Kỹ năng thuyết trình: Phần 2 - PGS.TS. Dương Thị Liễu (chủ biên)

Chia sẻ: Na Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:187

Thêm vào BST

Báo xấu

423
lượt xem 174
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Kỹ năng thuyết trình: Phần 2 trình bày các nội dung chương 3 và 4 của cuốn sách. Chương 3 - Tiến hành thuyết trình trình bày các bước tiến hành thuyết trình, các kỹ năng trong tiến hành thuyết trình. Chương 4 - Các loại bài thuyết trình trình bày một số loại bài thuyết trình và thuyết trình trong kinh doanh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kỹ năng thuyết trình: Phần 2 - PGS.TS. Dương Thị Liễu (chủ biên)

cíiương 3. Tĩến hàníi thuyết trìníi Chương 3 TIÊN HÀNH THUYẾT T R Ì N H 1. CIỈC Bước TlếN HÍiNH THUVếĩ TRÌNH 1.1. Kế hoạch bài thuyết trình Kế hoạch bài thuyết trình: Là một bản kế hoạch tóm tắt thưÒTig làm cho thuyết trinh viên có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình trình bày bài thuyết trình. Mục đích của bản kế hoạch bài thuyết trình nhằm giúp cho bạn nhớ những ý chính mà bạn muốn nói. Trong một số trường hợp, đây là cách viết cô động cùa bài chuẩn bị thuyết trình. Nó nên chứa đựng những từ hay cụm từ để đánh thức trí nhớ của bạn, như là bản thống kê hay là lời trích dẫn mà bạn không muốn mạo hiểm khi quên. Nhưng nó cũng nên bao gồm cả những tài liệu không năm trong chuân bị kê hoạch cùa bạn —đặc biệt là những lời nói bóng đê hướng vào và làm sâu sắc thêm cho bài trình bày của bạn. Hầu hết các thuyết trình viên khai thác nhũng thay đổi cùa chính bàn thân họ trong bản kế hoạch cho trình bày thuyết trinh. Khi bạn đạt được nhiều kinh nghiệm hơn, bạn cũng nên cảm thấy thoải mái để thử nghiệm. 125
KỸ N A N G THUYẾT TRÌNH Trước đáy, tôi chưa bao giờ quá bị kích động bời thuyết trình” Mội thính giá đã phát biểu như vậy sau khi nghe Darìiel Webster thuyết trình. Những phản ứng như vậy không phái là hiếm đoi với thính giả của Webster, ô n g ta đã gây xúc động cho hai thế hệ người M ỹ với bài thuyết trình đầy sức thuyết phục của ông ta. Không thể tin được rằng, cho đến tận bây giờ ông van có thể nói lién tục 3,4 thậm chỉ 5 giờ đồng ho. Tương tự như vậy, không the tin được rằng ông ta thường nói mà không cần đến bất cứ tài liệu ghi chép gì. Một lần, một phóng viên đã hòi ông vể điểu này. ''trí nhớ của tô i'\ Webster nói ''Tôi có thê chuân bị một bài thuyêt trình, xem lại, sửa chữa nó trong trí nhớ của tôi. Và cuối cùng là thực hiện bài thuyết trình của mình một cách chuẩn nhất. Rất ít người có được trí nhớ tuyệt vời như Webster. May thay, không có thông lệ phái thưyết trình bằng trí nhớ. Ngày nay, hầu hết mọi người thuyết trình tùy hứng, có nghĩa là bài thuyết trình được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng và luyện tập cẩn thận, nhưng cách diễn đạt chuẩn được lựa chọn trong khi bài thuyêt trình đang được thực hiện. 1,1.1. Lựa chọn phưong pháp trình bày Kế hoạch thuyết trình rất cần thiết đối với thuyết trình hiệu quả. Gạch ra những ý chính giống như một bàn thiết kế cho bài thuyết trình. Thông qua việc lên kế hoạch, bạn có thể đảm bảo các vấn đề có liên quan với nhau, cấu trúc bài thuyết trình sẽ rõ ràng và hợp logic. Thiết lập ý chính Ý nào là ý chính, hay chủ đề nào là chủ đề mà bạn muốn truyền đạt đến cho thính giả. Nói cách khác, thông điệp nào là thông điệp duy nhất mà bạn muốn thính giả của mình nắm bắt 126
CHương 3. ^lìến fiànft thuyết trình được một cách dễ dàng. Hãy khái quát hoá bằng một câu duy nhất, liên kết chủ đề và mục đích của bạn với nhu cầu của thính giả, cùng giống như một khẩu hiệu quảng cáo nói lên lợi ích của một sàn phẩm cho người tiêu dùng như thế nào. Cấu trú c các ý tưỏìig Với một ý chính đã được xác định rõ ràng định hướng cho bạn, bạn có thể bắt đầu sắp xếp ý tường của mình. Hãy soạn phần nhập đê thu hút sự chú ý và giới thiệu những gì sẽ được đề cập đên. Đôi với phân thân bài, hãy chuân bị giải thích chủ đề cùa bạn theo các câu hòi ai, cái gi, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào. Trong đoạn kết luận, hãy điểm lại các luận điểm bạn đã đưa ra, và kết thúc bằng một câu giúp thính giả nhớ được chù đề bài thuyết trinh. Soạn thảo đề cương chi tiết Một đề cương được soạn thảo cẩn thận không chi là xuất phát điêm khởi đâu cho việc soạn một bài thuyết trình - nó còn giúp bạn duy trì được tiến độ công việc. Bạn sẽ dùng nó để đảm bảo rằng bài thuyết trinh của bạn đạt được mục đích, được thính giả quan tâm và có thể trinh bày trong khoảng thời gian đã phân bồ. Dàn ý chính là “kịch bàn” chung cuộc của bạn. Vì lý do đó, tiêu đề trong dàn ý nên là những câu hoàn chinh hay là những cụm từ dài chứ không phải là một hay hai từ đầu đề. Dấu hiệu chuyển tiếp. Thông thường, các dấu hiệu chuyển tiếp không có sự kết hợp chặt chẽ ờ trong hệ thống biểu diễn bằng ký hiệu và dấu hiệu thụt vào, nhưng chúng được đánh dấu tách biệt nhau và được chèn vào bản kế hoạch, nơi chúng sẽ xuất hiện trong bài phát biểu. Nhiều diễn giả cũng dùng các mục ghi chú để đánh dấu những chỗ mà các thiết bị hỗ trợ bằng hình ảnh sẽ được sử dụng. Đỉnh kèm m ột m ục lục. Bạn nên tạo một danh sách nguồn tài 127
KỸ NÀNG THUYẾT TRÌNH liệu tham khảo cùng với bản kế hoạch trong quá trình chuẩn bị thuyết trình. Mục lục sẽ bao gồm tit cả các nguồn tài liệu từ sácli, tạp chí và internet mà bạn đã tham khảo. Bạn có thể sử dụng bất kỳ tài liệu nào trong số tài liệu trong mục lục. Không có bất kỳ vấn đề gì khi bạn kế thừa những tài liệu bạn đã lựa chọn trong mục lục, chắc chắn rằng những trình bày từ nguồn tài liệu sẽ rõ ràng, chính xác và phù hợp. Đặt tiêu đề cho bài thuyết trình của bạn. Trong lớp học có lẽ không cần thiết phải đặt tiêu đề cho bài thuyết trình của bạn, trừ khi giáo viên của bạn yêu cầu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc đặt tiêu đề cho bài thuyết trình là cần thiết - Đó là khi bài thuyết trình được đưa ra trước công chúng, khi bạn được mời thuyết trinh theo chủ đề được yêu cầu, hay khi bài thuyết trình sẽ được công bố rộng rãi. Bất cứ lý do gì, khi bạn quyết định sử dụng tiêu đề, nó nên (1) ngắn gọn, (2) lôi cuốn sự chú ý của thính già và (3) tóm lược nội dung chính của bài thuyết trình. Một tiêu đề hay không cần phải quá lôi cuốn sự chú ý. Tuy nhiên, không có gì sai trái với một tiêu đề lôi cuốn, miễn là nó phải thích hợp với nội dung thuyết trình. ở đáy có hai nhóm tiêu đề. Nhóm bên trái dễ hiểu và mang tính mô tả. Nhóm bên phải là những lựa chọn ẩn dụ với nhóm bên trái. Nhóm I Nhóm II Nước uống không an toàn Độc tổ trong vòi nước Chung sống với tật điếc Sự im lặng Thói nghiện cờ bạc Chống lại những tật xấu Bạn thích nhóm nào hơn? Cá hai nhóm đều đúng. Củ hai có những mặt thuận lợi và không thuận lợi. Nhóm 1 bộc lộ chủ đê của bài thuyết trĩnh một cách rõ ràng, nhimg nó lại không gợi mở như nhóm thứ hai. Nhóm 2 đảm bào gợi được sự chú ý của 12Ô
ckương 3. Tĩêh ãảnã thuyết trìnã thính giả, nhưng lại không đưa ra được những ý tưởng cơ bản về bài thưyết trình mội cách rõ ràng. Có một loại tiêu đề khác mà bạn cũng cần phải quan tâm đên là dạng cáu hỏi. Cách phân nhịp tiêu đề cùa bạn như một câu hỏi có thé sẽ vừa mang tính mô tà vừa mang tính gợi mờ. Sừ dụng phương pháp này, bạn có thể kết hợp được những im điểm cùa cá nhóm 1 và nhóm 2 Nhóm III: Nguồn nước cùa bạn có an toàn để uống hay không? Bạn có biết tôi đang tiết kiệm điều gì không? Bạn có thật sự tin rằng bọn có thể đánh bật những thói xấu? Đôi lúc bạn sẽ chọn tiêu đề cho bài thuyết trình của bạn quả sớm. Một sổ lần khác bạn không tìm được tiêu đề như ỷ muốn cho đến những phút cuối. Cách này hay cách khác, hãy cố gắng chọn lọc để đặt tên tiêu đề cho bài thuyết trình cùa bạn. Kinh nghiệm là đặt nhiều tên và chọn một tiéu đề ưng ý nhất. Bạn cũng có thể viết các câu chuyển tiếp để liên kết các luận điểm chính với nhau. Hoặc thậm chí ngay cả khi bạn muốn ghi chú mục sử dụng một giọng điệu hay ngôn ngữ cơ thể nào đó. Những dấu hiệu như là “Dừng ở đây, nói chậm lại, nhấn mạnh hơn”,... có thề hữu ích khi trình bày bài thuyết trình cùa bạn. Dùng mô hình tưọìig trưng thích họp Nhìn chung, ở hầu hết các bản kế hoạch, những mục chính được nhận diện bởi chữ Lamã và thụt vào bằng nhau và thảng hàng xuong hết trang. Những mục nhỏ (thành phần cùa nhĩữìg mục chính) được nhận diện bởi những từ huyệt và cũng được trình bày thụt vào thằng hàng với nhau. Ngoài rơ có thể có nhữrĩg mục nhò hơn trong từng mục... Ví dụ 129
