Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Phân bón và Hoá chất Dầu khí (PVFCCo)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:149

Thêm vào BST

Báo xấu

35
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu nhằm 3 mục tiêu: Hệ thống hoá những lý luận về dự toán ngân sách; đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại Công ty PVFCCo; đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty PVFCCo. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Phân bón và Hoá chất Dầu khí (PVFCCo)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ---------------------- CHẾ HỒNG HẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CÔNG TY PHÂN BÓN VÀ HOÁ CHẤT DẦU KHÍ (PVFCCo) Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. HUỲNH LỢI Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2016
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn Thạc sĩ là công trình nghiên cứu của tôi dƣới sự hƣớng dẫn của Thầy TS. Huỳnh Lợi. Các số liệu trong luận văn đƣợc sử dụng trung thực. Kết quả nghiên cứu đƣợc trình bày trong luận văn này chƣa đƣợc công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào. Tác giả luận văn Chế Hồng Hải
MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các sơ đồ, hình vẽ PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP ............................................................................................. 7 1.1. Khái niệm dự toán ngân sách ................................................................... 7 1.2. Ý nghĩa dự toán ngân sách ........................................................................ 7 1.3. Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách ................................. 8 1.3.1. Mô hình dự toán ngân sách ..........................................................................8 1.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách ................................................................12 1.3.3. Nội dung và phƣơng pháp lập hệ thống báo cáo dự toán ngân sách .........15 1.3.4. Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự toán ngân sách ............................26 1.3.5. Tổ chức vận hành dự toán ngân sách .........................................................31 1.4. Một số yếu tố ảnh hƣởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức kinh doanh ...................................................................................................... 32 1.5. Đặc thù hoạt động sản xuất phân bón và hóa chất ảnh hƣởng đến nội dung và quy trình lập dự toán ............................................................................... 33 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ........................................................................................ 34 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CÔNG TY PHÂN BÓN VÀ HOÁ CHẤT DẦU KHÍ ............................................... 35 2.1. Tổng quan về Tổng công ty Phân bón và Hoá chất dầu khí ................ 35 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ................................................................35 2.1.2. Chức năng - Nhiệm vụ - Phƣơng hƣớng phát triển ...................................36 2.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh ................................................................37 2.1.4. Đặc điểm và vai trò kế toán .......................................................................39
