ERP đám mây: Giải pháp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam

Chia sẻ: Vương Tâm Lăng | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:19

Thêm vào BST

Báo xấu

44
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài này tiến hành so sánh và đánh giá các ưu, nhược điểm của giải pháp ERP đám mây so với ERP truyền thống trên nhiều phương diện khác nhau. Trên cơ sở đó, bài báo đề xuất các khuyến nghị lựa chọn giải pháp ERP đám mây để phù hợp với thực trạng chuyển đổi số hiện nay của các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: ERP đám mây: Giải pháp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam

INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 ERP ĐÁM MÂY: GIẢI PHÁP CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TẠI VIỆT NAM CLOUD-ERP: SOLUTION FOR SMALL AND MEDIUM-SIZED ENTERPRISES IN VIETNAM TS. Lê Thị Quỳnh Liên - TS. Dương Thị Hải Phương - TS. Hồ Quốc Dũng Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế ltqlien@hce.edu.vn Tóm tắt Ngày nay, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là xương sống trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực để triển khai hệ thống này. Trong những năm gần đây, sự xuất hiện của điện toán đám mây đã tạo ra sự thay đổi sâu sắc đối với thị trường ERP. Bài báo đã tiến hành so sánh và đánh giá các ưu, nhược điểm của giải pháp ERP đám mây so với ERP truyền thống trên nhiều phương diện khác nhau. Trên cơ sở đó, bài báo đề xuất các khuyến nghị lựa chọn giải pháp ERP đám mây để phù hợp với thực trạng chuyển đổi số hiện nay của các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam. Từ khóa: ERP, điện toán đám mây, ERP đám mây, ERP truyền thống Abstract: Nowadays, enterprise resource planning (ERP) system is the backbone for many enterprises. However, not all enterprises have enough potentials to implement this system. In re- cent years, the development of cloud computing has made a profound change in the ERP market. This paper is an attempt to compare and evaluate the advantages and disadvantages of cloud- ERP solution compared to traditional ERP solution on many different aspects. On that basis, the paper proposes recommendations on choosing cloud-ERP solution in order to best suit the current digital transformation process of small and medium-sized enterprises in Vietnam. Keywords: Enterprise resource planning, ERP, Cloud-ERP, Traditional ERP 1. Tổng quan về hệ thống ERP 1.1. Khái niệm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resourse Planning), gọi tắt là ERP, là một thuật ngữ dùng để mô tả một hệ thống thông tin tích hợp nhằm quản lý toàn bộ thông tin của doanh nghiệp. ERP tích hợp tất cả các hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp vào một hệ thống máy tính duy nhất để có thể phục vụ tất cả các nhu cầu cụ thể của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, đồng thời vừa có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và liên lạc giữa các bộ phận này với nhau hơn. Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp thường sử dụng một phân hệ riêng của ERP nhằm tăng tính tối ưu hóa về nghiệp vụ. Các phân hệ quan trọng nhất mà hệ thống ERP hỗ trợ là tiếp thị, bán hàng và phân phối hàng hóa, lập kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, kế toán, quản lý tài sản, quản lý vật liệu, kiểm soát chi phí, nhân 1656
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 lực, quản lý dự án, tài chính và bảo trì nhà máy. Trong đó, thông tin giữa các bộ phận sẽ được tự động cập nhật vào một kho dữ liệu duy nhất mà có thể được truy cập bởi tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, cho phép phối hợp tất cả các hoạt động kinh doanh, lập kế hoạch và làm tăng hiệu quả các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các ứng dụng ERP đã tồn tại hơn 60 năm, khiến chúng trở thành một trong những ứng dụng của công nghệ máy tính hiện đại được sử dụng trong kinh doanh lâu đời nhất và nổi tiếng nhất. Từ kỷ nguyên đột phá với công nghệ máy tính cỡ lớn cho đến việc ra đời máy tính mini, máy tính cá nhân, sự hình thành Internet và sự bùng nổ của công nghệ điện toán đám mây, các nhà cung cấp phần mềm ERP thường bắt kịp những tiến bộ công nghệ này để tiếp tục nâng cấp và chuẩn hóa các quy trình quản lý dữ liệu của doanh nghiệp nhằm chuyển đổi, so sánh, phân tích các luồng dữ liệu thành những thông tin hữu ích, hỗ trợ việc ra các quyết định kinh doanh quan trọng. 1.2. Lợi ích của việc ứng dụng ERP Việc ứng dụng ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó sự tích hợp là lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất. Hệ thống ERP có thể tích hợp thông tin từ tất cả các phòng ban của một doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, để có thể phục vụ các nhu cầu riêng lẻ và đa dạng của các phòng ban khác nhau. Nó phục vụ cho nhu cầu về nhân sự, tài chính, kho bãi, khách hàng và bất kỳ nhu cầu nào phát sinh trong quá trình kinh doanh. Mặc dù các phòng ban trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng phần mềm chuyên dụng được tối ưu hóa và đáp ứng nhu cầu của phòng ban cụ thể đó, nhưng ERP lại có vai trò tổng hợp và cung cấp đầy đủ thông tin mà một phần mềm chuyên dụng riêng lẻ không thể làm được. ERP có thể được xem là cầu nối trong việc cung cấp thông tin và tích hợp thông tin giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận kinh doanh (Gsotgroup.vn, 2020). Việc tích hợp cho phép dữ liệu tại các đơn vị chức năng của doanh nghiệp được tự động cập nhập tại thời điểm xảy ra giao dịch. Với lý do này, người ta có thể nắm bắt chi tiết tình hình kinh doanh theo thời gian thực và thực hiện các loại quyết định quản lý khác nhau một cách kịp thời và nhanh chóng dựa trên những thông tin được đáp ứng một cách tức thời. Lợi ích thứ hai của hệ thống ERP là tính linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh khác nhau của các doanh nghiệp. Sự phát triển không ngừng của thị trường buộc các doanh nghiệp phải liên tục vận động và thay đổi. Sự linh hoạt trong cơ chế quản lý, chiến lược, cách tiếp cận thị trường là yêu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp. ERP đáp ứng linh hoạt nhu cầu của doanh nghiệp, thể hiện ở các khía cạnh cụ thể sau: Thứ nhất, ERP giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp. Giải pháp ERP có thể quản lý đồng thời nhiều phân hệ khác nhau trong doanh nghiệp. Nhờ đó, người quản lý có thể thực hiện việc quản lý tổng thể các bộ phận, phòng ban, loại công việc khác nhau. Việc liên kết, đồng bộ doanh nghiệp cũng được thực hiện dễ dàng hơn. Sử dụng giải pháp ERP trong doanh nghiệp cho phép việc quản lý sẽ được thực hiện khoa học, thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn. Thứ hai, hệ thống ERP có thể tùy chỉnh theo nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. Không giống như các phần mềm đóng gói sẵn khác, ERP được thiết kế dựa trên những yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống ERP được bắt đầu bằng việc tiến hành khảo sát thực tế của doanh nghiệp, 1657
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 phân tích những khó khăn, tồn đọng trong quá trình làm việc của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở để đưa ra những yêu cầu cho bộ phận thiết kế hệ thống phần mềm. Điều này giúp doanh nghiệp có thể giải quyết triệt để hơn những khó khăn thường gặp phải, những vấn đề còn tồn đọng trong quy trình quản lý, từ đó còn có thể linh động thay đổi, tùy chỉnh theo nhu cầu của từng phòng ban. Chính vì vậy, ERP được đánh giá là một xu hướng hệ thống thông tin doanh nghiệp hiện đại, giúp doanh nghiệp có thể hạn chế được những thất thoát, những sai sót không đáng có trong quá trình hoạt động. Khối lượng công việc xử lý mà mỗi cá nhân, bộ phận có thể đảm nhận nhờ ứng dụng ERP sẽ tăng lên, từ đó rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ và nâng cao năng suất làm việc. Một ưu điểm khác của hệ thống ERP là khả năng phân tích, báo cáo tốt hơn. Bằng cách quản lý toàn diện và thống nhất dữ liệu từ tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp, ERP có thể cung cấp nhiều loại thông tin hỗ trợ quá trình phân tích, ra quyết định và lập các báo cáo tức thời. Thêm vào đó, với khả năng tích hợp và linh hoạt của ERP theo thời gian thực, việc tạo báo cáo và phân tích dữ liệu được thực hiện từ nhiều chiều khác nhau, từ đó có thể cung cấp các thông tin hữu ích hỗ trợ cho người ra quyết định phù hợp và kịp thời. 1.3. Khó khăn của việc triển khai ERP Tuy nhiên, những lợi ích này không phải dễ dàng để đạt được. Cùng với những lợi ích mà ERP mang lại thì doanh nghiệp cũng gặp phải những khó khăn khi triển khai áp dụng mô hình này. Triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp là một quá trình lâu dài, tốn nhiều chi phí, nhân lực và các nguồn lực khác của doanh nghiệp, cùng với những áp lực và thách thức khác (Elragal và Haddara, 2012). Không ai có thể phủ nhận hiệu quả vượt trội mà ERP đem lại, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực để triển khai hệ thống này. Việc triển khai các hệ thống ERP trong các doanh nghiệp đòi hỏi nguồn tài chính tương đối lớn đối với các doanh nghiệp. Chi phí của việc triển khai hệ thống ERP thường phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và phạm vi thị trường. Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc triển khai ERP tiêu tốn khoảng từ 100 triệu đồng đến 1 tỷ đồng. Đối với doanh nghiệp vừa thì kinh phí rơi vào khoảng từ 1 tỷ đồng đến hơn 10 tỷ đồng. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp lớn thì việc triển khai ERP cần một khoản tài chính lớn từ 10 tỷ đến 50 tỷ đồng (ITG, 2020). Các chi phí liên quan đến việc triển khai ERP bao gồm chi phí đầu tư để mua bản quyền phần mềm, phần cứng, phí tư vấn, chi phí chi trả cho nhân viên nội bộ (phụ trách quá trình cài đặt), nhân viên vận hành hệ thống và cuối cùng là chi phí đào tạo người dùng. Bên cạnh đó, chi phí duy trì, bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP cũng đòi hỏi nguồn tài chính đáng kể đối với doanh nghiệp. Ngoài vấn đề kinh phí thì khi triển khai một hệ thống ERP, về cơ bản, các tổ chức phải lựa chọn giữa việc tùy chỉnh phần mềm hoặc sửa đổi quy trình kinh doanh của mình để phù hợp với cấu trúc phần mềm ERP. Do phạm vi ứng dụng rộng rãi của ERP trong một doanh nghiệp, các hệ thống phần mềm ERP thường rất phức tạp và áp đặt những thay đổi đối với quy trình nghiệp vụ hiện tại của nhân viên. Chính vì lẽ đó, các doanh nghiệp cần phải nhờ sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn để việc triển khai ERP mang lại hiệu quả như 1658
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 mong muốn. Khoảng thời gian để triển khai hệ thống ERP phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, phạm vi thay đổi và sự sẵn lòng của nhân viên. Một hệ thống ERP triển khai ở một doanh nghiệp nhỏ có ít hơn 100 nhân viên có thể được thực hiện và chuyển giao trong vòng 3 tháng. Tuy nhiên, ở các công ty lớn có nhiều địa điểm hoặc công ty đa quốc gia thì thời gian triển khai có thể mất nhiều năm. Hơn nữa, một khía cạnh quan trọng khác cần được xem xét khi cài đặt hệ thống ERP cho doanh nghiệp là vấn đề con người, mà cụ thể là thái độ của nhân viên ở tất cả các cấp trong doanh nghiệp đối với việc ứng dụng hệ thống mới. Liệu họ có sẵn sàng với sự thay đổi trong quy trình làm việc và sẵn lòng triển khai những ứng dụng mới hay không là điều mà các nhà quản lý cần quan tâm. Nếu giải quyết được những vấn đề này thì việc triển khai sử dụng hệ thống ERP sẽ là một chiến lược có khả năng tạo ra bước ngoặt, đem lại sự thay đổi và sự cải tiến đáng kể trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.4. Tiếp cận mới của ERP trên nền tảng điện toán đám mây Các dự án ERP được cho là tốn thời gian và chi phí đáng kể, phát sinh nhiều rủi ro. Điều này làm việc triển khai ERP ở nhiều doanh nghiệp thất bại hoặc gặp không ít khó khăn trong quá trình triển khai. Phần lớn các doanh nghiệp chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát, rất ít doanh nghiệp có thể vận dụng tính năng kế hoạch hóa. Rất nhiều doanh nghiệp cảm thấy “bị gượng ép khi đầu tư dự án ERP”. Đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, thường phát sinh tâm lý e ngại hoặc phải cân nhắc rất kĩ trước khi đưa ra quyết định có nên triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình hay không. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, sự xuất hiện của điện toán đám mây (cloud com- puting) đã tạo ra sự thay đổi sâu sắc đối với thị trường ERP (Chandrakumar và Parthasarathy, 2014). Điện toán đám mây được định nghĩa là một mô hình mới, trong đó người dùng không cần thiết phải sở hữu các tài nguyên như phần cứng, phần mềm, hạ tầng mạng, máy chủ và các hệ thống khác. Người dùng tùy theo mục đích sử dụng mà thuê và sử dụng các tài nguyên này thông qua kết nối Internet. Các tài nguyên được cung cấp, duy trì và nâng cấp bởi các bên thứ ba và việc quản lý các tài nguyên không cần bất sự tham gia nào từ phía người dùng cuối. Sự hiện diện của điện toán đám mây ngày càng làm cho các nhà cung cấp giải pháp công nghệ tăng cường đưa ra thị trường các mô hình và giải pháp công nghệ sáng tạo, có tính khả thi cao, có thể là giải pháp thay thế cho các mô hình truyền thống trước đây. Hiện nay, các công ty cung cấp điện toán đám mây được chia thành 3 loại dịch vụ: Cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ (Infrastrucure as a Service – IaaS), nền tảng dưới dạng dịch vụ (Platform as a Service – PaaS), phần mềm dưới dạng dịch vụ (Software as a Service – SaaS). Mỗi loại điện toán đám mây cung cấp các cấp độ kiểm soát, tính linh hoạt và mức độ quản lý khác nhau để người dùng có thể lựa chọn loại dịch vụ phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Việc nắm bắt sự khác biệt giữa cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ, nền tảng dưới dạng dịch vụ và phần mềm dưới dạng dịch vụ cũng như các chiến lược triển khai sẽ giúp người dùng quyết định xem loại dịch vụ đám mây nào phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của mình. Cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ (IaaS) chứa các khối xây dựng cơ bản cho dịch vụ đám mây như là các tính năng mạng, phần cứng (máy tính ảo hoặc trên phần cứng chuyên 1659
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 dụng) và không gian lưu trữ dữ liệu. IaaS đem đến cho người dùng mức độ linh hoạt cũng như khả năng kiểm soát, quản lý tài nguyên công nghệ thông tin cao nhất. Điều này cho phép các doanh nghiệp thuê các tài nguyên này thay vì chi tiền để mua các máy chủ chuyên dụng và thiết lập các hệ thống kết nối mạng nội bộ. Nền tảng dưới dạng dịch vụ (PaaS) giúp người dùng không cần quản lý cơ sở hạ tầng ngầm của tổ chức (thường là phần cứng và hệ điều hành) và cho phép họ tập trung vào công tác triển khai cũng như quản lý các ứng dụng của mình. Điều này giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn do họ không cần phải lo lắng về việc mua tài nguyên, hoạch định dung lượng, bảo trì phần mềm, vá lỗi hay bất kỳ công việc phức tạp nào khác có liên quan đến việc vận hành ứng dụng. Các nền tảng dưới dạng dịch vụ như Microsoft Azure Services, Google App Engine, Salesforce và nền tảng Bungee Connect cho phép người dùng phát triển các tiện ích bổ sung, phát triển các ứng dụng mới, tái sử dụng các dịch vụ có sẵn mà không cần quan tâm đến phần cứng cũng như hệ điều hành. Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) sẽ cung cấp cho người dùng sản phẩm hoàn chỉnh được nhà cung cấp dịch vụ vận hành và quản lý. Trong hầu hết trường hợp, khi nhắc đến “phần mềm dưới dạng dịch vụ”, người ta thường nghĩ đến ứng dụng dành cho người dùng cuối. Với dịch vụ SaaS, người dùng sẽ không phải để tâm đến chuyện bảo trì dịch vụ hay quản lý cơ sở hạ tầng cơ bản, mà họ chỉ cần quan tâm đến cách sử dụng phần mềm cụ thể đó như thế nào. Một ví dụ thường thấy của ứng dụng SaaS là email trên nền tảng web, người dùng có thể gửi và nhận email mà không phải quản lý việc bổ sung tính năng vào sản phẩm email hay bảo trì máy chủ và hệ điều hành dùng cho chương trình email. Các ứng dụng phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ trên Internet thay vì các gói phần mềm được mua bởi khách hàng cá nhân. Một trong những nhà cung cấp tiên phong trong danh mục này là Sales- force.com cung cấp ứng dụng CRM dưới dạng dịch vụ, ứng dụng văn phòng dựa trên web của Google (trình xử lý văn bản, bảng tính…) Tiềm năng của các mô hình kinh doanh trên điện toán đám mây và lợi thế cạnh tranh của chúng so với các phần mềm truyền thống đã được tranh luận khá rộng rãi trong thời gian gần đây. Điện toán đám mây có các đặc tính vượt trội như sự cần thiết, độ tin cậy, khả năng sử dụng, tỷ lệ sử dụng, và khả năng mở rộng dịch vụ. Ngoài ra, ngày càng có nhiều doanh nghiệp đã sử dụng và trải nghiệm lợi ích của điện toán đám mây, nên dịch vụ này càng trở nên phổ biến hơn và bắt đầu lan rộng qua nhiều lĩnh vực. Điện toán đám mây cho phép người dùng chỉ cần chi trả dựa trên thực tế việc họ sử dụng các tài nguyên được cung cấp trên đám mây. Sử dụng dịch vụ điện toán đám mây sẽ giúp giảm chi phí đầu tư hạ tầng ban đầu, hơn nữa các dịch vụ sẽ được cung cấp theo thời gian thực. Ngoài ra, tất cả các nhiệm vụ bảo trì được chuyên trách bởi các nhà cung cấp, bao gồm cập nhật, nâng cấp và sửa lỗi hệ thống. Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào, hệ thống có thể dễ dàng phục hồi mà không bị gián đoạn kinh doanh, trong khi tất cả thông tin được chia sẻ thông qua Internet cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong xu thế đó, những giải pháp ERP trên nền tảng điện toán đám mây, hay còn được gọi tắt là ERP đám mây (Cloud ERP), đã ra đời và đa số được cung cấp như một phần mềm 1660
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 dưới dạng dịch vụ SaaS có chi phí thấp hơn hẳn các giải ERP truyền thống trước đây. Các phần mềm được cung cấp như những dịch vụ lưu trữ tại các máy chủ ảo trên Internet thay vì nằm trong máy tính tại các văn phòng của doanh nghiệp, cho phép người dùng kết nối và sử dụng mỗi khi họ cần. Với các dịch vụ sẵn có trên Internet, doanh nghiệp không phải mua và duy trì hàng trăm, thậm chí hàng nghìn máy tính cũng như phần mềm (C. S. Chen, Liang, và Hsu, 2015). Họ cũng không cần phải có các kiến thức, kinh nghiệm về công nghệ chuyên sâu, cũng như không cần quan tâm đến các cơ sở hạ tầng phục vụ cho các công nghệ đó. Hơn nữa, họ chỉ cần chi trả những dịch vụ nào mà họ cần thay vì phải mua nguyên cả một hệ thống (Gupta, Misra và cộng sự, 2018; Gupta, Kumar và cộng sự, 2018). Triển khai một hệ thống ERP và trung tâm lưu trữ dữ liệu (data-center) chuyên nghiệp thông qua việc ảo hóa trên nền tảng điện toán đám mây là xu hướng công nghệ hiện nay với cách quản lý linh động, giải quyết nhanh chóng các vấn đề quan trọng của hạ tầng công nghệ hiện đại, đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất của doanh nghiệp. Chính vì thế, ERP đám mây đang trở thành một mảng nghiên cứu quan trọng của hệ thống thông tin hiện đại. Rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới, nhất là các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang quan tâm tìm hiểu đến ERP đám mây với chi phí thấp hơn, tính tiện dụng và khả năng triển khai nhanh gọn hơn (Peng và cộng sự, 2014; Navaneethakrishnan, 2013). Mặc dù vậy, có một vấn đề nảy sinh đối với các doanh nghiệp đó là sự khác biệt giữa hệ thống ERP truyền thống và hệ thống ERP đám mây là khá lớn. Điều này làm cho các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp ERP nào là phù hợp nhất cho mình. Một vấn đề nữa là, hiện nay nhiều doanh nghiệp còn chưa hoàn toàn tin tưởng vào các dịch vụ đám mây cho việc lưu trữ các dữ liệu kinh doanh nhạy cảm. Thông thường, các doanh nghiệp đều có các chính sách, quy tắc và quy định nghiêm ngặt về những loại dữ liệu nào sẽ được phép lưu trữ ở bên ngoài. Do đó, để thuyết phục các doanh nghiệp có thể tin tưởng và triển khai các ứng dụng hệ thống quan trọng trên nền tảng đám mây cần có những lập luận và các khuyến nghị có căn cứ. Việc phân tích, so sánh các đặc điểm đặc trưng của các giải pháp ERP đám mây và giải pháp ERP truyền thống, từ đó đưa ra những và khuyến nghị cho doanh nghiệp Việt Nam trong việc lựa chọn hệ thống ERP là mục đích chính của bài báo này. Với mục tiêu đó, nội dung của bài báo bao gồm 5 phần chính, trong đó phần 1 sẽ giới thiệu tổng quan về hệ thống ERP và tiếp cận mới của ERP là ERP đám mây. Phần 2 sẽ tiến hành so sánh giữa ERP truyền thống và ERP đám mây trên các phương diện khác nhau, bao gồm kiến trúc hệ thống, các vấn đề cần quan tâm khi triển khai và lợi ích mà hệ thống mang lại cho doanh nghiệp. Phần 3 sẽ trình bày thực trạng ứng dụng ERP trong hoạt động của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Trên cơ sở đó, phần 4 sẽ đưa ra các khuyến nghị sử dụng ERP đám mây cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam. Cuối cùng là phần kết luận. 2. So sánh ERP truyền thống và ERP đám mây Các hệ thống ERP truyền thống (còn được gọi là On-premise ERP) là các hệ thống ERP mà doanh nghiệp phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng phần cứng và mua giấy phép phần mềm. Các máy chủ và gói phần mềm cần thiết được cài đặt trong chính công ty. Việc vận hành và bảo trì các máy chủ được chính bản thân doanh nghiệp chịu trách nhiệm. Điểm nổi bật của 1661
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 hệ thống ERP truyền thống là khả năng bảo mật cao, khả năng tùy chỉnh hệ thống ERP cao, và ít đòi hỏi việc tái thiết quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí ban đầu đối với việc triển khai hệ thống ERP truyền thống là rất cao, thêm vào đó là các chi phí để duy trì, nâng cấp hệ thống, đó đều là những vấn đề mà các doanh nghiệp cần phải cân nhắc kĩ lưỡng. Đối với ERP đám mây, hầu hết môi trường đám mây được xây dựng bằng công nghệ ảo hóa và cân bằng tải cho phép các ứng dụng được triển khai trên nhiều máy chủ và tài nguyên cơ sở dữ liệu. ERP đám mây được xem như là một cách tiếp cận mang tính cách mạng để triển khai một giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Nó cung cấp một giải pháp linh hoạt, dễ thích nghi, có thể mở rộng, hiệu quả mà giá cả lại phải chăng. Đứng trước những ưu và nhược điểm khác nhau của mỗi hệ thống, một câu hỏi chung mà các doanh nghiệp đặt ra đó là “ERP truyền thống hay ERP đám mây là giải pháp phù hợp?” Để trả lời câu hỏi này, bài báo này sẽ tiến hành so sánh giữa hệ thống ERP truyền thống và hệ thống ERP đám mây trên ba phương diện khác nhau, đó là: (1) kiến trúc hệ thống, (2) các vấn đề cần quan tâm trong quá trình triển khai hệ thống và (3) lợi ích mà mỗi hệ thống mang lại cho doanh nghiệp. Phần tiếp theo của bài báo sẽ lần lượt đi qua từng phương diện này. 2.1. So sánh về kiến trúc hệ thống Hệ thống ERP có kiến trúc đa tầng, cụ thể gồm ba tầng phân biệt nhau: - Tầng máy khách: Lớp máy khách nơi máy khách đưa ra yêu cầu đến máy chủ web. - Tầng giữa: Lớp giữa được coi là lớp máy chủ web và lớp dịch vụ ứng dụng, là lớp logic giữa giao diện máy khách và cơ sở dữ liệu. - Tầng dữ liệu: Lớp cơ sở dữ liệu chứa dữ liệu. Tuy nhiên, kiến trúc đa tầng của các hệ thống ERP truyền thống khác với các hệ thống ERP đám mây. Điều này được minh họa trong Hình 1 và Hình 2. Hình 1. Kiến trúc của hệ thống ERP truyền thống 1662
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 Có thể thấy trong Hình 1, trong kiến trúc đa tầng của hệ thống ERP truyền thống, tất cả ba tầng phải chịu sự kiểm soát và trách nhiệm của tổ chức. Tuy nhiên, đối với kiến trúc đa tầng của các hệ thống ERP đám mây được minh họa trong Hình 2, chúng ta sẽ thấy rằng, tầng trung gian và tầng dữ liệu phải chịu sự kiểm soát và trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Hình 2. Kiến trúc của hệ thống ERP đám mây 2.2. So sánh về các vấn đề trong quá trình triển khai Nếu chúng ta lấy việc triển khai làm nhân tố để so sánh thì các vấn đề cần quan tâm đó là nền tảng máy chủ lưu trữ dữ liệu, số nhân viên công nghệ thông tin (CNTT) cần có, các loại chi phí triển khai hệ thống, yêu cầu tùy biến hệ thống, khả năng mở rộng và tích hợp thêm các phân hệ, và cuối cùng là các vấn đề về bảo mật. Bảng 1 liệt kê các vấn đề cần quan tâm khi triển khai hệ thống ERP truyền thống và ERP đám mây và sự khác biệt giữa chúng. Chúng ta có thể thấy rằng, hệ thống ERP truyền thống sẽ được triển khai trên máy chủ cục bộ. Trong khi đó, hệ thống ERP đám mây sẽ được triển khai trên máy chủ đám mây, yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến vấn đề bảo mật dữ liệu cho hệ thống ERP trên nền tảng đám mây vì nó hoàn toàn khác với hệ thống ERP truyền thống. Do dữ liệu sẽ được lưu trữ và hỗ trợ thông qua tổ chức bên thứ ba (nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây), điều này phát sinh các vấn đề riêng tư và các vấn đề bảo mật khi triển khai hệ thống ERP trên nền tảng đám mây. Ngoài ra, do hệ thống ERP đám mây được nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm đảm nhận nên quá trình triển khai nó đòi hòi ít nhân viên kĩ thuật và chuyên gia CNTT thông tin hơn nhiều so với hệ thống ERP truyền thống. Xét về yếu tố chi phí triển khai ERP, hệ thống ERP truyền thống cần thêm chi phí cho máy chủ, mạng, hệ thống dự phòng và cơ sở hạ tầng CNTT khác để triển khai các hệ thống ERP truyền thống trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, không giống như hệ thống ERP truyền 1663
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 thống, đối với các hệ thống ERP đám mây, tất cả các yêu cầu này sẽ được cung cấp bởi nhà cung cấp đám mây với chi phí thấp hơn các hệ thống ERP truyền thống. Bảng 1. So sánh giữa hệ thống ERP truyền thống và hệ thống ERP đám mây Các nhân tố Hệ thống ERP Hệ thống ERP Nền tảng máy chủ lưu trữ dữ liệu Máy chủ cục bộ Máy chủ đám mây Số nhân viên CNTT Nhiều Ít Chi phí ban đầu Cao Thấp Tùy biến Dễ dàng Khó Chi phí hỗ trợ Cao Thấp Mở rộng - tích hợp thêm các phân hệ Dễ dàng Cứng Chi phí bản quyền phần mềm Cao Thấp Dữ liệu sẵn có Thấp Cao Rủi ro bị tấn công Thấp Cao Các vấn đề bảo mật web Thấp Cao Rủi ro bị lộ thông tin riêng tư Thấp Cao Nguồn: Tác giả tổng hợp Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, nếu như mô hình ERP đám mây có thể giúp doanh nghiệp giảm một loạt các chi phí đầu tư như chi phí ban đầu, chi phí bản quyền phần mềm, và các chi phí hỗ trợ khác, thì mô hình ERP truyền thống thường nổi bật với các đặc tính như khả năng tùy biến, khả năng mở rộng và tích hợp thêm các phân hệ khi cần, tốc độ truy cập dữ liệu cao do dữ liệu được lưu trữ sẵn trên máy chủ cục bộ, khả năng bảo mật thông tin cao và giảm bớt các rủi ro về rò rỉ thông tin riêng tư hay xâm nhập trái phép từ bên ngoài. 2.3. So sánh về lợi ích mang lại cho doanh nghiệp Trong phần tiếp theo, bài báo sẽ xác định tất cả các lợi ích mà từng giải pháp ERP mang lại cho doanh nghiệp. Đầu tiên là những lợi thế chính của ERP đám mây. Chi phí trả trước thấp hơn Điện toán đám mây làm giảm đáng kể chi phí vốn mà doanh nghiệp phải chịu để triển khai hệ thống ERP (Marston và cộng sự, 2011) hoặc chuyển sang sử dụng hệ thống đám mây mới (Benlian và Hess, 2011; Jlelaty và cộng sự, 2012). Một phần của chi phí trả trước chủ yếu được giảm bao gồm chi phí cho phần cứng, giấy phép người dùng và triển khai, ngoại trừ chi phí đào tạo và tùy chỉnh người dùng (Grumman, 2011; Duan và cộng sự, 2012). Theo đánh giá tổng quan của chúng tôi, lợi ích này thường được coi là quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa hơn so với các doanh nghiệp lớn. 1664
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 Chi phí vận hành thấp hơn ERP đám mây làm giảm chi phí vận hành bao gồm chi phí về năng lượng vận hành hệ thống, chi phí bảo trì, định cấu hình, nâng cấp và các chi phí và nỗ lực khác của nhân viên CNTT (Castellina 2011a, 2011b; Perspectives và cộng sự, 2016). Lợi ích này thường được các doanh nghiệp nhỏ và vừa đặt ở mức độ ưu tiên cao khi lựa chọn giải pháp ERP. Thời gian triển khai ngắn Hệ thống được triển khai nhanh chóng thường được xem là một trong những lợi ích hàng đầu của ERP đám mây. Điều này làm giảm thời gian cung cấp sản phẩm mới trong một số loại hình kinh doanh của doanh nghiệp (Chang và Hsu, 2019). Khả năng mở rộng tài nguyên Khả năng huy động tài nguyên và mở rộng/thu hẹp tài nguyên nhanh chóng của ERP đám mây làm cho cơ sở hạ tầng của hệ thống có tính co giãn cao (Scavo, F., B. Newton, 2012). Điều đó cho phép sự linh hoạt trong chiến lược và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được cải thiện (Venkatraman và Fahd, 2016). Đây là tính năng được xem như là một lợi thế phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong việc cạnh tranh với các đối thủ lớn. Tập trung vào công việc cốt lõi của doanh nghiệp ERP đám mây và các ứng dụng doanh nghiệp khác cho phép doanh nghiệp có thể tập trung các nguồn lực để duy trì bộ phận CNTT trên các lĩnh vực kinh doanh thiết yếu khác (Alex Peng và Gala, 2014). Trong một số trường hợp, điều này chủ yếu dẫn đến giảm áp lực lên bộ phận CNTT nội bộ, giúp họ có thể thể tập trung vào việc phục vụ các công việc cốt lõi khác của doanh nghiệp. Tiếp cận công nghệ tiên tiến Các ứng dụng dựa trên đám mây thường cho phép truy cập vào công nghệ chuyên dụng và các tài nguyên điện toán tiên tiến mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa không thể truy cập được (S. L. Chen, Chen, và Hsu, 2014). Cập nhật và nâng cấp nhanh chóng Các hệ thống ERP đám mây thường nhận được cập nhật nhanh hơn và chức năng mới so với các hệ thống ERP truyền thống. Tích hợp dễ dàng hơn với các dịch vụ đám mây khác Sử dụng lợi ích của cơ sở hạ tầng dùng chung SaaS, các công ty đã áp dụng ERP đám mây có thể tích hợp tương đối nhanh chóng và rẻ tiền hơn với các dịch vụ đám mây khác một khi các nhà cung cấp đám mây tương ứng đã tích hợp cơ sở hạ tầng của họ (Scavo, F., B. Newton, 2012). Cải thiện hệ thống sẵn có và khắc phục thảm họa Trong nhiều trường hợp, các nhà cung cấp SaaS đảm bảo các biện pháp như quy trình dự phòng định kì, quy trình phục hồi cao hơn hầu hết khả năng mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tự đảm đương (Scavo, F., B. Newton, 2012). 1665
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 Rõ ràng, ERP đám mây mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt hơn là, các lợi ích này phù hợp hơn và được ưu tiên cao hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy vậy, giải pháp ERP truyền thống cũng mang lại những lợi ích không thể phủ nhận được đối với doanh nghiệp, cụ thể là: Khả năng bảo mật cao Rủi ro bảo mật được báo cáo là một trong những mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp khi triển khai ERP (Albakri và cộng sự, 2014). Những rủi ro bảo mật thường được đánh giá cực kì quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều hơn so với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nhiều doanh nghiệp lớn còn chưa hoàn toàn tin tưởng vào các dịch vụ đám mây cho việc lưu trữ các dữ liệu kinh doanh nhạy cảm. Thông thường, các doanh nghiệp lớn đều có các chính sách, quy tắc và quy định nghiêm ngặt về những loại dữ liệu nào sẽ được phép lưu trữ ở bên ngoài. Chính vì vậy, ERP truyền thống là giải pháp mà các doanh nghiệp đủ lớn quan tâm hơn khi xem xét về vấn đề bảo mật dữ liệu. Hiệu suất hệ thống cao Hiệu suất của hệ thống ERP đám mây thường có rủi ro cao hơn vì liên quan đến các yếu tố tốc độ và độ tin cậy của đường truyền mạng, ví dụ đường truyền bị đe dọa, ngừng hoạt động hay bị hạn chế tốc độ khi truyền dữ liệu (Catteddu, 2010). Tuy nhiên, vấn đề này lại được giải quyết và mang lại sự đảm bảo cao hơn khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP truyền thống. Khả năng tùy biến và tích hợp cao Nhiều hệ thống ERP đám mây có những hạn chế đáng chú ý về khả năng tương tác với các ứng dụng đã có sẵn và đang được dùng tại doanh nghiệp. Không giống như ERP truyền thống, ERP đám mây có thể không cho phép tùy chỉnh rộng rãi và tích hợp phức tạp với một số dịch vụ và hệ thống của bên thứ ba (Groom, 2018). Trái lại, hệ thống ERP truyền thống thường được xây dựng theo nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. Không giống như các phần mềm đóng gói sẵn khác, ERP truyền thống được thiết kế dựa trên những yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống ERP được bắt đầu bằng việc tiến hành khảo sát thực tế của doanh nghiệp, phân tích những khó khăn, tồn đọng trong quá trình làm việc của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở để đưa ra những yêu cầu cho bộ phận thiết kế hệ thống phần mềm. Do đó, khả năng tùy biến và tích hợp của giải pháp ERP truyền thống thường cao hơn nhiều so với giải pháp ERP đám mây. Tuy nhiên, vấn đề này được coi là ít xem trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa hơn là đối với các doanh nghiệp lớn. Năng lực kiểm soát CNTT cao Do việc thuê ngoài các thành phần CNTT chính, các doanh nghiệp có thể mất một số năng lực kiểm soát tài nguyên CNTT khi triển khai ERP đám mây, điều này lại là vấn đề được coi là quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn. Do đó, đối với giải pháp ERP truyền thống, các doanh nghiệp lớn nắm được sự chủ động trong việc kiểm soát hạ tầng bên dưới, cũng như các dịch vụ CNTT. Đây là một trong những lợi ích to lớn nhất mà ERP truyền thống mang lại cho doanh nghiệp. 1666
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 Sự đa dạng về chức năng của hệ thống ERP đám mây thường không được xây dựng dưới dạng mô-đun chứ không phải là một hệ thống tích hợp trọn vẹn như ERP truyền thống, và do đó có thể không bao gồm đầy đủ các chức năng để có thể đáp ứng nhu cầu hỗ trợ của các doanh nghiệp trong mọi loại ngành công nghiệp khác nhau (Groom, 2018). 3. Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam Mặc dù đi sau khoảng 10 - 15 năm so với thị trường ERP ở Châu Âu và ở Mỹ, nhiều doanh nghiệp Việt Nam cũng đã nhận ra được những lợi ích to lớn mà hệ thống ERP mang lại và đã mạnh dạn đầu tư trong việc triển khai giải pháp ERP. Từ năm 2003 đến nay, tình hình ứng dụng ERP đã phát triển mạnh mẽ, ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng giải pháp ERP vào hoạt động, đặc biệt là công tác quản lý. Ban đầu, một số doanh nghiệp (thường là các tập đoàn lớn) áp dụng ERP theo yêu cầu, sau đó các công ty khác dần nhận ra lợi ích và bắt đầu quan tâm ứng dụng. Một số khác chưa ứng dụng ngay mà chỉ quan sát và cân nhắc có nên triển khai hay không và triển khai vào thời điểm nào cho phù hợp. Nhận thức về ERP cũng ngày càng được nâng cao. Thực tế cũng đã cho thấy nhiều doanh nghiệp đã triển khai thành công và việc ứng dụng ERP đã mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích trước mắt và cả về lâu dài như công ty cổ phần Giấy Sài Gòn, công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk, công ty Thế giới di động, … Nhìn chung, việc triển khai ERP ở các doanh nghiệp Việt Nam có một số đặc điểm chính như sau: Về giải pháp ERP Các doanh nghiệp Việt Nam thường lựa chọn giải pháp ERP dưới một trong hai dạng: ERP tự phát triển và ERP đã được thiết kế và xây dựng sẵn. Trong đó, giải pháp ERP đã được thiết kế và xây dựng sẵn được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Các giải pháp ERP này bao gồm các giải pháp ERP nội (AZ, Fast, Effect, …) và các giải pháp ERP ngoại (SAP, Oracle, Scala, …). Giá trung bình giữa các giải pháp ERP khác nhau khá nhiều (Bảng 2). Bảng 2. Giá trung bình các dự án ERP tại Việt Nam Giải pháp ERP Giá trung bình (USD) SAP 400.000 – 1.000.000 Oracle 100.000 – 500.000 Scala 7.000 – 200.000 Exact 50.000 – 100.000 Solomon 50.000 – 100.000 Sun System 50.000 – 100.000 AZ 70.000 Pythis 30.000 – 200.000 Lemon3 10.000 – 200.000 1667
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 Fast 8.000 - 50.000 EFFECT 8.000 – 60.000 VietSoft 6.000 – 40.000 VIAMI 2.000 – 30.000 Nguồn: Tác giả tổng hợp So với các giải pháp ERP truyền thống, các giải pháp ERP đám mây như Infor CloudSuite, ERPViet, Odoo ERP, FaceWorks, … có chi phí triển khai chỉ bằng 1% đến 10% và người dùng cũng không phải tốn các khoản đầu tư cho việc cập nhật và bảo trì hệ thống mạng. Do đó, ngày càng có nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, lựa chọn các giải pháp ERP đám mây. Bảng 3 mô tả một số đặc trưng chủ yếu của các gói triển khai ERPViet – giải pháp ERP có đến 2 triệu khách hàng đã sử dụng. Bảng 3. Các đặc trưng chủ yếu của các gói triển khai giải pháp ERPViet Gói ERPViet 01 Gói ERPViet 02 Gói ERPViet 03 Giá một tháng (nghìn đồng) 900 1.800 3.600 Số người dùng (người) 10 25 50 Tính năng Đầy đủ Đầy đủ Đầy đủ Kỳ thanh toán (tháng) 12 12 12 Hạn sử dụng Tùy theo nhu cầu Tùy theo nhu cầu Tùy theo nhu cầu Hỗ trợ triển khai Có Có Có Lưu trữ Đám mây Đám mây Đám mây Sao lưu dữ liệu trong tháng (bản) 1 2 3 Dung lượng băng thông (GB) 10 25 50 Dung lượng dữ liệu (GB) 10 25 Nguồn: IZI Solution, 2017 Về quy mô các doanh nghiệp ứng dụng ERP Khác với dự báo ban đầu rằng ERP chỉ thích hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn ở Việt Nam, thị trường ERP cho khối các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng phát triển mạnh mẽ. Thông thường, các doanh nghiệp lớn với doanh số từ vài trăm tỉ đồng trở lên thường quan tâm đến các giải pháp ERP hàng đầu thế giới (SAP, Oracle, …), các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường chọn các giải pháp ERP ở mức độ thấp hơn như Microsoft hoặc các giải pháp ERP nội (Fast, Bravo, Lemon 3,…), nhưng ở Việt Nam trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa có tới 50% các dự án triển khai dùng phần mềm của hãng lớn là Oracle và SAP thay vì các phần mềm ERP nội, chẳng hạn: công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi gia súc Minh Hiếu, công ty Cơ Khí Sơn Hà, Việt Á, ...(Hiền và Trung, 2013). 1668
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 Về ngành nghề của doanh nghiệp ứng dụng ERP Ngày càng có nhiều doanh nghiệp trong nhiều ngành nghề khác nhau ứng dụng ERP như ngành bán lẻ (công ty Trần Anh, công ty Thế giới di động, …), ngành dệt may (công ty Savimex, công ty May 10, …), ngành đồ uống (công ty sữa Việt Nam VinaMilk, Công ty sữa VinaSoy, công ty cổ phần thực phẩm Sữa TH, công ty bia Huế, …), ngành bánh kẹo (công ty Kinh Đô, Bibica, Phạm Nguyên, …), … Khi số lượng doanh nghiệp trong ngành ứng dụng ERP càng nhiều và cạnh tranh càng lớn thì sẽ tạo điều kiện cho ERP phát triển nhanh hơn. Về các nhà cung cấp/tư vấn và triển khai ERP tại Việt Nam Đối với nhóm các nhà cung cấp/tư vấn, triển khai các sản phẩm ERP ngoại: ngày càng có nhiều công ty Việt Nam trở thành đối tác kinh doanh, tư vấn và triển khai (FPT là đối tác chiến lược của SAP và Oracle, Pythis là đối tác chiến lược của SAP và Oracle, PNT là đối tác kinh doanh, tư vấn và triển khai các giải pháp ERP của tập đoàn IFS, …). Khi khai thác thị trường ERP ở Việt Nam, phần lớn các nhà cung cấp đều cam kết hỗ trợ dự án từ 3 mức: mức 1 - sự hỗ trợ kỹ thuật từ đối tác tại chỗ, mức 2 – sự hỗ trợ từ vùng, và mức 3 – sự hỗ trợ từ tổng hành dinh. Đối với nhóm các nhà cung cấp/tư vấn, triển khai các sản phẩm ERP nội: từ năm 2005, một số công ty phần mềm trong nước đã bắt đầu đưa ra những giải pháp ERP nội như AZ, Diginet, Lạc Việt, … và số lượng các công ty phần mềm trong nước tham gia vào thị trường ERP ngày càng tăng. Nhìn chung, ở Việt Nam, nguồn nhân lực tư vấn ERP có chất lượng, đáp ứng cho các giai đoạn triển khai ERP còn thiếu rất nhiều, hầu như không có nguồn chuyên gia tư vấn nước ngoài do mức giá thuê nhân lực dạng này không phù hợp với khả năng của các doanh nghiệp Việt Nam. Còn với nguồn nhân lực trong nước, để đào tạo được một tư vấn ERP không hề đơn giản. Việc ứng dụng ERP ở Việt Nam còn mới, khác rất nhiều so với thói quen cũng như quy trình hệ thống hiện hành hoặc khi bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu quy định kế toán. Vì vậy, dịch vụ tư vấn, sửa chữa, bảo hành, bảo trì hệ thống, khắc phục sự cố là rất quan trọng. Do đó, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam đều ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ triển khai ERP với cam kết hỗ trợ tối đa về thời gian và tiến độ sửa chữa khi cần thiết (Nguyễn Bích Liên, 2012). Đặc điểm quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam đã chuyển sang quản lý theo quy trình, một số doanh nghiệp đã quản lý theo ISO. Tuy nhiên, giữa các bộ phận hay nhóm công việc vẫn thực hiện chuyển giao thông tin và xét duyệt một cách thủ công và quy trình chưa được chuẩn hóa rõ ràng. Về đặc điểm con người và văn hóa doanh nghiệp Việt Nam Ở Việt Nam, các hãng phần mềm và khách hàng thường gộp chung chi phí bản quyền phần mềm và chi phí triển khai. Vì vậy, muốn bán được phần mềm, nhiều doanh nghiệp có thể cắt giảm bớt chi phí triển khai, nên chất lượng tư vấn, triển khai sẽ bị hạn chế. Hiểu biết về ERP tại Việt Nam vẫn còn mới mẻ. Vì vậy, vấn đề về kỹ năng và thao tác 1669
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 công nghệ của người lao động còn yếu. Ý thức về tuân thủ kỷ luật chưa cao và kỹ năng ngoại ngữ còn hạn chế (theo kinh nghiệm triển khai của FPT). Đối với việc thực hiện ERP, vấn đề văn hóa doanh nghiệp quyết định rất quan trọng, vì nó chi phối quan điểm và cách hành động của nhân viên cũng như nhà quản lý doanh nghiệp. Thế nhưng, tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, ít doanh nghiệp nhận thức rõ ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp tới hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, nên vẫn chưa chú trọng việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp (Nguyễn Bích Liên, 2012). 4. Khuyến nghị sử dụng ERP đám mây cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam Gần đây, các giải pháp ERP đám mây đã trở thành một trong những phân khúc phát triển nhanh nhất của ngành công nghệ thông tin (Panorama 2020; Panorama-consulting n.d.). Trên toàn thế giới, sự chuyển dịch xu hướng từ ERP truyền thống sang ERP đám mây trong các doanh nghiệp là khá rõ rệt trong những năm vừa qua. Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa nhanh chóng lựa chọn các giải pháp ERP đám mây để phù hợp hơn với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Nhìn chung, giải pháp ERP trên đám mây thường có xu hướng vượt trội so với ERP truyền thống về các khía cạnh như tiết kiệm chi phí trực tiếp hay giảm thời gian triển khai hệ thống. Tuy nhiên, ERP truyền thống lại vẫn giữ được chỗ đứng trong thị trường ERP nhờ những lợi điểm vượt trội so với ERP đám mây trong các vấn đề liên quan đến khả năng tích hợp, tùy chỉnh và hiệu suất hệ thống và tính bảo mật và chuẩn hóa dữ liệu. Vậy đâu là giải pháp phù hợp với tình hình các doanh nghiệp Việt Nam trong tình hình hiện nay và khuyến nghị đưa ra dành cho họ là gì? Theo Tổng cục Thống kê Việt Nam, năm 2018, Việt Nam có gần 700.000 doanh nghiệp, trong đó các số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm hơn 98%. Số liệu thống kê của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũng cho thấy, trong nửa đầu năm 2019, có khoảng 67.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa mới được đăng ký. Số lượng lớn các doanh nghiệp nhỏ và vừa đòi hỏi cần có giải pháp hệ thống thông tin quản lý phù hợp để có thể tiếp tục thúc đẩy năng lực sản xuất cho nền kinh tế. Đầu tiên, khi nói đến lợi ích chi phí, thực tế là các doanh nghiệp Việt Nam, chiếm phần đông là với quy mô nhỏ và vừa, lại có năng lực tài chính thấp, nên thường chọn lựa ERP đám mây để không cần phải đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng CNTT. Ngoài ra, không giống như ERP truyền thống, ERP đám mây có thể được cấu hình theo yêu cầu, được duy trì và mở rộng nhanh chóng dẫn đến việc sử dụng cơ sở hạ tầng máy tính tối ưu hơn. Điều này lần lượt sẽ dẫn đến chi phí trả trước và chi phí hoạt động thấp hơn. Đặc điểm này được xem là ưu tiên hàng đầu khi các doanh nghiệp Việt Nam khi xem xét triển khai ERP. Thứ hai, ERP đám mây có thể nhanh chóng được triển khai trong doanh nghiệp, trong khi ERP truyền thống đòi hỏi nhiều năng lực CNTT từ phía doanh nghiệp và cần nhiều thời gian để triển khai hơn. Do đó, với giải pháp ERP đám mây, các doanh nghiệp Việt Nam có thể giảm gánh nặng về năng lực CNTT cho mình và rút ngắn thời gian triển khai ứng dụng CNTT. Điều này giúp quá trình cung cấp dịch vụ, sản phẩm mới trong một số loại hình kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, khả năng mở rộng, một trong những lợi ích của ERP đám mây, cũng là 1670
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 một yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, đặc biệt là đối với các tổ chức nhỏ muốn mở rộng thị phần để cạnh tranh với các tổ chức lớn. Hơn nữa, doanh nghiệp Việt Nam có thể dùng mô hình ERP đám mây để có thể tiếp cận dễ dàng hơn với các tài nguyên và công nghệ tiên tiến của thế giới, giúp họ bắt kịp và giành được lợi thế cạnh tranh hơn so với đối thủ mạnh hơn. Tuy nhiên, các vấn đề rủi ro là nhược điểm xảy ra nhiều nhất của ERP đám mây so với ERP truyền thống, trong đó quan trọng nhất là những rủi ro về bảo mật dữ liệu. Các doanh nghiệp đều cảm thấy không an toàn về dữ liệu được lưu trữ trên đám mây vì họ không có quyền kiểm soát bảo mật mà phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ dựa trên đám mây. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp dễ bị tổn thương hơn vì đám mây đã trở thành một đối tượng cho tin tặc. Ngược lại, các giải pháp ERP truyền thống có xu hướng an toàn hơn, do các doanh nghiệp có quyền kiểm soát trực tiếp hơn đối với hệ thống. Một vấn đề rủi ro khác là hiệu suất của hệ thống bao gồm các giao tiếp giữa máy khách và nhà cung cấp dịch vụ dựa trên đám mây phụ thuộc vào tốc độ và độ tin cậy của mạng. Hiệu suất có xu hướng giảm khi số lượng người dùng và lượng dữ liệu được truyền đi tăng lên. Một vấn đề khác thường được đề cập là giới hạn về khả năng tùy biến và khả năng tích hợp với các dịch vụ khác. Vấn đề này có thể mang lại nhiều thách thức về kỹ thuật và quy trình kinh doanh cho cả nhà cung cấp và người áp dụng. Nếu một tổ chức đã cài đặt nhiều ứng dụng phức tạp trong hệ thống nội bộ thì đó sẽ là một thách thức thực sự về mặt tích hợp với giải pháp ERP. Tuy vậy, những lo lắng này lại không phải là vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa so với các doanh nghiệp lớn. Theo khảo sát của Kaspersky năm 2018 – “Growing businesses safely: Cloud adoption vs. security concerns”, 74% doanh nghiệp nhỏ và vừa thừa nhận vấn đề bảo mật dữ liệu hiện chưa phải là ưu tiên hàng đầu của họ. Hơn nữa, ở đa số các doanh nghiệp Việt Nam, sự chuyển đổi kỹ thuật số chỉ mới bắt đầu diễn ra, nên sự lo lắng về số lượng người dùng tăng, dữ liệu tăng gây giảm hiệu suất hệ thống hay khả năng tích hợp với các hệ thống nội bộ có sẵn chưa phải là điều gây áp lực đối với họ. Tóm lại, chi phí trả trước và chi phí vận hành thấp hơn, khả năng mở rộng và tiếp cận công nghệ tiên tiến có tầm quan trọng đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam để xem xét áp dụng ERP đám mây. Đồng thời, một số nhược điểm được công nhận của ERP đám mây có thể được coi là ít quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam vốn đang có các hệ thống CNTT khá đơn giản hoặc không có sẵn, do đó không phải lo lắng về các hạn chế của ERP đám mây về khả năng tùy biến và tích hợp. Tương tự như vậy, năng lực kiểm soát CNTT và vấn đề rủi ro bảo mật thường không phải là vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam trong bối cảnh hiện nay. 5. Kết luận Bài báo đã tiến hành so sánh và đánh giá các ưu nhược điểm của giải pháp ERP đám mây so với ERP truyền thống trên 3 phương diện khác nhau, đó là: (1) kiến trúc hệ thống, (2) các vấn đề cần quan tâm trong quá trình triển khai hệ thống và (3) lợi ích mà mỗi hệ thống mang lại cho doanh nghiệp. Các lợi ích chính được xác định của ERP đám mây được xem là phù hợp với thực trạng chuyển đổi số hiện nay ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa của 1671
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 Việt Nam. Trên cơ sở, bài báo đề xuất các khuyến nghị lựa chọn giải pháp ERP đám mây cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, nhằm giảm áp lực tài chính và tăng khả năng mở rộng và tiếp cận công nghệ tiên tiến, giúp các doanh nghiệp Việt Nam sớm bắt kịp với xu thế công nghệ của thế giới. TÀI LIỆU THAM KHẢO Albakri, Sameer Hasan, Bharanidharan Shanmugam, Ganthan Narayana Samy, Norbik Bashah Idris, and Azuan Ahmed. 2014. “Security Risk Assessment Framework for Cloud Computing Environments.” Security and Communication Networks. https://doi.org/10.1002/sec.923. Alex Peng, Guo Chao, and Chirag Gala. 2014. “Cloud ERP: A Newdilemma to Modern Organisations?” Journal of Computer Information Systems. https://doi.org/10.1080/08874417.2014.11645719. Benlian, Alexander, and Thomas Hess. 2011. “Opportunities and Risks of Software- as-a-Service: Findings from a Survey of IT Executives.” Decision Support Systems. https://doi.org/10.1016/j.dss.2011.07.007. Castellina, Nick. 2011a. “SaaS and Cloud ERP - Trends, Observations, and Perform- ance.” Aberdeen Group. ———. 2011b. “SaaS and Cloud ERP Observations: Enabling Collaboration in the Midmarket.” Aberdeen Group, A Harte Hanks Company. Catteddu, Daniele. 2010. “Cloud Computing: Benefits, Risks and Recommendations for Information Security.” In . https://doi.org/10.1007/978-3-642-16120-9_9. Chandrakumar, T., and S. Parthasarathy. 2014. “A Framework for Evaluating Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) Systems.” In . https://doi.org/10.1007/978-1-4471- 6452-4_7. Chang, Yu Wei, and Ping Yu Hsu. 2019. “An Empirical Investigation of Organizations’ Switching Intention to Cloud Enterprise Resource Planning: A Cost-Benefit Perspective.” Information Development. https://doi.org/10.1177/0266666917743287. Chen, Chin Sheng, Wen Yau Liang, and Hui Yu Hsu. 2015. “A Cloud Computing Plat- form for ERP Applications.” Applied Soft Computing Journal. https://doi.org/10.1016/j.asoc.2014.11.009. Chen, Shang Liang, Yun Yao Chen, and Chiang Hsu. 2014. “A New Approach to Inte- grate Internet-of-Things and Software-as-a-Service Model for Logistic Systems: A Case Study.” Sensors (Switzerland). https://doi.org/10.3390/s140406144. Duan, Jiaqi, Parwiz Faker, Alexander Fesak, and Tim Stuart. 2012. “BENEFITS AND DRAWBACKS OF CLOUD-BASED VERSUS TRADITIONAL ERP SYSTEMS.” Pro- ceedings of the 2012-13course on Advanced Resource Planning 66: 37–39. 1672
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 Elragal, Ahmed, and Moutaz Haddara. 2012. “The Future of ERP Systems: Look Back- ward before Moving Forward.” Procedia Technology. https://doi.org/10.1016/j.protcy.2012.09.003. Groom, Frank M. 2018. “The Basics of Cloud Computing.” In Enterprise Cloud Com- puting for Non-Engineers. https://doi.org/10.1201/9781351049221-1. Grumman, Northrop. 2011. “In-House ERP Systems vs. Cloud Computing.” Metal Center News. Gsotgroup.vn. 2020. “Hệ Thống ERP Là Gì? ERP Có Thể Giúp Các Công Ty Như Thế Nào?” 2020. https://gsotgroup.vn/he-thong-erp-la-gi-va-no-hoat-dong-nhu-the-nao.html. Gupta, Shivam, Sameer Kumar, Sanjay Kumar Singh, Cyril Foropon, and Charu Chan- dra. 2018. “Role of Cloud ERP on the Performance of an Organization: Contingent Resource- Based View Perspective.” International Journal of Logistics Management. https://doi.org/10.1108/IJLM-07-2017-0192. Gupta, Shivam, Subhas C. Misra, Ned Kock, and David Roubaud. 2018. “Organi- zational, Technological and Extrinsic Factors in the Implementation of Cloud ERP in SMEs.” Journal of Organizational Change Management. https://doi.org/10.1108/JOCM- 06-2017-0230. Hiền, Ngụy Thị, and Phạm Quốc Trung. 2013. “Các Nhân Tố Ảnh Hưởng Đến Sự Thành Công Của Dự Án ERP Tại Việt Nam.” Phát Triển Khoa Học & Công Nghệ 16. ITG. 2020. “Chi Phí Triển Khai ERP Tổng Thể Là Bao Nhiêu?” 2020. https://www.it- gvietnam.com/chi-phi-trien-khai-erp-tong-the-la-bao-nhieu/. Jlelaty, Moneer, Youssef Monzer, O Steen, and A Olerup. 2012. “Factors in Cloud Com- puting Adoption.” Lund University. Marston, Sean, Zhi Li, Subhajyoti Bandyopadhyay, Juheng Zhang, and Anand Ghalsasi. 2011. “Cloud Computing - The Business Perspective.” Decision Support Systems. https://doi.org/10.1016/j.dss.2010.12.006. Navaneethakrishnan, C M. 2013. “A Comparative Study of Cloud Based ERP Systems with Traditional ERP and Analysis of Cloud ERP Implementation.” International Journal Of Engineering And Computer Science. Nguyễn Bích Liên. 2012. “Xác Định và Kiểm Soát Các Nhân Tố Ảnh Hưởng Chất Lượng Thông Tin Kế Toán Trong Môi Trường Ứng Dụng Hệ Thống Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp (ERP) Tại Các Doanh Nghiệp Việt Nam.” Panorama-consulting. n.d. “The 2019 ERP Report.” Accessed July 1, 2020. https://www.panorama-consulting.com/resource-center/erp-software-research-and- reports/panorama-consulting-solutions-2019-erp-report/. Panorama. 2020. “The 2020 ERP Report.” 1673
INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 Peng, GC, Gala, and CJ. 2014. “This Is a Repository Copy of Cloud ERP: A New Dilemma to Modern Organisations?” http://eprints.whiterose.ac.uk/79123/. Perspectives, Technology, Hanifah Abdul Hamid, Mokhtar Mohd Yusof, CGMA, Infor, Norhaiza Khairuddin Haslinda Hassan,Mohd Herry Mohd Nasir, Moving Forward, et al. 2016. “Infor CloudSuite.” Infor. Scavo, F., B. Newton, and M. Longwell. 2012. “Choosing Between Cloud and Hosted ERP, and Why It Matters.” Computer Economics. Venkatraman, Sitalakshmi, and Kiran Fahd. 2016. “Challenges and Success Factors of ERP Systems in Australian SMEs.” Systems. https://doi.org/10.3390/systems4020020. 1674