CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MS-WINDOWS VÀ WINWORD

Chia sẻ: Nguyen Quang | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:55

Thêm vào BST

Báo xấu

168
lượt xem 35
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khởi động WINDOWS : WINDOWS sẽ được khởi động từ đĩa cứng của máy tính khi nhấn nút POWER (công tắc nguồn), kết thúc khởi động là giao diện đồ hoạ (desktop). Thoát khỏi MS-Windows :  Nhắp chuột vào nút START để vào trình đơn.  Kích đơn phím chuột trái vào Shut down. xuất hiện hộp đối thoại.  Nhắp chọn SHUT DOWN rồi nhắp vào nút OK .

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MS-WINDOWS VÀ WINWORD

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ MS-WINDOWS VÀ WINWORD § 1. HỆ ĐIỀU HÀNH MS - WINDOWS 1.1 GIỚI THIỆU - KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT MS-WINDOWS 1.1.1 Khởi động WINDOWS : WINDOWS sẽ được khởi động từ đĩa cứng của máy tính khi nhấn nút POWER (công tắc nguồn), kết thúc khởi động là giao diện đồ hoạ (desktop): Biểu tượng của chương trình Shortcut Biểu tượng của một chương trình (shortcut) Biểu tượng cực tiểu của một cửa sổ 1
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD ___________________________________________________________________________ 1.1.2 Thoát khỏi MS-Windows :  Nhắp chuột vào nút START để vào trình đơn.  Kích đơn phím chuột trái vào Shut down. xuất hiện hộp đối thoại.  Nhắp chọn SHUT DOWN rồi nhắp vào nút OK . 1.2 DESKTOP Màn hình làm việc của WINDOWS được gọi là DESKTOP, các thành phần trong DESKTOP được giới thiệu ở màn hình khởi động Windows. 1.3 CÁC THAO TÁC VỀ MOUSE Cách sử dụng Mouse trong windows Công cụ để thao tác trong WINDOWS chủ yếu là chuột ( MOUSE ), ta có thể sử dụng nút trái hay nút phải của MOUSE. • Sử dụng nút trái chuột : o Nhắp đơn (click single): Bấm nhanh nút trái và thả ra , trường hợp này sử dụng khi mũi tên chuột đang ở trên một đối tượng (hình tượng) để chọn đối tượng đó. o Nhắp đúp (double click): Bấm nhanh nút trái 2 lần liên tiếp trên đối tượng để mở của sổ của nhóm hay cho thi hành một trình ứng dụng. o Kéo rê (drag mouse): Bấm và giữ nút trái mouse sau đó kéo rê đến vị trí khác • Sử dụng nút phải của chuột : Nhấn nút phải của chuột để hiện ra một MENU (Shortcut Menu), MENU này thay đổi theo tình huống và thường có những lệnh thông dụng nhất như OPEN, COPY, CUT, DELETE. Trong tập tài liệu này chúng ta dùng nhắp chuột tức là nhắp đơn nút trái, nhắp đôi tức là nhắp đôi nút trái chuột. 2
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD ___________________________________________________________________________ 3
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD ___________________________________________________________________________ § 2. GIỚI THIỆU HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD 2.1 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD 2.1.1 Khởi động : Khởi động Word nhắp chuột vào đây - Start → Programs → Microsoft Word - Cũng có thể khởi động Word bằng cách nhắp chuột vào biểu tượng (SHORT CUT) của Microsoft word trên Desk top của windows - Nhắp chuột vào biểu tượng Word trên thanh office bar. Word 2.1.2 Thoát khỏi word : Có thể dùng các cách sau: - File → Exit - Nhắp chuột vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ Word. - Nhắp đôi vào biểu tượng word ở góc trên bên trái cửa sổ Word. - Nhấn tổ hợp ALT – F4 Nếu văn bản chưa được ghi (Save) thì xuất hiện hộp hội thoại và có 2 khả năng: • Nếu chưa có tên mà muốn lưu lại thì nhấn YES và tiến hành đặt tên • Nếu đã có tên, muốn ghi lại những thay đổi kể từ lần ghi cuối cùng thì nhấn YES, Nếu nhấn NO là không muốn lưu lại, nhấn CANCEL huỷ bỏ tác vụ ghi. 4
