CHƯƠNG VII EXCEL 5.0

Chia sẻ: Tran Lan | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:37

Thêm vào BST

Báo xấu

173
lượt xem 40
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính điện tử, chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau: - Dùng để tạo ra những bảng tính có kích thước rất lớn. - Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. - Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán ......

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: CHƯƠNG VII EXCEL 5.0

Tin häc c¬ b¶n - Excel EXCEL 5.0 CHƯƠNG VII 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính đi ện tử, chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau: - Dùng để tạo ra những bảng tính có kích thước rất lớn. - Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. - Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng k ế toán, b ảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán ... - Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới. Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng h ợp ho ặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh hoạ,.... 1.1. Khởi động Excel Khởi động Windows từ dấu nhắc của DOS (C:\WIN ). Ch ọn nhóm làm vi ệc (nhóm chứa ứng dụng Excel, thường là nhóm MicroSoft Office) và nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Excel. 1.2. Màn hình Excel Sau khi khởi động, màn hình của Excel có dạng sau: Trung t©m Tin häc - KBNNTW 81 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel a. Thanh thực đơn (Menu bar) Mỗi mục ứng với một thực đơn dọc (Menu Popup), để m ở m ột thực đ ơn d ọc: di chu ột đến đó rồi nhắp nút trái chuột hoặc gõ Alt + ký tự gạch dưới, ví dụ Alt+F để mở Menu File. b. Thanh công cụ (Standard Toolbar) Thanh công cụ chứa một số lệnh thông dụng của Excel d ưới dạng bi ểu t ượng (icon), các lệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột. Ví dụ: mu ốn ghi văn bản lên đĩa thay vì vào Menu File chọn Save, chỉ cần nhắp chuột lên biểu tượng đĩa mềm: c. Thanh định dạng (Formatting Toolbar) Thanh định dạng chứa các lệnh dưới dạng bi ểu tượng để đ ịnh dạng d ữ li ệu c ủa b ảng tính như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề .... Ngoài Standard Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác có th ể cho hi ện trên màn hình hay không bằng lệnh View/ Toolbars . d. Thanh công thức (Formula bar): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (cancel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành. Trung t©m Tin häc - KBNNTW 82 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel e. Một số thuật ngữ Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp (workbook) hi ện trên thanh tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Các thành phần của Workbook Window là: - ĐƯỜNG VIỀN CỘT (Column Border) ghi ký hiệu c ột từ trái sang phải theo ch ữ cái bắt đầu từ A đến Z, tiếp từ AA đến AZ, ... , IV, có tổng số 256 cột. - ĐƯỜNG VIỀN HÀNG (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới bắt đ ầu từ 1, có tổng cộng 16.384 dòng. - Ô (Cell) là giao giữa hàng và cột, địa chỉ c ủa m ột ô xác đ ịnh b ởi c ột tr ước dòng sau. Ví dụ: A5 - Cột A, dòng 5. Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh. - Bảng tính (Sheet) là một bảng gồm 256 c ột/16384 dòng hình thành 4 tri ệu ô d ữ li ệu. Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số th ứ tự). M ột t ệp Workbook m ặc đ ịnh có 16 sheet (có thể tăng đến 255). g. Thanh trượt (Scrool Bar): dùng để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính trên màn hình. h. Thanh trạng thái (Status Bar): dòng chứa chế độ làm việc và các tình trạng hiện hành của hệ thống như NumLock, CapsLock, ..... 