Bài giảng Tin học kế toán - ĐH Phạm Văn Đồng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG<br /> KHOA KINH TẾ<br /> <br /> BÀI GIẢNG<br /> TIN HỌC KẾ TOÁN<br /> (Dùng cho đào tạo tín chỉ)<br /> <br /> Người biên soạn: Th.S Huỳnh Đinh Phát<br /> <br /> Lưu hành nội bộ<br /> 0<br /> <br /> MỤC LỤC<br /> CHƯƠNG 1: .................................................................................................................... 3<br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP.................. 3<br /> 1.1. Thông tin kế toán và các quyết định ......................................................................... 3<br /> 1.1.1. Khái niệm .............................................................................................................. 3<br /> 1.1.2. Những người sử dụng thông tin kế toán ................................................................ 3<br /> 1.2. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính .......................................................... 4<br /> 1.2.1. Khái niệm .............................................................................................................. 4<br /> 1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp ..................... 5<br /> 1.3. Tiến trình kế toán ...................................................................................................... 6<br /> 1.4. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán ....................................... 8<br /> CHƯƠNG 2 ................................................................................................................... 11<br /> XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN .................................................................................. 11<br /> 2.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán ....................................... 11<br /> 2.1.1. Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình 11<br /> 2.1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán .................................... 12<br /> 2.2. Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán ....................................................................... 13<br /> 2.2.1. Giai đoạn nhập liệu .............................................................................................. 13<br /> 2.2.2. Giai đoạn xử lý .................................................................................................... 13<br /> 2.2.3. Giai đoạn lưu trữ .................................................................................................. 13<br /> 2.2.4. Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin ....................................................... 14<br /> 2.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán .................................................... 14<br /> 2.3.1. Khái niệm và mục đích của mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán .................... 14<br /> 2.3.2. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý......................................... 14<br /> 2.3.3. Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý ......................................................... 15<br /> 2.3.4. Các hình thức mã hoá .......................................................................................... 19<br /> 2.3.5. Yêu cầu mã hoá đối tượng kế toán ..................................................................... 19<br /> 2.4. Chứng từ kế toán .................................................................................................... 20<br /> 2.4.1. Khái niệm ............................................................................................................ 20<br /> 2.4.2. Tổ chức lựa chọn áp dụng hệ thống các chứng từ kế toán ........................................ 20<br /> CHƯƠNG 3 ................................................................................................................... 23<br /> CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP ............................... 23<br /> 3.1. Khái niệm kế toán máy ........................................................................................... 23<br /> 3.1.1. Khái niệm ............................................................................................................ 23<br /> 3.1.2. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông<br /> tin ................................................................................................................................... 23<br /> 1<br /> <br /> 3.1.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông<br /> tin tại các doanh nghiệp .................................................................................................. 24<br /> 3.1.4. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin<br /> ....................................................................................................................................... 25<br /> 3.1.5. Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng<br /> công nghệ thông tin ....................................................................................................... 25<br /> 3.2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy ............................................................. 26<br /> 3.3. Phần mềm kế toán .................................................................................................. 27<br /> 3.4. Cơ sở dữ liệu kế toán .............................................................................................. 28<br /> 3.5. Hệ thống danh mục từ điển kế toán ........................................................................ 29<br /> 3.5.1. Khái niệm ............................................................................................................ 29<br /> 3.5.2. Yêu cầu xây dựng danh mục đối tượng kế toán .................................................. 29<br /> 3.5.3. Những danh mục từ điển kế toán cơ bản trong hệ thống kế toán ........................ 30<br /> 3.6. Quy trình áp dụng kế toán máy .............................................................................. 35<br /> 3.6.1. Các bước để đưa phần mềm vào áp dụng ............................................................ 35<br /> 3.6.2. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất ................................... 35<br /> 3.6.3. Tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin ...................................... 41<br /> 3.6.4. Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán ............................................................. 43<br /> BÀI TẬP THỰC HÀNH ............................................................................................... 45<br /> <br /> 2<br /> <br /> CHƯƠNG 1<br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP<br /> 1.1. Thông tin kế toán và các quyết định<br /> 1.1.1. Khái niệm<br /> Thông tin là một phạm trù khoa học, là những thông báo về đối tượng khách<br /> quan, nó phản ánh về mặt số lượng và chất lượng những đặc tính của đối tượng hiện<br /> thực, hay là những khả năng trong một không gian và thời gian nhất định. Nói cách<br /> khác, thông tin kế toán là những dữ liệu kế toán đã qua quá trình gia tăng giá trị.<br /> Thông tin kế toán là những thông tin động về tuần hoàn của tài sản, phản ánh đầy<br /> đủ các chu trình của nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp. Đó là thông tin hai<br /> mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình. Thông tin kế toán mang lại hai đặc trưng cơ<br /> bản là thông tin và kiểm tra. Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý ra<br /> quyết định: lập kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, và đưa ra quyết định ở tất<br /> cả các mức quản lý. Thông tin kế toán là cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định của<br /> nhà đầu tư Thông tin kế toán cung cấp thông tin để Nhà nước hoạch định chính sách,<br /> soạn thảo văn bản pháp luật…<br /> Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con người, các quy trình, thủ<br /> tục được thiết kế nhằm biến đổi các dữ kiện tài chính và các dữ kiện khác thành thông<br /> tin kế toán.<br /> Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin<br /> trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến<br /> hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung<br /> có ý nghĩa quan trọng. Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin, cần xác định phạm<br /> vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm<br /> tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối<br /> tượng khác. Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm 2 nhóm thông tin kế toán sau:<br /> - Thông tin kế toán tài chính;<br /> - Thông tin kế toán quản trị.<br /> 1.1.2. Những người sử dụng thông tin kế toán<br /> Thông tin kế toán có vai trò rất quan trọng đối với các đối tượng sử dụng. Đối<br /> tượng sử dụng thông tin kế toán bao gồm: quản lý doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các tổ<br /> chức tín dụng và với nhà nước.<br /> <br /> 3<br /> <br /> Khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng thông<br /> tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp.<br /> - Đối với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông<br /> tin cần cung cấp là thông tin tài chính theo luật định, được thể hiện thông qua hệ thống<br /> các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán.<br /> - Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản<br /> lý. Mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó<br /> cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin kế toán cần cung cấp để phục vụ<br /> cho việc ra quyết định đó. Sau khi xác định yêu cầu thông tin trong doanh nghiệp, có<br /> thể trình bày dưới dạng bảng mô tả như sau:<br /> Bảng 1.1: Mô tả nhu cầu thông tin kế toán<br /> TT<br /> <br /> Người sử<br /> dụng<br /> <br /> Mục<br /> tiêu<br /> <br /> Nội dung<br /> thông tin<br /> <br /> Bộ phận<br /> cung cấp<br /> <br /> Phạm vi sử dụng<br /> Trong DN<br /> <br /> Ngoài DN<br /> <br /> Khi trình bày cần lưu ý sắp xếp theo thứ tự của các cấp độ quản lý từ cao xuống<br /> thấp, sắp xếp theo từng bộ phận Phòng, Ban. Xác định chính xác nhu cầu thông tin của<br /> doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho việc xác định các đối tượng kế toán trong doanh<br /> nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận dụng các phương pháp kế toán phù<br /> hợp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán.<br /> 1.2. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính<br /> 1.2.1. Khái niệm<br /> - Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của<br /> nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó.<br /> Đó là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó<br /> với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.<br /> - Hệ thống thông tin kế toán là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: Kế toán và hệ<br /> thống thông tin. Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý thông<br /> tin theo một trình tự từ đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng<br /> (Sơ đồ 1.1). Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường hiện đại ngày nay chính là<br /> phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trò của công nghệ thông<br /> tin là chủ đạo với hệ thống kế toán. Sự giao thoa giữa hai lĩnh vực này tạo nên một đối<br /> tượng nghiên cứu mới: Hệ thống thông tin kế toán, đây là xu thế tất yếu của thời đại<br /> 4<br /> <br />