Luận văn Thạc sĩ Công nghệ thông tin: Xây dựng hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền Lương trong ERP

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:87

Thêm vào BST

Báo xấu

75
lượt xem 23
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là: Phân hệ quản lý nhân sự lưu giữ thông tin cơ bản về nhân viên,lưu trữ hồ sơ của nhân viên, theo dõi hồ sơ ứng viên tuyển dụng, hỗ trợ các công việc hành chính. Phân hệ quản lý tiền lương tính lương, trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ, tạm ứng, chi trả ngoài giờ, tiền thưởng, lập bảng lương. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Công nghệ thông tin: Xây dựng hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền Lương trong ERP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỖ THỊ HƯƠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP LUẬN VĂN THẠC SĨ Hà Nội – 2014
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỖ THỊ HƯƠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP Nghành: Công nghệ thông tin Chuyên ngành: Quản lý hệ thống thông tin Mã số: Chuyên ngành đào tạo thí điểm LUẬN VĂN THẠC SĨ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS.VŨ DUY LINH Hà Nội – 2014
LỜI CẢM ƠN Trước tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn đến tất cả các quý thầy cô đã giảng dạy trong chương trình Cao học Quản lý hệ thống thông tin – Viện Công Nghệ Thông Tin, ĐH Quốc Gia Hà Nội, những người đã truyền đạt cho tôi những kiến thức hữu ích về Quản lý Hệ thống thông tin làm cơ sở cho tôi thực hiện tốt luận văn này Tôi xin chân thành cảm ơn TS.Vũ Duy Linh đã tận tình hướng dẫn cho tôi trong thời gian thực hiện Luận văn. Mặc dù trong quá trình thực hiện Luận văn có giai đoạn không được thuận lợi, nhưng những gì thầy đã hướng dẫn, chỉ bảo đã cho tôi nhiều kinh nghiệm trong thời gian thực hiện Luận văn. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến tất cả các anh chị em trong tập thể lớp CIO 03 Viện Công Nghệ Thông Tin - Đại học Quốc Gia Hà Nội, cùng toàn thể bạn bè và đồng nghiệp đã hộ trợ rất nhiều để Tôi có động lực hoàn thành Luận văn này. Sau cùng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến gia đình, đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập cũng như thực hiện Luận văn. Do thời gian có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên Luận văn còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy/Cô và các anh chị học viên. Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2014 HỌC VIÊN ĐỖ THỊ HƯƠNG
BẢN CAM ĐOAN Tôi là : Đỗ Thị Hương Lớp : CIO 03 Viện Công Nghệ Thông Tin Người hướng dẫn khoa học: TS. Vũ Duy Linh Tôi xin cam đoan nội dung được trình bày trong bản Luận văn này là kết quả tìm hiểu và nghiên cứu là của riêng tôi. Trong quá trình nghiên cứu đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền lương trong ERP” là các kết quả và dữ liệu nêu ra hoàn thoàn trung thực và rõ ràng. Mọi thông tin trích dẫn đều được tuân theo luật sở hữu trí tuệ, có liệt kê rõ ràng các Tài liệu tham khảo. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với những nội dung được viết trong Luận văn này. Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2014 HỌC VIÊN ĐỖ THỊ HƯƠNG
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1 2.Mục tiêu ................................................................................................... 1 3.Nội dung nghiên cứu ............................................................................... 1 4.Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 2 5.Cấu trúc luận văn .................................................................................... 2 CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỂ ERP - HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ............................................................................................ 3 1.1.Khái niệm về ERP ................................................................................ 3 1.2.Lợi thế dùng ERP trong quản lý doanh nghiệp .................................. 5 1.3. Hiện trạng ERP tại Việt Nam và những công ty áp dụng ERP thành công................................................................................................................ 6 1.3.1.Hiện trạng ERP tại Việt Nam.................................................................... 6 1.3.2.Những công ty áp dụng thành công ERP tại Việt Nam ................. 8 1.3.2.1. Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT ........................ 8 1.3.2.2.Công ty cổ phần sữa việt nam – VINAMILK .............................. 10 1.3.2.3.Công ty VINAGAME.................................................................. 