Giáo trình Phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin

Chia sẻ: Cao Thi Thao | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:150

Thêm vào BST

Báo xấu

307
lượt xem 103
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung giáo trình Phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin được chia làm 6 chương. Chương 1 đại cương về hệ thống thông tin (HTTT) giới thiệu các khái niệm cơ bản về HTTT, HTTT, các thành phần cơ bản của HTTT, các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống. Chương 2 khảo sát hiện trạng và xác lập dự án giới thiệu các bước và phương pháp thực hiện trong giai đoạn khảo sát hệ thống. Chương 3 phân tích hệ thống cơ sở dữ liệu giới thiệu các bước phân tích hệ thống về chức năng, xây dựng mô hình phân rã chức năng. Chương 4 phân tích hệ thống về dữ liệu cung cấp kiến thức về các bước phân tích hệ thống về dữ liệu, các mô hình thực thể liên kết và cách chuyển đổi giữa các mô hình, xay dựng quan hệ của hệ thống. Chương 5 thiết kế hệ thống hướng dẫn cách thiết kế hệ thống nhằm chuyển các đặc tả của hệ thống thành các đặc tả vật lý của hệ thống. Chương 6 lập trình chạy thử và bảo trì đề cập đến các chọn lựa ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu để lập trình và viết các tài liệu cho hệ thống.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin

Giáo trình phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin
Lời nói đầu Trong thời kỳ của công nghệ thông tin hiện nay, máy tính đã tham gia hỗ trợ hầu hết các hoạt động của con người như nghiên cứu khoa học, kinh doanh, quản lý…Để ứng dụng công nghệ thông tin cho việc xây dựng các hệ thống thông quản lý đòi hỏi phải có qui trình, phương pháp để áp dụng. Chính vì vậy một trong những yêu cầu quan trọng của những người làm tin học là phải có tri thức về phân tích thiết kế hệ thống mới có thể và phát triển được các ứng dụng tin học có tính khả thi. Giáo trình này đề cập đến việc phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin, trong đó nhấn mạnh tới hệ thống thông tin quản lý. Cuốn sách được giảng dạy ở bậc Cao đẳng, Đại học chuyên ngành Công nghệ thông tin. Sinh viên đã học qua một số ngôn ngữ và phương pháp lập trình trước khi học môn học này. Hệ thống thông tin nào cũng có một vòng đời, từ lúc khai sinh đ ến khi lúc b ị loại bỏ. Đó là một quá trình gồm một số giai đoạn nhất định. Các giai đoạn chính trong vòng đời của Hệ thống thông tin thường là: khảo sát nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng. Vì vậy vòng đời của Hệ thống thông tin thường đ ược gọi là chu trình sống hay chu trình phát triển. Giáo trình này chọn phương pháp phân tích và thiết kế theo hướng cấu trúc, vì các lẽ sau: • Phương pháp có cấu trúc trải qua thời gian đã chứng tỏ được tính kinh điển của nó. Học nó trước hết là học cách tư duy nhất quán và chặt chẽ của nó. • Phương pháp có cấu trúc dung dị, không cầu kỳ, dễ áp dụng, nhưng l ại rất hữu hiệu. Tác giả biên soạn giáo trình này với mục đích tóm lược những khái niệm cơ
bản nhất trong lý thuyết, kỹ thuật áp dụng để xây dựng được một hệ thống thông tin q u ả n lý cụ thể nhằm giúp sinh viên có thể nắm bắt được kiến thức của môn học. Trong cuốn giáo trình này ngoài việc trình bày những kiến thức cơ bản tác giả còn đưa ra ví dụ v ề p hân tích m ộ t h ệ th ố ng thông tin cụ thể trong cuộc sống để người đọc dễ hiểu và biết cách vận dụng kiến thức vào thực tế. Nội dung giáo trình được chia thành 6 chương: Chương 1 – Đại cương về hệ thống thông tin: Giới thiệu các khái niệm cơ bản về hệ thống, hệ thống thông tin, các thành phần của hệ thống thông tin, các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống. Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Giới thiệu các bước và phương pháp thực hiện trong giai đoạn khảo sát hệ thống như: tìm hiểu hiện trạng, xác định mục tiêu, phạm vi, các giải pháp. Chương 3 – Phân tích hệ thống về chức năng: Giới thiệu các bước phân tích hệ thống về chức năng. Xây dựng mô hình phân rã chức năng. Chương 4 – Phân tích hệ thống về dữ liệu: Giới thiệu các bước phân tích hệ thống về dữ liệu. Giới thiệu các mô hình thực thể liên kết và cách chuyển đổi giữa các mô hình. Xây dựng mô hình quan hệ của hệ thống. Chương 5 – Thiết kế hệ thống: Giới thiệu cách thiết kế hệ thống nhằm chuyển các đặc tả logic của hệ thống thành các đặc tả vật lý của hệ thống. Chương 6 – Lập trình chạy thử và bảo trì: Giới thiệu các lựa chọn ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu để lập trình và viết các tài liệu cho hệ thống. Cuốn sách như đã giới thiệu ở trên, nhằm mục đích làm giáo trình tham khảo cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin. Mọi ý kiến về giáo trình, xin được trao đổi với tác giả qua địa chỉ: Văn phòng khoa CNTT – Trường CĐ KTCN Việt Nam – Hàn Quốc. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc. Tác giả
Chương 1 – ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Chương mở đầu sẽ trình bày một cách khái quát về khái niệm hệ thống, một số hệ thống (hệ thống kinh doanh/ dịch vụ, hệ thống tin học), rồi tiếp đó đ ề c ập đ ến cấu trúc, vai trò của hệ thống thông tin, và cuối cùng là các giai đoạn phân tích và thi ết kế hệ thống. BÀI 1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ HỆ THỐNG 1.1.1. Hệ thống Hê thống Là một tập hợp các phần tử có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau cùng hoạt động hướng tới một số mục đích chung. Ta đề cập sâu thêm một số khái cạnh trong định nghĩa này a. Các phần tử của hệ thống Các phần tử nói ở đây là các thành phần hợp thành hệ thống: • Các phần tử có thể rất đa dạng: chẳng hạn như trong hệ thống thần kinh thì các phần tử là bộ óc, tủy sống, các dây thần kinh,....; có thể các phần tử lại là những đối tượng trừu tượng, như là một phương pháp, một lập luận.....như trong các hệ thống tư tưởng. Như vậy các phần tử có thể là rất khác biệt về bản chất, không những giữa các hệ thống khác nhau, mà có thể ngay trong cùng một hệ thống. • Các phần tử lại không nhất thiết là đơn giản, sơ đẳng, mà thường khi là những thực thể phức tạp, khiến khi đi sâu vào chúng, ta lại phải xem chúng là các hệ thống. Bởi thế, hệ thống thường có tính phân cấp: hệ thống hợp
thành từ nhiều hệ thống con, và trong mỗi hệ thống con đó l ại có các h ệ thống con nhỏ hơn. b. Các quan hệ giữa các phần tử Các phần tử của một hệ thống không phải tập hợp lại một cách ngẫu nhiên, rời rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại những quan hệ (hay các mối ràng buộc lẫn nhau), tạo thành một cấu trúc (hay một tổ chức). Chảng hạn: Trong một hệ thống hành chính, gồm các cán bộ và nhân viên, thì giữa họ tồn tại các mối ràng buộc về phân c ấp, phân quyền, các quan hệ về đoàn thế, các quan hệ vê dân sự. Khi xem xét tính tổ chức của một hệ thống, người ta phải đề cập trước hết đến các quan hệ ổn định, lâu dài. Tuy nhiên nói đến ổn định, không nhất thiết phải hiểu là hoàn toàn bất biến, tĩnh tại. Trái lại phần lớn các hệ thống đáng quan tâm đều có tính biến động. Biến động song vẫn giữ sự ổn định trong tổ chức, trong các quan hệ giữa các phần tử, nghĩa là vẫn giữ cái bản chất, hay các đặc trưng cốt lõi của hệ thống. c. Sự hoạt động và mục đích của hệ thống Sự biến động của hệ thống thể hiện trên hai mặt: • Sự tiến triển, tức là các thành phần của nó (các phần tử và các quan hệ) có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi. • Sự hoạt động, tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định, cùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống. Mục đích của hệ thống thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào đ ể chế biến thành những cái ra nhất định. Chẳng hạn: • Một hệ thống thu hình, nhận vào năng lượng điện cùng các sóng vô tuy ến từ đài phát, để biến thành các hình ảnh trên màn hính. • Một hệ thống sản xuất nhận vào các nguyên vật liệu, tiền, dịch vụ đ ể sản xuất ra các thành phần, hàng hóa. d. Môi trường bên ngoài Một câu hỏi đặt ra: hệ thống nhận cái vào từ đâu? và đưa cái ra ra đâu?. Đó chính là môi trường.
