Đề tài: Nghiên cứu và xây dựng chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc cho một số vị trí điển hình của cán bộ nhân viên ở Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt

Chia sẻ: Le Thanh Tri | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:99

Thêm vào BST

Báo xấu

163
lượt xem 59
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Những người quản lý trong các Công ty nói chung và trong các Doanh nghiệp nói riêng muốn thành đạt phải: Có đội ngũ công nhân viên có nghiệp vụ giỏi, giàu tâm huyết, yêu nghề, có ý thức tổ chức, kỷ luật và trách nhiệm cao. Đó là những yếu tố quan trọng có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty và của chính đơn vị mình. Chúng ta khẳng định: Quản lý nhân lực vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. Mà đã là khoa học đòi hỏi phải có độ chính xác cao, là nghệ...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài: Nghiên cứu và xây dựng chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc cho một số vị trí điển hình của cán bộ nhân viên ở Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt

LỜI MỞ ĐẦU Những người quản lý trong các Công ty nói chung và trong các Doanh nghiệp nói riêng muốn thành đạt phải: Có đội ngũ công nhân viên có nghiệp vụ giỏi, giàu tâm huyết, yêu nghề, có ý thức tổ chức, kỷ luật và trách nhiệm cao. Đó là những yếu tố quan trọng có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty và của chính đơn vị mình. Chúng ta khẳng định: Quản lý nhân lực vừa là khoa h ọc vừa là ngh ệ thuật. Mà đã là khoa học đòi hỏi phải có độ chính xác cao, là ngh ệ thuật phải đòi hỏi sự kéo léo, tế nhị và sự tinh tế. Ở các nước có nền khoa học phát triển hay nói cách khác là ở những nước phát triển, môn khoa h ọc quản trị nhân lực đã phát triển từ rất lâu, song đối với nước ta môn học này còn rất mới mẻ. Trong thời gian nước ta thực hiện nền kinh tế tập trung, các Doanh nghiệp đều tiến hành sản xuất theo chỉ tiêu kế hoạch mà nhà nước đưa xuống, không chủ động trong sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Khi chuyển sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, thì bộ máy quản lý Doanh nghiệp của các Công ty bộc l ộ nhi ền v ấn đ ề nh ư: Quá cồng kềnh, trình độ quản lý còn hạn chế, nhân viên không đủ năng lực làm việc, thiếu tinh thần làm việc, ý thức kỷ luật trong lao đ ộng không được cao...... Thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t ư đường sắt em nhận thấy công tác đánh giá nhân viên ch ưa đ ược tốt nên em ch ọn đề tài đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ nhân viên tại Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt làm đề tài tốt nghiệp. Theo kinh nghiệm của một số nước phát triển như: Anh, Pháp, Mỹ đặc biệt là Nhật Bản có bộ máy quản lý gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả
rất cao. Để có điều kiện củng cố các kiến th ức về công tác qu ản lý nhân lực trong quá trình học tập và giải quyết những yêu cầu thực t ế trong Doanh nghiệp, tôi chọn đề tài tốt nghiệp ở Công ty xuất nh ập kh ẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt:"Nghiên cứu và xây dựng chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc cho một số vị trí điển hình của cán bộ nhân viên ở Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt " Nội dung gồm: Lời mở đầu Phần I: Cơ sở lý luận về đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên I - Tổng quát về đánh giá tình hình thực hiện công vi ệc c ủa cán b ộ, nhân viên I.1 Khái niệm I.2 Yêu cầu của đánh giá tình hình thực hiện công vi ệc c ủa cán b ộ, nhân viên I.3 Ý nghĩa của việc đánh giá thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên II. Hình thức đánh giá tình hình thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên II.1 Khái niệm về hệ thống đánh giá II.2 Hình thức. II.3 Các phương pháp đánh giá Phần II: Giới thiệu Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t ư đường sắt và công tác đánh giá nhân viên A - Giới thiệu Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t ư đường s ắt I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty I.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt
I.2 Chức năng, nhiêm vụ, cơ cấu tổ chức, mặt hàng kinh doanh, thị trường kinh doanh và kết quả kinh doanh của Công ty xuất nh ập kh ẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt II - Phân tích thực trạng sản xuất kinh doanh của Công ty xuất nh ập khẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt II.1 Các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty II.2 Phân tích tình hình tài chính của Công ty B - Công tác đánh giá tình hình thực hiện công việc của Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt I. Thực trạng của công tác đánh giá thực hiện công việc của Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt I.1 Đối tượng đánh giá hàng tháng và xét thưởng hoàn thành nhiệm vụ I.2 Những căn cứ và điều kiện đánh giá xét thưởng CBCNV I.3 Tiêu chuẩn cụ thể để cho điểm, trừ điểm các chỉ tiêu cụ thể II. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác đánh giá th ực hiện công vi ệc ở Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt Phần III: Xây dựng phương án đánh giá tình hình thực hiện công việc của cán bộ nhân viên ở Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t ư đường sắt I Tổ chức công tác đánh giá thực hiện trong Công ty I.1 Xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện trong Công ty I.2 Tổ chức quá trình đánh giá cụ thể II. Xây dựng phương án đánh giá mới. II.1 Phân định sự đánh giá II.2 Lựa chọn thời điểm đánh giá
II.3 Lựa chọn phương pháp đánh giá tình hình thực hiện công việc của cán bộ nhân viên Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thi ết b ị v ật t ư đường s ắt II.4 Các bước tiến hành công tác đánh giá thực hiện công việc trong Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư đường sắt III Áp dụng đánh giá thực hiện công việc của cán bộ nhân viên Công ty III.1 Trưởng phòng III.2 Cán bộ văn phòng III.3 Nhân viên kế toán III.4 Nhân viên phụ trách văn phòng phẩm III.5 Nhân viên bảo vệ Kết luận. Hà nội ngày ... tháng ... năm ... Sinh viên Trịnh Thiều Vĩnh
PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN I. TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH THỰC HI ỆN CÔNG VIỆC CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN: I.1. Khái niệm: Trong lĩnh vực quản lý nói chung và lĩnh vực sản xuất kinh doanh nói riêng, người cán bộ lãnh đạo thường quan sát và nhìn nhận về tình hình thực hiện công việc của các nhân viên dưới quyền của mình trong khoảng thời gian làm việc nhất định để từ đó có được những kết luận chính xác và đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc quản lý nhân lực nhằm
nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cá nhân cũng như đạt được mục tiêu của tổ chức. Vì vậy việc đánh giá tình hình thực hiện công việc th ường được nhìn nhận như là một phương tiện quan trọng của công tác quản l ý trong mọi tổ chức cũng như trong mọi Doanh nghiệp. Nếu đánh giá công việc có tính c hất không liên quan đến ai, thì đánh giá thành tích, hay đánh giá thực hiện công việc lại liên quan đến một cá nhân hay một tổ chức cụ thể. Thông thường đó là một thủ tục có tính h ệ thống và đòi hởi phải tiến hành nghiêm túc và vô t ư để xác định được tính chất xuất sắc của người nhân viên hay một tập thể trong quá tr ình thực hiện công việc cũng như thái độ và hành vi của họ trong quá tr ình làm việc. Có một số định nghĩa về đánh giá thực hiện công việc như sau: iii) Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình thông qua đó t ổ chức so sánh giữa các chỉ tiêu công việc đã giao cho một nhân viên v ới các kết quả công việc đã thực hiện của người đó. iv) Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình thu th ập, phân tích, đánh giá và trao đổi các thông tin liên quan tới hành vi làm việc và kết quả công tác của từng cá nhân sau quá trình lao động v) Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là xác định giá tr ị của một cá nhân thông qua một số chỉ tiêu và phẩm chất liên quan đến quá trình lao động của họ Đánh giá đúng năng lực và kết quả thực hiện công việc của nhân viên quyết định một phần không nhỏ đến sự thành công của tổ chức. Nhưng để đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản lý cần phải được trang bị những kiến thức về đánh giá th ực hiện công việc: mục đích, yêu cầu, các chỉ tiêu, các ph ương pháp đánh giá và quy trình đánh giá. Đồng thời cần phải phân biệt rõ ràng giữa ng ười
đánh giá thực hiện công việc với đánh giá thực hiện công việc. Mặc dù tất cả điều này có liên quan mật thiết tới cùng một quá tr ình, nhưng việc đánh giá công việc là một quá trình thiết lập cấu trúc công việc, thứ tự ưu tiên của công việc dựa trên vai tr ò của công việc đối với tổ chức, sau đó xác định thù lao cho từng công việc trong h ệ th ống công vi ệc. Nó hoàn toàn khác với việc đánh giá tình hình thực hiện công vi ệc. Cũng c ần ph ải hết sức thận trọng khi đánh giá, bởi vì nếu thực hiện có sai sót thì h ậu quả của nó cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tổ chức và cả những nhân viên. I.2. Các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá và của cán b ộ, nhân viên đánh giá thực hiện công việc I.2.1. Yêu cầu của đánh giá thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên Nội dung đánh giá thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên phải được xây dựng phù hợp với những người trong diện đánh giá, đồng thời phải chú trọng tới những yếu tố quan trọng trong quá tr ình thực hiện công việc của người đó. Việc đánh giá phải bao quát được những điểm mà Công ty muốn dựa vào đó để trả công. Có thể bao gồm các yếu tố nh ư: kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng, năng lực sáng tạo, khả năng thích nghi. Để đánh giá đúng người cán bộ hay nhân viên đánh giá cần phải nắm vững những nguyên tắc sau: iii) Khách quan, công bằng, chính xác, độ tin cậy cao. iv) Thiết thực, khả thi. v) Tôn trọng người được đánh giá. vi) Đảm bảo tính hệ thống, tính lịch sử. vii) Kết hợp đánh giá công khai với đánh giá không công khai. I.2.2 Các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá:
Hiện nay, có nhiều hệ thống và ch ương trình đánh giá nhân viên, nhưng mọi cá nhân đều phải được đánh giá bằng một hệ thống đánh giá nhất quán, công bằng và vô tư. Do đó, khi xây dựng một hệ thống, một chương trình đánh giá thành tích nhân viên phải bảo đảm một số yêu cầu có tính chất nguyên tắc sau đây: iii) Đạt được mục đích của tổ chức: Nghĩa là bất kỳ một hệ thống đánh giá nào được tiến hành cũng phải nhằm vào một mục đích xác định của tổ chức iv) Chỉ tiêu sát thực: các chỉ tiêu đánh giá phải phù hợp với từng nhóm nhân viên, có tính đến các yếu tố quan trọng trong quá trình lao động của họ. v) Thống nhất: cùng loại công việc thì phải cùng một số chỉ tiêu đánh giá vi) Công bằng: việc đánh giá phải bảo đảm công bằng vô tư, khách quan, không thiên vị cả nể, không mặc cảm cá nhân, không trù dập. vii) Tin cậy và nhạy cảm: Kết quả đánh giá phải bảo đảm độ chính xác, độ tin cậy cao và khi các mức thực hiện có thay đổi thì có th ể đo lường chúng được một cách rõ ràng. I.3. Ý nghĩa của việc đánh giá thực hiện công việc của cán b ộ công nhân viên: I.3.1 Ý nghĩa và tác dụng của việc đánh giá thực hiện công việc. Đánh giá thực hiện công việc của từng cán bộ, nhân viên là m ột quá trình khó khăn và mất nhiều thời gian. Đối với cán bộ quản lý nó được coi là quá trình tẻ nhạt, ảnh hưởng đến công việc khác, thiếu được sự ủng hộ của một số cá nhân, chính v ì vậy mà họ làm cho qua chuyện. Nh ưng để công tác quản lý có hiệu quả phục vụ cho nhiệm vụ của Công ty hay
của Doanh nghiệp thì nó lại là công cụ không thể thiếu được, nó trực ti ếp đem lại cho cán bộ quản lý những thông tin mà không th ể có đ ược t ừ b ất kỳ nguồn nhân lực nào khác. Việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là một yếu tố quan trọng trong vấn đề sử dụng và phát triển nguồn nhân lực của bất kỳ m ột Doanh nghiệp nào. Việc đánh giá thực hiện công việc được sử dụng cho những mục đích như: Chi trả lương, đề bạt thăng cấp, khen th ưởng hay đào tạo nâng cấp, sa thải, có thể khi xét duyệt hi ệu qu ả làm vi ệc c ủa cán bộ, nhân viên ta phải phân biệt ng ười đạt kết quả tốt, kết quả trung b ình hay không đạt yêu cầu. Trong môi trường quản lý theo đối tượng nếu điều hành tốt sẽ biết mình có đạt kết quả hay không. Khi đó h ọ sẽ luôn luôn mong đợi có cơ hội để phát triển tài năng của mình. Nếu không có thu nhập xứng đáng hoặc đề bạt, khen thưởng không đúng với thành qu ả lao động, cống hiến của mình thì họ sẽ mất lòng tin, sự tôn trọng, bất cần đối với cấp trên, họ sẽ đi tìm c ơ hội ở ngoài tổ chức và tổ chức sẽ mất người có năng lực, có tài. Ngược lại, đối với cá nhân thiếu khả năng, chất lượng lao động thấp thì không nhìn nhận thấy cái yếu kém của mình để mà sửa chữa. Vì vậy việc đánh giá thực hiện công việc có một ý nghĩa lớn lao đối với sự hài lòng và động lực phát triển cán bộ, nhân viên được sử dụng hợp lý. Vậy việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong Doanh nghiệp có một ý nghĩa rất lớn đối với Doanh nghiệp cũng nh ư đ ối với người lao động. Thật vậy, nó có tác dụng rất lớn như sau:
Thông tin phản hồi Thông tin phản hồi Đối với Doanh nghiệp, thông tin và kết quả thu được qua đánh giá thực hiện công việc của nhân viên có thể đạt được một số mục đích sau: iii) Kiểm tra tình hình chấp hành công việc của nhân viên . iv) Kiểm tra sự thích ứng giữa vị trí và người đảm nhận nó. v) Cung cấp thông tin phản hồi để cải thiện kết quả công tác của nhân viên. vi) Phát hiện những thiếu sót trong quá trình thiết kế công việc . vii) Làm cơ sở cho việc điều chỉnh nguồn nhân lực: Tiền lương, đề bạt, thuyên chuyển và sa thải lao động cũng như để lập kế hoạch giúp đ ỡ nhân viên, đào tạo bổ sung. viii) Nắm bắt được những tác động, những thách thức mới từ môi trường bên ngoài cũng như hiểu biết rõ hơn bầu không khí tâm lý bên trong đơn vị.
ix) Đánh giá thành tích còn bắt buộc các cán bộ trong đơn v ị ph ải giám sát và quản lý chặt chẽ h ơn nhân viên của mình để sử dụng có hiệu quả hơn và có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của đơn vị. Đối với người lao động, thông tin và kết quả đánh giá có tác dụng: iii) Qua mỗi lần đánh giá, mỗi nhân viên sẽ tự xác định lại mình so với yêu cầu của vị trí đang làm việc, cũng nh ư so với các đồng nghiệp để từ đó có kế hoạch điều chỉnh và phát triển cho cá nhân. iv) Đây là cơ hội tốt để trình bầy tâm tư, nguyện vọng của cá nhân: Được đi đào tạo thêm, bổ sung kiến thức hiện đại, được giao thêm công việc hay tăng thêm trách nhiệm, được đề bạt, nâng lương hay một nguyện vọng gì đó đặc biệt. Đối với từng cán bộ nhân viên: Sau khi được nhận xét đánh giá từng người sẽ xác định được khả năng của mình so với yêu cầu công vi ệc c ủa mình đang đảm nhận, đồng thời cũng như so với các đồng nghiệp khác. Khi các thành viên theo đuổi công việc của mình ở từng th ời kỳ, h ọ luôn lưu tâm đến việc cán bộ cấp trên đánh giá nh ìn nhận họ thực hiện nhiệm vụ tốt ra sao. Vì vậy sau các thời kỳ đánh giá h ọ bi ết đ ược các nhận xét, đánh giá của lãnh đạo Doanh nghiệp về mình. Đó là cơ hội tốt để cán bộ, nhân viên hiểu rõ hơn về mình và về mọi người ( bao gồm các đồng nghiệp và cả cấp trên ) từ đó họ sẽ cố gắng và có định h ướng tốt hơn trong công tác. Qua việc đánh giá thực hiện công việc, từng cán bộ công nhân s ẽ nh ận được hướng dẫn của cấp trên, biết rõ ưu nhược điểm của mình trong quá khứ đồng thời họ có một cơ hội tốt để bổ sung thêm các kiến th ức v ề khoa học, nghiệp vụ, kỹ thuật, văn hoá, nghệ thuật, ứng xử.... hoặc mạnh dạn đề nghị nhận thêm trách nhiệm, khối lượng công việc. Họ tự tin mạnh dạn đề xuất với cấp trên việc tăng lương, khen thưởng, thăng cấp.
Tóm lại: Mục đích của đánh giá tình hình thực hiện công vi ệc n ằm trong hai phạm trù là ước lượng và phát triển nguồn nhân lực. Quá trình đánh giá thực hiện công việc của từng cán bộ, nhân viên, các cấp lãnh đạo sẽ biết được giá trị chính xác từng người, nắm được điểm mạnh cũng như điểm yếu của từng nhân viên trong Công ty. Từ đó cán bộ quản lý Doanh nghiệp lập kế hoạch sử dụng nhân viên một cách hợp lý và có hiệu quả tốt nhất, đưa ra những biện pháp điều ch ỉnh sai sót n ếu có cho từng thành viên và giúp đỡ họ khắc phục những tồn tại cũng như bố trí lại công việc cho phù hợp với mỗi người. Qua đánh giá, Doanh nghiệp có được các quyết định về việc đề bạt, thăng chức, trả lương, khen thưởng một cách kịp th ời, h ợp lý và phù h ợp. Đối với những nhân viên, cán bộ yếu kém thì thuyên chuy ển vị trí làm việc, đào tạo bồi dưỡng thêm.... Dựa vào kết quả đánh giá, Doanh nghiệp sẽ sử dụng một cách hợp lý nhất sức lao động, tránh tình trạng sử dụng lãng phí về mặt trí tuệ và năng lực của nhân viên, cán bộ, cũng nh ư việc không đảm bảo yếu cầu đối với công việc dẫn đến hiệu quả kinh doanh của Công ty không được cao. Qua đánh giá hàng năm về thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên trong Công ty của mình, cán bộ quản lý có thể biết được sự tiến bộ hay giảm sút của từng cán bộ, nhân viên d ưới quyền quản lý của mình. Đặc biệt có thể hiểu rõ thêm hơn về bầu không khí tâm lý của Công ty mình thông qua các cuộc phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc giữa cán bộ nhân viên và cán bộ cấp trên. I.3.2. Những hậu quả có thể xảy ra sau khi đánh giá Công tác đánh giá thực hiện công việc đem lại nh ững lợi ích to lớn cho cả Doanh nghiệp lẫn từng người, song nó cũng có những tồn tại không dễ gì tránh khỏi sau mỗi lần đánh giá, cụ thể là: iii) Nếu đánh giá sai lệch, đánh giá không đúng mục đích, không những không khuyến khích động viên được cán bộ, nhân viên d ưới quyền
mà còn làm cho cán bộ, nhân viên bị đánh giá sai cảm th ấy b ị t ổn th ương, bị xúc phạm dẫn đến họ mất lòng tin với lãnh đạo. iv) Đánh giá tốt một số người hay đánh giá thiên vị có th ể ảnh hưởng đến bầu không khí tâm lý của Doanh nghiệp, làm xuất hiện những nhìn nhận không đúng mức, sự ghen ghét, đố kỵ nh ỏ nhen dẫn đ ến nh ững mâu thuẫn cạnh tranh không cần thiết. v) Nếu Doanh nghiệp thuyên chuyển một số người nào đó tới vị trí thấp hơn mà vẫn giữ nguyên mức lương hoặc một vài quyền lợi nào đó thì không những người đồng cấp sẽ rất dễ so sánh với sự chênh lệch này. Điều đó có thể rạo ra mâu thuẫn mất đoàn kết nội bộ. vi) Mặt khác người quản lý từ lâu nay vẫn lẩn tránh hoặc không có khái niệm việc đánh giá thực hiện công việc của cấp dưới, h ọ tự cho mình là trường hợp ngoại lệ, là tất cả, là nhất. Họ cảm thấy không vui vẻ, hay có thái độ chống đối khi nghĩ rằng họ đang phải đánh giá hay b ị đánh giá một cách không đúng đắn theo một tiêu chuẩn mà họ cho là không tương xứng. Do vậy việc đánh giá thực hiện công việc phải thực hiện một cách khách quan nghiêm túc. Hiện nay, công tác đánh giá thành tích nhân viên ở một số Doanh nghiệp còn chưa được quan tâm đúng mức. Đôi khi nó c òn bị xem là một công tác rất nặng nề hoặc rất tẻ nhạt và tốn thời gian..... Một số đơn vị tiến hành đánh giá còn đơn giản, đôi khi còn tuỳ tiện, nên ch ưa phát huy được tác dụng to lớn của nó... Nguyên nhân chính có th ể là các cán b ộ quản lý chưa được đào tạo một cách có bài bản nên chưa có được một sự nhận thức đúng đắn về lợi ích của công tác này. Nhiều đơn vị và Doanh nghiệp tổ chức công tác đánh giá chưa được tốt nên có thể mang lại một số hậu quả như đã nêu ở trên.
II. HÌNH THỨC ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA CÁN BỘ NHÂN VIÊN II.1. Khái niệm về hệ thống đánh giá iii) Hệ thống đánh giá thực hiện công việc là một tập h ợp các qui trình ( các thủ tục ) do nhà quản lý đề ra nhằm làm cho vi ệc đánh giá tình hình công việc của cán bộ nhân viên đạt được mục tiêu đã định. iv) Hệ thống đánh giá thực hiện công việc được thể hiện ra bên ngoài qua hình thức đánh giá cụ thể. II.2. Phân loại các hình thức đánh giá Các hình thức đánh giá được phân loại theo các tiêu thức sau: II.2.1 Phân loại theo hình thức đánh giá: iii) Đánh giá theo thứ bậc quản lý: • Theo truyền thống, sự đánh giá thực hiên công việc của nhân viên là thuộc về trách nhiệm của những ng ười quản lý theo tuyến ( Giám đốc, Quản đốc, Trưởng ngành, Trưởng phòng...). Ví dụ: Các phòng ban (cán bộ, nhân viên) chịu sự đánh giá của: Trưởng phòng, công đoàn, chính người quản lý cấp cơ sở này lại chịu sự đánh giá của ban giám đốc. Việc đánh giá theo thứ bậc phổ biến hơn, khách quan hơn. • Trong điều kiện hiện nay, xuất phát từ ý tưởng "Tự quản lý ", việc đánh giá cũng có thể do ch ính bản thân người lao động tự đánh giá . Tuy nhiên hình thức này chỉ áp dụng khi trình độ nh ận th ức c ủa người lao động ở mức độ cao, nếu không việc đánh giá sẽ thiếu khách quan. iii) Đánh giá chính thức hay không chính thức: • Đánh giá chính thức: Là hình thức đánh giá được thực hiện trên các cơ sở, các thủ tục, văn bản, tiêu chuẩn hoá do Công ty ban
hành. Do đó bảo đảm tính công bằng và khách quan hơn, quá tr ình đánh giá được nghiêm túc hơn, giảm bớt các tiêu cực. • Đánh giá không chính thức: Là quá trình không sử dụng các văn bản chuẩn. Đó là sự đánh giá bằng các cu ộc ph ỏng vấn đ ối tho ại không giấy tờ, tốn ít thời gian. Sự đánh giá này chỉ thực hiện trong một s ố công việc đơn giản và không quan trọng lắm. iv) Đánh giá định kỳ hay đánh giá đột xuất: • Đánh giá theo định kỳ: Là việc đánh giá được ti ến hành một cách có định kỳ (thường là 6 tháng hay một năm một lần) vì có liên quan đến nhiều hoạt động khác của công tác quản lý nhân l ực nh ư s ự tr ả công, khen thưởng, thay đổi, thăng cấp hay kỷ luật. Đó là kỳ đánh giá quan trọng và cần thiết đối với cả Doanh nghiệp và người lao động nên thường được chuẩn bị kỹ càng và đánh giá ở diện rộng. • Đánh giá đột xuất: Là hệ thống đánh giá được s ử dụng bất cứ vào thời gian nào đó, về một mục tiêu nào đó, v ới hình th ức này có thể nắm bắt được vấn đề thực tế hơn, người quản lý có th ể hiển biết thực trạng làn việc của cán bộ, nhân viên tốt h ơn, nhưng nó cũng ảnh hưởng lớn tới các hoạt động quản lý khác. Biện pháp này thường được áp dụng trong các tổ chức giảng dạy. v) Đánh gia khái quát hay đánh giá phân tích: Đánh giá chung chung là hình thức đánh giá đưa ra m ột l ời phán xét, một kết luận có tính chất tổng hợp đối với một cá nhân hay một chỉ tiêu cụ thể nào đó. Đánh giá phân tích đòi hởi phải đưa ra một số chỉ tiêu rất cụ th ể liên quan tới công việc cũng như phẩm chất và hành vi của cá nhân trong quá trình thực hiện công việc . iii) Hình thức giá tương đối và tuyệt đối:
• Hình thức đánh giá tương đối: Là hình thức đánh giá bao gồm các phương pháp đánh giá theo các tiêu chuẩn t ương đối không cụ thể, không chính xác, không thường xuyên. • Hình thức đánh giá tuyệt đối: Là hình thức đánh giá dựa vào các chỉ tiêu thường xuyên liên quan đến từng vị trí làm việc. Kết quả đánh giá rất cụ thể theo các nhiệm vụ của vị trí mà cán bộ, nhân viên đó đảm nhiệm. Nhìn chung người ta thường sử dụng kết hợp đồng thời cả hai h ình thức này mà ít sử dụng riêng rẽ từng hệ thống. iii) Hình thức đánh giá bằng miệng: Là những đánh giá thông qua việc trao đổi thảo luận, phỏng vấn giữa cán bộ và đánh giá nhân viên. Nhìn chung hình thức này chỉ để kiểm tra lại kết qu ả đánh giá c ủa các hình thức khác. iii) Hình thức đánh giá kết quả bằng số: Là sự phán xét về nhân viên của cán bộ đánh giá dựa trên các đánh giá có kết quả bằng số tương ứng với các tiêu chuẩn đã đặt ra. II.2.2 Ngoài ra hình thức đánh giá còn được thể hi ện qua k ết qu ả mong đợi cuối cùng của công tác đánh giá: Mục đích hay kết quả mong đợi cuối cùng của công tác đánh giá thường rất nhiều. Do đó, theo cách phân loại này có thể chia thành các hình thức như sau: iii) Đánh giá để biết kết quả và thành tích của các nhân viên và tập thể. Qua đánh giá lãnh đạo doanh nghiệp có thể xác định được kết quả công tác hoàn thành cùng với các nguyên nhân cụ th ể. Trên c ơ sở đó có được những quyết định quản lý đúng đắn về nguồn nhân lực. iii) Đánh giá để nắm bắt và cải thiện bầu không khí tâm lý đơn vị.
Với mục tiêu này, việc đánh giá sẽ cho phép mọi nhân viên trong đơn vị nói ra được, phát biểu thẳng thắn và trung thực về những ưu điểm cũng như nhược điểm của bộ phận, của doanh nghiệp, đặc biệt về phong cách và phương pháp quản lý của các cán bộ... Điều đó có nghĩa là hiểu biết được thực trạng bầu không khí tâm lý trong đơn vị qua đó sẽ có giải pháp cải thiện bầu không khí làm vi ệc cho nhân viên phấn khởi và tin tưởng hơn vào cán bộ lãnh đạo. Tuy nhiên muốn làm tốt đòi hỏi các cán bộ lãnh đạo phải vô tư, suy xét nghiêm chỉnh những nhận xét của nhân viên, khuyến khích cán bộ nhân viên của mình nói thẳng, nói thật. Đồng thời bản thân người lãnh đạo cũng ph ải nhìn nhận và hoàn thiện mình. iii) Đánh giá để phát triển trách nhiệm hoá. Sự đánh giá này được xem như là một sự cụ thể hoá và chi ti ết hoá các mối quan hệ mới giữa những người quản lý cấp trên trực tiếp với các nhân viên của họ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh. Tiếp theo việc đánh giá là sự phát triển thêm các trách nhiệm mới trên cơ sở những cam kết mục tiêu giữa các cá nhân và các l ãnh đạo trực tiếp. iii) Đánh giá để phát triển tiềm năng của các nhân viên. Mục đích này là rất tham vọng. Qua đánh giá một mặt, thiết lập m ột bảng tổng kết tiềm năng của từng cá nhân, và mặt khác đề nghị những cam kết có thể phát triển tiềm năng của mỗi nhân viên trong một th ời h ạn ngắn hay trung bình. II.3. Các phương pháp đánh giá: II.3.1. Các phương pháp đánh giá hướng về quá khứ. a) Phương pháp đánh giá bảng điểm đồ thị:
Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hi ện công việc. Theo phương pháp này, trong bảng liệt kê những điểm chính yếu (các chỉ tiêu) theo yêu cầu của công việc đối với nhân viên khi th ực hiện nó và mức độ thực hiện được sắp xếp theo m ức độ t ừ m ức kém nhất đến xuất sắc. Các chỉ tiêu thường là: số lượng, chất lượng, thái độ, hành vi, độ tin cậy, khả năng hợp tác, óc sáng ki ến.....Mỗi nhân viên đ ược đánh giá, được cho điểm theo từng chỉ tiêu đó, và sau cùng đ ược tổng h ợp lại, đưa ra một kết luận chung. Tuy nhiên chúng ta, có th ể b ổ sung các trọng số của các chỉ tiêu để việc đánh giá càng thêm chính xác. Chúng ta có thể thấy một mẫu đánh giá thực hiện công việc theo phương pháp bảng điểm đồ thị dưới đây ( trang sau ) PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN Nhân viên: Vị trí: Nhiệm vụ chính: Phòng ( Bộ phận ):
Điểm số hoặc mức độ Trung bình Xuất sắc Không đạt Yếu Khá (Đáp ứng được (Vượt xa Các yếu tố chính: (Hoàn toàn (Chưa đạt (Trên mức yêu cầu cơ mức yêu ( Các chỉ tiêu) không đạt ) mức yếu yêu cầu bản) cầu cầu cơ bản) cơ bản ) cơ bản) 1 điểm 2 điểm 4 điểm 3 điểm 5 điểm 1. Số lượng việc làm (Khối lượng, mức độ đóng góp, tham ra..) 2. Chất lượng việc làm (Cẩn thận, chính xác, hoàn hảo, gọn gàng...) 3. Kiến thức về công việc (Hiểu biết về những vấn đề liên quan đến công việc ) 4. Khả năng tin cậy (Tận tình, tin cậy về việc tôn trọng giờ làm) 5. Tính hợp tác (Làm việc theo mục đích chung với đồng cấp, cấp trên và cấp dưới ) 6. Tinh thần chủ động (Tự giác làm việc, có tinh thần trách nhiệm...) 7. Tiềm năng lãnh đạo (Có khả năng lãnh đạo và đôn đốc người khác) Điểm tổng hợp: ...................................... Kết quả đánh giá cuối cùng loại: ........................................................................ Người đánh giá: ...................................... Ngày .... tháng .... năm
Chữ ký của nhân viên Chữ ký của người đánh giá Trưởng phòng QLNL Giám đốc b) Phương pháp điểm danh: Phương pháp điểm danh đòi hỏi người đánh giá lựa chọn một từ hay một lời nhận xét mà nó mô tả tốt nh ất sự th ực hiện và các đ ặc đi ểm c ủa người nhân viên. Bên cạch các chỉ tiêu đưa ra, ph òng quản lý nhân lực còn có thể đưa ra thêm các trọng số tuỳ theo tầm quan trọng của mỗi chỉ tiêu. iii) Ưu điểm của phương pháp: nhanh, dễ làm, kinh tế và tiêu chu ẩn hoá đánh giá iv) Nhược điểm của phương pháp: chịu ảnh hưởng của người đánh giá, sử dụng các chỉ tiêu phẩm chất con người thay thế cho các ch ỉ tiêu thực hiện công việc , khó xác định các điểm trọng số. Một nhược điểm khác là không cho phép sự đánh giá tương đối. Ví dụ: Phiếu đánh giá nhân viên bằng phương pháp điểm danh Tên nhân viên: Phòng: Tên người đánh giá: Ngày ..... tháng ..... năm ..... Đánh dấu ở Chỉ tiêu đánh giá Điểm đây 1. Người nhân viên làm việc ngoài giờ khi yêu cầu 6,5 2. Nhười nhân viên biết tổ chức khoa học chỗ làm việc 4,0 3. Người nhân viên có phối hợp công tác khi có người 3,9 cần 4. Người n/v có kế hoạch trước khi bắt đầu công việc 4,3 ........................................................................................ .......... ........................... 30. Người n/v có nghe người khác nhưng ít khi làm theo 0,2 Tổng số điểm 100,0 c ) Phương pháp lựa chọn bắt buộc: Phương pháp này đòi hởi người đánh giá phải lựa chọn lời nhận xét thích hợp nhất với một trọng số các khả năng có thể xẩy ra .