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH I. Mục chính A. Mục nhỏ B. Mục nhỏ 1. Mục 1 của Mục nhò B 2. Mục 2 của Mục nhỏ B II. Mục chính A. Mục nhỏ 1. Mục 1 của Mục nhò A 2. Mục 2 của Mục nhỏ A Phần khung của bán ké hoạch này rõ ràng đã chỉ ra rằng cỏ một sự liên kết chặt chẽ giữa các ý tường cùa bài thuyết trình. Và mô hình này thể hiện rằng cấu trúc cả bài thKyết ỉnnh cùa bạn là một khối thong nhất, Chỉ một lần bạn bổ cục phần thân của một bài thuyết trình, bạn sẽ thắy \ằ n g nên sắp xếp bài thuyết trình theo những ỷ chính. Bạn cũng cần bổ sung cho bản kế hoạch những mục nhò và những mục của mục nhỏ nữa, để ho trợ cho những mv.c chính. Trình bày như thế nào là đoạn chính? Ví dụ: Vớ: chù đề thuyết trĩnh '*Một trong lỷ do bắt nguồn cùa mê tín là ỉừ những con sổ*\ có thể được trình bày như sau: L Một trong lý do bắt nguồn của mê tín là từ những con sơ A. Con số 13 tượng trưng cho điều rủi ro 1. Đã có 13 người tại bữa tối cuối cùn^ - Jesus và 12 môn đồ của ông ta 2. (7 Mỹ, con sổ ¡3 (hướng được bỏ qua khi đánh so phòng ờ khách sạn hay những tòa nhà choc trời 150
cíiương 3. 'lìểk ãânã thuyết trìníi M ột bản kể hoạch tốt ph ải logic, đơn giản và đầy đủ: Logic. Các ý kiến phải kế tiếp nhau theo một trật tự hợp lý. Như vậy sẽ dễ nhớ, việc nhớ các khái niệm có liên kết với nhau sẽ dễ hcm là những khái niệm đặt bên nhau một cách ngẫu nhiên. Đồng thời cũng làm cho thính giả dễ theo dõi hơn. Khi đọc sách nếu chưa hiểu được tir tường của thính giả thì có thể đọc lại vài dòng đã qua. Nhưng khi nghe thuyết trình, người ta không có cơ hội đó. Nếu như để mất sự nối tiếp ý tưởng của diễn giả thì thính giả sẽ không có cơ hội để hiểu đầy đù bài nói chuyện và bài nói chuyện cũng không còn cuốn hút anh ta nữa. Khi bạn làm bản đề cương, nên sử dụng mực đen, chữ khổ lớn, tạo khoảng cách giữa các dòng, đê lê to và chỉ viết một phía giấy. Đom giản. Không nên làm cho đề cương rối lên. Đừng nên có nhiêu đoạn phụ. Có ít ý kiến nhưng những ý kiến đó được phát triên rõ ràng, còn hơn có quá nhiều ý kiến lu mờ, chỉ mới được phác hoạ. Hầu hết những người mới tập thuyết trình đều sử dụng quá nhiêu ghi chép, họ cũng không cần sử dụng tất cả chúng cho bài thuyêt trinh. Họ cũng nhận thấy rằng, quá nhiều ghi chép đã ảnh hường tới kỹ năng giao tiếp thính giả. Để ngăn tinh trạng sử dụng quá nhiều ghi chép, cố gắng tạo cho bản kế hoạch trình bày thuyết trình của bạn ngắn gọn nhất có thể. Hãy chắc chắn rằng những từ, cụm từ khóa sẽ giúp bạn nhớ được những mục lớn, mục nhỏ và từ nối. Nếu bạn định trích dẫn số liệu thống kê, bạn nên đưa chúng vào trong bản ghi chép của bạn. Cuôi cùng, bạn nên trình bày các ý chính thành một câu hoàn chỉnh, ngắn gọn. Chi tiết. Đề cương của bạn phải có những ý phụ, được phát triên đây đù với lập luận và kết luận. Một bản đề cương thuyết trình tôt không chỉ nhăc bạn nội dung mà bạn muốn nói mà còn chi cho bạn cách để nói như thế nào. Khi luyện tập thuyết trình, bạn sẽ 131
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH quyết định một cách chắn chắn những nội dung hay cụm từ cần đặc biệt nhấn mạnh - và nhũng câu này nên được nói một cách to, diễn cảm và chậm hay nhanh hơn những phần khác cùa bài thuyết trình. Bạn cũng sẽ quyết định tốc độ bài thuyết trình cùa bạn như thế nào - bạn sẽ kiểm soát về thời gian, nhịp điệu và âm lượng như thế nào. Giải pháp được tính đến trong bản kế hoạch trình bày của bạn là lựa chọn cách trình bày bóng bảy hay trực tiếp cho bài thuyết trình. Có một cách là gạch chân hoặc cách nào đó làm nổi bật iihững ý chính mà bạn muốn nhấn mạnh. Sau đó, khi bạn đưa chúng vào trong bản kế hoạch, bạn sẽ được nhớ lại để nhấn mạnh chúng. Một cách khác là đưa ra nìôt số ký hiệu rõ ràng trong bản kế hoạch như là “tạm dùng”, “chậm xuống”, “to lên’Vv.v... Cả hai phương pháp này đều hỗ trợ tốt cho những nguời mới bắt đầu thuyết trình, các nhà thuyết trình có kinh nghiệm thường sử dụng những cách này. Mẩu bản kế hoạch trình bày thuyết trình cùng với lời dẫn giải ở bên dưới là mẫu kế hoạch trình bày trong 6 phút nói về sự đa dạng của địa lý và ngôn ngữ ờ Ẩn Độ. So sánh nó với bàn chuẩn bị kế hoạch trong cùng một bài thuyết trình, bạn có thể nhìn thấy một bản chuẩn bị kế hoạch đã được chi tiết chuyển thành bản kế hoạch trình bày ngắn gọn như thế nào. Lòi dẫn giải Bản kế hoach • Những lời dẫn giải nhắc ^iaơ^ iiêft tnal thuyết trình viên tạo lập ệịhíint jeittỉnụ mối giao tiếp mắt với 1. “Namaste" thính giả và không quá A. Bạn có biết tôi nói cái gì vội vã để hoàn thành bài không? thuyết trình. B. Tôi chào đón bạn theo cách mà tôi từng được nhận 152
cfiương 3. Tĩểh ỉiảnã thuyết trìníi ờ An Độ -^ạm ihtttỢ’ Từ “tạm dừng” nhắc II Cũng là từ “Ñamaste” - cũng thuyết ừình viên tạm được sử dụng khi chào tạm biệt dừng sau những dòng A. Cùng một từ có thể cỏ 2 mờ đầu. nghĩa khác nhau hoàn toàn Bao gồm những ý chính B.Đây chi là một ví dụ trong của lời giới thiệu nhằm cuộc sống rất phong phú, đa giúp người thuyết trình dạng của Ẩn Độ giữ đúng mạch từ khi bắt IIl.ờ thế hệ thứ nhất Ẩn - Mỹ, tôi có đầu bài thuyết trình một số kinh nghiệm về cuộc sổng và Nó thường sử dụng vãn hóa An Độ những ý kiến hay để tạm I. Hôm nay tôi sẽ cung cấp một số dừng một cách ngắn thông tin cơ bản đề bạn biết về gọn. Đây cũng là một tính đa dạng của ngôn ngữ và địa cách để nhận biết rằng lý của đất nước Ấn Độ bạn đang chuyển từ lời ^íttn dĩỉnự- giới thiệu sang phần Phần thân thân I. Ẩn độ là vùng đất rộng lớn đa dạng về địa chất Hầu hết các thuyết trình A. Cực bắc của Ản Độ bao gồm viên đều cảm thấy cần dãy núi Himalaya thiết phải phân định ranh 1. Là một hệ thống núi cao giới phần thân của bài nhất thế giới thuyết trình trong bàn kế hoạch trinh bày cũng 2. Himalaya cỏ nhiều ngọn núi như trong bản chuẩn bị cao hơn 20.000 feet kế hoạch thuyết trình B. Miền trung Ẩn Độ là miền Chú ý rằng phần thân đồng bằng rộng lớn ở cực bấc của bài thuyết trình cũng l.Rộng hơn 200 dặm, cánh cùng một mẫu trinh bày đồng phía bắc trải dài dọc giống như bản chuẩn bị Ẩn Độ, từ vùng biền kế hoạch thuyết trinh Arabian ở phía tây tới Vịnh 133
KỸ NẢNG THUYẾT TRÌNH Chèn thêm câu chuyển Bengali ờ phía đông tiếp để chắc rằng thuyết 2.Trong vùng đồng bằng phía trình viên không quên Bấc có sự đa dạng chúng a.Đất trồng trọt phì nhiêu, mầu mỡ b.Có những thành phố lớn như là Delhi, Calcutta c.Có sa mạc Án độ rộng lớn (Bây giờ bạn đã biết về địa lý....hãy xem ngôn ngữ) ILẨn độ là vùng đất đa dạng về ngôn ngữ A.Ngôn ngữ chính thống là Hindi 1.40% dân số nói tiếng Hindi 2.Từ ngữ bắt đầu của bài thuyết trình - “Ñamaste” là tiếng hindi B.Thêm nữa, có 14 ngôn ngữ Gạch chân để nhắc chính khác được công nhận ở thuyết trình viên nhấn Ấn Độ mạnh những từ khóa hay 1.Những ngôn ngữ này những nội dung quan phân biệt với những ngôn ngữ trọng khác như là tiếng Anh hay Lời chú thích thường tiếng Pháp được viết ra giữa bản kế a.Mỗi ngôn ngữ có hệ hoạch trình bày. thống ngữ pháp và phát âm Tạm dừng trước khi đến riêng phần kết luận b.Một số ngôn ngữ cũng có Hầu hết các thuyết trình bảng chữ cái Lating viên đều phân bổ phần 2. Truyền thống văn hóa trên kết luận trong bản kế 2000 năm hoạch trình bảy giống 134
cỉiương 3. lừ h HànR thuyết trình như bản chuẩn bị kế c . 1000 neôn ngữ không chính hoạch thống và tiếng địa phưorng 1. Chuyển từ hình thái làng sang làng 2. Thông tin liên lạc rất khó khăn - ^ạm dừng- Bao gồm câu cuối cùng Phần kết luân • đề nhắc người thuyết trình và đàm bảo rằng bài thuyêt trình sẽ kêt thúc đúng như kế hoạch 1.1.2 Lựa chọn phong cách trình bày thích họp Vlột yếu tố quan trọng khác là phong cách trình bày. Bạn sẽ trình bày bài diễn văn trong một bổi cảnh đầy ấn tượng, với các thiết bị hỗ trợ bằng hình ảnh chuyên nghiệp không? Hay là bạn sẽ thực hiện một bài thuyết trinh không chuyên nghiệp theo kiểu “vừa xắn tay áo vừa nói?”. Hãy lựa chọn phong cách cùa bạn cho phù hợp với từng trưòng hợp. Quy mô cùa cử toạ, chù đề, mục đích, mục tiêu và thời gian trình bày của bạn, tất cả đều xác định phong cách trình bày cùa bạn. Nói chung, nếu bạn nói chuyện với một nhóm nhỏ thân mật, bạn có thể dùng phong cách bình thưòmg không trịnh trọng, khuyến khích thính giả tham dự thảo luận. 1.1.3 Phân bổ thòi gian thuyết trình Bạn cần lựa chọn tu liệu theo thời gian phân bổ thường được quy định rất chặt chẽ. Bạn có thể sử dụng dàn ý để ước lượng xem bài thuyết trình của bạn sẽ mất bao lâu. Các thuyết trình viên trung bình có thể nói khoảng 125 đến 150 từ trong một phút (hay khoảng 7.500 đến 9.000 từ một giờ), tương đương với 20 đến 25 tờ giấy in 135
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH cách hàng trong một giờ. Đoạn văn trung bình dài khoảng 125 đến 150 từ, vì thế chúng ta nên ước lượng mức độ có thể nói ở mỗi đoạn văn trong một phút. Bạn cần biết phân bổ thời gian thuyết trình. Nếu chù đề cùa bạn phức tạp, hay thính giả của bạn dễ hoài nghi, bạn sẽ cần nhiều thời gian thuyết trình hơn. Đừng trình bày những vấn đề phức tạp trong thời gian quá ngắn, và ngược lại đừng mất nhiều thời gian cho một bài thuyết trình đơn giản. Tóm lại, bản kế hoạch rất cần thiết đối với một bài thuyết trình hiệu quả. Thông qua bản kế hoạch, bạn sẽ chắc chan rằng có nội dung được liên kết chặt chẽ với nhau. Những ý tưởng của bạn được liền mạch và cấu trúc bài thuyết trình là chặt chẽ. Một số mẹo cho đề cưoTig của bài nói 1. Đe cương càng ngắn càng tốt. Giảm bớt các từ khóa và những cụm từ trong bài nói (trừ những đoạn trích dẫn trực tiếp, những con so thống kê, những cáu trích dan nổi tiếng và những ý chính) để làm tăng chất lượng cùa những câu phát biểu cùa bạn. 2. Viết theo đúng chuẩn viết hoa và lùi vào đầu dòng ở bản đề cương của bạn. Nó sẽ giúp bạn d ễ nhìn xem bạn đang nói đến đâu. 3. Vài người viết để cương bài nói ra 1 tờ giấy nhắc, những người khác thì đánh máy rồi in ra. Bạn có thể thuyết trình tốt khi bạn diễn đạt rõ ràng và ghi chú những nội dung đó khi bạn nói. Hãy kiểm tra lại với người hướng dan của bạn xem thứ tự ưu tiên có gì khác không. 4. Những người dùng giấy nhắc thấy rằng nếu dừng khố giấy 3*5 thì quá khó đọc nên họ thường dùng các kích cỡ 4*6 hoặc 5*8 5. Neu bạn dùng giấy nhắc, cố gắng dùng 1 tờ cho 1 ỷ chính, thêm 1 tờ cho phần giới thiệu và phần kết luận. Nó sẽ giúp nhấn mạnh tính rành mạch của mỗi ý và giúp bạn dừng lại I khỏang 136
cfiương 3. T ìín íiành thuyết trình thời gian thích hợp trong suôt bài nói. 6. Dù bạn dùng mẩu giấy nhắc hay đánh máy, hãy chỉ viết 1 mặt. Giới hạn số lượng thông tin trên mỗi mành giầy nhắc miễn sao bạn có thể liếc nhìn dưới sức ép từ vị trí người thuyết trình. Đánh số moi mảnh giấy nhắc ở phía góc trên bên phải để bạn có thể đàm bào thứ tự cùa chúng. 7. Nếu bạn đánh máy và in ra đề cương bài nói, hãy sừ dụng phông chừ to, d ễ đọc. Không nên sử dụng tất cả đểu là chữ hoa, các cuộc nghiên cứu đã cho thấy nếu các chữ cải trong văn bản được viết hoa quả nhiều thĩ sẽ khó đọc hơn là chúng được viết thường. Hãy căn lề và để khoảng cách giữa các dòng. 8. Nếu bạn đánh máy, in ra đề cương bài nói và muốn dùng giây rìhãc cho phán ghi chú bài nói, hãy căn đê in ra kích thước hằng với kích thước tờ giấy nhắc. Vì vậy, bạn có thể in ra phần ghi chú và đỉnh nó cùng các mảnh giấy nhắc. 9. Nếu bạn viết tay đề cương bài nói, đừng dùng bút chì. Nó d ễ bị ban và thường quá nhạt. 10. Phát tín hiệu cho chính bọn khi nhận bài nói. Tự nhắc mình sử dụng điệu bộ, ánh mắt. Nhắc mình chỗ nào dừng, nói to hơn ở đoạn này... Bao gồm cả những kí hiệu để nhắc bạn chỗ nào cần đến sự giúp đỡ cùa thị giác. Hãy dùng bút đánh dấu những chỗ quan trọng để bạn không bò qua nó khi thuyết trình. 11. Chuẩn bị đề cương bài nói đù sớm để bạn có thời gian luyện tập nói với nó. 1.2. Tạo mối quan hệ, ấn tượng đối với thính giả Những giây phút đầu tiên tiếp xúc là những giây phút then chốt, trong đó thính giả hình thành ấn tượng về thuyết trình viên. An tượng ban đầu rất mạnh mẽ nhưng rất khó thay đồi. Thính giả sẽ nhận định thông qua cách mặc trang phục, cách đi đứng thậm chí cách nói cười của bạn. Khi bạn chính thức bước lên bục thuyết 137
