằng Form  Cập nhật dữ liệu dự án bằng Table \ Tracking  Sử dụng Baseline  Tổng hợp các tính năng lọc  Kết hợp lọc+nhóm+đánh dấu  Lọc tự động và sắp xếp  Các cấp hiển thị
Giám sát và điều chỉnh dự án  Giám sát dự án là công tác thu thập, đo lường các dữ liệu dự án nhằm đánh giá tình trạng hoàn thành công việc, nhân công và chi phí tiêu hao.  Mục tiêu của giám sát dự án là tìm ra các sai lệch (variance) về năng suất, chất lượng, kết quả so với kế hoạch.  Các sai lệch sẽ là cơ sở để xác định các vấn đề cần giải quyết nhằm điều chỉnh cho dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra
Quy trình giám sát dự án
Giám sát dự án với MSP Baseline 1. Lập kế hoạch 2. Cân đối nguồn lực và chi phí 3. Thiết lập Baseline 4. Thiết lập Status Date 5. Cập nhật số liệu thực tế dự án  % Hoàn thành công việc  Ngày công thực tế  Thời gian bắt đầu kết thúc thực tế  % sản phẩm hoàn thành  Chi phí thực tế 1. Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch 2. Báo cáo tình hình dự án Status Date
Khái niệm Baseline  Baseline là một bản ghi (ảnh chụp) các công việc, phân công, nguồn lực, lịch trình của dự án tại một thời điểm  Dữ liệu trong Baseline sẽ được dùng để so sánh các biến động hiện tại của dự án so với kế hoạch tại thời điểm trước đây  Baseline là công cụ cơ sở để giám sát và đánh giá các thay đổi trong dự án so với một thời điểm trong quá khứ (thời điểm chốt baseline)  Người ta thường thực hiện chốt baseline kế hoạch dự án sau khi bản kế hoạch được trao đổi và thống nhất với các bên.
Thiết lập Baseline Thiết lập Baseline vào một trong 11 “ô” sẵn có của MSP “Chụp” / ghi dữ liệu toàn dự án hoặc chỉ ghi các công việc được chọn Xóa bỏ Baseline
Khái niệm Status Date  Status Date là ngày theo dõi trạng thái dự án  Được thiết lập để theo dõi tiến độ dự án, cho hệ thống biết thời điểm giám sát dự án là ngày nào  Các số liệu thực tế nhập vào sẽ được tính là số liệu đến ngày Status Date  Status Date ảnh hưởng đến các tính toán tự động của MSP và được đặt mặc định là ngày hiện tại Tab Project \ Status Date
Thiết lập Status Date 4 1 5 2 3 7 8 6 9
Cập nhật trạng thái công việc Cập nhật tình trạng hoàn Việc đúng lịch  Cập nhật bằng nút bấm trên Ribbon thành  Cập nhật bằng Form  Cập nhật trạng thái task đúng tiến độ theo Status Date Cập nhật việc Tạm hủy công việc có phát sinh % hoàn thành Ngày công thực tế Mọi việc đúng hạn Ngày công đến ngày 22/5 còn lại Cập nhật đúng hạn mọi Ngày bắt đầu/kết công việc đến một thời thúc thực tế điểm
Cập nhật dữ liệu thực tế dự án bằng Table \ Tracking % hoàn thành Ngày Chi phí công việc (tính công Thời gian bắt đầu thực tế theo giờ làm) thực tế thực tế Giờ công thực tế Ngày Thời gian KẾT % hoàn thành công việc công THÚC thực tế Còn lại tính theo sản phẩm
Sử dụng Baseline Kế hoạch ban đầu lưu  Baseline có thể sử dụng với trong Baseline Kế hoạch hiện tại Tracking Gantt để xem xét các sai lệch trực quan  Baseline cũng được sử dụng trong các Variance Table hoặc Form cập nhật cho biết nội dung kế hoạch chốt lần cuối  Các số liệu đã chốt trong Basline cũng được thể hiện trong các báo cáo và là cơ sở để tính sai lệch View \ Tables \ Variance
Các tính năng View hỗ trợ giám sát  Highlight Đánh dấu các công việc cần chú ý  Đánh dấu các công việc cần chú ý giải quyết trên bảng danh sách côngviệc  Filter Lọc  Lọc các công việc và nguồn lực, chỉ hiển công việc, thị các công việc, nguồn lực theo tiêu chí nguồn lực đã định  Group by  Hiển thị toàn bộ các công việc, nguồn lực nhưng nhóm theo các tiêu chí đã định Nhóm các công việc, nguồn lực giúp quản lý và giám sát dễ dàng
Các tiêu chí Lọc và Đánh dấu  Active Tasks  Lọc các công việc đang có hiệu lực thực hiện  Completed Tasks  Lọc các công việc đã hoàn thành  Critical  Các công việc trọng yếu trên đường Găng  Date Range…  Các công việc trong khoảng thời gian  Incompleted Tasks  Lọc các công việc chưa hoàn thành  Late tasks  Các công việc bị muộn  Milestones  Lọc riêng các điểm mốc của dự án  Task With Estimated Duration  Lọc công việc có thời gian ước lượng…  Using Resource  Lọc các công việc theo một nguồn lực
Tạo Lọc và Đánh dấu tùy biến Xóa lọc Xóa đánh dấu Tạo lọc Danh sách lọc Tạo đánh dấu Hiển thị lọc tự động Danh sách đánh dấu
Các tiêu chí Nhóm  Active v. Inactive  Nhóm riêng công việc hiện tại và việc tạm hủy  Auto Schedule v. Manually Scheduled  Nhóm riêng việc đặt lịch tự động / bằng tay  Complete and Incomplete Tasks  Nhóm riêng việc đã xong, chưa xong  Constraint Type  Nhóm riêng việc theo kiểu ràng buộc  Critical  Nhóm riêng việc trọng yếu và không trọng yếu (Găng, không găng)  Duration  Nhóm theo số ngày công  Duration and Priority  Nhóm theo số ngày công và mức ưu tiên  Milestones  Nhóm theo các điểm mốc dự án  Priority  Nhóm theo mức ưu tiên  Resource  Nhóm theo nguồn lực sử dụng
Bài tập kết hợp lọc + nhóm + đánh dấu TT Bài tập Đáp án 1 Hãy lọc ra các công việc chưa hoàn thành 2 Đánh dấu các công việc gần xong (> 70% complete) 3 Lọc các công việc sử dụng “Bàn xoay”, “Thợ nặn”, “Thợ vẽ” 4 Đánh dấu các công việc có chi phí > 3 triệu 5 Lọc các công việc bắt đầu trong tuần đầu tháng 5 6 Nhóm các công việc theo ngày thực hiện 7 Nhóm các công việc theo % hoàn thành & chi phí (cao > thấp)
Sắp xếp các công việc  by Start Date  Xếp theo ngày bắt đầu  by Finish Date  Xếp theo ngày kết thúc  by Priority  Xếp theo giá trị ưu tiên  by Cost  Xếp theo chi phí  by ID  Xếp theo mã