Đề tài: Bài toán quản lý thư viên

Chia sẻ: Nguyễn Thao | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:65

Thêm vào BST

Báo xấu

338
lượt xem 45
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'đề tài: bài toán quản lý thư viên', công nghệ thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài: Bài toán quản lý thư viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN  BÀI TẬP NHÓM ĐỀ TÀI: BÀI TOÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN MÔN THỰC HÀNH: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Giáo viên hưỡng dẫn: Vũ Mỹ Hạnh Lớp: TIN20A1-HN Nhóm thực hiện- Nhóm 2: 1. Nguyễn Thị Thao- Nhóm trưởng. 2. Nguyễn Thị Thủy 3. Nguyễn Sỹ Tiến 4. Nguyễn Hải Long 5. Nguyễn Tiến Thành 6. Nguyễn Duy Tuyên 7. Hoàng Thị Ngân 8. Trương Khánh Linh 9. Hà Văn Trung 10. Bùi Đúc Trung 11. Tô Vân Trường Chử Kim Vinh
Lời mở đầu: Từ trước tới nay, các thư viện dù lớn hay nhỏ đều chỉ hoạt động dựa theo cách thủ công do con người phụ trách. Nhưng xu thế hiện nay, khi sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin dẫn đến việc đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp con người trong việc quản lý. Thông qua lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đã giúp việc quản lý đơn giản và nhanh chóng hơn. Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có một hệ thống trợ giúp quản lý việc xuất nhập, thao tác trong các khâu của thư viện.Chúng em đã thực hiện đề tài “Quản lý thư viện sách” mục tiêu để tìm hiểu sâu hơn trong lĩnh vực phâp tích thiết kế hệ thống thông tin. Xin chân thành cảm ơn cô đã nhiệt tình giúp đỡ và truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức về bộ môn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin để chúng em có đầy đủ khả năng thực hiện tốt đề tài này. Đây là 1 đề tài đầu tay nên khó tránh khỏi còn nhiều sai sót, khuyết điểm mong cô thông cảm, hết lòng góp ý và chỉ cho chúng em ưu, khuyết điểm để giúp chúng em có thể hoàn thiện tốt hơn sau này. Chúng em xin chân thành cảm ơn cô!!! MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………......................... 2 PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VẤN ĐỀ 1. Phát họa vấn đề…………………………………………………………………… 5 2. Mục đích…………………………………………………………........................... 5 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN 1. Nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hệ thống……………………………………….......... 6 2. Phân tích quy trình, chức năng hiện trạng hệ thống…………………........... 9 3. Yêu cầu phi chức năng……………………………………………………….... 16 Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 2
PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHƯƠNG I.THIẾT KẾ SƠ ĐỒ 1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ………………………………....................... 17 2. Sơ đồ ngữ cảnh…………………………………....................................... 18 3. Sơ đồ luồng dữ liệu…………………........................................................ 18 3.1 Mức 1………………………………………....................................... 20 3.2 Mức 2……………………………………........................................... 21 CHƯƠNG II. MÔ HÌNH ERD 1. Mô tả thực thể………………..................................................................... 24 2. Xác định thực thể………………………................................................... 25 3. Các mối liên hệ………………………….................................................... 27 4. Mô hình ERD………………………………............................................... 31 5. Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ……................................ 