Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word

Chia sẻ: K N | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:52

Thêm vào BST

Báo xấu

832
lượt xem 177
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Là một người từng sử dụng MS Office Word để làm đồ án tốt nghiệp, viết luận án, soạn giáo án, viết báo... nên tôi khá thường xuyên phải thực hiện việc đánh số công thức, đánh số bảng biểu, đánh số hình vẽ, đánh số tài liệu tham khảo... và tham chiếu đến chúng. Trước đây, tôi thực hiện việc đánh số và tham chiếu đó một cách thủ công. Và tôi rất thấm thía cái khó khăn, vất vả khi cần thêm/bớt một đối tượng trong văn bản. Khi đó, tôi sẽ phải rà soát lại toàn bộ...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word

Nguyễn Tuấn Anh ACIS Group Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word Phiên bản 1.1 Hà Nội - 2012
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ......................................................................................................... 3 Phần 1. Sử dụng Style để định dạng văn bản ....................................................... 4 1.1. Các ưu điểm của việc sử dụng Style .............................................................. 5 1.2. Phân loại Style ................................................................................................ 5 1.3. Áp dụng một Style cho văn bản ..................................................................... 5 1.4. Nhận biết Style của một đoạn văn bản ........................................................... 6 1.5. Loại bỏ định dạng của văn bản ...................................................................... 7 1.6. Thay đổi thông số của một Style .................................................................... 7 1.7. Thêm / loại bỏ một Style khỏi hộp chọn nhanh ............................................. 9 1.8. Xóa một Style ............................................................................................... 10 1.9. Tạo một Style ............................................................................................... 10 Phần 2. Đánh số tự động chương, mục................................................................ 12 2.1. Đánh số chỉ bằng các chữ số ........................................................................ 13 2.2. Đánh số bao gồm cả tiêu đề trước chỉ số ..................................................... 16 2.3. Tự động ngắt trang trước mỗi chương ......................................................... 18 Phần 3. Đánh số tự động các đối tượng............................................................... 19 3.1. Đánh số tự động các bảng biểu .................................................................... 19 3.2. Cập nhật chỉ số ............................................................................................. 20 3.3. Đánh số đa cấp ............................................................................................. 21 3.4. Đánh số tự động các hình vẽ ........................................................................ 22 3.5. Đánh số tự động các công thức .................................................................... 23 3.5.1. Giới thiệu MathType để soạn thảo công thức ....................................... 23 3.5.2. Trình bày công thức sử dụng tab .......................................................... 24 3.5.3. Trình bày công thức sử dụng bảng ....................................................... 26 3.5.4. Đánh số tự động các công thức............................................................. 28 3.6. Đánh số tự động các đối tượng khác ............................................................ 30 Phần 4. Tham chiếu tự động các đối tượng ........................................................ 31 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 1
