Giáo trình Kế toán doanh nghiệp thương mại xây lắp (Giáo trình đào tạo từ xa): Phần 1

Chia sẻ: Lê Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:104

Thêm vào BST

Báo xấu

129
lượt xem 26
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung của cuốn sách bao gồm 4 chương sau: Chương 1 Kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại; chương 2 Kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu; chương 3 Kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh du lịch, dịch vụ; chương 4 Kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp. Phần 1 sau đây gồm nội dung 2 chương đầu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kế toán doanh nghiệp thương mại xây lắp (Giáo trình đào tạo từ xa): Phần 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. NGUYỄN THỊ HẠNH DUYÊN ===  === KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI XÂY LẮP VINH, NĂM 2011 =  = 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. NGUYỄN THỊ HẠNH DUYÊN ===  === KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI XÂY LẮP (Giáo trình đào tạo từ xa) VINH, NĂM 2011 =  = 2
Phân công biên soạn: - Chủ biên : Thạc sỹ Nguyễn Thị Hạnh Duyên - Các tác giả: - Thạc sỹ Nguyễn Thị Hạnh Duyên - chủ biên & biên soạn chương 2; - Thạc sỹ Nguyễn Hoàng Dũng - biên soạn chương 1 và chương 3; - Thạc sỹ Nguyễn Thị Thanh Hòa - biên soạn chương 4; 3
LỜI MỞ ĐẦU Xuất phát từ cơ sở lý thuyết và nghiên cứu thực tiễn của các tác giả khác nhau, cuốn sách này mong muốn đạt được các mục tiêu: - Chương trình đào tạo “kế toán doanh nghiệp” giúp học viên hiểu và có kỹ năng tốt từ chi tiết đến tổng hợp về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp thương mại, dịch vụ và xây lắp một cách hiệu quả nhất (tổ chức công tác kế toán như:chứng từ, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế GTGT và thuế TNDN,... trong doanh nghiệp xây lắp một cách thuần thục) - Chương trình đào tạo “kế toán doanh nghiệp” giúp học viên hiểu mối quan hệ giữa kế toán và hoạt động thương mại, dịch vụ, xây dựng, lắp đặt máy móc, thiết bị, biết sử dụng những thông tin kế toán về hoạt động thương mại, dịch vụ và xây lắp để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành một doanh nghiệp thương mại,dịch vụ, xây lắp có hiệu quả nhất. - Chương trình đào tạo “kế toán doanh nghiệp” giúp học viên biết cách sử dụng tư vấn pháp luật về lĩnh vực thương mại,dịch vụ, xây lắp, tư vấn thuế, kế toán và các luật có liên quan trong mọi hoạt động của một doanh nghiệp thương mại, xây lắp. Tác giả và các cộng sự hy vọng rằng, cuốn sách này có thể mang lại những giá trị lý thuyết và thực tiễn cho các đối tượng: - Các kế toán viên, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng tại các doanh nghiệp thương mại, xây lắp và các cán bộ kế toán tại các loại hình doanh nghiệp khác. - Các cá nhân yêu thích nghề kế toán doanh nghiệp thương mại, xây lắp. - Các sinh viên năm cuối đã có kiến thức cơ bản về kế toán doanh nghiệp. Nội dung của cuốn sách bao gồm 4 chương sau: Chương 1 Kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại; Chương 2 Kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu; Chương 3 Kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh du lịch, dịch vụ; Chương 4 Kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp. Tham gia biên soạn cuốn sách gồm tập thể giáo viên bộ môn Kế toán – Khoa Kinh tế, Đại học Vinh: - Thạc sỹ Nguyễn Thị Hạnh Duyên - chủ biên & biên soạn chương 2; - Thạc sỹ Nguyễn Hoàng Dũng - biên soạn chương 1 và chương 3; - Thạc sỹ Nguyễn Thị Thanh Hòa - biên soạn chương 4; 4
Mặc dù đã dồn nhiều công sức và tâm huyết nhưng do trình độ và hạn chế về thời gian nên cuốn sách không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Vì vậy, tác giả và các cộng sự rất mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của các nhà khoa học. Xin chân thành cảm ơn ! TẬP THỂ TÁC GIẢ 5
