Chương 1. Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

Chia sẻ: Tu Oanh04 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

148
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

1. Khái niệm HTTTQL - HTTT là một hệ thống bao gồm con người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, dữ liệu và các chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho người sử dụng trong một môi trường nhất định. - HTTTQL là HTTT tin học hoá có chức năng cung cấp mọi thông tin cần thiết cho quá trình quản lý một tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế tối đa. - HTTTQL là sự kết hợp các thành quả của khoa học quản lý, kỹ...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 1. Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

Chương 1. Hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm HTTTQL - HTTT là một hệ thống bao gồm con người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, dữ liệu và các chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho người sử dụng trong một môi trường nhất định. - HTTTQL là HTTT tin học hoá có chức năng cung cấp mọi thông tin cần thiết cho quá trình quản lý một tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế tối đa. - HTTTQL là sự kết hợp các thành quả của khoa học quản lý, kỹ thuật điện tử và công ngh ệ thông tin. - HTTTQL là nền tảng của mỗi hệ thống quản lý cho dù đó là quản lý vĩ mô hay là quản lý vi mô. 2. Các thành phần của HTTTQL: gồm 4 thành phần chính a. Tài nguyên (tiềm năng) về phần cứng của một hệ thống xử lý thông tin kinh tế là toàn bộ các công cụ kỹ thu ật thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTTQL là máy tính điện tử, mạng máy tính. - MTĐT là công cụ xử lý thông tin chủ yếu. Về nguyên tắc, MTĐT đều cấu thành từ các bộ phận chính: bộ nhớ, bộ số học, bộ điều khiển, bộ vào, bộ ra. - Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. Mạng máy tính chia thành 3 loại chính: + Mạng LAN là mạng được cài đ ặt trong phạm vi tương đối nhỏ như trong một toà nhà, một trường học, một công ty. + Mạng WAN là mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều quốc gia, trong lục địa. + Mạng INTERNET là mạng m à phạm vi của nó trải rộng khắp các lục địa trên trái đất. b. Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chương trình h ệ thống, chương trình ứng dụng của HTTTQL. - Tổng thể phần mềm của HTTTQL bao gồm 2 nhóm chính là phần mềm cơ sở (hệ thống) và phần mềm ứng dụng. + Phần mềm cơ sở gồm các hệ điều hành mạng, các h ệ điều hành dùng cho máy trạm, các chương trình tiện ích… + Ph ần mềm ứng dụng bao gồm các phần mềm ứng dụng đa năng và các phần mềm ứng dụng chuyên biệt.  Phần mềm ứng dụng đa năng bao gồm hệ soạn thảo, bảng tính, hệ quản trị CSDL, các ngôn ngữ lập trình. 1
 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt bao gồm chương trình quản lý ngân hàng, kế toán, máy… c. Tài nguyên về dữ liệu bao gồm các mô hình, các hệ quản trị CSDL, các CSDL quản lý thông qua các quyết định quản lý. - CSDL là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một bài toán hoặc một lĩnh vực nào đó được lưu trữ và qu ản lý tập trung, để tất cả các thành viên của tổ chức có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng. - Tổng thể các CSDL trong quản lý bao gồm: + CSDL qu ản trị nhân lực + CSDL tài chính + CSDL kế toán + CSDL công nghệ + CSDL kinh doanh - Có 3 kiểu cấu trúc chính cho 3 loại hệ quản trị CSDL là: + Phân cấp + Mạng hay Codasyl + Quan h ệ d. Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều h ành và sử dụng HTTTQL. - Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm: + Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban. + Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy là những người xây dựng và b ảo trì HTTTQL. - Tài n guyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù h ệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất và kinh doanh. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Khái niệm: phân tích hệ thống thông tin quản lý (PTHTTTQL) * (ISO): PTHT là sự nghiên cứu, điều tra, xem xét hệ thống (hiện thực hoặc dự kiến) một cách tỉ mỉ, toàn diện, có hệ thống, để xác định những yêu cầu về thông tin và các quá trình của hệ thống này, cùng với các mối quan hệ giữa các quá trình đó, cũng như quan hệ với các hệ thống khác. * PTHT là việc dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật giúp cho các nh à phân tích hiểu rõ h ơn và tìm ra các giải pháp cho các vấn đề kinh doanh. ( Viện tin học; phân tích, thiết kế, cài đặt HTTTQL- Hà Nội 1990-Tr 78) 2
2. Các phương pháp thu thập thông tin Thu thập thông tin là công đoạn đầu tiên củ a quá trình ptích HTTT. Mục tiêu của công việc này là thu được những thông tin liên quan đ ến mục tiêu đ ã đặt ra với độ chính xác cao nhất.Mỗi pp đều có những ưu, nhược riêng và được áp dụng cho phù hợp tình hình thực tế.Nhưng cho dù pp nào thì cũng cần lưu ý: biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động làm việc của một tổ chức thì càng dễ hiểu được các vấn đề đang đư ợc đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn đề được xem xét. Các thông tin n ày gồm: - Các thông tin chung về ngành của tổ chức. - Các thông tin về bản thân tổ chức - Các thông tin về các bộ phận liên quan. *Các pp thu thập thông tin: 2.1.Phương pháp nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống -Mục đích: nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạt động ,qui trình vận hành thông tin trong hệ thống. kết quả của nghiên cứu cho ta cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu. - Nghiên cứu hệ thống được bắt đầu từ nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin hiện tại bao gồm: +môi trường b ên ngoài: bgồm điều kiện cạnh tranh của thị trư ờng hướng phát triển công ngh ệ trong lĩnh vực n ày. +môi trường tổ chức: bgồm chức năng của HT (sản xuất hay dịch vụ), lịch sử hình thành và phát triển, qui mô của HT, khách hàng của HT, các ch ương trình dài hạn và ngắn hạn, vấn đề nhân sự, các dự án hiện tại và tương lai… +môi trường kỹ thuật: bgồm phần cứng và ph ần mềm dùng để XLTT, các trang thiết bị kỹ thuật khác, các CSDL, đội ngũ phát triển hệ thống… +môi trường vật lý: bgồm qui trình tổ chức xử lý dữ liệu, độ tin cậy của HT +môi trường thông tin bgồm: -các TT đầu vào và các nguồn cung cấp các TT đầu vào - các TT đầu ra và các nguồn cung cấp các TT đầu ra - các hình th ức của TT đầu ra và các yêu cầu đối với TT đầu ra - Qui trình xử lý các TT đầu vào để tạo ra các TT đầu ra 2.2. Phương pháp quan sát hệ thống Quan sát hệ thống là một pp thu thập thông tin thường đư ợc áp dụng. có những thông tin mà phân tích viên hệ thống rất muốn biết nhưng ko thể thu thập được trong các pp khác, trong các tài liệu lưu trữ trong hệ thống cũng ko có. Thông qua phỏng vấn cũng ko mang lại kết quả mong đợi. Trong trường hợp này người ta fải tiến hành quan sát h ệ thống. 3
* Ưu: việc quan sát rất có tác dụng để có đư ợc một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của tổ chức n ày. *Tuy nhiên pp này cũng có một số hạn chế. -một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi pp và các chi tiết thao tác khiến cho pp làm việc cũ không còn mấy ý nghĩa. -những ngư ời bị quan sát sẽ cảm th ấy khó chịu (ngay cả khi họ chỉ tưởng rằng họ bị quan sát) và thư ờng thay đổi hành động khi bị quan sát-thay đổi có chiều hướng ko tốt. - việc quan sát cũng đòi hỏi khá nhiều thời gian * Qui trình - chọn mục tiêu, đối tượng,công việc, chức năng đư ợc QS - tiến h ành QS, ghi chép - lập báo cáo QS 2.3.Phương pháp phỏng vấn - phỏng vấn là một PP thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng -những điều cần lưu ý khi phỏng vấn +chú ý lắng nghe khi phỏng vấn +thiết lập quan hệ trong quá trình phỏng vấn +tình hu ống phỏng vấn +ph ạm vi liên quan đến phỏng vấn +câu hỏi mở +câu hỏi trực tiếp -qui trình +chọn mục tiêu, đối tượng, công