Luận văn: Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Viễn Thông Hà Nội

Chia sẻ: Ngô Tùng Sinh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:69

Thêm vào BST

Báo xấu

86
lượt xem 26
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Để tạo ra động lực to lớn, giải phóng được sức sản xuất, trước hết cần có quỹ tiền lương đủ lớn để chi trả cho người lao động. Tuy nhiên, việc quản lý, phân phối quỹ tiền lương đó theo cách thức nào sao cho công bằng, hợp lý, đúng luật pháp, kích thích tinh thần hăng say làm việc và khả năng sáng tạo của mọi người lao động.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn: Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Viễn Thông Hà Nội

TRƯỜNG …………………. KHOA………………………. ---------- Báo cáo tốt nghiệp Đề tài: Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty Viễn thông Hà nội 1
Mục lục Lời mở đầu................................................................................................4 CHƯƠNG I. Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp.................................................6 I. Tổ chức hạch toán tiền lương:.........................................................6 1. Nguồn gốc, bản chất của tiền lương:...........................................6 2. Qũy tiền lương và thành phần của qũy tiền lương: .....................6 3. Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp (chế độ tiền lương) ............................................................................................................7 a. Hình thức trả lương theo thời gian............................................7 b. Hình thức trả lương theo sản phẩm..........................................7 c. Lương khoán............................................................................10 4. Nội dung hạch toán tiền lương:..................................................10 a. Nhiệm vụ hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp: ..........10 b. Tài khoản sử dụng:.................................................................10 c. Trình tự và phương pháp hạch toán: ...................................11 II. Tổ chức hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ: ....................................13 1. Khái niệm, nhiệm vụ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ: ............13 2. Sự hình thành và sử dụng qũy BHXH, BHYT, KPCĐ: ...............14 3. Nội dung hạch toán:....................................................................14 III. Hạch toán các khoản thu nhập khác của người lao động: ..........16 IV. Chứng từ , sổ sách dùng để hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ:..................................................................................................17 1. Chứng từ dùng để hạch toán:....................................................17 a. Bảng chấm công......................................................................17 b. Bảng thanh toán tiền lương.....................................................18 c. Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội.........................................18 d. Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội...........................................18 e. Bảng thanh toán tiền thưởng...................................................19 f. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ..........19 g. Phiếu báo làm thêm giờ...........................................................19 h. Hợp đồng giao khoán:.............................................................19 i. Biên bản điều tra tai nạn lao động...........................................20 2.Sổ sách dùng để hạch toán:........................................................20 CHƯƠNG II: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty viễn thông Hà nội ......................................................25 I. Đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của Công ty ảnh hưởng đến công tác kế toán:................................................................................................25 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:.......................25 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.............................................26 2
