Chương 6 LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ KHO VÀ BAO BÌ HÀNG HOÁ

Chia sẻ: Phan Anh Dung | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:30

Thêm vào BST

Báo xấu

433
lượt xem 181
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nghiệp vụ kho hàng hoá là hệ thống các mặt công tác được thực hiện đối với hàng hoá trong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình vận động và mua, bán hàng hoá qua kho với chi phí thấp nhất. Quản trị nghiệp vụ kho có vai trò to lớn trongc hệ thống hậu cần kinh doanh thương mại: Nghiệp vụ kho đảm bảo hàng hoá sẵn sàng cho quá trình bán hàng, quá trình hậu cần trực tiếp....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 6 LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ KHO VÀ BAO BÌ HÀNG HOÁ

Chương 6 QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ KHO VÀ BAO BÌ HÀNG HOÁ 1 - MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ KHO HÀNG HOÁ 1.1. Khái niệm, vai trò quản trị nghiệp vụ k ho hàng hoá Nghiệp vụ kho hàng hoá là hệ thống các mặt công tác được thực hiện đối với hàng hoá trong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình vận động và mua, bán hàng hoá qua kho với ch i phí thấp nhất. Qu ản trị nghiệp vụ kho có vai trò to lớn tro ng hệ thống hậu cần kinh do anh thương mại: - Ngh iệp vụ kho đảm bảo hàng hoá sẵn sàng cho quá trình bán hàng, quá trình hậu cần trực tiếp. Cơ cấu, số lượng và chất lượng lô hàng cung ứng cho khách hàng là kết quả của qu á trình nghiệp vụ kho ; thời gian cung ứng hàng hoá chịu ảnh hưởng lớ n của quá trình nghiệp vụ kho, đặc biệt chịu ảnh hưởng củ a cô ng tác chuẩn bị hàng tro ng công đoạn phát hàng ở kho. Và như vậy, trình độ dịch vụ khách hàng cũng chịu ảnh hưởng khá lớ n củ a nghiệp vụ kho. - Nghiệp vụ kho tạo điều kiện thuận lợi đ ể thực hiện các qu yết định của quản trị cung ứng hàng hoá ; nghiệp vụ kho đáp ứng nhữ ng điều kiện cơ sở vật chất - kỹ t hu ật để bảo quản qu i mô và cơ cấu dự trữ hàng hoá tố i ưu, kiểm tra và cu ng cấp thô ng tin tình hình biến động d ự trữ hàng hoá để quản trị có hiệu quả d ự trữ hàng hoá trong kho ; nghiệp vụ kho trực tiếp kiểm tra số lượng và chất lượng hàng ho á tro ng quá trình mua hàng, ngăn chặn hàng hoá không đảm bảo chất lượ ng lọt vào kênh hậu cần, đồ ng thời nâng cao hiệu lực củ a qu á trình mua hàng. - Qu á trình nghiệp vụ kho sử dụng các p hươ ng pháp công nghệ t iên tiến hợp lý, mộ t mặt, nâng cao chất lượng dịch vụ của quá trình , mặt khác, giảm chi phí nghiệp vụ kho và do đó g iảm chi phí của toàn bộ quá trình hậu cần Qu ản trị nghiệp vụ kho bao gồ m những nội du ng sau : - Xây dựng kế hoạch ngh iệp vụ kho: Lựa chọ n vị trí xây dựng kho; Xác định phối thức hàng hoá d ự trữ bảo qu ả; Xác đ ịnh hệ thố ng bảo quản; Thiết kế các quá trình nghiệp vụ kho hợp lý; Xây d ựng p hương án cung cấp các loại thiết b ị kho; Xác đ ịnh khả năng mở rộng qui mô kho tro ng tươ ng lai; Tiến hành qui ho ạch kho; Xác định chính xác diện tích và d ung tích kho; Thiết kế kho; và xây d ựng p hương án tổ chức lao động nghiệp vụ kho. - Triển kha i thực hiện quá trình ngh iệp vụ kho vớ i 3 công đoạn nghiệp vụ cơ bản: Tiếp nhận hàng; Bảo quản hàng; và Phát hàng. - Kiểm soá t quá trình nghiệp vụ kho nhằm đảm bảo cho to àn bộ quá trình nghiệp vụ kho diễn ra phù hợp với mục tiêu đã đ ịnh. 1.2 Mục tiêu và ng uyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hoá Xu ất phát từ vị trí và vai trò của quản trị nghiệp vụ kho đã nêu ở trên, quản trị nghiệp vụ kho tập trung vào những mục tiêu sau: - mụ c tiêu đáp ứng nhanh những yêu cầu của quá trình mua bán hàng hoá qua kho. Mục tiêu này gắn liền vớ i chứ c năng hỗ trợ của nghiệp vụ kho hàng hoá. - mụ c tiêu h ợp lý hoá việc phân bố dự trữ hàng hoá trong kho. Mục tiêu nà y liên qu an đến quản trị d ự trữ hàng hoá và sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho. - mụ c tiêu chất lư ợng hàng hoá bảo quản. Mụ c tiêu này liên quan đến việc quản trị chất lượng hàng ho á trong kinh doanh thươ ng mại được tập trung chủ yếu trong kho hàng hoá. 1
Cá c chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện các mụ c tiêu nà y bao gồm: Số lần vi phạm hợp đồng cung cấp hàng hoá cho khách hàng; tỷ lệ các lô hàng bị trả lại; thờ i gian trung bình chuẩn bị mộ t lô hàng để phát cho khách hàng; tố c độ chu chu yển hàng hoá ở kho ; hệ số sử dụ ng d iện tích và du ng tích kho ; tỷ lệ hao hụ t hàng hoá ở kho; giá thành nghiệp vụ kho,. .. Cá c nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hoá: - Mỗi nghiệp vụ kho p hải thực hiện vớ i chất lượ ng tố t nhất, tro ng một thờ i gian ít nhất, chi phí ít nhất, tận dụng năng lực của trang thiết bị kho khô ng ngừng hạ thấp tổ ng mức chi p hí ở kho; - Không ngừng hoàn thiện các loại trang bị kỹ thuật cho nhữ ng nghiệp vụ kho, dần từng b ước thay thế lao động thủ cô ng bằng nhữ ng thiết bị, dụ ng cụ cải tiến, nửa cơ giớ i và cơ giới hoá; - Bảo đảm tính liên tục, cân đối và thống nhất cho các nghiệp vụ kho ; - Giảm dần hao hụt tự nhiên của hàng hoá, đồng thời lo ại trừ hao hụ t vượt định mức. Tuỳ thuộc vào hàng hoá bảo quản và lo ại hình kho mà quá trình nghiệp vụ kho khác nhau. Tu y nhiên b ất kỳ quá trình nghiệp vụ kho nào cũng phải trải qua 3 cô ng đo ạn nghiệp vụ: Tiếp nhận; bảo quản; và p hát hàng. 2. NỘI DUNG NGHIỆP VỤ KHO 2.1 Nộ i dung tiếp nhận hà ng ở kho Tiếp nhận hàng là hệ thống các mặ t công tá c kiểm tra tình trạng số lư ợng và chấ t lượng hàng hoá thự c nhập vào kho, xác định trá ch nhiệm vậ t chấ t giữa các b ên giao nhận, vận chuyển hàng hoá trong việc chuyển g iao quyền sở h ữu, quyền quản lý hàng hoá theo các văn bản pháp lý qui định. Tiếp nhận hàng hoá là công đoạn nghiệp vụ trung gian giữ a quá trình nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ vận chu yển, và nghiệp vụ kho. Do đó, tiếp nhận hàng ho á thể hiện mối q uan hệ kinh tế - pháp lý giữa các đơn vị kinh tế: ngu ồn hàng, đơn vị vận chu yển, và doanh nghiệp thươ ng mại. Chính vì vậy, tiếp nhận hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Phải xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứ ng và người nhận hàng. Đây là xác đ ịnh rõ trách nhiệm vật chất trong việc thực hiên các cam kết kinh tế - pháp lý giữa người bán (ngu ồn hàng) và người mua (doanh nghiệp thươ ng mại ), và đơn vị vận chu yển hàng hoá đ ã được ký kết trong hợp đồng mu a-b án và hợ p đồng vận chu yển hàng hoá. - Phải kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng của doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua b án và vận chuyển giữa các bên. Thông qu a tiếp nhận hàng hoá, có thể tập hợp đ ược thô ng tin về mu a hàng và vận chuyển hàng hoá, do đó, phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng ở kho một cách chi tiết và cụ thể. - Phải đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chí nh xác. Yêu cầu này nhằm tiết kiệm thờ i gian hàng hoá d ừng lại ở công đoạn tiếp nhận, do đó giải phó ng nhanh p hương tiện vận tải, nhanh chóng đưa hàng hoá vào nơi bảo qu ản. Tính kịp thời và nhanh chó ng không được làm ảnh hưởng đến tính chính xác trong việc kiểm tra số lượ ng và chất lượng hàng ho á. Cô ng đoạn t iếp nhận hàng ở kho bao gồ m: tiếp nhận số lượng, t iếp nhận chất lượ ng, và làm chứng từ nhập hàng. 2
2.2.1- Tiếp nhận số lượng là tiến hành kiểm tra số lư ợng hàng hoá thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các b ên trong việc giao nhận hàng hoá về mặ t lượng. Chế độ, kỹ thuật tiếp nhận, p hương p háp, thờ i hạn, các thủ tục tiếp nhận...sẽ khác nhau tu ỳ thuộ c vào vị trí tiếp nhận, p hươ ng tiện vận tải, đ ặc điểm của bao b ì, tính chất củ a hàng hoá... đã đ ược qui đ ịnh trong trong các văn bản pháp lý. Tiếp nhận hàng hoá có thể bao gồ m 2 b ướ c: - Tiếp nhận sơ bộ : Tiếp nhận theo đơn vị b ao bì hàng hoá bằng p hương pháp đếm số lượ ng các đơn vị bao b ì chứa lượ ng hàng hoá tiêu chuẩn để xác đ ịnh tổng lượng hàng hoá. Tiếp nhận sơ bộ nhằm giải p hóng nhanh phương tiện vận tải chờ bốc dỡ. Tiếp nhận sơ bộ chỉ trong trường hợp hàng hoá đựng trong bao bì tiêu chuẩn nguyên vẹn, không b ị dập vỡ, khô ng có dấu hiệu mất an to àn. Kết thúc tiếp nhận sơ bộ, trách nhiệm vật chất về hàng hoá vẫn c hưa chuyển giao cho bên nhận. - Tiếp nhận chi tiết: áp dụng trong trường hợp hàng hoá đã qua tiếp nhận sơ bộ , hoặc hàng hoá không có bao bì, bao bì không an to àn. Tiếp nhận chi tiết theo đơn vị hàng hoá bằng các p hương p háp và đơn vị đo lường hợp pháp của nhà nướ c. Tiếp nhận chi tiết có thể đ ược tiến hà nh trên mẫu đại diện, thường là từ 15 -20 % qyi mô lô hàng. Sau khi tiếp nhận chi tiết, trách nhiệm vật chất về mặt lượ ng của hàng hoá được chuyển giao cho b ên nhận hàng. Tuy nhiên, tu ỳ thuộc vào cam kết giữa các bên m à hàng hoá chỉ cần qu a bướ c tiếp nhận sơ bộ nguyên đai kiện rồi chu yển vào kho mà khô ng cần q ua b ước tiếp nhận chi tiết. Trong q uá trình tiếp nhận, nếu phát hiện hàng ho á thừa hoặc thiếu, p hải lập biên bản đ ể qu i trách nhiệm vật chất. 2.2.2- Tiếp nhận chất lượng hà ng hoá Bao gồm các mặt công tá c nhằm kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hoá thự c nhập và xác định trách nhiệm vật chấ t giữa các bên giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất lư ợng của hàng hoá nhập kho. Tiếp nhận chất lượ ng hàng hoá phải căn cứ vào các văn b ản có tính pháp lý, như : hợp đồ ng, các văn b ản tiêu chuẩn về chất lượng hàng ho á, chế độ qui đ ịnh tiếp nhận hàng hoá; đồng thờ i phải căn cứ vào các chứng từ đ i kèm như hoá đơn, giấy đảm bảo chất lượng,... Tiếp nhận chất lượ ng hàng hoá p hải tiến hành theo các bước sau: - Thứ nhất, phải lấy mẫu kiểm tra chất lượng: Việc kiểm tra chất lượ ng không thể tiến hành đối với toàn bộ lô hàng được, do đó phải lấy mẫu để kiểm tra. Mẫu kiểm tra phải được lấy theo p hương p háp khoa học theo qui đ ịnh hoặc đã thoả thuận giữa các bên. Mẫu kiểm tra p hải được đánh dấu hoặc niêm phong có gắn nhãn hiệu kèm chữ ký củ a những người tham gia tiếp nhận, đồng thờ i phải lập biên bản lấy mẫu. Mẫu lựa c họ n để kiểm tra phải đ ược bảo quản cẩn t hận cho tớ i khi tiếp nhận xong và khô ng có sự tranh chấp giữa các bên nữa. - Thứ ha i, phải xác định phương pháp kiểm tra và đánh giá chấ t lượng. Tu ỳ thu ộc vào đặc điểm hàng hoá, những qui định và sự tho ả thu ận giữa các bên mà có thể sử dụng p hương pháp kiểm tra thích hợp. Có 2 phương pháp kiểm tra chủ yếu: p hương pháp cảm q uan và phương pháp phân tích thí nghiệm. Phương pháp cảm quan là phương pháp sử dụ ng các giác quan của con ngườ i để kiểm tra chất lượ ng. Các chỉ tiêu cảm quan thường là: màu sắc, mùi vị, âm thanh độ cứng,.. . Phương pháp này có ưu điểm là: đơn giản, nhanh chóng, rẻ tiền, thiết bị d ụng cụ không phức tạp, và tro ng một số trường hợp, phải dùng chỉ tiêu cảm quan mới đánh giá chất lượ ng tổ ng hợp một cách chính xác như các loại hàng kích thích, ... Nhược đ iểm củ a p hương p háp nà y là thiếu chính xác, thiếu khách q uan, 3