12 CHƯƠNG II: PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG .................................................................................................... 13 2.1.Vị trí của Nhân sự và tiền lương trong Doanh nghiệp...................... 13 2.2.Chức năng nhiệm vụ bộ phận quản lý nhân sự và tiền lương .......... 13 2.2.1.Tính lương ...................................................................................... 13 2.2.2.Quản lý nhân sự ............................................................................. 14 2.2.3.Thông tin đào tạo ........................................................................... 14 2.2.4.Quản lý thời gian ........................................................................... 14 2.2.5.Tích hợp với phân hệ kế toán ........................................................ 14 2.2.6.Báo cáo và tìm kiếm thông tin bất kỳ ........................................... 15 2.3.Lựa chọn phương pháp ...................................................................... 15 2.3.1.Phương pháp phân tích chức năng .............................................. 15 2.3.1.1.Giới thiệu .................................................................................... 15 2.3.1.2.Ưu điểm ...................................................................................... 15 2.3.1.3.Nhược điểm ................................................................................. 16 2.3.2.Phương pháp phân tích hướng đối tượng .................................... 16 2.3.2.1.Giới thiệu .................................................................................... 16 2.3.2.2.Ưu điểm ...................................................................................... 16
2.3.2.3.Nhược điểm ................................................................................ 16 2.3.3.Lựa chọn phương pháp ................................................................. 17 2.4.Quy trình phân tích, thiết kế Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương trong ERP.................................................................................................... 17 2.4.1.Lập mô hình nghiệp vụ .................................................................. 17 2.4.2Xác định yêu cầu của hệ thống....................................................... 17 2.4.3.Phân tích ........................................................................................ 17 2.4.3.1.Xác định các gói phân tích ........................................................... 18 2.4.3.2. Xử lý phần chung của các gói phân tích ...................................... 18 2.4.3.3. Xác định các gói dịch vụ............................................................. 18 2.4.3.4. Xác định các mối quan hệ phụ thuộc giữa các gói ....................... 18 2.4.3.5. Xác định các lớp thực thể hiển nhiên .......................................... 18 2.4.3.6. Xác định các yêu cầu đặc biệt chung .......................................... 18 2.4.4. Phân tích các ca sử dụng ............................................................. 19 2.4.4.1.Xác định các lớp phân tích ........................................................... 19 2.4.4.2. Mô tả các tương tác giữa các đối tượng phân tích ....................... 19 2.4.4.3.Mô tả luồng các sự kiện phân tích................................................ 19 2.4.4.4. Nắm bắt các yêu cầu đặc biệt ...................................................... 19 2.4.5.Phân tích một lớp ........................................................................... 20 2.4.5.1 Xác định trách nhiệm của lớp ...................................................... 20 2.4.5.2.Xác định các thuộc tính ............................................................... 20 2.4.5.3.Xác định các liên kết và các kết hợp ............................................ 20 2.4.5.3.Xác định các lớp tổng quát hoá .................................................... 20 2.4.5.4.Nắm bắt các yêu cầu đặc biệt của lớp phân tích ........................... 20 2.4.6.Phân tích một gói ........................................................................... 20 2.4.7.Thiết kế ........................................................................................... 21 2.4.7.1. Thiết kế kiến trúc ........................................................................ 21 2.4.7.2. Thiết kế một ca sử dụng .............................................................. 21 2.4.7.3. Thiết kế một lớp ......................................................................... 22 2.4.7.4.Thiết kế một hệ thống con ........................................................... 22 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP .................................................................................. 23 3.1.Danh sách cách quy trình và mô tả các hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý nhân sự và tiền lương........................................................... 23 3.1.1.Danh sách các quy trình ................................................................ 23 3.1.2.Mô tả và sơ đồ nghiệp vụ các quy trình quản lý nhân sự và tiền lương ....................................................................................................... 23