2.2. Những đặc trƣng cơ bản về thông tin hoạch định tại PVFCCo .......... 43 2.2.1. Hệ thống thông tin hoạch định ...................................................................43 2.2.2. Vị trí và vai trò dự toán ngân sách tại PVFCCo ........................................45 2.3. Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo .......................... 45 2.3.1. Mô hình lập dự toán ngân sách tại PVFCCo .............................................45 2.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách tại PVFCCo ...........................................46 2.3.3. Hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo ..................................................48 2.3.4. Kỹ thuật lập dự toán ngân sách tại PVFCCo .............................................59 2.3.5. Tổ chức vận hành dự toán ngân sách tại PVFCCo ....................................60 2.4. Đánh giá hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo .............................. 60 2.4.1. Những thành công và bài học kinh nghiệm ...............................................60 2.4.2. Những hạn chế và nguyên nhân .................................................................62 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ........................................................................................ 67 CHƢƠNG 3. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CÔNG TY PHÂN BÓN VÀ HOÁ CHẤT DẦU KHÍ ..................... 68 3.1. Định hƣớng hoàn thiện dự toán ngân sách tại PVFCCo ..................... 68 3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo ......... 69 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện về mô hình dự toán ..................................................69 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện về quy trình lập dự toán ...........................................70 3.2.3. Giải pháp hoàn thiện về hệ thống dự toán ngân sách ................................75 3.2.4. Giải pháp hoàn thiện về phƣơng pháp kỹ thuật lập dự toán ngân sách .....88 3.2.5. Giải pháp hoàn thiện bộ máy lập dự toán ngân sách .................................96 3.3. Một số kiến nghị khác để hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo ................................................................................................................... 98 3.3.1. Về nhân sự .................................................................................................98 3.3.2. Về công nghệ .............................................................................................99 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ...................................................................................... 100 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 101 Tài liệu tham khảo Phụ lục
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế CCDC : Công cụ dụng cụ Cty : Công ty GTGT : Giá trị gia tăng KH : Kế hoạch KPCĐ : Kinh phí công đoàn KT : Kế toán NCTT : Nhân công trực tiếp NM : Nhà máy NS : Ngân sách NVL : Nguyên vật liệu QLDN : Quản lý doanh nghiệp SP : Sản phẩm SXC : Sản xuất chung SXKD : Sản xuất kinh doanh TNDN : Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ : Tài sản cố định TT : Thực tế XDCB : Xây dựng cơ bản
DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1: Dự toán kết quả kinh doanh – phƣơng pháp chi phí toàn bộ Bảng 1.2: Dự toán kết quả kinh doanh – phƣơng pháp chi phí trực tiếp Bảng 2.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của PVFCCo Bảng 2.2: Danh mục báo cáo tài chính Bảng 2.3: Danh mục báo cáo quản trị Bảng 2.4: Thông tin dự toán năm 2016 của PVFCCo Bảng 2.5: Khung thời gian lập kế hoạch tại PVFCCo Bảng 3.1: Nhóm công việc thực hiện trong quy trình và khung thời gian thực hiện đề xuất
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin từ trên xuống Sơ đồ 1.2: Mô hình thông tin phản hồi Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin từ dƣới lên Sơ đồ 1.4: Quy trình lập dự toán ngân sách hằng năm Sơ đồ 1.5: Hệ thống dự toán ngân sách của doanh nghiệp Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại PVFCCo Sơ đồ 3.1: Mô hình dự toán ngân sách đề xuất Sơ đồ 3.2: Hệ thống dự toán ngân sách đề xuất Sơ đồ 3.3: Sơ đồ bộ máy lập dự toán ngân sách đề xuất Hình 3.1: Khung thời gian thực hiện dự toán Hình 3.2: Kế hoạch dự toán trong năm – Fixed Forecast Hình 3.3: Kế hoạch dự toán cuốn chiếu – Rolling Forecast
