Giáo trình Kế toán máy Acsoft - Trường CĐ Cộng đồng Lào Cai

Chia sẻ: Chuheo Dethuong25 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:75

Thêm vào BST

Báo xấu

64
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Giáo trình Kế toán máy Acsoft cung cấp cho người học những kiến thức như: Giới thiệu chung về phần mềm Acsoft; Phần hành hệ thống; Phần hành kế toán chi tiết; Phần hành kế toán tổng hợp;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kế toán máy Acsoft - Trường CĐ Cộng đồng Lào Cai

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG LÀO CAI KHOA KINH TẾ ============ TẬP BÀI GIẢNG MÔN KẾ TOÁN MÁY ACSOFT 1
LÀO CAI -2013 2
LỜI NÓI ĐẦU Để đáp ứng nhu cầu học tập của số đông học sinh - sinh viên, bộ môn kế toán - khoa kinh tế, trường cao đẳng cộng đồng Lào Cai tiến hành biên soạn bài giảng “ Giáo trình kế toán máy Ac Soft”. Cuốn sách nêu những kiến thức lý luận cơ bản nhằm giúp cho các học sinh - sinh viên của Nhà trường có tài liệu học tập, ứng dụng phần mềm tin học vào giải quyết các phần hành kế toán đồng thời là tài liệu tham khảo cho các bạn đọc đang học kế toán tại các trường thuộc khối kinh tế. Cuốn sách gồm 05 chương: Chương II: Phần hành “hệ thống” Chương III: Phần hành “Kế toán chi tiết” Chương IV: Phần hành “Kế toán tổng hợp” Chương V: Phần hành “Báo cáo” Tập bài giảng này cung cấp cho học sinh những kiến thức cơ bản về sử dụng và hạch toán tất cả các phần hành kế toán trên máy vi tính từ khi mở sổ sách kế toán: Kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm, khoá sổ kế toán, lập Báo cáo tài chính,…Từ đó giúp cho học sinh có thể vận dụng ngay vào trong công việc khi ra trường. Mặc dù đã có cố gắng trong việc biên soạn song cuốn sách này không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp của các đồng nghiệp trong và ngoài trường, của học sinh - sinh viên và các bạn đọc quan tâm để tái bản lần sau cuốn sách được hoàn chỉnh hơn 3
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT BHTN Bảo hiểm thất nghiệp BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế VAT Thuế GTGT NVL Nguyên vật liệu CCDC Công cụ dụng cụ CNV Công nhân viên VD Ví dụ GTGT Giá trị gia tăng TSCĐ Tài sản cố định KPCĐ Kinh phí công đoàn QLDN Quản lí doanh nghiệp NV Nghiệp vụ PX Phân xưởng QLDN Quản lý doanh nghiệp SXKD Sản xuất kinh doanh TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định TT Thông tư USD Đô la Mỹ BTC Bộ tài chính 4
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM AC SOFT I. Giới thiệu chung 1. Tên chương trình Tên chương trình (phần mềm): Chương trình kế toán Acsoft. 2. Chức năng Thực hiện các phần hành kế toán trong các doanh nghiệp (từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp). 