DANH MỤC VIẾT TẮT BĐS Bất động sản BHTN Bảo hiểm thất nghiệp BHYT Bảo hiểm y tế BT Bút toán BHXH Bảo hiểm xã hội CCDC Công cụ dụng cụ CKTM Chiết khấu thương mại CP Chi phí CT Công trình DN Doanh nghiệp DT Doanh thu DV Dịch vụ GG Giảm giá GTGT Giá trị gia tăng HMCT Hạng mục công trình HT Hoàn thành KD Kinh doanh KQKD Kết quả kinh doanh KPCĐ Kinh phí công đoàn MMTB Máy móc thiết bị NCTT Nhân công trực tiếp NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp UBND Ủy ban nhân dân QLDN Quản lý doanh nghiệp TGXQ Tỷ giá xuất quỹ TK Tài khoản TNDN Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định TTĐB Tiêu thụ đặc biệt XDCB Xây dựng cơ bản SXC Sản xuất chung 6
Chương 1 KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI Chương 1 gồm bảy nội dung: 1.1. Đặc điểm kinh doanh thương mại và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp thương mại 1.2. Kế toán mua hàng 1.3. Kế toán bán hàng 1.4. Kế toán chi tiết hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1.5. Kế toán chi phí lưu thông, chi phí quản lý 1.6. Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp Thương mại 1.7 Câu hỏi và bài tập vận dụng Mục tiêu chung: Giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại bao gồm đặc điểm hoạt động thương mại, chế độ kế toán vận dụng trong doanh nghiệp thương mại, kế toán mua hàng, bán hàng trong doanh nghiệp thương mại và một số điểm khác biệt trong công tác kế toán giữa doanh nghiệp thương mại và các loại hình doanh nghiệp khác. Trên cơ sở đó, học viên vận dụng vào thực tiễn công tác kế toán trong các doanh nghiệp thương mại Mục tiêu cụ thể: Cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm, đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại - Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại - Kế toán mua hàng, kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại - Kế toán chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp - Kế toán xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại 1.1. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH THƯƠNG MẠI VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1.1. Đặc điểm doanh nghiệp thương mại Khái niệm: Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất với tiêu dùng. Hoạt động thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hoặc 7
giữa thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ du lịch thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế-xã hội. Đặc điểm: - Đặc điểm hoạt động và tổ chức kinh doanh: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty mô giới, công ty xúc tiến thương mại… - Đặc điểm về hàng hoá, sự vận động của hàng hóa: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về (hoặc hình thành từ các nguồn khác) với mục đích để bán. Hàng hoá trong doanh nghiệp được hình thành chủ yếu do mua ngoài. Ngoài ra, hàng hoá còn có thể được hình thành do nhận vốn góp, do nhận thu nhập liên doanh, do thu hồi nợ,.. Mục đích của hàng hoá là mua về để bán chứ không phải sử dụng để chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ trong doanh nghiệp. Hàng hoá trong doanh nghiệp có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau như: phân theo ngành hàng (hàng công nghệ phẩm: hàng nông, lâm, sản, thực phẩm; hàng tư liệu sản xuất, hàng tư liệu tiêu dùng; hàng hoá BĐS, …), phân theo nguồn hình thành (hàng mua trong nước; hàng nhập khẩu; hàng nhận vốn góp…), phân theo bộ phận kinh doanh … Tuỳ theo hàng hoá kinh doanh và trình độ quản lý của mình mà mỗi doanh nghiệp tiêu thức phân loại hàng hoá cho phù hợp. Qua đó, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán cũng như công tác quản lý, xác định một cách chính xác kết quả kinh doanh từng mặt hàng, ngành hàng cũng như kết quả kinh doanh của từng bộ phận kinh doanh. Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng công – nghệ phẩm, hàng nông – lâm sản – thực phẩm …). Do đó, chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng. - Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo một hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn hàng hoá là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng. Bán lẻ hàng hóa là việc bán thẳng cho người tiêu dùng, từng cái, từng cái một. 1.1.2. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại 1.1.2.1. Khái niệm, nội dung 8
