Bài giảng Tin học đại cương: Phần 2 - Trường ĐH Tây Nguyên

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:85

Thêm vào BST

Báo xấu

21
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Tin học đại cương cung cấp cho người học những kiến thức như: Kiến thức nền tảng; Soạn thảo văn bản với Microsoft Word; Xử lý và phân tích bảng tính với Microsoft Excel; Xây dựng bài thuyết trình với Microsoft PowerPoint. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 dưới đây.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tin học đại cương: Phần 2 - Trường ĐH Tây Nguyên

CHƯƠNG 3. MICROSOFT EXCEL Nội dung chương này bao gồm: Giới thiệu bảng tính Microsoft Excel, quy trình lập một bảng tính và một số thao tác cơ bản trong bảng tính như: định dạng dữ liệu, sử dụng hàm tính toán, trang trí,… . phân tích dữ liệu với Pivot Table, biểu đồ và vẽ biểu đồ, sắp xếp dữ liệu. trích lọc dữ liệu, định dạng và in ấn. 3.1. Tổng quan về Microsoft Excel Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự; tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng. Khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:  Tính toán đại số, phân tích dữ liệu  Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách  Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau  Vẽ đồ thị và các sơ đồ  Tự động hóa các công việc bằng các Macro Excel hiện nay đã phát triển 09 phiên bản kể từ năm 1993 (3.0, 95, 97, 2000, XP, 2003, 2007, 2016, 2013). Bài giảng này sử dụng phiên bản Excel 2016 trên Hệ điều hành Windows 7 để mô tả và thực hiện các phép tính. 3.1.1. Các thao tác cơ bản với Microsoft Excel a. Khởi động Microsoft Excel 2016 Có 2 cách để khởi động ứng dụng Excel:  Cách 1: Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Excel 2016  Cách 2: Nhấp đúp chuột vào biểu tượng của chương trình Excel trên màn hình Desktop. Hình 3. 1:Biểu tượng khởi động của Excel 2016 b. Giao diện Excel 2016 71
Mở Microsoft Excel 2016, chúng ta sẽ thấy 5 thông tin và sự lựa chọn hiển thị tại màn hình khởi động (Xem hình): 1. Các file đã mở gần đây nhất, dưới cùng nếu click chọn Open Orther Document, bạn sẽ mở được các file Excel từ trong máy tính hoặc từ điện toán đám mây với tài khoản One Driver của chủ sở hữu. 2. Ảnh đại diện và thông tin về chủ sở hữu. 3. Các mẫu Template do nhà sản xuất cung cấp miễn phí. 4. Tìm kiếm hoặc lựa chọn các kiểu mẫu Template miễn phí. 5. Lựa chọn Blank Worbook văn bản mới chưa có định dạng. Nếu không chọn các Template do nhà cung cấp, bạn click sử dụng lựa chọn này. Hình 3. 2: Giao diện khởi động Excel 2016 72
Giao diện Blank Workbook Hình 3. 3: Giao diện Blank Workbook c. Tạo một bảng tính mới Sau khi mở Microsoft Excel 2016, có 3 cách tạo bảng tính mới  Cách 1: Vào File\New\Blank Workbook\Create  Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N  Cách 3: Nhấp vào biểu tượng New trên thanh truy cập nhanh. Lưu ý: bảng tính mới có tên là Book_ (Trong đó, _ là số thứ tự của văn bản được mở). Ví dụ: Book1 Hình 3. 4: Tên mặc định bảng tính mới d. Lưu bảng tính vào ổ đĩa Sau khi tạo bảng tính mới, chúng ta có 3 cách lưu bảng tính:  Cách 1: Vào File\Save  Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S  Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng Save trên thanh truy cập nhanh. Lúc này, có 2 trường hợp xảy ra:  Trường hợp 1: Lưu lần đầu tiên  Trường hợp 2: Lưu lần thứ 2 trở đi thì Excel sẽ lưu lại sự thay đổi của tệp Đối với trường hợp 1, một hộp thoại Save As xuất hiện, ta làm các bước sau:  Bước 1: Chọn nơi lưu trữ  Bước 2: Gõ tên tài liệu 73
 Bước 3: Nhấn Save để lưu Hình 3. 5: Các bước lưu tệp mới Phân biệt Save và Save As: Giống: Đối với lần lưu đầu tiên, Save và Save đều lưu một tập tin mới vào ổ đĩa Khác: Đối với lần lưu thứ 2 trở đi Save: Lưu thay đổi lên tệp cũ Save As: Lưu thành 1 tệp mới với tên khác (Các bước như Hình 3.4), tệp cũ được giữ nguyên. e. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa Từ giao diện Excel 2016, có 3 cách để mở tài liệu có sẵn trong ở đĩa:  Cách 1: Vào File\Open  Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + O  Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh truy cập nhanh. Hộp thoại Open xuất hiện, làm theo các bước sau:  Bước 1: Chọn nơi chứa tệp  Bước 2: Chọn tệp cần mở  Bước 3: Nhấn Open để mở tệp 74
Hình 3. 6: Các bước mở tệp có sẵn Hoặc có thể nhấp đúp chuột trực tiếp lên tệp đã có sẵn trên ổ đĩa. f. Thoát khỏi Microsoft Excel Từ giao diện Excel 2016, có 3 cách để tắt ứng dụng này:  Cách 1: Vào File\Exit  Cách 2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Excel  Cách 3: Ấn tổ hợp phím Alt + F4. Lưu ý: Nếu chưa lưu tệp vào ổ đĩa thì một hộp thoại cảnh báo lưu trước khi thoát sẽ xuất hiện, chọn:  Save: Lưu tệp trước khi thoát  Don’t Save: Thoát và không lưu tệp  Cancel: Hủy lệnh thoát. 75
Hình 3. 7: Hộp thoại cảnh báo lưu trước khi thoát 3.1.2. Các thành phần của Microsoft Excel 2016 Nhìn chung, các thành phần chính của Excel 2016 tương đối giống với các phiên bản 2007 và 2013. Cấu trúc bảng tính Workbook: Trong Excel, một Workbook là một tập tin mà trên đó ta có thể làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) là lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi Workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy có thể tổ chức lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. Một workbook có thể chứa rất nhiều worksheet hay chartsheet tùy thuộc vào bộ nhớ của máy tính đang sử dụng. Worksheet: Còn gọi tắt là sheet (hoặc bảng tính), là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một Worksheet chứa nhiều ô (Cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook, Một worksheet bao gồm 214 (16,384) cột và 220 (1,048,576) hàng (Phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 hàng). Cell: Ứng với mỗi cột và hàng được gọi là một Cell hay còn gọi là một ô. Mỗi cell đều có tọa độ (địa chỉ) tương ứng là . VD: D5, H30,… Block Cell: Block cell hay địa chỉ khối được xác định bởi địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô cuối, giữa chúng có dấu 2 chấm (:). VD: A1:B6, B5:D8,… Chartsheet: Cũng là một sheet trong workbook, tuy nhiên nó chỉ chứa một đồ thị. Một chartsheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị. Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái bên dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác, ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tabs. 76
Hình 3. 8: Các thành phần của Workbook Excel 2016 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”. Màn hình làm việc của Excel 2016 Hình 3. 9: Màn hình làm việc của Excel 2016 Nút lệnh File chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin,… và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Ta có thể túy biến thanh các lệnh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Chọn More Commands để mở cửa sổ điều chỉnh thanh lệnh truy cập nhanh. 77
Hình 3. 10: Các lệnh trong nút lệnh File Hình 3. 11 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 78
Hình 3. 12: Hộp thoại tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh Thanh công cụ Ribbon: Excel 2016 thay đổi giao diện người dùng tử việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các tab Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, Views, Developer, Add-Ins. Mỗi tab Ribbon bao gồm nhiều Nút lệnh, nhiều nút lệnh có cùng chức năng được gom thành một Nhóm lệnh và sắp xếp hợp lý trên thanh công cụ. Nhấn chuột vào phía dưới bên phải mỗi Nhóm lệnh để thêm các nút lệnh có cùng chức năng. Hình 3. 13: Thanh công cụ Ribbon Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: Cut, Paste, Copy, Font, Alignment, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,… 79
Hình 3. 14: Tab Home Các nhóm lệnh chính: Clipboard: Chứa các nút lệnh Copy, Paste, Cut… Font: Chứa các nút, thanh sổ về font chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, màu chữ, vẽ khung viền… Alignment: Các nút lệnh căn chỉnh lề, vị trí trong ô, Gộp và tách ô… Number: Nhóm lệnh chỉnh định dạng kiểu số (phần trăm, tiền tệ, thêm bớt chữ số thập phân…) Editing: Nhóm lệnh chứa một số hàm đơn giản (Tổng, trung bình, min, max…), trích lọc và sắp xếp dữ liệu… Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: Bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,… Hình 3. 15: Tab Insert Các nhóm lệnh chính: Illustrations: Các lệnh chèn Picture (Hình), Clip Art, Shapes (Các khối), Screenshot (cắt chụp màn hình) Charts: Các lệnh chèn biểu đồ cột, đường, hình bánh, cột ngang… Text: Các lệnh chèn Text Box (Khối văn bản), WordArt,… Symbols: Các lệnh chèn Equation (Công thức), Symbol (Ký tự đặc biệt) Page Layout: Chứa các nút lệnh về hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Hình 3. 16: Tab Page Layout Các nhóm lệnh chính: Themes: Các lệnh cài đặt, chỉnh sửa nền, hiệu ứng cho bảng tính Page Setup: Nhóm lệnh định dạng vùng làm việc: Lề giấy, kiểu giấy, cỡ giấy, vùng in… Sheet Options: Nhóm lệnh hiện/ẩn đường lưới, tên dòng/cột… 80
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao tác đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… Review: Các nút lệnh kiểm tra lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. Hình 3. 17:Tab Review Các nhóm lệnh chính: Proofing: Kiểm tra lỗi chính tả Comments: Tạo các phản hồi trên bảng tính (Chỉ hiển thị trên file đọc, không hiển thị khi in) Changes: Các thiết lập về bảo vệ (tạo mật khẩu) cho Sheet, Workbook; chia sẽ Workbook… View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: Phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,… Hình 3. 18: Tab View Các nhóm lệnh chính: Workbook Views: Các lệnh về hiển thị bảng tính cho người sử dụng: Normal (bình thường), Page Layout (theo từng trang), Full Screen (toàn màn hình)… Show: Hiển/ẩn đường lưới, tiêu đề cột/dòng, thanh công thức. Zoom: Các lệnh thay đổi kích thước hiển thị Zoom (phóng to/nhỏ), 100% (đưa về kích cỡ chuẩn), Zoom to Selection (phóng to/nhỏ vùng chọn)… Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút File  Options  Chọn Customize Ribbon  Tích vào Developer 81
Hình 3. 19: Mở chức năng Developer. Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (Shortcut Menu) Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, khối ô, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ,…) trong bảng tính, chúng ta nhấp chuột phải lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà ta đã chọn. Hình 3. 20: Thực đơn ngữ cảnh 3.2. Các thao tác cơ bản với bảng tính 82
3.2.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản trong Excel Excel dựa vào ký tự đầu tiên được gõ vào để xác định kiểu dữ liệu a. Kiểu văn bản Ký tự đầu tiên:  Một ký tự chữ: A, B,…, Z, a, …  Ký tự canh lề: ‘ (Canh trái) Hoặc có bất kỳ ký tự chữ nào trong ô Các toán tử: Phép nối chuỗi &. Sự thể hiện:  Nếu chiều dài của chuỗi độ rộng của ô thì : nếu ô kế phải rỗng thì dữ liệu sẽ hiển thị đầy đủ, ngược lại dữ liệu sẽ bị che khuất.  Ngầm định dữ liệu kiểu chuỗi được canh trái. Hình 3. 21: Dữ liệu kiểu chuỗi trong Excel b. Kiểu số Ký tự đầu tiên:  Một ký tự số: 0, 1,…, 9  Các ký tự: + (dương), - (âm), ( (âm), . (chấm), $ (tiền tệ), % (tỷ lệ) Và không có bất kỳ ký tự chữ, ký tự đặc biệt nào trong ô Các toán tử: ^ (lũy thừa), + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), % (phần trăm) Sự thể hiện:  Nếu chiều dài > độ rộng của ô thì hiển thị ###### hoặc chuyển sang dạng số khoa học. Nếu điều chỉnh độ rộng của ô thì kết quả hiển thị bình thường.  Mặc định dữ liệu kiểu số được canh bên phải. 83
Hình 3. 22: Dữ liệu kiểu số trong Excel c. Kiểu thời gian Quy ước nhập: phải nhập theo định dạng quy định trong Control Panel. Sự thể hiện:  Nếu chiều dài > độ rộng của ô thì hiển thị ######  Mặc định dữ liệu kiểu ngày tháng được canh bên phải ô. Nếu nhập kiểu dữ liệu ngày tháng không đúng theo quy định thì dữ liệu được tự động chuyển sang dạng chuỗi. Hình 3. 23: Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel d. Kiểu công thức (Formula) Ký tự đầu tiên: = (bằng) hoặc + (cộng) Công thức có thể bao gồm: số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, phép toán, các hàm,… Hiển thị trong ô: Kết quả của công thức Các phép toán:  Phép nối chuỗi: &  Kiểu toán số học: + , -, *, /, ^, %.  Các phép so sánh: =, , =. Kết quả trả về: True hoặc False  Các hàm quy định sẵn trong Excel Thứ tự ưu tiên: trong ngoặc (), hàm, lũy thừa, nhân/chia, cộng/trừ, phép so sánh. 84
Hình 3. 24: Dữ liệu kiểu công thức trong Excel 3.2.2. Địa chỉ trong Excel a. Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô (cell) trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng: Ví dụ: A1, B5, Cách 20, D88,… Hình 3. 25: Địa chỉ ô B5 Một vùng (range) trong bảnh tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt địa chỉ của cả một cột hoặc một dòng được xác định là : và : Ví dụ: Vùng A1:B5, Cách 20:E90,… Cột A được xác định ngắn gọn là A:A Dòng 4 có địa chỉ xác định ngắn gọn là 4:4 Ở hình 3.24, ô hiện hành có địa chỉ là Bước 11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng được bao bọc bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên có địa chỉ là H2 và ô cuối cùng của vùng là H12. 85
Hình 3. 26: Địa chỉ ô và vùng b. Chọn vùng  Cách 1: Dùng chuột Dùng chuột di chuyển ô hiên hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó nhấn giữ chuột trái kéo xuống dưới đến vị trí ô cuối cùng của vùng cần chọn và thả chuột. Hình 3. 27: Sử dụng chuột để chọn vùng  Cách 2: Dùng phím Sau khi chọn ô đầu tiên của vùng, ta giữ phím Shift trong khi nhấn phím  và/hoặc  để đến ô cuối cùng của vùng và thả các phím. 86
Hình 3. 28: Sử dụng phím để chọn vùng Để chọn cả sheet hiện hành, ta nhấn hoặc nhấn vào nút bên cạnh tiêu đề cột A. Để chọn cả workbook (tất cả các sheet), ta nhấn chuột phải lên thanh Sheet Tab và chọn Select All Sheets. Hình 3. 29: Chọn cả sheet hiện hành c. Địa chỉ tương đối Khi sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác, các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta dời đi. Địa chỉ tương đối có dạng Ví dụ: Ô A2 có công thức : = D2 + E2 Khi chép sang ô A3, công thức sẽ là: = D3 + E3 Khi chép sang ô C2, công thức sẽ là: = E3 + F3 87
Hình 3. 30: Sao chép công thức với địa chỉ tương đối d. Địa chỉ tuyệt đối Các dòng và cột tham chiếu không thay khi ta di dời hay sao chép công thức. Địa chỉ tương đối có dạng $$. Ví dụ: $A$4, $C$3:$F$10,… Ô C2 có công thức: = $A$2 + $B$2. Khi sao chép sang ô C3, công thức sẽ là: = $A$2 + $B$2. Hình 3. 31: Ví dụ địa chỉ tuyệt đối e. Địa chỉ hỗn hợp Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. có dạng: $ hoặc $ Ví dụ: Ô Cách 3: = A$3; có nghĩa là cột A tương đối và hàng 5 tuyệt đối. Khi sao chép công thức sang ô C 4, ta được công thức: = A$3 Khi sao chép công thức sang ô D3, ta được công thức: = B$3 Hình 3. 32: Ví dụ địa chỉ hỗn hợp  Sử dụng Phím F4 để chuyển đổi giữa các dạng Địa chỉ. 88
3.2.3. Di chuyển con trỏ ô trong bảng tính Sử dụng chuột: Nhấp chuột vào ô cần chọn Sử dụng bàn phím:  ↑, ↓, Enter: Lên, xuống 1 hàng.  →, ←, Tab: Qua trái, phải 1 ô.  PageUp: Lên 1 trang màn hình.  PageDown: Xuống 1 trang màn hình  Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình  Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình  Ctrl + Home: Về ô A1 3.2.4. Nhập liệu a. Nhập dữ liệu Các ô trong bảnh tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh,… các đối tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính. Cách nhập liệu  Bước 1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu  Bước 2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng năm hay thời gian…  Bước 3: Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) hoặc nhấn chuột vào 1 ô khác để kết thúc. Lưu ý:  Nếu nhập các con số, ngày tháng vào ô mà Excel hiển thị ###### là do chiều rộng cột không đủ, ta cần tăng thêm chiều rộng cột.  Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập phân.  Nếu muốn xuống dòng trong 1 ô thì nhấn tổ hợp phím Alt + Enter Hình 3. 33 Nhập dữ liệu trong Excel Xuống dòng trong cùng 1 ô: Alt + Enter 89
Cách tạo chỉ số trên, chỉ số dưới: Nhập văn bản\chọn phần cần tạo chỉ số - Cách 1: Tab Home\ Nhóm Format\Format Cells - Cách 2: Tab Home\Alignment\Font… - Cách 3: Phím tắt Ctrl + 1 - Cách 4: Chuột phải\ Format Cells Superscript: Chỉ số trên Subscript: Chỉ số dưới Hình 3. 34: Tạo chỉ số trên b. Xóa dữ liệu  Bước 1: Chọn ô hoặc khối ô cần xóa dữ liệu  Bước 2: Ấn phím Delete trên bàn phím c. Chỉnh sửa dữ liệu Có 3 cách chỉnh sửa dữ liệu trong ô  Cách 1: Nhấp đúp vào ô cần chỉnh sửa  Cách 2: Chọn ô cần chỉnh sửa, nhấn phím F2  Cách 3: Chuyển đến ô cần chỉnh sửa, nhấp chuột vào thanh công thức fx. Sửa xong nhấn phím Enter hoặc Tab hoặc chọn 1 ô khác. 90