Chuyển đổi Execl 2003 sang Excel 2007 - 2010

Chia sẻ: HOÀNG ANH VĂN | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:326

Thêm vào BST

Báo xấu

2.218
lượt xem 117
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cũng như những phiên bản trước đây, Microsoft Excel 2007 - 2010 là một phần mềm hay là một chương trình sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng thực hiện những việc như: tính toán đại số, phân tích dữ liệu. Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách. Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau. Vẽ biểu đồ và các sơ đồ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chuyển đổi Execl 2003 sang Excel 2007 - 2010

Chuyển đổi sang BNTT
Chuyển đổi Excel 2003 sang Excel 2007-2010 NHÀ TÀI TRỢ BNTT
2 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010 www.giaiphapexcel.com
3 Lời nói đầu Lời nói đầu C       BNTT
4 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010 www.giaiphapexcel.com
5 Lời nói đầu BNTT
6 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010 Nội dung Lời nói đầu .................................................................................................... 3 Nội dung ........................................................................................................ 6 1. Làm quen với Excel 2007-2010 ............................................................ 17  Những thuật ngữ cần nhớ ................................................................ 17  Làm quen với giao diện mới ............................................................ 18  Hệ thống Ribbon ...................................................................... 18  Ẩn / Hiện hệ thống Ribbon ...................................................... 19  Nút Office ................................................................................ 20  Tùy biến Thanh truy cập nhanh trong Excel 2007 ................... 22  Tự tạo thêm Tab trong Ribbon của Excel 2010 ....................... 24  Truy cập nhanh Ribbon bằng bàn phím ................................... 26  Sử dụng những phím tắt của Excel 2003 ................................. 28  Sử dụng Shortcut menu (thực đơn ngữ cảnh) .......................... 28  Sheet Tab ................................................................................. 29  Tùy biến thanh Status Bar ........................................................ 29 www.giaiphapexcel.com
7 Nội dung  Làm quen với chuẩn XML............................................................... 31 2. Thao tác với bảng tính .......................................................................... 32  Thao tác với Workbook ................................................................... 32  Tạo một Workbook mới ........................................................... 32  Mở một Workbook có sẵn (Open) ........................................... 33  Lưu Workbook (Save) ............................................................. 34 - Một số lưu ý khi Save..................................................... 35  Đóng Workbook (Close) .......................................................... 36  Sắp xếp các Workbook ............................................................ 36  Thao tác với Worksheet ................................................................... 37  Chèn thêm một Worksheet mới ............................................... 37  Sắp xếp thứ tự các Worksheet.................................................. 37  Sao chép Worksheet ................................................................. 38  Xóa Worksheet......................................................................... 39  Đổi tên worksheet .................................................................... 39  Tô màu cho Worksheet ............................................................ 39  Ẩn/hiện Worksheet .................................................................. 40  Bảo vệ Worksheet .................................................................... 40  Di chuyển qua lại giữa các Worksheet bằng bàn phím ............ 41  Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác ............... 41 - Sử dụng thanh Zoom ...................................................... 42 - Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ.................. 42 - Chia khung bảng tính làm nhiều phần .............................. 44 - Cố định vùng tiêu đề ...................................................... 45 - Chức năng Watch Window ............................................. 46  Thao tác với các dãy ô ..................................................................... 47  Khái niệm về địa chỉ của một ô, một dãy ô.............................. 47 - Name Box ..................................................................... 48  Kỹ thuật chọn dãy ô bằng chuột............................................... 48 - Chọn một dãy ô liên tục.................................................. 48 BNTT
