Giáo trình Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý (Nghề: Quản trị văn phòng - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:97

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình “Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý” nhằm cung cấp một số kiến thức cơ bản về mối quan hệ của thông tin đối với công tác lãnh đạo, quản lý; các loại thông tin, hình thức phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý; ảnh hưởng của thông tin đến việc ra quyết định quản lý và hoạch định chính sách. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý (Nghề: Quản trị văn phòng - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MÔN HỌC THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20... của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum)
Kon Tum, năm 2022
iii MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ................................................................................ vi LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................. vii CHƢƠNG 1: QUAN NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN LÃNH ĐẠO .......... 3 1. Một số khái niệm cơ bản ................................................................................. 3 1.1. Khái niệm thông tin................................................................................ 3 1.2. Khái niệm tổ chức .................................................................................. 6 1.3. Khái niệm lãnh đạo và quản lý............................................................... 8 2. Hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ quyết định ............................................ 13 2.1. Khái niệm hệ thống thông tin............................................................... 13 2.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý .................................................. 14 2.3. Khái niệm hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định .............................. 17 2.4. Khái niệm về quyết định quản lý ......................................................... 21 Câu hỏi và bài tập thực hành ........................................................................... 25 CHƢƠNG 2: HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ .................................................................................................... 26 1. Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo, quản lý ............................. 26 1.1. Hoạt động lãnh đạo, quản lý gắn liền với thông tin ............................. 26 1.2. Sự thống nhất giữa công tác quản lý và thông tin................................ 28 2. Hiện trạng hoạt động thông tin phục vụ quản lý, lãnh đạo ...................... 31 2.1. Mục đích của công tác khảo sát hiện trạng .......................................... 31 2.2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng .......................................................... 31 3. Đặc điểm lao động của cán bộ lãnh đạo, quản lý ....................................... 35 3.1. Đặc điểm hoạt động trí tuệ ................................................................... 35 3.2. Đặc điểm về tác phong lãnh đạo .......................................................... 37 3.3. Đặc điểm về uy tín của người lãnh đạo, quản lý.................................. 39 3.4. Đặc điểm về tương tác thông tin giữa cấp trên và cấp dưới ................ 40 3.5. Đặc điểm về các năng lực liên quan đến thông tin .............................. 40 4. Sự cần thiết của thông tin đối với hoạt động lãnh đạo, quản lý ............... 42 5. Phƣơng pháp luận phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý ........................... 43 5.1. Phương pháp nghiên cứu các nguồn thông tin đã có ........................... 43 5.2. Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế ................................................ 44 5.3. Phương pháp chuyên gia ...................................................................... 44 5.4. Phương pháp xử lý thông tin ................................................................ 45 6. Các yêu cầu đối với hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý ....... 45 6.1. Tính đầy đủ của thông tin .................................................................... 45 6.2. Tính chính xác, xác thực ...................................................................... 46