3. Yêu cầu về máy tính Để chương trình được sử dụng một cách tốt nhất và đáp ứng yêu cầu nhanh nhất cho bộ phận kế toán doanh nghiệpười sử dụng, yêu cầu đòi hỏi máy tính (thiết bị phần cứng) nên có chỗ trống trên ổ cứng từ 500MB trở nên, cấu hình máy từ Pentium III, tốc độ 500Mhz trở lên, hệ điều hành Windows 9x/2000/NT/XP. Trong trường hợp sử dụng chương trình kế toán có nối mạng, kế toán nên đặt máy chủ có cấu hình cao nhất trong hệ thống máy tính mà kế toán đang có. Các phần mềm kế toán phổ biển hiện nay đều được viết trên nền Visual Fox, Visual Basic, Dotnet cùng cơ sở dữ liệu Visual Fox, SQL server trong hệ điều hành Windows Quá trình khởi động và bắt đầu làm việc được khái quát như sau - Khởi động hệ điều hành Windows - Kích chuột vào biểu tượng của phần mềm kế toán - Nhập thông tin liên quan- Ví dụ: với phần mềm có thể minh hoạ như sau II. Cài đặt và khởi động chương trình và màn hình 1. Cài đặt chương trình  Nhấn vào Bộ cài đặt “Setup” trong đĩa acoft, chọn Next để tiếp tục. 5
 Hộp thoại User Information hiện ra, điền thông tin vào Name và Company  Hộp thoại Serial Number hiện ra, nhập Sô 1 nhấn Next để tiếp tục.  Chọn đường dẫn, nếu không cần thiết thì cứ để mặc định tại ổ C 6
 Tạo Shortcut ra Desktop giữ nguyên, nếu muốn có thể đặt tên khác. 7
 Nhấn Finish để hoàn thành.  Quá trình cài đặt diễn ra nhanh chóng 8
 Nhấn Finish để hoàn thành việc Setup chương trình  Biểu tượng của nó trên Desktop như thế này.  Nhấn mật khẩu là :Admin và Xác nhận để đăng nhập vào hệ thống. 2. Khởi động chương trình Có 2 cách để khởi động chương trình Cách 1: Khởi động từ nút Start trên thanh Taskbar. Kích chuột vào nút Start -> Program -> ACsoft đưa chuột sang phải chọn đúng chương trình Acsoft (có biểu tượng màu vàng). Chú ý: Không được chọn Uninstall, nếu chọn thì chương trình sẽ bị gỡ bỏ. 9
Cách 2: Khởi động từ biểu tượng trên màn hình Desktop. Trên màn hình Desktop kích đúp chuột vào biểu tượng ACsoft (kích chuột trái 2 lần liên tiếp). Thực hiện 1 trong 2 cách trên sẽ xuất hiện “Màn hình khởi động ACsoft” 3. Màn hình khởi động Sau khi khởi động chương trình, màn hình khởi động xuất hiện. Trên màn hình khởi động có 4 mục sau 3.1. Họ và tên Mục này để phân biệt quyền sử dụng đối với chương trình kế toán ACsotf mạng phân quyền. 3.2. Chức vụ Tương tự như phần họ tên, chỉ cần khai báo một lần khi chạy lần đầu tiên, những lần sau máy sẽ tự động đưa ra chức vụ đã nhập. 3.4. Mật khẩu: Nếu lần đầu tiên không đặt mật khẩu thì những lần chạy sau không cần nhập mật khẩu. 3.5. Niên độ làm việc: Mục này để chương trình xác định niên độ làm việc hiện tại, xác định ngày lấy số dư để lên báo cáo tổng hợp. Muốn làm việc với niên độ nào thì chọn niên độ đó. Sau khi nhập đầy đủ vào 4 mục trên chọn “Xác nhận” màn hình làm việc xuất hiện (có thể chọn bằng cách kích chuột vào “Xác nhận” hoặc bấm “Enter” 2 lần). Nếu chọn “huỷ bỏ” thì sẽ thoát khỏi màn hình khởi động Acsort, trở về màn hình của Windows III. Màn hình làm việc 1. Thanh thực đơn chính 1.1. Khái niệm Thanh thực đơn chính là thanh thể hiện tất cả các tác vụ để chương trình kế toán Acsort thực hiện bao gồm: Kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, sổ chi tiết, sổ tổng hợp... 1.2. Nội dung 1.2.1. Kế toán chi tiết Chứa đựng các thành phần để thực hiện định khoản, điều chuyển các bút toán, thực hiện các công việc nhập - xuất kho vật liệu, hàng hoá... Kế toán chi tiết bao gồm các phần hành sau + Kế toán tiền vốn (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay...); + Thành phẩm, nguyên vật liệu (theo dõi về cả số lượng và giá trị); + Các nghiệp vụ khác (thanh toán tạm ứng, kế toán khác…); + Kế toán TK ngoài bảng (dùng để ghi đơn các TK ngoài bảng 001, 002...); + Nhập số dư tài khoản. 1.2.2 Kế toán tổng hợp Thực hiện các tác vụ liên quan đến kế toán tổng hợp. + Trích khấu hao tài sản cố định; + Phân bổ công cụ dụng cụ; + Phân bổ chi phí mua hàng; 10
