Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hệ thống (ERP) tại Công Ty Cổ Phần Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:117

Thêm vào BST

Báo xấu

33
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Dựa vào các lý luận thức tiễn, bài nghiên cứu nhằm nêu bật lên vai trò của HTTTKT cũng như vai trò của hệ thống ERP trong công tác tổ chức quản lý và điều hành tại doanh nghiệp. Qua đó tác giả phân tích, đánh giá thực tiễn HTTTKT tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu để thấy được ưu và nhược điểm của HTTTKT mà Công ty đang ứng dụng từ đó kết hợp với các lý luận của các nghiên cứu trước để đưa ra các kiến nghị và giải pháp hoàn thiện HTTTKT phù hợp với ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty nhằm làm cơ sở và giải pháp cho các nghiên cứu tiếp theo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hệ thống (ERP) tại Công Ty Cổ Phần Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH PHAN THỊ THU HIỀN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHÙ HỢP VỚI VIỆC ỨNG DỤNG THEO MÔ HÌNH HỆ THỐNG (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI - DẦU KHÍ HẢI ÂU LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2015
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH PHAN THỊ THU HIỀN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHÙ HỢP VỚI VIỆC ỨNG DỤNG THEO MÔ HÌNH HỆ THỐNG (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI - DẦU KHÍ HẢI ÂU Chuyên ngành: Kế Toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. VÕ VĂN NHỊ TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2015
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ kinh tế “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hệ thống (ERP) tại Công Ty Cổ Phần Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu” là kết quả nghiên cứu của cá nhân tôi, dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Võ Văn Nhị. Các số liệu trong bài là trung thực, tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực của đề tài nghiên cứu này. TP.HCM, ngày tháng năm 2015 Tác giả Phan Thị Thu Hiền
MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP. ..................................................... 6 1.1. Một số vấn đề chung về kế toán ........................................................................ 6 1.1.1. Khái niệm về kế toán ................................................................................. 6 1.1.2. Vai trò của kế toán ..................................................................................... 7 1.2. Lý thuyết về hệ thống thông tin......................................................................... 7 1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin .............................................................. 7 1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin .................................................................. 8 1.3. Lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán ........................................................... 8 1.3.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán ................................................. 8 1.3.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán .................................................... 9 1.3.3. Phân loại hệ thống thông tin kế toán ..................................................... 10 1.3.4. Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán ............................................... 12 1.4. Lý thuyết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ............. 14 1.4.1. Khái niệm ERP......................................................................................... 14 1.4.2. Đặc điểm của ERP ................................................................................... 18 1.4.3. Cấu trúc của hệ thống ERP .................................................................... 20
1.4.4. Quá trình hình thành và phát triển của ERP ....................................... 21 1.4.5. Các bước triển khai hệ thống ERP ........................................................ 22 1.4.6. Ưu và nhược điểm của ERP đối với doanh nghiệp ............................... 24 1.5. Các yếu tố tác động tới việc ứng dụng mô hình hệ thống ERP .................... 29 1.5.1. Các yếu tố tác động tích cực đến việc ứng dụng hệ thống ERP .......... 29 1.5.2. Các yếu tố tác động hạn chế đến việc ứng dụng hệ thống ERP .......... 30 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI – DẦU KHÍ HẢI ÂU ..................................... 35 2.1. Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu ..................... 35 2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành .................................................................. 35 2.1.2. Các thành tựu đạt được........................................................................... 38 2.2. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần – Hàng Hải Dầu Khí Hải Âu ......................................................................................................... 39 2.2.1. Chế độ kế toán áp dụng tại Công Ty...................................................... 39 2.2.2. Tình hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công Ty .................................... 39 2.2.3. Đặc điểm của quy trình kế toán tại Công Ty. ....................................... 42 2.3. Khảo sát thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần – Hàng Hải Dầu Khí Hải Âu........................................................................................ 48 2.3.1. Mục tiêu khảo sát ..................................................................................... 48 2.3.2. Nội dung khảo sát .................................................................................... 48 2.3.3. Phương pháp khảo sát ............................................................................. 49 2.3.4. Kết quả khảo sát ...................................................................................... 49 2.4. Những khó khăn, hạn chế và cơ hội liên quan đến ứng dụng mô hình ERP tại công ty. .................................................................................................................. 57 2.4.1. Khó khăn và hạn chế liên quan đến ứng dụng mô hình ERP tại Công Ty. .................................................................................................................... 57 2.4.2. Cơ hội từ việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán theo mô hình ERP
.................................................................................................................... 60 2.4.3. Kết luận quá trình hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với ứng dụng mô hình ERP......................................................................................... 61 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHÙ HỢP VỚI VIỆC ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI – DẦU KHÍ HẢI ÂU. ........................................................................... 64 3.1. Định hướng ứng dụng ERP tại Công Ty. ...................................................... 64 3.2. Các giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng ERP .......................................................................................................................... 65 3.2.1. Đào tạo đội ngũ nhân viên....................................................................... 65 3.2.2. Cấu trúc lại quy trình kinh doanh ......................................................... 66 3.2.3. Công tác truyền thông về hệ thống ERP ............................................... 68 3.2.4. Đảm bảo năng lực của đội dự án ............................................................ 68 3.2.5. Một số giải pháp hỗ trợ khác .................................................................. 69 3.2.5.1. Hoàn thiện chất lượng phần cứng và phần mềm .............................. 69 3.2.5.2. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................ 70 3.3. Một số kiến nghị để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng mô hình ERP............................................................................................. 74 3.3.1. Kiến nghị với doanh nghiệp sử dụng ERP ............................................ 74 3.3.2. Kiến nghị với nhà cung cấp phần mềm ERP ........................................ 78 3.4. Hạn chế và gợi ý cho các nghiên cứu tiếp theo.............................................. 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT APO Advanced Planner and optimizer – Tối ưu hóa kế hoạch BGĐ Ban Giám Đốc BQT Ban quản trị BC Báo cáo BOM Bill of Material – Công thức sản phẩm CEA Comprehensive enterprise applications – Các ứng dụng doanh nghiệp toàn diện CP Cổ Phần CNTT Công nghệ thông tin HTTTKT Hệ Thống Thông Tin Kế Toán HĐQT Hội Đồng Quản Trị MPS Master Production Schedule – Lập kế hoạch sản xuất MRP Material Requirements Planning – Lập kế hoạch vật liệu P.KTDVHH Phòng Khai Thác Dịch Vụ Hàng Hải P.TC-KT Phòng Tài Chính Kế Toán P. HCNS Phòng Hành Chính Nhân Sự P.TCPC Phòng Tổ Chức Pháp Chế SFA Sale Force Automation – Lực lượng bán hàng tự động
DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1: Bảng giá của ERP .......................................................................................... 28