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD ___________________________________________________________________________ 2.2 MÀN HÌNH LÀM VIỆC Các thanh công Menu ngang cụ Menu dọc Popup Thanh Thanh cuộn trạng thái Vùng soạn thảo • Cách chọn một mục trên thanh Menu ngang : - Nhắp mouse vào tên mục chọn trên thanh menu ngang, hay nhấn F10 rồi dùng phím mũi tên di chuyển vệt sáng đến mục chọn và nhấn ENTER. - Hoặc nhấn ALT+Ký tự đại diện trên mục chọn. Khi một mục trên thanh Menu lệnh được chọn thì xuất hiện một Menu dọc , Muốn chọn một mục trên thanh Menu dọc chỉ cần nhắp chuột vào tên mục chọn hay di vệt sáng đến vào gõ ENTER. 2.3 NHẬP VĂN BẢN 2.3.1 Sử dụng tiếng Việt Microsoft word chạy trên môi trường windows, nên bộ Font chữ nào được cài đặt trong windows đều dùng được trong văn bản của word. Hiện nay đang lưu hành nhiều bộ Font chữ tiếng Việt khác nhau, nhưng trong giáo trình này giới thiệu những bộ Font chữ tiếng Việt phổ dụng là ABC và Việtware. Bộ Font ABC chỉ gõ được theo kiểu Telex, bộ Font Việtware gõ được cả kiểu telex và kiểu VNI: - Kiểu gõ VNI : Dùng các phím ở phía trên các chữ cái để thể hiện dấu được qui định như sau : sắc(1), huyền (2), hỏi (3), ngã (4), nặng (5), dấu mũ â , ê (6), dấu móc ư, ơ (7), dấu liềm ă (8), dấu ngang đ (9). Cần bỏ dấu tại các nguyên âm ( O,Y,E,U,A,I) 5
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD ___________________________________________________________________________ - Kiểu gõ Telex, nghĩa là ta có thể bỏ dấu ngay sau chữ cái mang dấu, hoặc sau cùng của 1 từ. Cách bỏ dấu như sau : Dấu (‘ ) : tương đương với chữ S Chữ â : tương đương với chữ aa Dấu (`) : tương đương với chữ F Chữ Â : tương đương với chữ AA Dấu (?) : tương đương với chữ R Chữ ă : tương đương với chữ aw Dấu (~) : tương đương với chữ X Chữ Ă : tương đương với chữ AW Dấu (.) : tương đương với chữ J Chữ ư : tương đương với chữ uw Chữ ô : tương đương với chữ oo Chữ Ư : tương đương với chữ UW Chữ Ô : tương đương với chữ OO Chữ ê : tương đương với chữ ee Chữ Ơ : tương đương với chữ OW Chữ Ê : tương đương với chữ EE Chứ Ơ : tương đương với chữ OW Chữ đ : tương đương với chữ dd Chữ Đ : tương đương với chữ DD Ví dụ : Để gõ được dòng chữ “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa “ thì ta phải gõ trên bàn phím như sau : “ Coongj hoaf xax hooij chur nghiax “ Muốn gõ tiếng Việt theo bộ Font nào thì phải khởi động chương trình điều kiển tiếng Việt theo bộ Font đó, Thông thường khi khởi động windows người ta đã cài đặt để chương trình điều khiển tiếng việt tự động khởi động, nếu chưa khởi động ta phải tìm biểu tượng của chương trình điều khiển tiếng Việt để khởi động (Nhắp chuột vào nút START rồi vào mục Programs để tìm, cũng có thể nhắp vào biểu tượng của chương trình này trên màn hình chính của windows nếu đã được tạo shortcut) 2.3.2 Cách nhập văn bản trong word : Khi nhập một văn bản tiếng Việt cần định dạng: - Kiểu chữ (Font): các Font chữ tiếng Việt của hệ Font ABC có dạng .Vn.... ví dụ: .Vntime, Fon Vietware có dạng VN..... , ví dụ: VNtimes new roman, Font Unicode : Times New Roman. - Cở chữ: ( size ) - Nhập văn bản bình thường, khi chạm lề phải của văn bản word sẽ tự động cuốn chữ xuống dòng dưới. - Khi muốn xuống dòng nhấn Shift – Enter. - Để tạo một đoạn nhấn Enter. 2.4 CÁC PHÍM VÀ TỔ HỢP PHÍM DI CHUYỂN TRONG VĂN BẢN • Di chuyển điểm chèn (con trỏ) trong văn bản : - Sử dụng chuột: Nhắp chuột vào vị trí muốn đến - Sử dụng bàn phím: ↑↓ Lên hay xuống một dòng : ← →: Sang trái hay phải một ký tự Home: Về đầu dòng End: Về cuối dòng Ctrl – Home: Về đầu văn bản Ctrl – End: Về cuối văn bản • Xóa ký tự : 6