8 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010 - Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính ............... 50 - Chọn một dãy ô liên tục với chế độ Extend ...................... 50 - Chọn một dãy không liên tục bằng chuột ......................... 51 - Một số thủ thuật nâng cao khi dùng chuột để chọn dãy .... 51  Kỹ thuật chọn dãy ô bằng bàn phím ........................................ 52 - Chọn một dãy ô liên tục.................................................. 52 - Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính ............... 53 - Chọn một dãy không liên tục .......................................... 53 - Một số thủ thuật nâng cao khi dùng bàn phím để chọn dãy ................................................................................ 53  Chọn một dãy bằng lệnh GoTo ................................................ 54  Sử dụng hộp thoại GoTo Special ............................................ 55 - Chọn các ô theo loại nội dung ......................................... 55 - Chọn các ô liền kề nhau.................................................. 56 - Chọn các ô theo các điểm khác biệt ................................. 56 - Những tùy chọn khác của hộp thoại GoTo Special............ 58 - Những phím tắt khi sử dụng GoTo Special ...................... 59  Sao chép và di chuyển một dãy ô ............................................. 60  Paste Special ............................................................................ 61 - Sao chép, di chuyển, Paste Special một dãy ô bằng phím phải chuột ............................................................. 64  Thêm chú thích cho một ô ....................................................... 65  Xóa / làm sạch một dãy ô, một hàng hoặc một cột .................. 66 - Xóa hoàn toàn một dãy ô ................................................ 66 - Xóa hoàn toàn một cột, một hàng .................................... 66 - Làm sạch một dãy ô, một cột, một hàng ........................... 67  Chèn thêm một ô, một dòng, một cột vào bảng tính ................ 67  Thay đổi kích thước của cột và dòng ....................................... 68 - Dùng chuột để điều chỉnh bằng tay .................................. 69 - Dùng lệnh Format Cells trên Ribbon ............................... 70 - Sử dụng shortcut menu ................................................... 71 www.giaiphapexcel.com
9 Nội dung  Ẩn / hiện cột, dòng ................................................................... 71 - Ẩn dòng, cột .................................................................. 71 - Hiện những dòng, cột đã bị ẩn......................................... 72  Ghép/trộn các ô (Merge & Center) .......................................... 74  Kẻ khung, tô màu cho các ô ..................................................... 75  Di chuyển giữa các ô trong bảng tính ...................................... 77 3. Sử dụng tên cho dãy ô ........................................................................... 79  Khái niệm về tên dãy ....................................................................... 79  Đặt tên cho một dãy ......................................................................... 81  Quy tắc đặt tên cho một dãy .................................................... 81  Các phương pháp đặt tên cho một dãy ..................................... 82 - Sử dụng Name Box đặt tên cho một dãy .......................... 82 - Sử dụng hộp thoại New Name để đặt tên cho một dãy ...... 82 - Sử dụng tiêu đề của hàng hay cột để đặt tên cho dãy ......... 84  Đặt tên cho các hằng số ........................................................... 87  Thay đổi phạm vi ảnh hưởng của tên dãy trong bảng tính ....... 88  Làm việc với các tên dãy ................................................................. 89  Tham chiếu đến một tên dãy .................................................... 89 - Sử dụng AutoComplete để chèn tên dãy .......................... 90  Chọn một dãy bằng cách sử dụng tên của nó ........................... 92  Chèn bảng Danh sách các tên dãy vào trong bảng tính............ 92  Sử dụng Name Manager .......................................................... 94  Sử dụng vùng giao nhau của hai dãy ....................................... 96 4. Nhập liệu và định dạng dữ liệu ............................................................ 98  Những điều cần biết khi nhập liệu ................................................... 98  Nhập dữ liệu vào một dãy ........................................................ 98  Điền đầy một dãy ..................................................................... 99 BNTT
10 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010  Sử dụng công cụ Fill Handle và chức năng AutoFill để nhập nhanh dữ liệu vào một dãy ............................................ 100 - Sử dụng AutoFill để tạo ra chuỗi text và chuỗi số ........... 100 - Tự tạo những danh sách AutoFill .................................. 103  Sử dụng Series để nhập nhanh dữ liệu vào một dãy .............. 104  Định dạng dữ liệu .......................................................................... 107  Thiết lập Control Panel để định dạng dữ liệu ........................ 108 - Những thiết lập cho Numbers....................................... 108 - Những thiết lập cho Currency....................................... 110 - Những thiết lập cho Date ............................................. 110  Định dạng cho dữ liệu số ....................................................... 111 - Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng số ............ 112 - Thay đổi các kiểu định dạng số khi nhập liệu ................. 114  Định dạng cho dữ liệu ngày tháng năm và thời gian ............. 118 - Sử dụng hộp thoại Format Cells .................................... 118 - Sử dụng Ribbon và phím tắt.......................................... 119  Định dạng cho dữ liệu text ..................................................... 121 - Sử dụng các nút lệnh trên Ribbon .................................. 121 - Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới ........................................... 122 - Ngắt dòng trong ô ........................................................ 123 - Ép dữ liệu text cho vừa với chiều rộng ô ........................ 124 - Canh lề cho dữ liệu ...................................................... 124 - Nhập những ký tự đặc biệt ............................................ 127  Thiết lập những quy tắc nhập liệu với công cụ Data Validation .. 128  Các nguyên tắc chung khi thiết lập quy tắc nhập liệu ............ 128 - Giá trị giới hạn cố định ................................................. 130 - Giá trị giới hạn không cố định ....................................... 130  Các loại quy tắc nhập liệu ...................................................... 130 - Whole Number ............................................................ 130 - Decimal....................................................................... 132 www.giaiphapexcel.com
11 Nội dung - List ............................................................................. 132 - Date ............................................................................ 134 - Time ........................................................................... 135 - Text length .................................................................. 136 - Custom........................................................................ 136  Cài đặt các hướng dẫn và thông báo lỗi cho quy tắc.............. 137 - Input Message.............................................................. 137 - Error Alert ................................................................... 139 5. Thiết lập những công thức .................................................................. 142  Những điều căn bản về công thức.................................................. 142  Những giới hạn của Excel ...................................................... 143  Nhập và sửa công thức ........................................................... 144 - Nhập công thức............................................................ 144 - Sửa công thức .............................................................. 145  Các loại công thức trong Excel ...................................................... 145  Công thức số học (Arithmetic Formulas)............................... 146  Công thức so sánh (Comparison Formulas) ........................... 146  Công thức xử lý chuỗi văn bản (Text Formulas) ................... 147  Công thức tham chiếu (Reference Formulas) ........................ 148  Thứ tự ưu tiên của các toán tử................................................ 148  Sao chép và di chuyển công thức................................................... 150  Định dạng Tham chiếu Tương đối ......................................... 152  Định dạng Tham chiếu Tuyệt đối .......................................... 153  Định dạng Tham chiếu Hỗn hợp ............................................ 154  Sao chép, di chuyển công thức mà không điều chỉnh các tham chiếu tương đối ............................................................. 154  Những thủ thuật với các công thức ................................................ 155  Chuyển đổi kết quả của một công thức thành một giá trị ...... 155  Làm việc với các Tên dãy trong các Công thức ..................... 156 - Chèn tên dãy vào công thức .......................................... 157 BNTT
12 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010 - Áp dụng các tên dãy vào công thức ............................... 157 - Sử dụng các Tên Hàng và các Tên Cột khi áp dụng các tên dãy ........................................................................ 159  Đặt tên cho các Công thức ..................................................... 161  Xử lý lỗi công thức ........................................................................ 162  Tìm hiểu các giá trị lỗi trong Excel và cách xử lý ................. 163 - #DIV/0!....................................................................... 163 - #N/A ........................................................................... 164 - #NAME? ..................................................................... 164 - #NULL! ...................................................................... 166 - #NUM! ....................................................................... 166 - #REF! ......................................................................... 167 - #VALUE!.................................................................... 167  Lỗi do quên hoặc thiếu các dấu ngoặc đơn ............................ 168  Lỗi do định dạng cột quá hẹp ................................................. 169  Ngăn ngừa lỗi công thức bằng hàm IFERROR...................... 169 6. Các hàm trong Excel ........................................................................... 172  Tìm hiểu các hàm........................................................................... 173  Cấu trúc của một hàm ............................................................ 173  Nhập một Hàm vào trong một Công thức .............................. 175  Sử dụng tính năng Insert Function ......................................... 177  Một số hàm thông dụng trong Excel.............................................. 180  Nhóm hàm xử lý chuỗi văn bản (Text Functions) ................. 180  Nhóm hàm luận lý (Logical Functions) ................................. 182  Nhóm hàm dò tìm (Loookup Functions)................................ 183  Nhóm hàm ngày tháng và thời gian (Date & Time Functions) .............................................................................. 184 - Excel xử lý các ngày tháng và thời gian như thế nào ....... 184 - Một số hàm ngày tháng thông dụng ............................... 185 - Các hàm về thời gian .................................................... 187 www.giaiphapexcel.com
13 Nội dung  Nhóm hàm toán học (Match Functions) ................................ 187  Nhóm hàm thống kê (Statistical Functions) ........................... 188 7. Biểu đồ (Chart) .................................................................................... 190  Giới thiệu ....................................................................................... 190  Các bước căn bản để vẽ một biểu đồ ............................................. 191  Các thao tác cơ bản với biểu đồ ..................................................... 195  Nhận biết các thành phần của biểu đồ.................................... 195  Thao tác với các thành phần của biểu đồ ............................... 197  Hiệu chỉnh và định dạng biểu đồ ................................................... 198  Các công cụ dùng để hiệu chỉnh và định dạng ....................... 199 - Sử dụng Ribbon ........................................................... 199 - Sử dụng hộp thoại Format............................................. 200  Hiệu chỉnh và định dạng các thành phần của biểu đồ ............ 202 - Hiệu chỉnh và định dạng Chart Area .............................. 202 - Hiệu chỉnh và định dạng Plot Area ................................ 203 - Hiệu chỉnh và định dạng Tiêu đề biểu đồ, Chú thích, Tiêu đề trục hoành trục tung ...................................... 204 - Hiệu chỉnh các trục ...................................................... 205  Thao tác với chuỗi số liệu trong biểu đồ........................................ 212  Xóa một chuỗi số liệu ............................................................ 213  Thêm một chuỗi số liệu.......................................................... 214 - Sử dụng Select Data Source .......................................... 214 - Sử dụng Copy – Paste .................................................. 215  Thay đổi số liệu nguồn của một chuỗi số liệu........................ 215  Thêm đường xu hướng (Trendline) vào biểu đồ .................... 216 8. Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table ............................................ 218  Một số khái niệm về Table ............................................................ 219  Thành phần của một Table ..................................................... 219 BNTT
14 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010  Những điều cần lưu ý khi tạo một Table................................ 219  Chuyển đổi một dãy thành một Table .................................... 221  Các thao tác cơ bản với Table ................................................ 224  Sắp xếp dữ liệu (Sort) .................................................................... 229  Sắp xếp nhanh ........................................................................ 229  Sắp xếp theo nhiều tiêu chí .................................................... 231  Lọc dữ liệu (Filter)......................................................................... 233  Sử dụng AutoFilter để lọc nhanh dữ liệu trong Table............ 233  Sử dụng những bộ lọc nhanh (Quick Filters) của Excel 2007 ....................................................................................... 235  Gỡ bỏ những điều kiện lọc ..................................................... 239  Dùng những tiêu chuẩn phức tạp để lọc dữ liệu trong Table (Advanced Filter) ................................................................... 239 - Thiết lập một dãy tiêu chuẩn (Criteria range) ................. 240 - Lọc dữ liệu một Table với Criteria range ....................... 241 - Nhập điều kiện cho Criteria range ................................. 243 - Sử dụng công thức làm điều kiện lọc ............................. 246 - Sao chép dữ liệu đã lọc ra một nơi khác ......................... 248  Các tham chiếu Table trong công thức .......................................... 251  Tìm hiểu Specifiers ................................................................ 251  Nhập các công thức Table...................................................... 254 9. Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting .................................. 256  Highlight Cells ............................................................................... 257  Top/Bottom.................................................................................... 259  Data Bars ....................................................................................... 261  Color Scales ................................................................................... 264  Icon Sets ........................................................................................ 266  Sử dụng công thức để định dạng có điều kiện ............................... 268 www.giaiphapexcel.com
15 Nội dung 10. Phân tích dữ liệu với PivotTable ..................................................... 272  PivotTable là gì .............................................................................. 273  PivotTable làm việc như thế nào............................................ 274  Một vài thuật ngữ sử dụng trong PivotTable ......................... 276  Tạo một PivotTable ....................................................................... 278  Chọn Data Source .................................................................. 278  Tạo một PivotTable................................................................ 278  Làm việc với PivotTable................................................................ 281  Các thao tác với PivotTable ................................................... 281  Làm việc với các Grand Total và SubTotal ........................... 282 - Ẩn/hiện các Grand Total trong PivotTable ..................... 283 - Ẩn/hiện các Subtotal trong PivotTable........................... 284 - Ẩn các Grand Total và SubTotal từ Ribbon.................... 284 - Tùy biến phép tính của Subtotal .................................... 285 11. Tổng hợp dữ liệu với Consolidate.................................................... 287  Tổng hợp theo vị trí ....................................................................... 288  Tổng hợp theo hạng mục ............................................................... 292 12. Phân tích nhân quả ........................................................................... 296  Data Table...................................................................................... 297  Data Table với một dữ liệu đầu vào ....................................... 297  Data Table với hai dữ liệu đầu vào ........................................ 299  Goal Seek ....................................................................................... 302 13. Định dạng trang bảng tính và in ấn ................................................ 306  Định dạng trang bảng tính ............................................................. 306  Các chế độ hiển thị trang bảng tính........................................ 306  Định dạng trang bảng tính (Page Setup) ................................ 308 - Margins ....................................................................... 308 BNTT
16 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010 - Orientation .................................................................. 308 - Size ............................................................................. 308 - Print Area .................................................................... 309 - Breaks ......................................................................... 310 - Background ................................................................. 310 - Print Tittle ................................................................... 310 - Header / Footer ............................................................ 311  Điều chỉnh tỷ lệ trang in cho bảng tính .................................. 313  In bảng tính .................................................................................... 314  Một số lưu ý ........................................................................... 315 - Ngăn không cho in một số vùng nào đó ......................... 315 - Ngăn không cho in những đối tượng.............................. 315 - In các đường lưới và tiêu đề dòng, cột ........................... 316 14. Nguồn tham khảo.............................................................................. 317 *** Quy ước về việc chọn lệnh trên Ribbon: Ví dụ: Home  Styles  Format as Table  New Table Style... Tức là: Chọn Tab Home, chọn nhóm Styles, nhấn nút lệnh Format as Table rồi chọn tiếp lệnh New Table Style... www.giaiphapexcel.com
17 Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010 1 Làm quen với Excel 2007-2010  Workbook: Đây là một tập tin để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị, ...và lưu trữ dữ liệu. Một workbook có thể chứa nhiều Sheet, do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. Mỗi workbook có thể chứa nhiều worksheet hay Chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.  Worksheet: Còn được gọi là Sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng. Worksheet được lưu trong workbook. Trong Excel 2007, một worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của Excel 2003, tức tổng số ô trong Excel 2007 đã tăng lên gấp 1,024 lần so với Excel 2003! BNTT
18 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010  Chart sheet: Thực chất là một Sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng đồ thị riêng lẻ thì Chart Sheet là lựa chọn tối ưu.  Sheet Tab: Tên của các Sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc bên trái phía dưới của cửa sổ workbook. Bạn có thể di chuyển từ Sheet này sang Sheet khác bằng thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên Sheet cần đến trong Sheet Tab. Lần đầu tiên sử dụng Excel 2007, giao diện của nó có thể làm cho bạn choáng ngợp bởi sự thay đổi khác hẳn so với các phiên bản trước. Thay cho các thanh menu và toolbar truyền thống là các nhóm nút lệnh được trình bày ngay phía trên màn hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, đó chính là Ribbon . Hình 1 - Hệ thống menu và toolbar của Excel 2003 Hình 2 - Hệ thống Ribbon của Excel 2007 Bộ công cụ Ribbon bình thường sẽ có các Tab: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, www.giaiphapexcel.com