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Hình 1.1: Cấu trúc của HTTTKT .................................................................................. 12 Hình 1.2: Mô tả về hệ thống ERP ................................................................................. 16 Hình 1.3: Hệ thống ERP ............................................................................................... 17 Hình 1.4: Các thành phần của hệ thống ERP ............................................................... 20 Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu quản lý của Công Ty CP HH – Dầu Khí Hải Âu .................... 36 Hình 2.2: Hình ảnh tàu Great Lady - Công Ty Hải Âu ................................................ 38 Hình 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán Công Ty Hải Âu ........................................................ 39 Hình 2.4: Mô hình dữ liệu điện toán đám mây ............................................................. 42 Hình 2.5. Tỷ lệ hiểu biết về hệ thống ERP. .................................................................. 51 Hình 2.6: Hệ thống thông tin kế toán công ty Hải Âu ................................................. 52 Hình 2.7 : Ảnh hưởng tới HTTTKT khi ứng dựng hệ thống ERP ................................ 53 Hình 2.8: các yếu tố quyết định đến việc hoàn thiện HTTTKT phù hợp với ứng dụng ERP................................................................................................................................ 54 Hình 2.9: tác động mà ERP mang lại khi hoàn tất quy trình triển khai hệ thống ERP . 55 Hình 2.10: Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công ....................... 56
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Thương mại điện tử ra đời đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, đổi mới và thay đổi công tác quản lý để bắt kịp với xu thế hiện nay, đồng thời đảm bảo sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. Với nhu cầu thông tin và quy mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh cùng với áp lực cạnh tranh nặng nề buộc các doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng hệ thống thông tin nhằm đáp ứng thông tin kịp thời và chính xác cao cho nhà quản lý cũng như cho các nhà đầu tư. Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán được xem là một phần không thể thiếu đối với một doanh nghiệp. Vậy phải lựa chọn hệ thống thông tin kế toán như thế nào cho phù hợp, đảm bảo được việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đáng tin cậy nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường trong và ngoài nước đó là vấn đề mà các doanh nghiệp đang băn khoăn khi phải quyết định cho mình việc lựa chọn và cải tiến hệ thống thông tin. Trên thực tế, ở Việt Nam hầu hết các doanh nghiệp đã và đang sử dụng những phần mềm kế toán thủ công đơn lẻ. Tuy nhiên, cũng có những doanh nghiệp đã sử dụng những phần mềm với những ứng dụng công nghệ cao, nhưng những phần mềm này được sử dụng riêng biệt cho bộ phận kế toán và hoàn toàn độc lập với các bộ phận còn lại. Như vậy, câu hỏi được đặt ra là giữa phần mềm kế toán nói chung và hệ thống ERP nói riêng có gì khác biệt, tại sao lại phải hoàn thiện hệ thống thông tin hiện hành để phù hợp với hệ thống ERP, và thực tế việc ứng dụng hệ thống ERP có thể mang lại lợi ích vượt trội như thế nào cho doanh nghiệp. Đó là lý do tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hệ thống (ERP) tại Công Ty Cổ Phần Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu” để trả lời cho những câu hỏi trên. Bài viết không bao quát toàn bộ doanh nghiệp ở Việt Nam mà chỉ tập trung vào một doanh nghiệp cụ thể để thấy rõ được quá trình thực hiện cũng như công tác tổ chức, quản lý
2 hệ thống thông tin tại Công Ty như thế nào, bài viết nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng của hệ thống thông tin hiện hành tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu, đồng thời đưa ra đề nghị và phương án xây dựng hệ thống thông tin mới với mong muốn có được một giải pháp hỗ trợ hữu hiệu và hiệu quả nhất cho Công Ty về chất lượng hệ thống cũng như chất lượng thông tin, đảm bảo việc cung cấp thông tin hữu ích hơn cho người sử dụng, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường cạnh tranh toàn cầu ngày càng gay gắt. Theo báo cáo về “Tình hình ứng dụng thương mại điện tử tại các doanh nghiệp năm 2014” thì có hai nhóm phần mềm được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp là phần mềm kế toán tài chính (88%) và phần mềm quản lý nhân sự (49%). Trong khi đó, các phần mềm phức tạp đòi hỏi mức độ tổ chức cao của doanh nghiệp như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Managemet - CRM), phần mềm quản lý hệ thống cung ứng (Supply Chain Management - SCM) và phần mềm lập kế hoạch nguồn lực (ERP) thì có tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng thấp hơn với các tỷ lệ tương ứng là 24%, 22% và 17 %. Như vậy ta có thể thấy được, mặc dù hiện nay với nhu cầu thông tin ngày càng cao, nhưng việc ứng dụng các phần mềm có tính phức tạp cao ở các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công Ty CP Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu nói riêng vẫn chưa phổ biến, vẫn còn ở mức tỷ lệ thấp, cho nên việc xây dựng một đề án để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán đòi hỏi doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức mới, những kỹ thuật mới và những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình cải tiến. 2. Tổng quan nghiên cứu Hướng nghiên cứu chính của không ít tác giả trong nước là nghiên cứu về HTTTKT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, trong công tác tổ chức quản lý của doanh nghiệp để tìm thấy những ưu và nhược điểm của HTTTKT tác động tới từng loại hình doanh nghiệp đó. Cụ thể như, Nghiên cứu của Nguyễn Thị Bích Hà , 2013 “Tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện sử dụng phần
3 mềm ERP” qua nghiên cứu này, tác giả nhằm đưa ra các giải pháp và kiến nghị để làm tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra tác động tích cực vào hệ thống ERP. Cũng như nghiên cứu của Nguyễn Thị Thuận Thảo, 2013 “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong môi trường thương mại điện tử tại Công ty CP VNG” nhằm mục đích hoàn thiện HTTTKT để ứng dụng trong môi trường thương mại điện tử cao hơn và hướng tới ứng dụng ERP. Nghiên cứu của Nguyễn Quốc Trung, 2013 “Giải pháp hoàn thiện nội dung chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán theo hướng ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp ở Việt Nam” nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện chu kỳ phát triển HTTTKT đáp ứng được yêu cầu của ERP. Nghiên cứu của Phạm Hồng Thái, 2013 “Giải Pháp triển khai hệ thống ERP tại Tổng Công Ty Phân Bón & Hóa Chất Dầu Khí” để đưa ra các giải pháp triển khai ERP và nâng cao ứng dụng của hệ thống ERP tại Công Ty. Về phía tác giả, tác giả tiếp tục dựa trên các nghiên cứu trước, đồng thời nghiên cứu về HTTTKT tại Công ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu, một trong những lĩnh vực hoạt động đặc thù đó là vận tải biển, từ đó nêu ra những điểm nổi bật, cũng như điểm yếu kém trong công tác tổ chức HTTTKT và đề ra các phương pháp khắc phục, hạn chế của Công ty để có thể ứng dụng được hệ thống hiện đại hơn đó là hệ thống ERP. 3. Mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Khảo sát, phân tích, đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu nhằm phát hiện những yếu kém chưa phù hợp. Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra các giải pháp khắc phục, đồng thời đưa ra đề nghị và phương án nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với mô hình ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Câu hỏi nghiên cứu Yếu tố nào ảnh hưởng tới việc quyết định hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán hiện hành phù hợp với việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
4 (ERP) tại công ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu? Việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán hiện hành tại Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu gì? Mức độ tác động tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp từ việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán hiện hành phù hợp với việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu theo chiều hướng như thế nào? 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu. Đối tượng khảo sát là nhân viên kế toán, phụ trách kế toán, nhân viên của các bộ phận tham gia vào hệ thống thông tin kế toán và các nhà quản trị của Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu. Phạm vi nghiên cứu là các chu trình doanh thu, chi phí, các hoạt động kinh doanh có liên quan tới chu trình hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu. 5. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu của đề tài là phân tích định tính dựa trên bảng câu hỏi khảo sát và phỏng vấn chuyên sâu những đối tượng có liên quan tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu, qua đó tổng hợp, so sánh, phân tích để thấy rõ được thực trạng từ đó làm cở sở cho các giải pháp và kiến nghị về việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). 6. Đóng góp của đề tài Dựa vào các lý luận thức tiễn, bài nghiên cứu nhằm nêu bật lên vai trò của HTTTKT cũng như vai trò của hệ thống ERP trong công tác tổ chức quản lý và điều hành tại doanh nghiệp. Qua đó tác giả phân tích, đánh giá thực tiễn HTTTKT tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu để thấy được ưu và nhược điểm của HTTTKT mà
5 Công ty đang ứng dụng từ đó kết hợp với các lý luận của các nghiên cứu trước để đưa ra các kiến nghị và giải pháp hoàn thiện HTTTKT phù hợp với ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty nhằm làm cơ sở và giải pháp cho các nghiên cứu tiếp theo. 7. Kết cấu nội dung nghiên cứu Bài luận văn gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết về Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP. Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện HTTTKT phù hợp với việc ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu.