4.1. Tham chiếu trực tiếp .................................................................................... 31 4.1.1. Tham chiếu một đề mục......................................................................... 31 4.1.2. Tham chiếu một hình vẽ ........................................................................ 32 4.1.3. Tham chiếu số trang của một đối tượng ............................................... 34 4.2. Tham chiếu gián tiếp .................................................................................... 34 4.2.1. Tham chiếu tới hình vẽ .......................................................................... 34 4.2.2. Tham chiếu các đối tượng khác ............................................................ 36 4.3. Tham chiếu trực tiếp củ chuối ...................................................................... 37 Phần 5. Tạo danh sách và tham chiếu tài liệu tham khảo ................................. 38 5.1. Sử dụng tham chiếu trực tiếp ....................................................................... 39 5.1.1. Tạo danh sách tài liệu tham khảo ......................................................... 39 5.1.2. Tham chiếu tới các tài liệu .................................................................... 41 5.1.3. Một số lưu ý đặc biệt ............................................................................. 41 5.2. Sử dụng tham chiếu gián tiếp ....................................................................... 42 5.2.1. Tạo danh sách tài liệu tham khảo ......................................................... 42 5.2.2. Tham chiếu tới các tài liệu .................................................................... 44 Phần 6. Một số thao tác khác ............................................................................... 45 6.1. Tạo các đề mục không đánh số .................................................................... 45 6.2. Tạo mục lục cho văn bản ............................................................................. 45 6.2.1. Tạo mục lục ........................................................................................... 45 6.2.2. Định dạng mục lục ................................................................................ 46 6.2.3. Bỏ mục lục ra khỏi mục lục ................................................................... 47 6.3. Tạo danh mục hình vẽ, bảng biểu có trong văn bản .................................... 48 6.4. Chèn các ảnh, bảng biểu nhỏ vào văn bản ................................................... 48 6.4.1. Thực hiện chèn ảnh ............................................................................... 49 6.4.2. Vấn đề cập nhật chỉ số .......................................................................... 50 LỜI KẾT ................................................................................................................ 51 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 2
LỜI NÓI ĐẦU Là một người từng sử dụng MS Office Word để làm đồ án tốt nghiệp, viết luận án, soạn giáo án, viết báo... nên tôi khá thường xuyên phải thực hiện việc đánh số công thức, đánh số bảng biểu, đánh số hình vẽ, đánh số tài liệu tham khảo... và tham chiếu đến chúng. Trước đây, tôi thực hiện việc đánh số và tham chiếu đó một cách thủ công. Và tôi rất thấm thía cái khó khăn, vất vả khi cần thêm/bớt một đối tượng trong văn bản. Khi đó, tôi sẽ phải rà soát lại toàn bộ văn bản, kiểm tra lại sự chính xác của việc đánh số và tham chiếu. Tài liệu này sẽ giới thiệu cách đánh số và tham chiếu tự động các đối tượng như hình vẽ, bảng biểu, công thức,... sử dụng chức năng của Microsoft Office Word. Ngoài ra, tài liệu cũng hướng dẫn bạn sử dụng Style để định dạng văn bản một cách hiệu quả. Phần minh họa được thực hiện với Word 2010, có thể áp dụng trực tiếp với Word 