3.1.2.1. Quy trình quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên ...................... 23 3.1.2.2. Quy trình quản lý hợp đồng lao động ......................................... 25 3.1.2.3.Quy trình quản lý quá trình công tác ............................................ 28 3.1.2.4.Quy trình quản lý khen thưởng, kỷ luật ....................................... 30 3.1.2.5.Quy trình quản lý quá trình đào tạo ............................................. 31 3.1.2.6.Quy trình quản lý tính lương ....................................................... 33 3.2.Phát triển mô hình ca sử dụng ........................................................... 35 3.2.1.Xác định tác nhân .......................................................................... 35 3.2.2.Xác định ca sử dụng ...................................................................... 35 3.2.3. Mô hình ca sử dụng tổng .............................................................. 37 3.3.Mô hình ca sử dụng ............................................................................ 38 3.3.1.Mô hình ca quản lý thông tin tuyển dụng .................................... 38 3.3.1.1.Capnhathosotuyendung ............................................................... 39 3.3.1.2.CapnhatTrinhdoVH ..................................................................... 39 3.3.1.3.CapnhatThanhpho ....................................................................... 40 3.3.1.4. CapnhatTongiao ......................................................................... 40 3.3.1.5. CapnhatDantoc ........................................................................... 41 3.3.1.6.CapnhatChuyenmon .................................................................... 41 3.3.1.7. CapnhatNhanvien ....................................................................... 42 3.3.1.8.Cap nhatNgoaingu ....................................................................... 42 3.3.1.9.Cap nhatHoidongPV.................................................................... 43 3.3.1.10.CapnhatChitietHD ..................................................................... 43 3.3.1.11. CapnhatTrachnhiem ................................................................. 44 3.3.1.12.CapnhatKetqua .......................................................................... 44 3.3.1.13.CapnhatKQphongvan ................................................................ 45 3.3.2.Mô hình ca sử dụng quản lý Hợp đồng lao động ......................... 46 3.3.2.1.CapnhatHopdongLD ................................................................... 47 3.3.2.2.CapnhatLoaiHDLD ..................................................................... 47 3.3.2.3.CapnhatChucvu ........................................................................... 48 3.3.2.4.CapnhatPhongban........................................................................ 48 3.3.2.5.CapnhatLoailuong ....................................................................... 49 3.3.2.6.CapnhatHesoluong ...................................................................... 49 3.3.2.7.CapnhatCongviec ........................................................................ 50 3.3.2.8.CapnhatBanghesoluong ............................................................... 50 3.3.2.9.CapnhatTamhoanHDLD .............................................................. 51 3.3.2.10.CapnhatChamdutHDLD ............................................................ 51 3.3.2.11.CapnhatNhanxetThuviec ........................................................... 52
