Bài giảng Soạn thảo văn bản của Đoàn Hội - Lê Việt Phương (2018)

01/06/2018<br /> <br /> Tài liệu và học cụ<br /> <br /> Company<br /> <br /> LOGO<br /> <br /> SOẠN THẢO VĂN BẢN<br /> CỦA ĐOÀN - HỘI<br /> <br /> Tài liệu:<br /> - Quyết định số 367 QĐ/TWĐTN ngày 29 tháng 10<br /> năm 2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn quy<br /> định về ban hành văn bản của Đoàn.<br /> - Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày<br /> 29/10/2013 của Ban Bí thư TW Đoàn Hướng dẫn<br /> Thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.<br /> <br /> Lê Việt Phương<br /> <br /> NỘI DUNG<br /> I. Khái quát chung về văn bản<br /> <br /> KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN<br /> Định nghĩa văn bản:<br /> <br /> II. Thể thức và kỹ thuật trình bày<br /> <br /> Văn bản là gì?<br /> III. Kỹ thuật soạn thảo các loại<br /> văn bản thông dụng<br /> <br /> 1<br /> <br /> 01/06/2018<br /> <br /> Tên loại văn bản của Đoàn<br /> 1. Điều lệ Đoàn<br /> 2. Nghị quyết<br /> 3. Quyết định<br /> 4. Chỉ thị<br /> 5. Kết luận<br /> 6. Quy chế<br /> 7. Quy định<br /> 8. Hướng dẫn<br /> 9. Thông báo<br /> 10. Báo cáo<br /> <br /> Thảo luận<br /> NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC SAU CÁC<br /> CẤP BỘ ĐOÀN CẦN BAN HÀNH VĂN BẢN<br /> CÓ TÊN GỌI LÀ GÌ?<br /> <br /> - Văn bản của Ban Thường vụ Đoàn Trường nhằm chỉ đạo,<br /> đôn đốc các Đoàn khoa thực hiện một công việc nào đó.<br /> - Văn bản của Đoàn Trường nhằm giới thiệu chức danh, chữ<br /> ký của Bí thư, Phó bí thư.<br /> - Tổng kết công tác trong một năm;<br /> - Sơ kết tình hình thực hiện nhiệm vụ trong sáu tháng;<br /> - Diễn biến cuộc họp bình xét thi đua cuối năm;<br /> - Việc bàn giao tài sản, tài liệu cho người khác khi cán bộ<br /> Văn phòng Đoàn chuyển công tác.<br /> <br /> 11. Kế hoạch<br /> 12. Chương trình<br /> 13. Đề án<br /> 14. Tờ trình<br /> 15. Công văn<br /> 16. Biên bản<br /> 17. Các loại giấy tờ hành<br /> chính như: Giấy giới thiệu,<br /> Giấy chứng nhận, (hoặc giấy<br /> xác nhận, thẻ chứng nhận),<br /> Giấy đi đường, Giấy nghỉ<br /> phép, Phiếu gửi.<br /> <br /> - Ghi chép diễn biến cuộc họp chi đoàn, đại hội Đoàn.<br /> - Tỉnh Đoàn quyết định tặng giấy khen cho đoàn viên.<br /> - Đoàn Trường ĐHNT đề nghị Đoàn Trường ĐHKH phối<br /> hợp thực hiện một hoạt động.<br /> - Đề nghị Đoàn cấp trên phê duyệt một dự án.<br /> - Văn bản của Đoàn Trường nhằm triển khai đến các Đoàn<br /> khoa, Chi đoàn về một hoạt động chuẩn bị được tiến hành.<br /> - Văn bản của Đoàn Trường nhằm gửi các Đoàn khoa, Chi<br /> đoàn để nhắc nhở việc đảm bảo tiến độ và nội dung công<br /> việc được giao.<br /> - Văn bản của Tỉnh Đoàn nhằm trả lời cơ quan khác về một<br /> vấn đề mà cơ quan đó quan tâm.<br /> - Văn bản của Đoàn Trường nhằm mời Đoàn cấp trên đến<br /> tham dự một sự kiện do Đoàn Trường tổ chức.<br /> <br /> THỂ THỨC TRÌNH BÀY<br /> VĂN BẢN CỦA ĐOÀN - HỘI<br /> 1. Phông chữ (font)<br /> <br /> Phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode<br /> theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001<br /> Bảng mã tiếng việt:<br /> Loại Font<br /> <br /> Ví dụ<br /> <br /> Bảng Mã<br /> <br /> ABC<br /> <br /> .Vnarial, .Vntime, .VnarialH, .VntimeH, …<br /> <br /> TCVN3<br /> <br /> VNI<br /> <br /> VNI-Times,VNI-Top, VNI-Book, …<br /> <br /> VNI / VNI-Win<br /> <br /> VNtimes new roman, VNumbrella, …<br /> <br /> Vietware_x<br /> <br /> SVNtimes new roman, SVNumbrella, …<br /> <br /> Vietware_f<br /> <br /> Times new roman, Arial, Tahoma, …<br /> <br /> Unicode / VN Unicode 1<br /> <br /> Vietware<br /> Unicode<br /> <br /> 2<br /> <br /> 01/06/2018<br /> <br /> 2. Khổ giấy, kiểu trình bày và lề<br /> <br /> Khổ giấy<br /> <br /> Văn bản<br /> được trình<br /> bày trên<br /> khổ giấy<br /> khổ A4<br /> (210x<br /> 297mm).<br /> <br /> Kiểu<br /> trình bày<br /> <br /> VB được<br /> trình bày<br /> bày theo<br /> chiều dài<br /> của trang<br /> giấy khổ<br /> A4<br /> <br /> Lề<br /> <br /> Lề mặt trước<br /> Lề trên: 20 mm<br /> Lề dưới: 20 mm<br /> Lề trái: 30 mm<br /> Lề phải: 20 mm<br /> <br /> Tiêu đề<br /> <br /> Cơ quan ban hành<br /> văn bản<br /> <br /> Địa danh,ngày,<br /> tháng<br /> <br /> Số, Ký hiệu<br /> <br /> Tên loại và<br /> Trích yếu nội dung của văn bản<br /> <br /> Cơ quan ban<br /> hành văn bản<br /> Số, Ký hiệu<br /> <br /> Trích yếu đặt<br /> dưới số của VB<br /> <br /> Nội dung<br /> <br /> Địa danh,ngày,<br /> tháng<br /> <br /> Kính gửi chỉ có<br /> ở Công văn<br /> <br /> Nội dung<br /> <br /> Nơi<br /> nhận<br /> Dấu,chữ kí<br /> của người<br /> có thẩm<br /> quyền<br /> <br /> Nơi<br /> nhận<br /> <br /> THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN<br /> Số, ký hiệu của văn bản<br /> - Số văn bản: là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho<br /> mỗi loại văn bản được ban hành trong một nhiệm kỳ<br /> của cấp bộ đoàn đó. Số văn bản viết bằng chữ số Ảrập; Số nhỏ hơn 10 thì ghi thêm số 0 đứng trước.<br /> BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG<br /> ***<br /> Số: 245-CV/TWĐTN-VP<br /> <br /> Tiêu đề<br /> <br /> Dấu,chữ kí<br /> của người<br /> có thẩm<br /> quyền<br /> <br /> Ký hiệu văn bản: gồm các nhóm chữ viết tắt của tên thể<br /> loại văn bản, tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành<br /> văn bản, tên đơn vị tham mưu văn bản.