2007. Việc áp dụng cho Word 97/2003 cũng tương tự, chỉ có phần giao diện người dùng là khác. Tôi muốn đặc biệt gửi tặng bài viết này cho các anh Nguyễn Đức Công, Bùi Đức Trình, Đỗ Quang Trung, Hoàng Đức Thọ và bạn Vũ, cũng như toàn thể các em lưu học sinh Việt Nam đang học tập tại Học viện FSO. Chúc toàn thể anh em hoàn thành tốt khóa học và trở về nước công tác. Hi vọng rằng bài viết này giúp được anh em phần nào khi viết tiểu luận, bài báo, đồ án tốt nghiệp và luận án. Xin cảm ơn các đồng nghiệp của tôi, đặc biệt là ThS. Vũ Đình Thu, đã khuyến khích tôi xây dựng tài liệu này này. Và cảm ơn vợ tôi đã gánh vác công việc nhà để tôi có nhiều thời gian hơn cho việc viết lách. Mọi ý kiến xin gửi về Nguyễn Tuấn Anh : Khoa An toàn thông tin – Học viện Kỹ thuật mật mã – 141 Chiến Thắng, Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội : (04)3552-51-38 : 0977-199-902 : summerlant@gmail.com Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 3
Phần 1. Sử dụng Style để định dạng văn bản Style có thể được hiểu là một tập hợp các thông số định dạng (font chữ, cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ, màu nền, đóng khung, cách dòng, cách đoạn, căn lề, kiểu đánh số...) để áp dụng cho một vùng văn bản nào đó. Vùng văn bản có thể là một đoạn (paragraph), một nhóm ký tự (characters), một bảng biểu (table), một danh sách (list). Mỗi Style có một tên đặc trưng. Khi áp dụng Style "SomeStyle" cho một vùng văn bản là ta đã định dạng vùng văn bản đó theo các thông số được quy định trong Style này; và ta nói vùng văn bản đó có Style là "SomeStyle". Một Style (ví dụ, "SomeStyle") có thể được áp cho nhiều vùng văn bản. Khi đó, các vùng này có chung Style. Khi ta thay đổi thông số trong "SomeStyle" thì tất cả các vùng văn bản có Style là "SomeStyle" sẽ được tự động định dạng lại theo các thông số mới. Như vậy, có thể thấy rằng Style là một công cụ hiệu quả để thực hiện định dạng văn bản. Microsoft Office Word hỗ trợ Style rất tốt. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng rất ít người dùng Word biết và sẵn sàng sử dụng tính năng định dạng văn bản tuyệt vời này. Do vậy, trong phần này, ta sẽ tìm hiểu sơ qua về Styles trong Word. Trong Word 2003, Word 1997, hộp chọn Style thường được đặt trên thanh định dạng (Formatting toolbar). Còn trong Word 2007 và Word 2010, bảng chọn này nằm trong mục Home (xem hình 1.1) Hình 1.1. Hộp chọn Styles trong Word 2007 và Word 2010 Mỗi mục trong hộp chọn này (Heading 1, Heading 2, Heading3, Title,...) chính là một kiểu (Style) định dạng văn bản. Phía trên mỗi tên của Style là minh họa cho kết quả sẽ đạt được, tức là văn bản của ta sẽ trông như thế khi áp dụng Style tương ứng. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 4
1.1. Các ưu điểm của việc sử dụng Style Sử dụng các Styles có các ưu điểm sau:  Style thực ra rất dễ hiểu, dễ sử dụng;  Style cho phép thực hiện nhanh chóng các thao tác định dạng: chỉ một cái click chuột, ta có thể thiết lập các thông số định dạng cần thiết (font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, màu nền, cách dòng, cấp đề mục, tabs...) cho một vùng văn bản;  Style cho phép thực hiện nhanh chóng việc thay đổi các thông số định dạng cho văn bản;  Quan trọng hơn cả, việc sử dụng hợp lý các Styles sẽ giúp ta có được văn bản với định dạng đẹp, khoa học. 1.2. Phân loại Style Khi thực hiện định dạng văn bản, ta có thể muốn định dạng cho tòan bộ một đoạn (Paragraph), hoặc cho một phần của đoạn, hoặc cho một bảng biểu, hoặc cho một danh sách liệt kê. Tương ứng với các trường hợp này, các Style có thể được chia thành 5 loại: 1. Paragraph: để áp dụng cho toàn bộ một Paragraph; 2. Character: để áp dụng cho một phần của một Paragraph; 3. Linked (Paragraph and character): 4. Table: để áp dụng cho một bảng biểu; 5. List: để áp dụng cho một danh sách liệt kê Trong số 5 loại Style được liệt kê trên đây thì loại thứ nhất là thường được sử dụng nhất. 1.3. Áp dụng một Style cho văn bản Để áp dụng một Style cho một vùng văn bản, trước hết, ta lựa chọn vùng văn bản cần áp dụng, sau đó nhấn chuột vào tên của Style trong hộp chọn Style (xem hình 1.1). Có thể nhấn chuột vào mũi tên mở rộng ( ) ở bên phải hộp chọn để có được thêm các lựa chọn (Hình 1.2). Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 5