Để phân biệt hệ thống và môi trường xung quanh, cần phải xác định giới hạn của hệ thống (cả về vật lý và khái niệm). Một trong những cách để xác định giới hạn hệ thống là mô tả hệ thống. Với các loại hệ thống khác nhau, cách mô tả hệ thống cũng rất phong phú và đa dạng • Có thể mô tả hệ thống bằng các phương pháp định tính, thông qua mô tả tính chất, chức năng và nhiệm vụ của hệ thống. • Có thể mô tả hệ thống bằng phương pháp định lượng, thông qua việc liệt kê danh sách tất cả các phần tử của hệ thống, mối quan hệ giữa các phần tử, cùng các điểm "nối" với môi trường bên ngoài. Việc xác định biên một cách chính xác và hợp lý là rất cần thiết, đặc biệt có ý nghĩa đối với giai đoạn khảo sát hệ thống. Cần lưu ý rằng, giới hạn của hệ thống phụ thuộc chặt chẽ vào mục tiêu của hệ thống đó. Ta có thể đưa ra khái niệm môi trường bên ngoài như sau: Môi trường bên ngoài là tập hợp các phần tử không phụ thuộc vào hệ thống nhưng có mối liên hệ với hệ thống hoặc chịu sự tác động của hệ thống hoặc là tác động lê hệ thống. Ví dụ: Khách hàng và Nhà cung cấp hàng là các phần tử thuộc môi tr ường bên ngoài đối với công ty X – nếu xem công ty này như một hệ thống. Quan hệ giữa Khách hàng và công ty là mua hàng - Quan hệ Nhà cung cấp hàng với công ty X là cung cấp vật tư. - Hệ thống kinh tế NHÀ CUNG CẤP Cung ứng vật tư CÔNG TY X Mua hàng KHÁCH HÀNG
Hình 1 – 1: Ví dụ về một hệ thống. 1.1.2. Hệ thống kinh doanh/ dịch vụ a. Định nghĩa Là hệ thống mà mục đích là kinh doanh hay dịch vụ. Kinh doanh là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi nhuận (tức thu - giá trị thặng dư). Dịch vụ là hoạt động của con người nhằm mạng lại lợi ích (tức là cung cấp - giá trị sử dụng ). Ví dụ các hoạt động giáo dục, y tế, từ thiện..... Hệ thống kinh doanh/ dịch vụ nói ở đây có thể ở những quy mô khác nhau. Quy mô nhỏ như một phân xưởng, một cửa hàng. Quy mô vừa như 1 nhà máy, một công ty, một bệnh viện. Quy mô lớn như một tổng công ty, một ngành sản xuất, một tập đoàn kinh doanh đa quốc gia. Để cho gọn, người ta thường gọi hệ thống kinh doanh/dịch vụ là doanh nghiệp hay cơ quan. Đặc điểm chung của hệ thống kinh doanh/dịch vụ so với hệ thống khác( như hệ thống vật lý, hệ thống kỹ thuật hay hệ thống sinh học) là : chúng là của con người và có con người tham gia. Đặc điểm chung nói ở trên dẫn tới hai nét nổi bật của các hệ thống kinh doanh/dịch vụ: o Vai trò của cơ chế điều khiển (Trong kinh doanh thường gọi là sự quản lý) là rất quan trọng, nhằm giữ cho hệ thống hướng đúng đích và đạt kết quả với chất lượng cao. o Vai trò của thông tin cũng rất quan trọng, nhằm phục vụ cho nhu cầu giao tiếp, trao đổi giữa con người với nhau. b. Các hệ thống con trong hệ thống kinh doanh/ dịch vụ Bởi sự tồn tại của nhiệm vụ quản lý bên cạnh nhiệm vụ sản xuất như đã nói ở trên, cho nên các hệ thống kinh doanh/dịch vụ luôn bao gồm 2 hệ thống con:  Hệ thống tác nghiệp, gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng những cái đi vào thành luồng những cái đi ra (thể hiện mục đích kinh doanh hay dịch vụ) của hệ thống.