<br /> Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa; giữa số<br /> và ký hiệu có dấu nối ngang (-), giữa tên loại văn bản và<br /> tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/). giữa<br /> tên cơ quan ban hành văn bản và tên đơn vị chủ trì tham<br /> mưu văn bản có dấu nối ngang (-).<br /> <br /> ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH<br /> Hà Nội, ngày<br /> <br /> tháng<br /> <br /> năm 2013<br /> <br /> Số của văn bản<br /> <br /> 3<br /> <br /> 01/06/2018<br /> <br /> THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN<br /> <br /> THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN<br /> <br /> Địa danh ban hành văn bản<br /> Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của<br /> đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực<br /> thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc<br /> tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi tổ chức Đoàn, Hội đóng<br /> trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên<br /> theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử hoặc<br /> chỉ có một âm tiết thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị<br /> hành chính đó.<br /> Khánh Hòa, ngày tháng năm<br /> <br /> TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm<br /> <br /> Nha Trang, ngày tháng năm<br /> <br /> Quận 12, ngày<br /> <br /> tháng<br /> <br /> năm 2013<br /> <br /> THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN<br /> <br /> Ngày, tháng, năm ban hành văn bản<br /> <br /> Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy<br /> đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối<br /> với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi<br /> thêm số 0 ở trước.<br /> Chữ ngày, tháng, năm phải ghi đầy đủ, không dùng các<br /> dấu chấm (.), hoặc dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo<br /> (/).<br /> <br /> Nha Trang, ngày tháng năm<br /> <br /> So sánh ghi trích yếu VB<br /> <br /> Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản<br /> - Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ<br /> quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải<br /> ghi tên loại, trừ công văn.<br /> - Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn<br /> hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của<br /> văn bản.<br /> QUYẾT ĐỊNH<br /> Về việc điều động cán bộ<br /> <br /> Số: 72-CV/TWĐTN<br /> “V/v giới thiệu thanh niên<br /> tiêu biểu năm 2013”<br /> <br /> THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN<br /> <br /> THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN<br /> <br /> Phần Nội dung văn bản (Ô 11)<br /> Nội dung văn bản<br /> Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường<br /> (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14<br /> (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ);<br /> khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến<br /> 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn<br /> (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng<br /> hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn<br /> (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở<br /> lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).<br /> <br /> 4<br /> <br /> 01/06/2018<br /> <br /> THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN<br /> Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có<br /> thẩm quyền<br /> <br /> THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN<br /> Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có<br /> thẩm quyền<br /> + Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết<br /> tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc<br /> tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:<br /> <br /> THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN<br /> TM. BAN CHẤP HÀNH<br /> <br /> TM. BAN THƯỜNG VỤ<br /> TM. BAN CHẤP HÀNH CHI ĐOÀN<br /> <br /> Trường hợp cấp phó ký thay thì phải ghi chữ viết tắt<br /> “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví<br /> dụ:<br /> <br /> KT. BÍ THƯ<br /> PHÓ BÍ THƯ<br /> <br /> TM. CHI ĐOÀN<br /> (Nếu chi đoàn không bầu Ban chấp hành)<br /> <br /> PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO<br /> MỘT SỐ VĂN BẢN<br /> <br /> PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN<br /> 2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản<br /> <br /> 1. Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản<br /> - Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,<br /> pháp luật của Nhà nước<br /> - Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức<br /> năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động.<br /> - Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và<br /> công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp.<br /> - Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể<br /> thức theo quy định của Đoàn-Hội.<br /> <br /> a. Cách viết phần dẫn dắt vấn đề: Phần này phải nêu rõ lý<br /> do tại sao viết văn bản hay cơ sở nào để viết văn bản: có<br /> thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ<br /> mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.<br /> Ví dụ: "… để chuẩn bị cho tổng kết 10 năm hoạt động<br /> phong trào..., Ban Thường vụ Đoàn... hướng dẫn các<br /> Đoàn Khoa, Viện báo cáo tổng kết theo các nội dung<br /> sau…"<br /> <br /> 5<br /> <br />