Hình 1.2. Danh sách mở rộng các Style Cách khác, nhấn chuột phải vào vùng văn bản đã chọn, sau đó rê chuột tới mục "Styles" trên context menu, khi đó cũng sẽ xuất hiện bảng chọn tương tự như trên hình 1.2. Nếu Style được áp dụng là thuộc loại Paragraph thì nó sẽ được áp dụng cho toàn bộ đoạn văn bản dù chỉ một phần của đoạn được chọn, hay thậm chí chỉ cần đặt con trỏ soạn thảo trong đoạn đó. Tức là, nếu muốn áp dụng một Paragraph Style cho một đoạn văn bản thì chỉ cần nhấn chuột vào đoạn đó, sau đó nhấn chuột vào tên của Style cần áp dụng. Trong số các Style thì "Normal" là Style phổ dụng nhất. Nó thuộc loại Paragraph, và là Style ngầm định của một văn bản và thường được áp dụng cho phần thân của văn bản. Khi ta loại bỏ hết tham số định dạng của một vùng văn bản (xem mục 1.5) thì vùng đó sẽ có Style "Normal". 1.4. Nhận biết Style của một đoạn văn bản Nếu muốn biết một đoạn văn bản đã được áp dụng Style nào, ta làm như sau. Đưa con trỏ soạn thảo (nhấn chuột) vào đoạn văn bản cần kiểm tra. Sau đó nhấn tổ hợp phím Shift-F1. Khi đó, hộp thoại "Reveal Formatting" sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình soạn thảo. Mục "Paragraph style" trong hộp thoại này sẽ cho ta biết tên của Style đã được áp dụng cho đoạn văn bản. Nếu Style của đoạn văn bản là "Normal" thì mục này sẽ không có. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 6
Ngoài ra, khi ta nhấn chuột vào một vùng văn bản, Word sẽ tự động đánh dấu (đóng khung) tên của Style tương ứng với vùng văn bản đó trong hộp chọn nhanh và trong danh sách đầy đủ các Style. 1.5. Loại bỏ định dạng của văn bản Khi cần loại bỏ các thông số định dạng đã thiết lập cho một vùng văn bản, trước hết, ta cần chọn phần văn bản cần loại bỏ định dạng, sau đó nhấn vào nút mở rộng bên phải hộp chọn Styles (Hình 1.2) và chọn "Clear Formatting". Cách khác, nhấn chuột phải lên vùng đã chọn, rê chuột đến mục "Styles" trên context menu và sau đó cũng chọn "Clear Formatting". Vùng văn bản sau khi loại bỏ định dạng sẽ được định dạng theo các thông số ngầm định, tức là theo Style "Normal". 1.6. Thay đổi thông số của một Style Để thay đổi (hoặc bổ sung) các thông số định dạng cho một Style, ta nhấn chuột phải vào tên của Style đó và chọn "Modify...". Khi đó, hộp thoại "Modify style" sẽ hiện lên như trên hình 1.4. Các Hình 1.3. Các thao tác với một Style thông số định dạng cơ bản như font, font size, font style, font color, căn lề, cách dòng, cách đoạn, lùi dòng có thể được thiết lập thông qua các nút chọn ở mục "Formatting". Ở phần dưới của hộp thoại "Modify style" có hai lựa chọn là "Only in this document" và "New documents based on this template". Nếu chọn phương án thứ nhất (ngầm định) thì các thay đổi chỉ có tác dụng trong văn bản hiện tại. Nếu chọn phương án thứ hai, các thay đổi sẽ có tác dụng cả trong các văn bản được tạo mới trên cơ sở template (khuôn mẫu) hiện tại. Thông thường, khi chúng ta tạo một văn bản mới, nó sẽ được tạo ra trên cơ sở template có tên là "Normal.dotm". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 7
Hình 1.4. Thay đổi thông số thông số định dạng của một Style Sau khi hoàn thành các thay đổi và nhấn nút OK, tất cả các vùng văn bản đã và sẽ được áp dụng Style này sẽ được tự động định dạng lại theo các thông số vừa thiết lập. Nếu một đoạn văn bản nào đó đã được định dạng một cách thủ công (không sử dụng Style hoặc sau khi sử dụng Style) và ta muốn một Style nào đó sử dụng các thông số định dạng của đoạn văn bản này thì ta làm như sau. Trước hết, lựa chọn đoạn văn bản. Sau đó nhấn chuột phải vào tên của Style và chọn "Update to Match Selection" (Hình 1.3) trong context menu. Ở đây, là tên của Style mà ta đang muốn cập nhật. Ví dụ, nếu ta muốn cập nhật thông số cho Style có tên là "Normal" thì mục này trong context menu sẽ là "Update Normal to Match Selection". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 8
Nếu chỉ muốn đổi tên của Style thì chỉ cần nhấn chuột phải vào tên của Style đó và chọn mục "Rename" (Hình 1.3) trong context menu. Lưu ý. Thường thì ta được yêu cầu trình bày phần chính của văn bản sử dụng font Times New Roman 14pt, cách dòng 1.5, căn lề đều hai biên, thụt đầu dòng thứ nhất 1,25 cm. Do vậy, trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản, ta cần thay đổi thông số của Style "Normal" cho phù hợp với các yêu cầu này. Nên đánh dấu chọn "New documents based on this template" để không phải lặp lại việc này khi soạn thảo các văn bản mới. 1.7. Thêm / loại bỏ một Style khỏi hộp chọn nhanh Hộp chọn Style mà ta thấy trên hình 1.1 và 1.2 được gọi là "Quick Style Gallery". Ta có thể tùy biến hộp chọn này bằng cách thêm vào hoặc loại bỏ những Style mà ta ít dùng. Khi đó, trong hộp này sẽ chỉ chứa những Style ta thường dùng. Và như thế, ta có thể nhanh chóng tìm thấy Style cần thiết. Để loại bỏ một Style ra khỏi hộp chọn nhanh, nhấn chuột phải vào Style tương ứng và chọn "Remove from Quick Style Gallery" (Hình 1.3). Sau khi bị loại bỏ khỏi hộp chọn nhanh, Style vẫn được lưu trong file, ta có thể tìm thấy nó trong danh sách đầy đủ bằng cách nhấn chuột vào mũi tên ( , Hình 1.1) ở góc dưới bên phải hộp chọn Style. Khi đó, danh sách Style sẽ xuất hiện như trên hình 1.5. Để đưa một Style từ danh sách đầy đủ vào Hình 1.5. Danh sách đầy đủ hộp chọn nhanh, ta nhấn chuột phải vào Style các Style đó và chọn "Add to Quick Style Gallery" trong context menu. Lưu ý rằng, nếu Style đã có trong hộp chọn nhanh thì khi nhấn chuột phải, trong context menu sẽ không có "Add to Quick Style Gallery" mà thay vào đó là "Remove from Quick Style Gallery". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 9
1.8. Xóa một Style Để xóa một Style (khi không cần dùng nữa chẳng hạn), trong danh sách đầy đủ (Hình 1.5), nhấn chuột phải lên tên của Style cần xóa và chọn "Delete ..." trong context menu. Trong đó là tên của Style cần xóa, ví dụ, "Delele Title...". Lưu ý là có một số Style không thể xóa được. Ví dụ: Normal, Heading 1, Heading 2, Strong, Quote... Khi một Style bị xóa, các vùng văn bản đã được áp dụng Style đó sẽ bị loại bỏ định dạng, tức là sẽ được áp Style "Normal" (xem mục 1.5). 1.9. Tạo một Style Khi soạn thảo một văn bản dài và ta biết rằng cần sử dụng một số kiểu định dạng (Style) khác nhau cho các vùng khác nhau trong văn bản thì ta nên tạo các Style tương ứng với các kiểu định dạng đó để sử dụng, bởi vì việc sử dụng Style mang lại nhiều lợi ích (xem mục 1.1). Ví dụ, ta có thể điều chỉnh và sử dụng "Normal" cho phần chính của văn bản; tạo Style "FigCaption" để quy định cách định dạng tên gọi của hình vẽ; tạo Style "TableCaption" để quy định cách định dạng tên gọi của bảng biểu; tạo Style "Code" để trình bày phần trích dẫn các dòng lệnh,... Để tạo mới một Style, ta mở danh sách đầy đủ (Hình 1.5) và nhấn nút ("New Style") ở góc dưới, bên trái. Khi đó, hộp thoại "Create New Style from Formatting" sẽ xuất hiện, hoàn toàn tương tự như hộp thoại "Modify Style" (Hình 1.4).  Name: Tên của Style (ngầm định là Style1, Style2...);  Style type: Loại style;  Style based on: Thừa kế định dạng của Style nào Nếu ta tạo Style kiểu Paragraph thì trong hộp thoại sẽ có mục "Style for following paragraph". Mục này quy định Style cho đoạn văn bản (Paragraph) kế tiếp (khi ta gõ phím Enter). Thông thường, ta để mục này là "Normal". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 10
Ở phía dưới hộp thoại, có hai lựa chọn là "Only in this document" và "New documents based on this template". Nếu chọn phương án thứ nhất, Style ta tạo ra chỉ xuất hiện trong văn bản (file) mà chúng ta đang soạn thảo. Nếu chọn phương án thứ hai, Style này sẽ xuất hiện cả trong các văn bản mà chúng ta tạo mới về sau (nếu sử dụng cùng template với văn bản ta đang soạn thảo – và thường là vậy). Nếu ta đánh dấu vào mục "Add to quick style list" thì Style mà ta tạo ra sẽ xuất hiện trong bảng chọn nhanh Style (Quick Style Gallery). Không nên đánh dấu chọn "Automatically update". Lựa chọn này sẽ gây khó khăn trong việc quản lý định dạng cho người chưa có kinh nghiệm sử dụng Style. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 11
Phần 2. Đánh số tự động chương, mục Một bài viết dài (một bài báo, một đồ án tốt nghiệp, một cuốn sách...) thường được chia thành các phần, mỗi phần như thế lại có thể được chia thành các phần nhỏ và các phần này thường được đánh số thứ tự. Ta xem xét hai ví dụ sau đây: Ví dụ 1. Bài báo "Lịch sử phát triển mật mã học" LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN MẬT MÃ HỌC Đây là phần tóm lược một cách ngắn gọn (trong khoảng 5 dòng) nội dung của bài báo, cũng như đối tượng mà bài báo hướng đến. 1. Mật mã thời kỳ sơ khai Nội dung của phần nhỏ thứ nhất. Có thể trình bày bất kỳ. Xin đừng quan tâm nội dung của những gì được viết trong các ví dụ. Hãy chú ý đến định dạng của chúng mà thôi. 1.1. Mật mã thời kỳ công xã nguyên thủy Chắc là thời kỳ này chưa có mật mã rồi. Nhưng mà ta cần các đề mục nhỏ nên cứ tạm chia thế này cho vui. 1.2. Mật mã thời kỳ chiếm hữu nô lệ Cách phân chia này không hợp lý nhưng đó không phải là vấn đề của chúng ta. Quan trọng là cần chia mục để xem xét phần định dạng. 2. Mật mã cổ điển Tất nhiên, ở đây là trình bày giai đoạn kế tiếp trong quá trình phát triển của mật mã nói chung. Chắc là sẽ có giới thiệu một số "hệ mật" cụ thể nào đó. 3. Mật mã hiện đại Ở đây sẽ trình bày những điểm chung nhất của các hệ mật hiện đại. Trong đó, hệ mật hiện đại có thể coi là các hệ mật ra đời từ sau khi có máy tính điện tử và sử dụng máy tính điện tử để mã hóa, giải mã, và cả thám mã nữa. Kết luận Ví dụ 2. Cuốn sách "Cơ sở lý thuyết mật mã" CƠ SỞ LÝ THUYẾT MẬT MÃ Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 12
Chương 1. Lịch sử mật mã Chú ý rằng, nội dung của ví dụ này được định dạng một cách thủ công, không sử dụng Style. Mật mã ra đời từ khi nào đó và được sử dụng thế nào đó ở dạng đơn giản nào đó trong một khoảng thời gian nào đó. Giới thiệu sơ qua vài câu thì người ta sẽ xem xét các mục cụ thể hơn. 1.1. Mật mã thời kỳ sơ khai Nội dung của phần nhỏ thứ nhất. Có thể trình bày bất kỳ. Xin đừng quan tâm nội dung của những gì được viết trong các ví dụ. Hãy chú ý đến định dạng của chúng mà thôi. 1.2. Mật mã cổ điển Tất nhiên, ở đây là trình bày giai đoạn kế tiếp trong quá trình phát triển của mật mã nói chung. Chắc là sẽ có giới thiệu một số "hệ mật" cụ thể nào đó. 1.3. Mật mã hiện đại Ở đây sẽ trình bày những điểm chung nhất của các hệ mật hiện đại. Trong đó, hệ mật hiện đại có thể coi là các hệ mật ra đời từ sau khi có máy tính điện tử và sử dụng máy tính điện tử để mã hóa, giải mã, và cả thám mã nữa. Chương 2. Một số hệ mật cổ điển Chương 3. Một số hệ mật hiện đại Nhận xét rằng, có một sự khác biệt giữa cách đánh số trong ví dụ 1 và cách đánh số trong ví dụ 2. Trong ví dụ 1, trong phần đánh số chỉ có các con số (và dấu chấm). Còn trong ví dụ 2, trước con số chỉ thứ tự của chương còn có chữ "Chương". Vì có sự khác nhau này mà cách thực hiện đánh số tự động cho hai trường hợp này sẽ khác nhau. 2.1. Đánh số chỉ bằng các chữ số Giả sử toàn bộ văn bản trong ví dụ 1 chưa được định dạng, các đề mục chưa được đánh số, tức là như ví dụ 3 dưới đây. Ví dụ 3. Bài báo "Lịch sử phát triển mật mã học" LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN MẬT MÃ HỌC Đây là phần tóm lược một cách ngắn gọn (trong khoảng 5 dòng) nội dung của bài báo, cũng như đối tượng mà bài báo hướng đến. Mật mã thời kỳ sơ khai Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 13
Nội dung của phần nhỏ thứ nhất. Có thể trình bày bất kỳ. Xin đừng quan tâm nội dung của những gì được viết trong các ví dụ. Hãy chú ý đến định dạng của chúng mà thôi. Mật mã thời kỳ công xã nguyên thủy Chắc là thời kỳ này chưa có mật mã rồi. Nhưng mà ta cần các đề mục nhỏ nên cứ tạm chia thế này cho vui. Mật mã thời kỳ chiếm hữu nô lệ Cách phân chia này không hợp lý nhưng đó không phải là vấn đề của chúng ta. Quan trọng là cần chia mục để xem xét phần định dạng. Mật mã cổ điển Tất nhiên, ở đây là trình bày giai đoạn kế tiếp trong quá trình phát triển của mật mã nói chung. Chắc là sẽ có giới thiệu một số "hệ mật" cụ thể nào đó. Mật mã hiện đại Ở đây sẽ trình bày những điểm chung nhất của các hệ mật hiện đại. Trong đó, hệ mật hiện đại có thể coi là các hệ mật ra đời từ sau khi có máy tính điện tử và sử dụng máy tính điện tử để mã hóa, giải mã, và cả thám mã nữa. Kết luận Để định dạng văn bản trong ví dụ 3 trở thành như trong ví dụ 1, ta làm như sau:  Nhấn chuột vào dòng chữ "Mật mã thời kỳ sơ khai";  Từ Ribbon Home, nhấn chuột vào nút Multilevel list trong nhóm Paragraph và chọn loại danh sách đi kèm với Heading (Hình 2.1). Khi đó, dòng chữ "Mật mã thời kỳ sơ khai" sẽ được đánh số "1" và được định dạng theo Style "Heading 1". Tức là, để điều chỉnh định dạng cho dòng chữ đó, ta cần thay đổi các thông số định dạng trong "Heading 1";  Tiếp theo, áp dụng Style "Heading 2" cho dòng chữ "Mật mã thời kỳ công xã nguyên thủy". Khi đó, dòng này sẽ được đánh số "1.1" và được định dạng theo Style "Heading 2"; Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 14
 Tương tự, áp dụng Style "Heading 2" cho các dòng chữ "Mật mã thời kỳ chiếm hữu nô lệ". Khi đó, dòng này sẽ được đánh số "1.2" và được định dạng theo Style "Heading 2"  Tương tự, Style "Heading 1" cho các dòng "Mật mã cổ điển" và "Mật mã hiện đại". Khi đó, hai dòng này sẽ được tự động đánh số là "2" và "3", và được định dạng theo "Heading 1".  Tiêu đề của bài báo và chữ "Kết luận" phải được định dạng bởi các Style khác. Hình 2.1. Multilevel list tương ứng với heading Sau khi định dạng xong văn bản, ta có thể xóa bớt các đề mục hoặc chèn thêm các đề mục để kiểm tra tính năng đánh số tự động của Word. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 15
2.2. Đánh số bao gồm cả tiêu đề trước chỉ số Như có thể thấy trên Hình 2.1, Word cũng đã cung cấp sẵn một số mẫu danh sách đa cấp (multilevel list) mà có tiêu đề đi trước chỉ số, nhưng các tiêu đề này bằng tiếng Anh (Article, Section, Chapter). Để định dạng văn bản tiếng Việt (như ở ví dụ 2 chẳng hạn) ta không thể sử dụng các mẫu có sẵn này. Thay vào đó, ta cần định nghĩa một kiểu danh sách mới. Giả sử văn bản trong ví dụ 2 chưa được định dạng (xem mục 2.1 để hiểu hơn giả sử này). Để định dạng nó, ta làm như sau:  Nhấn chuột vào dòng chữ "Lịch sử mật mã" (lúc này chưa có chữ "Chương 1");  Từ ribbon Home, nhấn nút Multilevel list trong nhóm Paragraph (Hình 2.1), sau đó chọn "Define new multilevel list...". Trong hộp thoại hiện ra, nhấn nút "More >>" thì ta thu được hộp thoại như ở Hình 2.2. Hình 2.2. Định nghĩa một Multilevel list kèm heading Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 16