Khái niệm: Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp là việc tạo ra mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa đối tượng và phương pháp của hạch toán kế toán để ban hành và tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong các đơn vị hạch toán. Đó là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc tổ chức ghi chép của kế toán trên các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, sổ kế toán và trên hệ thống báo cáo kế toán phục vụ mục tiêu quản lý các đối tượng kế toán tại đơn vị. Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô của doanh nghiệp; nhu cầu thông tin và trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán; trình độ trang bị và sử dụng kỹ thuật xử lý thông tin... Nội dung: Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thương mại gồm: - Tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức hạch toán ban đầu để ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ để kiểm tra và ghi sổ kế toán kịp thời. - Tổ chức hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được những yêu cầu của thông tin kế toán. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán để có thể hệ thống hoá thông tin kế toán. - Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính vĩ mô và vi mô. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức việc lập các báo cáo kế toán định kỳ, các báo cáo kế toán nội bộ, bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ doanh nghiệp. - Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng. 1.1.2.2. Tổ chức hạch toán ban đầu Đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ là chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là bằng cứ xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh của chúng. Phương pháp chứng từ kế toán được sử dụng để nghi nhận thông tin kế toán vào các chứng từ kế toán. Tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức kế toán ở các đơn vị kế toán. Nội dung công việc tổ chức này chủ yếu là tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong đơn vị và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kinh tế Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhưng không hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện, mà do mọi người lao động trong đơn vị công tác thực hiện. Để thu nhận được thông tin về các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh cần phải tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị bao gồm những nội dung chủ yếu sau: - Cần quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể ghi nhận được đầy đủ nội dung thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kế toán. - Cần quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận trong đơn vị khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hướng dẫn họ cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố 9
của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp thương mại, học viên tham khảo thêm trong chế độ kế toán doanh nghiệp và chế độ quản lý hóa đơn, chứng từ; quy định xử phạt vi phạm chế độ chứng từ hiện hành của nhà nước. 1.1.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán * Khái niệm, nhiệm vụ Khái niệm: Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thực chất là việc xây dựng hệ thống các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống hóa các chứng từ theo trình tự thời gian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm mục đích cung cấp thông tin phục vụ quản lý. Nói cách khác, đó là việc vận dụng phương pháp đối ứng tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản trên góc độ ban hành và vận dụng chế độ tài khoản kế toán cho các đơn vị hạch toán. Nội dung tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản: - Tổ chức lựa chọn hệ thống tài khoản tổng hợp; - Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết theo yêu cầu của quản trị. Nhiệm vụ tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản - Xây dựng một hệ thống các tài khoản tổng hợp, tài khoản phân tích, tài khoản so sánh, tài khoản điều chỉnh, tài khoản ghi đơn, tài khoản ghi kép - Phải xây dựng hệ thống chính sách, chế độ tài chính, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán cho từng loại tài khoản. - Xây dựng chế độ ghi chép trên tài khoản kế toán, mối quan hệ giữa các tài khoản trong quá trình