Bài giảng Tổ chức hạch toán Kế toán: Phần 1 - GV. Phan Thị Dung

Chia sẻ: Nguyễn Thị Ngọc Lựu | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:157

Thêm vào BST

Báo xấu

170
lượt xem 32
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Tổ chức hạch toán Kế toán: Phần 1 trình bày những vấn đề lý luận cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp, giải thích nội dung và phương pháp ghi chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp, và nhiều mẫu biên bản, chứng từ,... ngành Kế toán.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tổ chức hạch toán Kế toán: Phần 1 - GV. Phan Thị Dung

TRƯ NG Đ I H C NHA TRANG KHOA K TOÁN TÀI CHÍNH ------------oOo------------ BÀI GI NG TÔ CH C H CH TOÁN K TOÁN Biên so n : PHAN TH DUNG DÙNG CHO H Đ I H C NHA TRANG – NĂM 2010
1 Bài m đ u NH NG V N Đ LÝ LU N CƠ B N C A T CH C H CH TOÁN K TOÁN I. Đ i tư ng c a t ch c h ch toán k toán 1. Khái ni m c a t ch c h ch toán k toán v T ch c h ch toán k toán đư c hi u là nh ng m i liên h gi a các y u t c u thành b n ch t c a h ch toán k toán đó là ch ng t k toán, đ i ng tài kho n, tính giá, t ng h p cân đ i k toán . Do đó n i dung cơ b n c a t ch c h ch toán k toán bao g m: - T ch c ch ng t . - T ch c tài kho n. - T ch c b s k toán . - T ch c công tác k toán . - T ch c b máy k toán . - T ch c báo cáo. M i m t t ch c nói trên đ u ch a đ ng nh ng y u t cơ b n c a h th ng h ch toán k toán và đ u là nh ng m t không th tách r i trong t ch c h ch toán k toán . B n thân m i m t l i ch a đ ng các y u t cơ b n c u thành b n ch t c a h ch toán k toán và t o thành m t hình th c v t ch t hay m t ngh ho c h th ng tác nghi p riêng c a h ch toán k toán . 2. Đ i tư ng c a t ch c h ch toán k toán Đ i tư ng c a t ch c h ch toán k toán là s liên h gi a các b ph n, vì v y đ i tư ng chung c a c a t ch c h ch toán k toán là m i liên h gi a các y u t phù h p v i n i dung, hình th c và b máy k toán . Trong t ch c th c t m i y u t c a h ch toán k toán cũng c n đư c chuy n hóa t nh n th c thành nh ng công vi c c th v i nh ng bư c công vi c c th . Vì v y, các m i liên h k trên ph i đư c tao ra t chínhh vi c t ch c t ng y u t c a h th ng h ch toán k toán cũng như t ch c c chu trình k toán vơí đ y đ các y u t này. X t v n i dung công tác k toán, xu t phát t k t c u c a đ i tư ng h ch toán k toán có th chia công tác k toán thành các ph n hành riêng b êt. Vi c phân chia các ph n hành k toán trư c h t ph i d a vào đ c đi m c a v n trong quá trình v n đ ng cũng như quy mô ( s lư ng ) nghi p v t ng đơn v k toán cơ s . T đó các ph n hành k toán đư c phân chia m t cách logic t xây d ng cơ b n đ n mua s m và thanh lý TSCĐ ; T thu mua đ n d tr và s d ng nguyên v t li u ; T h ch toán chi phí tr c ti p kinh doanh cho t ng lo i ho t đ ng c th cho đ n phân chia chi phí chung cho t ng lo i ho t đ ng ; T d tr cho đ n tiêu th s n ph m hàng hóa đ có l i nhu n và phân ph i l i nhu n đó. Xét v hình th c k toán, vi c t ch c b s k toán t b n ch ng t đ n b n t ng h p la quy trình có tính nguyên t c, song vi c k t h p các hình th c riêng bi t trên t ng m u bi u c th l i h t s c đa d ng. Xét v b máy k toán, m i con ngư i làm ngh k toán cũng như m i lo i máy móc dùng trong k toán ph i th c hành đư c qui trình t ch ng t đ n t ng h p - cân đ i k toán . Tuy nhiên, s lư ng cũng như k t c u c a t ng b máy c th l i h t s c đa d ng tùy thu c
2 vào qui mô công tác k toán, hình th c k toán, trình đ c a nhân viên làm công tác k toán và nhu c u s d ng thông tin do k toán cung c p. 3. Nhi m v c a t ch c h ch toán k toán - Ban hành các văn b n pháp lý pháp lý v k toán : Bao g m c pháp lu t v k toán và các văn b n dư i lu t, c a qu c t và qu c gia. - Ngh thu t t ch c đưa các văn b n đó vào th c t hoat dong k toán : Thông qua h th ng các c p và m i liên h gi a các c p trong h th ng. II. Nh ng nguyên t c cơ b n c a t ch c h ch toán k toán H ch toán k toán là ho t đ ng qu n lý đ c bi t s n xu t ra các thông tin có ích v v n ph c v cho qu n lý nên hi u qu c a t ch c h ch toán k toán c n ph i nhìn nh n m t cách toàn di n. Do v y t ch c h ch toán k toán c n ph i tôn tr ng các nguyên t c sau : 1. Đ m b o tính th ng nh t gi a k toán và qu n lý K toán là m t phân h trong h th ng qu n lý v i ch c năng thông tin và ki m tra v ho t đ ng tài chính c a đơn v h ch toán . Vì v y nguyên t c t ch c h ch toán k toán ph i đ m b o tính th ng nh t chung trong c h th ng qu n lý , đư c th h ên: - B o đ m tính th ng nh t gi a đơn v h ch toán k toán v i đơn v qu n lý . - Tôn tr ng tính ho t đ ng liên t c c a đơn v qu n lý . - Th ng nh t mô hình t ch c k toán v i mô hình t ch c kinh doanh và t ch c qu n lý ( trư c h t c n đi sát ho t đ ng kinh doanh và đáp ng yêu c u thông tin cho các b ph n qu n lý khác ). - Tăng tính h p d n c a thông tin k toán v i qu n lý , trên cơ s đó tăng d n qui mô thông tin và s hài hòa gi a k toán và qu n lý . - B o đ m ho t đ ng qu n lý ph i g n v i k toán và không đư c tách r i ho t đ ng k toán và doanh nghi p không đư c ho t đ ng n u không có b ph n k toán . 