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do thực hiện đề tài Ngày nay, cùng với xu thế toàn cầu hoá là sự gia tăng cạnh tranh trên thị trƣờng và yêu cầu kiểm soát chi phí khiến cho các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức hơn bao giờ hết. Trong hoàn cảnh đó, doanh nghiệp cần có sự tập trung chiến lƣợc mạnh mẽ để thúc đẩy hiệu quả hoạt động và điều chỉnh hợp lý các nguồn lực đa dạng trong toàn doanh nghiệp từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tăng trƣởng doanh nghiệp. Việc lập dự toán ngân sách ảnh hƣởng đến tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, từ thu hút vốn đầu tƣ đến duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính. Trong thời kỳ mới, vai trò của công tác dự toán ngân sách càng đƣợc chú trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn. Công tác này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc định hƣớng, đảm bảo tài chính, giám sát thực hiện và đƣa ra giải pháp chính xác cho hoạt động kinh doanh trƣớc rủi ro, thử thách từ thị trƣờng. Do đó, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn và giảm khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng nếu không có một kế hoạch kinh doanh và dự báo ngân sách rõ ràng và chi tiết. Tuy nhiên theo khảo sát, hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện một cách hiệu quả công tác dự toán ngân sách và Tổng công ty Phân bón và Hoá chất Dầu khí cũng không ngoại lệ. Là một công ty giữ vị trí quan trọng trong Tập đoàn dầu khí (PVN) nhƣng công tác dự toán ngân sách còn nhiều khiếm khuyết. Công tác lập dự toán ngân sách đƣợc lập thủ công và chỉ mới tập trung vào các khoản mục thu nhập và chi phí (báo cáo thu nhập), các khoản mục đầu tƣ và mua sắm tài sản cố định. Trong đó, khoản mục doanh thu đƣợc lập dựa trên năng lực sản xuất hiện tại của nhà máy. Cách lập này chỉ phù hợp với tình hình trƣớc đây do thị trƣờng chƣa có sự cạnh tranh khốc liệt. Thêm vào đó, chi tiết vai trò, trách nhiệm đối với các nhân sự và các bên liên quan trong quy trình lập dự toán ngân sách chƣa đƣợc quy định cụ thể, đặc biệt là vai trò của ban Tài chính Kế toán trong
2 việc cung cấp số liệu, giám sát thực hiện, đánh giá kế hoạch ngân sách chƣa đƣợc xác định cụ thể. Từ việc nhận thức sự cần thiết của công tác lập dự toán ngân sách và những hạn chế trong quy trình lập dự toán ngân sách của công ty trong giai đoạn hiện nay, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Tổng công ty Phân bón và Hoá chất Dầu khí (PVFCCo)” nhằm nghiên cứu thực trạng công tác lập dự toán tại công ty, qua đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác dự toán ngân sách, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của Tổng công ty trong tƣơng lai. 2. Tổng quan các công trình nghiên cứu  Các công trình nghiên cứu nƣớc ngoài đã đề cập đến vấn đề dự toán ngân sách nhƣ: - Stephen Brookson, 2000. Managing budgets. Nghiên cứu về quy trình dự toán ngân sách, đƣợc chia làm ba giai đoạn: Chuẩn bị, soạn thảo, giám sát. Quy trình dự toán này đƣợc tác giả kế thừa và bổ sung thêm các kỹ thuật phân tích biến động ở giai đoạn giám sát. - Jae K. Shim, Joel G. Siegel, Allison I. Shim, 2011. Budgeting basics and beyond. Mô tả về hệ thống dự toán ngân sách tổng thể và phƣơng pháp lập. Ngân sách tổng thể đƣợc chia làm 2 nhóm: ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính. Ngân sách hoạt động bao gồm: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh. Ngân sách tài chính bao gồm: dự toán thu, chi tiền mặt và dự toán bảng cân đối kế toán. Các loại dự toán và phƣơng pháp lập này đƣợc tác giả sử dụng để đề xuất hoàn thiện hệ thống báo cáo dự toán. - Alan Upchurch, 1998. Management Accounting. Mô tả các kỹ thuật lập dự toán ngân sách theo chƣơng trình mục tiêu, dự toán ngân sách tăng thêm, dự toán ngân sách trên cơ sở bằng 0, dự toán cuốn chiếu, dự toán dựa trên hoạt