6 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP. 1.1. Một số vấn đề chung về kế toán 1.1.1. Khái niệm về kế toán Có thể nói ngày nay từ các ngành lớn đến các ngành nhỏ, từ các ngành Nông, Lâm, Ngư nghiệp đến các ngành kinh tế hay các cơ quan Nhà nước thì kế toán là một bộ phận không thể thiếu và là huyết mạch của một tổ chức. Theo luật kế toán Việt Nam thì Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Ngoài ra trên thế giới cũng có rất nhiều định nghĩa về kế toán. Theo Ủy ban thuật ngữ của học viện kế toán viên công chứng của Mỹ (AICPA) đã định nghĩa: “Kế toán là một nghệ thuật dùng để ghi chép, phân loại và tổng hợp theo một phương pháp riêng có dưới hình thức tiền tệ về các nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế và trình bày kết quả của nó cho người sử dụng ra quyết định.” Một định nghĩa về kế toán được chấp nhận trong suốt thời gian qua là định nghĩa được trình bày trong “Báo cáo về lý thuyết kế toán căn bản” ban hành bởi Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ: “Kế toán là một tiến trình ghi nhận, đo lường, và cung cấp các thông tin kinh tế nhằm hỗ trợ cho các đánh giá và các quyết định của người sử dụng thông tin”. Giáo sư, tiến sĩ Grene Allen Gohlke của Viện Đại Học Wisconsin lại định nghĩa: “Kế toán là một khoa học liên quan đến việc ghi nhận, phân loại, tóm tắt và giải thích các nghiệp vụ tài chính của một tổ chức, giúp cho Ban giám đốc có thể căn cứ vào đó để ra các quyết định kinh tế” Có rất nhiều định nghĩa về kế toán của các tổ chức, hiệp hội, cá nhân và tất cả các định nghĩa đều phản ánh kế toán là một tiến trình liên quan đến việc ghi nhận các nghiệp vụ tài chính để đưa ra các thông tin nhằm hỗ trợ cho Ban quản trị ra quyết định kinh tế.
7 1.1.2. Vai trò của kế toán Như đã nói ở trên, ngày nay kế toán là một phần không thể thiếu trong các đơn vị, tổ chức dù lớn hay nhỏ, nó giống như là một quả tim của doanh nghiệp, doanh nghiệp muốn tồn tại thì đồng nghĩa với việc tồn tại của bộ phận kế toán. Kế toán góp phần giúp doanh nghiệp lưu giữ lại thông tin và cung cấp thông tin hỗ trợ cho các quyết định của người sử dụng thông tin. Không chỉ dừng lại ở việc thu thập, lưu trữ thông tin mà kế toán còn phải xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính….từ đó nhà quản trị có thể sử dụng những thông tin trên để theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm có những quyết định kịp thời và có những hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó những thông tin do kế toán cung cấp không chỉ được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà nó còn là thông tin được cung cấp ra bên ngoài, ví dụ như các cơ quan Nhà Nước, các nhà đầu tư, ngân hàng…. Cho nên những thông tin này cần đảm bảo chính xác, rõ ràng để không làm ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp và giúp cho các nhà đầu tư có cái nhìn chính xác về doanh nghiệp. Theo (Ronello B. Lewis, 1960) thì kế toán có vai trò trong việc ra quyết định, các quyết định trong kinh doanh là các quyết định quan trọng mà các quyết định này dựa trên các sự kiện mà bắt nguồn từ những con số. Việc chuẩn bị những thông tin, những con số đó là do kế toán và bằng cách dẫn các sự kiện, các con số đó thông qua hình thức hiểu, phân tích kế toán sẽ chỉ đường cho các nhà quản trị có quyết định và hành động có lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp. Theo như (R. W. Coleman, 1949) cho thấy mối quan hệ giữa kế toán và quản lý được thể hiện qua cụm từ “Kế toán là một công cụ quản lý” điều này có nghĩa nghĩa rằng các nhà quản trị có thể sử dụng các báo cáo kế toán để đưa ra các quyết định, xây dựng chính sách trên các dữ liệu kinh doanh được ghi nhận. 1.2. Lý thuyết về hệ thống thông tin 1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin
8 Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ thống. Nó được thiết lập với mục tiêu thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng. Hệ thống thông tin tồn tại dưới dạng hình dạng và quy mô. Từ những dữ liệu đầu vào là các dữ liệu thô, các con số, hình ảnh....thông qua quá trình xử lý, phân tích, tổng hợp để tạo thành thông tin đầu ra cho người sử dụng, một phần thông tin sau quá trình xử lý sẽ được lưu trữ trong hệ thống nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng tiếp theo. Quá trình xử lý, lưu trữ thông tin đều thông qua việc kiểm soát nhằm đảm bảo thông tin được rõ ràng, chính xác, phù hợp với mục tiêu của người sử dụng. 1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin Ngày nay, Hệ thống thông tin được xem là một yếu tố thiết yếu đối với một tổ chức, nó giúp cho doanh nghiệp có được thông tin kịp thời, chính xác nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được các bước tiến trong hoạt động. Thông qua hệ thống thông tin, các dữ liệu được thu thập và xử lý tạo ra những thông tin có ý nghĩa, cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin luôn gắn liền với ra quyết định, bởi vì một quyết định dù lớn hay nhỏ thì cũng cần phải có thông tin. Muốn có thông tin thì cần phải qua một quá trình thu thập, xử lý và lưu trữ, thông tin cung cấp đòi hỏi phải chính xác, kịp thời và hiệu quả về chi phí, đúng mục đích người sử dụng, truyền đạt đúng lúc và dễ dàng sử dụng. Thông tin chính xác giúp ích cho việc ra quyết định đúng đắn và có hiệu quả hơn. 1.3. Lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán 1.3.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Quá trình sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra thường xuyên và liên tục, vì vậy cần phải có một hệ thống để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày. Các nghiệp vụ kinh tế này được thu thập, ghi chép và xử lý thông qua hệ thống thông tin kế toán. Và nguồn dữ liệu được tổng hợp, phân tích để cho ra
9 các báo cáo, những thông tin cần thiết cho người sử dụng khi có nhu cầu. Để có một thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời thì quá trình thu thập dữ liệu phải thường xuyên từ những dữ liệu thô, đơn giản để tổng hợp thành một hệ thống dữ liệu và các dữ liệu phải được sàng lọc, phân tích để phản ánh đúng bản chất của thông tin, phản ánh thực tế quá trình hoạt động của doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị cấp cao có những định hướng và quyết định đúng đắn cho hướng đi của mình. HTTTKT không đơn thuần chỉ là hệ thống xử lý bằng máy và được hỗ trợ bằng các thiết bị hiện đại với ứng dụng công nghệ thông tin mới nhất vào công tác kế toán mà nó có thể là một hệ thống thủ công, đơn giản và là công cụ để giúp thu thập, phân tích, lưu trữ dữ liệu. Cũng như hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập xử lý và báo cáo thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Theo (Leslie Turner và Andrea Weickgenannt, 2009) HTTTKT là một hệ thống xử lý các hoạt động của doanh nghiệp với mục tiêu thu thập, xử lý dữ liệu kế toán thông qua phân loại, tổng hợp từ đó tạo ra thông tin truyền thông đến các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. 1.3.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán Qua khái niệm về HTTTKT ta cũng thấy được chức năng của HTTTKT là thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, hỗ trợ cho công tác tổ chức, quản lý cũng như ra quyết định của ban quản trị doanh nghiệp. Một thông tin đầu vào dù có đơn giản đến đâu, nếu như không được theo dõi và cập nhật kịp thời thì rất dễ bỏ sót hoặc cập nhật chậm, điều này đôi lúc lại gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới các quyết định trong kinh doanh, các quyết định về tài chính của ban quản trị, cho nên HTTTKT còn có chức năng kiểm soát chặt chẽ việc ghi nhận, xử lý thông tin trên cơ sở tuân thủ các quy trình, chuẩn mực, nguyên tắc kế toán nhằm cung cấp chất lượng thông tin tốt nhất. Bên cạnh đó nó còn là một công cụ giúp lưu trữ lại thông tin từ năm này qua năm khác, lưu trữ lịch sử hoạt động