việc chức năng được PV +chuận bị các câu hỏi đc PV +chọn người đ ược PV +chọn người thực hiện PV +chọn thời gian và địa điểm Pv +tiến h ành PV, ghi chép +Lập báo cáo PV 2.4. Phương pháp sử dụng phiếu điều tra. - Điều tra là một pp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thông tin cho một mục đích nghiên cứu theo một chủ đề n ào đó. -Có th ể áp dụng pp điều tra toàn bộ hay điều tra chọn mẫu. + điều tra toàn bộ cho fép thu được các thông tin đầy đủ trong tổng thể nghiên cứu nhưng tốn khá nhiều thời gian và chi phí. + trong th ực tế khi thu thập thông tin trong hệ thống thông tin thường áp dụng điều tra chọn mẫu. 4
- qui trình: xây dựng bảng hỏi và các phương án trả lời, chọn kích thước mẫu điều tra, chọn thời gian và địa điểm điều tra, tiến h ành điều tra, xử lý số liệu điều tra, lập báo cáo điều tra. - Trong pp sử dụg fiếu điều tra, việc thiết kế fiếu điều tra có vai trò quyết định. Một fiếu điều tra tốt fải đbảo được các yêu cầu: + thu th ập được đầy đủ thông tin cần thiết +dễ dàng cho người điều tra +các câu hỏi trong fiếu điều tra fải rõ ràng, ko đa nghĩa, ko gây hiểu lầm +các câu hỏi fải xác định, ko mập mờ +các câu hỏi tạo điều kiện tốt nhất cho việc xử lý - cơ sở để thiết kể bảng hỏi được chia làm ba fần: +ph ần tiêu đề: mô tả mục đích của fiếu điều tra và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác trả lời đầy đủ +ph ần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng điều tra như họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ… +ph ần nội dung câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung mục tiêu thu thập thông tin +ph ần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên, chức vụ người chủ trì. 3.Sơ đồ chức năng công việc (Business Function Diagram: BFD 3.1. Khái niệm: BFD Là sơ đồ mô tả HTTT. Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần phải làm những chức năng gì. BFD không chỉ ra HTTT phải làm như th ế nào, cũng không chỉ ra những công cụ n ào được sử dụng để thực hiện những chức năng này và cũng không phân biệt chức năng h ành chính với chức năng quản lý. BFD còn được gọi là sơ đồ chức năng kinh doanh. 3.2. Các quy tắc lập sơ đồ chức năng: - Quy tắc tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng - Quy tắc lựa chọn: khi cần lựa chọn thì ph ải ghi rõ cách lựa chọn và phải ghi ký tự 0 ở b ên phải phía trên của góc chức năng này. - Phép lặp: Nếu 1 quá trình được thưc hiện nhiều hơn 1 lần thì đ ánh dấu * ở phía trên, góc phải của khối chức năng. Nếu 1 quá trình nào đó bị loại bỏ khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem lại lợi ích thì đ ánh d ấu bằng 1 d òng đậm vào khối chức năng. - Tên chức năng n ên ngắn gọn, dể hiểu, ko trùng lặp để tạo thuận tiện cho người sử dụng - Mỗi sơ đồ chức năng n ên có fần giải thích ngắn gọn về ý nghĩa của chức năng này 5
*Ví dụ: Sơ đồ chức năng của HTTTQL trường đại học có dạng sau: Quản lý trường ĐH QL QL QL QL QL NCKH nhân hành hỗ trợ đào tạo sự chính- đào tài vụ tạo 3 .3.Phân rã của BFD Hệ thống TT bao gồm nhiều th ành phần, để hiểu rõ HTTT người ta phải phân rã BFD của HTTT. Bản chất của công việc này là 1 chức năng sẽ được phân chia, phân nhỏ theo chức năng chi tiết hơn theo cấu trúc h ình cây. Lợi ích của phân rã BFD: - Cho phép phân tích đi từ tổng quát đến cụ thể, từ tổng hợp đến chi tiết. - Có th ể chia cho từng nhóm công tác, từng phần công việc ở 1 cấp nào đó mà không sợ chồng chéo, nhầm lẫn, trùng lắp. Ví dụ: Chức năng quản lý đ ào tạo của một trường đại học có thể được phân rã như sau: QL Đào tạo QLĐT QLĐT QLĐT QLĐT QLĐT dự QLĐT tại chức sau ĐH văn bằng chuyển chính qui án MBA đổi 2 4. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram: DFD): Cũng giống như BFD là 1 công cụ dùng để biểu diễn HTTT. 4.1.Khái niệm: DFD là sơ đồ mô tả HTTT một cách trừu tư ợng. Sơ đồ này cho thấy quá trình vận động của dữ liệu trong HTTT. Trong sơ đồ n ày ch ỉ có các dòng dữ liệu, các công việc xử lý dữ liệu, các kho dữ liệu, các nguồn và đích của dữ liệu. DFD chỉ ra cách dữ liệu chuyển từ chức năng này sang chức năng khác. Điều quan trọng nhất là DFD ch ỉ ra những dữ liệu cần phải có trước khi thực hiện 1 chức năng nhất định và dữ liệu có đ ược sau khi thực hiện chức năng này cần phải thế nào. 6
