Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:94

Thêm vào BST

Báo xấu

23
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài là xác định ảnh hưởng của các yếu tố chi phí tác động đến quyết định sử dụng PMKT tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa; kết hợp điều tra tình hình sử dụng PMKT hiện nay tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ---------   ---------- PHẠM THỊ TUYẾT HƯỜNG ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2016
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ---------   ---------- PHẠM THỊ TUYẾT HƯỜNG ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 60340201 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN NGỌC DUNG TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2016
i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác Tác giả luận văn Phạm Thị Tuyết Hường
ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CNTT: Công nghệ thông tin CSDL: Cơ sở dữ liệu DB: Data base DN: Doanh nghiệp DN GTVT: Doanh nghiệp giao thông vận tải DNNVV: Doanh nghiệp nhỏ và vừa ERP: Enterpire Resouces Planning GTGT: Giá trị gia tăng HTTT: Hệ thống thông tin NĐ-CP: Nghị định Chính Phủ PM: Phần mềm PMKT: Phần mềm kế toán SAP: Systems, Applications and Products TP HCM: Thành phố Hồ Chí Minh
iii MỤC LỤC Trang phụ bìa Trang Lời cam đoan Danh mục các chữ viết tắt Phần mở bài Chương 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU -------------------------------------------------- 1 1.1 Công nghệ mới, hệ thống thông tin ----------------------------------------------------------- 1 1.1.1 Sự đổi mới ---------------------------------------------------------------------------------------- 1 1.1.2 Tư duy công nghệ mới -------------------------------------------------------------------------- 1 1.1.3. Công nghệ thông tin ---------------------------------------------------------------------------- 2 1.1.4 Hệ thống ------------------------------------------------------------------------------------------ 2 1.1.5 Hệ thống thông tin ------------------------------------------------------------------------------- 2 1.1.6 Dữ liệu--------------------------------------------------------------------------------------------- 3 1.1.7 Cơ sở dữ liệu ------------------------------------------------------------------------------------- 3 1.2 Phần mềm kế toán -------------------------------------------------------------------------------- 3 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển --------------------------------------------------------------- 3 1.2.2 Phân loại ------------------------------------------------------------------------------------------ 5 1.2.2.1 Phần mềm kế toán nước ngoài--------------------------------------------------------------- 6 1.2.2.2 Phần mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết (phần mềm đặt hàng) -------------- 7 1.2.2.3 Phần mềm kế toán đóng gói (phần phềm thương phẩm) -------------------------------- 8 1.2.3 Vai trò, đặc điểm, mô hình hoạt động của phần mềm kế toán ---------------------------- 9 1.2.3.1 Vai trò của phần mềm kế toán --------------------------------------------------------------- 9 1.2.3.2 Đặc điểm hoạt động của phần mềm kế toán ----------------------------------------------- 9 1.2.4 Các tiêu chuẩn tổng quát của phần mềm kế toán thương phẩm --------------------------11 1.2.4.1 Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng-------------------------------------------------------11 1.2.4.2 Phần mềm phải có tính kiểm soát cao -----------------------------------------------------12 1.2.4.3 Tính linh hoạt của phần mềm ---------------------------------------------------------------12 1.2.4.4 Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao -----------------------------------------13