10 của doanh nghiệp từ khi mới đầu hình thành. HTTTKT cung cấp phần lớn các thông tin quan trọng cho nhà quản lý trong quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp. Các thông tin kế toán cần cung cấp rất đa dạng, phong phú và ngày càng được đòi hỏi cao về chất lượng cũng như sự kịp thời, vì vậy để có được những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý, cần phải có một hệ thống kế toán mạnh và hữu hiệu (Theo Bộ môn HTTTKT, Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tập 3, NXB Lao Động – Xã Hội, 2010) 1.3.3. Phân loại hệ thống thông tin kế toán  Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp • Hệ thống thông tin kế toán tài chính Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành (Nguyễn Thế Hưng, Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, NXB Thống kê, 2006, trang 21). Thông tin cung cấp ra bên ngoài chủ yếu thường hướng tới các nhà đầu tư, tổ chức tín dụng, các nhà phân tích tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê…. • Hệ thống thông tin kế toán quản trị Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp (Nguyễn Thế Hưng, HTTTKT, NXB Thống kê, 2006, Trang 21). HTTTKT quản trị cũng dựa trên những thông tin từ HTTTKT tài chính và được kết hợp cùng với các thông tin về kinh tế, chính trị, môi trường kinh doanh để có thể ra quyết định chính xác, đồng thời HTTTKT quản trị còn phục vụ kiểm soát và đo lường hiệu quả hoạt động của nhà quản lý, của từng bộ phận.  Phân loại theo phương thức xử lý • Hệ thống thông tin kế toán thủ công Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công tác kế toán. Dữ liệu trong hệ thống
11 này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng….Đây là những hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước (Nguyễn Thế Hưng, HTTTKT, NXB Thống kê, 2006, trang 21). • Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính Cũng như HTTTKT thủ công, HTTTKT trên nền máy tính là nguồn lực bao gồm con người và máy tính. Trong đó máy tính thực hiện toàn bộ các công tác kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người, ngoài ra con người còn làm nhiệm vụ thu thập, bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống (Nguyễn Thị Thuận Thảo, 2013). Điều đó có nghĩa là, hệ thống được xây dựng lên thông qua con người và con người chính là đối tượng theo dõi, cài đặt, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống và muốn có được thông tin kế toán thì cũng chính con người là đối tượng xử lý, tổng hợp, kết xuất ra thông tin cùng với sự hỗ trợ của hệ thống máy tính.  Phân loại theo cách thức tổ chức, xử lý, cung cấp thông tin • Các phần hành kế toán, các hệ thống ứng dụng: Trong bộ máy kế toán có rất nhiều phần hành khác nhau, mỗi phần hành phụ trách một chức năng riêng nhằm tách biệt trách nhiệm và quyền hạn của từng phần hành, vì vậy một HTTTKT theo từng phần hành, các hệ thống ứng dụng sẽ được chia thành các phần hành như: Kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán thanh toán, thủ quỹ… • Các chu trình kế toán: Quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bao gồm rất nhiều chu trình, mỗi chu trình sẽ được xây dựng một quy trình vận hành riêng: - Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Chu trình doanh thu có quan hệ trực tiếp với khách hàng, chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng gói….(Bộ môn HTTTKT, tập 2, NXB Phương Đông)