iv 6.3. Tính tối ưu ............................................................................................ 46 6.4. Tính kịp thời ......................................................................................... 46 6.5. Tính cô đọng ........................................................................................ 47 6.6. Tính lô gích .......................................................................................... 47 6.7. Tính hệ thống ....................................................................................... 47 6.8. Tính có ích............................................................................................ 48 6.9. Tính phù hợp ........................................................................................ 48 6.10. Tính bảo mật và tính hiệu quả............................................................ 48 Câu hỏi và bài tập thực hành ........................................................................... 48 CHƢƠNG 3: HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ .................................... 50 LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ ............................................................................. 50 1. Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý ........................................... 50 1.1. Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý ................................... 50 1.2. Phân loại thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý ..................................... 51 2. Các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý .................................... 56 2.1. Các hệ thống thông tin tác nghiệp........................................................ 56 2.2. Hệ tự động văn phòng .......................................................................... 58 2.3. Hệ thống xử lý giao dịch ...................................................................... 59 2.4. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực ................................................... 60 2.5. Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo ................................................................ 65 2.6. Hệ chuyên gia ....................................................................................... 66 3. Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý theo chủ đề....................... 68 3.1. Các thông tin cơ bản phục vụ soạn thảo kế hoạch hàng năm .............. 68 3.2. Các thông tin cơ bản phục vụ soạn thảo báo cáo tổng kết hàng năm .. 73 4. Yếu tố con ngƣời trong hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý ... 76 Câu hỏi và bài tập thực hành ........................................................................... 79 CHƢƠNG 4: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ .................................................................................................... 80 1. Các nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý ............................... 80 1.1. Nguyên tắc hiệu quả ............................................................................. 80 1.2. Nguyên tắc tiếp cận hệ thống .............................................................. 81 1.3. Nguyên tắc người lãnh đạo cao nhất................................................... 81 1.4. Nguyên tắc tự động hoá việc luân chuyển tài liệu .............................. 82 1.5. Nguyên tắc hệ thống mở ..................................................................... 82 1.6. Nguyên tắc làm phù hợp khả năng thông qua tại mọi nút, mọi bộ phận ..................................................................................................................... 82 2. Các bƣớc xây dựng hệ thống thông tin khoa học ....................................... 83 3. Xây dựng mạng lƣới trao đổi thông tin phục vụ quản lý và lãnh đạo ..... 84
v 3.1. Mục tiêu ............................................................................................... 84 3.2. Chức năng và nhiệm vụ........................................................................ 84 3.3. Nguyên tắc hoạt động .......................................................................... 85 Câu hỏi và bài tập thực hành ........................................................................... 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO
vi TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý” được xây dựng chủ yếu dựa trên cấu trúc của chương trình đào tạo đã được Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng, trình độ cao đẳng. Trong quá trình biên soạn Giáo trình “Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý”, tác giả nghiên cứu và tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau như: Giáo trình Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý của tác giả PGD.TSKH. Bùi Loan Thùy, Nxb Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, năm 2013; chuyên đề: kỹ năng thu thập và xử lý thông tin; chuyên đề: Hệ thống thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước. Ngoài ra, tác giả tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác để hoàn thiện giáo trình này nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mục đích của giáo trình là làm tài liệu giảng dạy chính thức cho nhà giáo và làm tài liệu học tập cho sinh viên ngành, nghề Quản trị văn phòng, trình độ cao đẳng ở trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum. Giáo trình này được lưu hành nội bộ, các nguồn thông tin có thể được sử dụng nguyên bản hoặc trích sử dụng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
vii LỜI GIỚI THIỆU Đối với bất kỳ một tổ chức xã hội nào, để duy trì và phát triển đều cần tới hoạt động lãnh đạo và quản lý. Về bản chất, hoạt động lãnh đạo và quản lý chính là quá trình tiếp nhận, xử lý và sử dụng thông tin cho ra quyết định quản lý. Vì thế, việc đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý là vấn đề đặc biệt quan trọng, nhất là trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế hiện nay. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông hiện đại, khả năng giao lưu giữa các nhóm người và các thành viên trong xã hội ngày càng tăng lên, độ phức tạp của xã hội cũng ngày càng gia tăng nhanh chóng, môi trường lãnh đạo và quản lý công ngày càng phức tạp hơn, người lãnh đạo và quản lý đang phải đối mặt với những thách thức mới, phải thích ứng linh hoạt và phải đáp ứng kịp thời những đòi hỏi ngày càng gia tăng của xã hội. Các cán bộ lãnh đạo, quản lý hiểu rõ hơn ai hết giá trị của thông tin và đều mong muốn xây dựng một hệ thống thông tin hoàn thiện trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của mình, đặc biệt là hệ thống thông tin tư liệu nội bộ để có thể truy cập, kiểm soát dòng chảy thông tin một cách dễ dàng. Hệ thống thông tin được tin học hóa phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý đang đóng vai trò ngày càng to lớn trong xã hội hiện đại nói chung, trong lãnh đạo, quản lý các cấp nói riêng. Giáo trình “Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý” nhằm cung cấp một số kiến thức cơ bản về mối quan hệ của thông tin đối với công tác lãnh đạo, quản lý; các loại thông tin, hình thức phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý; ảnh hưởng của thông tin đến việc ra quyết định quản lý và hoạch định chính sách. Giáo trình cũng đề cập đến các biện pháp bảo đảm thông tin trong quản lý và hệ thống thông tin quản lý hiện đang được sử dụng trong nhiều lĩnh vực của xã hội hiện cũng như các vấn đề khác có liên quan đến thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý. Giáo trình gồm 4 chương: Chương 1: Quan niệm chung về thông tin lãnh đạo và quản lý Chương 2: Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý Chương 3: Các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý điển hình Chương 4: Xây dựng hệ thống thông tin khoa học công nghệ
viii Mặc dù tác giả đã rất cố gắng, nhưng không tránh khỏi những hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô trong nhà trường và đặc biệt là các bạn sinh viên để Giáo trình ngày càng được hoàn thiện hơn. Kon Tum, ngày 10 tháng 7 năm 2022 BIÊN SOẠN ThS Lê Thị Thanh Hòa
1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC Mã môn học: 61063004 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Môn học Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý là môn học cơ sở trong chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng trình độ cao đẳng.. - Tính chất: Môn học Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý là môn học bắt buộc; môn học kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, thảo luận. - Ý nghĩa và vai trò: Môn học có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc cung cấp những kiến thức, kỹ năng cơ bản về: thông tin, tổ chức, lãnh đạo, quản lý; hệ thống thông tin và hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng học tập và nghiên cứu khoa học trong chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng, trình độ cao đẳng. Mục tiêu của môn học: 1. Về kiến thức: - Trình bày được những kiến thức về hệ thống thông tin và quản lý; trình bày và phân tích được vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo và quản lý; các đặc điểm, phương pháp và các yêu cầu đối với hoạt động thông tin lãnh đạo và quản lý. - Mô tả được các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý điển hình. - Phân tích được các nguyên tắc, các bước xây dựng hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý. 2. Về kỹ năng: - Thực hiện được một số kỹ năng phân tích, tổng hợp các vấn đề; kỹ năng vận dụng lý thuyết vào giải quyết các vấn đề thực tiễn; kỹ năng xử lý các thông tin liên quan đến công tác lãnh đạo, quản lý. - Thực hành tốt một số kỹ năng: quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc, giao tiếp, tuyển dụng và đánh giá nhân sự; thực hiện và sử dụng được các thiết
2 bị văn phòng; kỹ năng xử lý thông tin, dữ liệu để phân tích, tổng hợp thông tin cho lãnh đạo, quản lý. 3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Nhận thức đúng vị trí, vai trò của môn học, từ đó có ý thức học tập tốt bộ môn; có tố chất, rèn luyện phẩm chất tốt khi làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý. - Có thái độ đúng mực với nghề nghiệp, với công việc của bản thân trong tương lai; nghiêm túc, cẩn thận trong thu thập, giải quyết và quản lý thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý. - Có ý thức chấp hành nghiêm túc sự chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý.
3 NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: QUAN NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ Mã chƣơng: 61063004 - 01 GIỚI THIỆU Công tác lãnh đạo, quản lý liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau trong hoạt động của con người. Quản lý là một khoa học đồng thời cũng là một nghệ thuật. Người làm công tác lãnh đạo, quản lý phải nắm vững khoa học quản lý để vững vàng trong việc xác định mục tiêu hoạt động, định hướng đi, nắm được các nguyên tắc, phương pháp quản lý đồng thời phải hiểu rõ nghệ thuật dùng người, nghệ thuật giao tiếp ứng xử để cải thiện hoạt động lãnh đạo, quản lý của mình, giảm bớt các sai sót trong thực tiễn lãnh đạo, quản lý. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày được một số khái niệm: thông tin, tổ chức, lãnh đạo, quản lý; phân tích được hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ quyết định. - Thực hiện được một số kỹ năng phân tích, tổng hợp các vấn đề; kỹ năng vận dụng lý thuyết vào giải quyết các vấn đề thực tiễn; kỹ năng xử lý các thông tin liên quan đến công tác lãnh đạo, quản lý. - Rèn luyện tính tích cực trong học tập như: sự chăm chỉ, sáng tạo và tự học tập nghiên cứu bổ sung kiến thức; liên hệ những nội dung đã được học với quá trình rèn luyện của bản thân nhằm phục vụ cho nghiệp vụ ngành, nghề Quản trị văn phòng trong tương lai. NỘI DUNG 1. Một số khái niệm cơ bản 1.1. Khái niệm thông tin Thuật ngữ “thông tin” có nguồn gốc từ tiếng Latinh “Infomatio” (nghĩa là giảng giải, trình bày, thông báo). Ngày nay, thuật ngữ “thông tin” (tiếng Anh là Information) được sử dụng rất phổ biến và được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau, tùy thuộc vào cách nhìn nhận, phương pháp nghiên cứu và lĩnh vực áp dụng. Thông tin là một khái niệm rộng. Thông tin tồn tại khắp nơi, trong từng
4 hoạt động và từng tế bào tổ chức của xã hội. Thông tin có thể là sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết của con người, được hình thành trong quá trình giao tiếp, là nguồn gốc của nhận thức, là cơ sở ra quyết định. Thông tin có thể là tất cả những gì được phản ánh trong thế giới vật chất; nội dung của thế giới vật chất mà con người nhận thức được và phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất của đối tượng được phản ánh. Thông tin cũng có thể là một bộ phận tri thức mới về một sự vật hay hiện tượng được con người tiếp nhận và sử dụng vào hoạt động có định hướng, có mục đích của mình dưới các hình thức thích hợp. Thông tin thể hiện ở nhiều dạng: ngôn ngữ lời nói, văn bản, âm thanh, hình ảnh.... Những dạng này là “vỏ bọc” vật chất chứa thông tin. Theo quan điểm triết học, thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất (tự nhiên và xã hội) bằng các phương tiện tác động lên giác quan của con người như ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh, âm thanh,... Theo lý thuyết toán học thống kê của nhà bác học Mỹ C.Shannon, thông tin là số đo của độ bất định. Theo quan điểm điều khiển học, thông tin là một bộ phận không thể tách rời của hệ thống điều khiển (lãnh đạo). Theo quan điểm lý thuyết thông tin, thông tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên; thông tin phản ánh cái xác định, trật tự trong các mối quan hệ của các sự vật và hiện tượng. Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5453–1991, thông tin là dữ liệu, tin tức được xem xét trong quá trình tồn tại và vận động trong không gian, thời gian. Cùng với sự phát triển từ nền kinh tế nông nghiệp (tương ứng với xã hội nông nghiệp) thành nền kinh tế công nghiệp (tương ứng với xã hội công nghiệp), rồi tiến lên nền kinh tế tri thức (tương ứng với xã hội thông tin); cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học và công nghệ, thông tin đã trở thành nguồn tài nguyên đặc biệt, nguồn lực phát triển của mỗi quốc gia, được sử dụng như một công cụ quản lý xã hội và điều hành sản xuất kinh doanh, là cơ sở của các hoạt động chuyển giao tri thức. Chính vì vậy, thông tin được nghiên cứu ở nhiều góc độ khác nhau. Nếu nghiên cứu khía cạnh kỹ thuật của thông tin sẽ liên quan chặt chẽ tới độ tin cậy, tính chính xác và tốc độ truyền tín hiệu.
5 Nếu nghiên cứu khía cạnh ngữ nghĩa của thông tin sẽ liên quan đến việc biểu đạt phương diện nội dung và trả lời cho câu hỏi: các tín hiệu mang thông tin có nghĩa gì. Nếu nghiên cứu khía cạnh sử dụng thông tin sẽ liên quan đến các mặt giá trị, lợi ích, hiệu quả của thông tin từ phía người sử dụng. Trong đời sống xã hội, thông tin là một nhu cầu cơ bản của con người, không thể thiếu trong các mối quan hệ. Nhu cầu này ngày càng gia tăng khi xã hội phát triển. Trong quan hệ xã hội, thông tin được truyền từ đối tượng này đến đối tượng khác để báo một “nội dung gì đó”. Thông tin chỉ có ý nghĩa khi “nội dung đó” bên nhận tin chưa biết. Ngữ nghĩa của thông tin chỉ có thể hiểu được khi bên nhận tin hiểu được cách biểu diễn ngữ nghĩa của bên phát tin. Nội dung thông tin là nội dung của các sự vật, là ý nghĩa của các văn bản, các ý tưởng... Nội dung thông tin được thể hiện qua các tín hiệu vật lý hoặc các dấu hiệu được ghi trên các vật mang tin, được truyền qua các kênh truyền tin. Ví dụ, đài phát thanh, tivi, báo chí là những kênh truyền tin rất quan trọng và là công cụ thông tin cực kỳ mạnh mẽ, hữu hiệu để phổ biến rộng rãi đường lối chính sách, văn bản, quyết định của các cơ quan quản lý nhà nước; hướng người dân vào những sự kiện xã hội, thông báo, bình luận; giải thích, thuyết phục, giới thiệu và kêu gọi, kích thích và tổ chức quần chúng, hình thành dư luận xã hội; khẳng định hệ thống những giá trị xã hội, những mẫu mực hành vi, giáo dục; nâng cao trình độ dân trí. Thông thường, một thông tin hình ảnh kết hợp với văn bản sẽ tạo nên một sức mạnh lớn hơn cho việc thông báo, giáo dục hay thuyết phục người tiếp nhận tin. Thông tin hình ảnh có thể là tranh vẽ, ảnh chụp, các slide hình ảnh, ký hiệu, bản đồ, bản vẽ, sơ đồ, biểu đồ, các con số, bức vẽ phác thảo, các loại hình ảnh khác. Trong quan hệ giao tiếp giữa người và người, kiến thức, cảm xúc hoặc ý nghĩ, thông tin được mã hóa và gửi ít nhất từ một người và được một người nhận và giải mã. Người nhận tin mang nghĩa vào cho thông tin nhận được khi họ giải thích ý nghĩa của thông tin ấy và cho phản hồi đến người gửi tin. Người gửi tin, trong trường hợp này, trở thành người nhận tin và tiếp tục cho phản hồi tương ứng. Khi con người sử dụng thông tin thường tạo ra một thông tin mới. Các
6 thông tin mới đó lại được truyền cho người khác qua các phương tiện truyền tin. Trong một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, môi trường thông tin được tạo nên bởi các dòng tin bên trong sinh ra từ quá trình hoạt động và các dòng tin từ bên ngoài tác động tới hệ thống quản lý. Các doanh nhân phương Tây tính toán chi phí cho thông tin trong lĩnh vực sản xuất vật chất có thể chiếm từ “một nửa tổng số chi phí cho công tác quản lý (quản trị) đến một nửa tổng số tiền sản phẩm bán được”. Khi tổ chức các dòng tin một cách có chủ đích, tuân theo một số quan hệ logic nhất định, thông tin sẽ trở thành một bộ phận của tri thức, đòi hỏi phải được khai thác sử dụng một cách hiệu quả (1). 1.2. Khái niệm tổ chức Tổ chức là vấn đề phức tạp, mỗi khoa học có cách tiếp cận riêng. Chẳng hạn, trong lĩnh vực tự nhiên, mỗi thực thể tồn tại được coi là một tổ chức, vì bản thân chúng được cấu thành từ những bộ phận, những thành tố khác nhau, có sự liên hệ hữu cơ với nhau, tác động qua lại, vận động và biến đổi không ngừng. Ví dụ, tổ chức của các vật thể vật lý, hóa học, cơ thể sinh học. Trong tư tưởng, nội dung tư tưởng bao giờ cũng được thể hiện dưới những hình thức nhất định, thể hiện bằng kết cấu ngôn từ và ngữ pháp, nghĩa là tổ chức tư tưởng. Thuật ngữ “Tổ chức” được nhiều ngành khoa học sử dụng với ý nghĩa không giống nhau: - Triết học định nghĩa: “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tổn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”. Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định. - Nhân loại học khẳng định: từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại. Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. Như vậy, tổ chức là tập thể, có mục tiêu, nhiệm vụ chung. - Trong lĩnh vực xã hội, các tổ chức được hình thành từ hoạt động có ý thức của con người. Vì vậy, tổ chức trước hết được hiểu là tập hợp người được tổ chức lại, hoạt động vì những quyền lợi chung, nhằm một mục đích chung.
7 Chẳng hạn, tổ chức chính trị, xã hội được hình thành trong quan hệ giữa các thành viên của nó. Mặt khác, tổ chức là hoạt động “làm thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định; làm thành có trật tự, có nền nếp; làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất”. Nhà nghiên cứu Xô-viết P.M.Kéc-gien-txép cũng cho rằng: “Tổ chức nghĩa là liên hợp nhiều người lại để thực hiện một công tác nhất định. Chúng ta cũng có thể gọi bản thân hình thức liên hợp đó là một tổ chức”. Theo quan điểm đó, trong đời sống xã hội, phải phân biệt ý nghĩa hai mặt của khái niệm tổ chức: Thứ nhất, tổ chức là một hoạt động - hoạt động liên hợp nhiều người lại để thực hiện một nhiệm vụ, mục tiêu nhất định. Thứ hai, tổ chức là tập hợp người có trật tự để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Trong quá trình hoạt động, do nhu cầu chung, những con người phải liên kết với nhau nhằm đạt được mục đích mà mỗi người không thể nào đạt được. Con người tập hợp nhau lại, bố trí, sắp xếp, phân công, phối hợp, tạo nên sức mạnh chung gấp bội phần. Như vậy, tổ chức là hình thức, phương pháp hoạt động liên hợp của con người, là phương thức tồn tại của xã hội. Bản chất hoạt động của con người mang tính chất xã hội, do nhu cầu khách quan và hoạt động liên hợp mà xuất hiện những hình thức tổ chức xã hội. Tổ chức là một trong những hoạt động có ý thức của con người với nội dung là xác lập các mối quan hệ trong những thể chế nhất định, nhằm duy trì tính trật tự, để đạt mục đích mong muốn và hiệu quả cao. Một tổ chức chỉ tồn tại và hoạt động có hiệu quả khi nó phù hợp với những điều kiện khách quan và phục vụ cho mục tiêu nhất định. Tổ chức là hình thức liên kết cụ thể giữa con người với con người trong một quá trình xã hội nhất định. Vì vậy, nó được quy định bởi những điều kiện khách quan và chủ quan nhất định, về mặt khách quan, một tổ chức ra đời trước hết được quy định bởi nội dung hoạt động của nó. Tổ chức là hình thức của nội dung, do nội dung quyết định. Nội dung là tổng hợp tất cả những yếu tố của tổ chức, các hoạt động và mục tiêu mà tổ chức đó cần đạt được. Nội dung đó quy định phương thức tồn tại, mục tiêu mà tổ chức đó cần đạt được. Nội dung đó quy định phương thức tồn tại, vận động, sự liên hệ tương đối bền vững giữa con
8 người và các bộ phận của tổ chức. Một tổ chức ra đời và phát triển còn được quyết định bởi hoàn cảnh lịch sử, điều kiện vật chất, thời gian, các điều kiện chính trị, kinh tế, xã hội, tập quán, truyền thống, tư tưởng... Vì vậy, việc thiết lập hay xóa bỏ một tổ chức, cần tính đến những điều kiện khách quan; về mặt chủ quan, tổ chức được tạo nên bởi con người, con người quy định mục tiêu, thiết lập và vận hành tổ chức, cho nên tổ chức bao giờ cũng mang đậm dấu ấn chủ quan của con người. Con người phân công, phối hợp, liên hệ, để ra yêu cầu cho hoạt động, các chuẩn mực cho các thành viên trong tổ chức. Nói cách khác, trong xã hội, tổ chức nào cũng do con người lập nên để thực hiện mục tiêu của mình. Tổ chức ra đời và hoạt động của nó là sự thống nhất giữa các điều kiện khách quan và nhân tố chủ quan. Hai nhân tố đó cần phải được coi trọng trong việc xây dựng tổ chức cũng như trong việc tổ chức các quá trình xã hội (2). 1.3. Khái niệm lãnh đạo và quản lý 1.3.1. Khái niệm lãnh đạo Thuật ngữ lãnh đạo thường được hiểu là việc định ra đường lối, chính sách, chủ trương, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một hệ thống nào đó trong các điều kiện môi trường nhất định. Lãnh đạo là quá trình định hướng dài hạn cho một chuỗi các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý, khách thể quản lý. Theo quy luật tự nhiên, mọi loài động vật thường sống thành bầy đàn; đứng đầu thường là con to, khỏe, thông minh nhất có khả năng hướng dẫn cả đàn sinh sống, tồn tại, chống chọi với kẻ thù. Con người, vốn dĩ là động vật cao cấp, cũng không ra ngoài quy luật đó. Người đứng đầu một tập đoàn thường được gọi là thủ lĩnh. Tùy từng thời kỳ lịch sử, tùy đặc điểm chính trị riêng của từng nước, có các cách gọi khác nhau về đối tượng này: đứng đầu một nước có vua, tổng thống, chủ tịch nước; đứng đầu chính phủ của thủ tướng; đứng đầu một ngành có bộ trưởng; đứng đầu ở cấp cơ sở thường được gọi là thủ trưởng, giám đốc, v.v... Trong các tài liệu người ta gọi chung là các nhà lãnh đạo, nhà quản lý. Lãnh đạo là một khái niệm rộng. Lãnh đạo xuất hiện khi người ta muốn gây ảnh hưởng đến hành vi của một nhóm người hay - cá nhân. Bản chất của công tác lãnh đạo là nhằm mục đích “đưa đường chỉ lối cho người khác hành
9 động”, “đưa ra ý kiến, định ra phương pháp hành động để phát động lực lượng quần chúng từ chỗ rời rạc đến chỗ có tổ chức, có sức mạnh để quần chúng tự giác thực hiện chủ trương của mình”. Thực chất lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến các hoạt động của con người nhằm đạt được mục đích nhất định. Như vậy, nội hàm của công tác lãnh đạo sẽ là dẫn đường, dẫn dắt, chỉ lối bằng cách đề ra đường lối, chủ trương, chính sách, sau đó làm công tác tổ chức, động viên các tổ chức, cá nhân nào đó thực hiện các mục tiêu đã xác định trước. Các nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn xa, biết cách truyền được cảm hứng của mình cho những người khác và dám đối mặt với thách thức, luôn đặt ra câu hỏi cái gì, tại sao. Vai trò của lãnh đạo vô cùng quan trọng. Ở cấp cao có những trường hợp lãnh đạo quyết định số phận sinh tồn, diệt vong, phát triển của cả một dân tộc, một nước. Nói chung, lãnh đạo phải quy định các vấn đề đối nội, đối ngoại trong phạm vi mình phụ trách. Ở cấp cơ sở, về đối nội, lãnh đạo phải quản lý được các thành viên, tổ chức của mình hoạt động theo những nguyên tắc nhất định; quyết định các vấn đề về phân phối sản phẩm, điều hòa quyền lợi, đoàn kết mọi người... Về đối ngoại, lãnh đạo là người tổ chức các quan hệ với bên ngoài để bảo vệ lợi ích cho cả tập thể do mình lãnh đạo. Hầu hết những nhà lãnh đạo một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay lãnh đạo một tập thể nào đó, bên cạnh các yếu tố về tầm nhìn, trình độ, kiến thức, trách nhiệm, thường có khả năng tác động mạnh mẽ đến người khác nếu có tư duy linh hoạt, nhạy bén, sáng tạo; giải quyết mọi vấn đề nhanh, quyết đoán, có mục đích rõ ràng. 1.3.2. Khái niệm quản lý Quản lý, quản trị là hai khái niệm có sự tương đồng vì chúng đều là quá trình phức tạp nhiều tầng, nhiều cấp; là sự kết hợp khoa học quản lý, nghệ thuật quản lý và kinh nghiệm quản lý. Quản lý là một khái niệm rất đa dạng. Hoạt động lao động của con người được coi như một quá trình quản lý. Quản lý có thể được coi là một dạng lãnh đạo đặc biệt khi sự tác động của nhà quản lý có ý thức, có hệ thống, trên cơ sở tri thức của nhà quản lý, tới khách thể quản lý, đối tượng quản lý nhằm đảm bảo cho nó hoạt động và phát triển có hiệu quả, đạt tới mục đích của nhà lãnh đạo đã
10 đề ra. Thông thường, thuật ngữ “quản lý” được hiểu là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để đạt tới mục đích của người quản lý, phù hợp với quy luật khách quan. Quản lý là một hoạt động thiết yếu vì nó bảo đảm phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của một nhóm người. Thực chất của công tác quản lý là tổ chức và điều khiển, theo dõi các hoạt động theo những yêu cầu nhất định. Các nhà nghiên cứu người Mỹ định nghĩa “Quản lý là quá trình làm việc cùng và thông qua các cá nhân, các nhóm cũng như các nguồn lực khác để hoàn thành các mục đích tổ chức”. Định nghĩa này được áp dụng cho các tổ chức bất kể đó là doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, tổ chức chính trị hay thậm chí các gia đình. Để đạt được thành công, các tổ chức này đòi hỏi cán bộ quản lý của mình phải có các kỹ năng quan hệ cá nhân. Thành quả đạt được các mục đích tổ chức thông qua lãnh đạo chính là quản lý. Quản lý là hoạt động do một hoặc nhiều người điều phối hành động của những người khác nhằm thu được kết quả mong muốn, nhằm bảo vệ và duy trì cơ cấu của tổ chức. Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có ý thức hướng mục đích của chủ thể vào đối tượng nhằm đạt được hiệu quả tối ưu so với yêu cầu đặt ra. Quản lý là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt những mục tiêu chung. Như vậy, về bản chất, quản lý chính là sự tác động có mục đích của chủ thể lên khách thể nhằm nâng cao hiệu suất lao động, đạt tới những mục tiêu đã định trước trong điều kiện biến động của môi trường bên trong và bên ngoài. Thuật ngữ “quản trị” thường được hiểu là quản lý các hệ thống lao động, trí tuệ, động cơ hành vi của con người nhằm đạt mục tiêu đề ra. Quản trị chính là hoạt động quản lý và điều hành, xử lý công việc hàng ngày, là tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định nhằm đạt tới mục tiêu đã định sẵn. Hoạt động quản lý, quản trị đều phải lập kế hoạch nhằm đảm bảo đạt được các mục đích của tổ chức; điều khiển, chỉ huy để công việc đi đúng hướng, ngăn chặn bớt các sự việc rắc rối, và lựa chọn các giải pháp tối ưu. Để trở thành nhà quản lý cần có trình độ chuyên môn cao, thông thạo việc lập kế hoạch, tổ
