Dịch vụ phân phối thông tin có chọn lọc

DỊCH VỤ PHÂN PHỐI THÔNG TIN CÓ CHỌN LỌC<br /> Trần Thị Hồng Nhiên<br /> Tóm tắt: Nhằm nghiên cứu sâu hơn về dịch vụ thông tin - thư viện, góp phần phát triển<br /> ngành thông tin - thư viện tại Việt Nam, bài viết xây dựng dây chuyền mô phỏng hoạt động<br /> của hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc; đưa ra nguyên tắc về hoạt động của hệ thống<br /> phân phối thông tin có chọn lọc; xây dựng 4 phân hệ của hệ thống phân phối thông tin có<br /> chọn lọc: phân hệ lựa chọn và xác lập diện nhu cầu thông tin, phân hệ nguồn tin, phân hệ<br /> xử lý thông tin và phân hệ bao gói và dịch vụ thông tin.<br /> MỞ ĐẦU<br /> Phân phối thông tin có chọn lọc viết tắt tiếng Anh là SDI (Selective Dissemination<br /> of Information) do L. P. Luhn (Mỹ) đưa ra vào năm 1952. Đây là phương thức chủ động<br /> cung cấp định kỳ cho người dùng tin nhất định những thông tin tín hiệu về các nguồn tin<br /> mới nhất được thu thập về cơ quan thông tin- thư viện, phù hợp với yêu cầu tin ổn định lâu<br /> dài đã được xác định và đăng ký trước với việc duy trì kênh liên hệ ngược giữa người dùng<br /> tin với cơ quan thông tin- thư viện.<br /> Để thực hiện loại dịch vụ này người ta thường xây dựng thành một hệ thống thông<br /> tin, gọi là hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc.<br /> 1. DÂY CHUYỀN MÔ PHỎNG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THÔNG<br /> TIN CÓ CHỌN LỌC<br /> Phân phối thông tin có chọn lọc có một số điểm đáng chú ý:<br /> - Là một hình thức phục vụ thông tin tiến bộ, hiệu quả cao, dành cho đối tượng dùng<br /> tin là cá nhân các nhà khoa học, chuyên gia, các nhà quản lý, lãnh đạo, có khi là một tập<br /> thể, nhóm đang nghiên cứu một vấn đề<br /> - Thông báo nhanh tới người dùng tin thông tin tín hiệu về các nguồn tin thích hợp<br /> mới bổ sung giúp họ cập nhật thông tin<br /> - Thường xuyên điều chỉnh kế hoạch bổ sung vốn tài liệu – thông tin cho phù hợp<br /> - Khả năng đáp ứng cao nhu cầu thông tin của người dùng tin và tiết kiệm thời gian<br /> cho việc tìm kiếm thông tin<br /> - Có kênh phản hồi (hay còn gọi là liên hệ ngược) được duy trì chặt chẽ<br /> <br /> <br /> <br /> Trung tâm Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Hạ Long<br /> <br /> Nguồn tin<br /> <br /> 1. Xử lý<br /> các diện<br /> nhu cầu<br /> thông tin<br /> <br /> Đặt hàng<br /> <br /> 2. Lập phiếu<br /> chủ đề - địa<br /> chỉ<br /> <br /> Điều chỉnh<br /> phiếu chủ đề địa chỉ<br /> <br /> Phiếu liên hệ ngược<br /> <br /> Tập hợp và phân<br /> tích phiếu liên hệ<br /> ngược<br /> <br /> 3. Xử lý<br /> thông tin<br /> <br /> Bao gói thông<br /> tin tín hiệu<br /> theo chủ đề địa chỉ<br /> <br /> Điền phiếu liên hệ<br /> ngược<br /> <br /> 4. Kho tài<br /> <br /> liệu gốc cơ<br /> động - phục<br /> vụ nhanh<br /> <br /> Cho mượn<br /> hoặc sao tài<br /> liệu gốc<br /> <br /> Xếp tài liệu thông<br /> tin tín hiệu và phiếu<br /> liên hệ ngược vào<br /> túi người đặt hàng<br /> <br /> Gửi túi và nhận lại phiếu liên hệ<br /> ngược tới người đặt hàng<br /> <br /> Yêu cầu tài liệu gốc hoặc<br /> cung cấp dịch vụ thông tin khác (vòng 2)<br /> <br /> 2. NGUYÊN TẮC VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THÔNG TIN CÓ<br /> CHỌN LỌC<br /> Diện nhu cầu/Đề<br /> mục thông tin đặt<br /> hàng<br /> <br /> Nguồn tin<br /> <br /> - Xử lý thư mục/chú giải/tóm<br /> <br /> tắt<br /> - Định từ khoá hoặc đề mục<br /> thông tin<br /> <br /> So sánh<br /> <br /> Đưa thông tin tín hiệu về nguồn tin tới<br /> người đặt hàng<br /> <br /> Liên hệ ngược<br /> <br /> Liên hê ngược<br /> <br /> Bộ phiếu hoặc<br /> CSDL về diện<br /> nhu cầu sắp<br /> xếp theo đề<br /> mục - địa chỉ<br /> <br /> Diện nhu cầu về thực chất được biểu thị tương tự như một biểu thức tìm và được sử<br /> dụng để xác định những điều kiện về nội dung và hình thức loại thông tin mà người dùng<br /> mong muốn nhận được từ nhà phân phối thông tin một cách định kỳ, đồng thời nó phản<br /> ánh nhu cầu ổn định của người dùng tin trong một khoảng thời gian dài. Mỗi khi người<br /> dùng tin có sự thay đổi các vấn đề mà họ quan tâm (do thay đổi vị trí công tác, thay đổi đề<br /> tài nghiên cứu khoa học…) thì diện nhu cầu cũng thay đổi theo.<br /> Diện nhu cầu được thể hiện bằng ngôn ngữ tư liệu - ngôn ngữ được sử dụng trong<br /> quá trình xử lý thông tin nhằm hệ thống hoá và tạo ra các điểm truy nhập thích hợp tới đối<br /> tượng. Cơ sở để thực hiện phân phối thông tin có chọn lọc chính là điểm tương đồng của<br /> việc sử dụng ngôn ngữ tư liệu.<br /> Nói chung, người dùng tin (cá nhân - tương ứng là diện nhu cầu cá nhân) tự xây<br /> <br /> dựng diện nhu cầu của mình. Đôi khi, họ cần có sự trợ giúp, hướng dẫn của nhà phân phối<br /> thông tin, thông qua các tài liệu công cụ, tài liệu hướng dẫn, hoặc chuyên gia thông tin…<br /> Còn đối với nhóm người dùng tin, diện nhu cầu do chuyên gia thông tin xây dựng trên cơ<br /> sở xử lý, phân tích các kết quả phỏng vấn, điều tra, trao đổi trực tiếp với người dùng tin.<br /> Trong cả hai trường hợp trên, một diện nhu cầu sẽ được hoàn thiện trên cơ sở có những<br /> điều chỉnh cần thiết thông qua đánh giá kết quả cụ thể của một số lần triển khai phân phối.<br /> Ngoài ra, trong chu kỳ thời gian từ 1 đến 2 năm các diện nhu cầu của người dùng tin cũng<br /> cần được chỉnh lý, bổ sung lại cho thực sự phù hợp.<br /> Diện nhu cầu cá nhân<br /> <br /> Diện nhu cầu nhóm<br /> <br /> Khả năng phù hợp<br /> <br /> Cao, có tính đặc trưng<br /> <br /> Không có khả năng thoả<br /> mãn nhu cầu cho mọi cá<br /> nhân<br /> <br /> Chi phí cho dịch vụ<br /> <br /> Cao hơn<br /> <br /> Thấp hơn<br /> <br /> Việc xây dựng biểu thức Bản thân người dùng tin là Chuyên gia thông tin:<br /> phản ánh diện nhu cầu<br /> chính<br /> phỏng vấn, điều tra, trao<br /> đổi trực tiếp với người<br /> dùng tin<br /> Bảng so sánh một số khác biệt giữa phân phối thông tin có chọn lọc cho cá nhân và cho nhóm<br /> <br /> 3. CÁC PHÂN HỆ CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THÔNG TIN CÓ CHỌN LỌC<br /> Hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc có thể gồm bốn phân hệ quan trọng sau:<br /> phân hệ lựa chọn và xác lập diện nhu cầu thông tin (sau đây gọi là phân hệ phân tích diện<br /> nhu cầu thông tin), phân hệ nguồn tin, phân hệ xử lý thông tin và phân hệ bao gói và dịch<br /> vụ thông tin.<br /> Các nguồn tin<br /> <br /> Kết quả<br /> xử lý<br /> <br /> Nhu cầu thông tin Phân hệ nguồn Nguồn tin<br /> Phân hệ phân tích Yêu cầu thông tin<br /> tin<br /> diện nhu cầu thông<br /> tin<br /> Nhu cầu thông tin<br /> Phân hệ xử lý<br /> Yêu cầu thông tin<br /> thông tin<br /> <br /> Nhu cầu, yêu cầu thông tin<br /> <br /> Cung cấp thông tin<br /> <br /> Phân hệ bao gói và dịch<br /> vụ thông tin<br /> <br /> 3.1 Phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin<br /> Khi nghiên cứu nhu cầu tin của phải đảm bảo các nguyên tắc sau:<br /> - Nghiên cứu nhu cầu tin phải gắn liền với hoạt động nghiên cứu khoa học.<br /> - Nghiên cứu nhu cầu tin phải đảm bảo tính khách quan, khoa học.<br /> - Nghiên cứu nhu cầu tin phải tiến hành thường xuyên có hệ thống.<br /> - Nghiên cứu nhu cầu tin phải chủ động.<br /> - Nghiên cứu nhu cầu tin phải kết hợp giữa nghiên cứu có tính chất phân tích với<br /> nghiên cứu có tính chất tổng hợp.<br /> Phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin trong hệ thống phân phối thông tin có chọn<br /> lọc diễn ra theo hai vòng: Vòng 1: Tiếp xúc với người dùng tin tiềm năng- người nghiên<br /> cứu chủ chốt, giới thiệu về cơ chế hoạt động và phục vụ thông tin của hệ thống, tìm hiểu<br /> và tập hợp diện nhu cầu thông tin của họ, phân tích những diện nhu cầu này và đối chiếu<br /> với khung đề mục thông tin của cơ quan thông tin, lựa chọn những diện nhu cầu của những<br /> người nghiên cứu chủ chốt trong phạm vi khả năng đảm bảo thông tin hiện tại của cơ quan<br /> thông tin, rồi tuyên truyền đối với những người nghiên cứu chủ chốt này để họ đăng ký<br /> tham gia hệ thống với tư cách là người đặt hàng thông tin theo diện nhu cầu thông tin của<br /> họ. Kết thúc vòng 1, phân hệ chọn lọc được tập danh mục diện nhu cầu ứng với những<br /> người đặt hàng- những người nghiên cứu chọn lọc tham gia hệ thống. Vòng 2: Thu thập,<br /> phân tích phiếu liên hệ ngược của người đặt hàng sau khi họ nhận được thông tin tín hiệu<br /> mà hệ thống cung cấp, rồi chỉnh lý, hoàn thiện tập danh mục diện nhu cầu.<br /> Phiếu liên hệ ngược được thiết kế như sau:<br /> Hệ thống<br /> Phiếu liên hệ ngược<br /> phân phối<br /> thông tin 1. Họ và tên người nghiên cứu:<br /> có chọn<br /> lọc<br /> 2. Địa chỉ:<br /> <br /> Mã hiệu: (...)<br /> <br /> Diện nhu cầu:<br /> Đánh giá<br /> - Phù hợp<br /> sử dụng<br /> ngay<br /> <br /> Ký hiệu (Số thứ tự) thư mục tài liệu gửi đi<br /> 01<br /> <br /> 02<br /> <br /> 03<br /> <br /> 04<br /> <br /> 05<br /> <br /> 06<br /> <br /> 07<br /> <br /> 08<br /> <br />