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH trình thì thính giả đã nhìn bạn với ấn tượng đã được hình thành đầu tiên đó. Vì vậy, bạn phải làm sao cho thính giả có ấn tượng đầu tiên tốt là rất quan trọng và cũng là mấu chốt để thành công. Do dó, bạn cần xuất hiện trước cử toạ một cách tự tin và tò ra hào hứng với buổi nói chuyện. Để xây dựng mối liên hệ với thính giả và tạo được ấn tượng tốt, bạn cần lưu ý những điểm sau: - T ran g phục gọn gàng, nghiêm chỉnh. Kiểm tra lại quần áo, đầu tóc trước khi xuất hiện trước thính giả. - T ư thế; Tư thế là sự thể hiện uy quyền. Phong thái tự tin cùa bạn có thể khiển cho cử toạ tin rằng tất cả những gì sắp nói là có ý nghĩa, cần đứng thẳng người với tư thế tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần. Dáng đứng thẳng sẽ làm cho tiếng nói rõ ràng và tinh thần minh mẫn, khiến bạn thêm tự tin. Một tư thế còng còng, đầu nghẹo nghiêng thể hiện sự mệt mỏi. Tay chân lúi búi, đầu gối run run là dấu hiệu của sự lo lắng. Sửa đổi tư thế Tư thế đứng thẳng được giữ láu là do dựa vào xương và cơ bắp. Nếu bạn dùng tư thế đứng thẳng tốt thì "ngôn ngữ thân th ể” sẽ nói lên “Tôi là một người có đầu óc minh man và có lòng tin Nếu cơ bắp quá buông lơi, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi. Đê sửa đổi tư thế, bạn cần luyện tập đứng thằng đến lúc nào cảm thấy tự nhiên bĩnh thường như lúc đứng buông lơi tự do. Tưởng tượng rằng bạn đã cao hơn so với cơ thể thực của bạn, hoặc hình như trên đình đầu bạn có buộc một sợi dây thừng kéo bạn lên một cách nhẹ nhàng. Thông qua các phương pháp này, bạn sẽ đạt và giữ được tư thế đứng tốt khi thuyết trĩnh. - Sắc mặt, ánh mắt: sắc mặt tươi tỉnh, hồng hào, nét mặt vui tươi và có chút mim cười bình tĩnh, tự tin, không tái mét hay đỏ bừng vì quá xúc động; ánh mắt nhẹ nhàng, tôn trọng và quan 13Ô
CHương 3. 7ĩểh fiànfi tíiuyểt trìnã tâm. Không nhin xuống sàn nhà, cũng không nhìn lên trần nhà; bạn hãy đưa mắt quan sát một vòng lướt qua các thính giả. - Không vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục, vì thông thường một vài giây đầu phòng họp có sự ồn ào. Bạn phải tìm một thủ pháp nào đó tạo trật tự trong phòng, sau đó mới bất đầu nói. - Giới thiệu thân thiện; Trước khi bắt đầu nói chuyện nên tự giới thiệu về mình (thường thì người chủ toạ sẽ giới thiệu thuyết trinh viên với thính giả) và đề tài buổi nói chuyện. Tuỳ vào từng buổi nói chuyện mà bạn giới thiệu mình cùng với những vai trò gì, chức danh gì đề gây uy tín cho bạn, và đề thính giả biết rõ bạn sẽ nói gì với họ. Phần giới thiệu thường không nên quá 2 phút, trừ những trường hợp đặc biệt. - Có đầy đủ độ tự tin: Khi bắt đầu thuyết trình cần tự tin và nói tự nhiên, cố gắng giảm bớt nhìn vào giấy, chứng tỏ bạn thẳng thẳn và có uy tín. c ầ n giữ được ánh mắt nhìn vào thính giả. Lúc băt đầu cần đưa mắt nhìn toàn hội trường để thính giả cảm nhận được bài nói chuyện của bạn có liên quan đến họ. - Đưa ra những vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình đề thính giả có thể đánh giá xem bài thuyết trình của bạn đáp ứng được yêu cầu cùa bạn như thế nào. - Nhớ tên từng thính giả càng nhanh càng tốt. - Hình thành phong cách: Cùng với sự tích luỹ kinh nghiệm, bạn có thể lợi dụng tất cả các công cụ tiếng nói, ngoại hinh, các từ ngữ mà bạn đã dùng để thuyết trình cho đạt hiệu quả nhất. Nói chung muốn thính giả chú ý nghe bạn phải dùng nhiều cách, Ví dụ: bạn muốn nhấn mạnh một quan điểm thì phải dùng câu tinh luyện, thân hình đứng thẳng đồng thời cao giọng nói. Muốn thính giả có ấn tượng để chia xẻ với bạn một phát hiện mà bạn đã cố gắng hể sức để tìm tòi thì bạn nên nghiêng thân thể ra phía trước và nói giọng nhỏ đi một chút. Họ rất thích nghe vì bạn 139
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH đã làm cho họ thích thú. Đó là một trong những yêu tô cơ bản đê thuyết trình thành công. Phải luyện tập nhiều thì phuơng pháp đó mới trở thành bản năng thứ hai cùa bạn. Nhưng nên nhớ mỗi một phong cách có thể phù hợp với nhóm thính giả này, không nhất định phù hợp với nhóm khác. - Lưu lại ấn tượng; Bạn muốn để lại cho thính giả một ấn tượng tốt khó quên về cuộc nói chuyện của bạn, thì khi chuân bị bạn phải dành thời gian nghiên cứu vào câu tổng kết cuối cùng cho tốt. Trong câu tổng kết cần kết hợp các bí quyết ngôn ngữ như ngừng nghi, biến đổi âm điệu, ngẩng đầu lên... để lưu lại cho thính giả ấn tượng khó quên và do đó thông tin của bạn được thông suốt, uy tín cùa bạn được nâng cao. Tránh những thói quen xấu • Che khuất tầm nhìn của thỉnh giả Tránh khi dùng công cụ để thinh già nhìn như bảng đồ thị, đèn chiếu... mà diễn giả lại đứng chỉ dẫn che khuất tầm nhìn của thỉnh già. Tránh đứng dựa vào bục giảng để nói thì tiếng sẽ nhỏ đi; khi bạn cúi đầu nhìn vào tài liệu quá nhiều sẽ làm mất đi ánh mắt tiếp xúc với thính giả; củi đầu xuống vai cũng chứng tỏ bạn là một thuyết trình viên không chuyên nghiệp. • Đứng thuyết trình không cân bằng Tránh đứng một chán hoặc hai chân chéo nhau. Tư thể này chứng tỏ đứng không vững và không có uy thế - thân thể không cân bang là biểu thị tư duy bị rối loạn • Khi kết thúc bài thuyết trình: Khóng nên vội vội vàng vàng nói cho xong, hình như bạn muốn vé sớm. Tóm lại, nét mặt, tư thế, cử chi, phong thái của bạn được huy động vào cuộc một cách tổng hợp và tương hỗ với nhau. 140
CfttCönß 3. lĩến hánfi thuyết trìníi Tất cậ những điều nói trên gây ấn tượng tốt, gây quan hệ thân tình, có mối đồng cảm từ phút đầu. 1.3. Trình bày nội dung bài thuyết trình 1.3.1. Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình Một bài thuyết trình bao giờ cũng phải có mở bài, thân bài và kết luận. Nhiều người rất hay quên chi tiết này. Song cần nhớ là chính câu mở đầu và câu kết là hai phần mà phải chú trọng nhất. Phần mở bài cần phải cho mọi người biết những nội dung chính mà bạn sẽ định trình bày. c ầ n phải thể hiện được bản chất cùa vấn đề, để người nghe muốn nghe tiếp phần sau. Trước khi bắt đầu bài thuyết trình, bạn nên chào những người tham dự và cho phần giới thiệu nhỏ bên ngoài, nhằm giúp bạn giới thiệu mình là ai và bạn đến từ đâu. Bạn có thể đưa thêm thông tin về kinh nghiệm bản thân và khả năng chuyên môn cùa bạn. Chào những người tham dự và giới thiệu bản thân. -Xin chào tất cả các bạn, tôi rất vui được chào đón các bạn tại đây vào buổi sang ngày hôm nay. Tôi là ... -Xin chào tất cả các bạn. Tôi rất vui vinh dự được có mặt ờ đây ngày hôm nay. Xin tự giới thiệu tên tôi là ... -Xin chào buổi sang tốt lành đến tất cả các quý ông và quý bà. Tên tôi là ... và tôi đang là ..... -Xin chào tất cả mọi người. Tôi là.... và tôi rất hạnh phúc được có cơ hội thuyết trình về ... đến các bạn. -Xin chào tất cả mọi người, cám ơn sự có mặt của các bạn ngày hôm nay. Tên tôi là ... và tôi đến từ .... Nói một vài điều về bản thân bạn (điều này nên nói trước người nghe mà không biết bạn) -Trước khi bắt đầu, hãy để tôi nói với bạn một số điều về bản thân. Tôi đã làm việc cho... được hai tháng. 141
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH -Kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực này bắt đầu từ hơn một năm nay khi tôi tham gia một công ty lớn như .... Lời chào m ừng người nghe (tùy từng điều kiện có thể cho vào): - Kính chào tất cả mọi người. Cảm ơn các bạn vì đã tạo điều kiên cho tôi có buổi thuyết trình ngày hôm nay. -Cảm ơn tất cả các bạn đã mời tôi đến nói chuyện ngày hôm nay. Sau phần giới thiệu, bạn nên nói với người nghe mục đích cùa bài thuyết trình và giới thiệu cho họ cấu trúc ngắn gọn của bài thuyết trình. Bắt đầu từ mục đích. -Điều mà tôi muốn nói ngày hôm nay với các bạn là giới thiệu v ề ..., với câu nói quen thuộc, hãy bắt đầu từ sự tự tin! -Như các bạn đã biết, tôi có mặt ở đây để nói về ... -Mục đích cùa buổi thuyết trình là giới thiệu về hoạt động của -Tôi muốn dùng cơ hội này để diễn giải cho bạn về hoạt động của .... Đưa ra cẩu trúc của bài thuyết trình - Trong đó, tôi chia bài thuyết trình thành ba phần: Tôi sẽ đề cập với các bạn ba phần chính: Điều đầu tiên, Tôi đề cập đến. Sau đó, tôi sẽ đi vào phần... Và cuối cùng, tôi sẽ nói cho các bạn... Thông báo thời gian thuyết trình (nếu có thể). -Bài thuyết trình cùa tôi sẽ diễn ra trong vòng ... phút. -Tôi sẽ dùng khoảng... phút cho bài thuyết trình này. Thông bảo khi nào bạn sẽ trả lời câu hỏi. -Nếu bạn không ngại, tôi sẽ trả lời câu hỏi sau khi bài thuyết trình này kết thúc. -Nếu các bạn có câu hỏi, xin các bạn vui lòng dành nó đến 142
cíiương 3. Ttếrt hành tãuyết trình cuối bài thuyết trình của tôi. M ôt sổ thù thuât mở đầu Đừng mở đầu bằng một lời xin lỗi Người thuyết trình không nên mở đầu bằng một lời xin lỗi chẳng hạn như: “Tôi không phải là diễn giả... Tôi chưa chuẩn bị để nói,.. Tôi cũng không biết nói g ì...” Nếu bạn nói như thế thì những nghe sẽ nghĩ rằng bạn sẽ không trinh bày được gi hơn nữa cả. Dầu sao, nếu bạn chưa chuẩn bị thì cũng chỉ có một số người sẽ phát hiện ra mà không cần phải nói với họ là tôi chưa chuẩn bị. Còn những người khác chưa chắc đã phát hiện ra Vậy tại sao bạn là nói ra cho họ biết? Tại sao bạn lại làm cho người nghe nghĩ rằng bạn không đáng để bạn chuẩn bị bài trinh bày, rằng chi cần những điều cũ rích của bạn cũng đã đủ để !àm cho họ hài lòng? Hãy nhớ rằng, người nghe đến đây là để được nhận thông tin, được giải trí chứ không phải đề nghe những lời xin lồi của bạn. Lúc bạn xuất hiện trước khán giả, bạn nhận được sự tập trung chủ ý của mọi người. Điều đó là hoàn toàn tự nhiên và không thể thay đổi được. Bạn cần !àm chủ minh trong khoảng thời gian đó. Nhớ rằng, trong năm giây đầu tiên, bạn chắc chắn có thể bình tĩnh để làm chủ mình được, nhưng năm phút tiếp theo thì thật khó. Nếu như bạn mát bình tĩnh, không tự tin thì thật khó có thề bình tĩnh trờ lại. Cho nên, hãy nói câu đầu tiên với ỉchán giả những gì thú vị và hay nhất bạn có. Không nên để đến câu thứ hai mới nói, càng không phải câu thứ ba. Gáy sự chú ý Một cử chi liên quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp cho người nghe hinh dung được sơ lược về đề tài bạn sắp đề cập. Thường thi bạn có thể đưa nó vào sau bài diễn thuyết. Một bài nói vê tẩm quan trọng cùa thề dục chẳng hạn, thì có thể được bắt đầu 143
KỸ NẢNG THUYẾT TRÌNH bằng những cú nhảy bật; hoặc ráng hết sức bình sinh để đập một vật gì đó nếu như bạn sắp đề cập đến tình trạng ngược đãi trẻ em. Đưa ra một thông báo hoặc thống kề theo cách làm cho người khác phải giật mình."Cảc viên chức của chính phủ Mỹ đã giết chết 23 công dân cùa mình!” có thể được sử dụng để mờ đầu một bài diễn văn chống hình phạt xử tử tội phạm. Kiểu mào đầu này có thê tạo ra một không khí nôn nao, chờ đợi háo hức cùa những người tham dự đổi với những lý lẽ bạn sắp đưa ra nhằm làm rõ hơn nhận định của minh. Hãy bông đùa một chút và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề. Không phải ai cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn toàn không biết gì về người nghe, nhung thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giả của bạn hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái. Đưa ra những trích dẫn phù hợp. Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo ra sự tín nhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài mình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù hợp. Thuật lại một câu chuyện có liền quan. Hầu hết mọi người chi diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta lại kể chuyện hằng ngày. Ke ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự nhiên để tạo đà cho phần còn lại cùa bài diễn văn. Bắt đầu bằng những minh hoạ cụ thể Các khán giả đều cảm thấy khó khăn và mệt mỏi khi phải ngồi nghe hàng giờ đồng hồ liền các bài diễn văn dài dàng dặc. Làm thế nào để tránh không gây ra điều phiền toái như vậy cho khán giả? Hãy bắt đầu bằng các minh hoạ cụ thể. Minh hoạ sẽ khiến cho các bài phát biểu dễ nghe hơn, dễ theo dõi hon. 144