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD ___________________________________________________________________________ Delete : Xóa ký tự tại vị trí con trỏ Backspace (←) Xóa ký tự bên trái con trỏ • Chuyển đổi giữa chế độ chèn và đè ký tự: Insert 7
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD ___________________________________________________________________________ § 3. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG VĂN BẢN 3.1 TẠO MỘT VĂN BẢN MỚI Khi khởi động WORD luôn tự động mở sẵn một tài liệu mới với tên ngầm định là Document1. Trường hợp đang soạn thảo, muốn mở thêm một tài liệu mới có thể chọn một trong các cách sau: • File → New, hộp hội thoại xuất hiện chọn Blank Document. • Nhắp chọn OK hoặc: • Nhấn Ctrl – N hoặc: • Nhắp vào nút NEW ắ trên thanh công cụ chuẩn (standard toolbar) 3.2 LƯU 1 VĂN BẢN • File – Save • Nhắp vào biểu tượng  trên thanh công cụ chuẩn • Nhấn Ctrl - S TM sẽ ghi tập tin vào Ghi tên tập tin vào Xuất hiện hộp hội thoại SAVE: 8
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD ___________________________________________________________________________ - Nếu ghi lần đầu tiên thì phải đặt tên vào khung File Name rồi nhắp vào nút SAVE, nếu muốn ghi vào thư mục nào thì phải chọn thư mục trong danh sách các thư mục. - Nếu đã có tên WORD sẽ tự động ghi lại những thay đổi mới nhất. - Tên file có thể đặt tùy ý không khống chế độ dài như DOS 6.x - Muốn ghi file với tên khác FILE – SAVE AS các bước xử lý tương tự như trên. Trường hợp này ứng dụng khi muốn dùng một tài liệu đã có để sửa lại tạo thành một tài lệu khác nhưng vẫn muốn bảo toàn tài liệu gốc 3.3 MỞ 1 VĂN BẢN ĐÃ CÓ Mở 1 tập tin sẵn có trên đĩa có thể chọn một trong các cách sau : • File → Open... • Nhấn Ctrl – O • Nhắp vào nút ắ trên thanh công cụ chuẩn Hộp hội thoại OPEN mở ra ta nhắp chọn file cần mở rồi nhấn nút OPEN hay nhắp đôi vào file đó. Ta cũng có thể tìm các file cần mở ở ổ đĩa khác hay thư mục khác Thư mục hiện thời Nút trở lên thư mục phía trên ( Cha ) Các tập tin chứa trong tthư mục hiện thời 9
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD ___________________________________________________________________________ 3.4 ĐÓNG 1 VĂN BẢN • Khi đóng 1 văn bản, ta không thoát chương trình Word. Bạn vẫn có thể tiếp tục làm việc với các tư liệu khác. Thao tác: File → Close. • Chú ý: Nếu văn bản khi đóng chưa được lưu (save) thì chúng ta sử dụng thao tác lưu file ở mục 3.2. 3.5 CÁC THAO TÁC VỀ KHỐI 3.5.1 Chọn khối Có thể dùng bàn phím hay chuột để chọn • Dùng bàn phím : Đưa con trỏ đến ký tự đầu cần chọn giữ phím Shift dùng phím mũi tên di chuyển về ký tự cuối cùng rồi thả Shift ra ta được khối cần chọn. • Dùng chuột : Nhắp chuột tại ký tự đầu khối, nhấn giữ phím trái và rê cho đến ký tự cuối khối thả chuột ra ta được khối cần chọn. Khối được chọn + Các phương pháp chọn đặc biệt: • Chọn một từ : Nhắp đôi chuột vào từ đó • Chọn một dòng: Nhắp chuột vào khoảng trống bên trái dòng đó. • Chọn một đoạn: Nhắp đôi chuột vào khoảng trống bên trái đoạn • Chọn toàn bộ văn bản: Giữ Ctrl và nhắp chuột vào khoảng trống bên trái văn bản hay nhấn Ctrl – A • Chọn khối hình chữ nhật: Chọn một vùng hình chữ nhật giữ ALT và rê chuột trong khi chọn khối. • Để hủy việc chọn khối chỉ cần nhấn 1 trong 4 phím mũi tên điều khiển con trỏ hoặc nhấn phím trái chuột vào bất cứ nơi nào trong vùng soạn thảo. 3.5.2 Sao chép khối 10
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD ___________________________________________________________________________ Sử dụng chức năng cắt, dán, sao chép, xóa một đoạn văn bản, một hình ảnh, một đối tượng bằng cách sau: + Chọn nội dung cần copy: • Nếu là văn bản thì chọn khối. • Nếu là đối tượng thì nhấn nút trái chuột vào đối tượng để chọn. + Sao chép: • Sử dụng menu: Edit – Copy hay • Nhắp chuột vào biểu tượng copy trên thanh công cụ chuẩn, hay • Sử dụng phím tắt: nhấn Ctrl – C + Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán: • Sử dụng Menu: Edit – Paste, hay • Nhắp chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ, hay • Sử dụng phím tắt: Nhấn Ctrl – V. 3.5.3 Di chuyển khối + Chọn nội dung cần di chuyển + Cắt khối: • Dùng menu: Edit – Cut, hay • Sử dụng thanh công cụ: nhắp chuột vào biểu tượng CUT trên thanh công cụ chuẩn, hay nhấn Ctrl – X + Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán • Menu: Edit – Paste, hay • Thanh công cụ: nhắp chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ hay • Nhấn Ctrl – V 3.5.4 Xoá khối + Chọn khối cần xóa + Nhấn phím Delete. 11
Chương 2 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN § 1. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ VĂN BẢN 1.1 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ VĂN BẢN Có thể sử dụng 4 chế độ khác nhau để hiển thị tài liệu trên cửa sổ màn hình: Vào menu VIEW và chọn một trong 4 lệnh sau: - Normal: Kiểu xem này giản lược văn bản để ta có thể nhanh chóng nhập, hiệu chỉnh và định dạng văn bản. Kiểu xem này không hiển thị các lề đỉnh và chân trang, tiêu đề đầu và cuối trang, số trang và các đối tượng đồ hoạ khác. - Print layout: Tài liệu được hiện lên giống như lúc in ra, muốn vẽ các thao tác đồ họa phải ở chế độ này. - Web layout: Kiểu xem này hiển thị tư liệu như thể xuất hiện trên trang Web - Outline: Kiểu xem này giúp ta xem lại và làm việc với cấu trúc của tư liệu. Ta có thể tập trung vào các đề mục chính bằng cách che dấu phần văn bản còn lại. Ta cũng có thể chọn các chế độ này ở dàn nút góc dưới bên trái màn hình: Normal Web Print Outline layout Layout 1.2 HIỂN THỊ VÀ CHE DẤU THƯỚC Có thể dùng thước để định vị văn bản trên trang. Bất kỳ lúc nào ta cũng có thể hiển thị hay che dấu thước. Khi lần đầu tiên khởi động Word, thước [ruler] hiện ra trên màn hình. Việc che dấu thước thường giúp cho cùng làm việc trở nên thoáng hơn và ít bề bộn hơn. Thao tác: • Menu: View, bật/tắt  Ruler Thước ngang và dọc