p hụ thuộ c vào trình độ cảm qu an và các yếu tố tâm sinh lý củ a người kiểm tra. Phương pháp phân tích thí ngh iệm là phươ ng p háp sử d ụng các thiết bị phân tích tro ng phò ng thí nghiệm để xác định các chỉ t iêu chất lượ ng về lý, hoá, sinh,... Yêu cầu quan trọng của p hương pháp nà y là phải có những thiết bị có độ chính xác cao. Ưu điểm củ a phân phối nà y là kiểm tra chính xác và khách quan chất lượng hàng hoá. Nhượ c điểm của phươ ng pháp này là đòi hỏ i phải có thiết b ị p hức tạp , thời gian để phân tích lâu. Ngày na y, do phát triển củ a kho a họ c kỹ thu ật, các thiết bị p hân tích trở nên tinh vi, đảm bảo kiểm tra nhanh mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao Đố i với p hươ ng pháp kiểm tra cảm q uan, phải sử dụng p hươ ng pháp cho điểm để đánh giá chất lượng; còn đối với p hương pháp phân tích thí nghiệm, việc đánh giá dựa trên cơ sở kết quả phân tích đ ịnh lượ ng. T hời gian tiếp nhận chất lượ ng hàng hoá không được vượt quá giới hạn qui định. Thời gian tiếp nhận tu ỳ thuộc vào tính chất hàng hoá, khoảng cách giữa nơi giao và nơi nhận, đ iều kiện giao thông vận tải, p hươ ng thức giao nhận, ... - Trong q uá trình kiểm tra và đánh giá, nếu p hát hiện thấ y chất lượng hàng ho á không đảm b ảo tiêu chuẩn và các cam kết, bao b ì và hàng hoá không đúng qui cách, phải lập biên bản về tình trạng chất lượ ng có mặt bên giao hàng hoặc cơ quan giám định chất lượ ng hàng hoá. Hàng hoá không đảm bảo chất lượng p hải xử lý theo những qui đ ịnh của pháp luật và sự thoả thuận giữa các b ên. Nguyên tắc xử lý là: pháp lý, thoả thu ận, và giảm chi phí cho cả các bên. 2.2.3- Làm chứng từ nhận hàng Làm chứng từ nhận hàng bao gồm những công tác nhằ m chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá và tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng. Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượ ng hàng ho á, nếu lô hàng đảm bảo thì người nhận hàng (thủ kho) ký vào hoá đơn giao hàng và kết thúc việc nhận hàng. Trường hợp hàng ho á khô ng đảm b ảo số lượng và chất lượ ng hoặc khô ng có chứng từ đi kèm thì phải tiến hành lập biên bản và tu ỳ theo tình hình cụ thể để xử lý. Sau khi tiếp nhận, phải tiến hành hạch to án nghiệp vụ nhập hàng vào kho . Mỗi một lô hàng nhập kho p hải ghi sổ theo dõ i tình hình nhập hàng, đồng thờ i phải ghi chép số liệu hàng nhập vào tro ng thẻ kho để nắm được tình hì nh nhập xuất và tồn kho. 2.2 Nội dung nghiệp vụ bảo quản Bảo quản hàng hoá là hệ thống các mặt công tá c nhằ m đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn số lư ợng và chất lượng hàng hoá trong quá trình dự trữ, tận dụng đ ến mức cao nhất diện tích và dung tích kho, nâng cao năng suất th iết bị và lao động kho. Trong toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho, bảo quản hàng hoá là công đo ạn nghiệp vụ cơ bản và p hức tạp nhất, qu yết đ ịnh chất lượ ng công tác kho, thực hiện tốt chức năng cơ bản của kho hàng hoá; công đ ọan nghiệp vụ này có ảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng củ a công đ oạn nghiệp vụ tiếp nhận và p hát hàng, thực hiện mục tiêu củ a qu á trình nghiệp vụ kho. Cô ng đ oạn nghiệp vụ bảo qu ản hàng ho á ở kho phải thực hiện nhữ ng yêu cầu sau : - Phả i giữ g ìn tốt số lượng và chấ t lượng hàng hoá bảo quản ở kho, phấn đấu giả m đến mức thấp nhấ t hao hụ t hàng hoá ở kho; - Tận dụng d iện tích và dung tích kho, nâng cao năng suất cá c loạ i th iết b ị và lao động kho; - Tạo đ iều kiện để th ực hiện tố t nhấ t quá trình nghiệp vụ kho. Qu á trình bảo quản hàng hoá ở kho bao gồ m 3 mạt cô ng tác cơ b ản: Phân bố và chất 4
xếp 5
hàng hoá ở kho; Chăm sóc và giữ gìn hàng ho á bảo quản ở kho; Qu ản trị đ ịnh mức hao hụt hàng hoá ở kho. 2.2.1 Phân bố và chấ t xếp hàng hoá ở kho Phân bố và chất xếp hàng hoá ở kho là sự qui hoạ ch vị trí của hàng hoá bảo quản, là phư ơng pháp để hàng hoá tạ i những nơi qu i đ ịnh th ích h ợp với đặc điểm, tính chất hàng hoá, kho, bao b ì và thiết b ị kho . Phân bố và chất xếp hàng ho á hợp lý ở kho sẽ đảm b ảo thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá, tiếp nhận và phát hàng, đồ ng thời tận dụng tốt nhất diện tích và du ng tích kho hàng hoá. Nguyên tắ c của phân bố và chất xếp hàng hoá: Phải theo khu vực và theo lo ại hàng, tránh ảnh hưởng có hại lẫn nhau giữa các loại hàng hoá và mô i trường bảo quản và bố trí lân cận nhữ ng hàng hoá có liên quan với nhau trong tiêu dùng; đảm bảo trật tự và vệ sinh- dễ thấy, d ễ lấy, dễ kiểm kê hàng hoá; đảm b ảo m ỹ quan cho kho hàng hoá. Có nghĩa những hàng hoá giống nhau về đ iều kiện và k ỹ thu ật bảo qu ản thì có thể bảo qu ản trong cùng một khu vực kho; tuy nhiên, đ ối với nhiều loại hàng hoá d o đ ặc tính thương p hẩm mà ảnh hưởng có hại lẫn nhau tu y rằng có cù ng điều kiện bảo quản, thì cần phải để cách l y nhau như chè, thu ốc lá,. .. Do những hàng ho á có liên quan trong tiêu d ùng t hườ ng được phát tro ng cùng một lô hàng, cho nên đ ể thuận tiện cho phát hàng, cần được bố trí gần nhau . Yêu cầu chung trong phân bố và chất xếp: Đảm b ảo thuận tiện cho việc tiến hành các nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho con người, hàng hoá và phươ ng tiện; bảo đảm tiết kiệm sức lao động, giảm chi p hí, không ngừ ng nâng cao năng suất lao động, tận dụ ng sức chứa củ a kho , công suất thiết bị Nh ững căn cứ để tiến hành phân bố và chất xếp: Tính chất, đặc điểm củ a hàng ho á, kho và thiết b ị; các p hươ ng pháp và điều kiện kỹ thuật bảo quản hàng hoá; điều kiện khí hậu khu vực kho; các tiêu chuẩn và định mức kinh tế - kỹ thuật đối vớ i con người, hàng hoá và thiết b ị. Nộ i dung của phân bố và chất xếp hàng hoá trong kho : 1/ Phân loại hàng ho á bảo quản theo các đ ặc trưng kinh tế và kỹ thuật: Những đ ặc trưng kinh tế đối vớ i hàng hoá bảo quản b ao gồ m: qui mô lưu chu yển và d ự trữ hàng hoá, tốc độ chu chu yển hàng hoá, tính liên qu an trong tiêu dùng hàng hoá. Những hàng ho á có tố c độ chu chuyển nhanh, cường độ xuất nhập cao sẽ được p hân bố ở nhữ ng vị trí thuận tiện cho di chu yển và xếp dỡ; những hàng hoá có liên qu an tro ng tiêu dù ng được bố trí lân cận nhau ,. .. Những đ ặc trưng kỹ thuật đối vớ i hàng hoá: tính chất và đ ặc điểm thương phẩm của hàng hoá. 2/ Xác định các phương pháp chất xếp hàng ho á trong kho: Phương pháp chất xếp là cách thức để hàng tại những vị trí bảo quản hàng hoá. Mỗi loại hàng ho á khác nhau với nhữ ng tính chất và bao bì khác nhau có thể áp dụng các phương pháp chất xếp khác nhau. Mỗi loại phươ ng pháp chất xếp có nhữ ng ưu và nhược điểm nhất định, và có tải trọ ng chất xếp trên một đơn vị d iện tích khác nhau. Có 3 phương pháp chất xếp p hổ b iến: - Phương pháp đổ đống: Thường áp dụng đối với những hàng hoá ở dạng hạt rời và khô ng có bao bì. Ưu điểm của p hương p háp nà y là: Sử dụ ng triệt để diện tích và du ng tích nhà kho, đỡ tố n 6