+ Tính giá vốn theo kỳ; + Kế toán lương và BHXH; + Tổng hợp giá thành; + Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.2.3. Sổ kế toán: Thể hiện tất cả các sổ của hình thức Nhật ký chung. + Số chi tiết; + Sổ tổng hợp; + Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng; + Sổ theo dõi tình hình TSCĐ; + Sổ theo dõi tài khoản ngoài bảng. 1.2.4. Báo cáo tài chính: Các loại báo cáo và thuyết minh báo cáo tài chính. + Nhật ký chung; + Nhật ký chứng từ; + Bảng kê chứng từ; + Sổ cái tài khoản; + Bảng cân đối phát sinh; + Bảng cân đối kế toán; + Báo cáo kết quả hoạt động SXKD; + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; + Thuyết minh báo cáo tài chính. 1.2.5. Báo cáo quản trị: Bao gồm các loại báo cáo sau + Báo cáo mua hàng; + Báo cáo bán hàng; + Báo cáo công nợ; + Báo cáo đại lý; + Báo cáo doanh thu; 11
+ Báo cáo giá thành; + Báo cáo chi phí; + Báo cáo lợi nhuận. 1.2.6. Tìm kiếm 1.2.6.1. Tra cứu nhanh: Theo dõi tổng hợp nhập, xuất, tồn của từng mặt hàng theo từng đại lý tiêu thụ theo giá bán ấn định cho từng đại lý. Bạn có thể lựa chọn linh hoạt các chi tiêu để in báo cáo đầu ra: toàn bộ các đại lý, chi tiết từng đại lý, chi tiết từng mặt hàng, toàn bộ các mặt hàng. 1.2.6.2. Điều chỉnh số liệu Bước 1: Nhập tài khoản cần điều chỉnh; Bước 2: Nhập số luỹ kế cho từng khoản mục chi phí phát sinh đến thời điểm nhập phát sinh; Bước 3: Lưu toàn bộ số luỹ kế khởi công của tài khoản; Bước 4: Nhập số luỹ kế khởi công của tài khoản khác nếu cần. 1.2.6.3. Điều chỉnh VAT Bước 1: Chọn Thêm mới; Bước 2: Khai báo loại ngoại tệ; Bước 3: Khai báo tỷ giá, tên ngoại tệ; Bước 4: Nhấn lưu. 1.2.6.4. Điều chỉnh thẻ tài sản 1.2.7. Hệ thống: Đây là phần hành quan trọng nhất của chương trình, bao gồm các chỉ tiêu thể hiện đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, giúp quản lý theo yêu cầu của người sử dụng. Quản lý hệ thống: Dọn dẹp dữ liệu, sao lưu dữ liệu, quản lý người sử dụng… Khai báo hệ thống: Khai báo hệ thống vận hàng, khai báo chi tiết tài khoản, khai báo khoản mục chi phí, khai báo nhóm loại TSCĐ… Kết thúc: Khi kết thúc quá trình làm việc (thoát khỏi chương trình) bấm vào kết thúc, máy sẽ hỏi bạn có lưu dữ liệu không, xẩy ra 3 trường hợp sau 12
+ Yes: Đồng ý lưu dữ liệu, trên màn hình hiện ra hộp thoại đánh tên thư mục cần lưu và bấm “Save” để lưu dữ liệu; + No: Không lưu và thoát khỏi chương trình; + Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát. Chú ý: Nếu kích vào nút dấu (x) trên góc phải màn hình, lập tức thoát ra khỏi chương trình mà không xuất hiện hộp thoại để lưu dữ liệu. 2. Thanh thực đơn phụ Thanh thực đơn phụ được thể hiện bằng các nút nhấn Muốn chọn phần hành nào ta kích chọn vào biểu tượng tương ứng. * Các hỗ trợ sẵn có trong Acsoft sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng quy định của bộ tài