2. Đ m b o tính th ng nh t trong h th ng k toán ( gi a đ i tư ng v i phương pháp, hình th c và b ph n k toán ) trong đơn v . Các tính th ng nh t đó đư c th hi n như sau: - Trong m i ph n hành k toán c n t ch c khép kín qui trình k toán .Lúc đó các phương pháp riêng bi t và m i quan h gi a chúng ph i c th hóa thích h p v i t ng ph n hành c th . - Tùy tính ph c t p c a đ i tư ng đ đ nh các bư c c a qui trình k toán và ch n hình th c k toán thích h p ( các đơn v không theo dõi ngu n v n thì không c n k toán kép, các đơn v nh không c n tách nh quy trình h ch toán) - Tùy tính ph c t p c a đ i tư ng, phương pháp k toán đ l a ch n hình th c k toán và b máy k toán và ngư c l i khi trình đ cán b k toán đư c nâng cao có th tăng thêm tương ng m c đ khoa h c c a phương pháp và hình th c k toán . 3. Đ m b o tính qu c t c a ngh nghi p k toán như m t ngành k thu t - qu n lý chuyên sâu: - Các văn b n pháp lý và tác nghi p k toán cũng như trang b k thu t ph i hư ng đ n các chu n m c k toán qu c t . - Ph i tôn tr ng các qui ư c và chu n m c k toán qu c t : đơn v h ch toán, giá h ch toán, tính th n tr ng, nguyên t c h ch toán liên t c…
3 IV. Cơ s t ch c h ch toán k toán T ch c h ch toán k toán đư c d a trên các cơ s sau : - Đ c đi m c a đ i tư ng và phương pháp k toán - ngu n g c c a m i nguyên lý t ch c h ch toán k toán . - Lý lu n v t ch c c n đư c ng d ng c th trong t ch c h ch toán k toán . - Các chu n m c qu c t v k toán - ch d a tr c ti p c a t ch c k toán t ng qu c gia. Chương 1 T CH C H TH NG CH NG T K TOÁN TRONG DOANH NGHI P I. Ý nghĩa, nguyên t c t ch c ch ng t k toán 1. Ý nghĩa: Ch ng t k toán là phương pháp thông tin và ki m tra v tr ng thái và s bi n đ ng c a đ i tư ng h ch toán k toán c th nh m ph c v k p th i cho lãnh đ o nghi p v và làm căn c phân lo i t ng h p k toán . Đ i tư ng c a k toán r t đa d ng và thư ng xuyên bi n đ ng do ho t đ ng kinh doanh mang l i, các nghi p v kinh t phát sinh đư c ph n ánh trên các ch ng t k toán. S lư ng nghi p v phát sinh nhi u nên s lư ng ch ng t cũng l n tương ng. Vì v y, l p ch ng t k toán theo m u qui đ nh là giai đo n đ u tiên quan tr ng c a công tác t ch c k toán. Sau khi ch ng t đư c l p, ph i đư c ki m tra, luân chuy n, s d ng cung c p thông tin cho lãnh đ o, ghi s và cu i cùng là lưu gi ch ng t . Đó chính là đư ng dây v n đ ng c a ch ng t k toán. T ch c ch ng t k toán là t ch c vi c ban hành, ghi chép ch ng t , ki m tra, luân chuy n và lưu tr ch ng t s d ng trong đơn v nh m đ m b o tính chính xác c a thông tin, ki m tra thông tin đó ph c v cho ghi s k toán và t ng h p k toán . Ý nghĩa c a vi c t ch c ch ng t k toán : - V m t qu n lý : Vi c ghi chép ki th i các ch ng t k toán giúp cho vi c cung c p thông tin k toán m t cách nhanh chóng cho lãnh đ o đ ra đư c các quy t đ nh h p lý. Vì v y, t ch c t t công tác ch ng t k toán v a cung c p thông tin nhanh chóng cho qu n lý, đ ng th i rút ng n th i gian luân chuy n ch ng t là t o đi u ki n t t cho ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p . - V k toán : Ch ng t là cơ s đ ghi s k toán, ch có các ch ng t h p l h p pháp m i có giá tr ghi s , đ ng th i t ch c t t công tác ch ng t t o đi u ki n mã hóa thông tin và áp d ng tin h c trong công tác k toán . - V pháp lý : Ch ng t là cơ s xác minh trách nhi m pháp lý c a nh ng ngư i có liên quan đ n nghi p v kinh t phát sinh, là căn c đ ki m tra k toán, căn c đ tr ng tài kinh t gi i quy t các tranh ch p trong ho t đ ng kinh doanh. Vì v y t ch c t t công tác ch ng t k toán s nâng cao tính ch t pháp lý và ki m tra c a thông tin k toán ngay t giai đo n đ u c a công tác k toán . 2. Nguyên t c t ch c ch ng t k toán