1.3. Các thao tác cơ bản trong bảng tính a. Di chuyển phím Ta có thể dùng mũi tên, Page Up, Page Down trên bàn phím ho ặc các tổ h ợp phím khác nhau để di chuyển đến một ô khác. Các phím di chuyển con trỏ thông dụng là: Di chuyển qua một ô về bên trái, phải, trên, dưới tương ←, →, ↑, ↓ ứn g Di chuyển tới ô kế không trống Ctrl + ←, →, ↑, ↓ End + ←, →, ↑, ↓ Di chuyển qua một ô về bên phải Tab Di chuyển một ô xuống bên dưới Enter Di chuyển đến cột A của hàng hiện hành Home Di chuyển đến ô A1 của bảng tính Ctrl + Home Di chuyển đến ô cuối cùng của bảng tính Ctrl + End Di chuyển lên một trang màn hình Page Up Di chuyển xuống một trang màn hình Page Down Di chuyển về bên trái một màn hình Alt + Page Up Trung t©m Tin häc - KBNNTW 83 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel Di chuyển về bên phải một màn hình Alt + Page Down Di chuyển đến bảng tính kế tiếp Ctrl + Page Up Di chuyển về bảng tính đứng trước Ctrl + Page Down Dùng lệnh Go to để di chuyển đến một ô xác định. Chọn Edit, Go to hoặc phím F5, gõ địa chỉ của ô cần chuyển đến rồi ấn . Cũng có thể di chuyển đến một ô bằng cách dùng hộp "To ạ đ ộ hi ện hành" (Trên thanh công thức). Nhắp hộp, gõ địa chỉ ô muốn chuyển đến rồi ấn . Ngoài ra có thể nhắp chuột tại một ô để di chuyển con trỏ tới ô đó. b. Chọn ô - vùng Vùng bao gồm một hoặc nhiều ô liên tục. Vùng được xác định bởi to ạ đ ộ vùng gồm địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô cuối, dạng: :. Ví dụ: A1:E5 Trước khi thực hiện một thao tác, người sử dụng phải chọn phạm vi làm vi ệc (có th ể một hoặc nhiều vùng) - Chọn một ô : di chuyển đến ô cần chọn, nhắp chuột. - Chọn một cột : nhắp chuột tại ký hiệu cột - Chọn một dòng : nhắp chuột tại số thứ tự dòng - Chọn một vùng, có các cách sau: Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift, dùng các phím mũi tên di chuyển  đến ô cuối vùng.  Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, rê chuột đ ến ô cu ối vùng  Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và gi ữ Shift trong khi nhắp chu ột t ại ô cuối vùng. - Chọn nhiều vùng : ấn và giữ Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng khác. c. Cách nhập các kiểu dữ liệu Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ li ệu phụ thuộc vào ký t ự đầu tiên gõ vào. Kiểu số (Number): Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số 0 đến 9, các dấu + -. M ột s ố được nhập vào mặc nhiên là dạng General, sau đó có th ể đ ịnh d ạng trình bày s ố l ại theo ý muốn bằng lệnh Format/Cells. Nếu nhập vào ô một số lớn và xuất hi ện #### nghĩa là b ề r ộng của cột quá nhỏ. Muốn thấy rõ số, nhắp đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột để mở rộng nó. Kiểu chuỗi (Text): Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự từ chữ A đến Z, các ký tự canh biên như sau: ', ", ^, \ . Ký tự ' để canh các ký tự trong ô về bên trái Ký tự " để canh các ký tự trong ô về bên phải Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa Ký tự \ để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng của ô Các ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng có chỉ định: Tools/Option/Transition, trong đó chọn mục: Navigation Keys. Trung t©m Tin häc - KBNNTW 84 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel Kiểu ngày tháng và thời gian (date-time): Có thể gõ bất kỳ một trong các dạng sau: date: 8/5/97; 5-Aug-97; 5-Aug; Aug-12 ; time: 14:25; 14:25:09; 2:25 PM; 2:25:09 PM. Để nhập ngày hiện hành vào ô nhấn Ctrl+(;) còn thời gian hiện hành nhấn Ctrl+(:). Kiểu công thức: Một trong các đặc điểm giá trị nhất của Excel là kh ả năng tính toán các giá trị bằng cách dùng các công thức. Excel nhận bi ết công th ức trong ô n ếu d ữ li ệu vào bắt đầu bởi dấu (=), dấu (+) hoặc dấu (-). Để nhập m ột công th ức, đầu tiên gõ d ấu (=) sau đó gõ công thức. Công thức nhập vào được hiển thị trên ô hi ện hành và thanh công th ức. Khi gõ xong công thức ấn , kết quả trình bày trong ô không ph ải là các ký t ự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó. Trong thành phần của công thức có thể gồm có: số, chuỗi (phải đặt trong dấu "" ), toạ độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm: Ví dụ: = 4+5+7 hoặc = B2+B3+B4 ... Các toán tử sử dụng trong công thức: - Toán tử tính toán : + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm) - Toán tử chuỗi : & (nối chuỗi) - Toán tử so sánh : = (bằng), (không bằng), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hay bằng) < (nhỏ hơn),
Tin häc c¬ b¶n - Excel b. Hiệu chỉnh dữ liệu bảng tính - Chọn ô cần hiệu chỉnh, gõ F2 hoặc nhắp đúp chuột vào ô đó. - Sửa xong, gõ c. Lặp lại và huỷ bỏ một lệnh Để lặp lại và huỷ bỏ một thao tác vừa thực hiện, có 2 cách: - Dùng bàn phím: Huỷ bỏ: Vào Menu Edit/ Undo ... hoặc gõ Ctrl+Z Lặp lại: Vào Menu Edit/ Repeat ... hoặc ấn phím F4 - Dùng chuột: Huỷ bỏ: Nhắp chuột vào biểu tượng Undo trên Standard Toolbar Lặp lại: Nhắp chuột vào biểu tượng Redo trên Standard Toolbar Undo Redo d. Sao chép dữ liệu trong bảng tính Sao chép và dán dữ liệu - Chọn vùng dữ liệu cần sao chép - Chọn Edit/ Copy hoặc gõ Ctrl+C. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Copy - Chọn ô cần dán dữ liệu đã sao chép - Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste; nếu muốn dán một lần thì gõ Enter. Copy Paste Có thể dùng biểu tượng Copy, Paste: Sao chép dữ liệu bằng cách rê và thả chuột. Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con tr ỏ có hình  thì ấn Ctrl đồng thời rê chuột đến vị trí mới. Sao chép dữ liệu với Auto Fill Lệnh Auto Fill có thể sao chép nội dung trong ô đến ô liền kế bên rất nhanh. - Chọn ô chứa dữ liệu cần sao chép. - Đưa con trỏ về nút Fill Handle (dấu + ở góc dưới bên phải của ô chọn). - Nhấn và rê chuột sang các ô kế tiếp, rồi thả chuột ra. e. Sự khác nhau của việc sao chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp Địa chỉ tương đối (Relative Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng . Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chi ếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách. Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô như sau: A1=2, B1=4, A2=4, B2=6 Trung t©m Tin häc - KBNNTW 86 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel - Công thức tại ô C1 là: =A1*B1  Kết quả là 8 - Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công th ức tại ô này là: =A2*B2 và k ết quả là 24 - Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công th ức t ại ô này là: =B1*C1 và k ết quả là 32 Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối. Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng $$. Khi chép đến vùng đích, đ ịa ch ỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn. Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau: Công thức: =$C$1/B3 - Số tiền đổi được ghi vào ô C1 - Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ - Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ - Cột Số NT đổi được tính theo công thức: Số tiền đổi/Tỉ giá cho những ô tương ứng. Tại ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3. Sau đó chép công th ức t ừ ô này đ ến các ô còn l ại trong cột, ta thấy địa chỉ ô $C$1 trong công thức sẽ không bị thay đổi. Địa chỉ $C$1 đ ược gọi là đ ịa chỉ tuyệt đối. Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng $ (tuyệt đối cột, tương đối dòng) ho ặc $ (tương đối cột, tuyệt đối dòng). Khi chép đến vùng đích, đ ịa ch ỉ tham chi ếu của vùng đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng. Ví dụ: - Công thức của ô C5 là: =A$5+B$5 - Sao chép công thức này đến ô C6 là: =A$5+B$5 - Công thức của ô C5 là: =$A5+$B5 - Sao chép công thức này đến ô F5 là: =$A5+$B5 f. Di chuyển dữ liệu trong bảng tính Di chuyển dữ liệu với lệnh Cut và Paste - Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển Trung t©m Tin häc - KBNNTW 87 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel - Chọn Edit/Cut hoặc gõ Ctrl+X. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Cut. - Chọn ô cần chuyển dữ liệu đến. - Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste. Hoặc dùng biểu tượng Cut Di chuyển dữ liệu bằng cách rê và thả chuột Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình  thì rê chuột đến vị trí mới. 2.2. Chèn và xoá cột, hàng và các ô a. Chèn cột, hàng và ô Chèn cột (Columns): - Đưa con trỏ tới cột, nơi mà cột mới sẽ xuất hiện - Chọn Insert/Columns hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn m ột cột mới còn cột hiện hành sẽ chuyển qua bên phải. Chèn hàng: - Chọn ô hay hàng, nơi mà hàng mới xuất hiện - Chọn Insert/Row hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một hàng m ới vào còn hàng hiện hành sẽ chuyển xuống dưới. Chèn một ô hay một vùng: - Chọn vùng muốn chèn ô trống - Chọn Insert/Cell hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Xuất hiện hộp thoại - Chọn Shift Cells Right để chèn ô mới và dời ô hiện hành qua phải. Shift Cells Down để chèn ô mới và dời ô hiện hành xuống dưới. Entire Row để chèn một hàng vào vị trí hiện thời. Entire Column để chèn một cột vào vị trí hiện thời. - Chọn OK. b. Xoá cột, hàng và ô Xoá cột: - Nhắp chữ cái tên cột muốn xoá. Xoá nhiều cột bằng cách rê phải các chữ cái tên cột - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Xoá hàng: Trung t©m Tin häc - KBNNTW 88 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel - Nhắp số hiệu của hàng muốn xoá. Xoá nhiều hàng bằng cách rê phải các con số hàng - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Xoá ô hay nhiều ô: - Chọn ô hay vùng muốn xoá - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Hộp thoại xuất hiện: - Chọn Shift Cells Left: dời các ô sang trái. Shift Cells Up: dời các ô lên trên. Entire Rows: Xoá cả hàng hiện thời chứa ô được chọn. Entire Columns: Xoá cả cột hiện thời chứa ô được chọn - Chọn OK. c. Chèn và xoá bảng Chèn bảng Khi chèn một bảng, Excel sẽ chèn vào trước bảng hiện hành. Để chèn m ột bảng ch ọn bảng bên phải nơi mà bảng mới xuất hiện, chọn Insert/Worksheet. Xoá bảng Chuyển đến bảng cần xoá, chọn Edit/Delete Sheet. Di chuyển bảng Nhắp nút tab bảng cần di chuyển, ấn và giữ nút chuột và rê bảng tính đ ến v ị trí m ới trong Workbook. Khi thả chuột ra bảng sẽ ở vị trí mới. Tên bảng Tên bảng mặc nhiên của Excel là Sheet1, Sheet 2, ... . Tuy nhiên, có thể dễ dàng sửa tên bảng phản ánh nội dung dữ liệu đang chứa. Nhắp đúp Sheet tab c ủa bảng tính c ần đ ổi tên. Hộp thoại Rename Sheet sẽ xuất hiện. Sau đó ấn Enter và nhập tên và chọn OK. 2.3. Đánh số thứ tự Trung t©m Tin häc - KBNNTW 89 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel - Gõ giá trị số bắt đầu vào ô đầu tiên. - Chọn vùng cần đánh số thứ tự. - Chọn: Edit/Fill/Series. Xuất hiện hộp thoại: - Mục Series: chọn việc đánh chuỗi số trên dòng (Row) hay trên cột (Columns). - Mục Type: chọn kiểu điền dữ kiện:  Linear : cộng với trị số bước nhảy.  Growth : nhân với trị số bước nhảy.  Date : theo dạng ngày.  AutoFill : theo chế độ điền tự động. - Mục Step Value: chọn trị số bước nhảy. - Mục Stop Value: chọn trị số kết thúc. - Chọn OK hay gõ Enter. 2.4. Thao tác trên tệp Một tệp trong Excel có phần mở rộng là XLS. a. Lưu trữ tệp trên đĩa - Lưu trữ với tên mới: chọn File/Save As, chọn ổ đĩa và chọn thư mục, đưa vào tên tệp cần lưu trữ. - Lưu trữ lần đầu tiên hoặc lưu trữ với tên cũ: chọn File/Save hoặc Ctrl+S hoặc nhắp chuột vào biểu tượng b. Mở một tệp đã có trên đĩa - Thực hiện lệnh File/Open, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Chọn ổ đĩa, thư mục và tên tệp cần mở. c. Tạo một tệp mới Chọn File/New, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. d. Đóng một tệp: Chọn File/Close. 3. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU BẢNG TÍNH 3.1. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng Trung t©m Tin häc - KBNNTW 90 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel - Thay đổi độ rộng cột: Chọn một hay nhiều cột cần thay đổi, đưa con trỏ chuột ngay mép phải đầu cột cần thay đổi. Khi con trỏ chuột thay đổi thành mũi tên hai đầu nằm ngang thì rê mũi tên qua trái hay phải để tăng hoặc giảm độ rộng cột, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra. Tự động điều chỉnh độ rộng cột hoặc hàng: Điều chỉnh độ rộng cho các ô đã nhập d ữ liệu vào tức là nới rộng để hiển thị hết các dữ li ệu đã nhập. Ch ọn ô ch ứa d ữ li ệu c ần đi ều chỉnh, chọn Menu Format, Column, AutoFit Selection hoặc Menu Format, Row, AutoFit Selection. Nếu dùng chuột thì đưa con trỏ chuột đến mép ph ải đ ầu c ột ho ặc c ạnh đáy đ ầu hàng rồi nhắp đúp. - Thay đổi chiều cao dòng: Chọn một hay nhiều dòng cần thay đ ổi, đ ưa con tr ỏ chu ột về cạnh đáy đầu hàng. Khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đ ầu th ẳng đ ứng thì rê chuột lên hoặc xuống để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra. 3.2. Định dạng dữ liệu kiểu số Sau khi nhập dữ liệu, tính toán ... ta còn phải trình bày bảng tính sao cho thích h ợp v ới yêu cầu. Công việc cụ thể là chọn kiểu thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính thích h ợp, thay đ ổi kiểu chữ, cỡ chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng ... a. Dùng menu Bar - Chọn vùng chứa số cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Number. - Chọn loại trong lớp (Category). - Nháy chuột tại các mẫu trong danh sách Format Codes: Tương ứng là dạng m ẫu trong mục Sample. - Chọn OK hay gõ Enter. b. Dùng biểu tượng trên Toolbar Có thể ứng dụng nhanh chóng kiểu định dạng số, dạng ti ền t ệ, dấu ph ảy, hay d ấu phần trăm bằng cách sử dụng nút định dạng số liệu sẵn thanh công cụ. Trung t©m Tin häc - KBNNTW 91 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel Tiền tệ Phần trăm Dấu phảy Tăng số thập phân Giảm số thập phân Để định dạng kiểu số bằng cách dùng thanh công c ụ, phải ch ọn ô có ch ứa s ố c ần đ ịnh dạng, sau đó nhắp nút thích hợp trên thanh công cụ. Kiểu mã số Vị trí số thực sẽ hiển thị. # Cũng giống như dấu # nhưng ngo ại trừ số 0 của ph ần th ập phân đ ể k ết 0 hợp với kiểu số đã định dạng. Biểu tượng tiền tệ được hiển thị cùng với số. $ Vị trí dấu phân cách hàng ngàn của số thực sẽ hiển thị. , Vị trí dấu chấm thập phân số học sẽ hiển thị. . Từ số 1 -100 đều có dấu % hiển thị cùng nhân số cho 100 và hiển th ị số đó % cùng với ký hiệu phần trăm. 3.3. Định dạng kiểu ngày tháng - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Chọn Tab Number, chọn Date trong Category. - Chọn kiểu định dạng trong hộp thoại Format Codes. - Chọn OK Kiểu mã ngày tháng Tháng không hiện số 0 đứng trước (8). m Tháng có số 0 đứng trước (08). mm Tháng có 3 chữ viết tắt (8-Mar). mmm Tháng với tên đầy đủ. mmmm Ngày không hiện số 0 đứng trước. d Trung t©m Tin häc - KBNNTW 92 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel Ngày có hiện số 0 đứng trước. dd Ngày có 3 chữ viết tắt. ddd Ngày với tên đầy đủ. dddd Năm chỉ hiện 2 số cuối. yy Năm hiện đầy đủ 4 chữ số. yyyy 3.4. Sắp xếp dữ liệu theo kiểu Alignment - Chọn ô hay vùng dữ liệu để định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Alignment. - Chọn mục Horizontal để điều chỉnh ngang dữ liệu trong từng ô: General: Văn bản canh trái còn số canh phải. Left : Văn bản và số đều canh lề trái. Center : Văn bản và số đều canh giữa. : Canh đều nội dung ra hai bên của ô. Fill Right : Văn bản và số đều canh phải. Justify : Khi văn bản được bao trong phạm vi một ô và canh giữa khung các ô. Center Across: Canh giữa văn bản ngang qua các cột. - Chọn mục Vertical để điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô: Top : Canh trên. : Canh dưới. Bottom Center : Canh giữa. - Chọn mục Orientation để chọn hướng cho dữ liệu: hướng thẳng đứng hoặc nằm ngang. - Chọn OK hoặc gõ Enter. 3.5. Thay đổi kiểu chữ, kích cỡ, kiểu trình bày Dữ liệu trong các ô có thể định dạng theo 3 thành phần: Font(nét ch ữ), Style (nghiêng, đậm, gạch chân, ...) và Size (kích cỡ chữ). Trung t©m Tin häc - KBNNTW 93 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel Thay đổi bằng hộp thoại Format Cells : - Chọn vùng dữ liệu để định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Font. - Chọn phông chữ trong mục Font, chọn kiểu chữ trong mục Font Style, Underline và Effects, chọn kích thước chữ trong mục Size. - Chọn OK hay gõ Enter. Thay đổi bằng biểu tượng trên Formatting Toolbar. Canh theo mép phải Canh vào Nhắp giữa ô chuột để chọn tên Nhắp Canh các Font chuột để theo mép Kiểu chữ Kiểu chữ Kiểu chữ chữ chọn cỡ trái đậm nghiêng gạch chữ chân 3.6. Tạo khung đường viền Dùng Menu Bar - Chọn ô hay vùng cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Border. - Trong mục Border: chọn Outline để vẽ viền quanh vùng ô, chọn Left, Right, Top, Bottom để kẻ viền trái, phải, trên, dưới vùng ô đã chọn. - Trong mục Style: chọn kiểu đường kẻ đơn, kép, nét liền, nét đứt đoạn. - Chọn OK hay gõ Enter. Trung t©m Tin häc - KBNNTW 94 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel - Dùng biểu tượng trên Formatting Toolbar: 3.7. Định dạng nền dữ liệu - Chọn ô hay vùng cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Pattern. - Chọn dạng nền dựa vào các mẫu đưa ra trong Pattern. - Chọn OK hay gõ Enter. 4. SỬ DỤNG CÁC HÀM MẪU CỦA EXCEL Trung t©m Tin häc - KBNNTW 95 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel Các hàm số của Excel là những công cụ tính toán được được lập sẵn để th ực hi ện các tính toán phức tạp về tài chính, thống kê hoặc phân tích chúng tham gia trong quá trình ra quyết định, lập và thao tác văn bản. Mặc dù có thể gõ vào nhiều hàm số thuộc loại này, nh ưng n ếu dùng hàm số được lập sẵn, sai số sẽ giảm bớt. Ví dụ: công thức =A3+A4+A5+A6+A7+A8 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A8). Dạng thức tổng quát của hàm =(Danh sách đối số). Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định. Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX, ... Đối số : có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm. a. Nhập các hàm số Trong Excel có thể dùng vài cách để nhập một hàm số:  Tự gõ tên hàm số.  Dùng nút AutoSum để tính tổng các vùng dữ liệu.  Dùng Wizard hàm số để nhập vào hàm số. Gõ vào các hàm số Hàm phải bắt đầu bởi dấu (=), tên hàm không phân bi ệt chữ hoa và ch ữ th ường. Đ ối số phải đặt trong dấu ngoặc đơn ( ), gi ữa các đối số phân cách nhau b ởi d ấu ph ẩy. Gõ xong ấn Enter. để tính tổng các vùng Dùng nút AutoSum Để tính tổng các cột hay các hàng liền nhau, ta đặt con tr ỏ tại ô k ế c ận vùng c ần tính tổng, sau đó nhắp nút AutoSum. Dùng Wizard hàm số: - Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu. - Chọn Insert/Function hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar. Xuất hiện hộp đối thoại Function Wizard - Step 1 of 2. Trung t©m Tin häc - KBNNTW 96 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel - Chọn nhóm hàm cần thực hiện trong khung Function Category: khi di chuyển vùng sáng đến tên nhóm hàm trong khung Function Category, tương ứng trong khung Function Name xuất hiện nhóm các tên hàm mẫu. - Chọn tên hàm cần thực hiện trong khung Function Name. Ví dụ hàm AVERAGE - Chọn nút Next hoặc ấn Enter để hiện thị hộp đối thoại bước kế tiếp. - Chọn các đối số theo quy định của từng hàm. - Chọn Finish hoặc gõ Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn. Chú ý: - Nếu sau bước 1, chọn Finish. Excel đóng hộp tho ại và đ ưa tên hàm lên thanh công thức. Ví dụ: chọn hàm tính trung bình cộng AVERAGE, sau khi ch ọn nút Finish, thanh công thức hiển thị: =AVERAGE(number1,number2,...). - Nhập dữ liệu của đối số theo quy định của hàm trong dấu ngoặc đơn. - Gõ phím Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn. b. Khảo sát một vài hàm số mẫu Hàm ngày tháng và thời gian Trung t©m Tin häc - KBNNTW 97 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel  DATE(năm,tháng,ngày) Cho giá trị là một dãy số của ngày tháng cụ thể.  DAY(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =DAY(“10/1/97”) cho kết quả 10 cho kết quả 25 =DAY(B5) (khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 25/02/97)  MONTH(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =MONTH(“10/1/97”) cho kết quả 1 cho kết quả 2 =MONTH(B5) (khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 25/02/97)  NOW() Cho giá trị là dãy số của ngày tháng và thời gian hiện tại. Ví dụ: Sử dụng hàm NOW() để nhập 10/8/97 8:30.  TODAY() Cho giá trị là dãy số của ngày tháng hôm nay. Ví dụ: Sử dụng hàm TODAY() để nhập vào ngày hiện tại như 10/8/97.  Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =YEAR(“10/1/97”) cho kết quả 1997 cho kết quả 1996 =YEAR(B5) (khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 5/10/96) Hàm số toán học và lượng giác  ABS(N) Cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N Ví dụ: =ABS(-25) cho kết quả 25 cho kết quả 15 =ABS(10-25)  COS(N) Cho giá trị là cosin của một số  INT(N) Cho giá trị là phần nguyên của biểu thức số N Ví dụ: =INT(115.15) cho kết quả 115  PI() Cho trị là số Pi (3.14593)  ROUND(N,n) Làm tròn giá trị của biểu thức số N đến n số lẻ. Nếu n>0 làm tròn về bên phải cột thập phân. Nếu n0) Ví dụ: =SQRT(25) cho kết quả 5  SUM(N1,N2) Tính tổng của các giá trị có trong danh sách đối số. Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4,C7 lần lượt là 1,2,3,4,5.Công thức ở ô C8 là: =SUM(C1:C4,C7). Giá trị trả về trong ô C8 là 15. Hàm thống kê  AVERAGE(N1,N2,...) Cho giá trị trung bình của danh sách đối số. Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4 lần lượt là 2,5,4,5. Công thức ở ô C5 là: =AVERAGE(C1:C4). Giá trị trả về trong ô C5 là 4. Trung t©m Tin häc - KBNNTW 98 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel  COUNT(Giá trị1,Giá trị 2,...) Tính tổng số lượng các số là đối số.  MAX(N1,N2,...) Cho giá trị cực đại của một danh sách các đối số.  MIN(N1,N2,...) Cho giá trị cực tiểu của một danh sách các đối số. Hàm văn bản  CONCATENATE(text1,text2,...,text30) Liên kết tới 30 đối số văn bản.  LOWER(text) Chuyển văn bản thành chữ thường.  TRIM(text) Xoá các khoảng trống trong văn bản.  UPPER(text) Chuyển văn bản thành chữ hoa. Hàm Logic  AND(điều kiện 1, điều kiện 2, ... ) Cho giá trị đúng khi mọi điều kiện nêu trong danh sách đều cho trị đúng. Ví dụ: AND(3>2,42,5=8)cho giá trị TRUE =OR(1+1=3,2+4=5) cho giá trị FALSE  NOT(điều kiện): cho trị đúng nếu điều kiện sai và cho trị sai nếu điều kiện là đúng. Các hàm tìm kiếm  VLOOKUP (x,Bảng,Cột tham chi ếu,Cách dò ): dò tìm trị x ở cột bên trái của bảng, khi tìm có thì l ệch qua bên ph ải đ ến C ột tham chiếu để lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của x. Bảng: là một khối các ô, thường gồm nhiều hàng và nhi ều c ột. C ột bên trái luôn luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu. Cột tham chiếu: là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở qua), cột đầu tiên của bảng là cột 1. Cách dò: là số 0 hoặc số 1. Ngầm định là 1. - Nếu cách dò là 1:  Danh sách ở cột bên trái của bảng phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần.  Nếu trị dò x nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách, hàm cho trị là #N/A (Not Available: Không khả thi).  Nếu trị dò lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như tìm thấy ở phần tử cuối cùng. Trung t©m Tin häc - KBNNTW 99 Trang
Tin häc c¬ b¶n - Excel  Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân bi ệt ch ữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy ở tại ph ần t ử đó, và cho tr ị là tr ị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này. - Nếu cách dò là 0: Danh sách ở cột bên trái của bảng không cần phải xếp theo thứ tự.  Nếu trị dò x không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh sách (không  phân biệt chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), hàm cho trị là #N/A (Not Available: Không khả thi). Chỉ khi nào trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân  biệt chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), mới cho trị là của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này. Ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền cho từng lo ại công lao động là: loại A: 20000 đồng/công, loại B: 10000 đồng/công, loại C: 5000 đ ồng/công. Tiền lương được tính theo công thức: TiềnLương = SốCông x SốTiềnMộtCông. Ta thực hiện như sau: - Tạo bảng gồm 2 cột: cột A chỉ các lo ại công lao động (A,B,C) và c ột B ch ỉ s ố ti ền công tương ứng. - Chọn ô E6, nhập công thức: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,1)*D6 Copy công thức này xuống các ô E7 E8, ... Ta có kết quả: - Nếu công thức ở ô E6 là: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,0)*D6 thì ta có kết quả: Chú ý: Trong công thức ta dùng địa chỉ tuyệt đối $A$1:$B$3 để đảm bảo đ ịa ch ỉ này không bị thay đổi trong quá trình Copy.  HLOOKUP(x, Bảng, Hàng tham chiếu, Cách dò). Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP (Horizontal Look Up) này gi ống nh ư hàm VLOOKUP (Vertical Look Up), chỉ khác là hàm VLOOKUP dò tìm ở c ột bên trái, tham Trung t©m Tin häc - KBNNTW 100 Trang