Giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ: Phần 1

Chia sẻ: Lê Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:48

Thêm vào BST

Báo xấu

679
lượt xem 100
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần 1 Giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm nội dung chương I - Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ, chương II - Kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp. Cùng với phần lý luận ở mỗi chương đều có phần bài tập và câu hỏi do chính tác giả của chương biên soạn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ: Phần 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. ĐẶNG THÚY ANH ===  === GIÁO TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VINH, NĂM 2011 =  = 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. ĐẶNG THÚY ANH ===  === GIÁO TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VINH, NĂM 2011 =  = 2
LỜI MỞ ĐẦU Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ở Việt nam hiện nay chưa thực sự được chú ý. Một trong những nguyên nhân dẫn đến điều này là chưa hiểu rõ bản chất, vai trò, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với mong muốn giúp cho các bạn đọc hiểu rõ về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, giảm bớt sự nhầm lẫn giữa kiểm soát nội bộ với kiểm toán nội bộ, cuốn giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được biên soạn. Với kết cấu gồm 4 chương, chúng tôi hy vọng cuốn giáo trình sẽ cung cấp nhiều kiến thức bổ ích cho sinh viên không chỉ ngành kế toán mà còn cả các sinh viên ngành quản trị kinh doanh cũng như với các bạn đọc khác. Chương I: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ Chương II: Kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp Chương III: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Chương IV: Trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên Cùng với phần lý luận ở mỗi chương đều có phần bài tập và câu hỏi do chính tác giả của chương biên soạn. Tham gia biên soạn gồm: 1. Th.S Đặng Thuý Anh – Chủ biên- biên soạn Chương thứ nhất, Chương thứ hai 2. GV. Nguyễn Thị Diệu Thuý biên soạn Chương thứ ba, Chương thứ tư Đây là cuốn giáo trình được biên soạn lần đầu, tập thể tác giả đã nỗ lực rất nhiều trong quá trình biên soạn và biên tập nhưng cuốn giáo trình không thể tránh khỏi thiếu sót cả về nội dung và hình thức. Chúng tôi hy vọng sẽ nhận được nhiều ý kiến đóng góp của bạn đọc để cuốn giáo trình được hoàn thiện hơn ở lần tái bản sau Tập thể tác giả 3
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB Kiểm soát nội bộ SXKD Sản xuất kinh doanh 4
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục tiêu chương: Sau khi nghiên cứu chương, người đọc có thể hiểu được khái niệm, bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ, mục tiêu, sự cần thiết, lợi ích của hệ thống này cũng như những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Nội dung của chương tập trung làm rõ những vấn đề sau: - Khái niệm và các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ - Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu qua hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong doanh nghiệp. Có rất nhiều định nghĩa về HTKSNB, cụ thể: Theo Spencer Picket, tác giả của cuốn “Internal Control: A Manager’s Journey”, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là những cơ chế để đảm bảo đạt được các mục tiêu. Hệ thống kiểm soát tốt sẽ tăng cường hiệu quả, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy tắc, có thông tin tốt, loại trừ được lỗi và sự lạm dụng” Theo chuẩn mực về kiểm soát của Hiệp hội kế toán Canada (CICA), “Kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả các thành phần của tổ chức hỗ trợ để đạt được mục tiêu của tổ chức. Các thành phần này bao gồm nguồn lực, hệ thống, tiến trình, văn hoá, cơ cấu và nhiệm vụ”. Theo hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountants – EAA) định nghĩa về HTKSNB được đưa ra như sau: “ Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: - Tiến hành hoạt động kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị 5
- Giữ an toàn tài sản - Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của HTKSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ Theo Uỷ ban Hỗ trợ tổ chức của Mỹ (COSO), “Kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết kế bởi các nhà quản lý để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: Hiệu lực và hiệu quả của hoạt động; Sự tin cậy của các báo cáo tài chính và sự tuân thủ luật pháp và các quy tắc của tổ chức”. Theo mục 10, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót. Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý. Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. HTKSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Tuy có nhiều cách định nghĩa khác nhau về KSNB, song chúng đều có những điểm chung là giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo thực hiện các chế độ pháp lý. Cụ thể, HTKSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu: Thứ nhất là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh nghiệp rất nhạy cảm với vấn đề gian lận, biển thủ, mất cắp, hư hỏng, sử dụng không đúng mục đích nên chúng cần được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều này cũng tương tự như một số tài sản phi vật chất như các tài liệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật của nhà nước) và sổ sách. Sự bảo vệ một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng hơn kể từ khi có hệ thống máy tính. Số lượng lớn thông tin được tồn trữ trong các phương tiện bằng máy tính như đĩa từ có thể bị phá hoại nếu không cẩn trọng bảo vệ chúng. 6
Thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. Các nhà quản lý chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận Thứ ba là đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức. Cụ thể HTKSNB cần duy trì kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Theo thông lệ chung, người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ luật pháp trong một đơn vị chính là những người quản lý của đơn vị. Nói cách khác, việc ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm như gian lận hay sai sót là trách nhiệm của những người quản lý. Bởi vì nếu không thực hiện được điều này, chắc chắn hoạt động của đơn vị sẽ không có hiệu quả, các thông tin không trung thực, thậm chí đơn vị có thể bị giải thể vì những hành vi không tuân thủ pháp luật. Đối với hành vi không tuân thủ, đoạn 08 chuẩn mực kiểm toán Việt nam số 250 – Xem xét tính tuân thủ pháp luật và các quy định trong kiểm toán báo cáo tài chính – xác định: “ Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toán có trách nhiệm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ đúng pháp luật và các quy định hiện hành, ngăn ngừa, phát hiện và xử lý những hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định trong đơn vị” Thứ tư là đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại 7
không cần thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doang nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện cơ chế giám sát của HTKSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Như vậy, tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu và kết hợp hài hoà các lợi ích trên. 1.2. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để bảo đảm tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản HTKSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này mà các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức Trong một tổ chức, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có HTKSNB, thì việc giải quyết mâu thuẫn giữa lợi ích riêng của người lao động và lợi ích chung của toàn tổ chức, người sử dụng lao động là rất khó, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức, làm thế nào quản lý được rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, làm thế nào có thể phân quyền uỷ nhiệm giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích: 8
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh chẳng hạn như hàng hoá bị hỏng, bị mất do bão lụt, hoả hoạn, cháy nổ, các sai sót của người lao động vô tình gây ra những thiệt hại trong sản xuất như tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm - Giữ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp - Đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu quả sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đặt ra - Bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ Ban giám đốc của doanh nghiệp có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát HTKSNB phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hoá chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn có quy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất cứ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ HTKSNB, quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và kiểm soát, kiểm tra định kỳ nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ. Ở Việt nam, theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một HTKSNB. Công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào cá chỉ số kinh tế, tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. 1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Có nhiều cách phân chia các thành phần cơ bản cấu thành HTKSNB. Theo Chuẩn mực kiểm toán VN số 400 thì HTKSNB bao gồm 4 bộ phận cơ 9
bản cấu thành: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. 1.3.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát, tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách đó trong đơn vị. Các nhân tố có tính chất môi trường bao gồm: Thứ nhất: Đặc thù quản lý Các đặc thù về quản lý thể hiện qua nhận thức, quan điểm, hành động khác nhau của các nhà quản lý trong việc điều hành hoạt động doanh nghiệp. Chính những nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanh nghiệp. Cụ thể, một nhà quản lý coi trọng vấn đề mở rộng và chiếm lĩnh thị trường họ sẽ thực hiện một loạt những hành động, những chính sách nhằm mở rộng thị trường như là mở thêm các cửa hàng, tuyển thêm nhân viên tiếp thị, tăng chi phí quảng cáo... Vậy quan điểm đó sẽ có phản ứng dây truyền đối với việc xây dựng và củng cố HTKSNB của doanh nghiệp như phải thay đổi định mức chi phí quảng cáo, chi phí cho nhân viên kinh doanh tiếp thị, chi phí quản lý cửa hàng... Các quan điểm đó sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Đặc thù quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực hay phân bổ quyền lực trong đơn vị. Một số đơn vị, việc quản lý được tập trung và chi phối bởi một cá nhân. Trong trường hợp này phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục kiểm soát. Ngược lại, ở một số đơn vị, quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý. Việc phân quyền này rất có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của HTKSNB, cụ thể khi xây dựng các chính sách, quy định nào đó của đơn vị thì sẽ có nhiều ý kiến đóng góp, nhận xét và được kiểm tra, đánh 10