1.3 HIỂN THỊ VÀ CHE DẤU CÁC THANH CÔNG CỤ Word cung cấp vài thanh công cụ (toolbar); từng thanh công cụ đều có các nút giúp ta nhanh chóng thực hiện các công việc thường dùng. Thao tác: • Menu: View, toolbars , nhắp chọn (bật/tắt) tên thanh công cụ  Các thanh công cụ thường dùng: • Thanh công cụ chuẩn ( Standard Toolbar) chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng : Chúng ta bắt đầu từ biểu tượng đầu tiên tính từ trái sang phải BIỂU TƯỢNG TÍNH NĂNG Dùng để mở một file văn bản mới Dùng để mở một file văn bản đã có Để cất dữ liệu Để in nội dung (in toàn bộ văn bản) Để xem hình dáng văn bản trước khi in ấn Để cắt bỏ một đoạn nội dung sau khi đã đánh dấu Để copy một đoạn văn bản sau khi đã đánh dấu Để dán mọt đoạn văn bản sau khi đã copy Để copy nguyên một thuộc tính Để quay lại thao tác trước đó Để tiến lên một thao tác Để tạo bảng biểu Chia nội dung văn bản thành dạng cột Thay đổi kích thước để quan sát trang văn bản
• Thanh công cụ định dạng ( Formatting Toolbar ) Chứa các biểu tượng dùng vào mục đích như : Chọn Font chữ, cỡ chữ, canh biên, đóng khung ... BIỂU TƯỢNG TÍNH NĂNG Để thanh đổi Folt chữ Để thay đổi kích thước chữ Kiểu chữ béo Kiểu chữ nghiêng Kiểu chữ ngạch chân Căn lề bên trái Căn giữa trang Căn bên phải Căn đều hai bên Đánh đầu dòng bằng số thứ tự Đánh đầu dòng bằng dấu . Chỉnh dòng lùi sang trái Chỉnh dòng lùi sang phải Kẻ đường viền của bảng biểu Màu nền Chän mµu ch÷ 1.4 ZOOM TRANG VĂN BẢN Word cho phép phóng to, thu nhỏ vùng hiển thị văn bản trên màn hình. Việc thay đổi xác lập phóng [zoom] không ảnh hưởng gì đến dáng vẻ của tư liệu trên trang in. Thao tác: • Menu: View, zoom... Hộp thoại:
§ 2. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 2.1 ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Việc qui định cách trình bày một ký tự, một từ hay số từ gọi là định dạng ký tự Muốn định dạng ký tự ta thực hiện các bước sau : - Chọn các ký tự muốn định dạng - Format – Font xuất hiện hộp hội thoại, ta chọn các mục thích hợp trên hộp hội thoại Font. 2.1.1 Lớp Font: • Font : Chọn Font thích hợp trong danh sách font • Size : Chọn kích cỡ của chữ • Font style : Chọn kiểu chữ Regular (bình thường), Bold (đậm), Italic (nghiêng) cũng có thể chọn kết hợp Bold Italic. • Underline : Chọn kiểu gạch dưới cho chữ: Có thể chọn một trong các kiểu gạch dưới : Single (Gạch đơn), Double (Gạch đôi), Words only (Gạch từng từ), Dotted (nét gạch đứt), chọn None là không gạch dưới. • Color : Chọn màu cho chữ, nếu chọn Auto, Word sẽ tự động chọn màu thích hợp cho chữ trên nền văn bản. • Effects : Một số hiệu quả đặc biệt cho font chữ : Strikethrough ( Có đường kẻ ngang), Superscript: (Chỉ số trên a2), Subscript: (Chỉ số dưới an), Hidden (Không hiện), Small Caps (Chữ in nhỏ), All Caps (Chữ in lớn), Shadow (bóng), Outline (Chữ viền). • Preview : Khung mẫu để quan sát theo các chọn lựa của bạn. Nếu nhấn nút Default thì các thông số định dạng sẽ được lấy làm trị mặc nhiên cho mỗi lần khởi động word và mở một tài liệu mới
2.1.2 Lớp Charracter Spacing : Lớp này dùng để qui định bề rộng ký tự và khoảng cách giữa các ký tự với nhau: • Scale: Qui định tỉ lệ co giãn bề ngang của ký tự. Ví dụ: - Arial Font: Scale = 100% - Arial Font: Scale = 200 % • Spacing: Khoảng cách giữa các ký tự, có thể chọn một trong 3 kiểu sau: - Normal: Bình thường - Expand: Các ký tự cách nhau thêm một khoảng nào đó - Condense: Các ký tự nằm sít lại với nhau thêm một khoảng nào đó. Khi chọn Expand hay Condense ta có thể qui định khoảng cách thêm vào hay bớt đi giữa các ký tự vào mục By, Khoảng cách này được tính bằng đơn vị Point. • Position: Dùng để chọn vị trí dời theo chiều dọc của các ký tự, ta có thể chọn một trong 3 cách : - Normal : Bình thường - Raised : các ký tự được nâng lên một khoảng nào đó - Lowered : các ký tự được hạ xuống một khoảng nào đó, mục By : định số điểm nâng lên hay hạ xuống của các ký tự.
- - Ngoài ra cũng có thể định dạng ký tự nhanh bằng các nút trên thanh công cụ định dạng, chọn font chữ nhắp chọn vào mũi tên xuống trong hộp Font và chọn Font thích hợp trong danh sách các font, chọn cỡ chữ cũng tương tự như vậy trong hộp font size. 2.2 ĐỊNH DẠNG ĐOẠN Cho phép thay đổi cách trình bày của một đoạn văn bản • Chọn một hay nhiều đoạn văn bản cần định dạng • Format – Paragraph xuất hiện hộp hội thoại gồm 2 lớp: 2.2.1 Lớp Indents and Spacing: Lớp này được dùng để hiệu chỉnh lề và khoảng cách dòng trong đoạn + Trong Indentation : • LEFT/RIGHT: Chọn lề trái, phải cho đoạn văn bản. • SPECIAL: Đặt lùi vào cho dòng đầu của đoạn văn bản ( Không đặt là NONE ) FIRST LINE: Lề đầu dòng đầu, HANGING đặt lề cho các dòng còn lại trong đoạn. + Trong Spacing: • BEFORE : Khoảng cách của đoạn được chọn so với đoạn trước. • AFTER : Khoảng cách của đoạn được chọn so với đoạn sau. + Trong Line Spacing: Đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn • SINGLE : Cách dòng đơn. • DOUBLE : Cách dòng đôi. • 1,5 lines : Cách 1 dòng rưỡi. • AT LEAST : Cách dòng nhỏ nhất. • EXACTLY: Cách dòng chính xác theo giá trị con số do người dùng nhập. + Trong Alignment: • LEFT/RIGHT: Căn biên theo trái, phải. • CENTER : Căn giữa. • JUSTIFIED : Căn đều 2 biên. Ta cũng có thể chọn kiểu căn trái, phải, giữa và đều 2 biên bằng các biểu tượng trên thanh công cụ định dạng. 2.2.2 Lớp Line and Page Break: Dùng để qui định cách ngắt dòng và ngắt trang trong đoạn.