 Hệ thống quản lý, gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển, kiểm soát hoạt động tavs nghiệp hướng đúng vào mục đích kinh doanh hay dịch vụ. Về mặt hình thức hoạt động quản lý luôn luôn là một dãy nối tiếp của hai việc: o Đề xuất một quyết định kinh doanh. o Thực thi quyết định kinh doanh. Ta hiểu quyết định là một sự lựa chọn một trong những phương pháp hành động có thể để giải quyết một vấn đề nào đó. Mọi quyết định đều được đề xuất qua hai bước: o Tìm hiểu vấn đề o Lựa chọn phương pháp Như vậy, trước khi ra quyết định cần phải thu thập thông tin liên quan. Thông thường thì các thông tin có ích cho quyết định phải được kết xuất từ nhiều nguồn thông tin phức tạp, thông qua các quá trình thu gom, lưu trữ, xử lý. Sau khi ra quyết định, quyết định phải được truyền đạt đến nơi thực hiện, cùng với những thông tin c ần thi ết cho việc thực thi quyết định đó. Nói thế có nghĩa là, trong quản lý, bên cạnh nhiệm vụ đ ề xuất các quyết định kinh doanh, luôn có nhiệm vụ xử lý thông tin. Vì vậy hệ thống (con) quản lý trong hệ thống kinh doanh/dịch vụ lại có thể tách thành hai hệ thống con:  Hệ quyết định, gồm con người, phương tiện, phương pháp thực hiện việc đề xuất các quyết định kinh doanh.  Hệ thông tin, gồm con người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý các thông tin kinh doanh. Tóm lại, hệ thống kinh doanh/dịch vụ chứa ba hệ thống con: Hệ tác nghiệp, Hệ quyết định, và Hệ thông tin, mà mối liên quan về thông tin giữa chúng được diễn tả như trong hình sau, ở đó thấy rõ vai trò trung gian của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Hệ quyết định Hệ Báo cáo sản xuất Chỉ đạo sản xuất thông tin
Thông tin vào Thông tin ra Nguyên vật liệu Sản phẩm/dịch vụ Hệ tác nghiệp MÔI TRƯỜNG Hình 1 – 2: Các phân hệ của hệ thống kinh doanh/ dịch vụ Chú ý rằng việc phân chia hệ thống kinh doanh/dịch vụ thành ban hệ thống con như trên chỉ có ý nghĩa phương pháp luận, nhằm cho ta một cách nhìn, một cách nghiên cứu đối với hệ thống, chứ không phải là một sự phân chia về tổ chức. Tuy nhiên, nhìn một cách khái quát vào một doanh nghiệp, ta luôn thấy: o Những người mà nhiệm vụ chính là đề xuất các quyết định (cán bộ lãnh đạo các cấp) o Những người mà nhiệm vụ chính là xử lý thông tin (Nhân viên các phòng ban) o Những người mà nhiệm vụ chính là trực tiếp sản xuất hay dịch vụ (công nhân, kỹ sư, bác sĩ, giáo viên,....) Vì thế mà cách tiếp cận hệ thống như trên vẫn là có ích 1.2. VAI TRÒ VÀ NHIỆM VỤ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN a. Định nghĩa Hệ thống thông tin (Information System) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong tổ chức nào đó. Ta còn có thể hiểu Hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. Ví dụ: Hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống quản lý điểm,... b. Vai trò của hệ thống thông tin Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý. Trao đổi thông tin với môi trường ngoài.
Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ quyết định và hệ tác nghiệp. c. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin Hệ thống thông tin có bốn nhiệm vụ chính là nhận thông tin vào, lưu trữ, xử lý, và đưa ra thông tin. o Nhận thông tin vào dưới dạng các dữ liệu gốc về một chủ điểm, một sự kiện hoặc một đối tượng nào đó trong hệ thống, các yêu cầu xử lý hoặc cung cấp thông tin, các lệnh o Xử lý dữ liệu bao gồm sắp xếp, sửa chữa, thay đổi dữ liệu trong bộ nhớ, thực hiện các tính toán tạo ra thông tin mới, thống kê, tìm kiếm các thông tin thỏa mãn một điều kiện nào đó. o Lưu trữ các loại thông tin khác nhau có cấu trúc đa dạng, phục vụ nhu cầu xử lý khác nhau. o Đưa ra thông tin: có thể đưa dữ liệu với các khuôn dạng khác nhau ra các thiết bị như bộ nhớ ngoài, màn hình, máy in, thiết bị mạng hoặc các thiết bị điều khiển. 1.3. CẤU TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN , CÁC DỮ LIỆU VÀ CÁC XỬ LÝ Nếu không kể con người và thiết bị, Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có hai thành phần cơ bản: o Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp. o Các quy trình xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu  Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ cảu doanh nghiệp. Có thể tách dữ liệu thành hai phần o Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan, như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị.....Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể biến động khi có một sự kiện tiến hóa xảy ra. Sự kiện tiến hóa thường xảy ra bất ngờ, ngoài ý muốn của con người. Sự điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp khi có sự kiện tiến hóa xảy ra gọi là sự cập nhật o Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan, như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch....Hoạt động kinh doanh/dịch vụ nhằm biến đổi luồng vào/ra của doanh nghiệp có thể xem là sự tiếp nối của hàng loạt các sự
việc sơ đẳng, gọi là các sự kiện hoạt động. Khi có một sự kiện hoạt động xảy ra thì phải ghi nhận nó, và như vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ của doanh nghiệp  Các xử lý: Đó là quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính o Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn các chứng từ giao dịch (đơn mua hàng, hóa đơn.,....), các báo cáo, các bản thống kê,.... o Trợ giúp cho các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc chọn lựa một quyết định của lãnh đạo, nhưng cũng có thể là thực hiện một sự chọn lựa quyết định (một cách tự động),nếu đó là loại quyết định dựa trên giải thuật (khác với loại quyết định dựa trên trực quan) Mỗi xử lý thường là một sự áp dụng một quy tắc quản lý đ ịnh sẵn và di ễn ra theo một trật tự định sẵn(gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp, và như vậy chúng có thể bị điều chỉnh theo ý muốn. Ngoài ra có những qui tắc quản lý như vậy doanh nghiệp không được tùy tiện thay đổi. Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và/hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Đầu ra có thể là: o Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp. Gọi đó là các kết quả ngoài. o Các kết quả được lưu giữ trở lại vào trong hệ thống để sau này dùng là đầu vào cho các xử lý khác. Gọi đó là các kết quả trong. Có thể hình dung các thànhCác sần ệcơ ếbản của hệ thống thông tin, với các mối ph ự ki n ti n hóa liên quan về dữ liệu giữa chúng như sau: (Cập nhật) Dữ liệu Về cấu trúc cơ quan Kết quả ngoài Xử lý Dữ Các tham số - Các qui tắc quản lý liệu Kết quả trong - Các thủ tục vào Dữ liệu Về hoạt động kinh doanh/dịch vụ (Thu thập) Các sự kiện hoạt động
Hình 1 – 3: Lược đồ về các thành phần của hệ thống thông tin. 1.4. PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin như phân loại theo chức năng, phân loại theo đặc tính kỹ thuật, ở đây ra quan tâm đến phân loại theo chức năng sẽ có một số loại như sau: Hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ trợ giúp quyết định, hệ chuyên gia, hệ tự động hóa văn phòng. a. Hệ xử lý giao dịch Mục tiêu là xử lý các giao dịch và ghi lại các thông tin về giao dịch dưới dạng các bản ghi trong hệ thống. b. Hệ thống thông tin quản lý Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp hay một tổ chức. Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp. Người ta có thể đưa ra định nghĩa chính xác về hệ thống thông tin quản lý. Định nghĩa 1. Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thông tin có hiệu quả trong 1 tổ chức (Keen, Peter G.W – một trong số những người đứng đầu trong lĩnh vực này). Một hệ thống thông tin được xem là hiệu quả nếu nó giúp hoàn thành được các mục tiêu của những người hay tổ chức sử dụng nó. Đối tượng phục vụ của hệ thống thông tin quản lý không chỉ là các nhà quản lý mà còn là những người trong một tổ chức, hay rộng hơn là những người thực hiện công tác phân tích vag thiết kế hệ thống thông tin.