32 CHƯƠNG III. CHUẨN HÓA LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ 1. Chuẩn hóa các lược đồ………………………….................................... 33 2. Cơ sở dữ liệu quan hệ…………………………………......................... 37 PHẦN III. THIẾT KẾ CHƯƠNG II. THIẾT KẾ GIAO DIỆN 1. Thiết kế Menu………………...................................................................... 38 2. Thiết kế Form……………………….......................................................... 42 3. Thiết kế Report……………………............................................................ 52 4. Thiết kế cơ sở dữ liệu.................................................................................. 52 CHƯƠNG II. THIẾT KẾ Ô XỬ LÝ...............................................................56 ĐÁNH GIÁ…………………….........................................................................65 Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 3
PHẦN I. KHẢO SÁT CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT 1. Phát họa vấn đề.  Hệ thống thư viện hiện nay. • Mượn sách bằng tay. • Lưu trữ dữ liệu bằng giấy tờ.  Nhược điểm • Xử lý số liệu chậm, không chính xác • Tra cứu mất nhiều thời gian • Lưu trữ khó khăn, không kịp thời  Cần phải có 1 hệ thống quản lý thư viện • Nhằm giúp cho quá trình mượn được nhanh chóng và dễ dàng • Xử lý , lưu trữ các thong tin nhanh chóng và hiệu quả. Thư viện của một trường Đại học quản lý khoảng hàng trăm ngàn đầu sách và tạp chí,phục vụ cho sinh viên của trường. Sinh viên có thể mượn sách đọc tại chổ hoặc về nhà. Để phục vụ độc giả nhanh, gọn và chính xác, thư viện cần tin học hóa công việc quản lý danh mục sách và quản lý độc giả của mình. 2. Mục đích. Hiện nay nhu cầu nghiên cứu trong các trung tâm trường học là rất lớn. Vì vậy công tác quản lý thư viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp tài liệu cho học sinh, sinh viên. Nhưng đa phần hiện nay các thư viện đều áp dụng mô hình tổ chức không hợp lý vào việc quản lý thư viện của mình. Việc độc giả gặp phải rất nhiều khó khăn trong các khâu từ việc làm thẻ thư viện, lựa chọn các cuốn sách phù hợp với nhu cầu và đến việc mượn sách đă làm cho nhiều người không thấy được lợi ích từ hoạt động thư viện. Việc thư viện tạo điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng các dịch vụ của mnh ́ có thể nâng cao hiệu quả học tập của học viên. Xuất phát từ vấn đế đó chúng ta cần thiết phải xây dựng một mô hình tổ chức thư viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô của trong trường). Nhưng trước hết chúng ta phải đánh giá đúng hiện trạng của trường. Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 4
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN. 1. Nhiệm vụ,chức năng, cơ cấu tổ chức hệ thống thư viện. 1.1 Nhiệm vụ,chức năng của tổ chức hệ thống thư viện. Chức năng: Trung tâm Thông tin Thư viện có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ và phổ biến, cung cấp thông tin khoa học về y tế công cộng, cũng như hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập và NCKH của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường cũng như các bạn đọc bên ngoài có quan tâm. Nhiệm vụ cụ thể: Bổ sung-trao đổi, phân tích-xử lý, bảo quản các loại hình tài liệu, xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hướng dẫn bạn đọc truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả. Cung cấp các dịch vụ thư viện chất lượng cao, cụ thể như sau: o Dịch vụ mượn trả, mượn liên thư viện o Hỗ trợ tra cứu trực tuyến, trực tiếp hoặc qua thư điện tử o Cung cấp thông tin theo yêu cầu o Đào tạo:  Đào tạo định kỳ: Định kỳ hàng tuần có các buổi hướng dẫn miễn phí cho bạn đọc có nhu cầu về các chủ đề khác nhau: Các kỹ năng tìm kiếm cơ bản; Hướng dẫn tìm kiếm, đánh giá các nguồn tin YTCC; Hướng dẫn tra cứu trên một số cơ sở dữ liệu nhất định như: HINARI, PubMed, EBSCO; Hướng dẫn viết thư mục tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu khoa học...  Đào tạo cho sinh viên mới nhập học: Tham gia phối hợp với phòng Quản lý sinh viên và/ hoặc BM Tin học giảng dạy cho sinh viên mới nhập học kiến thức cơ bản về sử dụng thư viện. o Các dịch vụ photocopy, cho thuê giáo trình.... o Đảm bảo việc truy cập thông suốt tới các nguồn thông tin đa dạng o Hỗ trợ môi trường học tập, nghiên cứu thuận lợi cho bạn đọc Mở rộng hợp tác quốc tế, phát triển các cơ hội đào tạo cho cán bộ, các cơ hội mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển cơ sở vật chất... 1.2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống thư viện. Cơ cấu tổ chức. Thư viện sách là khu dành cho mọi người (từ học sinh,sinh viên,tiến sĩ,giáo sư, người cao tuổi,… ) có nhu cầu về việc tìm hiểu các thông tin về khoa học kỹ thuật, thẩm mỹ,… từ căn bản tới chuyên sâu có thể tìm được cho mình các thể lọai sách phù hợp với nhu cầu và đúng chuyên môn của mình cần tìm hiểu với 2 hình thức chính: đọc tại chỗ hoặc mượn Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 5
về nhà để nghiên cứu trong một khoảng thời gian ngắn theo qui định riêng của từng thư viện cụ thể. Yêu cầu quản lý về việc nhập xuất chung các nguồn sách của thư viện đã rất khó, còn thêm phải quản lý việc cho mượn sách hằng ngày đối với các khách hàng có thẻ của thư viện và khách vãng lai. Vì vậy cần 1 chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong công việc của mình. Việc phân công quản lý thư viện được thực hiện như sau: Bộ phận quản lý: Gồm 2 người: Chủ nhiệm(hiệu trưởng nhà trường) và phó chủ nhiệm thư viện.  Chủ nhiệm( hiệu trưởng nhà trường) thư viện có nhiệm vụ điều hành toàn bộ mọi hoạt động của thư viện.  Phó chủ nhiệm có nhiệm vụ quản lý nhân viên trong thư viện, quản lý các cơ sở vật chất có trong thư viện. Bộ phận nghiệp vụ gồm:  Trưởng ca là người chịu trách nhiệm về hoạt động trong ngày của tất cả các kho và công việc của thư viện. Quản lý việc giao ca của các nhân viên trong thư viện.  Nhân viên thu ngân: là nhân viên của thư viện người chịu trách nhiệm thu chi trong từng kho riêng biệt đối với các giao dịch của khách hàng.  Bộ phận quản kho: Có nhiệm vụ mua sách, nhận hàng từ nhà cung cấp (nhà xuất bản) hay các nguồn khác . Hủy (bán) các đầu sách đã bị hư hỏng, sách cũ nát. Quản lý danh mục sách,quản lý đầu sách. Phân loại sách,phân loại tác giả, phân loại nhà cung cấp. Kiểm kê, thống kê các sách có trong thư viện. Có trách nhiệm kiểm tra và giúp khách chọn được đúng loại sách mình cần và việc sắp xếp bảo quản sách, thu dọn sách khi khách mượn đọc xong trong thư viện.  Bộ phận quản lý sách: Quản lý việc mượn –trả sách. Hướng dẫn, làm các thủ tục cho độc giả mượn – trả sách.Phân loại các thể loại sách. Quản lý tình trạng sách trước và sau khi độc giả mượn- trả sách. Làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, công việc chính là lập mã số sách và quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách. Sau đó lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách. Báo cáo tình hình mượn –trả sách về bộ phận nghiên cứu- kiểm kê.  Bộ phận quản lý độc giả: Có nhiệm vụ quản lý độc giả. Cấp thẻ cho các độc giả mới, hủy các thẻ độc giả đã hết hạn. Quản lý tài khoản độc giả.Phân loại đôc giả. Quản lý tham số quy định từng loại độc giả. Giúp độc giả tìm đúng sách mà họ cần mượn. Giải quyết các thắc mắc của độc giả về nội quy- quy định của thư viện. Thống kê lượt độc giả tới mươn sách hằng ngày. Xử lý các đọc giả vi phạm.  Bộ phận nghiên cứu-kiểm kê: Có nhiệm vụ nhận báo cáo từ các kho về việc nhập sách mới, về các loại sách hư cũ nát hoặc không cần sử dụng. Thống kê tình trạng sách trong thư viện. Thống kê nhà xuất bản,nhà cung cấp sách. Thống kê sách mới nhập. Thống kê sách đang nhập, thống kê tình trạng mượn sách của thư viện. Thống kê sách còn trong thư viện. Thống kê sách thanh lý. In báo cáo thống kê về sách, độc giả vi phạm, thống kê về hoạt động của thư viên cho. Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 6
 Bộ phận kế toán: Thực hiện điều chỉnh và đưa ra giá tiền cho mượn cho từng loại sách cụ thể báo cho các quầy thu ngân thu ngân biết để thực hiện cho đúng. Việc mất mát sách, lạm thu tiền của khách,biển thủ sẽ được phát hiện ngay và xử lý nhờ có sự rạch ròi từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu chính xác trong từng phiên giao dịch(ca), mà bộ phận quản lý thu được từ quầy thu ngân và tài liệu lưu trữ qui định. Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến công việc, mà không được xem chương trình của người khác. 1.3 Đối tượng tham gia vào việc mượn- trả sách. Độc giả: là người tới thư viện mượn sách. Tham gia trực tiếp vào việc mượn- trả sách. Thủ thư: Thủ thư là người quản lí, giữ gìn và phát triển vốn tài liệu để phục vụ nhu cầu đọc, tìm hiểu của độc giả. Ngoài những chức năng nhiệm vụ chung, tùy theo mục đích, quy mô mà từng thư viện có thêm các chức năng, nhiệm vụ riêng và phục vụ đối tượng người đọc khác nhau. Công việc của thủ thư :  Lựa chọn tài liệu, tiếp nhận các dạng (loại) tài liệu mới, phân loại tài liệu theo danh mục hoặc theo loại hình tài liệu  Tổ chức sắp xếp và bảo quản các loại hình tài liệu theo một trật tự nhất định.  Xây dựng và duy trì các cơ sở dữ liệu phục vụ cho mục đích tìm kiếm tài liệu dễ dàng, thuận lợi.  Tiến hành trang bị chuyên biệt cho các diện tích sử dụng của thư viện, luôn luôn giữ gìn cho cơ sở vật chất - kĩ thuật ở trong tình trạng tốt nhất.  Giới thiệu vốn tài liệu của thư viện, hướng dẫn sử dụng thư viện, nghiên cứu nhu cầu đọc, nhu cầu tin tức để việc phục vụ tốt nhất nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của mọi đối tượng độc giả.  Kiểm tra, kiểm soát việc mượn sách, đọc sách của bạn đọc. 2. Phân tích quy trình,chức năng của hệ thống. 2.1 Quy trình của hệ thống. Hệ thống thư viện gồm 5 quy trình chính. 2.1.1 Nhập sách. Theo định kỳ khoảng 2 tháng 1 lần thư viện bổ sung sách mới về cho kho. Để nhập sách, thư viện có một bộ phận tìm hiểu, xem xét nhu cầu, phải nắm được các loại sách cần thiết (đã, đang, sắp phát hành) để từ đó liên hệ với nhà xuất bản cần thiết (có những loại Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 7
sách chỉ được xuất bản bởi nhà xuất bản riêng) cung cấp cho thư viện. Nguồn sách có thể được nhập với 2 hình thức: • Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa thư viện và nhà xuất bản. • Giấy thỏa thuận mua bán hoặc trao tặng giữa thư viện và các cá nhân muốn đóng góp sách Sách nhập về sẽ được phân loại, định giá (cho mượn, tiền thế chân) và cho nhập vào từng kho riêng biệt theo thể loại. Các báo cáo liên quan đến nhập hàng được thể hiện qua phiếu mua sách. Sau khi được Chủ nhiệm thông qua, thư viện sẽ tiến hành làm hợp đồng với nhà xuất bản. Hóa đơn sẽ được gửi lại cho bộ phận kế toán thanh toán sau đó thư viện sẽ nhập sách về. Trong trường hợp sách nhập về không đạt yêu cầu, thư viện sẽ gửi lại sách cho nhà xuất bản theo điều khoản đã có trong hợp đồng. Sau khi sách được mau về sẽ được bộ phận kho phân loại sách. In báo cáo nhập sách. Thư viện sách PHIẾU MUA SÁCH Số:…………………… Ngày:………………... Người cung cấp:……………………………………………………………. Địa chỉ:……………………………………………………………………... Số điện thoại:……………………………………Số Fax:………………….. STT Tên Tên tác Thể Tập Năm Số Đơn Ghi chú sách giả loại xuất lượng giá bản Tổng số Ghi số tổng số tiền bằng chữ…………………………………………….. Ngày…..Tháng…..Năm 20… Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 8
2.1.2 Quản lý sách. Chức năng quản lý sách làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, công việc chính là lập mã số sách và quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách. Sau đó lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách. Thư viên sách THẺ QUẢN LÝ SÁCH Mã số sách:………………………. Nhan đề: Số trang: ............ Số lượng: ......................... Năm xuất bản: .................................................. Ngày nhập: ....................... Số lượng còn: ................................................... Mã ngôn ngữ: ................... Ngôn ngữ:……………………………………… Mã NXB: ........................... Nhà xuất bản: ................................................... Mã phân loại: .................... Phân loại:………………………………………. Mã môn loại: ..................... Môn loại:……………………………………….. Mã tác giả: ........................ Tác giả:…………………………………………… Mã vị trí:.................. Khu vực: ............ Kệ: .............. Ngăn: ........................... a. Mượn sách. o Thời gian xảy ra khi đọc giả có nhu cầu tớ mượn sách( trong giờ hành chính). o Để mượn sách độc giả tiến hành tra cứu ở danh mục có sẵn trong thư viện. Sau đó độc giả sẽ điền các hông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu cần mượn sách. Nhân viên phục vụ bạn đọc ( thủ thư) căn cứ vào phiếu này để tìm, đồng thời kiểm tra sách đó còn trong kho hay không để cho độc giả mượn. o Khi mượn sách mối độc giả chỉ được mượn tối đa 3 quyển, thời hạn mượn là 7 ngày. Độc giả có thể gia hạn thời gian thời gian mượn sách thêm 1 lần nữa.  Có 2 hình thức mượn là mượn tại chỗ và mượn về nhà. Thư viện sách THẺ MƯỢN SÁCH Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 9
Nơi dán ảnh. ( Kích thước 3x4) | ||||||| || |||| ||| || Mã xác nhận CMND:………………………………………………. Họ………………………………………………… Tên:……………………………………………….. Mã thẻ:……………………………………………….. Kỳ hạn: Từ:……………….. Đến:…………… b. Trả sách. • Xảy ra khi độc giả tới trả tài liệu. • Độc giả đưa tài liệu và thẻ thư viện cho thủ thư kiểm tra. • Thủ thư nhận tìa liệu và thẻ thư viện, sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc thông tin tài liệu và thông tin độc giả. Kiểm tra so sánh với phiếu mượn. • Thông tin đúng với phiếu mượn và không xảy ra vi phạm nào thì thủ thư đánh dấu phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ thư viện cho độc giả. • Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: làm hư hỏng tài liệu, trả sách quá thời gian mượn… thì sẽ bị xử phạt. 2.1.3 Cấp thẻ bạn đọc. Hàng năm thư viện tiến hành làm thẻ thư viện cho học sinh-sinh viên mới trong trường. Thư viện dựa vào yêu cầu làm thẻ của các lớp tiến hành làm thẻ cho học sinh - sinh viên. Sau khi làm thủ tục đăng ký,học sinh-sinh viên sẽ được tổ phục vụ bạn đọc cấp thẻ thư viện( thẻ bạn đọc). Thư viện sách THẺ ĐỘC GIẢ Nơi dán ảnh. ( Kích thước 3x4) | ||||||| || |||| ||| || Mã xác nhận Số thẻ: . . . …………………………. Mã số thẻ:………………………….. Mã số sinh viên: ...................... Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 10
Họ tên: .......................... Ngày sinh: ....................... Nơi sinh:…………………………… Khóa: .............................. Lớp:…………………………………… Ngày làm thẻ: .................. Ngày hết hạn: ....................... Ngày. . .tháng. . ..năm Đối với những độc giả mất thẻ, muốn làm lại thẻ phải có đơn yêu cầu. Thẻ được cấp lại với mật mã mới. Đối với học sinh- sinh viên ở lại lớp, khi hết hạn sử dụng thẻ, học sinh- sinh viên phải làm lại thẻ nếu muốn mượn sách. Đối với giáo viên, nhân viên trong trường, nhân viên trong thư viện muốn mượn sách cũng phải làm tương tự như sinh viên. 2.1.4 Hủy đầu sách (bán) Hàng tháng có định ký kiểm tra. Các sách hư hỏng học không có độc giả mượn sẽ được lập danh sách. Quyết định hủy (bán) sẽ được ban quản lý thư viện đưa ra. Sách có quyết định hủy được lấy ra khỏi kho và giao cho bộ phận bảo quản sách xử lý. Bộ phận xử lý thông tin sách ra khỏi cơ sở dữ liệu. Thư viện sách PHIẾU XUẤT Số:…………………. Ngày:………………. Nơi mua:……………………………………………………… STT Mã Tên Tác giả Tập Năn Thể Số Đơn Ghi sách Sách xuất loại lượng giá Chú bản Tổng số Trưởng ca Kế toán Người nhận Đối với mỗi thao tác nhập thêm sách đưa vào, xuất (bán) sách theo kiểm kê và cho mượn đều phải in kèm song song là 1 thẻ kho thông qua quầy thu ngân. Để tiện cho việc lưu giữ các hoạt động, kiểm tra vào cuối ca, tổng kết và thu, trả lại tiền cho khách mượn sách. Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 11
Thư viện sách THẺ KHO Số: ………………. Ngày:…………… Kho: ………………………………………………………………….. Ca: ………………………………………………………. Tên (khách hoặc người chịu trách nhiệm):………………………………… STT Mã sách Số Mượn Đơn giá Tiền mượn lượng Nhập Xuất Số lượng Tiền đặt cọc Quầy thu ngân Người chịu trách nhiệm 2.1.5 Hủy thẻ thư viện. Đối với độc giả là học sinh- sinh viên thẻ có giá trị sử dụng trong suốt khóa học. Khi hết thời hạn nó sẽ tự động hủy. 2.1.6 Xử lý độc giả vi phạm Các trường hợp bị xử lý: • Giả sách quá thời gian quy định. • Làm hư hỏng tài liệu. • Độc giả làm mất tài liệu của thư viện. Các hình thức xử lý: Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 12
• Khi độc gả trả sách, thủ thư sẽ xem trên phiếu tả sách,nếu quá 7 ngày thì bị phạt 100000VNĐ/1 ngày. • Nếu trả sách không còn nguyên vẹn tùy theo giá trị của cuốn sách sẽ có hình thức xử phạt riêng. • Trường hợp độc giả làm mất sách, độc giả phải đền đúng sách đó, nếu khồn cso sách độc giả phải đền bằng tiền theo đúng giá sách. 2.1.7 Báo cáo- thống kê. Đối với bộ phận nghiên cứu-thống kê, định kỳ hang tháng,hay theo từng quý nhân viên phải thống kê, lập báo cáo về tình trạng mượn sách, sách mới nhập, sách đang mượn, sách còn trong thư viện, sách đã thanh lý, độc giả, danh sách các loại sách cần mua bổ xung ( căn cứ vào phiếu yêu cầu của bạn đọc) gửi lên ban chủ nhiệm thư viên. 2.2 Chức năng của hệ thống. Ở đây gồm 5 chức năng: Quản lý sách, quản lý độc giả qua việc quản lý cấp thẻ, quản lý việc cho độc giả mượn sách, việc nhận sách trả của độc giả và thống kê báo cáo. Chức năng quản lý sách làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, công việc chính là lập mã số sách và quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách. Sau đó lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách Chức năng quản lý độc giả ở đây là chức năng quản lý việc cấp thẻ cho độc giả. Công việc chính là lập mã số độc giả và quản lý thông tin về độc giả: Khi độc giả đến làm thẻ đọc sách, phải khai báo đầy đủ thông tin theo yêu cầu về độc giả cho bộ phận cấp thẻ độc giả. Bộ phận này sẽ kiểm tra trong hồ sơ cấp thẻ và hồ sơ xử lý vi phạm xem độc giả có vi phạm kỷ luật mà không thi hành hay không, nếu độc giả không vi phạm hay vi phạm kỷ luật mà đã hết hạn kỷ luật, đồng thời thông tin độc giả khai báo là hợp lệ thì sẽ tiến hành lập mã số cho độc giả, và lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu “Hồ sơ cấp thẻ” của hệ thống. Sau đó bộ phận này sẽ cấp cho độc giả một thẻ đọc sách. Quản lý mượn sách làm nhiệm vụ quản lý việc mượn sách của độc giả, công việc chính là lập phiếu mượn sách và cho mượn sách. Độc giả muốn mượn sách phải biết thông tin về sách chứa trong các hộp fic. Khi độc giả đến mượn sách phải đưa thẻ đọc sách và phiếu yêu cầu đã điền đủ thông tin cho thủ thư.Thủ thư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và phiếu yêu cầu, nếu không phù hợp thì sẽ trả lại cho độc giả ngược lại sẽ lấy sách trong kho theo yêu cầu. Sau đó thủ thư kiểm tra phiếu mượn của độc giả để quyết định cho mượn hay không, nếu cho mượn thì cập nhật phiếu mượn, hồ sơ quản lý sách và yêu cầu độc giả ký nhận sách trước khi giao sách. Quản lý trả sách làm nhiệm vụ quản lý việc trả sách của độc giả: Khi độc giả đến trả sách phải đưa thẻ đọc sách cùng với sách cho thủ thư. Thủ thư sẽ cất sách vào vị trí trong kho và yêu cầu thi hành kỷ luật với các độc giả vi phạm, đồng thời cập nhật vào hồ sơ xử lý vi phạm. Thống kê làm nhiệm vụ: Thống kê sách của thư viện bao gồm sách còn, sách đã mất, Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 13
sách thanh lý bằng cách lấy thông tin từ hồ sơ quản lý sách…. Thống kê mượn trả sách bằng cách lấy các thông tin cần thiết từ phiếu mượn. Thống kê độc giả vi phạm từ hồ sơ xử lý vi phạm. 3. Yêu cầu phi chức năng. Hệ thống có khả năng bảo mật và phân quyền. o Người sử dụng chương trình: đăng ký và phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình. o Đổi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu. Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả kinh doanh cuối kì… PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHƯƠNG I. THIẾT KẾ SƠ ĐỒ. 1. Sơ đồ chức năng nghiệp Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 14
2. Sơ đồ ngữ cảnh. Sơ đồ ngữ cảnh cho ta cái nhìn tổng quát về công việc của hệ thống quản lý thư viện. Tiến trình: Quản lý thư viện. Tác nhân: Độc giả, nhà cung cấp, thủ thư, bộ phận bạn đọc, bộ phận quản lý sách, bộ phận kho. 3. Sơ đồ luồng dữ liệu. 3.1 Mức 1- Sơ đồ mức đỉnh. Chức năng tổng quát của hệ thống được chia làm 4 chức năng con sau: Quản lý kho sách, quản lý độc giả, quản lý mượn- trả sách, báo cáo thống kê. Trong mức này,thủ thư có quan hệ trực tiếp với các chức năng chính của hệ thống. Các chức năng này chưa ở mức chi tiết, có nghĩa là mỗi chức năng này bao gồm 1 hệ thống hoạt động với 1 mục tiêu được gắn với nha Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 15
Sổ mượn-trả sách Độc giả Kho sách Phiếu mượn 3.2 Mức 2- Sơ đồ mức dưới đỉnh. 3.2.1- Mức 2a – Chức năng quản lý kho sách. Kho sách Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 16
3..2.2 Mức 2b- Quản lý độc giả Chức năng chính cho phép đăng ký, hủy độc giả, kiểm ta, hiệu chỉnh thông tin độc giả. Độc giả 3.2.3 Mức 2c- Quản lý mượn – trả sách Cập nhật và cung cấp thong tin về sách và độc giả ( đã và đang mượn sách). Thông báo những độc giả mượn sách quá hạn cần xử lý. Kho sách Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 17
Phiếu mượn 3.2.4 Mức 2d- Quản lý thống kê. Báo cáo tình trạng về sách, độc giả, viện mượn và trả sách của thư viện. Quản lý độc giả mượn trả sách Quản lý sách Độc giả Mượn trả kho sách Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 18
CHƯƠNG II. MÔ HÌNH ERD 1. Xác định các thực thể. a. Thực thể DOC GIA. Chứa các thông tin cá nhân liên quan tới độc giả. Các thuộc tính: CMTND,Ten, Diachi,Dienthoai,Tuoi. b. Thực thể PHIEU MUON. Chứa các thông tin liên quan tới việc mượn sasch của độc giả. Các thược tính:Masp,ngbatdau,ngketthuc. c. Thực thể THE THU VIEN. Chức các thông tin liên quan tới độc giả. Các thuộc tính: Mathe,ngcap,loaithe. d. Thực thể: TAC GIA. Chức các thông tin liên quan tới tác giả. Các thuộc tính: MaTG. TenTG,Theloai. e. Thực thể SACH. Chức các thông tin liên quan tới sách. Các thuộc tính: Masach, Tensach, theloai,TenTG,Xblan,Namxb,tap,gia, soluong. f. Thực thể NHA XUAT BAN. Chứa các thông tin liên quan tới nhà xuất bản. Các thuộc tính: MaNXB, TenNXB,DiachiNXB,DienthoaiNXB,Email. Fax g. Thực thể PHIEU NHAP. Chứa các thông tin liên quan tói quá trình nhập sách mới. Các thuộc tính: MaPN,Ngnhap,TongGT. h. Thực thể PHIEU XUAT. Chứa các thông tin liên quan tới việc hủy (thanh lý sách cũ nát, hư của thư viện. Các thuộc tính: MaPX,Ngxuat,TongGT. i. Thực thể KHO. Chức các thông tin liên quan tới kho sách. Các thuộc tính: MaKho,TenKho,Theloai. j. Thực thể THE KHO. Chức các thông tin liên quan tới kho. Các thuộc tính: Mathekho,ngphatsinh. k. Thực thể NHAN VIEN. Chức các thông tin liên quan tới nhân viên. Các thuộc tính: MaNV, TenNV,Ngsinh, Diachi, Chucvu. l. Thực thể CHUC VU Chứa các thông tin về chức vụ. Các thuộc tính: MaCV, Ten CV. m. Thực thể QUAY THU NGAN. Chức các thông tin liên quan về quầy thu ngân. Các thuộc tính: MaQTN, Ten QTN . Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 19
n. Thưc thể PHIEU GIAO CA. Chứa các thông tin về phiên giao ca giãu các nhân viên. Các thuộc tính: Ma PGC, Ngay. Ca. 2. Mô tả thực thể. a. Thực thể DOC GIA: • Các thuộc tính: • Chứng minh thư nhân dân (CMTND) Là thuộc tính khóa. Nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt được các độc giả khác nhau của từng khách hàng khác nhau. • Tên (Ten): cho biết tên của đọc giả. • Địa chỉ( DiachiI): Cho biết địa chỉ của độc giả. • Điiện thoại (Dienthoai). Tuổi (Tuoi). b. Thực thể PHIEU MUON. • Mã số phiếu mượn ( Masp): là thuộc tính khóa. Nhờ thuộc tính khóa, phân biệt các phiếu mượn khác nhau của từng độc giả khác nhau. • Ngày bắt đầu (Ngbatdau), ngày kết thúc (Ngketthuc): 2 thuộc tính này cho ta biết khoảng thời gian mà khách có thể mượn sách và trả sách cho thư viện. c. Thực thể THE THU VIEN. • Mã thẻ (Mathe): là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt được các loại thẻ khác nhau của từng độc giả khác nhau. • Ngày cấp (Ngcap): Cho biết ngày làm thẻ của đọc giả. • Loại thẻ (Loaithe): Giúp phân biệt 2 loại thẻ: Thẻ đọc và thẻ mượn. d. Thự thể TAC GIA • Mã tác giả (MaTG): là thuộc tính khóa.Nhờ khóa ta phân biệt các tác giả với nhau. • Tên tác giả( TenTG): mô tả tên tác giả. • Thể loại( Theloaij): cho biết tác giả viết thể loại gì?. e. Thực thể SACH. • Mã sách( Masach): là thuộc tính khóa. Giúp ta phân biệt các loại sách với nhau. • Tên sách( Tensach): mô tả tên của sách. • Tên tác giả (TenTG): mô tả tên tác giả. • Xuất bản lần( XBlan), Thể loại( Theloai),Năm xuất bản( NamXB). Tập (Tap),Giá sách( Gia),Số lượng( Soluong). f. Thực thể NHA XUAT BAN. • Mã nhà cung cấp(MaNXB) :là thuộc tính khóa, giúp phân biệt các nhà xuaats bản với nhau. • Tên nhà cung cấp (TenNXB): cho ta biết tên nhà cung cấp. • Địa chỉ nhà cung cấp (DienthoaiNXB) • Email ( Emai), Fax( Fax). g. Thực thể PHIEU NHAP Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2 Page 20