3.3.3. Mô hình quản lý Khen thưởng – Kỷ luật .................................... 53 3.3.3.1.YeucauKTKL .............................................................................. 53 3.3.3.2.CapnhatLoaiKLKT ...................................................................... 54 3.3.3.3.CapnhatHoidong.......................................................................... 54 3.3.3.4.CapnhatKQHoidongKLKT.......................................................... 55 3.3.4.Mô hình ca sử dụng quản lý quá trình đào tạo ........................... 56 3.3.4.1.QuanlyQuatrinhdaotao ................................................................ 56 3.3.4.2.CapnhatYeucaudaotao ................................................................. 57 3.3.4.3.CapnhatNoidaotao ....................................................................... 57 3.3.4.4.CapnhatLopdaotao ...................................................................... 58 3.3.4.5.CapnhatPheduyet ......................................................................... 59 3.3.5. Mô hình ca sử dụng quản lý lương .............................................. 59 3.3.5.1.CapnhatBangchamcong ............................................................... 60 3.3.5.2.CapnhatBangluongngay .............................................................. 60 3.3.5.3.CapnhatBangluongthang ............................................................. 61 3.3.5.4..CapnhatBangluongkhoan ............................................................ 62 3.4.Phân tích một số ca sử dụng............................................................... 62 3.4.1.Ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động ................................. 62 3.4.2.Ca sử dụng cập nhật danh mục công việc ................................ 64 3.5.Biểu đồ lớp .......................................................................................... 66 3.5.1. Biểu đồ lớp quản lý Quá trình khen thưởng – kỷ luật.......... 66 3.5.2. Biểu đồ lớp quản lý Hợp đồng lao động ................................... 67 3.5.3. Biểu đồ lớp quản lý Quá trình công tác .................................. 68 3.5.4.Biểu đồ lớp quản lý thông tin Tuyển dụng nhân viên ............. 69 3.5.5. Biểu đồ lớp quản lý Quá trình đào tạo......................................... 70 3.5.6. Biểu đồ lớp quản lý Lương ........................................................ 71 3.6. Phần mềm thử nghiệm ..................................................................... 72 3.6.1. Màn hình đăng nhập hệ thống. .................................................. 72 3.6.2. Màn hình chính của chương trình............................................. 72 3.6.3. Màn hình nhập thông tin đợt tuyển dụng. ................................ 73 3.6.4. Màn hình cập nhật thông tin nhân viên .................................... 73 3.6.5.Thiết kế form Quản Lý Lương ..................................................... 74 KẾT LUẬN..................................................................................................... 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 76
DANH MỤC KÝ HIỆU VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu,chữ tiếng anh Định nghĩa 1 ERP Enterprise Resource Planning 2 HRM Human Resource Management 3 SCM Supply Chain Management 4 FRM Finance Resource Management 5 MRP Manufacturing Resource Planning 6 CRM Customer Relationship Management 7 HTTT Hệ thống thông tin 8 CSDL Cơ sở dữ liệu 9 CNTT Công nghệ thông tin
DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1: Mô hình hệ thống ERP .......................................................................... 3 Hình 2: Các lớp phân tích................................................................................. 19 Hình 3: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý thông tin Tuyển dụng Nhân viên 24 Hình 4: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Hợp đồng lao động ..................... 26 Hình 5: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình công tác ..................... 29 Hình 6: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Khen thưởng – Kỷ luật ............... 30 Hình 7: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình đào tạo ........................ 32 Hình 8: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Lương......................................... 34 Hình 9: Mô hình ca tổng hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương .................... 37 Hình 10: Mô hình ca sử dụng quản lý Tuyển dụng nhân viên ........................ 38 Hình 11.Mô hình ca Cập nhật hồ sơ tuyển dụng .............................................. 39 Hình 12.Mô hình ca Cập nhật trình độ văn hóa ................................................ 39 Hình 13.Mô hình ca Cập nhật thành phố .......................................................... 40 Hình 14.Mô hình ca Cập nhật tôn giáo............................................................. 40 Hình 15.Mô hình ca Cập nhật dân tộc .............................................................. 