3 động. Các kỹ thuật dự toán này đƣợc tác giả vận dụng làm cơ sở để đánh giá kỹ thuật dự toán đang áp dụng tại PVFCCo và đề xuất giải pháp dự toán cuốn chiếu thay thế cho dự toán hoạt động hằng năm. - Maritim, Faith C, 2013. “The effects of budgeting process on financial performance of commercial and manufacturing parastatals in Kenya”. Nghiên cứu này xác định các ảnh hƣởng của việc lập ngân sách đối với tình hình tài chính của ngành sản xuất và thƣơng mại Parastatals ở Kenya. Thông qua mô hình hồi quy, tác giả thiết lập mối quan hệ giữa ROA và các biến độc lập ngân sách. Kết quả nghiên cứu cho thấy sự tham gia của nhân viên vào quá trình lập dự toán ngân sách dẫn đến thành công lớn hơn trong giai đoạn thực hiện ngân sách. Do đó, quá trình lập dự toán ngân sách cần có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên thông qua các trƣởng bộ phận của họ và quan điểm của họ đƣợc đƣa vào quá trình xây dựng dự toán. Việc thiết lập cơ chế phản hồi cũng đƣợc coi là quan trọng trong việc thực hiện ngân sách. Kết quả nghiên cứu này đƣợc tác giả vận dụng khi xây dựng giải pháp.  Các công trình nghiên cứu trong nƣớc đã đề cập đến vấn đề hoàn thiện dự toán ngân sách nhƣ: - Nguyễn Thuý Hằng, 2012. “Xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hoà”. Luận văn Thạc sĩ. Trƣờng Đại học Kinh Tế TP.HCM. Luận văn trình bày 5 nhân tố ảnh hƣởng đến dự toán ngân sách gồm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, chế độ chính sách nhà nƣớc, tổ chức công tác kế toán, quy trình dự toán. Các nhân tố này đƣợc tác giả kế thừa và bổ sung thêm để làm cơ sở xây dựng giải pháp. - Nguyễn Trí Minh, 2013. “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty cổ phần sữa Việt Nam”. Luận văn Thạc sĩ. Trƣờng Đại học Kinh Tế TP.HCM. Bằng phƣơng pháp nghiên cứu định tính, luận văn trình bày các vấn đề về công tác lập dự toán ngân sách và chủ yếu là dự toán ngân sách ngắn hạn tại Công ty cổ phần Sữa Việt Nam, từ đó đƣa ra các giải pháp hoàn thiện nhƣ: dự toán
4 tiêu thụ cần bổ sung thêm dự toán thu tiền, phân bổ chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung theo mức độ hoạt động để cung cấp thông tin hữu ích cho Nhà quản trị. - Trần Thị Hiền, 2016. “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần Beton 6”. Luận văn Thạc sĩ. Trƣờng Đại học Kinh Tế TP.HCM. Theo tác giả, để việc lập dự toán ngân sách hiệu quả, công ty cần áp dụng mô hình thông tin phản hồi, có sự phân công phân nhiệm cụ thể cho từng thành viên, chú trọng đến việc theo dõi và điều chỉnh dự toán ngân sách theo từng quý để giúp Ban lãnh đạo đƣa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế tại công ty.  Khe hở nghiên cứu Các đề tài nghiên cứu trong nƣớc trƣớc đây cho thấy hệ thống dự toán ngân sách của các công ty chƣa đầy đủ, từ đó các tác giả đã hoàn thiện công tác dự toán ngân sách bằng việc hoàn thiện mô hình dự toán, quy trình lập chi tiết hơn, đề xuất một hệ thống báo cáo dự toán ngân sách mới, thành lập ban dự toán ngân sách,... Tuy nhiên nội dung hoàn thiện liên quan đến kỹ thuật dự toán ngân sách cuốn chiếu (rolling forecast) chƣa đƣợc các tác giả đề cập đến. Do đó, đề tài “Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Tổng công ty Phân bón và Hoá chất Dầu khí” trên cơ sở kế thừa các giải pháp của các đề tài nghiên cứu trƣớc đây, tác giả sẽ nghiên cứu áp dụng kỹ thuật dự toán ngân sách cuốn chiếu với sự hỗ trợ của các phƣơng pháp dự báo, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh của công ty. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hoá những lý luận về dự toán ngân sách. - Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại công ty PVFCCo. - Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại công ty PVFCCo 4. Câu hỏi nghiên cứu - Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty nhƣ thế nào? - Giải pháp nào để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty?