DFD không phải là 1 công cụ ho àn hảo để ptích HTTT, nó chỉ đơn thuần mô tả HTTT làm gì và để làm gì, nhưng không chỉ ra thời gian, địa điểm và đối tượng ch ịu trách nhiệm làm các công việc đó. 4.2. Công dụng của DFD: - Trong phân tích DFD dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng. - Trong thiết kế DFD dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án thiết kế HT. - Trong trình bày hệ thống, DFD là công cụ để biểu diễn HTTT. - Trong tài liệu về HTTT, DFD được dùng để viết tài liệu hướng dẫn, cài đặt và sử dụng HTTT. 4.3. Các ký pháp của DFD: a. Quá trình hoặc chức năng b . Dòng dữ liệu c. Kho dữ liệu d . Tác nh ân bên ngoài e. Tác nhân bên trong 5. Xây dựng DFD bằng sơ đồ ngữ cảnh Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát HTTT. Sơ đồ này bỏ qua tất cả các chi tiết mà chỉ n êu lên những điểm chung nhất, sao cho chỉ một lần nh ìn là nhận ra nội dung chính của HTTT. Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm 1 vòng tròn ở giữa và bao quanh bởi các tác nhân b ên ngoài, các mũi tên ch ỉ các dòng d ữ liệu vào và ra. Có thể xem sơ đồ ngữ cảnh là DFD mức 0 7
Ví dụ: Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống tính lương có thể có dạng sau đây: Bảng tổng hợp biểu thuế Giám đốc Cơ quan thuế Hệ thống tính lương ngày công Cơ quan tài chính Nhân viên Phiếu trả lương Chương 3 : Thiết kế HTTT 1.Khái niệm thiết kế HTTT. Thiết kế HTTT là quá trình xác định cấu trúc phần cứng và ph ần mềm,xác định các modul chương trình, các giao diện và dữ liệu cho HTTT để thoả mãn những đòi hỏi xác định. 2.Khái niệm thực thể và các thuộc tính của thực thể. - Thực thể : là một tập hợp đối tượng có chung những đặc điểm n ào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về chúng. VD. Đối với chủ cửa hang thì hang hoá là 1 thực thể, khách hang và hoá đơn bán hang là thực thể.. - Thuộc tính của thực thể : Mỗi thực thể có một số tính chất, các tính chất của thực thể đư ợc gọi là thuộc tính của thực thể. Ví dụ : Thực thể khách hàng có các thuộc tính sau đây:Mã khách hàng ; Tên KH; Địa chỉ; Điện thoại; TKNH;… Số lượng thuộc tính của thực thể nhiều hay ít phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng ttin của nhà qu ản lý 3.Quy tắc vẽ ERD . Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) là sơ đồ thể hiện quan hệ giữa các thực thể trong một HTTTQL. Các ký pháp : - Hình chữ nhật : Thể hiện 1 thực thể - Khối hình thoi : Thể hiện quan hệ giữa hai thực thể. Bên trong hình thoi là 1 - động từ hoặc cụm động từ thể hiện quan hệ giữa 2 thực thể. 8
Đường thẳng nối 2 thực thể với nhau, có hình thoi ở giữa thể hiện quan - h ệ đó. Các kí tự 1,N chỉ ra kiểu quan hệ một, nhiều. - 4.Khái niệm CSDL. CSDL là một tập hợp DL liên quan đ ến 1 lĩnh vực nào đ ấy được lưu trữ và quản lý tập trung để tất cả các thành viên của tổ chức có thể truy cập và khai thác. Khái niệm chuẩn hoá dữ liệu. Chuẩn hoá dữ liệu là việc xem xét danh sách các thuộc tính của thực thể và áp dụng các quy tắc chuẩn hoá đối với danh sách n ày để biến nó thành dạng chuẩn. Dạng chuẩn là d ạng : + Tối thiểu việc lặp lại. + Tránh dư thừa thông tin. + Xác địnhvà giả quyết sự nhập nhằng. 5.Các quy tắc chuẩn hoá dữ liệu. Có nhiều quy tắc chuẩn hoá, hay dùng nhất là 3 quy tắc sau đây: * 1 NF: 1 NF quy đ ịnh rằng, trong mỗi danh sách không đ ược phép chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính như vậy thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra th ành các danh sách con, gán cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. * 2 NF : 2 NF quy đ ịnh rằng, trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá, chứ không được phép phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy th ì phải tách các thuộc tính đó ra thành các danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách m ới, đặt cho nó một tên phù h ợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. * 3 NF: 3 NF quy đ ịnh rằng, trong mỗi danh sách không được có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính X phụ thuộc vào thuộc tính Y và thuộc tính Y p hụ thuộc vào thuộc tính Z thì phải tách các thuộc tính đó ra thành 2 danh sách con mới, một danh sách chứa quan hệ X - Y v à m ột danh sách chứa quan hệ Y - Z. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách. 6.Khái niệm phần mềm. Phần mềm là một tâp hợp gồm: - Các chương trình - Các cấu trúc dữ liệu - Các tài liệu hướng dẫn 7.Quy trình xây dựng phần mềm gồm các công việc sau đây: * Xác đ ịnh mục đích của phần mềm 9
*Xác định các thông tin kết quả (đầu ra), * Xác đ ịnh các thông tin ban đầu (đầu vào) * Xác đ ịnh các cấu trúc dữ liệu * Th iết kế thuật toán * Chọn ngôn ngữ lập chương trình * Viết chương trình * Thử nghiệm chương trình * Biên soạn tài liệu hướng dẫn 8.Có 2 phương pháp thiết kế phần mềm: TDD ( Top Down Design) Nội dung của phương pháp này như sau :Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất m à việc giả quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ modun chính đến các modun con từ trên xuống dưới. DTD ( Down Top Design): Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết b ài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhómcùng chức năng từ dưới lên trêncho đến mudun chính. Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phúhơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế 1 ch ương trình làm nhiệm vụ tập hợp các mô đun th ành 1 hệ ch ương trình thống nhất hoàn chỉnh. 9.Khái niệm giao diện, các yêu cầu đối với giao diện. - Khái niệm giao diện. Giao diện là môi trư ờng, là phương tiện m à qua đó con người có thể giao tiếp với MTĐT. *) Các yêu cầu đối với giao diện : - Dễ sử dụng - Thân thiện với người sử dụng - Rõ ràng, tránh gây nh ầm lẫn - Dễ học - Dễ kiểm soát - Dễ phát triển - Đẹp, gây thiện cảm, thư dãn . Chương 4: Cài đặt HTTTQL 1. Khái niệm: Cài đặt hệ thống là giai đoạn cuối cùng trong 3 giai đoạn chủ yếu của quy trình phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin q uản lý. Nội dung của giai đoạn này 10
là thay th ế hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ bằng hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới. Các nội dung cụ thể của quá trình cài đặt HTTTQL bao gồm: + Lập kế hoạch cài đặt; + Biến đổi dữ liệu; + Kế hoạch huấn luyện; + Phương pháp đưa hệ thống mới vào sử dụng; + Biên so ạn tài liệu sử dụng. 2 . Phương pháp cài đặt Để đưa h ệ thống xử lý thông tin kinh tế mới vào sử dụng, người ta thường áp dụng 4 phương pháp như sau: 2 .1. Phương pháp cài đặt trực tiếp: Hệ thống mới sau khi xây dựng xong thì tiến hành đưa vào sử dụng ngay để thay thế cho hệ thống cũ. Sử dụng phương pháp này ta cần chú ý đến một số yếu tố sau: + Mức độ gắn bó của các thành viên với hệ thống mới; + Mức độ mạo hiểm của hệ thống mới sẽ tác động trực tiếp đến hệ thống cũ và có thể gây ra tình trạng hệ thống ngừng hoạt động. + Phải kiểm tra chặt chẽ phần cứng và phần mềm của hệ thống mới. + Ch ỉ nên áp dụng đối với hệ thống xử lý thông tin không lớn với mức độ phức tạp vừa phải. Phương pháp này chỉ thực sự áp dụng trong những trường hợp thật sự cần thiết và cần phải tiến hành các bước nh ư sau: 1) Kiểm tra HT chặt chẽ; 2) Dự tính khả năng khôi phục lại dữ liệu; 3) Chu ẩn bị kỹ lư ỡng cho từng giai đoạn cài đ ặt HT; 4) Chu ẩn bị phương án xử lý thủ công trong trường hợp xấu nhất để vẫn có thể duy trì hệ thống hoạt động; 5) Huấn luyện chu đáo cho tất cả những người tham gia vào HT; 6) Có các kh ả năng hỗ trợ đầy đủ các phương tiện như đĩa từ, máy in, USB…. 2 .2. Phương pháp cài đặt song song; Nội dung của phương pháp này là hoạt động đồng thời cả 2 hệ thốn g cũ và mới trong một khoảng thời gian nhất định. Áp dụng phương pháp này có : - mức độ rủi ro ít hơn; - nguồn tài chính cao. Các công việc cần tiến hành: 1) Xác đ ịnh thời gian hoạt động song song; 2) Xác đ ịnh các thủ tục so sánh; 11
3) Sắp xếp nhân sự. 2 .3. Phương pháp thí điểm cục bộ; Phương pháp này có thể coi như bước trung gian của 2 phương pháp 1 và 2; tức là cài đ ặt trực tiếp và cài đ ặt song song. Để áp dụng phương pháp này ta cần tiến h ành những công việc như sau: 1) Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm, và làm theo phương pháp nào; 2) Kiểm tra hệ thống xử lý mới áp dụng vào các bộ phận n ày có được hay không; 3) Tiến h ành sửa đổi; 4) Nhận xét và so sánh. 2 .4. Phương pháp từng bộ phận; Bước n ày ta lựa chọn các bộ phận có chức năng quan trọng, rồi tiến hành tin học hóa từng chức năng quản lý riêng biệt, độc lập với các phân hệ khác. Sau đó đưa phân hệ đã thiết kế vào ứng dụng ngay, còn các phân hệ khác thì vẫn hoạt động nh ư cũ theo ph ương th ức quản lý truyền thống. Như vậy, hệ thống được chuyển dần từ phương thức quản lý thủ công sang phương thức quản lý tin học hóa theo từng bộ phận theo tiến trình thời gian. Vừa làm vừa rút kinh nghiệm cho bộ phận còn lại. Tóm lại, 4 phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó trong thực tế người ta có thể áp dụng kết hợp các ph ương pháp với nhau và phát triển dần theo thời gian, tránh gây những tác động lớn trong hệ thống, và tránh nguy cơ hệ thống ngừng hoạt động 3 . Nội dung, hình thức và lý do dào tạo cán bộ. 3 .1. Mục đích đào tạo: Khi chuyển sang hệ thống thông tin quản lý mới, các cán bộ trong hệ thống cần được trang bị một cách toàn diện về những kiến thức, kỹ năng và những thói quen cần thiết để có thể khai thác và vận hành có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý mới. 3 .2. Lý do đ ào tạo; + Giảm thời gian đi học các lớp đào tạo chính quy về các vấn đề liên quan; + Đảm bảo hệ thống hoạt động tốt nhất; + Giảm chi phí; + Tăng tính chủ động và năng động của nhân sự; + Cung cấp những kiến thức mới về hệ thống mới; + Cung cấp những kỹ sảo nghề nghiệp cho các nhân viên QL; + Làm tăng độ thích nghi với hệ thống mới. 3 .3. Nội dung đào tạo - Kiến thức chung; - Quy tắc, quy trình, quy chế sử dụng và khai thác hệ thống; 12
Quy trình, thao tác vận h ành h ệ thống; - Quy tắc đảm bảo an to àn; - Quy tắc bảo mật; - Phương th ức đào tạo. 3 .4. Cử cán bộ đi học những lớp cần thiết; - Huấn luyện thông qua thực hành; - Huấn luyện thông qua hoạt động chuyên đề ngay tại cơ quan; - Phân phát tài liệu chuyên môn cho cán bộ - Chương 5: Hiệu quả kinh tế của HTTT 1. Khái niệm hiệu quả kinh tế của HTTT: HQ của HTTT qly Là mức độ kết quả của HTTT này mang lại, được thể hiện bằng tiền, được xác định bằng cách so sánh các kết quả thu được từ HTTT với những chi phí đã bỏ ra để thực hiện nó. Khi đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTT là ph ải xem xét trên hai góc độ: kết quả trực tiếp và kết quả gián tiếp. - Kết quả trực tiếp (kết quả tính được) là loại kết quả được thể hiện bằng một đại lượng vật lý n ào đấy và nó được thể hiện bằng một số tiền. - Kết quả gián tiếp (kết quả không tính được) là những kết quả không thể hiện được bằng một đại lượng vật lý nào cả nhưng người ta luôn luôn cảm nhận được. Các nguyên nhân m ang lại hiệu quả kinh tế của HTTT: - Tin học hóa đẩy nhanh các quá trình th ống kê kế toán, đảm bảo số liệu chính xác cung cấp cho các bộ phận quản lý. - Tin học hóa làm giảm thiểu đáng kể thời gian và lao động trong lĩnh vực xử lý thông tin. - Nh ờ tin học hóa các quyết định quản lý đ ược đưa ra nhanh chóng và chính xác d ựa trên cơ sở có tính đến các điều kiện khác nhau về thị trường, về sản xuất và dịch vụ nhằm đảm bảo hiệu quả cao. - Các nhà lãnh đạo đ ược cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, đầy đủ nhờ đó ra được các quyết định quản lý đúng đắn làm tăng ch ất lư ợng công tác của tổ chức. 2. Các khoản thu - chi của HTTT: a/ Các kho ản thu: - Do giá trị thị trường mang lại - Do cắt giảm được cán bộ -… -- Tổng thu = … 13