41 Hình 16.Mô hình ca Cập nhật chuyên môn ...................................................... 41 Hình 17.Mô hình ca Cập nhật nhân viên .......................................................... 42 Hình 18.Mô hình ca Cập nhật ngoại ngữ.......................................................... 42 Hình 19.Mô hình ca Cập nhật hội đồng phỏng vấn .......................................... 43 Hình 20.Mô hình ca Cập nhật chi tiết hợp đồng ............................................... 43 Hình 21.Mô hình ca Cập nhật trách nhiệm ....................................................... 44 Hình 22.Mô hình ca Cập nhật kết quả phỏng vấn ............................................ 44 Hình 23.Mô hình ca Cập nhật kết quả phỏng vấn ............................................ 45 Hình 24: Mô hình ca sử dụng Quản lý Hợp đồng lao động ............................. 46 Hình 25: Mô hình ca sử dụng Cập nhật hợp đồng lao động ........................... 47 Hình 26: Mô hình ca sử dụng Cập nhật hợp đồng lao động ........................... 47 Hình 27: Mô hình ca sử dụng Cập nhật chức vụ ............................................. 48 Hình 28: Mô hình ca sử dụng Cập nhập phòng ban ........................................ 48 Hình 29: Mô hình ca sử dụng Cập nhập loại lương ........................................ 49 Hình 30: Mô hình ca sử dụng Cập nhật hệ số lương ....................................... 49 Hình 31: Mô hình ca sử dụng Cập nhật công việc .......................................... 50 Hình 32: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Bảng hệ số lương ............................. 50 Hình 33: Mô hình ca sử dụng Cập nhật tạm hoãn hợp đồng lao động............ 51 Hình 34: Mô hình ca sử dụng Cập nhật chấm dứt hợp đồng lao động ........... 51 Hình 35: Mô hình ca sử dụng Cập nhật nhận xét thử việc .............................. 52 Hình 36: Mô hình ca sử dụng Quản lý Khen thưởng – Kỷ luật....................... 53
Hình 37: Mô hình ca sử dụng yêu cầu Kỷ luật - Khen thưởng ....................... 53 Hình 38: Mô hình ca sử dụng Cập nhật loại Kỷ luật Khen thưởng ................ 54 Hình 39: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Hội đồng .......................................... 54 Hình 40: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Kết quả hội đồng phỏng vấn ............ 55 Hình 41: Mô hình ca sử dụng quản lý Quá trình đào tạo ................................. 56 Hình 42: Mô hình ca sử dụng quản lý Quá trình đào tạo ................................. 56 Hình 43: Mô hình ca sử dụng Quản lý Câp nhật yêu cầu đào tạo .................... 57 Hình 44: Mô hình ca sử dụng Quản lý Câp nhật nơi đào tạo ........................... 57 Hình 45: Mô hình ca sử dụng quản lý Câp nhật lớp đào tạo ............................ 58 Hình 46: Mô hình ca sử dụng quản lý Câp nhật phê duyệt .............................. 59 Hình 47: Mô hình ca sử dụng mức Quản lý Lương ......................................... 59 Hình 48: Mô hình ca sử dụng Cập nhật bảng chấm công ................................. 60 Hình 49: Mô hình ca sử dụng Cập nhật bảng lương ngày ................................ 60 Hình 50: Mô hình ca sử dụng Cập nhật bảng lương tháng ............................... 61 Hình 51: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Bảng lương khoán .............................. 62 Hình 52: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động ..................... 63 Hình 53: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động ................. 64 Hình 54: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật danh mục Công việc .................. 65 Hình 55: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng cập nhật danh mục Công việc ............... 65 Hình 56: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình khen thưởng – kỷ luật ........................ 66 Hình 57:Biểu đồ lớp quản lý thông tin Hợp đồng lao động .............................. 67 Hình 58: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình công tác ............................................. 68 Hình 59: Biểu đồ lớp quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên .......................... 69 Hình 60: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình đào tạo ............................................... 70 Hình 61: Biểu đồ lớp quản lý Lương ................................................................ 71
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, cùng với sức ép khi Việt Nam chính thức gia nhập thị trường thế giới WTO buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vậy bài toán đặt ra là làm thế nào để quản lý các nguồn lực trong doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất? Và một trong những giải pháp được đưa ra là là sử dụng hệ thống ERP trong quản lý các nguồn lực của Doanh nghiệp. Hiện nay ERP được rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Câu hỏi đặt ra là : Tại sao doanh nghiệp lại sử dụng ERP trong quản lý Doanh nghiệp mà không phải là những giải pháp phần mềm khác? Lý do sau đây khẳng định doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP vì: + Tích hợp thông tin tài chính + Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng + Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất + Giảm bớt hoá đơn + Giảm hàng hoá tồn kho + Chuẩn hoá thông tin nhân sự Vì những hiệu quả, lợi ích mà ERP mang lại nên trong phạm vi luận văn này tôi nghiên cứu một phân hệ trong ERP đó là : Xây dựng hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền Lương trong ERP 2.Mục tiêu Xây dựng hệ thống Quản lý nhân sự và Tiền lương trong ERP cho phép: - Phân hệ quản lý nhân sự lưu giữ thông tin cơ bản về nhân viên,lưu trữ hồ sơ của nhân viên, theo dõi hồ sơ ứng viên tuyển dụng, hỗ trợ các công việc hành chính - Phân hệ quản lý tiền lương tính lương, trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ, tạm ứng, chi trả ngoài giờ, tiền thưởng, lập bảng lương 3.Nội dung nghiên cứu Trong phạm vi đề tài “ Xây dựng hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền lương trong ERP” luận văn cần nghiên cứu: 1
- Quản lý nhân sự giải quyết những vấn đề : + Lưu trữ thông tin cơ bản về nhân viên như: địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản của hợp đồng lao động, mức lương… + Lưu trữ hồ sơ về quá trình phục vụ của nhân viên như: đánh giá kết quả công việc, khen, thưởng, phạt và các phúc lợi xã hội… + Theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng, hỗ trợ các công việc hành chính liên quan lịch phỏng vấn , lập danh sách tuyển chọn ứng viên - Quản lý tiền lương giải quyết những vấn đề: + Đưa ra các cách tính lương khác nhau như: tính lương theo tháng, tính lương theo ngày, tính lương theo sản phẩm… + Hỗ trợ việc tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của nhà nước như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng (nếu có) + Lập bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán 4.Phương pháp nghiên cứu Áp dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng để xây dựng : Hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền lương trong ERP 5.Cấu trúc luận văn Luận văn có cấu trúc như sau: Mở đầu Chương I: Tổng quan về ERP – Hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp Chương II: Phân hệ Quản lý nhân sự và Tiền lương trong ERP và lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hệ thống Chương III: Xây dựng phân hệ Quản lý nhân sự và Tiền lương trong ERP Kết luận Danh mục Tài liệu tham khảo 2
CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỂ ERP - HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP 1.1.Khái niệm về ERP Hoạch nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan tới một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , giúp doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả các nguồn lực. Đồng thời quản lý, theo dõi và đánh giá các hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material - Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói. Hình 1: Mô hình hệ thống ERP 3
HRM: Human Resource Management SCM : Supply Chain Management FRM: Finance Resource Management MRP: Manufacturing Resource Planning CRM:Customer Relationship Management Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau: 1. ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất. 2. ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định. 3. ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước. 4. ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ Hiện nay ERP đ ư ợ c c o i là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty lớn trên thế giới. Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới. Với các công ty vừa và nhỏ, ERP cũng là công cụ chính để họ tăng hiệu quả quản lý. Theo tài liệu chính thức của CIBRES, cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of ERP – Chứng chỉ chuyên viên triển khai hệ thống ERP) thì một ERP tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thành phần sau đây: 4