3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:..........................................29 II. Thực trạng lao động, phân phối tiền lương tại Công ty: ...............32 1. Các loại lao động trong công ty ................................................32 2. Các hình thức trả lương hiện nay ở công ty:.............................32 3. Thực trạng phân phối tiền lương tại Công ty trong ba năm gần đây:...................................................................................................33 III. Hạch toán tiền lương chính sách:..................................................35 iV. Hạch toán tiền lương khoán:.........................................................38 . Hạch toán BHXH phải trả cho người lao động và các khoản tiền thưởng, trợ cấp cho người lao động:..................................................44 VI. Hạch toán các khoản trích theo lương..........................................45 1. Trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ ....................................45 2. Các tài khoản sử dụng để hạch toán các khoản trích theo lương ..........................................................................................................45 3. Hạch toán các khoản trích theo lương :.....................................46 VII.Trình tự hạch toán lương: (Lương chính sách và lương khoán) . .50 1. Tính ra tiền lương phải trả CNV ................................................50 2. Tạm ứng lương ...........................................................................52 Chương III...............................................................................................61 Phương hướng hoàn thiện tiền lương với việc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động...............................................................................61 I. Đánh giá chung về tình hình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương;..................................................................................61 1. Ưu điểm.......................................................................................62 2. Nhược điểm:................................................................................62 II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại Công ty viễn thông Hà nội..................................................................63 1. Tạo nguồn tiền lương .................................................................64 2. Xây dựng và thực hiện các hình thức trả lương hợp lý ............65 3. Công tác ghi sổ kế toán cần chi tiết và kịp thời hơn nữa.........66 4. Tổ chức tốt công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương. . .66 III. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động:...............67 Kết luận...................................................................................................68 danh mục tài liệu tham khảo...........................................................69 3
Lời mở đầu Qua nghiên cứu, chúng ta đã nhận thấy trong quản lý kinh tế, quản lý con người là vấn đề cốt lõi nhất, cũng đồng thời là vấn đề tinh tế, ph ức t ạp nh ất. Khai thác đ ược những tiềm năng của nguồn lực con người chính là chìa khoá để m ỗi doanh nghi ệp đ ạt được thành công trong sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc phân chia và k ết h ợp các l ợi ích phải được xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng. Các lợi ích đó bao gồm: l ợi ích cá nhân ng ười lao động, lợi ích của ông chủ (hay của doanh nghiệp) và lợi ích xã h ội. Lợi ích v ật ch ất c ủa cá nhân người lao động được thể hiện ở thu nhập của người đó. Thu nhập và tiền lương đối với người lao động là hai phạm trù kinh t ế khác nhau. Tiền lương dùng để chỉ số tiền nhà nước trả cho người lao động trong khu vực nhà n ước thông qua các thang, bảng lương và phụ cấp. Thu nhập bao gồm ngoài kho ản ti ền l ương, còn tiền thưởng, tiền chia lợi nhuận và các khoản khác mà các doanh nghi ệp phân ph ối cho người lao động theo sản lượng hay chất lượng lao động. Trong đó, ti ền l ương là phần thu nhập chính, chiếm tỷ trọng lớn, nó có tác dụng lớn đến việc phát tri ển kinh t ế, ổn định và cải thiện đời sống của người lao động. Vì vậy, đ ối v ới m ọi doanh nghi ệp, vấn đề tiền lương trong những năm tới có vị trí quan trọng đặc biệt. Để tạo ra động lực to lớn, giải phóng được sức sản xuất, trước hết cần có qu ỹ tiền lương đủ lớn để chi trả cho người lao động. Tuy nhiên, việc quản lý, phân phối qu ỹ tiền