chính. Tuy nhiên, để phục vụ tốt nhất quá trình hạch toán đảm bảo tính chất tự động cao, tính riêng biệt trong một số báo cáo chi tiết và tổng hợp, phần mềm Acsoft đã phân cấp thêm TK chi tiết một số sau 2.1. TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” - TK 1521 “Nguyên vật liệu chính”; - TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ”; - TK 1523 “Nhiên liệu”; - TK 1524 “Phụ tùng thay thế”;… 2.2. TK 222 “Góp vốn liên doanh” - TK 2221 “Góp vốn liên doanh ngắn hạn”; - TK 2222 “Góp vốn liên doanh dài hạn”. 2.3. TK334 “Phải trả lương CNV” - TK 3341 “Lương trả công nhân trực tiếp sản xuất”; - TK 3342 “Lương trả công nhân phân xưởng”; - TK 3343 “Lương trả nhân viên bán hàng”; - TK 3344 “Lương trả cán bộ quản lý”; - TK 3345 “Khoản phải trả cán bộ khác”; 13
- TK 3346 “Phải trả công nhân thuê ngoài”. 2.4. TK 411 - "Nguồn vốn kinh doanh” - TK 411 - 01: “Vốn ngân sách nhà nước cấp”; - TK 411 - 02: “ Vốn trị bổ sung”; - TK 411 - 03: “Vốn liên doanh”; - TK 411 - 04: “ Vốn cổ phần”. 3. Cách xử lý về nghiệp vụ kế toán 3.1. Bút toán trùng và nghiệp vụ có thể phát sinh 3.1.1. Bút toán trùng Bút toán trùng là bút toán được ghi 2 lần do hai kế toán phụ trách hai phần hành kế toán khác nhau cùng theo dõi một bút toán. + Kế toán tiền mặt (không theo dõi về số lượng) định khoản như sau Nợ TK1521: xxx Có TK 1111: xxx + Kế toán NVL (theo dõi về số lượng và giá trị) định khoản như sau Nợ TK1521: xxx Có TK 1111: xxx 3.1.2. Các nghiệp vụ có thể phát sinh bút toán trùng - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng, rút tiền gửi Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt; - Mua bán ngoại tệ; - Mua hàng hoá, NVL, CCDC, trả tiền ngay; - Bán hàng hoá, thành phẩm thu tiền ngay. 3.2. Phương pháp xử lý bút toán trùng 3.2.1. Xử lý qua tài khoản trung gian Với phương pháp này, các bút toán trùng phát sinh được hạch toán qua một tài khoản trung gian để kế toán của 2 phần hành khác nhau đều có thể hạch toán độc lập. Ưu điểm: Khi xem sổ chi tiết, đảm bảo số phát sinh chi tiết là đúng. Số chứng từ của từng phần hành riêng biệt, đảm bảo tính liên tục và không nhầm lẫn. Nhược điểm: Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh tăng thêm một khoản tiền của TK trung gian mà thực tế không phát sinh. 3.2.2. Đề xuất các tài khoản trung gian - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ đề xuất tài khoản trung gian là TK 1131; - Mua bán ngoại tệ TK1132; - Mua nguyên vật liệu, CCDC, hàng hoá trả tiền ngay TK331; - Bán hàng hoá, thành phần trả tiền ngay TK131 14
CHƯƠNG II: PHẦN HÀNH “HỆ THỐNG” I. Khai báo hệ thống 1. Khai báo hệ thống vận hành Hệ thống -> Khai báo hệ thống -> Khai báo hệ thống vận hành. Trong phần khai báo hệ thống vận hành xuất hiện 2 lớp: Tài khoản đồng cấp, chế độ hiển thị. 1.1. Tài khoản đồng cấp 1.1.1. Khái niệm: Những tài khoản đồng cấp là những tài khoản giống nhau về các chỉ tiêu khai báo chi tiết. 1.1.2. Tác dụng: Cần khai báo chi tiết cho một tài khoản trong nhóm đồng cấp thì các khoản còn lại trong nhóm có chi tiết tương tự như tài khoản đã khai báo. Lưu ý: Khi xoá, sửa chi tiết của một TK thuộc nhóm đồng cấp đã khai báo thì