4 – T ch c ch ng t k toán ph i căn c vào qui mô s n xu t, trình đ t ch c qu n lý đ xác đ nh s lư ng ch ng lo i ch ng t thích h p. Thông thư ng nó t l thu n v i qui mô s n xu t, trình đ qu n lý . – Căn c vào yêu c u qu n lý v tài s n và các thông tin v tình hình bi n đ ng c a tài s n, ngu n hình thành và các quá trình . – Căn c vào n i dung và đ c đi m c a t ng lo i ch ng t cũng như yêu c u ph i qu n lý tài s n khác nhau mà có qui trình luân chuy n ch ng t khác nhau. – Căn c vào ch đ do Nhà nư c ban hành th ng nh t trong c nư c v bi u m u ch ng t . – Căn c vào trang thi t b ph c v công tác k toán. – Căn c vào s lư ng và trình đ nhân viên làm công tác k toán, th ng kê. II. N i dung t ch c ch ng t k toán 1. L a ch n ch ng lo i và s lư ng ch ng t M i nghi p v kinh t phát sinh đ u đư c ph n ánh trên các ch ng t k toán. Do v y ph i l a ch n ch ng t phù h p đ ghi chép đáp ng yêu c u qu n lý tài s n. Do tính đa d ng c a s v n đ ng tài s n nên c n thi t nhi u lo i ch ng t đ đáp ng yêu c u này. T p h p các ch ng lo i ch ng t s d ng trong đơn v là h th ng b n ch ng t k toán. Khi l a ch n các ch ng t trong đơn v ph i căn c vào các yêu c u sau: – Ph i có đ y đ các y u t cơ b n c n thi t cho chu n ch ng t : Tên ch ng t , tên đơn v có nghi p v phát sinh, các cá nhân liên quan đ n nghi p v , ngày tháng năm, s ch ng t , n i dung kinh t c a ch ng t , đơn v tính, ch ký c a nh ng ngư i có liên quan đ n nghi p v và các y u t c n thi t b sung c a ch ng t . – Ph i th hi n đư c các thông tin c n thi t cho qu n lý và ghi s k toán sau này. Th c t các ch ng t n u chưa ph n ánh h t các thông tin c n cho yêu càu qu n lý s khó khăn cho vi c ghi s k toán( Đánh s , mã ch ng t ). – Ph i d a trên bi u m u qui đ nh do Nhà nư c ban hành. N u đơn v s d ng ch ng t chưa có trong qui đ nh c a Nhà nư c thì ph i có văn b n Nhà nư c cho phép s d ng . – Ph i đ m b o yêu c u ghi chép b ng tay ho c b ng máy tùy theo yêu c u c a đơn v . Tóm l i trong giai đo n này ph i xác đ nh đư c danh m c các ch ng t k toán s d ng trong vi c ghi chép các nghi p v kinh t phát sinh. DANH M C CH NG T S D NG CHO DOANH NGHI P STT Tên S Lo i ch ng t S Nơi Luân Ghi s B o hi u liên l p chuy n qu n BB HD DN 1 2 3 1 2 3
5 2. T ch c quá trình l p ch ng t . T ch c quá trình l p ch ng t là s d ng các ch ng t hoàn thi n, nh t là vi c l a ch n các phương th c h p lý ghi ch ng t , đ ng th i là vi c tuân th theo ch đ Nhà nư c v s d ng các ch ng t k toán. Các nghi p v kinh t phát sinh đ u ph i l p ch ng t g c theo đúng bi u m u đã qui đ nh, quá trình l p ch ng t ph i đ m b o 2 đi u ki n : - Ph n ánh đư c các nghi p v kinh t phát sinh và hoàn thành vào ch ng t . - B o đ m tính chính xác v i chi phí th i gian ít nh t cho vi c l p ch ng t . N i dung ch y u c a t ch c l p ch ng t : - L a ch n các ch ng t ban đ u phù h p v i nghi p v kinh t phát sinh . - L a ch n các phương ti n l p ch ng t : T vi c xác đ nh s lư ng ngư i có trách nhi m đ n vi c l p ch ng t m t cách k p th i đúng đ n, nói chung c n gi m b t t i đa s lư ng ngư i tham gia l p ch ng t đ rút ng n th i gian l p ch ng t . - Xác đ nh th i gian l p ch ng t c a t ng lo i nghi p v kinh t . Tùy theo yêu c u qu n lý mà ch ng t k toán có th là 1 b n(liên) ho c nhi u b n. Khi ch ng t l p xong ph i có đ y đ các ch ký c a nh ng ngư i có liên qquan đ n nghi p v kinh t . 3. T ch c quá trình ki m tra ch ng t . Vi c ki m tra ch ng t ch m đ m b o tính chính xác c a thông tin k toán và có th phát hi n các sai sót ho c các d u hi u l i d ng ch ng t . N i dung c a quá trình ki m tra ch ng t c n xem xét các khía c nh sau : - Ki m tra vi c l p ch ng t theo các y u t cơ b n c a ch ng t và tuân th các yêu câu do Nhà nư c ban hành, đ c bi t các y u t : N i dung c a nghi p v kinh t , ch ký c a nh ng ngư i có liên quan, con d u, ch s …. N u là ch ng t t ng h p ph i ki m tra các ch ng t g c đính kèm. - Ki m tra n i dung kinh t c a các nghi p v có đúng v i s th t ho c có h p pháp hay không. C n đ i chi u ki m tra n i dung c a nghi p v v i ch đ th l tài chính hi n hành. N u không phù h p thì nghi p v kinh t đó s không đư c th c hi n. Đây là n i dung quan tr ng nh t trong quá trình ki m tra ch ng t , b i vì sau khi đã đư c ki m tra tính h p pháp c a ch ng t thì nó s là căn c đ ghi s k toán và cung c p thông tin cho lãnh đ o. - Ki m tra vi c đ nh kho n k toán trên ch ng t , đ i chi u v i ch đ th l hi n hành đ phát hi n sai sót. Vi c ki m tra đ nh kho n s là căn c quan tr ng cho vi c phân lo i t ng h p các thông tin k toán các giai đo n sau. Bên c nh đó ch ng t còn đư c ki m tra b i ki m toán n i b và ki m toán Nhà nư c, ki m toán đ c l p. Nh ng l n ki m tra này s b sung cho nhau nh m đ m b o tính chính xác c a s li u k toán. 4. T ch c quá trình s d ng ch ng t đ ghi s k toán. N i dung c a t ch c s d ng ch ng t bao g m : - Phân lo i ch ng t theo t ng lo i nghi p v phù h p v i vi c qu n lý tài s n c a đơn v , theo tính ch t các kho n chi phí, theo t ng đ a đi m phát sinh ho c theo đ i tư ng đư c chi phí. D a vào s phân lo i này đ xác đ nh ho c ghi s k toán cho phù h p.