lương đó theo cách thức nào sao cho công bằng, hợp lý, đúng luật pháp, kích thích tinh thần hăng say làm việc và khả năng sáng tạo của m ọi người lao đ ộng, phát huy tác dụng đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong sản xu ất, đ ồng th ời đ ảm b ảo s ản xu ất kinh doanh có lãi, lại là một vấn đề không đơn gi ản đối v ới các doanh nghi ệp. Đi ều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm được một phương thức quản lý, hạch toán ti ền lương phù hợp, tuân thủ quy định của Nhà nước về chính sách đãi ngộ, nhưng cũng ph ải có nh ững ứng dụng sáng tạo căn cứ vào thực tế sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. 4
Công ty Viễn thông Hà nội là đơn vị thuộc Tổng Công ty B ưu chính Vi ễn thông Việt Nam, đơn vị có nhiều đóng góp nỗ lực cho sự phát triển v ượt b ậc c ủa ngành B ưu điện. Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty Vi ễn thông Hà N ội đã t ự kh ẳng đ ịnh được mình trên thương trường. Công ty đã có những bước đi v ững ch ắc, phát tri ển m ột cách toàn diện và nhanh chóng hội nhập vào mạng lưới thông tin qu ốc gia, qu ốc t ế. Những thành tựu của Ngành Bưu chính Viễn thông nói chung và của Công ty Vi ễn thông nói riêng đã góp phần to lớn vào công cuộc xã hội hoá thông tin của đất nước . Là sinh viên khoa Kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân, qua th ời gian th ực t ập tại Công ty Viễn thông Hà Nội, tôi đã có điều kiện c ủng c ố, tích lu ỹ, làm sáng t ỏ nh ững kiến thức tiếp thu được trong nhà trường về cách thức tổ chức, nội dung trình tự công tác kế toán trong các doanh nghiệp. Đồng thời, quá trình thực tập tốt nghi ệp đã giúp tôi có thêm những kiến thức thực tế về lĩnh lực mà tôi mong mu ốn đ ược tìm hi ểu k ỹ h ơn. Đó là vấn đề hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo l ương v ới vi ệc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động tại doanh nghiệp. Nội dung bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp này ngoài lời mở đầu và k ết lu ận bao gồm 3 chương: Chương I . Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp. Chương II. Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo l ương t ại Công ty Viễn thông Hà Nội. Chương III. Phương hướng hoàn thiện hạch toán ti ền lương với vi ệc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động. Vì lĩnh vực nghiên cứu này còn mới m ẻ đối với b ản thân tôi cho nên b ản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi xin chân thành c ảm ơn và r ất mong nh ận đ ược sự chỉ bảo, hướng 5
dẫn của các thầy cô trong Khoa Kế toán. Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, Phòng Kế toán Tài chính và Phòng T ổ ch ức Hành chính của Công ty Viễn thông Hà Nội đã tạo m ọi đi ều ki ện đ ể tôi hoàn thành Báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình tại Công ty. Tôi cũng xin bày tỏ lòng bi ết ơn sâu s ắc của mình đối với sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình c ủa Cô giáo Phó Giáo s ư-Ti ến s ỹ Phạm Thị Gái đã giúp tôi hoàn thành Chuyên đề tốt nghiệp này. CHƯƠNG I. Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp I. Tổ chức hạch toán tiền lương: 1. Nguồn gốc, bản chất của tiền lương: Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động). Trong đó lao đ ộng v ới tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người sử dụng các t ư li ệu lao đ ộng nh ằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích ph ục v ụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Để bảo đảm tiến hành liên tục quá trình tái s ản xu ất tr ước h ết cần phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao đ ộng mà con ng ười b ỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền của giá c ả sức lao đ ộng. M ặt khác ti ền l ương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao đ ộng, kích thích và t ạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Về bản chất, ti ền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá c ả sức lao đ ộng. Nói cách khác, ti ền l ương chính là nhân tố thúc đầy tăng năng suất lao động. 2. Qũy tiền lương và thành phần của qũy tiền lương: Qũy tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghi ệp tr ả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần qũy ti ền lương bao gồm nhi ều khoản như lương thời gian(tháng, ngày, giờ), lương sản phẩm, phụ cấp (c ấp b ậc, khu 6