ghi chép, để phản ánh đối tượng kế toán. * Hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán: Là cách thức kế toán phân loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo từng đối tượng của kế toán. Nói cách khác, Tài khoản kế toán là trang sổ (bảng kê) được mở cho từng chỉ tiêu kinh tế, tài chính để ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình và sự biến động của chỉ tiêu mà tài khoản phản ánh nhằm hệ thống hoá được thông tin kế toán theo từng chỉ tiêu. Tài khoản được phân loại thành tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết, để phản ánh những chỉ tiêu kinh tế tổng hợp và chi tiết. Hệ thống tài khoản: Là danh mục hệ thống hóa toàn bộ tài khoản sử dụng thống nhất trong nền kinh tế quốc dân theo từng lĩnh vực. - Nội dung của hệ thống tài khoản: + Quy định số lượng, tên gọi, nội dung và kết cấu của từng tài khoản; + Hướng dẫn phương pháp ghi chép trên từng tài khoản; 10
+ Quy định trách nhiệm, quyền hạn của doanh nghiệp trong việc vận dụng hệ thống tài khoản vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. - Vai trò của hệ thống tài khoản kế toán: + Cụ thể hoá chuẩn mực, nguyên tắc kế toán và chế độ quản lý tài chính của nhà nước; + Định hướng doanh nghiệp trong việc tổ chức thực hiện chế độ kế toán. Hệ thống danh mục tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp thương mại học viên tham khảo tại chế độ tài khoản kế toán doanh nghiệp và các quyết định, thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung hiện hành. 1.1.2.4. Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán * Sổ kế toán Khái niệm: Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng nội dung các phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế toán. Sổ kế toán là biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất dùng cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán và yêu cầu quản lý để mở đủ các loại sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp. Phân loại sổ kế toán: Bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết + Sổ kế toán tổng hợp: - Sổ nhật ký: dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và từng niên độ theo trình tự thời gian phát sinh và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Phương pháp ghi trên sổ nhật ký: Các nghiệp vụ sau khi đã được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ, được sắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra nghiệp vụ để đăng ký ghi vào sổ Nhật ký. Đặc trưng cơ bản của sổ nhật ký là: Tính thời gian của thông tin; không phân loại theo đối tượng phản ánh trên sổ; không phản ánh số dư đầu kỳ, cuối kỳ của tài khoản trên sổ Nhật ký, chỉ phản ánh số biến động của các đối tượng– gọi là số phát sinh; tính chất sao chụp nguyên vẹn thông tin từ chứng từ một cách có hệ thống. Sổ Nhật ký với chức năng lưu giữ lai lịch số liệu kế toán trên căn cứ chứng từ kế toán, nên theo thông lệ sổ Nhật ký được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm hoạt động liên tục của đơn vị. - Sổ Cái: Dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và từng niên độ theo các tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 11
Trên mỗi sổ cái đều thể hiện các đặc trưng cơ bản là: Sổ mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản liên quan mật thiết với nhau; sổ ghi chép cả số dư và số biến động tăng, giảm của đối tượng mở sổ; Sổ ghi chép định kỳ, không ghi nhật ký; số liệu kế toán được ghi chép trên sổ cái cũng là số liệu đã được phân loại và hệ thống hoá theo đối tượng. + Sổ kế toán chi tiết: Dùng đ ể ghi các ngh iệp vụ kinh tế ph át sinh liên quan đ ến các đối tượng ch i tiết theo yêu cầu q uản lý , Số liệu trên sổ chi tiết cun g cấp các thông tin phục vụ cho việc qu ản lý từn g lo ại tài sản , nguồ n vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nh ật ký, sổ Cái. Các phương pháp chữa sổ kế toán Trong quá trình ghi sổ kế toán có thể phát sinh các sai sót ở dạng sau: - Số đã ghi khác với số thực tế nhưng vẫn đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ - Ghi sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ. - Ghi trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ kinh tế. Khi phát