giá bởi nhiều người trong bộ máy quản lý trước khi ban hành. Điều này góp phần ban hành những chính sách, quy định sát thực và hiệu qủa hơn từ đó góp phần kiểm soát nội bộ các hoạt động tốt hơn. Ngoài ra, khi quyền lực được phân chia cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì từng mảng công việc, từng lĩnh vực, từng bộ phận trong đơn vị sẽ được quản lý tốt hơn. Khi quyền lực chỉ tập trung bởi một cá nhân thì việc xử lý công việc sẽ khó khăn khi cá nhân đó đi vắng nên việc phân chia quyền lực cho nhiều người sẽ giúp xử lý công việc dễ dàng hơn khi chủ doanh nghiệp đi vắng. Hơn nữa, việc phân chia quyền lực cho nhiều người sẽ hạn chế được những sai phạm có thể xẩy ra khi ban hành các quy định, chính sách, hạn chế phần nào những yếu điểm trong tính cách như độc đoán, chuyên quyền, không thận trọng, quá nóng vội trong xử lý công việc của chủ doanh nghiệp. Điều này cũng có tác dụng kiểm soát nội bộ các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp tốt hơn. Thứ hai: Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của đơn vị đề cập đến sự phân chia nhiệm vụ, quyền hạn và mối liên hệ giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được thông suốt và hiệu quả, có khả năng ngăn ngừa các vi phạm, loại bỏ những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai sót, gian lận. Ngược lại sự thiếu hợp lý trong việc bố trí cơ cấu tổ chức sẽ dẫn đến sự lãng phí, chồng chéo hay bỏ sót hoặc sự lơ là thiếu trách nhiệm, từ đó dễ xảy ra các sai phạm. Như vậy, bản thân cơ cấu tổ chức của đơn vị cũng ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách cũng như kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Thứ ba: Chính sách nhân sự Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên. Đây cũng là nhân tố quan trọng trong tác động đến hiệu quả của HTKSNB vì họ chính là người thực hiện mọi chính sách và thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Các chính sách, thủ tục kiểm soát dù đúng đắn, chặt chẽ đến đâu cũng không phát huy được hiệu quả khi đội ngũ nhân sự thực thi yếu kém về trình độ, suy thoái về đạo đức và sa sút về tinh thần làm việc. Ngược lại, một chính sách nhân sự tốt sẽ khiến cho các chính sách, thủ tục kiểm soát được tuân thủ một cách nghiêm túc, hạn chế đến mức thấp nhất những sai phạm. 11
Bởi vậy, các nhà quản lý cần có chính sách, chế độ cụ thể rõ ràng đối với việc tuyển dụng, đánh giá đề bạt khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Việc tuyển dụng, đào tạo đề bạt các cán bộ, đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục. Thứ tư: Công tác kế hoạch Công tác kế hoạch bao gồm một hệ thống các kế hoạch và dự toán như kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch tài chính cũng như các dự án, phương án chiến lược của bộ phận quản lý cao nhất. Việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả. Định kỳ đơn vị tiến hành đối chiếu giữa thực tế với kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch để từ đó có những điều chỉnh xử lý kịp thời. Như vậy bản thân công tác kế hoạch nếu được tiến hành một cách nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp cho đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai sót, gian lận trong các hoạt động SXKD của mình. Thứ năm: Ban kiểm soát Ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Một là: Giám sát sự chấp hành pháp luật của Công ty. Hai là: Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Ba là: Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Bốn là: Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Thứ sáu: Môi trường bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao gồm các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý, nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý, cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế, thủ 12
tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố này gồm có: Đường lối phát triển kinh tế của Nhà nước, các chính sách, chỉ thị, quyết định... của chính phủ, của các cơ quan chức năng, các luật và bộ luật kinh tế, chính sách tín dụng của các chủ nợ, các đối chủ cạnh tranh... 1.3.2 Hệ thống kế toán Theo mục 11, chuẩn mực kế toán Việt nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ “Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện việc ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính” Hệ thống kế toán là yếu tố chủ yếu trong hệ thống thông tin của đơn vị. Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Về tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Về sự phê chuẩn: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. Về tính đầy đủ: Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về sự đánh giá: Đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và chi phí. Về sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán. Về tính đúng kỳ: Đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. Về quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng hợp và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính các trên các báo cáo tài chính doanh nghiệp. 13
Hệ thống kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán; Hệ thống sổ kế toán; Hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán: Đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của đơn vị. Chứng từ kế toán là nguồn cung cấp thông tin ban đầu (đầu vào) được xem là cơ sở kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Chứng từ vừa thực hiện chức năng thông tin đồng thời là minh chứng cho sự hiện hữu của tài sản và sự xẩy ra các nghiệp vụ trong toàn tổ chức, là cơ sở để thực hiện hoạt động kiểm soát trước khi nghiệp vụ kinh tế xẩy ra. Chứng từ giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị. Thí dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chi tiền mặt không đúng mục đích, chi vượt quá mức cho phép. Chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Do vậy hệ thống chứng từ khoa học sẽ cung cấp sự đảm bảo hợp lý về môi trường kiểm soát đúng đắn tất cả các tài sản và nghiệp vụ. Hệ thống sổ sách kế toán: Là công cụ ghi chép, phân loại, tính toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp lên báo cáo. Hệ thống sổ sách kế toán còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách có hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ với các báo cáo tài chính. Vì vậy nó là cơ sở kiểm tra, truy cập chứng từ. Hệ thống tài khoản kế toán: Quá trình kiểm soát có liên quan chặt chẽ với chứng từ và sổ sách kế toán là sơ đồ tài khoản. Sơ đồ tài khoản phân loại các nghiệp vụ kinh tế vào những tài khoản riêng biệt trên các báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và bảng cân đối kế toán. Sơ đồ tài khoản là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó cung cấp bố cục để xác định thông tin trình bày cho ban quản trị và cho những nguời khác sử dụng báo cáo tài chính. Sơ đồ tài khoản có ích cho việc ngăn ngừa sai sót do phân loại sai vì nó mô tả chuẩn xác các loại nghiệp vụ kinh tế trong hoạt động của đơn vị. Hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán: hệ thống Báo cáo kế toán gồm 2 phân hệ: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính không đơn thuần chỉ là 14
sự mang sang từ sổ sách kế toán mà còn phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và phải được trình bày đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành. Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau. 1.3.3 Thủ tục kiểm soát Mỗi một đơn vị, tổ chức có những đặc thù riêng, từ cơ cấu tổ chức đến đặc điểm hoạt động kinh doanh. Vì vậy để đạt được mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải xây dựng, thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình. Do đó, các bước kiểm soát và cách thức kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát được xây dựng theo các nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Đảm bảo được nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc, nghiệp vụ kinh tế từ đầu đến cuối do vậy sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và cá nhân qua đó thúc đẩy năng suất làm việc cao hơn. Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nghiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp và dễ nhận ra sự sai sót và gian lận. Không được bố trí khiêm nhiệm giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như tách biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản hoặc chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát,... Phải uỷ quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp: Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt 15
đẹp, đồng thời giúp nhà quản lý kiểm soát, hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc. Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xẩy ra. Sự phê chuẩn có thể chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Thí dụ ban hành Bảng giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng, mức khuyến mại cho khách hàng… Các nhân viên căn cứ vào bảng giá, chính sách mà công ty đưa ra để xét duyệt các nghiệp vụ. Phê chuẩn cụ thể là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Việc phê chuẩn này thường áp dụng cho những nghiệp vụ thường xuyên nhưng số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung ví dụ bán hàng với số lượng lớn, số tiền phát sinh lớn…Các cá nhân hoặc bộ phận được uỷ quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Trên cơ sở các nguyên tắc cơ bản trên các thủ tục kiểm soát cơ bản được thiết kế. Một số thủ tục kiểm soát cơ bản trong doanh nghiệp gồm: Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất chẳng hạn như xây dựng nhà kho, trang bị hệ thống báo cháy, sử dụng tủ sắt, khoá, tường rào, lực lượng bảo vệ, hệ thống báo động, phát hiện trộm cắp... Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tài sản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa được phép của người quản lý như kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, quy chế bảo trì sữa chữa tài sản... Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét bốn loại thủ tục kiểm soát nêu trên. Chẳng hạn như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhưng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng 16