Định nghĩa 2. Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp các phương tiện nhân lực, vật lực, thông tin và phương pháp xử lý thông tin nhằm cung c ấp các thông tin cho quá trình ra quyết định đúng thời hạn và đủ độ tin cậy. Các phương tiện kể trên đ ược xem là tài nguyên của hệ thống thông tin. Như vậy 5 yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý xét ở trạng thái tĩnh là: thiết bị tin học, các chương trình, dữ liệu, thủ tục- quy trình và con người. c. Hệ hỗ trợ quyết định Là hệ thống xử lý và đưa ra các thông tin nhằm mục tiêu hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình đưa ra quyết định. Trong một số trường hợp bản thân người quản lý phải dựa vào kinh nghiệm của mình để đưa ra quyết định. d. Hệ chuyên gia Được xây dựng dựa trên những kết quả nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, nhằm trang bị cho máy tính khả năng lập luận, tự học, tự hoàn thiện chính nó và phỏng theo các giác quan cảu con người. Là một hệ thống thông tin tương tác dựa trên máy tính và hệ thống cơ sở dữ liệu và tri thức của con người, tạo ra các đối thoại giữa người và máy tính để làm sáng tỏ vấn đề. e. Các hệ thống tự động hóa văn phòng Tự động hóa văn phòng là cách tiếp cận nhằm đưa máy tính vào hoạt động văn phòng, cho phép thâu tóm mọi việc tính toán, giao lưu, quản lý thông tin tất cả vào trong các cửa sổ trên màn hình máy tính, có ngay trên bàn làm việc của nhân viên. Một h ệ thống tự động hóa văn phòng phải cung cấp ít nhất một số trong các chức năng cơ bản sau: Thư tín điện tử: Nhập các thông điệp văn bản gửi tới cá nhân hay nhóm - Lịch biểu, bố trí thời gian, nhắc việc - Các phương tiện tính toán đơn giản - Xử lý văn bản - BÀI 2. CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN Hiện nay trong hầu hết các hệ thống kinh doanh/dịch vụ, các nhà quản lý đ ều muốn máy tính tham gia vào hệ thống ở mức cao. Điều này đòi hỏi cần có một chương
trình, một phần mềm chuyên dụng để giải quyết vấn đề cho từng bài toán cụ thể. Ví dụ: Quản lý nhân sự, quản lý thư viện, quản lý điểm.... Để xây dựng được những phần mềm như vậy, đòi hỏi nhóm phát triển phần mềm không chỉ biết tốt về tin học mà còn phải hiểu rõ các qui trình nghiệp vụ của hệ thống. Cần phải xây dựng sao cho phần mềm đưa vào sử dụng phải đáp ứng được các yêu cầu của người dùng. Vì vậy phải có một qui trình chuẩn và hợp lý để xây dựng hệ thống thông tin. Việc xây dựng hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai đoạn. Tuy thuộc vào phương pháp luận và qui định về phương thức làm việc của đơn vị, quá trình này có thể được chia thành các bước như sau: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, Phân tích hệ thống, Thiết kế hệ thống, Xây dựng hệ thống, Vận hành và bảo trì hệ thống. 1.1. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN Là giai đoạn tìm hiểu qui trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu và phạm vị của hệ thống thông tin. Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10 – 15% công sức. Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn o Khảo sát sơ bộ: nhằm xác định tính khả thi của dự án. o Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những kết quả thu được. o Báo cáo: lập hồ sơ khảo sát Ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ: o Những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới hạn chính xác của công việc(phạm vi của dự án: những gì phải làm được, chưa làm được, và vượt ra ngoài phạm vi của vấn đề). o Xác định cụ thể đối tượng sử dụng dù học có thể sẽ bị biến động cả về số lượng và loại công việc. Tóm lại, giai đoạn này nội dung chủ yếu nặng về mặt tổ chức và quản lý, là giai đoạn tiếp xúc ban đầu để có thể đi đến một cam kết (có thể là một hợp đồng trách nhiệm, hoặc là một hợp đồng kinh tế kỹ thuật) giữa chủ đầu tư và ekip xây dựng hệ thống thông tin. 1.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệ thống, nêu được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu c ủa h ệ thống. Dựa trên các mục tiêu đó xác định được các mô hình chức năng và mô hình d ữ liệu Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15 – 25% công sức. Mục tiêu chính: biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hóa hệ thống với các sơ đồ chức năng, luồng dữ liệu, thực thể liên kết. Giai đoạn này thực hiện 2 công việc tương đối độc lập Phân tích dữ liệu. - Phân tích chức năng. - Phân tích chức năng. Xác định rõ các công việc cần giải quyết để đạt được mục tiêu quản lý của hệ thống. Phân rã các công việc đó ra thành các công việc nhỏ hơn sao cho việc thực hiện các công việc nhỏ đảm bảo thực hiện được công việc lớn hơn. Các chức năng đưa ra trong giai đoạn phân tích phải phản ánh được nghiệp vụ của hệ thống. Việc phân tích chức năng phải đưa ra được đầy đủ các thông tin sau: Tên chức năng, mô tả có tính tường thuật, đầu vào của chức năng, đầu ra của chức năng, cac s ự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng. Phân tích dữ liệu. Phân tích có cấu trúc thông tin nằm trong hệ thống hiện tại nhằm làm rõ các thành phần thông tin và các mối quan hệ giữa các thành phần đó. Xây dựng CSDL thống nhất cho toàn bộ hệ thống sử dụng. Sau giai đoạn này sẽ hình thành một báo cáo gồm những nội dung sau: Phân tích chi tiết những tồn tại của hệ thống hiện hành. - Xác định các mục tiêu cần đạt được nhờ những giải pháp nêu ra. - Các giải pháp khác nhau. - Một nghiên cứu khả thi tương ứng với mỗi giải pháp đưa ra. - Những yêu cầu đặtt ra cho hệ thống thông tin mới - 1.3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Thiết kế hệ thống sẽ cho một phương án tổng thể hay một mô hình đ ầy đ ủ của hệ thống thông tin. Nó bao gồm tất cả các đặc tả về hình thức và cấu trúc c ủa h ệ thống, môi trường mà trong đó hệ thống hoạt động. Kết quả là hồ sơ thiết kế chiếm 15 – 25 % công sức Bản thiết kế chia thành hai phần: đặc tả thiết kế logic và đặc tả thiết kế vật lý. Thiết kế logic. Bao gồm các thành phần của hệ thống và liên kết giữa chúng với nhau đúng như là chúng sẽ hiện ra trước mắt người sử dụng. Bao gồm các thiết kế về: Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế chức năng (các xử lý) - Thiết kế giao diện, các báo cáo, hệ thống thực đơn theo yêu cầu sử - dụng. Thiết kế an toàn cho hệ thống đảm bảo độ tin cậy của hệ thống. - Thiết kế logic không gắn với vật thể vật lý và hình thức tổ chức quản lý. Thiết kế vật lý. Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành thiết kế kỹ thuật của hệ thống: hệ thống các thiết bị và các chức năng của người và máy tính trên hệ thống đó. Nó tạo ra các đặc tả cụ thể về chức năng - Thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu - Phương tiện vào ra thông tin - Các thủ tục xử lý bằng tay - Các kiểm tra đặc biệt và sự sắp đặt các thành phần vật lý trên không gian thời gian. 1.4. XÂY DỰNG HỆ THỐNG Là giai đoạn lập trình trên cơ sở phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước. Kết quả là chương trình. Giai đoạn này chiếm khoảng 35 – 60% công sức.
Giai đoạn này gồm các công việc: lựa chọn phần mềm hạ tầng: hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, ngôn ngữ sử dụng, chọn các phần mềm đóng gói, xây dựng phần chương trình còn lại. Việc xây dựng phàn chương trình còn lại bao gồm: Thi công: tích hợp, mã hóa các modun chương trình, viết câu lệnh sản sinh - CSDL, thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn. Tạo các CSDL kiểm tra - Kiểm thử chương trình - 1.5. VẬN HÀNH VÀ BẢO TRÌ HỆ THỐNG a. Kiểm nghiệm Là quá trình chạy thử toàn bộ các chương trình được sử dụng và xây dựng với những dữ liệu giả để xác định xem hệ thống có tạo ra các kết quả mong muốn trong những điều kiện xác định hay không? Việc kiểm nghiệm bao gồm kiểm nghiệm các modun chức năng, sự hoạt động của hệ thống và nghiệm thu cuối cùng b. Chuyển đổi hệ thống Là quá trình chuyển đổi toàn bộ hoạt động của tổ chức trong hệ thống cũ sang hoạt động với hệ thống mới bao gồm các công việc: chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và sắp xếp đội ngũ cán bộ là việc trên hệ thống mới, tài liệu chi tiết thuyết minh về s ự làm việc của hệ thống cả về mặt kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng. Kết quả chuyển đổi hệ thống phải trả lời được câu hỏi: Hệ thống được xây dựng làm việc trong điều kiện thực như thế nào c. Vận hành và bảo trì hệ thống Sau khi hệ thống được lắp đặt và chuyển đổi toàn bộ, giai đoạn vận hành bắt đầu. Trong thời gian này, người sử dụng và các chuyên viên kỹ thuật vận hành cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đâu như thế nào, đề xuất sửa đổi, cải tiến. Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử dụng. Việc bảo trì bao gồm các công việc: theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi, sửa đổi nâng cấp phiên bản, trợ giúp sửa đổi những sai xót dữ liệu.
Chương 2 – KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước phát biểu bài toán, đặt vấn đề, hay nghiên cứu sơ bộ. Để sáng tạo ra một hệ thống mới, người phát triển hệ thống trước hết phải làm quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra đối với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết cho phép giải đáp một số câu hỏi cơ bản như: • Môi trường, hoàn cảnh, các ràng buộc và hạn chế đối với hệ thống đó như thế nào? • Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của hệ thống đó là gì, tức là người dùng thực sự muốn gì ở hệ thống? • Có thể hình dung sơ bộ một giải pháp có thể đáp ứng được các yêu cầu đặt ra như thế nào? Tóm lại, thì một dự án triển khai một hệ thống mới là có thực sự cần thiết và khả thi không? Kế hoạch và tiến độ triển khai dự án đó ra sao? Chương này sẽ lần lượt xét những công việc chính phải làm trong giai đoạn bước đầu này, một giai đoạn được gọi là nghiên cứu sơ bộ, song chẳng phải là tốn ít công sức cho nó. BÀI 1. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.1. MỤC ĐÍCH , YÊU CẦU KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG a. Mục đích Thông thường một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều điều bất cập. Chính vì vậy việc tìm hiểu nhu cầu đ ối v ới hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ đó. Và vì hệ thống này đang tồn tại nên ta gọi đó là hiện trạng. Việc khảo sát hiện trạng nhằm để: o Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống o Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.
o Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục b. Yêu cầu Việc khảo sát phải đạt các yêu cầu sau: Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại. - Không được bỏ sót thông tin. - Các thông tin thu thập phải được đo đếm: số lượng, tần suất, độ chính xác, - thời gian sống,.... Thông tin không trùng lặp, nghĩa là phải tiến hành trong một trật tự, sao cho - mỗi người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại về một việc. Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra: phải luôn - cởi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào công việc nội bộ cơ quan, hay làm tăng thêm các mâu thuẫn trong cơ quan Xác định các vấn đề giải quyết trong tổ chức và phạm vi giải quyết của từng - vấn đề: Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống thực, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, và sự phân cấp quyền hạn trong thế giới thực; thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, tài liệu, các chứng từ giao dịch và các phương tiện xử lý thông tin; thu thập và mô tả các qui tắc quản lý, các quy trình xử lý các thông tin trong hệ thống; thu thập các nhu cầu xử lý và sử dụng thông tin; đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất các giải pháp. Xác định nhóm người dùng: Xác định các nhóm cán bộ trong tổ chức mà công - việc của họ có mối liên hệ mật thiết với các hoạt động của hệ thống thông tin. Việc xác định các nhóm người dùng nhằm làm rõ những nguồn thông tin mà họ có thể cung cấp cũng như yêu cầu của họ đối với hệ thống thông tin mới cần xây dựng. Viết báo cáo tổng hợp: Dựa trên những kết quả của khảo sát hiện trạng để có - những thông tin tổng quát về hệ thống nhằm giúp cho việc đưa ra những quyết định cho những giai đoạn tiếp theo. 2.2. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG