Giáo trình Văn thư: Phần 2

Chương 6<br /> LẬP HÒ S ơ VÀ NỘP LƯU HÒ s ơ , TÀI LIỆU<br /> VÀO LƯU TR Ử C ơ QUAN<br /> Lập hồ sơ công việc sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao<br /> và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc làm đương<br /> nhiên của mọi cán bộ, công chức, viên chức, vấn đề này đã được<br /> quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn<br /> của các cơ quan có thẩm quyền. Ngay từ những năm 60 thế kỷ XX,<br /> tại Điều 21 của Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác<br /> lưu trữ ban hành theo Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963 của Hội<br /> đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ghi rõ: “cản bộ, nhân viên<br /> làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác<br /> chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công<br /> văn, giấy tờ đều phải lập hò sơ về công việc mình đã làm”*. Cho đến<br /> nay nhiều văn bản quy phạm và văn bản hướng dẫn của các cơ quan<br /> Đảng, Nhà nước có thẩm quyền vẫn nhắc lại điều đó. Tại Điều 9 của<br /> Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã quy<br /> định rõ: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ<br /> quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ vé công việc được giao và<br /> nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan".<br /> 6.1. Lập hồ sơ<br /> 6.1.1. Khái niệm, vị tri, tác dụng cùa lập hồ sơ<br /> 6.1. ỉ. 1. Khái niệm<br /> a. Hồ sơ<br /> Khái niệm “Hồ s ớ ' đã từng có nhiều văn bản quy phạm, văn<br /> bản huớng dẫn, từ điển, giáo trình,... đề cập đến như:<br /> 3 Những văn kiện chủ yéu của Đảng và Nhà nước về công tác công vftn, giắy tờ và<br /> công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội 1982, trang 50.<br /> <br /> 152<br /> <br /> Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước in năm<br /> 1992 giải thích thuật ngữ hồ sơ như sau: “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ<br /> (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một van để, một sự<br /> việc, một đoi tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điếm ve thể loại<br /> hoặc vê tác giả..., hình hành trong quả trình giải quyết công việc<br /> thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một<br /> cá nhân.<br /> Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi<br /> đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa và không dày quá 4 cm.<br /> Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của<br /> Chính phủ về công tác văn thư, Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV<br /> ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định công tác<br /> văn thư định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có<br /> liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể<br /> hoặc có một (hoặc một so) đặc điếm chung như: tên loại văn bản; cơ<br /> quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm<br /> khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc<br /> phạm vi chức năng, nhiệm vụ cùa một cơ quan tỏ chức hoặc cùa một<br /> cá nhàn<br /> PGS. Vương Đình Quyền, ừong cuốn Lý luận và phương pháp<br /> công tác văn thư đưa ra khái niệm hồ sơ như sau: “ Hồ sơ là một tập<br /> văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vẩn để, sự việc hay<br /> một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn để, sự việc đỏ<br /> hoặc được kết hợp lại do cỏ nhũng điểm giống nhau về hình thức<br /> như cùng loại văn bán, cùng tác giá, cùng thời gian ban hành".<br /> Theo tác giả, khái niệm hồ sơ là một khái niệm phân loại, phân loại<br /> các văn bản hình thành ừong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo<br /> các vấn đề, sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản.<br /> Giáo tìn h Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội<br /> vụ Hà Nội xuất bản năm 2009 khái niệm hồ sơ được định nghĩa: “Hồ<br /> sơ là một tập văn bản (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với<br /> nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tiĩọng cụ thể hoặc có một<br /> (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức<br /> <br /> 153<br /> <br /> ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành<br /> trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức<br /> nâng, nhiệm vụ của một cơ quan to chức hoặc của một cá nhân<br /> Luật Lưu trữ năm 2011, thuật ngữ hồ sơ được giải thích như<br /> sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu cỏ liên quan với nhau về một vấn đề,<br /> một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình<br /> thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi<br /> chức năng, nhiệm vụ cùa cơ quan, tồ chức, cá nhân<br /> Như vậy các khái niệm về hồ sơ nêu trên chưa có sự đồng nhất<br /> về nội hàm cũng như cách diễn đạt. Vỉ vậy, để thống nhất ta sử dụng<br /> hồ sơ theo khái niệm đã được nêu ừong văn bản quy phạm pháp luật<br /> cao nhất là Luật Lưu trữ.<br /> Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chức<br /> trong quá ừình hoạt động thường hình thành 3 loại hồ sơ sau:<br /> - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau<br /> về một vấn đề một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác<br /> giả... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức<br /> năng, nhiệm vụ cùa một cơ quan, đơn vị.<br /> - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật,<br /> văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng<br /> làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ<br /> chức, cá nhân.<br /> - Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một<br /> cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh...).<br /> b.Lập hồ sơ<br /> Cùng với khái niệm “Hồ sct' là khái niệm “Lập hồ s ớ ' cũng có<br /> nhiều định nghĩa như sau:<br /> Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của<br /> Chính phủ về Công tác văn thư; Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV<br /> ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định công tác<br /> văn thư định nghĩa khái niệm lập hồ sơ như sau: “Là việc tập hợp,<br /> <br /> 154<br /> <br /> sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải<br /> quyết công việc thành hò sơ theo các nguyên tắc và phương pháp<br /> nhất định”.<br /> Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước in năm<br /> 1992 lập hồ sơ được giải thích như sau: “ Là quá trình tập hợp, sắp<br /> xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ theo nguyên tắc và phương<br /> pháp qui định".<br /> Theo tác giả Vương Đình Quyền tại cuốn Lý luận và phương<br /> pháp công tác văn thư do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản năm 2007<br /> định nghĩa lập hồ sơ như sau: “Là tập hợp những văn bản hình thành<br /> trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhãn<br /> theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản,<br /> đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”.<br /> Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội<br /> vụ Hà Nội năm 2009 định nghĩa khái niệm lập hồ sơ: “Là quá trình<br /> tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong quả trình theo<br /> dõi, giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp qui định”.<br /> Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích thuật ngữ lập hồ sơ như sau:<br /> “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá<br /> trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tỏ chức, cá nhân<br /> thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định<br /> Như vậy các khái niệm về Lập hồ sơ nêu trên cũng chưa có sự<br /> đồng nhất về nội hàm cũng như cách diễn đạt. Vì vậy, cũng như khái<br /> niệm hồ sơ, để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu<br /> trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ.<br /> 6.1.1.2. Vị trí của việc lập hồ sơ<br /> - Lập hồ sơ là khâu quan ữọng cuối cùng của công tác văn thư,<br /> giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi nhu chưa hoàn<br /> thành công việc.<br /> - Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác vàn thư vởi cống tác<br /> lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.<br /> <br /> 155<br /> <br /> 6.1.1.3. Tác dụng của việc lập hồ sơ<br /> - Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trinh giải quyết công<br /> việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến<br /> và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác.<br /> - Đối với cơ quan, đom vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý<br /> được công việc của cơ quan, đom vị, quản lý chặt chỗ tài liệu, giữ gỉn<br /> bí mật.<br /> - Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công<br /> tác văn thư; ưánh được tình ưạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ,<br /> tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ<br /> lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu.<br /> 6.1.2. Yêu cầu cùa hồ sơ được lộp<br /> 6.1.2.1. Hồ sơ được lập phải phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ<br /> của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cả nhân chủ trì giải quyết<br /> Văn bản, tài liệu hỉnh thành ưong quá trình hoạt động của cơ<br /> quan, đơn vị gồm nhiều loại: Loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra,<br /> loại do cấp ứên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến.<br /> Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: Loại để thi hành, giải quyết; có<br /> loại để chi đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết, để tham<br /> khảo. Vỉ vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng<br /> chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đom vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ<br /> cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.<br /> Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,<br /> đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ.<br /> 6.1.2.2. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn<br /> chinh, có giá trị pháp lý, cỏ mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản<br /> ánh đúng trình tự diễn biển của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải<br /> quyết công việc<br /> Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một<br /> vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ<br /> tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ<br /> <br /> 156<br /> <br />