chi phí bao bì trong quá trình bảo quản hàng ho á tại kho. 7
Nhược điểm: Cần phải có thiết bị ngăn ô phức tạp, khó khăn cho quá trình di chu yển hàng hoá tro ng kho, đặc biệt là những kho chưa được cơ giớ i hoá; khó kiểm tra, phát hiện hàng hoá bị hư hỏng, kém chất lượ ng. - Phương pháp xếp trên giàn, g iá , bụ c, tủ : Thường áp dụ ng để chất xếp những hàng ho á đã mở bao, hàng lẻ, hàng xuất còn thừa,ho ặc hàng cần bảo qu ản trên giá tủ chu yên dù ng. Ưu điểm của phương pháp này: Có chiều cao chất xếp lớ n, đảm bảo tính chính xác của quá trình công nghệ kho, thu ận tiện cho cơ giới ho á kho. Nhược điểm: Giá trị của các thiết bị chứa đựng khá cao , hệ số sử dụ ng diện tích và dung tích khô ng lớ n, phải có các thiết b ị xếp dỡ p hức tạp, nhất là khi chiều cao chất xếp lớn. - Phương pháp xếp hàng thành chồng: Thường sử dụng đ ối với hàng ho á bảo quản ngu yên bao , nguyên kiện. Ưu điểm: Đảm b ảo tính trật tự củ a các chồng hàng, có thể sử dụ ng tốt diện tích, d ung tích nhà kho khi bao bì đảm bảo ; thuận tiện cho công tác xuất nhập, kiểm kê, kiểm tra và bảo quản hàng hoá. Nhược đ iểm: Không thật sử dụng triệt để dung tích nhà kho, kém an to àn cho con người và hàng ho á. Phương p háp xếp thành chồ ng hiện nay đ ược áp dụ ng phổ biến ở nướ c ta. Tu ỳ thuộc vào đặc đ iểm củ a hàng ho á, mà có các loại hình chất xếp thành chồng: chồng hình vuông, hình chữ nhật và hình chóp. Xếp chồ ng hình chóp áp dụ ng cho các loại hàng đóng b ao như muố i, đ ường, gạo đỗ,. . .;xếp theo hình chữ nhật và hình vuô ng áp dụng khi bao bì chắc chắn. Xếp chồ ng hình chữ nhật có 6 kiểu : 1 - Xếp thẳng t hành chồ ng; 2- Xếp cách ván thành chồng; 3- Xếp đứng thành chồ ng; 4 - Xếp chéo thành chồng (kiểu chữ thập); 5- Xếp ngược thành chồng; và 6- Xếp miệng giếng thành chồ ng. Dựa vào các p hương p háp chất xếp và đặc điểm của hàng hoá, xác định tiêu chu ẩn chất xếp trên một đơn vị diện tích bảo quản. 3/ Tính to án diện tích bảo qu ản: Trên cơ sở qu i mô hàng ho á nhập kho và tiêu chuẩn chứa hàng trên một đơn vị diện tích, có thể xác định được diện tích c ần thiết để b ảo quản hàng hoá. 4/ Xác định vị trí phân bố hàng hoá: Vị trí phân b ố hàng hoá bảo qu ản thường được xác đ ịnh tu ỳ thuộ c vào hệ thố ng qui hoạch d iện tích bảo quản. Trong kho, có 2 hệ thống qui hoạch: q ui ho ạch độ ng và qui hoạch cố đ ị n h. - Hệ thống q ui hoạch động (đ ịnh vị động): cho phép định vị hàng hoá bảo quản trong kho tha y đ ổi theo thời gian nhập lô hàng mới vớ i mục đ ích sử dụ ng hiệu quả du ng tích kho. - Hệ thống qui ho ạch cố định: Mỗi loại hàng ho á đ ược định vị lâu ở khu vực lựa chọn. Lợ i thế củ a hệ thống này là xác định ngay được vị trí b ảo qu ản hàng hoá đ ể đ ưa hàng vào và lấy hàng ra. Tu y nhiên, hệ thống này sử dụ ng không hiệu quả diện tích và dung tích bảo quản hàng hoá ở kho . 5/ Tiến hành chất xếp hàng hoá vào vị trí bảo quản - đánh dấu ho ặc ghi ký, mã hiệu hàng hoá lên sơ đồ qu i hoạch diện tích bảo quản hàng ho á. Tiến hành chất xếp hàng hoá vào vị trí bảo quản theo các phương pháp dự tính. Di chuyển và chất xếp hàng hoá là loại lao độ ng nặng nhọ c, cần phải được cơ giới hoá. Đồng t hờ i để xác đ ịnh nhanh chó ng vị trí bảo quản hàng hoá, đáp ứng yêu cầu củ a nghiệp vụ phát hàng, cần phải đánh d ấu vị trí phân bố hàng ho á trên sơ đồ qui hoạch. Tro ng trường hợ p tự động ho á
quá trình cô ng nghệ kho, cần p hải mã hoá khu vực bảo quản.
2.2.2 Chăm sóc, g iữ gìn hàng hoá bảo quản ở kho Hàng hoá tro ng thờ i gian bảo quản tại kho , d ưới ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài có thể b ị suy giảm số lượng và chất lượ ng. Để tạo nên điều kiện thích hợp bảo qu ản hàng hoá, phát hiện hàng hoá bị giảm sút chất lượ ng, đề phò ng hàng hoá mất mát, p hải sử d ụng mộ t hệ thống các mặt công tác: Quản lý nhiệt đ ộ, độ ẩm; vệ sinh, sát trùng ở kho; phòng cháy, chữa cháy, phò ng gian bảo mật; kiểm tra và giám sát chất lượng hàng hoá. a, Quản lý nhiệt độ , độ ẩm hàng hoá và kho Nhiệt độ và độ ẩm là 2 yếu tố cơ bản củ a điều kiện bảo quản hàng hoá. Do tính chất t hương phẩm mà mỗ i loại hàng hoá có những khác nhau trong việc chố ng lại những tác động của mô i trường, và do đó, đò i hỏi phải được bảo qu ản ở nhiệt độ và độ ẩm nhất đ ịnh. Quản lý nhiệt độ , độ ẩ m ở kho là một h ệ thống các biện pháp khác nhau nhằm tạo ra cũng như duy trì nhiệt độ và độ ẩ m thích hợp với yêu cầu bảo quản hàng hoá. Nộ i dung của quản lý nhiệt độ, độ ẩm ở kho bao gồ m 2 công tác cơ bản: Xây d ựng chế độ về nhiệt độ và độ ẩm thích hợp cho từng lo ại hàng hoá khác nhau; và kiểm tra và tạo lập, du y trì nhiệt độ độ ẩm theo yêu cầu. Các biện pháp tạo ra và d uy trì nhiệt độ, độ ẩm ở kho b ao gồm: Thông gió; dùng chất hút ẩm; sấy, và bịt kín. a/ Thông gió Thông gió là quá trình là m tha y đổ i không kh í trong kho để cải thiện điều kiện bảo quản: đ iều hoà nhiệt độ, độ ẩm thích hợp với yêu cầu bảo quản hàng hoá, loại trừ cá c kh í có hại trong kho ra ngoà i (CO2, NO2, NH3,. ..) Có 2 phương pháp thông gió: t hô ng gió tự nhiên và nhân tạo. Thông gió tự nhiên là quá trình làm thay đổi không khí trong kho dựa vào các điều kiện tự nhiên. Để thông gió tự nhiên , phả i nắm vững thời cơ thông gió và phương pháp mở cửa kho . T hời cơ thông gió phải đảm b ảo 4 điều kiện sau: Điều kiện 1: Ngoài trời không mưa, k hông có sương mù, sấm sét, và k hông có gió mạnh từ cấ p 4 trở lên. Điều kiện 2: Nhiệt độ ngoài k ho không được thấp hơn 10o C và cao quá 32oC. Điều kiện 3: Độ ẩ m tuyệt đối ngaòi kho phải thấp hơn độ ẩm tuyệt đối trong kho. Điều kiện 4: Nhiệt độ thấ p nhất của một trong 2 môi trường (trong hoặ c ngoài kho) k hông được thấ p hơn quá 1oC so với nhiệt độ điểm sương của mô i trường có nhiệt độ cao hơn. Ở nướ c ta, thờ i cơ thô ng gió thường là các tháng nóng và khô ráo, còn các tháng nhiều mưa và độ ẩm cao (tháng 3,4,8,9 ) ít có thờ i cơ thông gió. Trong ngà y, theo kinh nghiệm t hì có thể mở cửa kho thông gió vào lúc 8 - 9 h và 17- 18 h hàng ngày, nhất là về mùa hè. Để thông gió tốt, phải b iết cách mở cửa thông gió và tính toán d iện tích cửa thông gió. Diện tích c ửa thông gió được tính theo công thức sau:
F- Diện tich c Ua hú t hoặc thoát gió m - Hệ s6 luông gió thông vâo áp dụ ng cho cUa a F hai bén trä ng kho (=0,68) 2 g- Gia t6c trQng trräng (g = 9,81 Kg/m ) 3600 L L- Kh6i lrq ng không khi cAn t h ra vâo kho y ex - Kh6i lrqng riéng cüa không khi ngoâi kho 2 g. p m p- Hiệu s6 áp lực không khi trong vâ ngoâi kho y ex Trình tự thông g ió: - Ma cUa thô ng gió theo hrớ ng gió thổ i tới th ể tạo nén lu ông gió mạnh vâo kho . - Ma dAn nhữ ng cUa hai bén th ể cho luô ng không khi mới th ó thổ i th ều vâo kho có thể lùa vâo các th6ng hâng. - Ma những cUa còn lại th ể luô ng gió mới t h ra không khi khô ng thich hqp ra ngoâi. Tác dụ ng cüa thông gió tự nhién: Điều chỉnh thrqc nhiệt thộ vâ thộ ẩm trong kho, t6 n it chi phi, nhanh chóng vâ t h ơn giản, cải thiện môi trrä ng công tác cüa cán bộ vâ nhân vién kho. Tuy nhién t hông gió tự nhién phụ thuộ c vâo thiều kện thién nhién, chỉ áp dụ ng th6i với một s6 loại kho nhất th ịnh. Đ6i vớ i một s6 kho hâng vâ t rong thiều kiện thäi tiết, khi hậu không cho phép thông gió tự nhién, phải tiến hânh thông gió nhân tạo: kết hqp quạt thông gió vớ i máy lạnh, má y thiều hoâ nhiệt t h ộ. Dù ng p hrơng p háp nây có ru thiểm lâ chü thộng thiểu ho â nhiệt thộ thộ ẩm, nhrng chi phi cao, thiết kế, thiết b ị phức tạp. b/ Dùng chấ t hút ẩ m Lâ sU dụng mộ t s6 chất có khả năng hấp thụ hơ i nrớc trong không khi nhằm giảm thộ ẩm tro ng kho. Dù ng chất hú t ẩm chỉ có khả năng lâm giảm thộ ẩm chứ không giảm thrqc nhiệt thộ vâ tha y thổi thânh p hâan khô ng khi trong kho. Những yéu cAu khi sU dụng chất hú t ẩm: Kho phải ki n, chất hút ẩm phải có năng suất hút ẩm cao, không lâm nhiễm bẩn môi trräng, gâ y mùi lạ th6i với hâng hoá, thộc với n gräi, giá thânh hạ, sU dụng nhiều lAn, t6 n it thể tich. Những chất hút ẩm thräng dùng: CaCl2: lâ chất hút ẩm mạnh nhất, có thể hút ẩm thến 200% trQng lrqng cüa nó , nhrng giá th ắt. CaO (vôi s6ng) : có khả năng hút ẩm 30%. Khi hút ẩm, vôi s6ng toả nhiệt vâ tăng thể tich 2- 3 lAn, vâ sau thó ba ra thânh vôi bột có thể bay trong không khi lâm ảnh hra ng thến hâng ho á. Tuy nhién, vôi s6 ng rẻ vâ d ễ tìm. Ngoâi ra, tu ỳ loại kho vâ hâng hoá, có thể d ùng các chất ch6ng ẩm khác, nhr tro, than, trấu, . .. c/ Phương pháp sấ y hàng hoá Dù ng nhiệt thộ cao thể ch6 ng ẩm cho hâng hoá. Sấy lâm giảm hâm lrq ng nrớc a hâng hoá th ến thộ ẩm an toân.
Có thể dùng ánh nắng mặt träi thể sấy, ho ặc trong những trräng hqp nhất th ịnh, có thể sấy bằng lò, bằng hơi nóng, bằng ánh th iện, bằng tia hông ngoại, vâ thặc biệt có thể sấ y chân khô ng nhiệt thộ thấp.
d/ Phương pháp b ịt kín Nhằm ngăn cách mô i trrä ng bảo qu ản với mô i trräng bén ngo âi, tạo nén thiều kiện bảo qu ản phù hqp vơi yéu cAu vâ tinh chất cüa hâng hoá. Phrơng p háp nâ y giữ thrqc thộ ẩm không khi an toân t h 6i vớ i một s6 hâng dễ hút ẩm nhr chè, thu6 c lá, hâng khô ,. ..,giữ thrqc chất lrqng th6i vớ i một s6 hâng vị giác vâ hrơ ng phẩm, tránh ảnh hra ng có hại cüa một s6 hâng có mùi vị lạ. Có nhiều cách b ịt kin: trong chum, vại, thù ng,. ..Với mộ t s6 lrq ng lớn có thể áp dụ ng một s6 p hrơng pháp sau: - Bịt kin toân kho: lô hâng lớ n vâ it nhập xu ất. - Bịt kin từng ô gian, th6ng hâng: lrq ng hâng hoá nhỏ, hâng th6ng gói lẻ. Yéu cAu th6 i với hâng ho á thra vâo bảo quản bịt kin lâ p hải có thuỷ phAn an toân b,- Vệ sinh, sá t trùng ở kho Là mộ t hệ thống cá c biên pháp để tiêu diệt sinh vậ t, vi sin h vật và loại trừ các tạp chấ t ảnh hưởng có hại đố i với hàng hoá và kho. Nh ững căn cứ để là m vệ sinh, sát trung ở kho : - Căn cứ vâo tinh chất, th ặc thiểm cü a hâng hoá vâ bao bì - Căn cứ vâo tập tinh sinh hoạt cüa từng loại sinh vật vâ vi sinh vật. - Căn cứ vâo vị tri vâ tình trạng kiến trú nhâ kho, thiều kiện thiết bị b ảo quản vâ lâm vệ sinh sát trù ng. Nộ i dung cü a công tác vệ sinh sát trù ng a kho: 1/ Đảm bảo những th iều kiện vệ sinh, p hòng ngừa t rùng bQ phát sinh - Điều kiện vệ sinh kho tâng: Phải thrä ng xu yén lâm t6t công tác vệ sinh trong vâ ngoâi kho . Trong kho không thrqc tạo nén nhữ ng t hiều kiện cho sinh vật lâm tổ. Trrớ c khi nhập hâng, phải sát tru ng kho. Phải th ảm bảo nhiệt t h ộ , thộ ẩm trong kho thich hqp với hâng hoá. - Điều kiện hâng hoá: Hâng hoá phải sạch sẽ, thảm bảo các tiéu chuẩn bảo quản, thặc b iệt thảm bảo thu ỷ phAn an toân, không b ị nhiễm trùng; cách ly hâng hoá nhiễm vâ không nhiễm trù ng, hâng t6t vâ hâng bị giảm chất lrqng. - Điều kiện b ao bì vâ thiết b ị: Bao bì vâ thiết bị cũng p hải lu ôn luôn sạch sẽ, không bị nhiễm trù ng. - Điều kiện con ngräi: Ngrä i lâm cô ng tác kho cũng p hải thảm b ảo luôn luôn sạch sẽ. 2 / Xây d ựng vâ tổ chức thực hiện các chế thộ kiểm tra vệ sinh, chế thộ vệ sinh sát trùng kho , hâng ho á vâ thiết bị. 3/ SU dụng hiệu qu ả các phrơ ng pháp d iệt trù ng: - Phrơng p háp lý hQ c, cơ hQc: Dùng nhiệt thộ cao nhr ánh sáng mặt träi, sấy, dùng ánh sáng hấp d ẫn côn trùng thể tập trung tiéu diệt, dùng tia cực tim, sóng t hiện từ,. ..;Dùng bẫy thánh b ắt,. .. - Phrơng pháp sinh thái hQc: Thay thổi môi trräng s6ng cüa trùng bQ b ằng cách thay thổi hâng ho á bảo quản trong kho nhằm hạn chế t6c thộ sinh trrang hoặc tiéu diệt chúng. - Phrơng pháp hoá hQ c: Đây lâ p hrơng pháp phổ biến tiéu diệt triệt thể các loại sinh vật vâ vi sinh vật trén phạm vi rộ ng.
c, Phòng cháy chữa cháy, phò ng gian bảo mậ t Cháy lâ hiện trq ng thrä ng dễ xảy ra do sơ su ất trong sản xu ất, sinh hoạt nhr: hút thu6c lá khô ng thú ng nơi qui thịnh, mang xách những vật có lUa không t hận trQng, hệ th6ng d ây th iện, thiết bị thiện, lò sấ y, 6ng khó i khô ng thảm bảo an to ân, so các thiết thiện, thiết bị sản xuất, thộng cơ th6t tro ng khô ng có vật bảo hiểm, do sấm sét, vâ thậm chi còn do sản phẩm tự b6c cháy. Cháy lâm tổ n thất nghiém trQng tâi sản cüa do anh nghiệp vâ xã hộ i, do thó phòng ch6ng cháy lâ công tác cAn phải thrqc qu an tâm thặc biệt. Ở kho có thể sử dụng cá c biện pháp phòng chống chaý sau: - Biện p háp về tổ chức - Biện p háp về sU dụ ng thiết bị - Biện p háp kỹ thuật - Biện p háp có tinh chế thộ - Những biện pháp p hòng ngừa, chữa chá y - Những biện pháp p hòng hoả tĩnh th iện - Những biện pháp trong thiết kế xây dựng Nh ững biện pháp bảo mậ t phòng gian : - Phải xây dự ng nộ i q ui p hòng gian bảo mật vâ kiểm tra, thôn th6c nhân vién kho thực hiện t6t chế thộ vâ nội qui thó . - Tổ chức lực lrqng b ảo vệ kho tâng, hâng hoá. Thrä ng xu yén t uAn tra, canh gác, xây dựng các phrơng án bảo vệ kho vâ hâng hoá. - Xây dựng vâ trang bị các công trình, thiết bị bảo vệ: nhâ kho phải có khoá chắc chắn, có th iện bảo vệ ban thém, có hâng râo xung quanh kho,. .. - Giáo dục vâ néu cao tinh t hAn cảnh giác phòng ch6ng trộm cắp cho cán bộ vâ nhân kho . d, - Giám sát và kiểm tra hàng hoá, kho tàng. Giám sát vâ kiểm tra lâ 2 mặt công tác có m6i quan hệ mật thiết vớ i nhau. Giám sát là là hoạ t động có tính chất thư ờng xuyên nhằ m theo dõi quá trình nghiệp vụ kho, tình trạng kho, hàng hoá, th iết b ị, phá t hiện kịp thời những hiện tượng bấ t thường để có b iện pháp xử lý. Kiểm tra là tập hợp nh ững thao tác cụ thể nhằm xác đ ịnh cụ th ể tình trạng kho, hàng hoá, th iết bị, tình hình thực hiện các chế độ, nộ i qui, qui trình , qui phạ m kỹ thuật, . ..tại mộ t thời điểm nhấ t đ ịnh để có biện pháp xử lý kịp th ời. Phải qui t h ịnh chế thộ kiểm tra thräng kỳ, lúc cAn thiết có thể kiểm tra thột xu ất; nếu theo dõ i thấ y hiện trq ng khác thrä ng cũng phải tổ chức kiểm tra ngay th ể phát hiện ra nguyén nhân, từ th ó có biện pháp xU lý. 2. 2. 3 Quản lý định mức hao hụt hàng hoá Quản trị định mứ c hao hụt hàng hoá là việc sử dụng những b iện pháp tổ chứ c và kỹ thuậ t nhằ m giảm đ ến mức thấp nhấ t hao hụ t tự nhiên và loại trừ hao hụ t do chủ quan gâ y ra. a, Xâ y dựng định mức hao hụt Định mứ c hao hụt hàng hoá là việc xác định lượng tiêu hao vậ t chấ t cần thiết và hợp lý, phù hợp với những điều kiện kinh tế, kỹ thuật và xã hội trong bảo quản hàng hoá tại kho.
Hao hụt ở kho là do những ngu yên nhân sau : - Do ảnh hrang cü a các nhân t6 tự nhién cüa chinh bản thân hâng ho á Tức lâ do tinh chất thrơ ng phẩm cüa hâng hoá trong m6i quan hệ trơng tác với các yếu t6 môi trrä ng b én ngoâi: Do các quá trình sinh hoá, sinh lý cüa hâng hoá; Do tinh chất hoá lý sinh cüa hâng hoá,. ..Với môi trräng b én ngoâi khác nhau, cräng thộ cüa các quá trình nâ y cũng khác nhau. Nhiệm vụ cô ng tác kho lâ tạo ra thiều kiện môi trrä ng nhằm hạn chế th ến mức t6i th a các qu á trình tự nhién nâ y. Loại hao hụ t do ngu yén nhân nây còn gQi lâ hao hụ t tự nhién. - Hao hụ t tất yếu do thực hiện các thao tác nghiệp vụ kỹ thu ật kho Trong quá trình thực hiện các thao tác nghiệp vụ kho nhr di chuyển, xếp d ỡ, b iến th ổi hâng hoá,. ..có thể xẩy ra hao hụ t không thể tránh khỏi. Tuy nhién có thể hạn chế những hao hụt nâ y bằng cách cải t iến phrơ ng pháp nghiệp vụ , hoân thiện các thiết b ị kỹ thuật kho . Loại hao hụt nây thrqc gQi lâ hao hụ t tất yếu nghiệp vụ. Hao hụ t tự nhién vâ tất yếu thuộ c hao hụ t thịnh mức, vâ chỉ th ịnh mức cho 2 loại hao hụt nây. - Hao hụ t do lỗi cü a nhân vién kho không thự c hiện t hú ng các chế t h ộ, qu i trình, qui phạm b ảo quản hâng hoá a kho mâ thể xẩy ra hao hụ t. Đây lâ hao hụ t do chü quan gâ y nén, vâ cán b ộ kho phải chịu trách nhiệm vật chất. - Hao hụ t do tai hoạ thién nhién không khắc phục thrqc. Những hao hụ t do 2 ngu yén nhân sau không có tinh khách q uan, hoặc không lrä ng trrớc th rqc, nén không phải thuộc p hạm vi thịnh mức, mâ lâ hao hụt vrqt th ịnh mức. Nh ững căn cứ để xây dựng định mức hao hụt: - Căn cứ vâo tinh chất, thặc thiểm cü a hâng hoá: Mỗi loại hâng hoá có những thặc thiểm vâ tinh chất tự nhién khác nhau, trong những thiều kiện vâ k ỹ thuật b ảo quản nhất th ịnh, sẽ có hao hụ t khác nhau. Vì thế, khi xây dựng th ịnh mức hao hụ t p hải p hân biệt theo loại hâng. - Căn cứ vâo thiều kiện vâ kỹ thuật bảo quản, vận chuyển hâng hoá. - Căn cứ vâo trình thộ kỹ thuật cüa cán bộ vâ nhân vién kho. Cá c phương pháp tính định mứ c hao hụt: Có 2 phrơng pháp tinh th ịnh mức hao hụt: p hrơ ng p háp th6 ng ké - kinh nghiệm, vâ p hrơng pháp tinh toán kinh tế - kỹ thuật. - Phương pháp thống kê - kin h nghiệm: lâ phrơ ng pháp tinh thịnh mức dựa trén tập hqp th6ng ké t ỷ lệ hao hụt hâng ho á trong nhữ ng thäi gian thã qua, kết hqp với kinh nghiệm cüa ngrä i lâm công tác th ịnh mức. Phrơng pháp nây có ru th iểm lâ t h ơn giản, nhanh chóng, t6n it chi phi vâ trong những th iều kiện công tác kho thrä ng xu yén b iến thộng, p hrơng pháp nây trơ ng th6i hqp lý. Nhrqc thiểm cüa p hrơng p háp nây lâ: không loại trừ thrqc nhữ ng nguyén nhân chü quan gây nén hao hụt. - Phương pháp tính toán kinh tế - kỹ thuật: lâ p hrơng pháp tinh thịnh mức dựa trén cơ sa thiết lập các thiều kiện kinh tế - kỹ thuật hqp lý trong bảo quản hâng hoá, lo ại trừ các ngu yén nhân chü quan gâ y nén hao hụt. Phrơng pháp nây có ru th iểm lâ thảm bảo thộ chinh xác cao, loại trừ thrqc các nguyén nhân chü qu an, thông thäi khu yến khich ngräi lâm công tác bảo quản tìm mQi cách thể giảm hao hụt. Nhrqc thiểm chü yếu cüa p hrơng pháp nây lâ thäi gian khảo sát lâu, chi p hi t6n kém, vâ trong trräng hqp t hiều kiện b ảo quản không ổ n thịnh, co n s6 th ịnh mức có thộ tin cậy khô ng cao . Định mức hao hụt phải lâ con s6 trung bình tién tiến mới có tác dụ ng quản trị hao hụ t.
b, Xét duyệt, ban hà nh và tổ chức thực hiện đ ịnh mức Sau khi xây dựng thịnh mức, các cấp có thẩm quyền phải tiến hânh xét duyệt vâ b an hânh th ịnh mức kịp thäi, nếu không th ịnh mức có thể sau một thäi gian sẽ tra nén lạc hậu. Tổ chức thực hiện thịnh mức bao gôm những nội du ng sau: - Phải tổ chức nghién cứu vâ hrớ ng dẫn việc thực hiện th ịnh mức một cách tỉ mỉ vâ cẩn thận cho mQi ngrä i. - Phải tạo mQi thiều kiện bảo quản hâng hoá hqp lý, thộ ng vién mQi ngräi bảo quản hâng hoá theo thúng các qui trình, qui phạm thã b an hânh, phát hu y sáng kiến cải tiến kỹ thuật thể giảm hao hụ t hâng hoá thến mức thấp nhất. - Phải thực hiện nghiém chỉnh chế th ộ khen thrang vâ trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện th ịnh mức. Để thánh giá việc thực hiện th ịnh m ức, p hải so sánh giữa mứ c hao hụt thực tế vâ mức hao hụt thrqc phép tinh theo thịnh mức: Ht- Hao hụt thực tế trong mộ t thäi kỳ nhất t h ịnh Ht = Dc - Dk ; Dc- Tôn kho cu6i kỳ theo sổ sách Dk- Tôn kho cu6i kỳ thực tế Hth- Hao hụ t tinh theo thịnh mức M- Mức lru chu yển hâng ho á trong kỳ báo cáo Hth = (M + Dc).k Dc- Tôn kho cu6i kỳ theo sổ sách k- Tỷ lệ hao hụt th ịnh mức có tinh th ến thäi gian bảo quản trung bình ki- T ỷ kệ hao hụ t th ịnh mức tro ng thäi gian bảo n1 t n .k n k ki quản i kn- tỷ lệ hao hụt th ịnh mức thäi gian bảo Tn quản cu6 i i1 tn- Thä i lrqng b ảo quản hâng hoá nằm tro ng thäi gian bảo qu ản cu6i Tn- Thä i gian bảo quản cu6i có tỷ lệ hao hụt kn Nếu Ht Hth thì thực hiện t6t th ịnh mức vâ thrqc khen thrang; Nếu Ht > Hth thì khô ng thực hiện thịnh mức vâ phải xác thịnh ngu yén nhân vâ xU lý kịp thäi, xác th ịnh trách nhiệm vật chất về hâng ho á hao hụ t vrqt thịnh mức. c, Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện định mức, điều chỉnh đ ịnh mức Để tăng cräng tinh kho a hQc, tinh thực tiễn vâ tinh hânh chinh cüa thịnh mức ban hânh, các cấp xây d ựng xét duyệt, b an hânh th ịnh mức vâ tổ chức thực hiện thịnh mức phải kiểm tra, theo dõ i việc thực hiện thịnh mức. Nộ i dung cü a công tác nâ y bao gôm: - Kiểm tra việc chấp hânh các qui th ịnh về thiều kiện vâ k ỹ thuật b ảo quản hâng ho á, qui trình, qui phạm công tác kho. -Kiểm tra việc thực hiện các chế thộ khen thra ng vâ trách nhiệm vật chất trong cô ng tác tổ chức thực hiện thịnh mức. - Trong quá trình kiểm tra, theo dõi, có thể p hát hiện ra nhữ ng t hiểm bất hqp lý cüa th ịnh mức tro ng thực tế vâ cAn phải thiều chỉnh. Định mứ c quá cao hoặc quá thấp th ều ảnh hra ng
xấu thến kết quả công tác kho .
2.3 Nội dung Ng hiệp vụ phát hàng Phát hâng lâ công th oạn nghiệp vụ cu6i cùng thể hiện chất lrqng cüa toân bộ quá trình nghiệp vụ kho hâng hoá. Những mục tiéu cơ bản cü a nghiệp vụ kho th ều thrqc thực hiện a cô ng thoạn nghiệp vụ nây. Nghiệp vụ p hát hâng cấu thânh nén quá trình nghiệp vụ vận chu yển, vâ thặc biệt lâ bộ phận cấu thânh cüa quá trình hậu cAn trực tiếp (hậu cAn bán hâng ) trong doanh nghiệp thrơ ng mại bán buôn. Chinh vì vậy, nghiệp vụ phát hâng phải thực hiện t h rqc nhữ ng yéu cAu sau : - Xác thịnh rõ trách nhiệm vật chất cụ thể giữa các bộ phận công tác kế ho ạch, chuẩn bị vâ giao hâng; - Phải thảm bảo p hát hâng kịp thäi, nhanh chóng vâ chinh xác cho khách hâng theo hqp thông vâ lệnh xuất kho. - Phải thảm bảo giảm những chi phi cho toân bộ quá trình p hát hâng. Cô ng th oạn nghiệp vụ p hát hâng bao gô m 3 công tác chü yếu: xâ y dựng kế ho ạch nghiệp vụ p hát hâng; chu ẩn bị phát hâng; vâ tiến hânh giao hâng. 2.3.1 Xây dựng kế hoạ ch ng hiệp vụ phát hà ng Xây dựng kế hoạ ch nghiệp vụ phát hàng là quá trình dự tính cá c chỉ tiêu và các giải pháp ngh iệp vụ kỹ thuật nhằ m thực hiện tố t việc phá t hàng đồng thời sử dụng tố t nhất lực lư ợng lao động và thiết bị kỹ thuậ t kho. Nhr vậy kế hoạch nghiệp vụ phát hâng dự tinh nội dung, thäi hạn hạn chuẩn b ị vâ tổng hqp các lô hâng theo thơn thặt hâng, thäi gian cung cấp phrơng tiện vận tải vâ tiến hânh vận chu yển hâng hoá; tro ng kế hoạch nghiệp vụ cũng d ự tinh lực lrqng lao thộng cAn thiết th ể thực hiện các t hao tác nghiệp vụ. Kế hoạch nghiệp vụ thảm bảo phát hâng cho khách hâng một cách nhanh chóng, cân th6i, chinh xác, thông thä i sU dụng triệt thể lao thộng kho vâ thiết bị. Yéu cAu th6i với kế ho ạch nghiệp vụ lâ: một mặt phải thảm bảo cung cấp hâng hoá cho khách hâng mộ t cách cân th 6i, mặt khác, p hải theo thúng hqp thông, lệnh xuất kho . Căn cứ thể lập kế hoạch nghiệp vụ p hát hâng lâ: hqp thô ng, thơn th ặt hâng mu a bán vâ vận chu yển hâng hoá, tình hình bán buôn hâng hoá từ kho. Nộ i dung cü a kế ho ạch nghiệp vụ b ao gôm: - Các chỉ tiéu nghiệp vụ: S6 lrqng, cơ cấu các lô hâng giao , thäi hạn giao hâng cho các th6i trqng khách hâng khác nhau; th ặc trrng các lô hâng giao. - Các giải pháp nghiệp vụ : thäi hạn vâ nội dung chuẩn bị vâ tổng hqp các lô hâng; p hrơng án vận chu yển vâ b6 tri lực lrqng lao thộng thiết bị xếp dỡ vâ giao hâng Chuẩ n bị 2 .3 .2 p hát hà ng Bao gô m chuẩn b ị hâng hoá, chuẩn bị lao thộng vâ phrơ ng t iện, th ặc biệt lâ chuẩn b ị hâng hoá. Chuẩn bị hàng hoá là quá trình biến đổi h ình thức hàng hoá và tổng hợp lô hàng theo địa chỉ khách hàng. Việc biến thổi hâng hoá lâ cAn thiết, vì hâng hoá nhập kho lâ theo yéu cAu cüa kho vâ doanh nghiệp thrơng mại thã th rqc ghi tro ng hqp thông mua bán, còn hâng hoá giao từ kho
lâ theo yéu cAu cüa khách hâng. Qu á trình chu ẩn bị hâng thể phát bao gôm: ChQn vâ lấy hâng Biến thổ i Tổ ng hqp lô hâng m ặt ra khỏi nơ i theo th ịa chỉ hâng theo yéu b ả o qu ả n khách hâng cA u
Có 2 phrơng pháp tổng hqp các lô hâng: phrơng pháp phân tán vâ tập trung. - Phrơng pháp phân tán: Thự c hiện toân b ộ quá trình chuẩn bị hâng phân tán theo từng t h ơn hâng. Phrơng pháp nâ y t hrä ng áp dụng a những kho hâng có qui mô nhỏ , lô hâng nhỏ , vâ tAn s6 xuất nhập hâng hoá khô ng cao . - Phrơng pháp tập tru ng: thực hiện toân bộ quá trình chuẩn bị hâng một cách tập tru ng, chu yén mô n hoá theo từng giai thoạn cüa quá trình, cho nhiều thơn th ặt hâng cùng một lúc. Phrơng pháp nây thrä ng áp dụng trong những kho qui mô lớn, cräng thộ xu ất nhập lớ n, phải chuẩn bị hâng hoá th ể phát mộ t cách tập trung thể tăng năng su ất, giảm chi phi. 4.2.3- Giao hà ng Bao gô m các thao tác nghiệp vụ thể chu yển giao hâng hoá cho các th6i trqng nhận hâng. Có 2 hình thức giao hâng: giao hâng từ kho cüa doanh nghiệp thrơng mại, vâ giao hâng a cơ sa hậu cAn cü a khách hâng. Trräng hqp giao hâng a kho cüa doanh nghiệp gôm nhữ ng thao tác sau: Kiểm tra chứng từ, hoá thơn thanh toán vâ lệnh xuất kho; kiểm tra ngrä i nhận hâng; kiểm tra hâng hoá vâ p hrơng t iện vận tải; chất xếp hâng hoá lén p hrơng tiện vận tải; lâm chứ ng từ giao hâng; lâm giấ y p hép vận chu yển. 3. CHỨC NĂNG VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI BAO BÌ HÀNG HOÁ 3.1 Khái niệm và chức năng của bao bì Bao bì là phơng tiện đi theo hàng đ ể bảo quản, bảo vệ, vận chu yển và giới thiệu hàng hoá từ khi sản xuấ t đến khi tiêu thụ hàng hoá. Nh vậ y, bao bì hâng hoá cAn thiết lâ d o những yếu t6 khách quan sau: - Do tinh chất cüa hâng hoá. Hâng hoá trong quá trình vận thộng trong hệ th6 ng phân ph6i, do những tinh chất tự nhién, dơ i ảnh ha ng cüa môi träng bén ngoâi có thể lâm suy giảm chất lqng vâ hao hụt s6 lqng. Để thä ng xu yén ngăn cản những tác thộ ng nâ y, cAn phải có p hơng tiện thä ng xu yén gắn liền với hâng ho á, thó lâ b ao b ì. - Do phải th ảm bảo thuận tiện cho quá trình vận thộng cüa hâng hoá. Bao bì có vai trò lâ những thơn vị hâng hoá lớn thảm bảo thu ận tiện cho viẹc giao nhận về mặt s6 lqng, thuận tiện cho xếp dỡ hâng hoá trong vận chuyển vâ trong dự trữ, bảo quản hâng hoá. - Do yéu cAu thảm bảo thuận tiện cho b án hâng. Bán hâng cũ ng có nghĩa chu yển giao qu yền sa hữu hâng hoá giữa các bén, thòi hỏi p hải xác th ịnh nhanh s6 lqng, do thó, bao bì có vai trò lâ th ơn vị lớn thịnh lqng hâng hoá. Ngoâi ra trong bán lẻ, b ao bì chứa th ựng lqng hâng hoá phù hqp vớ i yéu cAu mu a vâ tiéu dùng hâng hoá cü a khách hâng; thông thä i, b ao b ì còn giúp áp dụng các phơng pháp bán hâng, nh phơng pháp bán hâng tự phục vụ. Từ khái niệm trén, có thể thấy rằng, b ao bì hâng ho á có những chức năng sau : - Chức năng hậu cần : Bao bì gắn liền với to ân bộ quá trình hậu cAn trong hệ th6ng kénh phân p h6i vâ trong hệ th6 ng hậu cAn doanh nghiệp. Bao b ì hỗ trq cho qu á trình mua, bán, vận chu yển vâ d ự trữ, bảo quản hâng hoá.