hiện sai sót kế toán phải tiến hành sửa chữa trên sổ kế toán, trong quá trình chữa sổ phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Không được làm mất số đã ghi sai trên sổ - Tuỳ theo từng trường hợp mà chọn đúng phương pháp quy định. - Sau khi sửa, người chữa sổ phải ký xác nhận vào phần số liệu được sửa chữa Kế toán sử dụng một trong các phương pháp chữa sổ sau: Phương pháp cải chính: được áp dụng trong trường hợp sai sót sau: - Sai sót trong diễn giải. - Sai sót về số liệu đã ghi khác với số thực tế nhưng chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng (chưa cộng sổ) Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: Gạch ngang chổ đã ghi bằng mực đỏ để xoá bỏ, sau đó ghi lại chữ hoặc số đúng lên phía trên bằng mực thường. Phương pháp ghi số âm: được áp dụng cho các trường hợp sai sót sau: - Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trên sổ kế toán. - Số liệu đã ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản - Ghi trùng bút toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh 12
Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: - Ghi lại định khoản đã ghi sai với số liệu ghi bằng mực đỏ để huỷ bút toán đã ghi - Ghi lại định khoản đúng của nghiệp vụ kinh tế. - Trường hợp nếu ghi trùng bút toán khi chữa chỉ cần ghi lại một bút toán đã ghi bằng mực đỏ để huỷ bút toán đã ghi trùng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận Phương pháp ghi bổ sung: được áp dụng trong trường hợp: - Số đã ghi nhỏ hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản. - Bỏ sót nghiệp vụ kinh tế Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: Ghi lại một định khoản với số tiền đúng bằng số chênh lệch còn thiếu hoặc bỏ sót của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Khi dùng phương pháp này phải lập một “Chứng từ ghi sổ bổ sung” do kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính thì tiến hành sữa như sau: - Đối với những sai sót phát hiện trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước thì phải sữa chữa trực tiếp trên sổ kế toán của năm đó trên máy tính - Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót. - Các trường hợp sữa chữa khi ghi sổ trên máy vi tính đều được thực hiện theo “phương pháp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi bổ sung” * Tổ chức sổ kế toán Khái niệm: Tổ chức sổ kế toán là việc tổ chức, vận dụng phương pháp ghi chép trên các đối tượng của kế toán để tổ chức ban hành và vận dụng chế độ sổ kế toán vào các đơn vị cơ sở. Chế độ sổ kế toán là những quy định về hình thức sổ, cơ cấu và mẫu sổ, trình tự ghi sổ theo từng hình thức. Nó là cầu nối giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Chế độ sổ kế toán là những quy định về hình thức sổ, cơ cấu và mẫu sổ, trình tự ghi sổ theo từng hình thức, là cầu nối giữa chế độ chứng từ và báo cáo kế toán. Theo quyết định 15, chế độ sổ kế toán gồm: - Những quy định chung: 13
- Hình thức sổ kế toán - Danh mục mẫu sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp - Nội dung và phương pháp ghi sổ tổng hợp Vai trò tổ chức sổ kế toán: - Hướng dẫn các đơn vị kế toán trong việc xây dựng hệ thống sổ. - Bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất sổ kế toán ở các đơn vị kinh tế khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thanh, kiểm tra sổ kế toán ở các đơn vị. - Hướng dẫn phương pháp ghi sổ kế toán. Ý nghĩa của tổ chức sổ kế toán - Đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép, hệ thống hoá số liệu kế toán. - Giúp kế toán và quản lý doanh nghiệp giám sát, quản lý chặt chẽ các đối tượng thông qua quá trình ghi sổ - Giúp doanh nghiệp tiết kiệm lao động kế toán (ghi sổ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp) Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán - Xác định được các hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp - Nắm vững quy định đối với từng hình thức sổ kế toán như số lượng, kết cấu, trình tự ghi chép trên từng mẫu sổ - Nắm vững các yếu tố bên trong từng sổ, cách ghi, các phương pháp chữa sổ - Các phương pháp thụ thập thông tin từ các sổ kế toán. - Nắm vững các công việc tiến hành cuối ngày, định kỳ, cuối tháng, quý, năm theo từng hình thức sổ để cung cấp thông tin phục vụ quản lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác. * Hình thức sổ kế toán Khái niệm: Là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở chứng từ kế toán. Cơ sở lựa chọn hình thức sổ: Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau. Có thể dựa vào các điều kiện sau để xây dựng hình thức sổ kế toán cho một đơn vị hạch toán. 14
- Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng như quy mô sản xuất. - Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị - Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán - Điều kiện và phương tiện vật chất hiện có của đơn vị Hình thức sổ kế toán bao gồm: - Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái; - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ; - Hình thức kế toán máy vi tính. Nội dung, kết cấu các mẫu sổ kế toán, đặc trưng và trình tự hạch toán theo từng hình thức sổ kế toán học viên tham khảo trong chế độ sổ kế toán doanh nghiệp và các quy định hiện hành. 1.1.2.5. Tổ chức vận dụng chế độ báo cáo tài chính * Khái niệm, mục đích của hệ thống báo cáo tài chính Khá i niệm: Hệ thốn g báo cáo kế toán tài ch ính là hệ thống b áo cáo kế toán phản ánh một cách tổn g quát về tình h ình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết qu ả hoạt độn g sản xu ất – kinh doanh củ a d oanh n ghiệp và một số tình hình khác cần thiết cho các đối tượng quan tâm, sử dụn g thông tin kế to án với các mụ c đ ích khác nh au để ra các qu yết d ịnh phù hợp. Mụ c đ ích của h ệ thống báo cáo kế toán tà i ch ính : Báo cáo tài ch ính được sử dụng để cung cấp thôn g tin của mộ t do anh nghiệp về: - Tài sản - Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu - Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác - Lãi, lỗ và phân phối kết quả kinh doanh - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước - Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán - Các luồng tiền Yêu cầu lập và trình bày Báo cáo tài chính Quy định ở Chuẩn mực 21- Chuần mực kế toán Việt Nam, bao gồm: 15
- Trung thực và hợp lý - Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy. * Hệ thống báo cáo tài chính hiện hành. Theo chế độ kế to án hiện h ành hệ thống báo cáo kế to án tài ch ính bao gồm: Bản g cân đố i kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh do anh Báo cáo lưu chu yển tiền tệ Thu yết minh b áo cáo tài chính Hệ thống Báo cáo tài chính năm (Mẫu B01, 02, 03, 09 - DN) được áp d ụng cho tất cả các lo ại hình do anh n ghiệp thuộ c các n gành và các thành phần kinh tế. Hệ th ống Báo cáo tài chín h giữa niên độ ( Mẫu B01 a, 02a, 03a, 09 a - DN) được áp dụng cho các doanh nghiệp nh à nước, các doanh nghệp niêm yết trên thị trường chứn g khoán và các doanh nghiệp kh ác kh i tự ngu yện lập Báo cáo tài chính giữa n iên độ. Các Công ty, Tổng công ty có đơn vị kế toán trực thuộ c n goài việc lập Báo cáo tài ch ính năm củ a Công ty, Tổn g công ty còn phải lập Báo cáo tài chính tổng hợp (Mẫu B01, 02, 03,09 - DN) vào cuối kỳ kế toán n ăm dự a trên b áo cáo tài chính củ a cácđơn vị trực thuộc. Công ty Mẹ và Tập đoàn phải lập Báo cáo tài chính hợp nhất (Mẫu B01, 02, 03, 09 - DN/HN) đ ể tổng h ợp và trình bày một cách tổng quát, toàn d iện tình h ình tài chính, kinh doanh của đơn vị. Danh mụ c báo cáo tài ch ính, phương ph áp lập các ch ỉ tiêu trên b áo cáo tài chính học viên tham khảo tron g ch ế độ báo cáo tài chính và các qu y định hiện h ành củ a Nhà nước. 1.2. KẾ TOÁN MUA HÀNG 1.2.1. Những vấn đề chung Đặc điểm Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến tiêu dùng thông qua mua bán; trong đó, mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Thông qua mua hàng, quan hệ trao đổi và quan hệ thanh toán tiền hàng giữa người mua và người bán về trị giá hàng hoá được thực hiện. Cũng qua quá trình mua hàng, vốn của doanh nghiệp được chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá. Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Trong các doanh nghiệp thương mại, hàng hoá được coi là hàng mua khi thoả mãn đồng thời các điều kiện sau: 16
