Giáo trình mô đun Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan và tổ chức chính trị - xã hội (Nghề: Văn thư hành chính - Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:206

Thêm vào BST

Báo xấu

19
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Công tác văn thư gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, môn công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng và tổ chức chính trị - xã hội đã được đưa vào chương trình đào tạo của Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu trình độ trung cấp. Đây là môn học tự chọn trong chƣơng trình đào tạo chuyên ngành hành chính - văn thư. Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình tại đây.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình mô đun Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan và tổ chức chính trị - xã hội (Nghề: Văn thư hành chính - Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ – KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MÔN ĐUN: CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-KTKT ngày tháng.... năm 2020 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu) Năm 2020
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
Mục ục Trang PHẦN I: CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI ....................................................................... 2 Chƣơng I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI ......... 2 I. Khái niệm, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thƣ trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.................................................................................... 2 1. Khái niệm .......................................................................................................... 2 2. Yêu cầu .............................................................................................................. 2 2.2. Chính xác ...................................................................................................... 2 2.3. Bí mật ............................................................................................................ 3 2.4. Hiện đại ........................................................................................................ 3 3. Vị trí .................................................................................................................. 3 4. Ý nghĩa .............................................................................................................. 3 II. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thƣ cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính tri-xã hội .......................................................................................................... 4 1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị ......................................................................... 5 2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ ................................................................... 5 3. Những yêu cầu khác .......................................................................................... 6 3.1. Tính bí mật .................................................................................................... 6 3.2. Tính tỉ mỉ ....................................................................................................... 6 3.3. Tính thận trọng ............................................................................................. 6 3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng .............................................................................. 6 3.5. Độ tin cậy...................................................................................................... 7 3.6. Tính nguyên tắc ............................................................................................ 7 3.7. Tính tế nhị ..................................................................................................... 7 III. Trách nhiệm quản lý về công tác văn thƣ ........................................................... 8 1. Cục Lƣu trữ Văn phòng trung ƣơng Đảng ........................................................ 8 2. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thƣ cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội .............................................................................................................................. 8 IV. Nội dung công tác văn thƣ .................................................................................. 9 1. Soạn thảo và ban hành văn bản ......................................................................... 9 1.1. Thể thức văn bản: ......................................................................................... 9 1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ................................................... 9 2. Quản lý văn bản: ............................................................................................. 10 2.1. Quản lý văn bản đến ................................................................................... 10 2.2. Quản lý văn bản đi ..................................................................................... 10
3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội................................................................................ 10 3.1. Lập hồ sơ hiện hành ................................................................................... 10 3.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành .......................................... 11 V. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội................................................................................ 11 1. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ ...................... 11 2. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ........................................................... 11 VI. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thƣ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ............................................................................................. 11 1. Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ................................................................................................................................. 12 2. Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trƣởng phòng hành chính)............. 12 3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ........................................................................................................ 13 4. Trách nhiệm của cán bộ văn thƣ chuyên trách trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.................................................................................. 13 4.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến ......................................... 13 4.2. Đối với việc quản lý văn bản đi .................................................................. 14 4.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành ................. 14 4.