 Ô "Apply changes to": chọn "Whole list";  Ở ô "Level" (góc trên, bên trái), chọn số 1 để xác định cách thể hiện của thành phần cấp 1.  Ô "Link to level style": chọn "Heading 1";  Ô "Enter formatting for number": gõ chữ "Chương " (và dấu cách) trước số "1", gõ dấu chấm (".") sau số "1";  Ô "Number style for this level": chọn "1, 2, 3, ...";  Ô "Follow number with": chọn "Space";  Ở ô "Level", chọn số 2 để xác định cách thể hiện của thành phần cấp 2.  Ô "Link to level style": chọn "Heading 2";  Ô "Number style for this level": chọn "1, 2, 3, ...";  Ô "Include level number from": chọn "Level 1";  Ô "Enter formatting for number": nhấn chuột vào giữa hai chữ số "1" và gõ dấu chấm; gõ thêm dấu chấm vào sau số "1" thứ hai;  Ô "Follow number with": chọn "Space"  Tương tự như thế, có thể xác định cách thể hiện của các thành phần các cấp thấp hơn (3, 4,...) nếu cần;  Nhấn OK để hoàn tất việc định nghĩa Multilevel List. Lúc này, nếu dòng "Lịch sử mật mã" chưa đổi thành "Chương 1. Lịch sử mật mã" và chưa được định dạng theo Style "Heading 1" thì chỉ cần áp dụng Style "Heading 1" cho dòng đó là được;  Áp dụng Style "Heading 2" cho các dòng: "Mật mã thời kỳ sơ khai", "Mật mã cổ điển", "Mật mã hiện đại";  Áp dụng Style "Heading 1" cho các dòng "Một số hệ mật cổ điển", "Một số hệ mật hiện đại";  Sau khi định dạng tiêu đề "CƠ SỞ LÝ THUYẾT MẬT MÃ" (bằng một Style nào đó chẳng hạn), ta sẽ được văn bản với định dạng như được trình bày trong ví dụ 2. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 17
Có thể thấy rằng, chính cách đánh số vừa được trình bày trên đây đã được sử dụng để định dạng bản hướng dẫn này. Sau khi định dạng xong văn bản, ta có thể xóa bớt các đề mục hoặc chèn thêm các đề mục để kiểm tra tính năng đánh số tự động của Word. 2.3. Tự động ngắt trang trước mỗi chương Thông thường, người ta bắt đầu một chương ở một trang mới. Để thực hiện điều đó, nhiều người chèn một "Page break" vào cuối chương trước, không ít người gõ phím ENTER nhiều lần để sang trang. Cả hai giải pháp trên đây đều không phải là giải pháp tốt, nhất là giải pháp thứ hai. Để các chương tự động bắt đầu ở một trang mới, ta thực hiện như sau. Ở đây, các chương (đúng ra là tên của chương) được áp dụng Style có tên là "Heading 1". Nhấn chuột phải vào Style này và chọn "Modify..." để thay đổi thông số định dạng của nó (tham khảo Hình 1.3 và Hình 1.4). Nhấn nút Format, chọn Paragraph... Hình 2.3. Tự động ngắt trang Trong tab "Line and Page break" đánh dấu chọn mục "Page break before" và nhấn OK để xác nhận. Khi đó, tất cả các chương (nói chung là tất cả các đoạn văn bản có Style là "Heading 1") sẽ tự động bắt đầu ở một trang mới. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 18
Phần 3. Đánh số tự động các đối tượng Một hình thức đánh số nữa mà ta thường gặp, đó là đánh số các đối tượng trong văn bản. Các đối tượng này thường là: bảng biểu, hình vẽ, công thức, bài tập, ví dụ, định lý, định nghĩa... Nếu như ta đánh số các đối tượng này một cách thủ công thì khi chèn thêm hoặc xóa bớt một đối tượng, ta sẽ phải đánh số lại các đối tượng phía sau đó và phức tạp hơn là phải chỉnh sửa lại các tham chiếu tới các đối tượng này. Sau đây ta sẽ xem xét cách đánh số tự động tới đối tượng nêu trên. Việc đánh số tự động này không những giúp ta tránh được việc phải đánh số lại một cách thủ công các đối tượng khi ta chèn, xóa chúng, mà còn cho phép ta tạo tự động danh sách các hình vẽ, danh sách các bảng biểu có trong văn bản. 3.1. Đánh số tự động các bảng biểu Để kiểm tra tính năng đánh số tự động các bảng biểu của Word, trước hết bạn cần tạo ra một bảng biểu (với số dòng, số cột tùy ý). Đưa con trỏ chuột lên vùng bảng biểu, ở góc trên, bên trái của bảng sẽ xuất hiện dấu cộng ( ). Nhấn chuột phải lên dấu cộng này và Hình 3.1. Đánh số bảng biểu chọn "Insert caption..." trong context menu. Hộp thoại "Caption" sẽ hiện lên như trên Hình 3.1. Trong ô "Label", ban đầu có ba giá trị là "Table", "Figure" và "Equation". Đây là các chữ tiếng Anh, không phù hợp cho văn bản tiếng Việt. Do đó, ta nhấn nút "New Label..." và nhập vào chữ "Bảng". Từ bây giờ, chữ "Bảng" sẽ xuất hiện trong hộp chọn "Label" cho ta lựa chọn. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 19