b/ Các kho ản chi: - Chi phí cố định (chi phí cho nghiên cứu, cho thiết kế hệ thống, …) - Chi phí biến động (chi cho bảo trì, khai thác hệ thống, …) -- Tổng chi phí = chi phí cố định + chi phí biến động 3. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả: - Hiệu quả tuyệt đối: Ea = Tổng thu - Tổng chi  thu   chi - Hiệu quả tương đối: Er =  chi - Hiệu quả một đồng vốn đầu tư: Ei =  thu  chi 4. Các giải pháp nâng cao hiệu quả: - Làm tốt công tác phân tích, thiết kế HTTT - Chọn đư ợc phương án hợp lý - Phần cứng tốt, đúng chủng loại, giá cả hợp lý - Phần mềm tốt, đúng chủng loại, giá cả hợp lý - Nhân viên vận hành tốt - Bảo mật thông tin - Chấp hành đầy đủ nội quy an toàn sử dụng HTTT quản lý - Quản lý tốt dự án tin học hóa (Con người tham gia dự án phải có chuyên môn, có đạo đức nghề nghiệp, …) 5. Liên hệ thực tế: CHƯƠNG 6: CÁC H Ệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KINH TẾ BÀI 1. HỆ TIN HỌC VĂN PHÒNG I. Chức năng của hệ tin học văn phòng Hệ tin học văn phòng là hệ thống thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu, thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác. Các chức năng: - Soạn thảo văn bản: dùng máy vi tính, máy in, máy sao chụp để soạn thảo, in ấn các văn bản. Đây là ứng dụng đầu tiên và rộng rãi nhất của tin học văn phòng - In ấn, chế bản điện tử: đây cũng là lĩnh vực ứng dụng rất rộng rãi của tin học văn phòng - Trao đổi thông tin viễn thông như fax, internet. Ngày nay internet phát triển rất nhanh, cho phép nhận và gửi thông tin qua mạng rất nhanh chóng, thu ận lợi và rẻ tiền. Internet có các dịch vụ chủ yếu: Email, hội thảo trên internet, truy cập các trang web (dịch vụ WWW). Nhờ WWW m à internet trở thành kho thông tin kh ổng 14
lồ về các lĩnh vực khác nhau. Nếu muốn ta có thể tạo ra các trang web của m ình để cho những người khác truy nhập (tức là tự quảng cáo mình). II. Cơ chế hoạt động của hệ tin học văn phòng Input Output Các chức năng xử lý và kiểm tra Video Bàn phím Hình ảnh Máy đọc Văn bản Máy ghi âm Lưu trữ III. Tác dụng của hệ tin học văn phòng 1. Cho phép người sử dụng được dùng các tài nguyên thông tin toàn cầu trong công việc hàng ngày của mình 2. Tăng năng suất lao động của các nhân viên văn phòng 3. Rút ngắn thời gian chuẩn bị và cung cấp văn bản 4. Cho phép truyền đi trọn gói các dạng tài liệu khác nhau như văn b ản, biểu đồ, hình ảnh, phim ảnh, âm thanh… 5. Tăng năng suất lao động củ a cán bộ quản lý vì học được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, rõ ràng. BÀI 2: HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO DỊCH I. Khái niệm Hệ thống xử lý giao dịch là h ệ thống thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch 1 2 4 Thu thập Xử lý Chuẩn bị dữ liệu - Theo lô b áo cáo và - Trực tiếp hồ sơ 3 Hỏi đáp 5 CSDL 15
Quy trình xử lý giao dịch gòm các b ước cơ bản sau: 1 . Thu thập dữ liệu: có thể thực hiện bản ghi người hoặc bằng các thiết b ị đầu cuối như máy quét, máy đọc, máy đo... 2 . Xử lý giao dịch. Có hai phương pháp a) Xử lý theo lô: gồm các bước - Tích lu ỹ theo từng nhóm (loại) các dữ liệu phát sinh - Ghi các dữ liệu đó lên đ ĩa từ - Sắp xếp các dữ liệu đó theo cấu trúc FIFO theo trình tự thời gian - Gửi các dữ liệu đó về thiết bị xử lý trung tâm để xử lý chúng b ) Xử lý theo thời gian thực. Theo ph ương pháp này các d ữ liệu giao dịch được xử lý ngay khi chúng xuất hiện để phục vụ khách hàng. Vì vậy hệ thống n ày còn gọi là h ệ thống trực tiếp Mô hình dưới đây chỉ ra quá trình giao dịch trong một trung tâm thương mại - Xử lý giao dịch Hỏi đáp Bán hàng - Cập nhật (Terminal) (Workstation) CSDL CSDL CSDL hàng hoá khách b án hàng hàng 3 . Cập nhật CSDL: là quá trình làm cho nội dung các CSDL đổi mới ph ù h ợp với các đối tượng m à chúng phản ánh 4 . Chuẩn bị tài liệu và báo cáo: Căn cứ vào các dữ liệu đ ã thu th ập và xử lý được để tạo ra các báo cáo khác nhau phục vụ cán bộ lãnh đ ạo và khách hàng BÀI 3. HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT Trong một doanh nghiệp, phân theo chức năng, HTTTQL bao gồm: - Hệ thống thông tin sản xuất - Hệ thống thông tin tài chính kế toán - Hệ thống thông tin quản trị nhân lực - Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định 16
I. Mô hình hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin sản xuất bao gồm toàn bộ các thông tin phản ảnh các quá trình sản xuất và quản lý sản xuất trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin sản xuất MTĐT MTĐT MTĐT NetWork Interface Cart CSDL CSDL CSDL CSDL công kế hoạch các mô kho nghệ hình NVL sản xuất Kế hoạch Kế hoạch Hệ thống Xử lý chiến điều hành giao d ịch b áo cáo lược Thành phần cả hệ thống thông tin sản xuất cũng giống như thành phần của một HTTTQL nói chung. Tiềm năng phần cứng là một LAN. Tiềm năng phần mềm quan trọng nhất là các CSDL và các chương trình dùng đ ể vạch ra loại kế hoạch khác nhau - Các mô hình gồm các mô hình quy hoạch tuyến tính, các mô hình tối ưu, các mô hình toán thống kê… 17
Mô hình chức năng tổng quát của hệ thống thông tin sản xuất có dạng d ưới đây. Trong sơ đồ này xét đến 4 quy trình là KH hoá chiến lược, KH hoá chiến thuật và cơ động, hệ thống báo cáo và hệ thống giao dịch. Mô hình chức năng tổng quát của HTTTSX KH hoá chiến lược 1. Lập KH quy mô sản xuất 2. Lập kế hoạch đầu tư cho sản xuất KH hoá chiến thuật và cơ động 1. KH hoá sản phẩm 6. Phân bố sản xuất 2. KH hoá lao động 7. Xây dựng định mức 3. KH hoá nhu cầu vật liệu 4. KH hoá b ảo d ưỡng 5. KH hoá cung ứng d ài hạn Hệ thống báo cáo Kiểm tra SX Tiêu thụ sản phẩm Hiệu quả - KT vật liệu - CLượng sản phẩm - Giá cả hàng - Nhu cầu SP - KT giá mua hoá - Thị trường VL - Giao hàng - KT NSLĐ - HT kho hàng - Ngân sách - KT công - Chi tiêu nghệ -Lợi nhuận Hệ thống giao dịch Kiểm tra T. hiện đơn Mua Kho thành Báo cáo sản xuất NV liệu đ ặt hàng phẩm p hân xưởng 18
BÀI 4. HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN Hệ thống thông tin tài chính và kế toán b ao gồm 2 phân hệ là tài chính và kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Đây là hệ thống thông tin đ ược tin học hoá sớm nhất so với các hệ thống thông tin khác I. Phân hệ thông tin tài chính Phân h ệ này bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động tài chính của doanh nghiệp 1.Mô hình phân h ệ thông tin tài chính MTĐT MTĐT MTĐT NetWork Interface Cart K.hoạch tài Qu ản lý ngân chính sách Các d ự đoán Qu ản lý vốn tài chính đ ầu tư 2. Các tiềm năng - Phần cứng: LAN - Phần mềm: là CSDL tài chính thống nhất 3. Các quy trình trong phân h ệ thông tin tài chính a) Quy trình lập các KH tài chính b) Quy trình qu ản lý ngân sách c) Quy trình qu ản lý vốn đầu tư d) Quy trình dự toán tài chính 19
Mô hình chức năng của các quy trình hoạt động tài chính doanh nghiệp được trình bày trong hình dưới đây, trong đó các hoạt động tài chính được xét theo các giai đoạn ngắn hạn, d ài h ạn, các báo cáo tài chính và quy trình xử lý giao dịch. Mô hình chức năng tổng quát của phân hệ tài chính KH tài chính doanh nghiệp d ài hạn KH hoá tài chính doanh nghiệp ngắn hạn KH kho bạc 1. KH ngân sách đầu tư 2. KH lợi nhuận hàng năm 3. KH ngân sách ho ạt động 4. KH thu thu ế 5. Các báo cáo tài chính Tình trạng tài chính doanh nghiệp - - Tình hình khách hàng - Phân tích ngân sách Phân tích các yếu tố tạo nên lợi nhuận - Phân tích hiệu quả vốn đầu tư - Xử lý giao dịch tài chính Kế toán Kho b ạc Thuế - Qu ản lý đầu tư - Kế toán thuế - T.K khách - Qu ản lý ngoại hối - Kiểm toán hàng - Thanh toán -K.toán p.tích - Sổ gốc II. Phân hệ thông tin kế toán Phân h ệ thông tin kế toán có chức năng thu nhận các dữ liệu trong các giao d ịch kinh tế và thương m ại, thực hiện các thủ tục kế toán nhằm xây dựng các báo cáo tài chính và các bảng cân đối kế toán tổng hợp. 20