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu ................................................... 14 4.5. Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên ........................................................ 14 CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................. 15 Chƣơng II: VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI .................................................... 16 A. THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ĐẢNG ................................................................ 16 I. Khái niệm văn bản, thể loại và hệ thống văn bản của Đảng................................ 16 1. Văn bản của Đảng ........................................................................................... 16 2. Thể loại văn bản của Đảng .............................................................................. 16 3. Hệ thống văn bản của Đảng ............................................................................ 16 II. Hệ thống văn bản của Đảng................................................................................ 16 1. Cƣơng lĩnh chính trị ........................................................................................ 16 2. Điều lệ Đảng.................................................................................................... 16 3. Chiến lƣợc ....................................................................................................... 16 4. Nghị quyết ....................................................................................................... 16 5. Quyết định ....................................................................................................... 17 6. Chỉ thị .............................................................................................................. 17 7. Kết luận ........................................................................................................... 17
8. Quy chế ........................................................................................................... 17 9. Quy định .......................................................................................................... 17 10. Thông tri ........................................................................................................ 17 11. Hƣớng dẫn ..................................................................................................... 17 12. Thông báo ...................................................................................................... 17 13. Thông cáo ...................................................................................................... 17 14. Tuyên bố ........................................................................................................ 17 15. Lời kêu gọi .................................................................................................... 18 16. Báo cáo .......................................................................................................... 18 17. Kế hoạch ........................................................................................................ 18 18. Quy hoạch ..................................................................................................... 18 19. Chƣơng trình ................................................................................................. 18 20. Đề án ............................................................................................................. 18 21. Phƣơng án...................................................................................................... 18 22. Dự án ............................................................................................................. 18 23. Tờ trình .......................................................................................................... 18 24. Công văn ....................................................................................................... 18 25. Biên bản......................................................................................................... 19 26. Các loại văn bản, giấy tờ hành chính ............................................................ 19 1- Giấy giới thiệu ............................................................................................... 19 2- Giấy chứng nhận ........................................................................................... 19 3- Giấy đi đường ................................................................................................ 19 4- Giấy nghỉ phép .............................................................................................. 19 5- Phiếu gửi ....................................................................................................... 19 6- Giấy mời ........................................................................................................ 19 7- Phiếu chuyển ................................................................................................. 19 8- Thư công ........................................................................................................ 19 B. THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG .................................. 20 I. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp trung ƣơng ........................................................ 20 1. Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành: ............................................. 20 2. Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng ban hành:.................................................. 20 3. Bộ Chính trị ban hành: .................................................................................... 20 4. Ban Bí thƣ ban hành:....................................................................................... 20 II. Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng (gọi chung là cấp tỉnh) .................................................................................................... 21 1. Đại hội đại biểu đảng bộ cấp tỉnh, thành phố ban hành: ................................. 21 2. Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố (gọi tắt là tỉnh ủy, thành ủy) ban hành: ........................................................................................................................ 21