+ Trong Pagination : Điều khiển ngắt trang: • Window/Orphan Control: Trong quá trình xử lý một tài liệu ở nhiều trang có thể xảy ra trường hợp như: tại 1 đoạn nào đó với một dòng cuối đứng lẻ loi ở đầu trang kế tiếp, hoặc một đoạn có dòng đầu tiên nằm ở cuối trang, các dòng còn lại sang trang kế tiếp, nếu có đặt phần chọn này word sẽ tự động kiểm tra và bố trí lại các đoạn trong trang để tránh các trường hợp vừa nêu. • Keep lines to gether : Chọn phần này để tránh qua trang ở gữa đoạn. • Keep with next : Đặt phần chọn này để tránh ngắt trang ở giữa đoạn đang chọn và đoạn kế tiếp nó. • Page break before : Chọn mục này để chèn dấu ngắt trang vào đầu đoạn đang chọn 2.2.3 Cách đặt lề bằng thước đo: Trên thước có các mẫu hình tam giác qui định vị trí lề hiện tại, muốn thay đổi chỉ cần rê chuột lên các mẫu đến vị trí mới rồi thả ra. Bên trái thước gồm 3 mẫu, 2 mẫu hình tam giác trên và dưới và một mẫu hình vuông ở dưới, bên phải có một mẫu tam giác dưới Mẫu tam giác trên đặt lề Mẫu tam giác trái cho dòng dưới đặt lề đầu tiên của Mẫu hình trái cho các đoạn vuông : đặt lề dòng còn lại trái cho cho Tam giác đoạn phải chỉnh lề Để thay đổi lề trái cho toàn bộ văn bản, di con trỏ đến phải cho phần tiếp giáp giữa 2 mẫu tam giác cho đến khi xuất hiện đoạn văn mũi tên 2 chiều rồi rê chuột thay đổi, lề phải cũng tương bản tự 2.3 ĐỊNH DẠNG TRANG 2.3.1 Định lề trang in Khi tạo ra một văn bản mới, thông thường không phải sửa lại trang vì thường các tham số về lề trái, phải, trên, dưới ... mặc định thường là phù hợp, nhưng trong một số trường hợp cần thiết thì ta phải đặt lại các tham số về lề, trang cho thích hợp. Để căn chỉnh trang ta tiến hành như sau : - Chọn menu FILE - PAGE SETUP hộp hội thoại sẽ hiện ra như sau :
• Chọn lớp Margins: - Top: Lề trên - Left: Lề trái - Bottom: Lề dưới - Right: Lề phải - Header: Tiêu đề đầu - Footer: Tiêu đề cuối - Gutter: Điều khiển khoảng cách để đóng gáy sách. - Mirror Margins: Đặt lề trang đối xứng nhau tức lề trái trang lẻ bằng lề phải trang chẵn, sử dụng để in tài liệu trên 2 mặt giấy và đóng thành sách. Các đơn vị ở đây mặc định tính theo Inch, muốn thay đổi theo Centimét thì phải đổi lại như sau: Vào Menu TOOLS, chọn Options trong hộp thoại xuất hiện, nhắp chọn vào mục GENERAL, trong hộp Measurement unit nhắp chọn trong danh sách Cm thay cho Inch. 2.3.2 Định khổ giấy Cũng trong hộp hội thoại Page Setup • Chọn lớp Paper size - Chọn khổ giấy: A3, A4 ..., ta có thể điều chỉnh lại kích cỡ của giấy trong khung Width: điều chỉnh chiều rộng trang giấy, Height : điều chỉnh chiều cao trang giấy. - Orientation : Chọn hướng in : Portrait: In theo chiều dọc, Landscape : in theo chiều ngang 2.3.3 Chọn nguồn giấy : • Chọn lớp Paper Source Khi sử dụng máy in có 2 khay đựng giấy ví dụ: trang đầu văn bản in trên giấy có tiêu đề (loại giấy đặt trong khay 1), các trang sau in không có tiêu đề (in loại giấy đặt trong khay 2). Lớp này có 2 mục chọn: - First Page: Chọn nguồn giấy cho trang đầu. - Other Page: Chọn nguồn giấy cho các trang còn lại
2.3.4 Trình bày trang in : • Chọn lớp Layout - Different odd and even: Qui định tiêu đề trên và dưới của trang chẵn và lẻ khác nhau - Different First Page: Qui định tiêu đề trên và dưới ở trang đầu khác các trang còn lại. • Vertical Alignment: Trình bày dữ liệu theo chiều dọc, trong khung này có 3 chọn lựa - Top: Nội dung in bắt đầu từ đỉnh của trang. - Center: Nội dung in được căn giữa trang - Justify: Các dòng được chỉnh sao cho khoảng cách bằng nhau so với đỉnh và cuối trang. 2.4 ĐỊNH DẠNG CỘT VĂN BẢN Trình bày văn bản theo dạng cột báo, cách thực hiện như sau : - Đặt điểm chèn tại vị trí của vùng cần phân cột, hay chọn phần văn bản cần phân cột, nếu muốn chia cột báo cho toàn bộ Document thì không cần chú ý đến mục này. - Chọn menu Format – Column... , sau đó chọn cách phân chia cột hợp lý trên bảng chọn của hộp hội thoại: