Giáo trình Access 2010 - Trung tâm tin học

Giáo trình Access<br /> <br /> Trung tâm Tin học<br /> <br /> Chương 1<br /> TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2010<br /> 1.1. Giới thiệu:<br /> Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office của<br /> hãng Microsoft. MS Access cung cấp cho người dùng giao diện<br /> thân thiện và các thao tác ñơn giản, trực quan trong việc xây dựng<br /> và quản trị cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ<br /> liệu.<br /> Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational<br /> Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản<br /> lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và ñặc biệt dễ sử dụng do giao diện<br /> giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS<br /> Excel.<br /> Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh ñi kèm<br /> (Development Tools) giúp các nhà phát triển phần mềm ñơn giản<br /> trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô<br /> vừa và nhỏ<br /> MS Access 2010 cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người<br /> dùng nhanh chóng và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng<br /> thông qua query, form, report kết hợp với một số lệnh Visual Basic.<br /> Trong Microsoft Access 2010, bạn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu<br /> web và ñưa chúng lên các SharePoint site. Người duyệt SharePoint<br /> có thể sử dụng ứng dụng cơ sở dữ liệu của bạn trong một trình<br /> duyệt web, sử dụng SharePoint ñể xác ñịnh ai có thể xem những gì.<br /> Nhiều cải tiến mới hỗ trợ khả năng ñưa dữ liệu lên web, và cũng<br /> cung cấp lợi ích trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy ñơn<br /> truyền thống.<br /> Access 2010 giao diện người dùng cũng ñã thay ñổi. Nếu bạn<br /> không quen với Office Access 2007, Ribbon và Cửa sổ Danh mục<br /> chính có thể là mới cho bạn. Thanh Ribbon này thay thế các menu<br /> và thanh công cụ từ phiên bản trước. Cửa sổ Danh mục chính thay<br /> thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database.<br /> -1-<br /> <br /> Giáo trình Access<br /> <br /> Trung tâm Tin học<br /> <br /> Và một ñiểm mới trong Access 2010, Backstage View cho phép<br /> bạn truy cập vào tất cả các lệnh áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu,<br /> như là thu gọn và sửa chữa, hoặc các lệnh từ menu File.<br /> Các lệnh ñược bố trí trên các tab ở phía bên trái của màn hình, và<br /> mỗi tab chứa một nhóm các lệnh có liên quan hoặc các liên kết. Ví<br /> dụ, nếu bạn nhấn New, bạn sẽ thấy tập hợp các nút cho phép bạn<br /> tạo ra một cơ sở dữ liệu mới từ ñầu, hoặc bằng cách chọn từ một<br /> thư viện của cơ sở dữ liệu các mẫu thiết kế chuyên nghiệp.<br /> <br /> 1.2. Khởi ñộng Access 2010:<br /> ðể khởi ñộng MS Access<br /> ta có thể dùng một trong<br /> các cách sau:<br /> − Cách 1: Start
(All)<br /> Programs
Microsoft<br /> Office
Microsoft<br /> Office Access 2010.<br /> − Cách 2: Double click<br /> vào shortcut Ms Access<br /> trên desktop, xuất hiện<br /> cửa sổ khởi ñộng Access như hình.<br /> <br /> 1.3. Các thành phần trong cửa sổ khởi ñộng:<br /> 1.3.1. Thanh Quick Access:<br /> Thanh công cụ Quick Access: Hiển<br /> thị bên trái của thanh tiêu ñề, mặc<br /> ñịnh thanh Quick Access gồm các nút<br /> công cụ Save, Undo, …<br /> Bên phải của Quick Access chứa nút<br /> Customize, khi cơ sở dữ liệu ñang<br /> mở, nếu click nút Customize sẽ xuất<br /> hiện một menu giúp bạn chỉ ñịnh các<br /> nút lệnh hiển thị trên thanh Quick<br /> Access, nếu các lệnh không có trong<br /> menu, bạn có thể click nút More<br /> -2-<br /> <br /> Giáo trình Access<br /> <br /> Trung tâm Tin học<br /> <br /> Commands hoặc<br /> click phải trên<br /> thanh<br /> Quick<br /> Access<br /> chọn<br /> Customize Quick<br /> Access Toolbar.<br /> ðể thêm nút lệnh<br /> vào Quick Access,<br /> bạn chọn lệnh<br /> trong khung choose<br /> commands from,<br /> click nút Add
click OK.<br /> <br /> 1.3.2. Vùng làm việc:<br /> Khi khởi ñộng Access, trong cửa sổ khởi ñộng, mặc ñịnh tab File<br /> và lệnh New trong tab File ñược chọn, cửa sổ ñược chia thành 3<br /> khung:<br /> − Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File<br /> − Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có<br /> thể tạo mới.<br /> − Khung bên phải: ñể nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới<br /> tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu.<br /> <br /> 1.3.3. Thanh Ribbon:<br /> Bên dưới thanh tiêu ñề, Access 2010 hiển thị các nút lệnh trên một<br /> thanh dài ñược gọi là Ribbon, thanh Ribbon có thể chiếm nhiều<br /> không gian màn hình, ta có thể thu nhỏ kích thước của Ribbon bằng<br /> cách click nút Minimize The Ribbon<br /> <br /> Thanh<br /> Ribbon<br /> ñược tạo bởi nhiều<br /> tab khác nhau, ñể<br /> truy cập vào một<br /> tab bạn có thể click<br /> -3-<br /> <br /> Giáo trình Access<br /> <br /> Trung tâm Tin học<br /> <br /> trên nhãn của tab hoặc dùng phím tắt. Nhấn phím Alt hoặc F10 ñể<br /> hiển thị tên của các phím tắt của các tab.<br /> Hầu hết các tab trên Ribbon ñược chia thành từng nhóm khác nhau,<br /> mỗi nhóm hiển thị tiêu ñề con bên dưới của nhóm. Một số nhóm<br /> trong Ribbon có hiển thị nút<br /> , khi click nút này sẽ xuất hiện cửa<br /> sổ cho phép thiết lập các thuộc tính của nhóm tương ứng.<br /> <br /> 1.3.4. Cửa sổ Properties<br /> Cửa sổ Properties giúp bạn có thể<br /> hiệu chỉnh thuộc tính của ñối<br /> tượng, tùy theo ñối tượng ñang<br /> ñược chọn mà cửa sổ thuộc tính<br /> sẽ chứa những thuộc tính tương<br /> ứng của ñối tượng ñó.<br /> ðể mở cửa sổ Properties, bạn<br /> chọn ñối tượng muốn thay ñổi<br /> thuộc tính, chọn tab Design hoặc<br /> nhấn tổ hợp phím Atl +Enter<br /> Cửa sổ Properties ñược chia<br /> thành năm nhóm<br /> − Format: Gồm các thuộc tính<br /> ñịnh dạng ñối tượng<br /> − Data: Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu của ñối tượng.<br /> − Event: Gồm các sự kiện (event) của ñối tượng.<br /> − Other: Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu,<br /> toolbars,…<br /> − All: Gồm tất cả các thuộc tính trong bốn nhóm trên.<br /> <br /> -4-<br /> <br /> Giáo trình Access<br /> <br /> Trung tâm Tin học<br /> <br /> 1.3.5. Thanh Navigation Pane<br /> Navigation Pane là khung chứa nội<br /> dung chính của cơ sở dữ liệu. Từ khung<br /> Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ<br /> Table, Query, Form, Report, Macro,<br /> hoặc module trong cơ sở dữ liệu bằng<br /> cách double click vào tên của ñối tượng.<br /> Bằng cách click phải vào tên của ñối<br /> tượng trong Navigation Pane, bạn có thể<br /> thực hiện các thao tác với ñối tượng như:<br /> ñổi tên, sao chép, xoá, import, export<br /> một ñối tượng…<br /> Nhấn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của<br /> khung Navigation Pane ñể hiển thị hoặc ẩn khung Navigation<br /> Pane.<br /> <br /> 1.4. Cách tạo tập tin cơ sở dữ liệu:<br /> 1.4.1. Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng:<br /> − Tại cửa sổ khởi ñộng, click nút Blank Database.<br /> − File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010,<br /> <br /> tập tin cơ sở dữ liệu ñược lưu với tên có phần mở rộng là<br /> .accdb.<br /> − Nếu không chỉ<br /> ñịnh ñường dẫn<br /> thì mặc ñịnh tập<br /> tin mới tạo sẽ<br /> ñược lưu trong<br /> thư<br /> mục<br /> Document, ngược<br /> lại, click nút<br /> Brows<br /> ñể chỉ<br /> ñịnh vị trí lưu tập<br /> tin. Click nút<br /> Create ñể tạo tập tin cơ sở dữ liệu.<br /> -5-<br /> <br />