iv 1.2.4.5 Giá phí của phần mềm -----------------------------------------------------------------------13 1.2.5 Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán ---------------------------------------------13 1.2.6 Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán -------------------------------------------------------14 1.2.6.1 Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm -------------------------------------------------14 1.2.6.2 Thu thập các phần mềm kế toán ------------------------------------------------------------14 1.2.6.3 Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm-------------------------------15 1.2.6.4 Đánh giá, lựa chọn phần mềm --------------------------------------------------------------15 1.3 Các thành phần chi phí phát sinh trong quá trình ứng dụng phần mềm kế toán -16 1.3.1 Chi phí trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ ---------------------------------------------------16 1.3.2 Chi phí trong giai đoạn phân tích yêu cầu --------------------------------------------------18 1.3.3 Chi phí trong giai đoạn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp ------------------------------21 1.3.4 Chi phí trong giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế toán ---------------------------23 1.3.5 Chi phí trong giai đoạn bảo trì và nâng cấp -------------------------------------------------24 1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổng chi phí sử dụng phần mềm kế toán ---------------25 1.5 Lợi ích sử dụng phần mềm kế toán ----------------------------------------------------------26 1.5.1 Góp phần tự động hóa quá trình hoạt động kinh doanh -----------------------------------26 1.5.2 Cải thiện chất lượng thông tin ra quyết đinh ------------------------------------------------27 1.5.3 Giảm sai sót gian lận ---------------------------------------------------------------------------28 1.5.4 Hỗ trợ công tác khai báo thuế -----------------------------------------------------------------28 1.5.5 Tiết kiệm chi phí --------------------------------------------------------------------------------28 Kết luận chương 1: ----------------------------------------------------------------------------------29 Chương 2: THỰC TRẠNG ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ------------------------30 2.1. Khái quát doanh nghiệp nhỏ và vừa --------------------------------------------------------30 2.1.1. Định nghĩa doanh nghiệp nhỏ và vừa -------------------------------------------------------30 2.1.2. Thống kê sơ lược số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay -------------------------30 2.1.2.1 Giai đoạn 2000 – 2012-----------------------------------------------------------------------30 2.1.2.2. Giai đoạn 2013 – 2014 ----------------------------------------------------------------------31 2.1.2 Đặc điểm doanh nghiệp nhỏ và vừa ----------------------------------------------------------32
v 2.1.2.1. Đặc điểm về hoạt động ---------------------------------------------------------------------33 2.1.2.2. Đặc điểm về tổ chức, quản lý --------------------------------------------------------------33 2.1.2.3. Đặc điểm về tài chính -----------------------------------------------------------------------34 2.2 Thực trạng ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán ----------------------------------------------------------------------------35 2.2.1 Thông tin mẫu điều tra -------------------------------------------------------------------------35 2.2.1.1 Đối tượng điều tra phân theo loại hình doanh nghiệp -----------------------------------35 2.2.1.2 Đối tượng điều tra phân theo lĩnh vực kinh doanh chính -------------------------------35 2.2.1.3 Tình hình ứng dụng PMKT trong doanh nghiệp qua khảo sát -------------------------36 2.2.2 Thực trạng ảnh hưởng của chi phí sử dụng trong các giai đoạn lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán --------------------------------------------------------------------------------------------37 2.2.2.1 Chi phí trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ -------------------------------------------------37 2.2.2.2 Chi phí trong giai đoạn phân tích yêu cầu ------------------------------------------------39 2.2.2.3 Chi phí trong giai đoạn đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp PMKT ---------------------41 2.2.2.4 Chi phí trong giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế toán-------------------------44 2.2.2.5 Chi phí trong giai đoạn bảo trì và nâng cấp hệ thống -----------------------------------47 2.2.3 Tác động của các thành phần chi phí qua các giai đoạn lựa chọn sử dụng PMKT----48 2.3 Một số ưu và nhược điểm do ảnh hưởng của chi phí sử dụng đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán -----------------------------------------------------------------------------------51 2.3.1 Trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ ------------------------------------------------------------51 2.3.1.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------51 2.3.1.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------51 2.3.2 Trong giai đoạn phân tích yêu cầu -----------------------------------------------------------52 2.3.2.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------53 2.3.2.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------53 2.3.3 Trong giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp -----------------------------------------------------54 2.3.3.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------54 2.3.3.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------54 2.3.4 Trong giai đoạn triển khai sử dụng -----------------------------------------------------------55 2.3.4.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------55
vi 2.3.4.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------56 2.3.5 Trong giai đoạn bảo trì nâng cấp -------------------------------------------------------------57 2.3.5.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------57 2.3.5.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------57 2.4 Nguyên nhân tác động đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp nhỏ và vừa ---------------------------------------------------------------------------------------------57 2.4.1 Nhận thức về sản phẩm dịch vụ phần mềm kế toán ---------------------------------------58 2.4.2 Nguồn nhân lực ---------------------------------------------------------------------------------59 2.4.3 Nhà cung cấp phần mềm-----------------------------------------------------------------------59 2.4.4 Thiếu năng lực tài chính -----------------------------------------------------------------------60 2.4.5 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin còn thấp ------------------------------------------------60 Kết luận chương 2: ----------------------------------------------------------------------------------61 Chương 3: KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ --------------------------------------62 3.1 Kết luận --------------------------------------------------------------------------------------------62 3.2 Giải pháp kiến nghị ----------------------------------------------------------------------------63 3.2.1 Đối với bản thân doanh nghiệp ---------------------------------------------------------------63 3.2.2 Đối với chính phủ-------------------------------------------------------------------------------65 3.2.3 Đối với nhà cung cấp dịch vụ phần mềm ---------------------------------------------------69 Kết luận chương 3 -----------------------------------------------------------------------------------70 Tài liệu tham khảo Phiếu khảo sát