vực, chức vụ, đắt đỏ…), tiền thưởng trong sản xuất. Qũy ti ền lương (hay ti ền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về mặt hạch toán có thể chia thành ti ền l ương lao đ ộng tr ực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi ti ết theo ti ền l ương chính và ti ền lương phụ. 3. Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp (chế độ tiền lương) a. Hình thức trả lương theo thời gian Đây là hình thức tiền lương mà thu nhập của một người phụ thuộc vào hai yếu tố: số thời gian lao động thực tế trong tháng và trình độ thành thạo ngh ề nghi ệp c ủa người lao động. Chế độ trả lương theo thời gian có ưu điểm là đơn gi ản, dễ tính toán, nh ưng nhược điểm là chỉ mới xem xét đến mặt số lượng, chưa quan tâm đến chất lượng, nên vai trò kích thích sản xuất của tiền lương hạn chế. Tuy nhiên, trong thực tế vẫn áp dụng hình thức tr ả l ương này đ ể tr ả cho đ ối tượng công nhân chưa xây dựng được định mức lao động cho công vi ệc c ủa họ, hoặc cho công việc xét thấy trả lương theo sản phẩm không có hiệu quả, ví dụ: sửa chữa, kiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc sản xuất những sản phẩm yêu cầu độ chính xác cao. Để khắc phục nhược điểm của phương pháp trả lương theo thời gian, người ta áp dụng trả lương theo thời gian có thưởng. Trong những năm vừa qua, hình thức trả lương theo thời gian có xu hướng thu hẹp dần. Nhưng xét về lâu dài, khi trình độ khoa học phát tri ển cao, trình đ ộ c ơ gi ới hoá, t ự động hoá cao thì hình thức lương theo thời gian lại được m ở r ộng ở đại b ộ phận các khâu sản xuất, vì lúc đó các công việc chủ yếu là do máy móc thực hiện. b. Hình thức trả lương theo sản phẩm Lương trả theo sản phẩm là chế độ tiền lương mà thu nhập của mỗi người tuỳ thuộc vào hai yếu tố: Số lượng sản phẩm làm ra trong tháng và đ ơn giá ti ền công cho một sản phẩm. Số lượng sản phẩm làm ra do thống kê ghi chép. Đ ơn giá ti ền công ph ụ thu ộc vào hai yếu tố: Cấp bậc công việc và định mức thời gian hoàn thành công việc đó. 7
Có thể nói rằng hiệu quả của hình thức trả lương theo sản phẩm cao hay th ấp phụ thuộc rất nhiều vào công tác định mức lao động có chính xác hay không. Đ ịnh m ức vừa là cơ sở để trả lương sản phẩm, vừa là công cụ để quản lý. Trong giai đoạn hiện nay thì hình thức tiền lương sản phẩm đang là hình thức ti ền lương chủ yếu đưọc áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Để đảm bảo hình th ức tiền lương này có hiệu quả cần 4 điều kiện sau: - Có hệ thống định mức chính xác. - Phải thường xuyên củng cố, hoàn thiện công tác tổ ch ức sản xu ất đ ể đ ảm b ảo dây chuyền sản xuất luôn luôn cân đối. - Phải tổ chức tốt công tác phục vụ cho sản xuất như: vi ệc cung c ấp nguyên li ệu, bán thành phẩm, tổ chức sửa chữa thiết bị kịp thời khi hư hỏng và tổ chức nghi ệm thu sản phẩm kịp thời. - Hoàn thiện công tác thống kê kế toán, đặc biệt là công tác thống kê theo dõi tình hình thực hiện mức để làm cơ sở cho việc điều chỉnh mức. Trong thực tế chúng ta thường áp dụng 4 hình thức trả lương theo sản phẩm sau: * Trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân Hình thức này được áp dụng rộng rãi đối với người tr ực ti ếp sản xu ất, trong đi ều kiện quá trình lao động của họ mang tính chất độc lập tương đ ối, có th ể đ ịnh m ức và kiểm tra nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể và riêng biệt. Đơn giá xác định như sau: ĐG = L/Q hoặc ĐG = L x T Trong đó: ĐG : Đơn giá sản phẩm. L : Lương theo cấp bậc Q : Mức sản lượng T : Mức thời gian * Trả lương tính theo sản phẩm tập thể Là một hình thức tiền lương áp dụng cho những công việc nặng nhọc có đ ịnh mức thời gian dài, cá nhân từng người không thể làm được ho ặc làm đ ược nh ưng không đảm bảo tiến độ, đòi hỏi phải áp dụng lương sản phẩm tập thể. Khi áp dụng hình thức này cần phải đặc biệt chú ý tới cách chia l ương sao cho đảm bảo công bằng hợp lý, phải chú ý tới tình hình th ực t ế c ủa t ừng công nhân v ề s ức khoẻ, về sự cố gắng trong lao động. 8
* Trả lương theo sản phẩm gián tiếp Thường áp dụng để trả cho cán bộ quản lý và công nhân phục v ụ. khi áp d ụng hình thức này có hai tác dụng lớn: Thắt chặt mối quan hệ giữa cán bộ quản lý, công nhân phục vụ với công nhân trực tiếp sản xuất và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý phải quan tâm t ới vi ệc thúc đ ẩy sản xuất phát triển. Để áp dụng nó, cần tiến hành qua hai bước: Bước 1: Xác định đơn giá gián tiếp (ĐGGT) Sản lượng định mức bình quân của công nhân trực tiếp trong tháng ĐGGT = Lương cấp bậc tháng của gián tiếp Bước 2: Tính lương sản phẩm gián tiếp (L) Sản phẩm thực tế của Đơn giá L = công nhân sản xuất x gián tiếp * Lương theo sản phẩm luỹ tiến Là một hình thức tiền lương sản phẩm nhưng dùng nhiều đơn giá khác nhau đ ể trả cho công nhân tăng sản lượng ở mức độ khác nhau, theo nguyên t ắc: Nh ững s ản phẩm trong định mức thì trả theo đơn giá chung thống nhất, còn nh ững s ản phẩm v ượt định mức thì trả theo đơn giá luỹ tiến (Đơn giá này lớn hơn đơn giá chung). Chế độ lương này có tác dụng kích thích sản xuất mạnh mẽ, nh ưng nó vi ph ạm nguyên tắc: Sẽ làm cho tốc độ tăng tiền lương tăng nhanh hơn tốc độ tăng năng su ất lao động. Nên phạm vi áp dụng chỉ với những khâu trọng yếu của dây chuyền, ho ặc vào th ời điểm nhu cầu của thị trường cần số lượng lớn loại sản phẩm đó, ho ặc vào th ời đi ểm có nguy cơ không hoàn thành hợp đồng kinh tế, bị phạt những khoản ti ền lớn. Sau khi đã khắc phục được các hiện tượng trên phải trở lại ngay hình th ức l ương s ản ph ẩm thông thường. Song song với lương sản phẩm lũy tiến ta có lương sản phẩm lũy lùi. áp dụng với trường hợp nguy cơ thị trường bị thu hẹp, không có khả năng tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra. áp dụng lương sản phẩm lũy lùi là để hạn chế sản xuất và kìm hãm nó. 9
c. Lương khoán Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượnng công việc mà họ hoàn thành. Để áp dụng lương khoán cần chú ý hai vấn đề sau: tăng cường công tác kiểm tra để đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng, và thực hiện thật nghiêm chỉnh chế độ khuyến khích lợi ích vật chất. Mức thưởng, phạt cao hay thấp là tuỳ thuộc vào phần giá trị làm lợi và phần giá trị bị thiệt hại hư hỏng. 4. Nội dung hạch toán tiền lương: a. Nhiệm vụ hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp: Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán tiền lương trong các doanh nghi ệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời ngày công th ực t ế làm vi ệc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH... của người lao động đ ể có căn c ứ tính tr ả l ương, BHXH trả thay lương, tiền thưởng... cho từng người và quản lý lao đ ộng trong doanh nghiệp. - Theo dõi, ghi chép việc hình thành quỹ tiền lương, tình hình chi trả quỹ lương của doanh nghiệp; việc trích lập và chi trả các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. -Cung cấp những số liệu cần thiết cho vi ệc hạch toán chi phí s ản xu ất, tính giá thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan. b. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng tài khoản 334”Phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc thu nhập của họ. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: 10
- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên. - Tiền lương, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên.- - Kết chuyển tiền lưong công nhân, viên chức chưa lĩnh. Bên Có: - Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên chức. Dư Nợ(nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức. Dư Có:Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả công nhân viên chức c. Trình tự và phương pháp hạch toán: * Trình tự: Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán ti ền l ương” cho t ừng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn c ứ vào kết quả đ ể tính l ương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng kho ản ti ền l ương (l ương s ản ph ẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số ti ền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, ”Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. Thông thường, tại các doanh nghi ệp, vi ệc thanh toán l ương và các khoản khác cho người lao động được chia làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng còn kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ và thu nhập. Các khoản thanh toán l ương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người ch ưa lĩnh l ương cùng v ới các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán đ ể kiểm tra, ghi sổ. * Phương pháp hạch toán: - Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất ti ền l ương phải trả cho công nhân viên(bao gồm tiền lưong, tiền công, phụ c ấp khu vực, ch ứcv ụ, đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng trong sản xuất…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Phải trả cho công nhân trực ti ếp sản xu ất, ch ế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. 11
Nợ TK 627 (6271-Chi tiết phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý.phân xưởng. Nợ TK 641 (6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả. - Khi tính ra TL nghỉ phép thực tế phải trả CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 622 (hoặc TK 335) Nợ TK 641, 642, 627 Có TK 334 -Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương): Việc thanh toán thù lao(tiền công, tiền lương) cho người lao động được khái quát bằng sơ đồ đối ứng tài khoản chủ yếu sau: 12
Sơ đồ hạch toán tiền lương và thanh toán với công nhân viên : TK 3383, 3384, 333, 138, TK 334 TK 622, 627,641, 642 141 Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Tiền lương phải trả CNV TK 335 TK 111, 112 TL nghỉ phép thực Trích trước TL nghỉ tế phải trả CNV phép của CNSX Chi trả TL, thưởng, BHXH, các khoản khác của CNV TK 4311, 4312 Tiền thưởng thi đua, trợ cấp khó khăn phải trả CNV TK 3388 TK 3383 Chi trả TL cho TL của người đi người đi vắng vắng chưa về BHXH phải trả CNV II. Tổ chức hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ: 1. Khái niệm, nhiệm vụ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ: Mọi người lao động đều quan tâm đến tiền lương và thu nhập mà h ọ đ ược ng ười sử dụng lao động trả cho. Tuy nhiên, ngoài ti ền lương tr ả cho th ời gian làm vi ệc còn có những quyền lợi và trách nhiệm khác thu hút sự quan tâm của người lao động: đó là b ảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà thường được gọi chung là các kho ản trích theo lương. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải theo dõi vi ệc hình thành các qu ỹ b ảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và việc hạch toán sử dụng các quỹ đó. 13
Quỹ bảo hiểm xã hội dùng để trợ cấp cho người lao động có th ời gian đóng góp quỹ trong các trường hợp họ mất khả năng lao động. Quỹ bảo hiểm y tế dùng để đài thọ cho những người lao đ ộng có th ời gian đóng góp quỹ trong các trường hợp khám chữa bệnh. Quỹ kinh phí công đoàn dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp. Các quỹ trên được trích lập theo tỷ lệ quy định và tính vào chi phí s ản xu ất kinh doanh của doanh nghiệp và có một tỷ lệ phần trăm đóng góp của người lao động. 2. Sự hình thành và sử dụng qũy BHXH, BHYT, KPCĐ: Qũy BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số qũy tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) c ủa công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo ch ế đ ộ hi ện hành, t ỷ l ệ trích BHXH là 20% trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao đ ộng n ộp, đ ược vào lương tháng.Qũy BHXH được chi tiêu cho các trường hợp người lao đ ộng ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Qũy này do c ơ quan bảo hi ểm xã hội quản lý.. Qũy BHYT được sử dụng đẻ thanh toán các kho ản ti ền khám, ch ữa b ệnh, vi ện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đ ẻ. Qũy này đ ược hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương c ủa công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hi ện hành là 3%, trong đo 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% trừ vào thu nhập của người lao đ ộng. Còn ph ải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số qũy tiền lương, tiền công và phụ cấp (phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ c ấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng, an ninh) thực tế phải trả cho người lao động-k ể c ả lao đ ộng h ợp đ ồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn. T ỷ l ệ KPCĐ theo ch ế đ ộ hiện hành là 2%. 3. Nội dung hạch toán: Để thanh toán các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng k ế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho t ừng ng ười. Trên b ảng tính lương cần ghi rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số ti ền người 14
lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng đ ược l ập t ương t ự. Sau khi kế toán ttưởng kiểm tra, xác nhận và ký giám đốc duyệt y, “B ảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán ti ền l ương và BHXH cho người lao động. Tài khoản hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ là TK 338: ”Phải trả và ph ải n ộp khác": Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải n ộp cho c ơ quan pháp lu ật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, doanh thu nh ận trước của khách hàng …Kết cầu của TK này như sau: Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các qũy. - Các khoảnđã chi về kinh phí công đoàn. - Xử lý giá trị tài sản thừa. - Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ. Bên Có: -Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định. - Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ. - Các khoản đã trả, đã nộp hay thu hộ. - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. - Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp hoàn lại. TK 111, 112 TK 3382 ÷ 3384 Dư Nợ(nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Việc hạch toán các khoản trích theo lương được thể hiện bằng sơ đồ đối ứng tài khoán sau: Sơ đồ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 622, 627,641, 642 15
Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chí phí SXKD theo quy định Chi tiêu kinh phí CĐ tại doanh nghiệp TK 334 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào TL của người lao động TK 334 Chi trả BHXH cho BHXH phải trả người lao động cho CNV BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên: Theo quy đ ịnh, sau khiđóng BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các kho ản khấu trừ không đ ượt vượt quá 30% số còn lại. III. Hạch toán các khoản thu nhập khác của người lao động: Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ ti ền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Ti ền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ qũy khen thưởng) và thưởng trong sản xu ất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng ti ết ki ệm vật t ư, th ưởng phát minh, sáng kiến…) Ngoài ra, các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ trợ c ấp cho người lao đ ộng có hoàn cảnh khó khăn, sinh đẻ, ốm đau Khi tính ra tiền thưởng thi đua chi từ qũy khen thưởng, trợ cấp khó khăn chi từ qũy phúc lợi phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản: 16
Nợ TK 4311(thưởng thi đua) Nợ TK 4312(trợ cấp khó khăn) Có TK 334 Khi thanh toán tiền thưởng và trợ cấp khó khăn cho công nhân viên k ế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 IV. Chứng từ , sổ sách dùng để hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: 1. Chứng từ dùng để hạch toán: Cũng giống như việc hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vi ệc hạch toán tiền lương yêu cầu phải có chứng từ kế toán lập một cách chính xác, đầy đ ủ, theo đúng chế độ ghi chép quy định. Những chứng từ ban đầu trong hạch toán ti ền l ương là c ơ s ở để tính toán tiền lương và chi trả lương cho công nhân viên. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, chứng từ kế toán lao đ ộng và ti ền l ương bao gồm các loại sau đây: a. Bảng chấm công Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm vi ệc, nghỉ vi ệc, ngừng việc, nghỉ BHXH... của người lao động để có căn c ứ tính tr ả l ương, BHXH tr ả thay lương, tiền thưởng... cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghi ệp. Cu ối tháng bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phi ếu nghỉ hưởng BHXH... đ ược chuyển về bộ phận kế toán để kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính l ương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công c ủa từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào c ột 32, 33, 34, 35, 36. B ảng ch ấm công được lưu tại Phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan. 17
b. Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán ti ền lương cho người lao đ ộng làm vi ệc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, đồng thời là căn c ứ đ ể th ống kê v ề lao đ ộng ti ền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo t ừng b ộ phận (phòng, ban, tổ nhóm... ) tương ứng với bảng chấm công. Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như : bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao đ ộng ho ặc công việc hoàn thành. Căn cứ vào chứng từ liên quan, bộ phận kế toán lập bảng thanh toán lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phi ếu chi và phát l ương. B ảng này được lưu tại phòng (ban) kế toán. c. Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng để xác nhận số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm ... c ủa người lao đ ộng, làm căn c ứ tính tr ợ c ấp bảo hiểm xã hội trả thay lương theo chế độ quy định. Cuối tháng phiếu này kèm theo bảng chấm công chuyển về phòng kế toán đ ể tính BHXH vào các cột 1, 2, 3, 4 mặt sau của phiếu. d. Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội dùng làm căn cứ tổng hợp và thanh toán tr ợ c ấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán b ảo hi ểm xã hội với cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội cấp trên. Cuối tháng, sau khi kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số ti ền tr ợ c ấp cho t ừng người và cho toàn đơn vị, bảng này được chuyển cho trưởng ban bảo hiểm xã h ội c ủa đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. 18
e. Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số ti ền thưởng cho t ừng ng ười lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế toán. Bảng thanh toán tiền thưởng chủ yếu dùng trong các tr ường h ợp th ưởng theo lương không dùng trong các trường hợp thưởng đột xuất, thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu... f. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành cuả đơn vị hoặc cá nhân người lao đ ộng. Làm c ơ s ở đ ể lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này do người giao việc lập thành 2 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đ ến k ế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động. Trước khi chuyển đến k ế toán tiền lương phải có đầy đủ chữ ký của người giao vi ệc, người nh ận vi ệc, ng ười kiểm tra chất lượng và người duyệt. g. Phiếu báo làm thêm giờ Phiếu báo làm thêm giờ là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số ti ền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động. Phiếu này do người báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhi ệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán. Sau khi có đ ầy đ ủ chữ ký, phiếu báo làm thêm giờ được chuyển đến kế toán lao động ti ền l ương đ ể làm c ơ sở tính lương tháng. h. Hợp đồng giao khoán: Hợp đồng giao khoán là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm v iệc,, trách nhiệm và quyền lợi c ủa m ỗi bên khi thực hiện công việc đó đồng thời là cơ sở để thanh toán ti ền công lao đ ộng cho ng ười nhận khoán. 19
i. Biên bản điều tra tai nạn lao động Biên bản này nhằm xác định một cách chính xác các vụ tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho người lao động một cách thoả đáng và có các bi ện pháp bảo đảm an toàn lao động, ngăn ngừa các vụ tai nạn xảy ra tại đơn vị. 2.Sổ sách dùng để hạch toán: Để việc hạch toán tiền lương được chuẩn xác, kịp thời cung c ấp thông tin cho người quản lý, hệ thống sổ sách và quy trình ghi chép đòi hỏi phải được tổ ch ức khoa học, hợp lý, vừa đảm bảo chính xác, vừa gi ảm bớt lao đ ộng cho ng ười làm công tác k ế toán. Theo chế độ kế toán hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ sách do doanh nghiệp tự xây dựng dựa trên 4 hình thức sổ do Bộ Tài chính quy đ ịnh, đ ồng th ời căn c ứ vào đ ặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Vi ệc tổ chức h ạch toán ti ền lương tiến hành theo các hình thức như sau: * Hình thức nhật ký chung: Đây là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự th ời gian vào một quyển sổ nhật ký gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn c ứ vào nh ật ký chung l ấy s ố liệu để ghi vào Sổ cái. Ngoài ra để thuận tiện cho việc ghi chép Nhật ký chung có th ể mở các nhật ký phụ cho các tài khoản chủ yếu. Định kỳ cộng các nhật ký phụ lấy số li ệu vào nhật ký chung rồi vào sổ cái. Đối với các đối tượng c ần theo dõi chi ti ết thì k ế toán mở các sổ, thẻ chi tiết, lấy số liệu so sánh đối chiếu với sổ nhật ký và sổ cái. Phần hành kế toán tiền lương theo hình thức sổ này được tổ chức như m ọi ph ần hành khác nghĩa là khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ ghi vào sổ nh ật ký chung, cu ối tháng hay định kỳ kế toán sẽ căn cứ vào nhật ký chung, lo ại b ỏ các số li ệu trùng r ồi ph ản ánh vào sổ cái. Nếu cần thiết có thể tổ chức sổ kế toán chi ti ết v ề ti ền l ương. Cu ối kỳ lập các báo cáo. Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với m ọi lo ại hình doanh nghi ệp nhưng lại có nhược điểm hay ghi trùng, mỗi chứng từ th ường đ ược vào ít nh ất 2 s ổ nh ật ký trở lên. Bởi vậy, cuối tháng sau khi cộng số liệu từ các sổ nhật ký, k ế toán phải lo ại bỏ các số liệu trùng lắp rồi mới ghi vào sổ cái. 20