có thể xảy ra thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản. Định dạng trước: Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý. Sử dụng chỉ tiêu: là việc lượng hoá tất cả những mục tiêu mà công ty đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này. Để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi phải có nguyên tắc chung sau:  Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng.  Quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị.  Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau.  Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp.  Mọi nhân viên đều phải tuân thủ HTKSNB.  Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng.  Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra.  Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản.  Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB. 1.3.4 Kiểm toán nội bộ Theo Viện kiểm toán nội bộ Hoa kỳ (IIA) “Kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá và tư vấn độc lập trong nội bộ tổ chức, được thiết kế nhằm cải tiến và làm tăng giá trị cho các hoạt động của tổ chức đó. Giúp tổ chức đạt được các mục tiêu bằng việc đánh giá và cải tiến một cách có hệ thống và chuẩn tắc có hiệu lực của quy trình quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro”. 17
Tóm lại, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết kế trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Là một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu có địa vị pháp lý và đội ngũ cán bộ tương xứng, cụ thể: Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải phụ thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động, đồng thời phải được một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. Về hoạt động: Các hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ cần có kế hoạch cẩn thận. Cần xác định một loạt các mục tiêu chi tiết trong khuôn khổ những trách nhiệm của kế toán nội bộ đã được quy định. Những mục tiêu này cần được chuyển thành kế hoạch kiểm toán với sự ưu tiên cao nhất cho những lĩnh vực có rủi ro lớn hơn hoặc các lĩnh vực có khả năng tiết kiệm lớn nhất. Kế hoạch kiểm toán được sử dụng để dự toán các chi phí. Ngoài ra cần có một chương trình chính thức về các thủ tục kiểm tra chất lượng để đảm bảo chắc chắn rằng công việc của bộ phận kiểm toán nội bộ đúng với tiêu chuẩn. Chương trình bao gồm cả việc giám sát các nhân viên và việc rà soát lại các giấy tờ công tác do những cán bộ cấp cao hơn ở trong bộ phận đó thực hiện. 18
HƯỚNG DẪN HỌC TẬP CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG I. Câu hỏi ôn tập 1. Hãy nêu những lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ? 2. Hãy phân biệt hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ? 3. Trình bày các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ? 4. Hãy phân tích vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán? Câu hỏi trắc nghiệm A. Hãy nhận định Đúng hoặc Sai cho các câu dưới đây và giải thích: 1. Kiểm toán nội bộ và kiểm soát nội bộ là như nhau 2. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có bộ phận kiểm toán nội bộ 3. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có hệ thống kiểm soát nội bộ 4. Kiểm toán nội bộ bao gồm cả kiểm soát nội bộ 5. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm cả kiểm toán nội bộ 6. Trưởng phòng hành chính của một doanh nghiệp chịu trách nhiệm thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ 7. Chủ tịch hội đồng quản trị có thể vô hiệu hoá hệ thống kiểm soát nội bộ 8. Khi thiết lập thủ tục kiểm soát của HTKSNB cần tuân thủ nguyên tắc là không nên để một cá nhân thực hiện từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng của một nghiệp vụ kinh tế 9. Để HTKSNB hoạt động có hiệu quả cần tuân thủ nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm 10. Kiểm soát nội bộ đảm bảo tài sản của doanh nghiệp không bao giờ bị mất trộm, biển thủ 11. Hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo doanh nghiệp làm ăn luôn có lãi 12. Các doanh nghiệp ở Việt nam rất chú trọng đến xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 13. Ban quản lý chịu trách nhiệm xây dựng HTKSNB hiệu quả 14. Hệ thống kế toán không có tác dụng gì trong kiểm soát nội bộ 15. Để hoạt động có hiệu quả thì bộ phận kiểm toán nội bộ nên trực thuộc phòng kế toán 16. Những người làm việc ở phòng kiểm toán nội bộ không cần thiết phải có chứng chỉ kiểm viên hành nghề 19
17. Đưa ra Bảng giá phòng nghỉ khách sạn là một loại của phê chuẩn cụ thể 18. Hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng luôn luôn hiệu quả 19. Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhà nước luôn lớn và mạnh hơn hệ thống kiểm soát nội bộ công ty cổ phần B. Hãy chọn câu đúng nhất cho các câu dưới đây: 1.1 Yếu tố nào dưới đây không phải là một trong những yếu tố cơ bản của môi trường kiểm soát a. Môi trường kiểm soát b. Hệ thống kế toán c. Kiểm toán nội bộ d. Rủi ro kiểm soát 1.2 Sự phê chuẩn nào dưới đây là sự phê chuẩn chung: a. Bảng giá phòng nghỉ khách sạn b. Hạn mức bán chịu c. Bảng giá bán hàng hoá d. Tất cả các câu đều đúng 1.3 Kiểm toán nội bộ là một bộ phận: a. Độc lập với hệ thống kiểm soát nội bộ b. Nên trực thuộc phòng tổ chức của đơn vị c. Có tư cách pháp nhân d. Là một yếu tố của HTKSNB 1.4 Câu nào dưới đây của HTKSNB là hợp lý: a. Các nghiệp vụ kinh tế phải có sự phê chuẩn của những người quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép b. Khi xây dựng các hoạt động kiểm soát phải tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn, nguyên tắc phân công phân nhiệm c. Không nên để một người vừa giữ tài sản lại vừa giữ sổ của tài sản đó d. Tất cả các câu trên đều đúng 1.5 HTKSNB sẽ hoạt động có hiệu quả nếu: a. Ban Giám đốc có tính liêm khiết, trung thực b. Ban giám đốc có năng lực c. Thiết kế, xây dựng được các hoạt động kiểm soát quan trọng d. Tất cả các câu trên 20