1. Kế toán tài chính + Sổ cái + Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng Bán hàng và các khoản phải thu Mua hàng và các khoản phải trả 2. Nhân sự & Lương 3. Tài sản cố định 4. Hậu cần Quản lý kho và tồn kho Quản lý giao nhận Quản lý nhà cung cấp 5. Sản xuất Lập kế hoạch sản xuất Lập kế hoạch nguyên vật liệu Lập kế hoạch phân phối Lập kế hoạch điều phối năng lực Công thức sản phẩm Quản lý luồng sản xuất Quản lý mã vạch Quản lý lệnh sản xuất 6. Dự báo và lập kế hoạch 7. Công cụ lập báo cáo Vai trò của việc quản lý hệ thống nhân sự trong ERP là rất quan trọng vì : Hệ thống cho phép toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp đều tham gia vào các quy trình xung quanh việc quản lý nhân sự như: +Directory Management (Quản lý danh bạ nhân viên) + Overtime Management (Quản lý làm việc ngoài giờ) + Holidays/Leaves Management (Quản lý ngày nghỉ) +Performance Management (Quản lý năng lực làm việc của nhân viên) + Contract Management (Quản lý hợp đồng) + Contract Renewal (Quy trình ký lại hợp động mới + Salary Review (Quy trình xét lại tương) + Payroll (Quản lý lương) 1.2.Lợi thế dùng ERP trong quản lý doanh nghiệp Các lý do chính khẳng định doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP - Tích hợp thông tin tài chính: + Các bộ phận kinh doanh khác nhau có thể có các phương thức hoạt động khác nhau. ERP sẽ tạo ra một hệ thống chung duy nhất giữa các bộ phận kinh doanh trong toàn doanh nghiệp. 5
- Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng + Với ERP, DN có thể kiểm soát các đơn đặt hàng dễ dàng hơn khi các đơn đặt hàng rải rác ở các hệ thống khác nhau mà không được kết nối. - Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất ERP sẽ chuẩn hoá các quy trình và phương thức hoạt động để tự động hoá một số bước trong quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất cho DN. - Giảm bớt hoá đơn + ERP giảm bớt hoá đơn thông qua việc giúp người sử dụng lập kế hoạch phân phát sản phẩm tới khách hàng tốt hơn, giảm khâu đánh giá sản phẩm cuối cùng ở kho và nơi nhận hàng. - Giảm hàng hoá tồn kho + ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó. -Chuẩn hoá thông tin nhân sự + Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều đơn vị kinh doanh, ERP có thể cung cấp một phương thức đơn giản, thống nhất để thực hiện hoạt động quản lý nhân sự sao cho hiệu quả và tiết kiệm 1.3.Hiện trạng ERP tại Việt Nam và những công ty áp dụng ERP thành công. 1.3.1. Hiện trạng ERP tại Việt Nam ERP là sản phẩm của sự kết hợp giữa công nghệ thông tin cùng với bề dày kinh nghiệm quản lý trong đó cho phép nhà quản lý tối ưu hoá quy trình hoạt động theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn quốc tế. Một hệ thống hoạt động mang tính mạng lưới, do vậy yêu cầu người phát triển hệ thống phải có cái nhìn sâu rộng, tổng quát không những về CNTT mà còn phải có tầm nhìn chiến lược trong quản lý. Ở Việt Nam hiện còn tụt hậu khá xa trong tổ chức sản xuất, phân phối và triển khai ERP. Số lượng các nhà sản xuất trong nước và nhập khẩu cũng đã đưa ra được sự lựa chọn nhất định cho nhiều đối tượng khách hàng. Tuy nhiên, chưa hãng phần mềm ERP của Việt Nam nào xây dựng được một hệ thống ERP mạnh và chuyên nghiệp. Các công ty lớn trong nước cũng mới chỉ bắt đầu bắt tay vào xây dựng sản phẩm. Các hãng phần mềm của Việt Nam 6
chủ yếu làm đại lý Hệ thống phân phối sản phẩm cho các hãng sản xuất ERP của nước ngoài, nên chỉ tác động được vào một khoảng hẹp các khách hàng có vốn đầu tư nước ngoài. Tại Việt Nam, số lượng tập đoàn, doanh nghiệp đầu tư triển khai ERP vẫn còn khiêm tốn. Đơn cử, trong Top 10 doanh nghiệp hàng đầu của bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam VNR500, mới có 3 doanh nghiệp công bố công khai trên các phương tiện truyền thông đại chúng và mạng Internet về việc đã triển khai ERP trong toàn doanh nghiệp là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Liên doanh Việt - Nga Vietsovpetro và Tập đoàn Điện lực Việt Nam (7 doanh nghiệp, tập đoàn còn lại gồm Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam, Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Sài Gòn - SJC, Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Việt Nam. Riêng trường hợp Tập đoàn Viễn thông Quân đội, theo tìm hiểu của ICTnews thì đã tự nghiên cứu phát triển giải pháp ERP và ứng dụng trong Tập đoàn nhưng không công bố thông tin Được biết, hệ thống SAP ERP tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) được xây dựng trong 3 năm (2010 - 2012) có trị giá lên tới 12,6 triệu USD đang là hệ thống ERP lớn nhất Việt Nam. Chính thức vận hành trên toàn quốc từ 1/1/2013, hệ thống này đã kết nối quản trị kinh doanh xăng dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm, tích hợp với hệ thống quản lý tại hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc. Petrolimex cũng là doanh nghiệp triển khai công bố thông tin về việc ứng dụng ERP mạnh mẽ, rầm rộ nhất. Còn Vietsovpetro đã nhắm đến giải pháp ERP của Oracle từ năm 2003 và tới năm 2006, hệ thống ERP đã giúp doanh nghiệp này hiện đại hoá toàn bộ quy trình quản lý theo chuẩn thế giới, từ khâu mua hàng, nhập kho, giao hàng, quản lý vật tư cho đến khâu thương mại, tài chính kế toán, nhân lực...; giảm sự chồng chéo và đảm bảo một quy trình có tính thống nhất cao tại 15 đơn vị của toàn doanh nghiệp. Tập đoàn Điện lực Việt Nam từ đầu năm 2009 công bố đang triển khai dự án hệ thống phần mềm Oracle ERP với các module tài chính, vật tư, tài sản, nhân sự - tiền lương… cho các doanh nghiệp trong ngành Điện. Việc triển khai ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam còn gặp rất nhiều khó khăn, hầu hết các doanh nghiệp đều chưa triển khai ERP với nhiều lý do chủ quan và khách quan sau: 7
