Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:121

Thêm vào BST

Báo xấu

79
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài nhằm khái quát lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. Từ đó, xác định định hướng và đề xuất giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  TRẦN THỊ KIM ÁNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI, NĂM 2020
BỘ NỘI VỤ TP. HỒ CHÍ MINH, TRƯỜNG ĐẠI HỌC 8 NĂM NỘI VỤ THÁNG 2020 HÀ NỘI TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017 TRẦN THỊ KIM ÁNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 Hướng dẫn khoa học: TS. Đỗ Văn Học HÀ NỘI, NĂM 2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Đỗ Văn Học. Các nội dung nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng công bố, được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Tác giả Trần Thị Kim Ánh
LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, Trường đại học Nội vụ Hà Nội, các đồng chí Lãnh đạo Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh, Truờng Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong quá trình khảo sát thực hiện nghiên cứu đề tài này. Đặc biệt, tác giả xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến Sĩ Đỗ Văn Học người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả hoàn thành luận văn này. Tác giả Trần Thị Kim Ánh
MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ............................................. 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ................................................................. 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................... 5 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài .................................................................... 6 7. Kết cấu của đề tài .................................................................................................... 6 PHẦN NỘI DUNG .................................................................................................... 7 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ ..................................................................................... 7 1.1. Cơ sở lý luận ....................................................................................................... 7 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản .......................................................................... 7 1.1.2. Nội dung, ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ........................ 10 1.2. Cơ sở pháp lý .................................................................................................... 18 1.2.1 Văn bản Luật ........................................................................................... 18 1.2.2 Văn bản dưới luật .................................................................................... 19 Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 20 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH .................................. 21 2.1. Vài nét về Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh ................................. 21 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh ............................................................................................................. 21 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh ............................................................................. 23 2.1.3. Nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh ............................................................................................................. 25
2.2. Khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ và công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh ............................. 26 2.2.1. Khảo sát thành phần của tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. .......................................................................................... 26 2.2.2. Khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh .............................................................. 33 2.2.3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh ............................................. 36 Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 38 Chương 3: GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ........................ 39 3.1. Định hướng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh ........................................................................................ 39 3.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động của Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh ........................... 39 3.1.2. Hoàn thiện công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải phù hợp với đặc thù TLLT của ĐHYD ......................................................................................... 40 3.1.3. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải phục vụ có hiệu quả hoạt động giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học và khám chữa bênh của ĐHYD ......................... 41 3.2. Giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh ........................................................................................ 42 3.2.1. Nhóm các giải pháp về tổ chức quản lý ................................................. 42 3.2.2. Nhóm các giải pháp về nghiệp vụ công tác lưu trữ ................................ 49 Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 56 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................... 58
DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT ĐHYD Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh CNTT Công nghệ thông tin PHCTH Phòng hành chính tổng hợp XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu TLLT Tài liệu lưu trữ GD & ĐT Giáo dục và đào tạo
1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Để lưu giữ tốt tài liệu phục vụ cho việc chỉ đạo, quản lý, điều hành trên cơ sở khai thác được những kinh nghiệm quý báu của quá khứ, góp phần thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đề ra, mỗi cơ quan, tổ chức đều phải có một bộ phận lưu trữ, đó là nhu cầu cấp thiết trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hiện nay. Công tác lưu trữ bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Để khai thác tiện lợi, có hiệu quả tài liệu lưu trữ, vấn đề cốt lõi là cần phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, nhằm bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu hoạt động của tổ chức. Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh là một trường đại học chuyên ngành y khoa tại Việt Nam. Có sứ mạng đào tạo bác sĩ, dược sĩ có trình độ đại học, sau đại học, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ y dược, hỗ trợ phát triển hệ thống y tế nhằm đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe cho nhân dân khu vực vùng Đông Nam Bộ. Được xếp vào nhóm trường Đại học trọng điểm quốc gia, trực thuộc Bộ Y tế Việt Nam. Tại đây, nguồn tài liệu bao gồm tài liệu hành chính, hồ sơ sinh viên, hồ sơ đào tạo... các tài liệu lưu trữ tại đây chứa đựng những thông tin quá khứ, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý của Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh Thời gian vừa qua, công tác lưu trữ tại Trường Đại học Y dược TP. Hồ Chí Minh đã có những bước tiến đáng kể, cơ bản thực hiện đúng các văn bản quản lý của Nhà nước. Tuy nhiên, qua nghiên cứu, khảo sát nhận thấy công tác lưu trữ chưa được quản lý một cách đồng bộ để phát huy hết hiệu quả của công tác này đối với hoạt động quản lý của Trường Đại học Y dược Tp. Hồ Chí Minh. Tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ chưa được lập hồ sơ, một số hồ sơ được lập nhưng chưa hoàn chỉnh, tài liệu còn bảo quản rải rác ở nhiều vị trí gây khó khăn cho việc bảo quản và tra tìm
2 tài liệu. Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế như: tài liệu một số năm đã được chỉnh lý nhưng chưa đúng quy định, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng; tài liệu lưu trữ bị phân tán, không lập hồ sơ, không có công cụ tra cứu theo hồ sơ, hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa hoàn chỉnh, hoặc không đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ. Với tình trạng như vậy, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ khó tra cứu được khi có nhu cầu khai thác, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong tình hình hiện nay tại Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh Chính vì vậy, tôi quyết định chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành “Lưu trữ học” với mong muốn làm rõ thực trạng công tác lưu trữ và đề xuất các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế, thiếu sót, nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Tổ chức khoa học tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhất của công tác lưu trữ đối với tất cả các cơ quan lưu trữ. Do vậy, từ trước đến nay đã có nhiều công trình, bài viết của các nhà nghiên cứu, các tác giả khác nhau đề cập đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở các góc độ khác nhau như trên các giáo trình, các luận văn, khoá luận tốt nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học, các bài báo, các bài trên tạp chí,... Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả đã tìm hiểu và khái quát các công trình nghiên cứu đã có thành các nhóm như sau: - Nhóm các bài viết, kỷ yếu hội thảo, các ý kiến trao đổi về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đăng trên các báo, trên tạp chí, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, trên mạng Internet tiêu biểu như: “Những vấn đề khoa học nghiệp vụ lưu trữ của các trung tâm lưu trữ cấp tỉnh", Kỷ yếu hội nghị khoa học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tháng 11/2000; Nguyễn Văn Thâm, “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý", Tạp chí Cộng sản, số 3/2000; Đào Xuân Chúc, “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh" của, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 01/2002; Nguyễn Trọng Điều, “Đổi mới công tác
3 văn thư và lưu trữ để thực hiện mục tiêu cải cách hành chính nhà nước”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 8/2007; “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn", Kỷ yếu hội thảo khoa học, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội, 2010; Nguyễn Mạnh Cường, “Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hiện nay", Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 8/2010.... Nhóm các công trình này đã cung cấp cho tác giả một số nội dung về cơ sở lý luận và cách tiếp cận về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. - Nhóm các công trình khoa học của các tác giả: Tiêu biểu có các luận văn thạc sĩ như: “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng”, của Đỗ Thị Huấn, 1998; “Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương" của Hà Văn Huề, 2002; "Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Thực trạng và giải pháp”của Nguyễn Minh Sơn, 2003; “Lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam thực trạng và giải pháp" của Lê Thị Hải Nam, 2008; “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố" của Hồ Anh Tú, 2008; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối dân chính Đảng cấp tỉnh Nam Định" của Nguyễn Thị Hải Linh, 2008; “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội" của Phạm Thị Diệu Linh, 2009; “Tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Đảng ủy khối trực thuộc Trung ương Đảng" của Trịnh Thị Hương, 2009; “Công tác lưu trữ trong các trườngcao đẳng thực trạng và giải pháp” của Hoàng Văn Thanh, 2010; Quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ ở UBND phường trên địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh” của Phạm Văn Năm, 2010; “Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trong hệ thống các cơ quan sở/ngành trực thuộc UBND Thành phố Hồ Chí Minh” của Vũ Thị Thu Hường, 2010; Luận án Tiến sĩ: “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình bảo vệ năm 2016... Các công trình nghiên cứu vừa nêu là những kết quả khảo cứu, chuyên sâu nhất được hoàn thành về công tác tổ chức khoa học tài liệu ở một cơ quan hoặc khái quát ở nhiều cơ quan hiện nay. Về cơ bản, nội dung của các công trình này đã tập trung nghiên cứu tình hình công tác tổ chức tài liệu tại
4 các cơ quan có tên trong đề tài trên quan điểm so sánh, vận dụng lý luận vào thực tiễn để nhận xét và đưa ra các giải pháp, đề xuất thích hợp. Với đề tài này, tác giả đã kế thừa ở những đề tài nghiên cứu khoa học đi trước về phương pháp nghiên cứu, cách tiếp cận, phương pháp khảo sát đánh giá thực trạng. Tuy nhiên, hiện chưa có công trình nghiên cứu chuyên sâu nào đề cập đến “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh”. Vì vậy, đề tài thạc sĩ mà tác giả chọn ở đây hoàn toàn không có sự trùng lặp với bất cứ công trình nghiên cứu nào đã có trước đó. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 3.1. Mục tiêu nghiên cứu: Khái quát lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. Từ đó, xác định định hướng và đề xuất giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu một cách có hệ thống lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. - Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu trữ Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. - Xác định định hướng và đề xuất giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Nghiên cứu công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh. - Về thời gian: Khảo sát tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh từ năm 2013 đến năm 2019 - Về nội dung: tập trung giải quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh từ công tác thu thập bổ
5 sung tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức các công cụ tra cứu tài liệu và ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ. 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Thực hiện đề tài, tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử. Đây là phương pháp luận mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp này được tác giả sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại ĐHYD. Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải tooe chức khoa học tài liệu lưu trữ ở ĐHYD. 5.2. Các phương pháp nghiên cứu cụ thể - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở ĐHYD. Dựa trên các số liệu và các thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng hợp, phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài. - Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh, được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam. Từ kết quả so sánh đó, tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại ĐHYD. - Phương pháp khảo sát: Phương pháp này được tác giả sử dụng để khảo sát ý kiến cho cán bộ, giảng viên, chuyên viên đang làm công tác văn thư của các Ban chức năng và các đơn vị trực thuộc của ĐHYD. Trên cơ sở kết quả của khảo sát, tác giả thực hiện việc xử lý các số liệu khảo sát. - Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp phỏng vấn được tác giả sử dụng để tiếp xúc và phỏng vấn đại diện của một số cán bộ, giảng viên, chuyên viên làm việc tại ĐHYD về các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại ĐHYD. - Phương pháp thống kê: Phương pháp này tác giả sẽ hệ thống các phương pháp (thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu và tính toán các đặc trưng của đối tượng
6 nghiên cứu) nhằm phục vụ cho quá trình phân tích, đưa ra giả thuyết và ra quyết định cho các giải pháp của tác giả. - Phương pháp hệ thống hóa: Phương pháp này tác giả sẽ hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Về lý luận: Cung cấp cơ sở lý luận và khẳng định sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh. - Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của sẽ là giải pháp giúp cho việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh có chất lượng hơn. Kết quả nghiên cứu giúp cán bộ, công chức nói chung và cán bộ, viên chức Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh nâng cao nhận thức, hiểu sâu hơn về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Từ đó, đề cao trách nhiệm của mình đối với công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Đồng thời, là nguồn tư liệu tham khảo bổ ích cho các bạn sinh viên, học viên chuyên ngành lưu trữ. 7. Kết cấu của đề tài Đề tài gồm: Phần mở đầu, phần nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Phần nội dung chính được chia thành 03 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chương 2. Thực trạng Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh Chương 3. Giải pháp Tổ chức khoa học tài liệu tại Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh.
7 PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản - Tổ chức: Theo nghĩa rộng, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Điều này có nghĩa, sự vật không thể tồn tại mà không có hình thức tổ chức liên kết các yếu tố nội tại theo cách nhất định. Vì vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, bao gồm cả tự nhiên và xã hội. Còn theo nghĩa hẹp hơn thì tổ chức được xem là sự kết hợp của những cá thể độc lập có cùng mục đích. Theo Từ điển tiếng Việt của Phan Việt Anh thì “Tổ chức là vếp đặt công việc gì cho có đủ bộ phận, ngăn nắp để dễ tiến tới”[1, Tr. 938]. Theo các cách hiểu trên, tổ chức có các đặc điểm sau: Kết hợp các nỗ lực của các thành viên; có mục đích chung; có sự phân công lao động; có hệ thống thứ bậc quyền lực điều hành. Các đặc điểm này cũng có thể được xem như các nguyên tắc của tổ chức và nếu muốn đạt được các mục tiêu đặt ra một cách hiệu quả, bất kỳ tổ chức nào cũng phải tuân theo các nguyên tắc trên. Với nghĩa là động từ thì Từ điển tiếng Việt của Trung tâm từ điển học quan niệm “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định” vơi nghĩa là danh từ thì “Tổ chức là tập hợp người được tổ chức lại, hoạt động vì quyền lợi chung, nhằm một mục đích chung”[32, Tr.1249]. Như vậy, dù dưới nghĩa đơn giản hay đầy đủ, ta thấy điều kiện để hình thành tổ chức là khi một số cá nhân có nhu cầu phối hợp để thực hiện một hoặc một số hoạt động mà nếu thực hiện đơn lẻ sẽ không có kết quả. Tổ chức là công cụ để đạt được mục tiêu, giúp con người phối hợp hoàn thành những điều mà họ không thể hoàn thành được nếu hoạt động riêng lẻ. - Khoa học: Với tư cách là danh từ thì Từ điển tiếng Việt của Trung tâm từ điển học quan niệm “Khoa học là hệ thống tri thức tích lũy trong quá trình lịch sử và được thực tiễn chứng minh, phản ánh những quy luật khách quan của thế giới bên ngoài
8 cũng như của hoạt động tinh thần của con người, giúp con người có khả năng cải tạo thế giới hiện thực”, với nghĩa là tính từ thì khoa học là những hành động có tính chất “phù hợp với đòi hỏi của khoa học: khách quan, chính xác, có hệ thống …”[32, Tr.623]. Hay theo Từ điển tiếng Việt của Phan Việt Anh quan niệm “Khoa học là điều hiểu biết có hệ thống, có phương pháp và thực nghiệm”[1, Tr.517-518]. Để phù hợp với nội dung nghiên cứu với tính cách là khái niệm công cụ để thao tác xây dựng khái niệm trung tâm, thì trong phạm vi nghiên cứu của đề tài ta hiểu từ khoa học với nghĩa là tính từ, nghĩa là khoa học là những hành động có tính chất phù hợp với đòi hỏi của khoa học: khách quan, chính xác, có hệ thống … - Tài liệu lưu trữ Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Theo Từ điển tiếng Việt thì tài liệu là “dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề”[32, Tr.1095], hay theo Đại từ điển tiếng Việt của Nguyễn Như Ý chủ biên thì tài liệu là “sách báo, các văn bản giúp người ta tìm hiểu một vấn đề gì đó”[34, Tr.1483]. Về phân loại tài liệu Luật Lưu trữ 2011 chỉ ra tài liệu bao gồm “Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác”[26]. Đối với khái niệm lưu trữ, Từ điển Tiếng Việt định nghĩa “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa tài liệu để tiện tra cứu, khai thác như: lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ, lưu trữ thông tin”[32, Tr.745]. Với ngành khoa học lưu trữ thì lưu trữ được hiểu là “Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết”[21, Tr.145]. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài để phù hợp với đối tượng nghiên cứu thì lưu trữ được quan niệm là giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Từ các khái niệm trên ta có thể quan niệm tài liệu lưu trữ là dữ liệu, tin tức có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học được hình thành trong quá trình hoạt động của một tổ chức hay cá nhân được lưu giữ lại để làm bằng chứng
9 và tra cứu, tìm hiểu khi cần thiết. Về nội dung của tài liệu cần lưu trữ bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác được hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân và tổ chức. - Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Từ các khái niệm trên ta có thể định nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là sắp xếp, bố trí chính xác, có hệ thống các dữ liệu, tin tức có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học được hình thành trong quá trình hoạt động của một tổ chức hay cá nhân được lưu giữ lại để làm bằng chứng và tra cứu, tìm hiểu khi cần thiết. Như vậy, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học, phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra cứu tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là tiến hành các biện pháp nhằm đưa tài liệu vào một trật tự khoa học với một hệ thống các công cụ tra cứu phục vụ công tác thống kê, bảo quản và công tác tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất trong các lưu trữ và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.
10 1.1.2. Nội dung, ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.1.2.1. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ một cách khoa học, chặt chẽ, liên hoàn từ phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu đến việc hệ thống hóa, xây dựng công cụ tra cứu nhằm mục đích bảo quản tài liệu an toàn và phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ. a) Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử [26]. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ để triển khai những quy định luật pháp luật của nhà nước và đưa vào phông những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả. Việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào Phông tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần Phông lưu trữ cơ quan, tổ chức nói riêng và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung. Bổ sung tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ là căn cứ vào các nguyên tác, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu đưa vào bảo quản nhà nước. Nội dung thu thập và bổ sung tài liệu gồm: Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử; Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp; Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định; Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan. Khi thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ cần tuân thủ nguyên tắc: Thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử: Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời đại lịch sử nào phải để riêng theo thời đại lịch sử ấy.
11 Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ: Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân. Vì vậy, một trong những yếu tố quy định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông. Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông nào nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của nó. b) Phân loại tài liệu Trong công tác lưu trữ, phân loại tài liệu là một trong những nội dung cơ bản, là vấn đề khoa học mang tính nghiệp vụ sâu sắc, quyết định đến chất lượng các phông lưu trữ, đặc biệt là chất lượng và hiệu quả tra tìm tài liệu. Đây là hoạt động căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Nói cách khác, phân loại tài liệu là dựa vào các đặc trưng của tài liệu trong phông, người ta phân chúng thành các nhóm và sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm tổ chức khoa học tài liệu của phông lưu trữ. Phân loại tài liệu nhằm mục đích: Để tổ chức khoa học tài liệu của các phông lưu trữ. Việc phân loại giúp tài liệu được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế. Đồng thời, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm. Khi phân loại tài liệu lưu trữ cần tuân thủ các nguyên tắc: Nguyên tắc xuất xứ: tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân phải được quản lý theo nguồn sản sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ của tài liệu trong phông. Nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ: Đảm bảo thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông.
12 Khi tiến hành phân loại tài liệu thông thường người ta sử dụng các phương án: Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian; Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức; Phương án mặt hoạt động - thời gian; Phương án thời gian - mặt hoạt động. Để xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ cần dựa vào những đặc trưng cơ bản sau: Đặc trưng cơ cấu tổ chức; Đặc trưng mặt hoạt động; Đặc trưng thời gian; Đặc trưng địa danh; Đặc trưng vấn đề. Khi phân loại tài liệu phải biết kết hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau. Bởi vì, các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các phông lưu trữ mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu. Đặc trưng chủ yếu là những đặc trưng cơ bản được áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản ngay từ những bước đầu tiên tiến hành phân loại tài liệu trong phạm vi toàn phông lưu trữ. Những đặc trưng chỉ áp dụng để phân loại tài liệu từ những nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏ được xem là những đặc trưng thứ yếu. c) Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ. Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện. Qua đó, lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản, việc loại ra khỏi phông những tài liệu không có giá trị, hết giá trị và đem tiêu hủy chỉ là hệ quả của công tác xác định giá trị tài liệu chứ không phải là mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu. Nội dung xác định giá trị tài liệu cần tập trung vào là: Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu. Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào các lưu trữ cơ quan, lưu trữ
13 lịch sử. Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Xác định giá trị tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng cần phải được thực hiện một cách thận trọng, tuân thủ các nguyên tắc, đây là những phương pháp luận, những quan điểm trong xác định giá trị tài liệu bao gồm: Nguyên tắc tính Đảng; Nguyên tắc lịch sử; Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Trong xác định giá trị tài liệu người ta áp dụng bốn phương pháp sau: Phương pháp hệ thống; Phương pháp phân tích chức năng; Phương pháp thông tin và Phương pháp phân tích sử liệu. Khi tổ chức xác định giá trị tài liệu phải tiến hành theo một trình tự, ở các giai đoạn khác nhau của công tác lưu trữ. Việc tổ chức xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định đến số phận của tài liệu do đó phải được tiến hành một cách thận trọng, người tham gia hội đồng xác định giá trị tài liệu phải có kiến thức hiểu biết pháp luật lưu trữ và đặc biệt là phải am hiểu về tài liệu đưa ra xác định giá trị. Đồng thời, phải xác định được thời hạn bảo quản tài liệu. Đây là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Thời hạn bảo quản tài liệu gồm 2 mức: Vĩnh viễn và có thời hạn. Từ đó, xây dựng được cho cơ quan, tổ chức Bảng thời hạn bảo quản tài liệu. d) Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu - Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ: Thống kê trong công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ là vận dụng các phương pháp và công cụ để xác định chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê. Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam, mục 310 ghi “Thống kê tài liệu là quá trình ghi chép số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong các lưu trữ”. Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