5 5. Đối tƣợng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: các vấn đề về dự toán ngân sách và hệ thống dự toán ngân sách ngắn hạn. 6. Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu này đƣợc thực hiện trong năm 2016 trong toàn Tổng công ty phân bón và hoá chất dầu khí bao gồm: Tổng công ty, công ty PVFCCo Miền Bắc, công ty PVFCCo Miền Trung, công ty PVFCCo Đông Nam Bộ, công ty PVFCCo Tây Nam Bộ, chi nhánh Hồ Chí Minh, Nhà máy Đạm Phú Mỹ. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài đƣợc thực hiện bằng phƣơng pháp nghiên cứu định tính. Cụ thể, Trong chƣơng 1, thông qua việc thu thập thông tin, phân tích các tài liệu, các công trình nghiên cứu có liên quan đến chủ đề xây dựng kết cấu và chọn lọc hệ thống lý thuyết để làm cơ sở luận. Trong chƣơng 2, thông qua việc quan sát, phỏng vấn kết hợp với cơ sở luận đã xây dựng, tác giả mô tả bức tranh thực trạng, bình luận về những thành công, hạn chế của thực trạng dự toán ngân sách ở PVFCCo để làm cơ sở thực tiễn. Trong chƣơng 3, trên cơ sở luận, thực tiễn, tác giả so sánh, phân tích, chọn lọc những giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại PVFCCo. 8. Kết cấu luận văn Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng công tác dự toán tại công ty PVFCCo Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại công ty PVFCCo Luận văn còn có phần phụ lục trình bày các báo cáo dự toán ngân sách thực tế của công ty PVFCCo để minh chứng cho những vấn đề về thực tế tại công ty PVFCCo đã đƣợc đề cập trong luận văn và các báo cáo dự toán ngân sách đã đƣợc hoàn thiện theo quan điểm của tác giả. 9. Những đóng góp mới của luận văn - Về lý thuyết: Hệ thống các lý luận về dự toán ngân sách
6 - Về thực tế: Thông qua phân tích thực trạng công tác lập dự toán ngân sách, đánh giá những thành công và bài học kinh nghiệm về hệ thống dự toán ngân sách hiện nay tại PVFCCo, tác giả đƣa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện dự toán ngân sách, đặc biệt là áp dụng kỹ thuật dự toán ngân sách cuốn chiếu thay thế cho dự toán ngân sách cố định hằng năm, giúp công tác dự toán ngân sách phát huy hết vai trò của nó, từ đó giúp nhà quản trị có kế hoạch ứng phó với các biến động của thị trƣờng và đƣa ra quyết định kinh tế phù hợp và kịp thời.
7 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm dự toán ngân sách Ngân sách là một thuyết minh kế hoạch tài chính đƣợc chuẩn bị trƣớc cho giai đoạn sắp tới, thƣờng là 1 năm (Brookson, 2000). Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết (Detailed plan) cho việc huy động và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác trong một kỳ hoạt động – thƣờng là trong một năm tài chính (J.Blocher và cộng sự, 2013). Nhƣ vậy, có thể hiểu dự toán ngân sách hoạt động hằng năm là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế tài chính mà doanh nghiệp cần đạt đƣợc trong một kỳ hoạt động (1 năm), đồng thời chỉ rõ cách thức huy động, sử dụng vốn và các nguồn lực khác để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. 1.2. Ý nghĩa dự toán ngân sách Dự toán ngân sách hoạt động hằng năm là công việc không thể thiếu đƣợc đối với các nhà quản lý hoạt động trong môi trƣờng cạnh tranh ngày nay. Trong kế toán quản trị, dự toán là một nội dung trung tâm quan trọng nhất, nó thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của toàn doanh nghiệp; đồng thời dự toán cũng là cơ sở để kiểm tra kiểm soát cũng nhƣ ra quyết định trong doanh nghiệp. Do vậy, dự toán phải đƣợc xây dựng cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách hoạt động hằng năm thể hiện mục tiêu của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, nhƣ bán hàng, sản xuất, nghiên cứu, marketing, dịch vụ khách hàng, tài chính ... Dự toán định lƣợng kỳ vọng của nhà quản lý về thu nhập, các luồng tiền và vị trí tài chính trong một năm tài chính. Với những vai trò nhƣ vậy, dự toán ngân sách hoạt động hằng năm có ý nghĩa nhƣ sau: - Dự toán là sự tiên liệu tƣơng lai có hệ thống nhằm cung cấp cho nhà quản lý các mục tiêu hoạt động thực tiễn, kết quả thực tế sẽ đƣợc so sánh và đánh giá. Biện pháp này nâng cao vai trò kế toán trách nhiệm trong kế toán quản trị. - Dự toán là cơ sở để nhà quản lý tổ chức thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp, là phƣơng tiện để phối hợp các bộ phận trong doanh nghiệp và giúp các nhà quản
8 lý biết rõ cách thức các hoạt động trong doanh nghiệp đan kết với nhau. - Dự toán là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lƣợng quản lý tại doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định. - Dự toán là cơ sở giúp doanh nghiệp phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế những rủi ro trong hoạt động, là cơ sở để ra quyết định trong doanh nghiệp. 1.3. Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách 1.3.1. Mô hình dự toán ngân sách Mô hình dự toán ngân sách chính là một hệ thống xác định vị trí, mối quan hệ các nhà quản trị, các bộ phận trong việc tổ chức thực thi dự toán ngân sách. Trong việc tổ chức ứng dụng dự toán ngân sách, chọn mô hình dự toán ngân sách là công việc đầu tiên để định vị những vấn đề quan hệ chuyên môn khi lập dự toán ngân sách với các cấp, các nhà quản trị trong một tổ chức. Nếu tiếp cận theo chiều thông tin, các mô hình dự toán ngân sách thƣờng tồn tại dƣới ba hình thức: mô hình thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dƣới lên. 1.3.1.1. Mô hình thông tin từ trên xuống Quản Quản trị trị cấp cấp cao cao Quản Quản trị trị cấp cấp trung trung gian gian Quản Quản trị trị cấp cấp trung trung gian gian Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin từ trên xuống (Nguồn: Huỳnh Lợi, 2009) Theo Huỳnh Lợi (2009), mô hình thông tin từ trên xuống là mô hình mà các chỉ tiêu dự toán ngân sách đƣợc định ra từ nhà quản trị cấp cao. Sau đó sẽ truyền xuống nhà quản trị cấp trung gian. Nhà quản trị cấp trung gian tiếp nhận sẽ xem xét và chuyển xuống cho nhà quản trị cấp cơ sở làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách đƣợc lập dựa trên mô hình thông tin từ trên xuống là dự toán đƣợc lập theo một chiều mà
9 không có sự phản hồi từ cấp dƣới. Mô hình thông tin từ trên xuống có những ƣu, nhƣợc điểm sau:  Ưu điểm: Nhà quản trị cấp cao nắm rõ mục tiêu của tổ chức nên các mục tiêu của dự toán ngân sách đảm bảo đƣợc chiến lƣợc sản xuất kinh doanh, ngăn cản đƣợc tình trạng nới lỏng dự toán ngân sách của các phòng ban, kết nối các bộ phận để thực hiện mục tiêu chiến lƣợc chung của tổ chức.  Nhược điểm: Mô hình mang tính áp đặt từ nhà quản trị cấp cao nên dễ gây bất bình cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách đƣợc lập từ trên xuống thƣờng không chính xác, những thông tin nhà quản trị cấp cao có đƣợc thƣờng không đầy đủ, do đó các chỉ tiêu dự toán áp đặt xuống sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của bộ phận, điều này không khuyến khích sự cộng tác chung và tăng năng lực sản xuất của các bộ phận trong tổ chức.  Khi lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi nhà quản trị cấp cao phải có cái nhìn tổng quan, toàn diện mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp và phải nắm vững chặt chẽ mọi hoạt động chi tiết của từng bộ phận cả về mặt định tính lẫn định lƣợng. Do đó lập dự toán theo mô hình thông tin từ trên xuống chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc đƣợc sử dụng trong những trƣờng hợp đặc biệt mang tính chất tình thế, nhất thời mà phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn. 1.3.1.2. Mô hình thông tin phản hồi Quản Quản trị trị cấp cấp cao cao Quản Quản trị trị cấp cấp trung trung gian gian Quản Quản trị trị cấp cấp trung trung gian gian Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp cơ cơ sở sở cơ cơ sở sở cơ cơ sở sở cơ cơ sở sở Sơ đồ 1.2: Mô hình thông tin phản hồi (Nguồn: Huỳnh Lợi, 2009)
10 Theo Huỳnh Lợi (2009) việc lập dự toán theo mô hình này theo trình tự nhƣ sau: Các chỉ tiêu dự toán đƣợc ƣớc tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp mang tính dự thảo, đƣợc phân bổ xuống các đơn vị cấp trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng, điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc và bảo vệ trƣớc bộ phận quản lý cấp trung gian. Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với một tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc ở bộ phận mình và bảo vệ trƣớc bộ phận quản lý cấp cao. Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, hƣớng các bộ phận khác nhau đến việc thực hiện các mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận trung gian, trên cơ sở đó bộ phận trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu cho các bộ phận cấp cơ sở. Khi dự toán ở các bộ phận đƣợc xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hƣớng cho hoạt động kỳ kế hoạch. Mô hình thông tin phản hồi có những ƣu, nhƣợc điểm sau:  Ưu điểm: Thu hút và tập trung đƣợc trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán, vừa kết hợp tầm nhìn tổng quát và toàn diện của quản lý cấp cao với khả năng cụ thể của cấp quản lý cấp trung gian và các cấp cơ sở. Chính sự kết hợp trên nên dự toán có tính khả thi cao.  Nhược điểm: Mô hình thông tin phản hồi đòi hỏi hao tốn nhiều thời gian, chi phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua. Đồng thời, nếu tổ chức quá trình lập
11 dự toán thực hiện không đƣợc tốt, sẽ không cung cấp thông tin kịp thời cho kỳ kế hoạch.  Khi lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi phải có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, giữa các cá nhân trong từng bộ phận để đƣa ra những số liệu phù hợp cho bộ phận của mình. Nhân tố con ngƣời đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi các thành viên trong tổ chức phải đoàn kết đồng lòng, thực tế điều này rất khó, nhất là đối với doanh nghiệp có sự phân cấp cao trong quản lý, có số lƣợng thành viên trong bộ phận đông. 1.3.1.3. Mô hình thông tin từ dưới lên Quản Quản trị trị cấp cấp cao cao Quản Quản trị trị cấp cấp trung trung gian gian Quản Quản trị trị cấp cấp trung trung gian gian Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp cơ cơ sở sở cơ cơ sở sở cơ cơ sở sở cơ cơ sở sở Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin từ dưới lên (Nguồn: Huỳnh Lợi, 2009) Theo Huỳnh Lợi (2009) mô hình dự toán này đƣợc lập từ cấp thấp đến cấp quản lý cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng điều kiện của mình để lập các chỉ tiêu dự toán và đệ trình lên cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở các cấp cơ sở, cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình để trình lên bộ phận quản lý cấp cao. Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức và hƣớng các bộ phận đến việc thực hiện các mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua dự toán cho các cấp trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian xét duyệt thông qua cho các cấp cơ sở. Mô hình thông tin từ dƣới lên có những ƣu, nhƣợc điểm sau:  Ưu điểm: Mọi bộ phận, mọi cấp trong doanh nghiệp đều tham gia vào quá trình xây dựng dự toán do đó dự toán có khuynh hƣớng chính xác và đáng tin cậy hơn. Các
12 chỉ tiêu đƣợc tự đề bạt nên các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một cách chủ động và thoải mái hơn, khả năng thành công sẽ cao hơn vì dự toán do chính họ xây chứ không phải bị áp đặt từ trên xuống. Lập dự toán theo mô hình này phát huy tính tích cực của kiểm soát, không tốn quá nhiều thời gian và chi phí nhƣng hiệu quả.  Nhược điểm: Dự toán đƣợc lập xuất phát từ các đơn vị cấp cơ sở, nên họ thƣờng có xu hƣớng là xác lập các chỉ tiêu dự toán dƣới mức khả năng, điều kiện của mình để dễ dàng hoàn thành chỉ tiêu dự toán, nên có thể không khai thác hết tiềm tàng của đơn vị.  Lập dự toán theo mô hình thông tin từ dƣới lên phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc tập đoàn có sự phân cấp quản lý cao. Nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra cân nhắc trƣớc khi chấp nhận dự toán của bộ phận cấp dƣới. Nếu có nghi ngờ nhà quản lý cấp cao cần thảo luận làm rõ trƣớc khi đồng ý chỉ tiêu dự toán của cấp bộ phận. Nhận xét chung: Qua 3 mô hình trên, mỗi mô hình đều có ƣu và nhƣợc điểm nhất định, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn mô hình dự toán thích hợp. 1.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách Quy trình lập dự toán ngân sách là trình tự thực hiện dự toán ngân sách. Quy trình dự toán ngân sách chỉ ra những bƣớc, những công việc cần phải tiến hành cũng nhƣ quan hệ của những công việc này với những công việc khác trong hệ thống vận hành các công cụ quản lý. Quy trình lập dự toán ngân sách là một nội dung quan trọng sau khi đã chọn đƣợc mô hình dự toán ngân sách. Chọn quy trình dự toán ngân sách giúp xác lập con đƣờng thực thi dự toán, xác lập những nội dung chuyên môn cần làm trong từng công đoạn của quy trình đó. Trong kinh doanh có nhiều vấn đề không thể lƣờng trƣớc nên khiến cho việc lập dự toán ngân sách càng trở nên khó khăn và thiếu thực tế. Vì vậy trƣớc khi lập
13 dự toán ngân sách cần phải hoạch định một quy trình dự toán ngân sách để chuẩn bị tất cả các công việc mà ủy ban dự toán ngân sách cần phải làm. Tùy theo từng công ty, tùy theo phong cách quản lý mà quy trình công việc lập dự toán ngân sách sẽ khác nhau. CHUẨN BỊ SOẠN THẢO GIÁM SÁT Thu Thu thập thập thông thông tin: tin: Phân Phân tích tích sự sự khác khác nhau nhau Xác Xác định định mục mục tiêu tiêu doanh thu, chỉ doanh thu, chỉ tiêu tiêu giữa giữa kết kết quả quả thực thực tế tế và và chung của Cty chung của Cty chuẩn chuẩn bị bị dự dự toán toán NS NS dự toán dự toán ban ban đầu đầu Lập Lập NS NS hoạt hoạt động động Thực Thực hiện hiện các các điều điều Chuẩn Chuẩn hoá hoá NS NS chỉnh chỉnh Lập Lập NS NS tài tài chính chính Đánh Đánh giá giá thủ thủ tục tục dự dự Rút Rút kinh kinh nghiệm nghiệm vàvà cải cải Đánh Đánh giá giá hệ hệ thống thống toán NS và hoàn thiện toán NS và hoàn thiện thiện liên tục quy trình thiện liên tục quy trình NS NS dự dự toán toán NS NS Sơ đồ 1.4: Quy trình lập dự toán ngân sách hằng năm (Nguồn: Brookson, 2000) Theo Brookson (2000), quy trình dự toán ngân sách này đảm bảo liên kết giữa các kế hoạch ngân sách dài hạn, ngắn hạn với chiến lƣợc kinh doanh, tạo ra sự chuẩn hoá nhằm đơn giản hoá việc dự toán, thu thập đƣợc đầy đủ thông tin, có sự kiểm soát chặt chẽ trƣớc, trong và sau quá trình dự toán ngân sách. 1.3.2.1. Giai đoạn chuẩn bị Đây là bƣớc khởi đầu và cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình lập dự toán. Trong giai đoạn này cần làm rõ mục tiêu cần đạt đƣợc của doanh nghiệp vì tất cả các dự toán ngân sách đều đƣợc xây dựng dựa vào chiến lƣợc và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Sau khi xác định rõ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mô hình dự toán ngân sách chuẩn. Điều này giúp nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán ngân sách của