vii PHẦN MỞ BÀI 1. Tính cấp thiết của đề tài Doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế nước ta. Song, khủng hoảng kinh tế kéo dài, cùng với môi trường cạnh tranh ngày càng gây gắt như hiện nay buộc các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải có những quyết định sáng suốt trong mọi hoạt động đầu tư phát triển của doanh nghiệp mình. Các quyết định của chủ doanh nghiệp thường sẽ xoay quanh vấn đề chi phí và lợi ích. Đặc biệt, các doanh nghiệp nhỏ và vừa rất quan tâm đến vấn đề chi phí, trong đó có chi phí đầu tư phần mềm quản lý, phần mềm kế toán cho tổ chức. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có đánh giá đúng tầm quan trọng của phần mềm kế toán mang lại lợi ích cho hoạt động kinh doanh của đơn vị? Đây là một thiệt thòi lớn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa khi không đầu tư phần mềm kế toán cho doanh nghiệp mình, làm sao doanh nghiệp nhỏ và vừa có được những quyết định đúng đắn kịp thời khi thiếu ứng dụng PMKT vào công tác kế toán tài chính? Từ thực tiễn, ít nghiên cứu thực nghiệm giành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở khía cạnh ứng dụng PMKT phù hợp, đề tài này đặt ra vấn đề nghiên cứu như sau: “Ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh” 2. Tổng quan nghiên cứu Nghiên cứu này, tác giả trình bày tóm tắt một số mô hình nghiên cứu liên quan đến đề tài nghiên cứu này được trình bày như bên dưới: 2.1 Evaluating and selecting software packages: A review (Đánh giá và lựa chọn các gói phần mềm trên cơ sở tổng hợp các kết quả của rất nhiều nghiên cứu đã thực hiện và công bố, năm 2008)
viii Nguồn: Information and Software Technology 51 (2009) 555–563 Tác giả: Anil S.Jadhav và cộng sự Nội dung: Nhóm tác giả đã tổng hợp sự đóng góp của các nghiên cứu trong lĩnh vực đánh giá và lựa chọn các gói phần mềm. Dựa trên sự tổng hợp các nghiên cứu, nhóm tác giả đã tổng hợp một phương pháp bao gồm các bước cơ bản chung nhất để lựa chọn bất kỳ gói phần mềm. Hệ thống/ công cụ để đánh giá và lựa chọn gói phần mềm, những kỹ thuật đánh giá phần mềm. Thông qua các nghiên cứu khác, nhóm tác giả đã tập hợp một loại các yếu tố khi đánh giá tiêu chí chi phí để lựa chọn gói phần mềm cho doanh nghiệp (các gói phần mềm nói chung, không phải phần mềm kế toán) và tác giả cũng nêu ra rằng tùy theo từng phần mềm cụ thể mà các yếu tố này giữ vai trò vị trí khác nhau khi đánh giá và lựa chọn chúng. Tiêu chí chi phí được đánh giá thông qua các yếu tố: giá phí của phần mềm, chi phí đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm, chi phí lắp đặt và vận hành phần mềm, chi phí bảo trì phần mềm, chi phí nâng cấp phần mềm, chi phí thiết bị phần cứng hỗ trợ. Nghiên cứu mang tính tổng quát, áp dụng cho tất cả doanh nghiệp nhỏ và vừa trên thế giới, nhưng nghiên cứu chưa bao gồm các kết quả nghiên cứu thực nghiệm tại Việt Nam. 2.2 An exploratory study of information technology evaluation and benefits management practices of SMEs in the construction industry (Nghiên cứu khám phá đánh giá công nghệ thông tin và lợi ích quản trị: nghiên cứu thực tế ở những DNNVV trong ngành công nghiệp, năm 2004.) Nguồn: Information & Management 42 (2004) 227–242 Tác giả: Peter E.D. Lovea và Zahir Irani Nội dung: Nghiên cứu đánh giá và điều chỉnh khi đầu tư công nghệ thông tin, cũng như xác định những lợi ích và chi phí doanh nghiệp nhận được và bỏ ra khi ứng
ix dụng CNTT. Với kết quả và kết luận được tóm tắt như sau: doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể khi quyết định ứng dụng công nghệ thông tin. Chi phí phần cứng, nâng cấp (tăng tốc độ xử lý) và kết nối mạng của phần cứng và hệ thống là các chi phí trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn. Không có sự khác biệt giữa loại hình doanh nghiệp và chi phí trực tiếp. Và nghiên cứu khám phá ra rằng có mối liên hệ giữa doanh thu và số người làm việc (quy mô tổ chức) với các phụ kiện phần cứng và an ninh mạng (P
x kế toán sẽ là đòn bẩy để doanh nghiệp trở nên mạnh hơn, linh hoạt hơn khi đối mặt với những thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh. Tin học hóa quá trình kinh doanh; cung cấp dữ liệu đúng thời gian thực. Cải thiện chất lượng thông tin ra quyết định 2.4 Thiết lập mô hình hội nhập công nghệ mới tại các doanh nghiệp Việt Nam- Nghiên cứu ứng dụng đối với lĩnh vực hội nhập Internet, năm 2006 (Establishing a new technology integration model for Vietnamese Enterprises). Nguồn: Luận văn thạc sĩ năm 2006 Tác giả: Lê Thế Giới và Lê Văn Huy Nội dung: Nghiên cứu đã tìm ra mối quan hệ của các nhân tố gồm đặc điểm của doanh nghiệp (DDCDN), người lãnh đạo (DDNLD), công nghệ đặc thù (YCNDT), vai trò của ngành (NVVTN) đến việc nhận thức sự hữu dụng (NTSHD) của hội nhập Internet đối với doanh nghiệp. Các nhân tố tác động đến việc sử dụng và ý định sử dụng internet của doanh nghiệp trong mô hình thực tiễn cho thấy có 6 nhân tố bao gồm vai trò của chính phủ (VTCCP), yêu cầu hạ tầng công nghệ quốc gia (YCSHT), nhận thức sự phức tạp (NTSPT), sự tương hợp (NTSTH), sự hữu dụng (NTSHD) và yêu cầu của khách hàng. Kết quả phân tích cho thấy việc hội nhập Internet tại các doanh nghiệp chịu tác động bởi nhiều nhân tố, như vai trò của Chính phủ; yêu cầu của hạ tầng công nghệ quốc gia; nhận thức sự tương hợp (yêu cầu của công nghệ đặc thù, đặc điểm ngành và mức độ cạnh tranh trong ngành với khả năng của doanh nghiệp); nhận thức sự hữu dụng (đặc điểm doanh nghiệp và người lãnh đạo, lợi ích của Internet về giảm chi phí, mở rộng phạm vi thị trường, cải thiện mối quan hệ với khách hàng); và yêu cầu của khách hàng. Kết quả nghiên cứu cho thấy, cần phải có những chính sách ưu tiên và xử lý đồng bộ những nhân tố tác động nhằm thúc đẩy quá trình hội nhập Internet của
xi các doanh nghiệp, góp phần thực hiện mục tiêu của Chính phủ trong lộ trình thực thi Chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại Việt Nam. Nghiên cứu chưa đi sâu vào phân tích nhân tố sự hữu dụng. Khi nhận thức chi phí đầu tư so với lợi ích doanh nghiệp nhận được thì doanh nghiệp có quyết định chấp nhận sử dụng công nghệ mới? 2.5 Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp trong nghành Giao thông vận tải, năm 2014 Nguồn: Tạp chí Giao Thông Vận Tải, số tháng 07 năm 2014 Tác giả: Nguyễn Văn Điệp Nội dung: Nghiên cứu đề cập đến bốn nội dung cơ bản: Phần mềm kế toán và mô hình hoạt động, các tiêu chí sử dụng để lựa chọn phần mềm kế toán, thực trạng sử dụng phần mềm kế toán hiện nay và một số hạn chế thường gặp của phần mềm kế toán. Các tiêu chí cơ bản khi lựa chọn PMKT bao gồm: Thứ nhất, nguồn gốc xuất xứ. Thứ hai, các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng: các khoản chi phí đầu tư liên quan (chi phí triển khai, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì); tính dễ sử dụng; khả năng cảnh báo; tài liệu cho người sử dụng. Thứ ba, những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật: thời gian và sự dễ dàng trong triển khai; khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng; thiết kế và cấu trúc của phần mềm; lỗi lập trình. Thứ tư, khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai: khả năng phát triển; thiết kế và khả năng nâng cấp; khả năng kết nối với các phần mềm khác. Nghiên cứu trình bày các tiêu chí chi phí liên quan khi đầu tư phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp chưa đầy đủ các tiêu chí: chi phí đào tạo, chi phí nâng cấp. Tóm lại: Qua những nghiên cứu được thực hiện tại Ấn Độ, Anh, Zimbabwe và Việt Nam được tóm tắt và trình bày ở trên cho thấy, việc ứng dụng phần mềm kế
xii toán vào một doanh nghiệp tốn kém rất nhiều khoản phí khác nhau (chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp), tuy nhiên nó cũng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, và là công cụ để mang lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp Ở Việt Nam, các doanh nghiệp lớn đang tích cực hoàn thiện ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động quản lý, trong khi đó các doanh nghiệp nhỏ và vừa lại chưa thực sự quan tâm nhiều đến công tác kế toán, tỷ lệ sử dụng PMKT không cao. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có sự hiểu biết đầy đủ và quan tâm đến công cụ này, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động lâu dài của công ty. Cho nên, việc ứng dụng phần mềm kế toán là cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay. Xét ở khía cạnh chi phí sử dụng, các DN nhỏ và vừa ở Việt Nam khi xem xét quyết định sử dụng PMKT thì họ sẽ xem xét các thành phần chi phí nào? Phần mềm kế toán nào được các doanh nghiệp này sử dụng nhiều nhất? 3. Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu thực hiện - Xác định ảnh hưởng của các yếu tố chi phí tác động đến quyết định sử dụng PMKT tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa. - Kết hợp điều tra tình hình sử dụng PMKT hiện nay tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu các thành phần của nhân tố chi phí sử dụng phần mềm kế toán trong mối quan hệ với quyết định sử dụng PMKT trong bối cảnh tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp nhỏ và vừa - Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên địa bàn TP.HCM không phân biệt ngành nghề kinh doanh
xiii 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể là khảo sát, tổng hợp và phân tích các số liệu thu thập từ đó mô tả đặc tính của đối tượng nghiên cứu - Nguồn dữ liệu của nghiên cứu được thu thập từ các doanh nghiệp khảo sát thực tế khi chọn mẫu nghiên cứu. Bên cạnh đó là sách, tạp chí, báo cáo khoa học và một số website uy tín trên internet 6. Những đóng góp mới của đề tài - Về mặt lý luận: Đề tài hệ thống hóa tác động của từng nhân tố chi phí đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ - Về mặt thực tiễn: Đề tài sẽ giúp ích cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ và vừa nghiên cứu tham khảo lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp mình, góp phần làm cho hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn 7. Kết cấu đề tài Đề tài gồm 3 chương Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu Chương 2: Thực trạng nghiên cứu mức độ ảnh hưởng của các nhân tố chi phí đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán Chương 3: Kết luận và giải pháp kiến nghị
1 CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 1.1 Công nghệ mới, hệ thống thông tin 1.1.1 Sự đổi mới Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và quá trình toàn cầu hóa, sự đổi mới và ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở thành một yêu cầu tất yếu. Một mặt, nó đặt ra yêu cầu đối với mỗi doanh nghiệp, mặt khác giúp các doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận với công nghệ tiên tiến và phương thức kinh doanh mới của thế giới. Một trong những chiến lược được lựa chọn để tăng lợi thế cạnh tranh, và giảm chi phí sản xuất đó là sự lựa chọn những kỹ thuật mới. DeLone, 1988, cho rằng, hiệu quả của sự lựa chọn công nghệ thông tin trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng là công cụ quan trọng để tăng cường khả năng của doanh nghiệp vừa và nhỏ. 1.1.2 Tư duy công nghệ mới Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học và kỹ thuật và yêu cầu của quá trình toàn cầu hóa, các quốc gia, các doanh nghiệp muốn đảm bảo quá trình cạnh tranh của mình đều phải có định hướng và những hoạt động xúc tiến nhất định nhằm ứng dụng công nghệ mới vào quá trình sản xuất kinh doanh. Công nghệ mới đối với các doanh nghiệp là những sản phẩm công nghệ lần đầu tiên được áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Công nghệ mới có thể là một sản phẩm công nghệ tổng hợp từ nhiều công nghệ khác để có thể có được sản phẩm công nghệ hoàn hảo. Để hội nhập được với công nghệ mới, doanh nghiệp cần có sự chuyển biến về chất của tư duy công nghiệp mà trọng điểm là tư duy công nghệ mới. Bằng tư duy công nghệ mới và sự phối hợp liên ngành, con người sẽ đổi mới, xúc tiến các phương pháp giải quyết những vấn đề kỹ thuật tổng hợp nhằm đưa ra các sản phẩm tiên tiến phục vụ nền công nghiệp hiện đại.
2 1.1.3. Công nghệ thông tin Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội" (Nguồn Wiki Việt Nam) 1.1.4 Hệ thống Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra các yếu tố đầu ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Ba thành phần cơ bản: - Các yếu tố đầu vào (Inputs) - Xử lý, chế biến (Processing) - Các yếu tố đầu ra (Outputs) 1.1.5 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng. Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý. nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính.
3 1.1.6 Dữ liệu Dữ liệu (data) là một mô tả hình thức về thông tin hay hoạt động nào đó. Dữ liệu được mô tả dưới nhiều dạng khác nhau. Ví dụ như các ký tự, ký số, hình ảnh, ký hiệu, âm thanh… 1.1.7 Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (Database), viết tắt là CSDL hoặc DB, là một tập hợp các dữ liệu có quan hệ logic với nhau, có thể dễ dàng chia sẻ và được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu sử dụng của một tổ chức, cá nhân nào đó. Một cách định nghĩa khác dễ hiểu hơn, CSDL là một tập hợp có cấu trúc của những dữ liệu có liên quan với nhau được lưu trữ trong máy tính (bảng chấm công nhân viên, danh sách các đề án, niên giám điện thoại…). Một CSDL được thiết kế, xây dựng và lưu trữ với một mục đích xác định như phục vụ lưu trữ, truy xuất dữ liệu cho các ứng dụng hay người dùng. 1.2 Phần mềm kế toán 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển Kế toán ra đời và phát triển cùng với sự phát triển của xã hội và trong những điều kiện kinh tế, xã hội khác nhau, thì vai trò của kế toán cũng khác nhau. Giai đoạn đầu tiên, con người sử dụng kế toán phục vụ cho cuộc sống, tuy nhiên khi đó kế toán đơn giản chỉ là ghi lại kết quả công việc và đánh giá hiệu quả của công. Việc ghi sổ bằng phương pháp thủ công đã tạo nên hạn chế rất nhiều trong công tác kế toán tài chính như: mất nhiều thời gian, ghi chép trùng lắp, ghi chép không chính xác, không đầy đủ nội dung, sử dụng nhiều nhân lực. Vào thế kỷ 15, kế toán kép ra đời, thời gian này kế toán được xem là một phương pháp, một cách thức để xác định việc tồn tại hay phá sản của công ty. Bước sang thời kỳ phát triển của chủ nghĩa tư bản, kế toán được xem là một hệ thống đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh, kế toán
4 thực hiện chủ yếu mục tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cho ban lãnh đạo. Bên cạnh đó kế toán còn thực hiện được vai trò chuyển tải thông tin cho các nhà đầu tư, các chủ nợ và những người có nhu cầu biết về sự phát triển của doanh nghiệp. Ngày nay, kế toán được xem là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị. Bước sang giai đoạn nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, nguồn thông tin do kế toán cung cấp không những phục vụ cho các đối tượng trong nội bộ doanh nghiệp, cho các đối tượng quản lý của nhà nước mà còn cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp để ra các quyết định kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp như: Ngân hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…Do đó định nghĩa về kế toán cũng đã có sự thay đổi. Kế toán được xem là hệ thống đo lường, ghi chép, xử lý truyền tải thông tin có ích cho những đối tượng cần sử dụng những thông tin đó. Theo luật kế toán ban hành 17/06/2003 định nghĩa: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Như vậy dù được sử dụng cho những mục đích khác nhau hoặc ở trong những điều kiện kinh tế xã hội khác nhau, kế toán được ghi nhận là một khoa học để thực hiện quá trình thu thập và xử lý thông tin. Do đó, có thể nói kế toán là một khoa học về thu thập, và xử lý cung cấp thông tin chủ yếu cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng những thông tin này. Và đó chính là vai trò kế toán - cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho những người có nhu cầu sử dụng thông tin. Và kế toán là một trong những lĩnh vực được ưu tiên hàng đầu tin học hóa nhiều nhất. Nhờ đó mà phần mềm kế toán ra đời phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp. Phần mềm kế toán ra đời là để thay thế những ghi chép thủ công chưa chính xác, mất nhiều thời gian, nhân lực. Phần mềm kế toán dùng để xử lý tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính, là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán và tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Phần mềm kế
5 toán hiện nay rất phổ biến trên thị trường, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng bởi tính ưu việt cũng như những lợi ích mà phần mềm này mang lại. Chủ doanh nghiệp sẽ không tốn quá nhiều thời gian vào các nghiệp vụ kế toán vì vậy họ sẽ có nhiều thời gian hơn để quan tâm đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp. Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng, thu, chi; cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người kia và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn. Có nhiều quan điểm về phần mềm kế toán, trong nghiên cứu của Nguyễn Văn Điệp (2014) tác giả trình bày phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Nói khác đi, phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Phần mềm kế toán là chương trình máy tính được thiết lập nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các báo cáo kế toán cho đối tượng sử dụng. 1.2.2 Phân loại Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Việt nam đã sử dụng rộng rãi các phần mềm kế toán, kể cả của Việt Nam và của nước ngoài. Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp lớn đã sử dụng SAP, ERP (Enterpire Resouces Planning) trong nỗ lực tự động hóa công tác quản lý mà hệ thống kế toán chỉ là một phân hệ. Cách phân loại thứ nhất, chúng ta có thể chia các phần mềm thành 3 loại theo nguồn gốc của phần mềm đó là phần mềm của nước ngoài như SAP, Sum System,