3. Ban Thƣờng vụ tỉnh ủy, thành ủy ban hành: ................................................... 21 III. Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp ủy huyện)............................................................................................ 21 1. Đại hội đại biểu đảng bộ cấp ủy huyện ban hành: .......................................... 21 2. Ban Chấp hành Đảng bộ cấp huyện ủy ban hành: .......................................... 21 3. Ban Thƣờng vụ cấp ủy huyện ban hành: ........................................................ 22 IV. Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp cơ sở và chi bộ ............................................... 22 1. Đại hội đảng bộ cơ sở ban hành: ..................................................................... 22 2. Ban Chấp hành đảng bộ cơ sở ban hành: ........................................................ 22 3. Ban Thƣờng vụ đảng ủy cơ sở ban hành: ....................................................... 22 4. Chi bộ cơ sở và chi bộ, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở ban hành: ................................................................................................................................. 22 V. Các tổ chức đảng đƣợc lập ra theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc theo quy định của Trung ƣơng ............................................................................................... 22 VI. Các cơ quan tham mƣu giúp việc và các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng... hoạt động có thời hạn của cấp ủy các cấp (gọi chung cơ quan đảng). ............................ 23 VII. Các đảng đoàn, ban cán sự Đảng các cấp ban hành: ....................................... 23 C. THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG ............................................................... 23 I. Khái niệm và các thành phần thể thức ................................................................. 23 1. Khái niệm ........................................................................................................ 23 2. Các thành phần thể thức .................................................................................. 23 a. Các thành phần thể thức bắt buộc ................................................................. 23 b. Các thành phần thể thức bổ sung .................................................................. 24 c. Bản chính, bản sao và các thành phần thể thức bản sao .............................. 24 II. Cách trình bày các thành phần thể thức.............................................................. 24 1. Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc ........................................... 24 a. Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" .............................................................. 24 b. Tên cơ quan ban hành văn bản ..................................................................... 25 c. Số và ký hiệu văn bản ................................................................................... 30 d. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ........................................ 32 đ. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản ........................................... 33 e. Phần nội dung văn bản ................................................................................. 34 g. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ................. 36 h. Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản....................................................... 46 i. Nơi nhận văn bản ........................................................................................... 46 2. Cách trình bày các thành phần thể thức bổ sung............................................. 47 2.1. Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn ............................................................. 48 2.2. Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản .............................................. 48 2.3. Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành................................. 48
2.4. Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản ...................................... 49 3. Bản sao và cách trình bày các thành phần thể thức bản sao ........................... 53 3.1. Các loại bản sao ......................................................................................... 53 3.2. Các hình thức sao ....................................................................................... 53 3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao .............. 53 4. Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục ................... 56 4.1. Phông chữ ................................................................................................... 56 4.2. Khổ giấy ...................................................................................................... 56 4.3. Định lề trang văn bản ................................................................................. 56 4.4. Số trang văn bản ......................................................................................... 56 4.5. Phụ lục văn bản .......................................................................................... 57 D. VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ XÃ HỘI ................................ 57 CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................. 64 Chƣơng III: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ XÃ HỘI............................................................................................ 65 I. Quản lý văn bản ................................................................................................... 65 1. Khái niệm, yêu cầu .......................................................................................... 65 1.1. Khái niệm .................................................................................................... 65 1.2. Yêu cầu ....................................................................................................... 66 2. Quản lý văn bản đến ........................................................................................ 67 2.1. Tiếp nhận văn bản đến ............................................................................... 67 2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến ...................................................... 68 2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến ...................................................... 71 2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ..................... 72 3. Tổ chức quản lý văn bản đi ............................................................................. 73 3.1. Đánh máy và nhân sao văn bản ................................................................. 73 3.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi .................................................................... 75 3.3. Đăng ký văn bản đi ..................................................................................... 75 3.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi ......................................................................... 78 3.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi .......................... 80 2. Quản lý và sử dụng con dấu ............................................................................ 81 2.1. Các loại con dấu ......................................................................................... 82 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu ....................................................................... 82 2.3. Đóng dấu .................................................................................................... 83 CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................. 83 Chƣơng IV: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH ..................................................................................................................... 85
I. LẬP HỒ SƠ ......................................................................................................... 85 1. Khái niệm ........................................................................................................ 85 1.1. Khái niệm hồ sơ .......................................................................................... 85 1.2. Khái niệm lập hồ sơ .................................................................................... 86 2. Yêu cầu ............................................................................................................ 86 2.1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng ............................................................................................................... 86 2.2. Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ, hoàn chỉnh .......................................................................................... 86 2.3. Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có giá trị ............................................. 87 3. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ ..................................................................... 87 3.1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên ........... 87 3.2. Giúp cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội quản lý tài liệu được chặt chẽ.................................................................................................................... 87 3.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ ............................................. 87 4. Trách nhiệm lập hồ sơ ..................................................................................... 88 5. Tổ chức lập hồ sơ ............................................................................................ 88 5.1. Xây dựng danh mục hồ sơ .......................................................................... 88 5.2. Lập hồ sơ .................................................................................................... 92 II. NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH ........................................ 102 1. Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan ................... 102 1.1. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên ...................................................... 102 1.2. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng .................................. 102 2. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan ........................ 102 3. Thủ tục giao nộp hồ sơ .................................................................................. 103 CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................... 104 Phần II: CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI ..................................................................... 106 Chƣơng V PHÔNG LƢU TRỮ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM ................ 106 1. Khái niệm .......................................................................................................... 106 2. Thành phần tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ......................... 106 3. Nguyên tắc quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ........................ 107 4. Hệ thống các cơ quan quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ........ 107 5. Về tổ chức lƣu trữ ............................................................................................. 108 5.1. Tổ chức lƣu trữ lịch sử của Đảng ............................................................... 108 5.2. Lƣu trữ cơ quan: ......................................................................................... 108 CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................... 108
Chƣơng VI: NỘI DUNG NGHIỆP VỤ LƢU TRỮ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG ............................................................................................................................... 109 1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ cơ quan ................................................. 109 2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu ....................................................................... 109 2.1. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan .............................. 109 2.2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử ................................ 110 2.3. Trình tự, thủ tục nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan .................... 110 2.3.1. Đối với hồ sơ giấy.................................................................................. 110 2.3.2. Đối với hồ sơ điện tử ............................................................................. 113 3. Xác định giá trị tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ................... 114 3.1. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu và Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu ......................................................................................................................... 114 3.1.1. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu.......................................................... 114 3.1.2. Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu .......................................... 114 3.2. Tiêu chuẩn xác định tài liệu lƣu trữ Đảng ................................................. 115 3.2.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu ..................................................... 115 3.2.2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu ..................................................................... 115 3.2.3. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu ............................... 115 3.2.4. Tiêu chuẩn thông tin trong tài liệu ........................................................ 116 3.2.4. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu ..................................................................... 116 3.2.5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu ............................... 116 3.2.6. Tiêu chuẩn thông tin trong tài liệu:....................................................... 116 3.2.7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý .................................................................. 116 3.2.8. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh của phông............................................ 116 3.2.9. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, vật liệu và kỹ thuật chế tác, đặc điểm bề ngoài của tài liệu .................................................................................................................... 117 3.2.10. Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu ............................................. 117 3.2.11. Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông ............................ 117 3.3. Nguyên tắc và công cụ xác định giá trị tài liệu .......................................... 117 3.3.1. Nguyên tắc ............................................................................................. 117 3.3.2. Công cụ xác định giá trị tài liệu ............................................................ 117 3.4. Các giai đoạn và nội dung xác định giá trị tài liệu..................................... 117 3.4.1. Xác định giá trị tài liệu trong quá trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ (giai đoạn văn thư)......................................................................................................... 117 3.4.2. Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cơ quan ............................................ 118 3.4.3. Xác định giá trị tài liệu ở Lưu trữ lịch sử ............................................. 118 3.5. Tổ chức xét huỷ tài liệu .............................................................................. 118 3.5.1. Xét huỷ tài liệu tại các cơ quan, tổ chức ............................................... 118
3.5.2. Xét huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử ........................................ 132 3.6. Hủy tài liệu hết giá trị................................................................................. 132 3.6.1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị ...................................... 132 3.6.2. Thủ tục quyết định huỷ tài liệu hết giá trị ............................................. 133 3.6.3. Bàn giao tài liệu hết giá trị để hủy ........................................................ 133 3.6.4. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị .................................................................... 133 3.6.5. Báo cáo kết quả tiêu hủy và lập hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị ......... 133 4. Chỉnh lý tài liệu ................................................................................................. 141 4.1. Khái niệm, nguyên tắc và yêu cầu chỉnh lý tài liệu ................................... 141 4.1.1. Khái niệm ............................................................................................... 141 4.1.2. Nguyên tắc và yêu cầu chỉnh lý tài liệu ................................................. 141 4.2. Trách nhiệm đối với việc chỉnh lý tài liệu ................................................. 141 4.3. Nội dung chỉnh lý tài liệu ........................................................................... 142 4.3.1. Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc ...................................... 142 4.3.2. Tiến hành chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc ..................................... 153 4.3.3. Kết thúc chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc ........................................ 165 5. Bảo quản tài liệu lƣu trữ .................................................................................... 167 5.1. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lƣu trữ ........................................................ 167 5.2. Nguyên tắc bảo quản tài liệu lƣu trữ .......................................................... 168 5.3. Yêu cầu chung bảo quản tài liệu lƣu trữ .................................................... 168 6. Khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ..................................................................... 169 6.1. Đối tƣợng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ............................ 169 6.2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ .......................... 169 6.3. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ ........................................... 170 6.4. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lƣu trữ .................................................... 170 6.5. Quản lý việc sử dụng tài liệu lƣu trữ.......................................................... 171 CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................... 171 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 172
Công tác văn thƣ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ... 50 Phụ lục 1: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng ........................ 50 Phụ lục 2: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao ........................................ 55 Phụ lục số 4: Hệ thống tổ chức của đảng cộng sản việt nam .................................. 59 Phụ lục số 5: MẪU DẤU ĐẾN ............................................................................... 68 Phụ lục số 6: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN ............................................ 70 Phụ lục số 7: MẪU SỔ CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN ............................................... 71 Phụ lục số 8: MẪU SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ................... 73 Phụ lục số 9: MẪU SỔ GIAO NHẬN VĂN BẢN ĐÁNH MÁY .......................... 74 Phụ lục số 10: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI .............................................. 77 Phụ lục số 11: MẪU PHIẾU GỬI VĂN BẢN ....................................................... 78 Phụ lục số 12: MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI .................................... 79 Phụ lục số 13: MẪU SỔ THEO DÕI PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐI ................................................................................................................... 80 Phụ lục số 14: Mẫu Danh mục hồ sơ ...................................................................... 91 Phụ lục số 15: MỤC LỤC VĂN BẢN .................................................................... 98 Phụ lục số 16 ........................................................................................................... 99 Phụ lục số 17 ......................................................................................................... 101 Phụ lục số 18 ......................................................................................................... 104 Phần II: Công tác lƣu trữ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ............................................................................................................................... 120 Phụ lục 1 ................................................................................................................ 120 Phụ lục 2 ................................................................................................................ 122 Phụ lục 3 ................................................................................................................ 123 Phụ lục 4 ................................................................................................................ 125 Phụ lục 5: ............................................................................................................... 127 Phụ lục 6 ................................................................................................................ 128 Phụ lục 7 ................................................................................................................ 130 Phụ lục 8 ................................................................................................................ 135 Phụ lục 9 ................................................................................................................ 138 Phụ lục 10 .............................................................................................................. 140 PHỤ LỤC 1: Mẫu biên bản giao, nhận tài liệu ..................................................... 143 PHỤ LỤC 2: Mẫu kế hoạch chỉnh lý tài liệu ........................................................ 145 PHỤ LỤC 3: Mẫu lịch sử đơn vị hình thành phông ............................................. 146 PHỤ LỤC 4: Mẫu lịch sử phông ........................................................................... 147 PHỤ LỤC 5: Mẫu phƣơng án phân loại tài liệu .................................................... 149 PHỤ LỤC 6: Mẫu hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu ........................................... 152 PHỤ LỤC 7: Mẫu mục lục hồ sơ .......................................................................... 156
PHỤC LỤC 8: Mẫu nhãn cặp (hộp)...................................................................... 162 PHỤ LỤC 9: Mẫu biên bản giao, nhận tài liệu ..................................................... 164 PHỤ LỤC 10 Mẫu báo cáo tổng kết chỉnh lý tài liệu ........................................... 166
LỜI GIỚI THIỆU Công tác văn thƣ gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, môn công tác văn thƣ, lƣu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng và tổ chức chính trị - xã hội đã đƣợc đƣa vào chƣơng trình đào tạo của Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu trình độ trung cấp. Đây là môn học tự chọn trong chƣơng trình đào tạo chuyên ngành hành chính - văn thƣ. Để đáp ứng yêu cầu mục tiêu đào tạo của chƣơng trình nghề hành chính - văn thƣ trình độ trung cấp, cần thiết phải biên soạn giáo trình công tác văn thƣ, lƣu trữ trong cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội. Bài giảng đƣợc dùng trong công tác giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh, sinh viên Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu. Nội dung bài giảng gồm 2 phần với các chƣơng cụ thể nhƣ sau: Phần I. Công tác văn thƣ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Chương I. Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Chương II. Văn bản của Đảng cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội. Chương III. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Chương IV. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Phần II. Công tác ƣu trữ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Chương V. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Chương VI. Nội dung nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan Đảng Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của các bạn. Trân trọng cảm ơn! Bạc Liêu, ngày 01 tháng 10 năm 2018 1
Phần I CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI Chƣơng I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI I. Khái niệm, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thƣ trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 1. Khái niệm Công tác văn thƣ trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội. 2. Yêu cầu Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thƣ ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đảm bảo các yêu cầu dƣới đây: 2.1. Nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng ngƣời, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. 2.2. Chính xác - Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định. - Về nghiệp vụ văn thƣ: thực hiện đúng chế độ công tác văn thƣ và các khâu nghiệp vụ cụ thể nhƣ đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản... 2
2.3. Bí mật Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thƣ, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thƣ. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nƣớc. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nƣớc về bảo vệ bí mật nhà nƣớc, nhƣ việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thƣ đúng tiêu chuẩn, ... 2.4. Hiện đại Việc thực hiện công tác văn thƣ gắn liền với việc sử dụng các phƣơng tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thƣ là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thƣ phải đƣợc tiến hành từng bƣớc, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thƣ là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại. 3. Vị trí Công tác văn thƣ không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trƣơng, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thƣ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. 4. Ý nghĩa - Làm tốt công tác văn thƣ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trƣơng, chính sách, xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dƣới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý đƣợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì 3
văn bản là phƣơng tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thƣ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều ngƣời, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thƣ sẽ: - Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. - Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan. Mọi chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc kể cả chủ trƣơng tuyệt mật đều đƣợc phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thƣ, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tƣợng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan. - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng nhƣ của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thƣờng xuyên, chủ yếu cho lƣu trữ hiện hành và lƣu trữ cấp ủy, lƣu trữ tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thƣ, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều đƣợc văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu đƣợc lập hồ sơ đầy đủ, nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lƣu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo nhƣ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. II. Yêu cầu đối với cán bộ àm công tác văn thƣ cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính tri-xã hội Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ đƣợc bố trí làm công tác văn thƣ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thƣ theo quy định của pháp luật. Trên thực tế, ngƣời cán bộ văn thƣ các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: - Yêu cầu về phẩm chất chính trị - Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ 4
- Những yêu cầu khác 1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị Ngƣời cán bộ văn thƣ hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm đƣợc những hoạt động quan trọng của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với ngƣời cán bộ văn thƣ là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là: - Ngƣời cán bộ văn thƣ phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải đƣợc thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, nơi cán bộ văn thƣ đang công tác. - Ngƣời cán bộ văn thƣ phải tuyệt đối tin tƣởng vào đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, giữ vững lập trƣờng của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào. - Ngƣời cán bộ văn thƣ phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nƣớc, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình. - Ngƣời cán bộ văn thƣ phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nƣớc, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thƣờng xuyên. 2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thƣ phải đƣợc thể hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành. Về lý luận nghiệp vụ: Ngƣời cán bộ văn thƣ phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thƣ, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với ngƣời cán bộ văn thƣ là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trƣờng, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bƣớc rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ. Về kỹ năng thực hành: Ngƣời cán bộ văn thƣ không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thƣớc đo năng lực thực tế của ngƣời cán bộ văn thƣ một cách trung thực, chính xác nhất. Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thƣ không những giúp cán bộ văn thƣ từng bƣớc nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ. 5
3. Những yêu cầu khác Tính chất nội dung công việc đòi hỏi ngƣời cán bộ văn thƣ của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào nhƣ tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng... mà còn đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu dƣới đây: 3.1. Tính bí mật Tính bí mật ở ngƣời cán bộ văn thƣ phải đƣợc thể hiện cụ thể: - Có sự kín đáo. - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất cứ trong trƣờng hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không đƣợc để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không đƣợc vứt vào sọt rác. - Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Đảng, bí mật của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 3.2. Tính tỉ mỉ Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán bộ văn thƣ phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải đƣợc thể hiện trên các nội dung: - Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không đƣợc bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v... - Không đƣợc bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thƣờng ngày cũng nhƣ đối với công việc đột xuất mới nảy sinh. 3.3. Tính thận trọng Trƣớc khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng, đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội về công tác văn thƣ; những trƣờng hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thƣ có đƣợc những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm. 3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thƣờng trực đối với ngƣời cán bộ văn thƣ. Cán bộ văn thƣ luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hƣởng không nhỏ đến công việc. 6
Mặt khác, phòng làm việc của văn thƣ không chỉ một mình cán bộ văn thƣ làm việc mà còn là nơi có nhiều ngƣời đến liên hệ công tác nhƣ xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v... Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tƣợng không tốt đối với cán bộ văn thƣ. 3.5. Độ tin cậy Cán bộ văn thƣ là ngƣời tiếp xúc với văn bản, nắm đƣợc nội dung hoạt động của cơ quan. Vì vậy ngƣời văn thƣ luôn luôn phải thể hiện độ tin cậy. Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công việc của văn thƣ. Phần lớn lãnh đạo đều tin tƣởng ở văn thƣ. Vì vậy, cán bộ văn thƣ phải giữ vững sự tin tƣởng đó để lãnh đạo có thể yên tâm làm việc. Mặt khác, ngƣời cán bộ văn thƣ phải đƣợc đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm và tin cậy cán bộ văn thƣ. 3.6. Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thƣ phải đƣợc thực hiện theo chế độ quy định của Đảng, Nhà nƣớc và của cơ quan, trƣớc hết là các quy định của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội nhƣ: chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ, quy định về quản lý và sử dụng con dấu, v.v... Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào ngƣời cán bộ văn thƣ phải giữ đúng nguyên tắc, không đƣợc phép thay đổi hoặc làm trái quy định. Đặc biệt ngƣời cán bộ văn thƣ phải có ý thức rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định. Trong trƣờng hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Đảng, Nhà nƣớc và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến ngƣời phụ trách có thẩm quyền, không đƣợc tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định. 3.7. Tính tế nhị Công việc của ngƣời cán bộ văn thƣ tạo ra môi trƣờng tiếp xúc với nhiều đối tƣợng khác nhau. Vì vậy ngƣời cán bộ văn thƣ phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với ngƣời khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sã kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những ngƣời quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của ngƣời khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc. Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thƣ ngày càng chiếm đƣợc lòng tin và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi ngƣời trong cơ quan, tổ chức Đảng. Điều đó giúp cho ngƣời cán bộ văn thƣ tạo đƣợc bầu không khí thoải mái trong phòng 7
làm việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc. III. Trách nhiệm quản ý về công tác văn thƣ 1. Cục Lƣu trữ Văn phòng trung ƣơng Đảng Có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung cụ thể gồm: - Ban hành và hƣớng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thƣ áp dụng trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; - Kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác văn thƣ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thƣ theo thẩm quyền; - Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thƣ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; - Tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thƣ; quản lý công tác thi đua, khen thƣởng trong công tác văn thƣ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thƣ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. - Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ các cơ quan, tổ chức Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi địa phƣơng mình. - Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ trong phạm vi cơ quan, tổ chức mình. 2. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thƣ cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội - Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải thành lập bộ phận (phòng) văn thƣ hoặc bố trí cán bộ làm văn thƣ. - Nhiệm vụ của văn thƣ cơ quan: + Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến. + Giúp Chánh văn phòng, trƣởng phòng hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 8