Cách sắp xếp đánh số heading trong Word

Chia sẻ: Nguyen Van Vinh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:2

Thêm vào BST

Báo xấu

907
lượt xem 27
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đánh số thứ tự heading trong Word cho phép bạn tự động đánh số những phần khác nhau của văn bản rồi đánh số những phần này khi bạn thêm, xóa hay di dời chúng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Cách sắp xếp đánh số heading trong Word

Cách sắp xếp đánh số heading trong Word Đánh số thứ tự Heading trong Microsoft Word for Windows (ch ọn Format/Heading/Numbering) cho phép bạn tự đ ộng đánh s ố nh ững ph ần khác nhau của văn bản rồi đánh số những phần này khi bạn thêm, xóa hay dời chúng đi. Tuy nhiên bạn không thể thay đổi cách đánh s ố ở gi ữa văn bản. Chẳng hạn bạn không thể có một cách sắp xếp cho các chương (1,2,3....) và lại một cách sắp xếp cho phụ lục (A, B, C....). Nếu bạn thay đổi cách đánh số một nơi nào đó trong văn b ản, nh ững heading sẽ bị thay đổi cho toàn văn bản, ngay cả khi bạn đánh d ấu vùng văn bản bạn muốn thay đổi. Các bạn tôi khuyên rằng giải pháp duy nhất là để các chương và phụ lục trên hai tập tin khác nhau. Có cách nào đ ể chúng trong một tập tin mà vẫn có hai cách đánh số tự đ ộng nh ư đã nêu không? Không may, các bạn của bạn nói đúng. Bạn không thể thay đ ổi cách đánh số ở giữa tài liệu ngay cả với Windows 95 và Word 7.0. Cách đánh s ố Heading chỉ áp dụng được trong và chỉ trong tập tin có đ ặt ch ức năng đó mà thôi. Nếu bạn thêm một cách đánh số vào một tập tin và chèn tập tin dó vào một tập tin khác (dùng Insert/File hay trường Include Text), cách đánh số này sẽ không được thể hiện trong tập tin thứ hai. Vì vậy bạn không th ể tạo cách đánh số khác nhau trên hai tập tin riêng bi ệt r ồi dán chúng l ại v ới nhau được. Bạn cũng không thể áp dụng cách ấy trên nh ững văn b ản con trong một văn bản chủ. Tuy nhiên, có một cách làm ngược lại cho phép bạn viết văn b ản lên m ột tập tin rồi tự động phân bố tập tin ấy vào trong những t ập tin có cách đánh số khác nhau. Trước khi bạn bắt đầu viết, tạo một tập tin trống cho nh ững chương có đánh số và một tập tin trống cho phần mục lục. Bạn phải chắc chắn rằng tập tin chương kết thúc bằng dấu ngắt trang (Ctrl-Enter) và đặt cách đánh số thích hợp cho cả hai tập tin. Tiếp theo, t ạo t ập tin thứ ba g ồm chỉ hai trường Include Text và dấu kết thúc tập tin. M ột tr ường liên k ết v ới tập tin chương, còn trường kia liên kết với tập tin phụ lục: "INCLUDE drive: \\ path \\filename \*MERGEFORMAT". Cách tốt nhất để chèn từng trường này là nhấn Ctrl-F9, lúc đó c ập dấu ngoặc (braces) sẽ hiện ra (Word xem dấu ngoặc này như là nh ững ký t ự trường). Hãy gõ vào đoạn chữ ở trên vào giữa hai dấu ngoặc. Chú ý rằng những dấu ngoặc này không phải là những dấu ngoặc bạn có thể gõ trực tiếp từ bàn phím. Một khi bạn thêm dấu kết thúc t ập tin vào m ột t ập tin, hãy chuyển sang trang View dưới Tools Options và xóa dấu x trong h ộp Field Codes. Kế tiếp, chọn cả hai trường và gõ F9 để cập nhật. Nhờ hộp Field Code không đánh dấu x, Word hiểu nó phải thay đoạn mã tr ường (field code) bằng kết quả trường (field result). Trong trường hợp này, đó chính là hai tập tai kia của bạn. Giờ thì bạn có thể sửa đổi cả hai kết quả trường như thể đang làm việc với tập tin ban đầu. Khi bạn hoàn t ất việc viết chương và phụ lục vào những trường tương ứng, hãy chọn toàn bộ t ập tin b ằng phím Ctrl-F5 rồi dùng Ctrl-Shift-F7 để xuất các trường vào t ập tin nguyên th ủy. Bạn có thể in từng tập tin riêng lẻ để có được những cách đánh số khác nhau. (Đừng quên cài đặt số thứ tự của trang bắt đầu trong các t ập tin ph ụ lục nếu bạn muốn các trang có số liên tục).
Nếu bạn dùng cách này đừng đánh bất cứ cái gì bên ngoài các tr ường Include Text. Chỉ có phần văn bản bên trong hai trường này s ẽ đ ược in ra. Bạn có thể kiểm tra những đoạn text nằm sai vị trí bằng cách ch ọn Tools/Options rồi View. Hộp thoại xuất hiện đưa ra ba tùy chọn Field Shading, ra lệnh cho hệ thống khi nào thì tô xám đoạn văn bản trong trường: Always, Never, When Selected (luôn luôn, không bao gi ờ, khi đ ược chọn). Khi chọn Always hay When Selected, bạn sẽ dễ dàng phát hi ện ra những text không nằm trong trường. Khi chọn Never bạn có th ể dùng Atl- F9 để xem mã trường (gõ Alt-F9 một lần nữa để trở lại kết quả trường). Bất kỳ đoạn văn bản nào còn hiện ra sẽ không phải là một phần của tr ường. Nếu bạn gặp phải văn bản nằm ngoài trường, chỉ cần đánh dấu cả khối rồi trở lại kết quả trường (nếu bạn đang xem mã trường). Sử dụng nh ững công cụ soạn thảo thông thường của Word để chuyển văn bản vào trong kết quả trường đúng. Cuối cùng nhấn Ctrl-Shift-F7 một lần n ữa đ ể cập nhật các tập tin nguyên thủy.