- Phải thông qua một phương thức mua - bán – thanh toán tiền hàng nhất định; - Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng hoá mất quyền sở hữu về tiền hay một loại hàng hoá khác; - Hàng mua vào nhằm mục đích để bán hoặc qua sản xuất gia công để bán. Ngoài ra, hàng mua về vừa dùng cho hoạt động kinh doanh, vừa để tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp … mà chưa phân biệt rõ giữa các mục đích thì vẫn coi là hàng mua. Phương thức mua hàng Thời điểm xác định và ghi nhận việc mua hàng đã hoàn thành là khi: - Đơn vị đã nhận được hàng hoá từ nhà cung cấp; - Đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp hoặc chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua có khác nhau. Các doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng theo hai phương thức: Phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng. - Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp. Theo phương thức nay, thời điểm xác định hàng mua là khi đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán cho người bán. - Mua theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy đinh trước. Trong trường hợp này, hàng hoá đựơc xác định là hàng hoá mua khi bên mua đã nhận được hàng (do bên bán chuyển đến), đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán với người bán. Việc xác định đúng phạm vi và thời điểm xác định hàng mua có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp, nó bảo đảm cho việc ghi chép chỉ tiêu hàng mua một cách đầy đủ kịp thời, chính xác, giúp cho lãnh đạo có cơ sở để chỉ đạo nghiệp vụ mua hàng; đồng thời quản lý chặt chẽ hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, giám sát chặt chẽ hàng mua đang đi đường, tránh những tổn thất về hàng hoá trong quá trình vận chuyển. Tính giá thực tế hàng nhập kho + Giá thực tế hàng mua Tính giá hàng mua là việc xác định giá ghi sổ của hàng hoá mua vào. Theo quy định, khi phản ánh trên các sổ sách kế toán, hàng hoá được phản ánh theo giá thực tế nhằm bảo đảm nguyên tắc giá phí. 17
Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định theo công thức sau: Giá thực tế Giá mua của Chi phí thu của hàng = + hàng hoá mua hàng hoá mua ngoài Trong đó: - Giá mua hàng hoá: Gồm giá mua phải trả theo hoá đơn hay hợp cộng (+) với số thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt cùng các khoản chi phí hoàn thiện, sơ chế… trừ (-) khoản giảm giá mua được hưởng. - Chi phí thu mua hàng hoá: Gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hoá nhu vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, công tác phí của bộ phận thu mua … + Giá trị hàng hoá thuê ngoài hay tự gia công, chế biến Giá thực tế hàng hoá thuê ngoài hay hàng hoá tự gia công, chế biến được xác định như sau: Giá thực tế thuê Trị giá mua Chi phí liên ngoài hoặc tự gia = hàng hoá xuất + quan đến việc công gia công gia công Phương thức thanh toán tiền hàng Việc thanh toán tiền hàng trong khâu mua được thực hiện theo các phương thức và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào mức độ tín nhiệm giữa hai đơn vị. Thông thường việc thanh toán tiền hàng được thực hiện theo hai phương thức: - Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận đươc hàng, doanh nghiệp thương mại mua hàng thanh toán ngay tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng (hàng đổi hàng) … - Phương thức thanh toán chậm trả: Đơn vị đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. Nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ mua hàng - Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình mua hàng về số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả hàng mua và thời điểm mua hàng. - Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng người cung cấp và theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng,tình hình thanh toán với nhà cung cấp. - Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua bán hàng và thanh toán tiền hàng cho chủ doanh nghiệp và các cán bộ quản lý, làm căn cứ cho đề xuất những quýêt định trong chỉ đạo, tiến hành lao động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.2. Kế toán mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.2.2.1. Hạch toán ban đầu 18
- Chứng từ sử dụng + Chứng từ nguồn: Hoá đơn mua hàng, hợp đồng với người cung cấp..... + Chứng từ thực hiện: - Bảng kê thu mua hàng hoá không có hoá đơn (04/GTGT) (do cán bộ nghiệp vụ lập): Trong trường hợp mua hàng ở thị trường tự do hay mua trực tiếp tại các hộ sản xuất, cán bộ thu mua phải lập bảng kê. Trên bảng kê mua hàng phải ghi rõ tên, địa chỉ người bán; số lượng, đơn giá mua của từng mặt hàng; tổng giá thanh toán. B Ả N G K Ê TH U M U A H À N G H Ó A M U A VÀ O K H Ô N G CÓ H Ó A ĐƠN (Tháng..... năm 200....) - Tên cơ sở sản xuất kinh doanh:.............................................. Mã số: ................................................................................................ - Địa chỉ:............................................................................................................... - Địa chỉ nơi tổ chức thu mua:............................................................................... - Người phụ trách thu mua:................................................................................... Ngày Người bán Hàng hóa mua vào mua Tên người bán Địa chỉ Tên mặt hàng Số Đơn Tổng Giá Ghi chú hàng lượng giá thanh toán 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng - Tổng giá trị hàng hoá mua vào: .............................................................. Ngày... tháng... năm 200... Ngày... tháng... năm 200.. Người lập bảng kê Giám đốc cơ sở (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá: Được lập và sử dụng trong một số trường hợp nếu xét thấy cần thiết phải thành lập Ban kiểm nghiệm hàng hoá thu mua nhằm mục đích xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản này được lập trong các trường hợp: - nhập kho với số lượng lớn; - hàng hoá có tính chất lý hoá phức tạp; - quý hiếm. .- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT) là chứng từ dùng làm căn cứ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm vật chất với người liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho có thể do cán bộ cung ứng hoặc kế toán hàng tồn kho lập làm 2 liên đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài - Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng…: Phản ánh việc thanh toán mua hàng. - v.v … 19
Các chừng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý khi ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ - Chương trình luân chuyển + Bước 1: Người giao hàng đề nghị nhập kho hàng hoá, vật tư ,sản phẩm + Bước 2: Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá nếu cần + Bước 3: Phòng cung ứng vật tư hoặc bộ phận sản xuất lập phiếu nhập kho, phụ trách phòng ký phiếu nhập kho + Bước 4: Thủ kho tiến hành kiểm nhận, ghi số lượng thực tế nhập kho, ký phiếu (và chuyển cho người giao hàng ký phiếu), sau đó ghi thẻ kho, rồi chuyển cho kế toán hàng tồn kho + Bước 5: Kế toán hàng tồn kho sau khi tiếp nhận, kiểm tra phiếu nhập, tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ, ghi sổ tổng hợp và chi tiết. + Bước 6: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu nhập kho 1.2.2.2. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng  Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Tài khoản 156 “Hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của (tăng, giảm) theo giá thực tế của loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản. Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau: - Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hoá được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực số 02 - Phải theo dõi riêng biệt giá mua và chi phí thu mua hàng hoá - Kế toán có thể áp dụng một trong bốn phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo quy định trong chuẩn mực số 02 - Kế toán chi tiết hàng hoá phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ hàng hoá. Kết cấu và nội dung Bên Nợ: - Giá mua của hàng hoá nhập kho, nhập quầy. - Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh. - Trị giá hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến hoàn thành, nhập kho, nhập quầy (gồm giá mua vào và chi phí gia công, chế biến ). - Trị giá hàng hoá bị người mua trả lại nhập kho, nhập quầy. - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa qua kiểm kê tại kho, tại quầy. 20