zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Kinh Doanh Marketing

» Quản trị kinh doanh

Bản mô tả công việc – công cụ quản trị hữu hiệu

Chia sẻ: ViJakarta2711 ViJakarta2711 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:4

Báo xấu

89
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bản mô tả công việc là một tài liệu nhằm giải thích và mô tả: Tại sao công việc này tồn tại; những trách nhiệm và nhiệm vụ chính của người đảm nhận công việc; phương pháp và tiêu chuẩn để đánh giá kết quả đạt được; những năng lực và tính cách cần có để đảm nhiệm công việc; phạm vi trách nhiệm và quyền hạn trong công việc như thế nào?

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bản mô tả công việc – công cụ quản trị hữu hiệu

Thông báo Khoa học và Công nghệ Information of Science and Technology Số 2/2016 No. 2/2016 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC – CÔNG CỤ QUẢN TRỊ HỮU HIỆU ThS. Trần Thị Nguyên Thảo Phòng Tổ chức hành chính, Trường Đại học Xây dựng Miền Trung Tóm tắt 1. Đặt vấn đề Bản mô tả công việc là một tài liệu nhằm Hệ thống lương thiếu công bằng, bất giải thích và mô tả: Tại sao công việc này tồn hợp lý, chưa trả lương trên cơ sở giá trị tại; những trách nhiệm và nhiệm vụ chính của công việc mà theo chế độ bằng cấp, thâm người đảm nhận công việc; phương pháp và niên. Việc đánh giá hoàn thành công việc tiêu chuẩn để đánh giá kết quả đạt được; những năng lực và tính cách cần có để đảm chỉ dừng lại ở hình thức, theo cách dĩ hoà nhiệm công việc; phạm vi trách nhiệm và vi quý, không khuyến khích và thúc đẩy quyền hạn trong công việc như thế nào? hiệu quả lao động. Cơ cấu tổ chức chồng Hệ thống bản mô tả công việc là một chéo, các bộ phận chức năng chưa phát công cụ hết sức quan trọng và hữu hiệu sử huy được vai trò và nhiệm vụ của mình, dụng trọng công tác quản lý nhân sự của bất định biên nhân sự vừa thừa mà lại vừa kỳ một doanh nghiệp nào. Đặc biệt vô cùng thiếu. Những vấn đề bất cập này có thể cần thiết trong các doanh nghiệp/ tổ chức lớn nhận thấy ở nhiều doanh nghiệp. Các cấp nơi mà hệ thống quản lý đòi hỏi chặt chẽ, khoa lãnh đạo cũng nhận ra từ lâu các tồn tại học, hiệu quả góp phần thúc đẩy sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp. đó nhưng việc khắc phục, đổi mới thực sự là cả một quá trình. Xây dựng Bản mô tả Từ khóa công việc là một trong những cơ sở tiền Bản mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh đề cho quá trình đổi mới đó. giá, trách nhiệm, quyền hạn. Doanh nghiệp muốn đổi mới tiền lương, định biên nhân sự, hợp lý hoá bộ máy tổ chức, khuyến khích cán bộ, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, v.v... Hãy bắt đầu từ việc xây dựng và cải tiến Bản mô tả công việc. Tuy nhiên, chúng ta cần lưu ý, Bản mô tả công việc không nên được soạn thảo và phê duyệt một cách hình thức, mà phải dựa trên sự phân tích kỹ lưỡng các vị trí công việc, theo các nguyên tắc xây dựng tổ chức như sau: • Từ mục tiêu hoạt động mà xác định cơ cấu các bộ phận chức năng; • Từ cơ cấu mà xác định ra nhiệm vụ và quy trình thực hiện của từng đơn vị; • Từ quy trình công việc mà định biên nhân sự và mô tả công việc; • Từ mô tả công việc mà tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm và đánh giá; • Từ đánh giá mà trả lương, đãi ngộ,… 2. Vai trò của bản mô tả công việc trong quản trị doanh nghiệp Bản mô tả công việc giúp cho nhân viên hiểu được công ty đang trông chờ 187
Thông báo Khoa học và Công nghệ Information of Science and Technology Số 2/2016 No. 2/2016 điều gì ở họ. Nó còn giúp người quản lý không nên trông cậy vào một công việc có giám sát được quá trình thực hiện công số lương trách nhiệm cố định. việc và đánh giá kết quả của những thực Bản mô tả công việc là một công cụ hiện đó, là cơ sở cho những quyết định về quản trị hữu hiệu. Tất cả các chức danh việc tiếp tục một hợp đồng lao động, công việc đều được mô tả một cách chính thăng thưởng, hoặc xem xét nâng lương. xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực Để thích ứng với nền kinh tế hội nhập và hiện công việc cùng với các điều kiện tối nhiều cạnh tranh trên thị trường lao động thiểu cần thiết khác. Bản mô tả công việc hiện nay, bản mô tả công việc cho nhân được sử dụng làm cơ sở để: viên ở các công ty đã có những thay đổi - Tuyển dụng và đào tạo: quan trọng. Bản thân người tuyển dụng sẽ xác Bản mô tả công việc linh hoạt, đang định rõ họ cần phải tìm kiếm nhân viên được áp dụng ngày càng phổ biến ở các như thế nào, cũng như ứng viên xin việc công ty, thay thế cho những bản mô tả và nhân viên mới biết chính xác họ phải công việc cố định. Những trách nhiệm mà làm cụ thể những công việc gì, cấp trên một nhân viên được công ty yêu cầu phải mong đợi điều gì trong công việc từ họ. thực hiện ở vị trí công việc của mình sẽ Bên cạnh đó bản mô tả công việc luôn là được mô tả một cách tổng quát hơn, thay một tài liệu quan trọng đính kèm hợp vì chúng phải nêu rõ đích danh nhiệm vụ đồng lao động. Nó thể hiện cam kết cụ với số lượng cụ thể phải thực hiện trong thể của hai bên về trách nhiệm, nội dung công việc hàng ngày. Ngày nay, trong một công việc cụ thể cần thực hiện, mối quan môi trường mà các công ty phải đối đầu hệ trong công việc, điều mà hợp đồng lao với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng và động chưa làm rõ được. sự đòi hỏi liên tục đổi mới về sản phẩm Người lập kế hoạch đào tạo xây hoặc dịch vụ của thị trường, công ty phải dựng được kế hoạch đào tạo hàng năm và không ngừng cải tiến về kỹ thuật, quy định kỳ góp phần nâng cao trình độ nguồn trình sản xuất sản phẩm và cung cách nhân lực cho đơn vị đáp ứng yêu cầu thực phục vụ. Những áp lực trên buộc công ty tế của công việc. phải luôn đổi mới chiến lược và cơ cấu, - Hướng dẫn và giao việc: cũng như cách thực hiện công việc của Người quản lý sẽ không phải đau từng nhân viên cũng phải liên tục thay đầu và tốn thời gian hướng dẫn nhân viên đổi. Nhân viên làm việc với bản mô tả mới như thế nào, giao việc như thế nào công việc truyền thống cùng những nhiệm cho đạt hiệu quả. Đồng thời cách thức vụ cố định sẽ khó có thể đáp ứng kịp thời kiểm tra giám sát việc thực hiện công việc những thay đổi nhanh chóng của công ty của nhân viên ra sao? Bởi lẽ đi liền với các trong một môi trường đầy cạnh tranh. Sẽ nhiệm vụ công việc đã có những tiêu chí khó khăn hơn cho công ty nếu phải tiếp đánh giá cụ thể, rõ ràng. Bản thân nhân tục tăng lương và đầu tư cho những nhân viên nhân việc cũng thấy thỏa mái khi viên có năng lực làm việc yếu và khả năng nhiệm vụ công việc họ phải làm đã được thích ứng thấp với những yêu cầu mới. Do quy định rõ ràng thành văn bản với tiêu vậy, nhân viên đang làm việc ở một vị trí, chí đo lường tương ứng. hoặc người đang tìm việc, nếu biết đặt - Trả lương công bằng: mình vào một tư thế sẵn sàng thích ứng Trong hệ thống bản mô tả công việc với những biến đổi, cụ thể hơn là có khả của toàn đơn vị, căn cứ vào trách nhiệm, năng làm việc tùy thuộc vào hoàn cảnh, khối lượng công việc, mức độ phức tạp, nhanh chóng thích ứng với những nhiệm điều kiện và môi trường làm việc… đã vụ mới, sẽ có nhiều khả năng thành công được mô tả cụ thể, người làm công tác hơn. Một ứng viên đi tìm việc hay một chuyên môn sẽ đánh giá, so sánh và phân nhân viên đang làm việc tại một vị trí nhóm lao động. Những chức danh có cùng 188
Thông báo Khoa học và Công nghệ Information of Science and Technology Số 2/2016 No. 2/2016 giá trị công việc được xếp vào cùng một quản lý của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên nhóm lương. Hàng năm, việc cập nhật lại một bản mô tả công việc được cho là hiệu bản mô tả công việc sẽ giúp đánh giá lại quả đều gồm các thông tin sau: đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và Các thông tin chung về vị trí khách quan trong việc trả lương. chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên, - Đánh giá hoàn thành công việc: phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu tiếp, ngày lập và hiệu lực của Bản mô tả. công việc, định kỳ người quản lý và nhân Trách nhiệm công việc: Viết ngắn viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết gọn về 2 hoặc 3 dòng về mục đích công quả thực hiện công việc. Thành tích, việc. Liệt kê từ 5 đến 7 trách nhiệm công khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa việc chính yếu, nêu rõ tần suất và tỷ hoàn thành đều được hai bên làm rõ. Từ trọng phần trăm thời gian thực hiện (tổng đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá cộng là 100%). Các trách nhiệm cần được kế tiếp và những yếu điểm cần khắc phục, viết rõ làm việc gì, làm như thế nào và kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được mục đích cần đạt được của công việc đó. đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và Trình độ, kiến thức, kỹ năng và cam kết thực hiện cụ thể. Kết quả đánh kinh nghiệm theo yêu cầu của công giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về việc: Lưu ý, không phải là thâm niên và mức lương và đề bạt cán bộ. bằng cấp của người lao động hiện có mà - Phân tích và điều chỉnh cơ cấu tổ là theo yêu cầu của công việc. chức, định biên nhân sự: Vị trí trong tổ chức: Chịu sự quản Thông qua việc cập nhật định kỳ hệ lý, giám sát bởi những ai, về việc gì. thống bản mô tả công việc, người quản lý Các mối quan hệ bên trong và có thể nhận biết về sự chồng chéo, trùng bên ngoài tổ chức: Nêu rõ đối tác phải lắp trong giao việc, khoảng cách giữa quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất năng lực thực tế của người lao động so với phải giao tiếp, trao đổi làm việc. yêu cầu công việc, sự dư thừa và thiếu Quyền ra quyết định và trách nhiệm hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh. quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng Từ đó kết hợp với một số phương pháp thiết bị và tiếp cận thông tin, v.v... khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ Điều kiện và môi trường làm cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế việc: Mô tả rõ về điều kiện làm việc trong hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát cơ rủi ro, tai nạn nghề nghiệp,v.v... triển của doanh nghiệp. Sự cam kết và xác nhận của người 3. Nội dung của bản mô tả công việc quản lý và nhân viên. Một bản mô tả công việc là văn bản Những thành phần cấu tạo nên một nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên công việc được phân tích và thể hiện trong quan tới một công việc được giao và bản mô tả công việc. Nó mô tả một vị trí, những điều kiện đối với người làm nhiệm làm rõ trách nhiệm của người nắm giữ vị trí vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết đó và giúp phân biệt phạm vi trách nhiệm bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so của một nhân viên với những nhân viên sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối khác nhằm tránh sự dẫm chân lên nhau với người giao cũng như người nhận công hoặc ngược lại là “trốn tránh trách nhiệm”. việc đó. 4. Các bước lập bản mô tả công việc Không có một mẫu chuẩn nào dành Bản mô tả công việc có thể tiến cho các bản mô tả công việc vì có quá hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập nhiều công việc khác nhau, độ dài ngắn, thông tin, viết lại và phê chuẩn. chi tiết của Bản mô tả công việc phụ thuộc Bước 1. Lập kế hoạch: Việc chuẩn vào mục đích sử dụng và phương pháp bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn 189
Thông báo Khoa học và Công nghệ Information of Science and Technology Số 2/2016 No. 2/2016 bị cần phải xác định các trách nhiệm chính Bản mô tả công việc linh hoạt, đang và công tác kiểm tra đánh giá. được áp dụng ngày càng phổ biến ở các - Công việc đó nhằm đạt được cái công ty, thay thế cho những bản mô tả gì? (Nhiệm vụ) công việc cố định. Những trách nhiệm mà - Người đảm đương công việc đó cần một nhân viên được công ty yêu cầu phải phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm) thực hiện ở vị trí công việc của mình sẽ - Kết quả công việc được đánh giá được mô tả một cách tổng quát hơn, thay như thế nào? (Kiểm tra) vì chúng phải nêu rõ đích danh nhiệm vụ Bước 2. Thu thập thông tin: Điều với số lượng cụ thể phải thực hiện trong quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ công việc hàng ngày. Ngày nay, trong một để đặt công việc vào một hoàn cảnh có môi trường mà các công ty phải đối đầu liên quan đến các công việc khác trong cơ với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng và cấu tổ chức và thông báo về các mối quan sự đòi hỏi liên tục đổi mới về sản phẩm hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu hoặc dịch vụ của thị trường, công ty phải tả rõ nhất bằng sơ đồ. không ngừng cải tiến về kỹ thuật, quy Bước 3. Phác thảo bản mô tả công trình sản xuất sản phẩm và cung cách việc: Điều này nghĩa là chuyển những phục vụ. Những áp lực trên buộc công ty thông tin đã thu thập thành bản mô tả phải luôn đổi mới chiến lược và cơ cấu, công việc nhằm mục đích giúp người làm cũng như cách thực hiện công việc của công việc đó và người quản lý có thể hình từng nhân viên cũng phải liên tục thay dung cùng một bức tranh giống nhau và đổi. Nhân viên làm việc với bản mô tả bao quát được phạm vi công việc. Bản mô công việc truyền thống cùng những nhiệm tả công việc có thể do người làm công việc vụ cố định sẽ khó có thể đáp ứng kịp thời đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người những thay đổi nhanh chóng của công ty quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận trong một môi trường đầy cạnh tranh. Sẽ với người đảm đương công việc. khó khăn hơn cho công ty nếu phải tiếp Bước 4. Phê chuẩn bản mô tả công tục tăng lương và đầu tư cho những nhân việc: Người làm công việc đó và người viên có năng lực làm việc yếu và khả năng quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất thích ứng thấp với những yêu cầu mới. Do trí về văn bản mô tả công việc. Người làm vậy, nhân viên đang làm việc ở một vị trí, công việc đó và người giám sát hoặc người hoặc người đang tìm việc, nếu biết đặt quản lý phải cùng thống nhất xem nên mình vào một tư thế sẵn sàng thích ứng giải quyết như thế nào khi người làm công với những biến đổi, cụ thể hơn là có khả việc đó gặp phải những vấn đề cần giải năng làm việc tùy thuộc vào hoàn cảnh, quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới nhanh chóng thích ứng với những nhiệm sao cho cùng thống nhất về bản mô tả vụ mới, sẽ có nhiều khả năng thành công công việc đảm bảo công việc tiến hành hơn. Một ứng viên đi tìm việc hay một thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự nhân viên đang làm việc tại một vị trí chồng chéo lên nhau. không nên trông cậy vào một công việc có 5. Kết luận số lương trách nhiệm cố định. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Nguyễn Hữu Thân, 2010. Quản Trị Nhân Sự, NXB Thống Kê TP HCM. [2]. Trần Kim Dung, 2011. Quản Trị Nhân Sự, NXB Thống Kê TP HCM. [3]. Bùi Xuân Phong, 2010. Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê TP HCM. [4]. Đào Công Bình, 2012. Kỹ năng quản trị nguồn nhân lực, NXB Trẻ. [5]. http://quantrinhansu-online.com/ [6]. http://quantri.vn/ [7]. http://careerbuilder.vn/ 190

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

CMO.02: Bộ Tài Liệu Quản Trị Bán Hàng Và Kênh Phân Phối

405 tài liệu

1409 lượt tải

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.