+ Nhận thức: Các đối tượng triển khai ERP chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp Việt Nam chưa có thói quen chi trả một số tiền lớn để mua một hệ thống phần mềm quản lý các hoạt động của họ. Phần lớn chỉ dừng lại ở mức triển khai một số phần mềm kế toán và một số phần mềm quản lý khác cho các bộ phận trong công ty. Tuy nhiên những phần mềm này hoạt động đơn lẻ không chia sẻ thông tin với nhau. + Quy trình quản lý: Để triển khai được hệ thống ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải có các quy trình chặt chẽ, khoa học trong mọi hoạt động. Muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp Việt nam chưa có quy trình nghiệp vụ rõ ràng, cụ thể do đó không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP. Những doanh nghiệp đã đạt chuẩn ISO về quy trình quản lý sẽ dễ dàng hơn khi triển khai ERP. + Yêu cầu triển khai cao: ERP là một hệ thống phức tạp, do vậy khi triển khai phải đảm bảo các điều kiện cần thiết như cơ cấu nhân sự bao gồm cả phía triển khai và khách hàng, cán bộ tư vấn quản lý, tư vấn kỹ thuật, tư vấn hệ thống... Công việc triển khai được chia làm nhiều giai đoạn: Phân tích và lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao. 1.3.2.Những công ty áp dụng thành công ERP tại Việt Nam 1.3.2.1. Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm nhiều công ty thành viên và chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Kinh nghiệm và những bước triển khai ẺP tại FPT là những điều bổ ích đối với mỗi DN đang và sẽ áp dụng CNTT vào quản trị. Bước đầu nhận thức Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị DN (ERP - Enterprise Resource Planning). Hệ thống ERP được FPT chọn ban đầu là giải pháp Solomon. Giải thích vì sao FPT không tự viết giải pháp mà lại lựa chọn phần mềm (PM) nước ngoài, ông Bùi Quang Ngọc, phó tổng giám đốc FPT đã khẳng định đây là điều hoàn toàn hợp lý vì ‘ERP hiểu chính xác không chỉ là một hệ thống công nghệ mà chủ yếu là hệ thống tác nghiệp và quản trị DN. Do vậy, các công ty PM VN (kể cả của FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm và tri thức để đưa vào hệ thống PM các giá trị của tác nghiệp và quản trị. Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên PM VN không 8
đủ sức để đáp ứng sự thay đổi cũng như nâng cấp. Ông Ngọc cho biết, trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp ERP ở mức cao hơn và cũng là một giải pháp của nước ngoài. Vấn đề quan trọng đối với DN trước khi bắt tay vào áp dụng ERP chính là nhận thức. Chỉ khi DN thấy sự cấp bách phải có một hệ thống thông tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời chính xác các báo cáo, phân tích, cũng như nhận thức rõ các yếu tố này chỉ có thể thỏa mãn bởi một hệ thống thông tin quản trị hiện đại thì đó là thời điểm DN này thực sự muốn bắt đầu với ERP. Vấn đề còn lại là quyết tâm của lãnh đạo và sự lựa chọn sáng suốt giải pháp cũng như nhà triển khai. Kinh nghiệm triển khai ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh. Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận QL như: quản trị nhân sự và tiền lương, QL cổ đông, QL hệ thống chất lượng, QL sản xuất dự án PM, QL bảo hành, QL đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác QL và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng công ty và các đơn vị thành viên. Áp dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn nhiều. Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thông tin và không thể làm tắt, làm sai. Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa ra báo cáo, tự kiểm soát… để hỗ trợ việc QL mà không cần phải có một bộ phận chuyên trách theo dõi và QL như đối với ISO. Hiệu quả Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán. Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định. Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là 43% (giảm 25% so với năm 2003). Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT. ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty. 9