11 chức lao động khoa học, sắp xếp công việc một cách hợp lý, biết cách điều khiển, chỉ huy, kiểm soát người khác, tối thiểu hóa các rủi ro. 1.3.3. Các đặc điểm chung của công tác lãnh đạo, quản lý Công tác lãnh đạo và công tác quản lý có một số đặc điểm chung như sau: - Hệ thống lãnh đạo, quản lý bao gồm chủ thể - khách thể. Mối quan hệ tương tác là người lãnh đạo - người bị lãnh đạo: ra lệnh - phục tùng; chủ thể quản lý - đối tượng quản lý: chỉ huy, điều khiển - chấp hành, thực hiện; chủ thể là tác nhân tạo ra các tác động hướng đích nhằm dẫn dắt khách thể/đối tượng đi đến mục tiêu xác định. - Phải có mục đích thống nhất cho cả chủ thể - khách thể. Hoạt động lãnh đạo, quản lý liên quan chặt chẽ đến con người, là sự tác động mang tính chủ quan dựa trên quy luật khách quan. - Lãnh đạo, quản lý là một quá trình thông tin, trao đổi thông tin nhiều chiều. Chủ thể (là người lãnh đạo, nhà quản lý) phải liên tục thu thập dữ liệu về môi trường và hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo quản thông tin, truyền tin và ra các quyết định nhằm tác động lên các khách thể/đối tượng quản lý. Khách thể (đối tượng) quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể cùng các đảm bảo vật chất, tinh thần khác để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình với hiệu quả cao nhất. Nhờ có thông tin mà người lãnh đạo, quản lý nhận biết đối tượng quản lý và lựa chọn được hành động để quản lý. Bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng đều có mối liên hệ ngược, khi cho thông tin đi thì sẽ thu được thông tin phản hồi về cái đã nhận được. Nếu chủ thể lãnh đạo, quản lý không nhận được thông tin phản hồi thì sẽ bị mất khả năng lãnh đạo, quản lý. Dòng thông tin đi từ trên xuống thể hiện mối quan hệ thuận chiều trong hệ thống quản lý là quan hệ tác động của chủ thể tới khách thể (đối tượng) quản lý. Dòng thông tin phản hồi thể hiện mối quan hệ ngược chiều trong hệ thống quản lý là quan hệ tác động phản hồi từ khách thể (đối tượng) quản lý đến chủ thể. - Lãnh đạo, quản lý là một tiến trình năng động, có khả năng tăng cường, có khả năng thích nghi rất nhanh trước những biến động của môi trường bên trong và bên ngoài. - Lãnh đạo, quản lý là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật. Muốn tác động một cách hiệu quả tới khách thể (đối tượng) quản lý, người lãnh đạo,
12 nhà quản lý, nhà quản trị đều phải nắm vững và tôn trọng quy luật khách quan, hệ thống các nguyên tắc quản lý, thành thạo trong việc sử dụng tổng hợp các phương pháp quản lý (phương pháp hành chính, phương pháp tâm lý - giáo dục, phương pháp kinh tế, ...) và các công cụ quản lý (công cụ chiến lược, công cụ chính sách, công cụ pháp lý, công cụ kinh tế - kỹ thuật, công cụ kế hoạch, ...); từ đó có căn cứ khoa học để xác định mục tiêu đúng, vững vàng trong từng bước đi, linh hoạt trong cách thức hành động nhằm đối phó với thực tế phức tạp, biến động khôn lường. Bên cạnh đó, người lãnh đạo, nhà quản lý, nhà quản trị phải vận dụng một cách sáng tạo lý thuyết của khoa học quản lý trong từng điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, phù hợp với đặc điểm kinh tế - xã hội, đặc điểm văn hóa - giáo dục, đặc điểm dân cư, trình độ phát triển khoa học và công nghệ của từng nước, từng vùng, từng địa phương. Người lãnh đạo, nhà quản lý, nhà quản trị phải có nghệ thuật dùng người, nghệ thuật giao tiếp ứng xử tốt, sự nhanh nhạy trong xử tình huống. 1.3.4. Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý Bên cạnh một số đặc điểm chung, người lãnh đạo và người quản lý có một số điểm khác biệt. - Lãnh đạo thường là người đưa ra ý tưởng còn quản lý là người thực thi ý tưởng. Điều này đòi hỏi lãnh đạo phải nghĩ ra các ý tưởng mới để phát triển cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của mình trong giai đoạn kế tiếp. Đây là lý do lãnh đạo phải luôn có tầm nhìn xa và đưa ra định hướng phát triển mới để người quản lý duy trì những gì đã được thiết lập và tổ chức triển khai vận hành những kế hoạch mới. - Trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, người lãnh đạo là người củng cố niềm tin cho cấp dưới vào những mục tiêu đang hướng tới, trong khi người quản lý dựa vào sự kiểm soát, duy trì việc kiểm soát nhân viên để thực hiện các kế hoạch đã được phê duyệt, bắt buộc nhân viên phải phát huy năng lực của mình nhằm tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt. - Người lãnh đạo là người quyết định con đường đi nên có thể thay đổi hướng đi, có thể phá bỏ các nguyên tắc khi cần thiết. Người lãnh đạo hay hướng đến những cái mới. Trong quan hệ với cấp dưới thường động viên khuyến khích, sử dụng phương pháp tâm lý xã hội, phương pháp giáo dục để tác động đến tư tưởng, trái tim của cấp dưới.