Bài giảng Soạn thảo văn bản pháp luật: Chương 4 - ThS Nguyễn Hữu Lạc

PHẦN II<br /> CÔNG TÁC LƯU TRỮ<br /> <br /> 1<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> I. TÀI LIỆU LƯU TRỮ<br /> <br /> 2<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> 1. Một số Khái niệm về tài liệu lưu trữ<br /> - Tài liệu: là vật mang tin được hình thành<br /> trong quá trình hoạt động của cơ quan,tổ<br /> chức, cá nhân.<br /> - Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản<br /> sao chụp (trong trường hợp không còn<br /> bản gốc, bản chính) của những TL có giá<br /> trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối TL<br /> hình thành trong quá trình hoạt động của<br /> các CQ, TC và CN được bảo quản trong các<br /> KLT để khai thác phục vụ cho các mục<br /> đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học,<br /> lịch sử… của toàn XH.<br /> 3<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> - Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ<br /> được hình thành trong quá trình hoạt<br /> động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá<br /> nhân.<br /> - Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn<br /> bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam,<br /> không phụ thuộc vào thời gian hình<br /> thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã<br /> hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.<br /> Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao<br /> gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt<br /> Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.<br /> <br /> 5<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> - Lưu trữ cơ quan: là tổ chức thực hiện<br /> hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ<br /> của cơ quan, tổ chức.<br /> - Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt<br /> động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có<br /> giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp<br /> nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các<br /> nguồn khác.<br /> <br /> 4<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> - Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là<br /> toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành<br /> trong quá trình hoạt động của các tổ chức<br /> của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức<br /> tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của<br /> Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của<br /> tổ chức chính trị - xã hội.<br /> <br /> 6<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> - Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn<br /> bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong<br /> quá trình hoạt động của các cơ quan nhà<br /> nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề<br /> nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự<br /> nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân<br /> vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được<br /> hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất<br /> nước.<br /> Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm<br /> các phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá<br /> nhân quy định tại khoản này.<br /> 7<br /> <br /> 2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ<br /> Chứa đựng thông tin quá<br /> khứ có giá trị lịch sử và<br /> thực tiễn<br /> <br /> Đặc điểm<br /> <br /> Do Nhà nước thống nhất<br /> quản lý<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> 3. Các loại tài liệu lưu trữ<br /> <br /> Có tính chính xác cao<br /> <br /> 8<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> 4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ<br /> Kinh tế<br /> <br /> - Tài liệu nghe nhìn<br /> <br /> Chính trị<br /> <br /> - Tài liệu VH-NT<br /> - Tài liệu KH-KT<br /> <br /> Khoa học<br /> <br /> Ý Nghĩa<br /> <br /> - Tài liệu hành chính<br /> - Tài liệu CN, GĐ, DH (Đ5 Luật Lưu trữ)<br /> <br /> Văn hóa, giáo dục<br /> Phục vụ nhân dân<br /> Phục vụ quản lý<br /> <br /> 9<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> 10<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> 1.Khái niệm về công tác lưu trữ<br /> <br /> II. CÔNG TÁC LƯU TRỮ<br /> <br /> 11<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> Công<br /> Tác lưu<br /> trữ là:<br /> <br /> một lĩnh vực<br /> quản lý nhà nước<br /> <br /> Hoạt động<br /> nghiệp vụ<br /> <br /> 12<br /> <br /> nhằm thu thập, bảo quản<br /> an toàn và sử dụng có<br /> hiệu quả TLLT<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> 2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ<br /> <br /> - Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu<br /> trữ quốc gia Việt Nam.<br /> - Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất<br /> theo quy định của pháp luật.<br /> - Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được<br /> Nhà nước thống kê.<br /> <br /> 13<br /> <br /> Nội dung<br /> Nguyên<br /> tắc<br /> Quản<br /> lý<br /> Công<br /> tác 
<br /> lưu<br /> trữ<br /> <br /> Toàn bộ tài liệu của PLT QGVN<br /> được tập trung bảo quản trong hệ<br /> thống các phòng, KLT từ trung ương<br /> đến địa phươngdưới sự quản lý<br /> thống nhất của nhà nước.*<br /> <br /> Hệ thống tổ chức lưu trữ được<br /> tổ chức quản lý và chỉ đạo<br /> một cách thống nhất.<br /> Các khâu nghiệp vụ trong công tác<br /> lưu trữ phải được thực hiện thống<br /> nhất trong cả nước.<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> 3. Nội dung của công tác lưu trữ<br /> <br /> 14<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> * Nội dung về nghiệp vụ lưu trữ<br /> Thu thập TLLT<br /> <br /> Công tác lưu trữ<br /> <br /> Bảo quản TLLT<br /> Chỉnh lý TLLT<br /> <br /> Quản lý NN về CTLT<br /> <br /> 15<br /> <br /> Nội dung nghiệp vụ CTLT<br /> <br /> Xác định giá trị TL<br /> <br /> Thu thập bổ sung<br /> TLLT<br /> <br /> Thống kê TLLT<br /> <br /> Tổ chức sử dụng<br /> TLLT<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> 4. Tính chất của công tác lưu trữ<br /> <br /> 16<br /> <br /> 5. Hệ thống cơ quan lưu trữ<br /> Hệ thống cơ quan<br /> quản lý lưu trữ<br /> <br /> Tính chính trị<br /> <br /> Tính<br /> chất<br /> <br /> Tính chất cơ mật<br /> <br /> Tính chất khoa học<br /> <br /> 17<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> Hệ thống cơ quan<br /> lưu trữ<br /> <br /> Hệ thống bảo quản<br /> tài liệu<br /> 18<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> Mô hình quản lý nhà nước công tác VTLT<br /> <br /> Chính phủ<br /> <br /> Chính phủ<br /> <br /> Cục VT và lưu trữ<br /> NN thuộc Bộ nội vụ<br /> <br /> Bộ nội vụ<br /> <br /> Phòng VTLT thuộc<br /> VP Bộ, CQ ngang Bộ<br /> <br /> Cục VTLTNN<br /> <br /> Phòng VTLT<br /> thuộc Sở Nội vụ<br /> tỉnh, thành phố<br /> <br /> Phòng VTLT<br /> thuộc VP Bộ<br /> <br /> Phòng (Tổ) VTLT<br /> thuộc Phòng nội vụ<br /> huyện, thị xã, TP<br /> 19<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> III. THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ<br /> Người được giao giải quyết, theo dõi công<br /> việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ<br /> sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài<br /> liệu vào Lưu trữ cơ quan;<br /> Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách<br /> nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ<br /> chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ<br /> sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ<br /> quan.<br /> <br /> 21<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> * Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu<br /> trữ cơ quan<br /> - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ<br /> quan được quy định như sau:<br /> + Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc<br /> kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b<br /> khoản này;<br /> + Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình<br /> được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng<br /> cơ bản.<br /> <br /> 23<br /> <br /> Các trung tâm LT QG<br /> và các đơn vị sự<br /> nghiệp thuộc Cục<br /> VTLTNN<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> UBND cấp<br /> tỉnh<br /> <br /> Chi cục VT và lưu trữ<br /> thuộc sở nội vụ<br /> <br /> Kho lưu trữ chuyên<br /> dụng cấp tỉnh<br /> <br /> UBND cấp<br /> huyện<br /> <br /> Công chức chuyên<br /> trách VT-LT thuộc<br /> phòng nội vụ<br /> <br /> Kho lưu trữ chuyên<br /> dụng cấp huyện<br /> <br /> UBND cấp xã<br /> <br /> Công chức văn<br /> phòng – thống kê<br /> kiêm nhiệm<br /> 20<br /> <br /> CC,VC làm công tác<br /> VT-LT của cơ quan,<br /> đơn vị thuộc huyện<br /> Kho bảo quản tài<br /> liệu lưu trữ cấp xã<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> * Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan<br /> - Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng<br /> dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.<br /> - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,<br /> thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu<br /> lưu trữ.<br /> - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản<br /> vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào<br /> Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị<br /> theo quyết định của người đứng đầu cơ quan,<br /> tổ chức.<br /> <br /> 22<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> - Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại<br /> hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu theo quy định<br /> để phục vụ công việc thì phải được người đứng<br /> đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh<br /> mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ<br /> quan.<br /> Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá<br /> nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp<br /> lưu.<br /> <br /> 24<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> * Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào<br /> Lưu trữ cơ quan<br /> - Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách<br /> nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết<br /> thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và<br /> giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.<br /> - Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ<br /> sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài<br /> liệu.<br /> - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản<br /> giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản;<br /> đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản,<br /> Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.<br /> <br /> 25<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> * Quản lý tài liệu lưu trữ của xã,<br /> phường, thị trấn<br /> - Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động<br /> của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ<br /> chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của<br /> xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ<br /> tại Văn phòng UBND xã, phường, thị trấn.<br /> <br /> 26<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> * Thời hạn bảo quản tài liệu<br /> <br /> - Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban<br /> nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ<br /> hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài<br /> liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ<br /> sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của<br /> pháp luật về lưu trữ.<br /> <br /> 27<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> - Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý<br /> nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời<br /> gian.<br /> Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu<br /> về đường lối, chủ trương, chính sách, cương<br /> lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình<br /> mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và<br /> các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có<br /> thẩm quyền.<br /> <br /> 28<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> IV. THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH<br /> SỬ<br /> -- Tài<br /> trị có<br /> cầnthời<br /> loạihạn<br /> ra để<br /> hủyliệu<br /> là<br /> Tài liệu<br /> liệu hết<br /> bảogiá<br /> quản<br /> là tài<br /> tài<br /> liệuxác<br /> có định<br /> thôngthời<br /> tin hạn<br /> trùng<br /> lặpquản<br /> hoặcdưới<br /> đã hết<br /> được<br /> bảo<br /> 70<br /> thời<br /> hạn bảo quản theo quy định và không<br /> năm.<br /> còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn,<br /> nghiên cứu khoa học, lịch sử.<br /> <br /> Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và<br /> cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản<br /> vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào<br /> Lưu trữ lịch sử.<br /> <br /> 29<br /> <br /> 30<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br /> Phan 2 - Chuong 4 Cong tac luu tru 2.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017<br /> <br />