tất cả các TK trong nhóm cũng bị xoá, sửa chi tiết đó. 155A -> 632A 155B -> 632B - Nhóm TK đồng cấp phục vụ tốt cho công tác tổng hợp, cho phép mức độ chính xác tuyệt đối (tác dụng này được thể hiện rõ nhất là quá trình kết chuyển, phân bổ chi phí, tổng hợp giá thành) VD: Nếu TK 622 và TK 154 được khai báo cùng nhóm đồng cấp. 622A, 154A, 622B, 154B. Đến cuối kỳ thực hiện bút toán kết chuyển chi phí nhân công TK 622 -> 154 thì nút “kết chuyển” sẽ không sáng buộc ta phải phân bổ 622 cho từng đối tượng A, B của TK154 theo các tiêu thức phân bổ (chi phí NVL chính, phụ, doanh thu, tuỳ chọn…) 1.1.3. Căn cứ để khai báo nhóm đồng cấp - Căn cứ vào yêu cầu của DN trong việc theo dõi doanh thu chi phí và kết quả; VD: Yêu cầu của DN là xác định kết quả cho từng loại thành phẩm. Cần khai báo nhóm đồng cấp: 511, 632, 911.. - Căn cứ vào yêu cầu quản trị kế toán có thể xác định doanh thu, chi phí và lãi lỗ theo từng hoạt động, theo từng mặt hàng; 1.1.4. Cách thêm, bớt tài khoản trong một nhóm đồng cấp - TK nguồn: Liệt kê tất cả các TK thuộc danh mục TK của bộ tài chính quy định (trừ các tài khoản đã khai báo đồng cấp). Danh mục này để ta lựa chọn những TK cần thiết đưa sang nhóm đồng cấp. Bao gồm: TK 154, 3341, 5111, 5112, 5113, 5114, 5211, 5212, 531, 532, 622, 632, 9111 Nếu nhóm TK đồng cấp này không phù hợp ta có thể thêm bớt một số TK trong nhóm 0001 này để sử dụng theo đúng mục đích cách làm như sau Trước hết chọn nhóm 001 - Tổng hợp, toàn bộ TK đích và TK nguồn được liệt kê, 15
tất cả những TK bên đích là những TK đã được khai báo đồng cấp. Muốn đưa thêm 1 TK bên nguồn sang bên tài khoản cùng cấp (bên đích) ta chọn TK cần đưa thêm kích vào nút “Thêm” lập tức tài khoản đã được chọn này được đưa sang TK đích (tài khoản cùng cấp). Ngược lại, muốn bỏ TK trong nhóm đồng cấp ta chọn TK cần bỏ và bấm vào nút “Bớt” tài khoản này này sẽ trở lại bên tài khoản nguồn. 1.1.5. Cách tạo mới nhóm đồng cấp Khi nhập mã nhóm đồng cấp vào ô “Mã đồng cấp” bấm “Enter”, Acsoft sẽ tự động tìm kiếm, nếu mã đồng cấp vừa nhập có trong danh mục thì chương trình sẽ liệt kê trong danh mục TK đích, chương trình sẽ cho phép nhập thêm nhóm vào ô trong diễn giải. Sau đó chọn tài khoản cần khai báo đồng cấp bên TK nguồn đưa sang TK đích bằng cách bấm vào nút “Thêm”. Ví dụ: Khai báo nhóm đồng cấp 0002 tên nhóm “Giá thành” bao gồm TK 154, 6211, 6212... Yêu cầu: Nêu cách lập và trình tự. - Mã đồng cấp: 0002; - Diễn giải: Giá thành; - Chọn TK 154 -> “Thêm”; - Chọn TK 6211 -> “ Thêm”; Lần lượt chọn hết các tài khoản trong nhóm đồng cấp cần tạo. Chú ý: Cách chọn nhanh một tài khoản: Kích vào số hiệu một tài khoản bất kỳ sau đó đánh số đầu tiên của tài khoản cần chọn (VD: TK 632 chỉ cần đánh số 6) 1.2. Chế độ hiển thị Phần này định dạnh chữ số thập phân cho các tiêu thức: Đồng Việt Nam, tỷ lệ chiết khấu, tỷ lệ thuế, ngoại tệ, tỷ giá, số lượng...Nhằm quản lý chính xác các tiêu thức. Cách làm: Nhấn chuột vào ô sáng bên trái tiêu thức cần khai báo chữ số thập phân, lập tức bên phải chỉ tiêu hiện ra một hộp sáng cho phép ta chọn chính xác từ 1 -> 4 số sau dấu phẩy. “Định khoản trên phiếu” và “Kèm theo chứng từ gốc” nếu 2 chức năng trên được được chọn thì khi in phiếu thu, chi, nhập, xuất đều thể hiện TK đối ứng số tiền của từng TK (định khoản) và cuối phiếu thu chi có dòng “Kèm theo chứng từ gốc”. 2. Khai báo nhóm loại tài sản 2.1. Các tiêu thức khai báo 2.1.1. Loại tài sản: Là một danh mục nhóm TSCĐ trong doanh nghiệp dùng để đưa lên thẻ TSCĐ. 2.1.2. Bộ phận quản lý: Là danh mục đối tượng sử dụng tài sản để đưa lên thẻ TSCĐ, có bao nhiêu đối tượng sử dụng khai báo bằng nhiêu bộ phận quản lý. 16
2.1.3. Tách nguồn tài sản: Trong Acsoft đã mặc định sẵn 4 nguồn hình thành: Nguồn vốn chủ sở hữu, nguồn vốn vay, nguồn vốn tự bổ xung, nguồn vốn khác. Nếu lựa chọn phương pháp tách nguồn tài sản thì mỗi khi lập thẻ TSCĐ thì chương trình yêu cầu chọn nguồn hình thành TSCĐ. 2.2. Cách khai báo tiêu thức của TSCĐ Hệ thống -> Khai báo hệ thống -> Khai báo TSCĐ -> xuấn hiện giao diện gồm 3 lớp: Loại TSCĐ, bộ phận quản lý và tách nguồn. Muốn khai báo cho tiêu thức nào dùng chuột kích vào tiêu thức đó, giao diện sẽ được thể hiện để nhập tiêu thức đã chọn. 2.2.1. Khai báo loại TSCĐ: Chọn giao diện làm việc là loại TSCĐ - > “Thêm mới” -> điền đối tượng tài sản cần khai báo - > “Lưu”. - Sửa: Chọn chỉ tiêu cần sửa bấm “Sửa” lập tức chỉ tiêu cần sửa sẽ được đưa lên ô sáng. Sau khi sửa xong bấm phím “Lưu”; - Xoá: Chọn chỉ tiêu cần xoá bấm nút “Xoá”, sau khi xoá xong bấm phím “Lưu”; - Thoát khỏi khai báo: Bấm tổ hợp phím “Thoát” hoặc “Esc”. 2.2.2. Khai báo bộ phận quản lý: (Khai báo tương tự như khai báo loại tài sản) 2.2.3. Khai báo tách nguồn - Nếu chọn theo dõi tài sản theo nguồn hình thành thì khi nhập thẻ TSCĐ máy sẽ yêu cầu tách nguồn hình thành TSCĐ; - Nếu chọn không theo dõi tài sản theo nguồn thì máy sẽ không hỏi nguồn hình thành. 3. Khai báo tiêu thức quản lý 3.1. Tác dụng: Tiêu thức quản lý nhằm hỗ trợ người sử dụng theo dõi chi tiết TK theo các yêu cầu quản trị như thời hạn công nợ, ngày hết hạn của hàng hoá thành phẩm, kho hàng hoá, giá trị công nợ. 17
Tiêu thức quản lý có thể là kiểu ngày, kiểu số, kiểu ký tự… 3.2. Cách khai báo tiêu thức quản lý Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo tiêu thức quản lý VD: Nếu bạn muốn theo dõi giá trị công nợ cho phép cho Tài khoản 131, bạn cần phải làm những bước sau Trong ô tài khoản nhập TK131 Nhấn “Thêm mới” Ô "Cấp 1", bạn nhập mã số mà bạn sẽ đặt cho giá trị công nợ, VD: 01. Nhập giá trị công nợ mà bạn cần khai báo, VD: Giá trị 50.000.000đ Bấm phím “Lưu” để xác nhận khai báo xong. VD: Khai báo tiêu thức quản lý của nguyên vật liệu chính là các kho. Chú ý: Không thể khai báo mã số và giá trị trùng nhau của một TK, mỗi TK chỉ được khai báo một tiêu thức quản lý. 4. Khai báo vụ việc 4.1. Tác dụng Khai báo vụ việc là việc thiết lập một danh mục vụ việc nhằm đáp ứng yêu cầu của người sử dụng, thông thường dùng để quản lý các hợp đồng, khế ước phát sinh trong khoảng thời gian dài khó quản lý tại một thời điểm bất kỳ. VD: Vay của Ngân hàng Nông nghiệp theo khế ước 01 số tiền 500.000.000 nhưng Ngân hàng cho vay nhiều lần. Vào thời điểm bất kỳ ta có thể theo dõi được số tiền đã vay theo khế ước. 4.2. Cách khai báo Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo vụ việc, hợp đồng; Xuất hiện giao diện khai báo, thể hiện toàn bộ thông tin về mã vụ việc và tên vụ việc để khai báo trước đó (nếu có), muốn khai báo tiếp ta bấm phím “Thêm”; 18
Sau khi khai báo xong bấm phím “Lưu”, nếu muốn khai báo tiếp nhấn phím “Thêm” trình tự khai báo diễn ra tương tự. 5. Khai báo kho Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo kho hàng (khai báo tương tự như khai báo vụ việc, hợp đồng. Khai báo kho hàng sử dụng trong trường hợp đơn vị có các kho để lưu giữ vật tư, hàng hoá mà kế toán cần theo dõi, quản lý chi tiết về các chỉ tiêu số lượng cũng như giá trị theo từng kho. 6. Khai báo danh mục ngoại tệ Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo danh mục ngoại tệ Phần này dùng để khai báo các loại ngoại tệ mà đơn vị sử dụng. Có thể khai báo nhiều loại ngoại tệ và tỷ giá của ngoại tệ, đồng thời chương trình cũng cho phép bạn theo dõi ngày hiệu lực của tỷ giá. Như vậy ở các phần kế toán ngoại tệ, bạn sẽ phải lựa chọn loại ngoại tệ sử dụng, chương trình sẽ đề xuất tỷ giá mà bạn đã khai báo. Bạn có thể sử dụng tỷ giá đề xuất hoặc tỷ giá thực tế tại thời điểm đó tùy theo nhu cầu của bạn. Bước 1: Chọn Thêm mới; Bước 2: Khai báo loại ngoại tệ; Bước 3: Khai báo tỷ giá, tên ngoại tệ; Bước 4: Nhấn lưu. 7. Khai báo phương pháp tính giá Phần khai báo này cho bạn khai báo phương pháp tính giá thành: Giá thành theo hệ số, giá thành kế hoạch và giá thành định mức. Bạn có thể khai báo Hệ số, giá định mức, giá kế hoạch cho từng sản phẩm sản xuất. 8. Khai báo khoản mục phí 8.1. Tác dụng: Khoản mục phí dùng để theo dõi các bút toán phát sinh liên quan đến các tài khoản chi phí (trừ TK632, 611) theo từng khoản mục phí chi tiết, giúp cho người quản lý dễ dàng tổng hợp được chi phí theo từng khoản mục tại một thời điểm bất kỳ. 8.2. Cách khai báo khoản mục phí Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo khoản mục phí 19
Xuất hiện một màn hình liệt kê tất cả các khoản mục phí đã khai báo (Nếu có) 8.2.1. Thêm mới một khoản mục phí: Bấm tổ hợp phím Ctrl + N, xuất hiện giao diện để khai báo khoản mục phí như sau Trình tự: Trước hết đưa con trỏ vào ô mã cấp I nhập mã cấp I vào ô đó. Sau đó bấm phím Tab hoặc Enter để nhập tên cấp I VD: Muốn khai báo thêm chi phí sửa chữa máy phôtô. Trình tự khai báo như sau Hệ thống -> khai báo hệ thống -> khai báo khoản mục phí. Xuất hiện bảng liệt kê các khoản mục phí đã khai báo (nếu có), muốn khai báo thêm bấm nút “Thêm mới” + Trong ô mã cấp I: 01 -> Tab (Enter) + Trong ô tên cấp I: Chi phí sửa chữa máy phôtô -> Tab (Enter) -> “Lưu” Muốn khai báo tiếp cho các chi phí khác ta thao tác tương tự như trên. Chú ý: Bổ sung thêm mã cấp khoản mục phí Trên bảng liệt kê các mã cấp đã khai báo ta muốn bổ sung thêm mã cấp nào thì chọn mã cấp đó và bấm phím Ctrl + N Ví dụ: Bổ sung thêm mã cấp II của chi phí dịch vụ mua ngoài thêm mã cấp 2- 03: Nước. Trên bảng liệt kê kích chuột vào mã cấp II bất kỳ của chi phí dịch vụ mua ngoài bấm nút “Thêm” sau đó khai báo khoản mục phí ta khai như trường hợp thêm mới. 8.2.2. Sửa mã cấp đã khai báo: Muốn sửa mã cấp nào đặt con trỏ vào đúng mã cấp đó 20