6 - Ghi k p th i chính xác ch ng t k toán đúng v i n i dung c a tài kho n t ng h p ho c phân tích, đ ng th i có th cung c p thông tin cho lãnh đ o nghi p v ho c tích lũy nghi p v đ t o ra thông tin t ng h p cho lãnh đ o c a doanh nghi p . - K t h p vi c ghi vào s v i vi c ki m tra ch ng t k toán . - T n d ng công ngh tin h c trong công tác k toán c a đơn v nh m làm gi m th i gian luân chuy n ch ng t và tăng nhanh tính t ng h p c a s li u k toán . 5.T ch c b o q an, lưu tr ch ng t Tài li u b o qu n c a k toán bao g m : Ch ng t k toán, s sách k toán, báo cáo k toán và các tài li u khác có liên quan đ n k toán. Trong năm, khi các ch ng t đã đư c ghi vào s k toán thì ch ng t đư c b o qu n t i nơi ngư i gi s , b i vì còn có th s d ng l i đ ti n hành đ i chi u ki m tra gi a s k toán t ng h p và s k toán chi ti t, phân tích s sai sót và tìm nguyên nhân d n đ n nh m l n. Do v y ngư i gi s k toán ph i có trách nhi m b o qu n ch ng t . Khi k t thúc năm, báo cáo quy t toán đư c duy t thì lúc đó tài li u k toán trong đó có ch ng t k toán đư c đưa vào lưu gi theo ch đ . N i dung c a t ch c b o q an, lưu gi ch ng t : - Trong năm k toán, ch ng t do ngư i s d ng ghi s b o q an, đánh s th t theo th i gian. Ngư i đó ph i có trách nhi m b o qu n trong th i gian đó, n u có s thay đ i v nhân s thì ph i có biên b n bàn giao. - Khi báo cáo quy t toán đư c duuy t thì ch ng t ph i đư c đưa vào lưu gi : Trư c h t ph i phânlo i t t c ch ng t theo n i dung kinh t đ lưu gi các ch ng t cùng lo i đư c đánh s theo th i gian năm tháng, lo i ch ng t . Căn c vào phương ti n lưu tr có th đ trong hòm, t có đánh s th t , lo i nghi p v , năm tháng ho c ghi vào đĩa và lưu tr đĩa. Cu i cùng ph i giao cho ngư i có trách nhi m b o qu n và thư ng xuyên ki m tra vi c b o qu an ch ng t . N u đi u ki n cho phép có th g i vào b o qu n c a Nhà nư c . - Khi ch ng t đã đưa vào lưu tr , n u c n s d ng ph i có s đ ng ý c a k toán trư ng. N u đem tài li u ra bên ngoài đơn v ph i đư c k toán trư ng và th trư ng đơn v ký gi y cho phép. Các giai đo n trên c a ch ng t k toán có m i liên h m t thi t nhau t o ra m t đư ng dây mà t t c các ch ng t đ u ph i v n đ ng qua, và do đó đ t ra v n đ l p chương trình luân chuy n ch ng t . Chương trình luân chuy n ch ng t ph i đư c l p trư c cho quá trình v n đ ng nh m phát huy đ y đ ch c năng thông tin và ki m tra c a ch ng t k toán . L p chương trình luân chuy n ch ng t là quá trình : + Xác đ nh m i quan h gi a các b ph n có liên quan đ n l p ch ng t , ki m tra ghi s , b o qu n và lưu tr ch ng t k toán: phòng v t tư, k toán tài v , k ho ch kinh doanh, k thu t, th trư ng… + Xác đ nh rõ trách nhi m v t ch t c a nh ng ngư i tham gia th c hi n và xác minh nghi p v kinh t . Ví d : K toán viên l p ch ng t ; k toán trư ng; th kho; th qu ; ngư i nh n ti n; v t tư; tài s n; th trư ng đơn v … + Xác đ nh trình t v n đ ng c a ch ng t k toán t khi xu t phát (l p ch ng t ) đ n khi k t thúc (lưu tr ch ng t k toán), do v y giúp ngư i t ch c k toán rút ng n th i gian v n đ ng c a ch ng t , thúc đ y t t cho ho t đ ng kinh doanh c a đơn v . + Góp ph n t ch c thông tin n i b đơn v đư c t t, tránh trùng l p gi a các b ph n và tăng tính chính xác, k p th i c a thông tin k toán .
7 III. T ch c l p, luân chuy n m t s lo i ch ng t ch y u 1. Ch ng t ti n m t Ch ng t ti n m t bao g m : Phi u thu, phi u chi, biên lai thu ti n, gi y đ ngh t m ng, biên b n ki m kê … trong đó ch y u là các phi u thu, phi u chi, nó ph n ánh các nghi p v liên quan đ n vi c tăng gi m ti n m t c a đơn v a. Phi u thu : Dùng đ xác đ nh s ti n m t th c t nh p qu , là căn c đ th qu thu ti n, ghi s qu và chuy n giao cho k toán ghi s k toán. M i kho n ti n nh p qu đ u ph i có phi u thu. Đơn v : ................ M u s : 01- TT Đ a ch : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) PHI U THU Quy n s .................... Ngày....tháng....năm200.. S .................... N .................... Có..................... H tên ngư i n p ti n.................................................................................................... Đ a ch ………………….................................................................................................... Lý do n p....................... ............................................................................................... S ti n...........................................( Vi t b ng ch ) ..................................................... Kèm theo....................................................................................Ch ng t g c............. Ngày....tháng....năm.... Giám đ c K toán trư ng Ngư i n p ti n Ngư i l p phi u Th qu (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) Đã nh n đ s ti n ( vi t b ng ch )..................................................................................... T giá ngo i t ( vàng b c, đá quý)........................................................................... S ti n qui đ i......................................................... .................................................. ( Liên g i ra ngoài ph i đóng d u) - Phương pháp l p : • Phi u thu ph i đóng th nh qu ên và ghi s th t t ng qu ên ngoài bìa đ ti n cho vi c đ i chi u, ki m tra, lưu tr . • Ghi s th t , ngày tháng năm l p phi u. S th t c a phi u thu đư c đánh s liên t c trong m t quy n và m t năm đ tránh trùng l p. • Ghi rõ h tên, đ a ch ngư i n p ti n ho c b ph n công tác nào c a đơn v . • Ghi rõ n i dung n p ti n vào qu : Thu ti n bán hàng, thu t m ng…… • Ghi đ ng th i s ti n c b ng s và b ng ch và ph i phù h p nhau. • Ghi s lư ng ch ng t g c đính kèm. Thông thư ng đây là ch ng t m nh l nh - Phương pháp luân chuy n, ki m tra, ghi s :
8 • Phi u thu do k toán thanh toán ( ngư i l p phi u ) ghi thành 3 liên đ t gi y than vi t 1 l n, k toán thanh toán ký.(N u đơn v th c hi n k toán máy thì do máy in ra) ho c m t s đơn v s d ng word đ đánh máy. • Chuy n phi u thu cho k toán trư ng soát xét và giám đ c ký duy t. • Ngư i n p ti n chuy n phi u thu cho th qu đ n p ti n và ký vào phi u thu. • Th qu nh n ti n, ghi s ti n đã nh n b ng ch và ký vào phi u thu. • Ba liên c a phíêu thu đư c luân chuy n như sau : M t liên lưu t i cu ng ; m t liên ngư i n p ti n gi : n u là ngư i ngoài đơn v thì liên này là căn c ch ng minh đã n p ti n, n u là ngư i đơn v thì liên này đư c trao cho b ph n k toán c a đơn v đó là căn c ch ng minh đã n p ti n theo đúng phi u chi ; m t liên th qu đ l i ghi s qu cu i ngày t p h p các phíêu thu cùng ch ng t g c kèm theo cho k toán đ ghi s k toán. Sau khi ghi s xong phi u thu đư c b o qu n trong năm và h t năm đư c chuy n sang lưu tr . - L p chương trình luân chuy n ch ng t phi u thu. Có th d a vào m t trong 2 phương án b. Phi u chi Dùng đ xác đ nh s ti n m t th c t xu t kh i qu , là căn c đ th qu chi ti n, ghi s qu và k toán ghi s k toán. M i kho n chi ti n kh i qũy đ u ph i có phi u chi. Đơn v : ................ M u s : 01- TT Đ a ch : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) PHI U CHI Quy n s .................... Ngày....tháng....năm.... S .................... N .................... Có..................... H tên ngư i nh n ti n........................... .................................................................... Đ a ch ............................................................................................................................. Lý do chi....................... ................................................................................................. S ti n...........................................( Vi t b ng ch ) ..................................... ................ Kèm theo....................................................................................Ch ng t g c............. Ngày....tháng....năm.... Giám đ c K toán trư ng Th qu Ngư i l p phi u Ngư inh n ti n (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký,h tên) Đã nh n đ s ti n ( vi t b ng ch )..................................................................................... T giá ngo i t ( vàng b c, đá quý)........................................................................... S ti n qui đ i......................................................... .................................................. ( Liên g i ra ngoài ph i đóng d u) _ Phương pháp l p phi u chi ti n m t ( Gi ng phi u thu và ph i đư c k toán trư ng và th trư ng đơn v ký duy t ). _ Phương pháp luân chuy n:
9 • Phi u chi do k toán thanh toán l p thành 3 liên và ký. • Chuy n phi u chi cho k toán trư ng và th trư ng đơn v ký duy t. • Th qu xu t qu và ký vào phi u chi . • Ngư i nh n ti n nh n ti n, ki m tra l i và ký vào phi u chi. • Ba liên phi u chi đư c luân chuy n như sau : + M t liên lưu t i cu ng. + M t liên th qu dùng đ xu t qu và ghi s qu sau đó cu i ngày liên này chuy n cho k toán kèm theo ch ng t g c đ ghi s k toán. Sau khi ghi s xong phi u chi đư c đưa vào b o qu n. + Liên 3 giao cho ngư i nh n ti n. 2. Ch ng t k toán v t tư a. Phi u nh p kho : Dùng đ xác đ nh s lư ng, giá tr v t li u, s n ph m hàng hóa nh p kho làm căn c đ th kho ghi vào th kho và k toán ghi vào s k toán. T t c các lo i v t tư khi nh p kho đ u ph i có phi u nh p kho. - M u phi u nh p kho . Đơn v ...... PHI U NH P KHO B ph n ............. Ngày .....tháng.... năm....... S ................................. N :................ Có:................. H tên ngư i giao hàng:………..:……………………………………………..…………….. Theo .....s ...... ngày.... tháng...... năm...... c a:…………………………………..:…………… Nh p t i kho:……………………………………………đ a đi m…………………………... S lư ng Tên nhãn hi u, qui cách, ph m Đơn ST Mã Đơn ch t v t tư (S n ph m, hàng v Thành ti n T s Theo giá hóa) tính Th c ch ng nh p t C ng - T ng s ti n ( Vi t b ng ch ) .................................................................................... - S ch ng t g c đính kèm .......................................................................................... Ngày..... tháng..... năm..... Ngư i l p phi u Ngư i giao hàng Th kho K toán trư ng (Ho c b ph n có nhu c u) (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên)
10 - Phương pháp l p phi u nh p kho : • Căn c vào m u phi u nh p kho đ l p phi u nh p kho. Ngoài bìa ghi s quy n, th t trong quy n đánh t đ u năm đ n cu i năm. • Ghi ngày tháng năm l p phi u nh p kho, h tên, đ a ch c a ngư i nh p kho. • Ghi rõ nh p vào kho nào : v t li u, s n ph m, hàng hóa . • Ghi rõ s lư ng đơn giá c a t ng lo i. S lư ng nh p kho theo ch ng t do ngư i vi t phi u ghi; s lư ng nh p kho th c t do th kho ghi. • Dòng cu i cùng: C ng c t thành ti n ghi c b ng s và b ng ch , hai s này ph i kh p nhau. - Phương pháp luân chuy n, ki m tra ghi s phi u nh p kho • Phi u nh p kho do b ph n k toán hàng hóa, b ph n v t tư c a đơn v l p thành 3 liên. Sau đó ngư i l p phi u ký. Trong bư c này ngư i l p phi u ph i căn c vào ch ng t bên bán ( hóa đơn bán hàng ho c các ch ng t h p l ) và biên b n ki m nghi m v t tư, s n ph m, hàng hóa đ vi t phi u nh p kho. N u b qua bư c này có th t o ra k h trong qu n lý v t tư, s n ph m, hàng hóa . • Chuy n phi u nh p kho cho ngư i ph trách ho c th trư ng đơn v ký. • Ngư i giao hàng, mang hàng đ nh p kho - ký vào phi u nh p kho . • Th kho căn c vào s lư ng th c t nh p kho ghi vào c t th c nhâp và ký vào phi u nh p kho . • Ba liên c a phi u nh p kho đư c luân chuy n như sau : + Liên 1 lưu. + Liên 2 giao ngư i nh p. + Liên 3 giao cho th kho ghi vào th kho cu i ngày ho c đ nh kỳ t p h p phi u nh p kho giao cho k toán v t tư, s n ph m, hàng hóa đ ghi vào s k toán ( s chi ti t v t tư, s n ph m, hàng hóa )sau đó k toán b o qu n và lưu tr phi u nh p kho . - . Phi u xu t kho : Dùng đ xác đ nh s lư ng, giá tr v t li u, s n ph m, hàng hóa xu t kho làm căn c đ th kho ghi vào th kho và k toán ghi vào s k toán . - Phương pháp l p phi u xu t kho : Phi u xu t kho do các b phân xin lãnh ho c do phòng cung ng l p ( tùy theo t ch c qu n lý và qui đ nh c a t ng đơn v ) thành 3 liên. Sau khi l p phi u xong ph trách b ph n s d ng, ph trách cung ng ký và ghi rõ h và tên giao cho ngư i c m phi u xu ng kho đ nh n. Sau khi xu t kho th kho ghi vào c t s th c t xu t kho, ngày tháng xu t kho cùng ngư i nh n hàng ký tên vào phi u xu t kho . Liên 1 lưu. Liên 2 : Th kho gi đ ghi vào th kho và sau đó chuy n cho k toán đ k toán ghi c t đơn giá và ghi vào s k toán Liên 3 : Ngư i nh n gi đ ghi s k toán b ph n s d ng
11 PHI U XU T KHO Ngày .....tháng.... năm....... S ................................. N :................ Có:................. H tên ngư i nh n hàng:………..:…………Đ a ch ( b ph n)……………..…………….. Lý do xu t kho ............................................:…………………………………..:…………… Xu t t i kho:……………………………………………đ a đi m…………………………... Tên nhãn hi u, qui cách, ph m Đơn S lư ng ST Mã Đơn ch t v t tư (S n ph m, hàng v Thành ti n T s giá hóa) tính Th c Yêu c u Xúât C ng - T ng s ti n ( Vi t b ng ch ) .................................................................................... - S ch ng t g c đính kèm .......................................................................................... Ngày..... tháng..... năm..... Ngư i l p phi u Ngư i nh n hàng Th kho K toán trư ng Giám đ c (Ho c b ph n có nhu c u) (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) . IV.Danh m c ch ng t k toán DANH M C CH NG T K TOÁN TT TÊN CH NG T S HI U TÍNH CH T BB HD (*) A/CH NG T K TOÁN BAN HÀNH THEO QUY T Đ NH15 I/ Lao đ ng ti n lương 1 B ng ch m công 01a-LĐTL x 2 B ng ch m công làm thêm gi 01b-LĐTL x 3 B ng thanh toán ti n lương 02-LĐTL x 4 B ng thanh toán ti n thư ng 03-LĐTL x 5 Gi y đi đư ng 04-LĐTL x 6 Phi u xác nh n s n ph m ho c công vi c hoàn thành 05-LĐTL x
12 7 B ng thanh toán ti n làm thêm gi 06-LĐTL x 8 B ng thanh toán ti n thuê ngoài 07-LĐTL x 9 H p đ ng giao khoán 08-LĐTL x 10 Biên b n thanh lý (nghi m thu) h p đ ng giao khoán 09-LĐTL x 11 B ng kê trích n p các kho n theo lương 10-LĐTL x 12 B ng phân b ti n lương và b o hi m xã h i 11-LĐTL x II/ Hàng t n kho 1 Phi u nh p kho 01-VT x 2 Phi u xu t kho 02-VT x 3 Biên b n ki m nghi m v t tư, công c , s n ph m, hàng hoá 03-VT x 4 Phi u báo v t tư còn l i cu i kỳ 04-VT x 5 Biên b n ki m kê v t tư, công c , s n ph m, hàng hoá 05-VT x 6 B ng kê mua hàng 06-VT x 7 B ng phân b nguyên li u, v t li u, công c , d ng c 07-VT x III/ Bán hàng x 1 B ng thanh toán hàng đ i lý, ký g i 01-BH x 2 Th qu y hàng 02-BH x IV/ Ti n t x 1 Phi u thu 01-TT x 2 Phi u chi 02-TT x 3 Gi y đ ngh t m ng 03-TT x 4 Gi y thanh toán ti n t m ng 04-TT x 5 Gi y đ ngh thanh toán 05-TT x 6 Biên lai thu ti n 06-TT x 7 B ng kê vàng, b c, kim khí quý, đá quý 07-TT x 8 B ng ki m kê qu (dùng cho VND) 08a-TT x 9 B ng ki m kê qu (dùng cho ngo i t , vàng b c...) 08b-TT x 10 B ng kê chi ti n 09-TT x V/ Tài s n c đ nh 1 Biên b n giao nh n TSCĐ 01-TSCĐ x 2 Biên b n thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x 3 Biên b n bàn giao TSCĐ s a ch a l n hoàn thành 03-TSCĐ x 4 Biên b n đánh giá l i TSCĐ 04-TSCĐ x 5 Biên b n ki m kê TSCĐ 05-TSCĐ x 6 B ng tính và phân b kh u hao TSCĐ 06-TSCĐ x B/ CH NG T BAN HÀNH THEO CÁC VĂN B N KHÁC 1 Gi y ch ng nh n ngh m hư ng BHXH x
13 2 Danh sách ngư i ngh hư ng tr c p m đau, thai s n x 3 Hoá đơn Giá tr gia tăng 01GTKT-3LL x 4 Hoá đơn bán hàng thông thư ng 02GTGT-3LL x 5 Phi u xu t kho kiêm v n chuy n n i b 03 PXK-3LL x 6 Phi u xu t kho hàng g i đ i lý 04 HDL-3LL x 7 Hoá đơn d ch v cho thuê tài chính 05 TTC-LL x 8 B ng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn 04/GTGT x 9 .......................... Đơn v : ................ M u s : 01a- LĐTL B ph n : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) B NG CH M CÔNG Tháng..........năm............... S H Ng ch b c Ngày trong tháng Qui ra công T và ho c c p T tên b c ch c v 1 2 .. 31 S công S công S công S công S . hư ng hư ng ngh vi c ngh vi c công lương s n lương th i hư ng hư ng .... hư ng ph m gian 100% lương BHXH lương C ng Ngày ..........tháng ..............năm ......... Ngư i ch m công Ph trách b ph n Ngư i duy t (Ký, h tên ) (Ký, h tên ) (Ký, h tên ) Ký hi u ch m công -Lương s n ph m SP - Thai s n TS - Ngh bù NB - Lương th i gian + -T in n T - Ngh vi c không ăn lương KL - m, đi u dư ng Ô - Ngh phép P - Ng ng vi c N - Con m Cô - H i nghi, h c t p H - Lao đ ng nghĩa v LĐ
14 Đơn v : ................ M u s : 01b- LĐTL B ph n : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) B NG CH M CÔNG LÀM THÊM GI Tháng................năm ................ STT H và Ngày trong C ng làm thêm gi tên tháng 1 2 .. 31 Ngày làm Ngày th Ngày l , Làm đêm vi c b y, ch nh t t t A B 1 2 31 32 33 34 35 C NG Ký hi u ch m công: NT : Làm thêm ngày làm vi c ( T gi ...................đ n gi ..................................) NN : Làm thêm ngày th b y, ch nh t ( T gi ...................đ n gi ..................................) NL : Làm thêm ngày l , t t (T gi ...................đ n gi ..................................) Đ : Làm thêm ngày bu i đêm (T gi ...................đ n gi ..................................) Ngày ............tháng ..............năm ............... Xác nh n c a b ph n ( có ngư i làm thêm) Ngư i ch m công Ngư i duy t (Ký, h tên ) (Ký, h tên ) (Ký, h tên ) Đơn v : ................ M u s : 02- LĐTL B ph n : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) B NG THANH TOÁN TI N LƯƠNG Tháng ............năm ............. S H B c H Lương Lương TG Ngh vi c, Ph Ph T n t m Các kho n kh u tr vào Kỳ 2 đư c T và lươ SP ng ng vi c c p c p gs ng quĩ lương lĩnh T tên ng s hư ng ...% thu c khá kỳ 1 lương quĩ c S S S S S S lương BHX ... Thu C ng S Ký SP ti công ti n công ti n H TNCN ti n nh n n ph i n p A B 1 2 3 4 45 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 C C n g T ng s ti n ( vi t b ng chũ):.................................................................................................. Ngư i l p bi u K toán trư ng Giám đ c (Ký, h tên ) (Ký, h tên ) (Ký, h tên )
15 Đơn v : ................ M u s : 03- LĐTL B ph n : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) B NG THANH TOÁN TI N THƯ NG Quý .....năm.... S : ------------ Ch c M c ti n thư ng STT H và tên v B c lương X p lo i Ký nh n Ghi chú S ti n thư ng A B C 1 2 3 D E C ng T ng s ti n ( Vi t b ng ch )..................................................................................... Ngày ... tháng.... năm.... Ngư i l p bi u K toán trư ng Giám đ c (Ký, h tên ) (Ký, h tên ) (Ký, h tên ) Đơn v : ................ M u s : 05- LĐTL B ph n : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) PHI U XÁC NH N S N PH M HO C CÔNG VI C HOÀN THÀNH Ngày....tháng....năm.... Tên đơn v ( ho c cá nhân):..................................................................................................... Theo h p đ ng s ...........................................................ngày..........tháng .........năm............. Tên s n ph m Đơn v Thành STT S lư ng Đơn giá Ghi chú (công vi c) tính ti n A B C 1 2 3 D C ng T ng s ti n ( vi t b ng ch ):............................................................................................ Ngư i giao vi c Ngư i nh n vi c Ngư i ki m tra ch t lư ng Ngư i duy t (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h
16 Đơn v : ..............C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM M u s :04- LĐTL B ph n : ........... Đ c l p - T do - H nh phúc (Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) GI Y ĐI ĐƯ NG S : .............. C p cho : ................................................................................................................................... Ch c v : ................................................................................................................................... Đư c c đi công tác t i : ........................................................................................................... Theo công l nh ( ho c theo gi y gi i thi u) s ............ngày ......... tháng .........năm ............... T ngày .............tháng...............năm .......đ n ngày ................tháng................năm ................... Ngày ..............tháng...................năm ...................... Ngư i duy t ( ký, h tên, đóng d u) Ti n ng trư c Lương :..........................đ. Công tác phí : ................đ. C ng ..............................đ Nơi đi Ngày Phương Đ dài S ngày Lý do Ch ng nh n c a cơ Nơi đ n ti n s ch ng công tác lưu trú quan d ng đư ng ( Ký tên, đóng d u) 1 2 3 4 5 6 7 Nơi đi Nơi đ n Nơi đi Nơi đ n Vé ngư i .......................................vé...................X........................đ=....................................đ Vé cư c.. .......................................vé...................X........................đ=....................................đ Ph phí l y vé b ng đi n tho i .. ...vé...................X........................đ=....................................đ Phòng ngh .....................................vé...................X........................đ=....................................đ 1. Ph c p đi đư ng : c ng ..............................................................đ. 2. Ph c p lưu trú : ........................................................................... T ng c ng ngày công tác ...................................................................đ Ngày ............tháng...............năm...................... Duy t s ti n đư c thanh toánlà ........................................................................đ. Ngư i đi công tác Ph trách b ph n K toán trư ng (Ký, h tên ) (Ký, h tên ) (Ký, h tên )
17 Đơn v : ................ M u s : 06- LĐTL B ph n : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) B NG THANH TOÁN TI N LÀM THÊM GI ( Tháng ...............năm .................) S H H H C Ti n M c làm làm Làm làm T ng S ngày S Ngư T và s s ng lươn lương thêm thêm thêm thêm c ng ngh bù ti n i T tên lươ ph h g ngày ngày th ngày l , bu i th c nh n ng c p s thán làm vi c b y, ch t t đêm đư c ký ch g nh t thanh tên c Ngày Gi S S S S S S S S S S toán v gi ti n gi ti n gi ti n gi ti n gi ti n A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 C C ng T ng s ti n (vi t b ng ch ) ................................................................................................ (Kèm theo .....................ch ng t g c : B ng ch m công làm thêm gi tháng....năm .....) Ngày ............tháng...............năm...................... Ngư i đ ngh thanh toán K toán trư ng Ngư i duy t (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) Đơn v : ................ M u s : 07- LĐTL B ph n : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) B NG THANH TOÁN TI N THUÊ NGOÀI ( Dùng cho thuê nhân công, thuê khoán vi c ) S : ................. H và tên ngư i thuê : ........................................................................................................... B ph n ( ho c đ a ch ) :......................................................................................................... Đã thuê nh ng công vi c sau đ ..........t i đ a đi m ............t ngày.../.../ ..đ n ngày../.../.... S H và tên Đ a ch N i dung S công Đơn Thàn Ti n S ti n Ký T ngư i ho c s ho c tên ho c kh i giá h ti n thu còn l i nh n T đư c thuê CMND công vi c lư ng công thanh kh u đư c vi c đã làm toán tr nh n A B C D 1 2 3 4 5=3-4 E C NG Đ ngh ......................cho thanh toán s ti n .......................................................................... S ti n ( Vi t b ng ch ) .......................................................................................................... (Kèm theo .....................ch ng t k toán khác ) Ngư i đ ngh K toán trư ng Ngư i duy t (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên)
18 Đơn v : ................ M u s : 08- LĐTL B ph n : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) H P Đ NG GIAO KHOÁN Ngày ...tháng.... năm..... S :................ H và tên : ………………………….....Ch c v …………………….................................... Đ i di n cho ...................... .....................bên giao khoán.......................................................... H tên : ………………………….........Ch c v …………………......................................… Đ i di n cho ........................................ ...bên nh n khoán.................................................... Cùng ký k t h p đ ng giao khóan như sau: I . Đi u kho n chung - Phương th c giao khoán : ................................................................................................... - Đi u ki n th c hi n h p đ ng:............................................................................................ - Th i gian th c hi n h p đ ng: ........................................................................................... - Các đi u ki n khác: ............................................................................................................. I.I. Đi u kho n c th : 1. Nôi dung các công vi c giao khoán ..................................................................................................................................................... 2. Trách nhi m và quy n l i c a ngu i nh n khoán ..................................................................................................................................................... 3. Trách nhi m và quy n l i c a ngu i giao khoán ..................................................................................................................................................... Đ i di n bên nh n khoán Đ i di n bên giao khoán (Ký, h tên) (Ký, h tên) Ng i l p K toán trư ng bên giao khoán (Ký, h tên) (Ký, h tên)
19 Đơn v : ................ M u s : 09- LĐTL B ph n : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) S :................... BIÊN B N THANH LÝ( NGHI M THU) H P Đ NG GIAO KHOÁN Ngày .............tháng ................năm ................ H và tên : ………….Ch c v ……………Đ i di n cho ..........bên giao khoán..................... H và tên : ………….Ch c v ……………Đ i di n cho ..........bên nh n khoán..................... Cùng thanh lý h p đ ng giao khoán s ..........ngày ----------tháng ---------năm---------- N i dung công vi c ( Ghi trong h p đ ng ) đã đư c th c hi n ............................................... Giá tr H p đ ng đã đư c th c hi n : ...................................................................................... Bên ............đã thanh toán cho bên .............s ti n là ..........đ ng ( Vi t b ng ch ) ............... S ti n b ph t do bên ..................vi ph m h p đ ng ..........đ ng ( Vi t b ng ch ) ............... S ti n bên ...........còn ph i thanh tóan cho bên ..........là ...đ ng ( Vi t b ng ch ) ............... K t lu n : ................................................................................................................................. Đơn v : ................ M u s : 10- LĐTL B ph n : .............. ( Ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 c a BTC) B NG KÊ TRÍCH N P CÁC KHO N THEO LƯƠNG Tháng..............năm ........... Đơn v tính:................ STT T ng S BHXH, BHYT Kinh phí công đoàn qu tháng T ng Trong đó T ng Trong đó S S lương trích s s đư c Trích tr Trích tr ph i n p trích BHXH, đ l i vào vào vào vào công BHXH, BHYT, chi t i chi lương chi lương đoàn BHYT, KPCĐ phí phí c p trên đơn v KPCĐ A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 C ng Ngày ... tháng.... năm.... Ngư i l p bi u K toán trư ng Giám đ c (Ký, h tên ) (Ký, h tên ) (Ký, h tên )