Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Thực hiện 5S tại bộ phận sản xuất cửa nhựa công ty cổ phần Thiết kế Đầu tư Xây dựng Cửu Long

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:86

Thêm vào BST

Báo xấu

131
lượt xem 28
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu ứng dụng mô hình 5S với mục đích tạo môi trường làm việc an toàn cho công nhân viên từ đó tạo động lực, tăng hiệu quả và năng suất làm việc đồng thời giảm bớt được sự lãng phí nguyên vật liệu và thời gian. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Thực hiện 5S tại bộ phận sản xuất cửa nhựa công ty cổ phần Thiết kế Đầu tư Xây dựng Cửu Long

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ***** PHẠM THỊ YÊN THỰC HIỆN 5S TẠI BỘ PHẬN SẢN XUẤT CỬA NHỰA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỬU LONG LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP.HCM – NĂM 2015
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ***** PHẠM THỊ YÊN THỰC HIỆN 5S TẠI BỘ PHẬN SẢN XUẤT CỬA NHỰA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỬU LONG Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh Mã ngành: 60340102 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS TRẦN KIM DUNG TP.Hồ Chí Minh- Năm 2014
LỜI CAM ĐOAN Kính thưa quý thầy cô, kính thưa tất cả bạn đọc. Tôi tên là Phạm Thị Yên, sinh ngày 26/10/1990 hiện là học viên cao học lớp ngày 2 – K22 trường đại học Kinh Tế TPHCM, MSHV: 7701221444 Tôi xin cam đoan luận văn đề tài“Thực hiện 5S tại bộ phận sản xuất cửa nhựa công ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tư Xây Dựng Cửu Long” là luận văn do tôi viết. Trong quá trình thực hiện luận văn, tôi có tham khảo các tài liệu trong mục tài liệu tham khảo và các dữ liệu sơ cấp để phân tích trong phần thực trạng và ứng dụng là do tôi thực hiện khảo sát ban lãnh đạo và cán bộ công nhân trong công ty. Tôi cam đoan đề tài này không sao chép từ bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đó. Ngày……….tháng……….năm 2014 Học viên Phạm Thị Yên
MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài. ................................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu. ............................................................................................. 1 3. Phạm vi nghiên cứu................................................................................................ 2 4. Đối tƣợng nghiên cứu. ........................................................................................... 2 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. ...................................................................................... 2 6. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài nghiên cứu................................................................. 3 7. Cấu tr c nghiên cứu ............................................................................................... 3 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH 5S ....................................................... 4 1.1. Khái niệm và vai trò của 5S. .................................................................................. 4 1.1.1. Khái niệm về 5S. .......................................................................................... 4 1.1.2. Vai trò của 5S. ............................................................................................. 5 1.1.3. Nguyên tắc để thực hiện 5S ......................................................................... 7 1.2. Các bƣớc thực hiện 5S. .......................................................................................... 7 1.3. Mô hình 5S ứng dụng tại các doanh nghiệp. ....................................................... 13 1.3.1. Mô hình 5S................................................................................................. 13 1.3.2. Đánh giá thực hiện 5S. ............................................................................... 14 1.4. Quy trình nghiên cứu ứng dụng 5S vào trong doanh nghiệp. .............................. 15 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC TẠI XƢỞNG SẢN XUẤT CỬA NHỰA- CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CỬU LONG............................................................................................. 17 2.1 Giới thiệu chung về công ty. ................................................................................ 17
2.2 Thực trạng môi trƣờng làm việc tại bộ phận sản xuất cửa nhựa - Công Ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tƣ Xây Dựng Cửu Long. ............................................................ 19 2.2.1 Thực trạng bố trí mặt bằng tại công ty....................................................... 20 2.2.2 Phân tích môi trƣờng làm việc tại bộ phận sản xuất cửa nhựa công ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tƣ Xây Dựng Cửu Long........................................................ 25 2.3 Đánh giá thực trạng .............................................................................................. 30 2.4 . Sự cấp thiết phải ứng dụng 5S trong công ty. .................................................... 31 2.4.1 Các vấn đề mà 5S có thể khắc phục. ......................................................... 31 2.4.2 Đánh giá sự phù hợp 5S với việc giải quyết từng vấn đề của công ty. ..... 32 2.5 Đánh giá tính khả thi của việc ứng dụng 5S. ....................................................... 34 CHƢƠNG 3: QUY TRÌNH ỨNG DỤNG 5S VÀO BỘ PHẬN CỬA NHỰA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CỬU LONG. ............................... 37 3.1 Chiến lƣợc công ty và mục tiêu quá trình thực hiện ............................................ 37 3.2 Thực hiện 5S tại công ty. ..................................................................................... 38 3.3 Các tiêu chuẩn để giá và đo lƣờng thành công sau khi thực hiện 5S .................. 60 3.4 Thực hiện 5S tại vị trí thí điểm mẫu. ................................................................... 63 KẾT LUẬN .................................................................................................................... 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh bộ phận cửa nhựa Phụ lục 2: Bảng câu hỏi khảo sát xƣởng sản xuất. Phụ lục 3: Bảng câu hỏi khảo sát ban giám đốc. Phụ lục 4: Quyết định thành lập ban lãnh đạo 5S Phụ lục 5: Sơ đồ phân công khu vực dọn vệ sinh Phụ lục 6: Bảng mẫu sử dụng thống kê vật dụng Phụ lục 7: Đánh giá thực hiện 5S Phụ lục 8: Tiêu chí đánh giá cho khối sản xuất Phụ lục 9: Bảng đánh giá kết quả 5S Phụ lục 10: Bảng báo cáo những điểm cần khắc phục
DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Nguyên tắc tổ chức nguyên liệu trong công ty ............................................. 10 Bảng 2.1 Thống kê số lƣợng máy bị mất trong tháng 7 và 8 năm 2013 ...................... 20 Bảng 2.2 Số lƣợng vật liệu không thể sử dụng năm 2013 ........................................... 27 Bảng 2.3 Thống kê nguyên vật liệu, thiết bị hiện tại tại công ty. ................................ 28 Bảng 3.1 Kế hoạch thực hiện chƣơng trình 5S tại công ty. ......................................... 38 Bảng 3.2 Chi phí ƣớc tính đào tạo 5S. ......................................................................... 39 Bảng 3.3 Phân chia khu vực cho từng nhóm ............................................................... 41 Bảng 3.4 Chƣơng trình đào tạo 5S cho công nhân. ..................................................... 41 Bảng 3.5 Vật dụng cần sàng lọc và sắp xếp ................................................................. 44 Bảng 3.6 Thống kê dụng cụ cần sử dụng khi thực hiện 5S. ......................................... 44 Bảng 3.7 Tiêu chuẩn gắn thẻ cho từng loại hàng. ........................................................ 45 Bảng 3.8 Bảng tiêu chuẩn các vật liệu và dụng cụ trong xƣởng ................................. 46 Bảng 3.9 Vị trí và kết quả của trang thiết bị đƣợc sắp xếp lại trong xƣởng. ............... 49 Bảng 3.10 Màu sơn tƣơng ứng cho từng khu vực........................................................ 53 Bảng 3.11 Kế hoạch thực hiện 5S. ............................................................................... 60 Bảng 3.12 Hành động 5S tại công ty và kết quả mong muốn ..................................... 60 Bảng 3.13 Bảng chƣơng trình đánh giá tuần 5S ......................................................... 62 Bảng 3.14 Đánh giá mức độ thực hiện 5S .................................................................. 63
DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Mẫu thẻ đỏ và thẻ vàng............................................................................. 11 Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty. ....................................................................... 18 Hình 2.2 Sơ đồ bố trí mặt bằng và lƣu đồ sản xuất tại công ty ............................... 21 Hình 2.3 Lƣu đồ quá trình sản xuất cửa nhựa của công ty. .................................... 22 Hình 3.1 Sơ đồ bố trí lại mặt bằng và lƣu đồ sản xuất công ty. .............................. 42 Hình 3.2 Hình ảnh trƣớc và sau khi thực hiện 5S tại vị trí thí điểm ....................... 65
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực sản xuất cửa nhựa lõi thép, Cửu Long luôn phải đối đầu với việc giải quyết các vấn đề cân đối giữa doanh thu và chi phí. Đặc biệt trong một số công trình sản xuất cửa gần đây của công ty đang có dấu hiệu gia tăng về chi phí. Nếu nhƣ trƣớc đây tỷ lệ chi phí/tổng doanh thu của mỗi công trình từ 25% -30% thì bây giờ tỷ lệ này tăng lên từ 35-40%, thậm chí có công trình tăng lên tới 50% (Theo số liệu nguồn kế toán). Đồng thời, trong quá trình làm việc, bằng biện pháp quan sát thực tế, tác giả đã tìm ra một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng tăng chí phí và giảm hiệu quả làm việc hiện nay của công ty: nguyên vật liệu sử dụng chƣa hiệu quả, môi trƣờng làm việc có nhiều bụi bẩn và không an toàn, không gian làm việc bị thu hẹp do sự bố trí máy móc, thiết bị không phù hợp và đặc biệt công ty chƣa ứng dụng một công cụ quản lý chất lƣợng chuẩn nào để cải thiện tình hình hiện tại. Từ những vấn đề trên tác giả nhận thấy việc áp dụng một công cụ quản lý chất lƣợng là một điều quan trọng và cấp thiết trong giai đoạn hiện nay.Tuy nhiên, để thực hiện tốt một công cụ quản lý chất lƣợng không chỉ đòi hỏi có sự quyết tâm của ban lãnh đạo mà còn đòi hỏi rất nhiều về chi phí và nguồn lực.Vì vậy, với một công ty với nhiều sự hạn chế về tài chính nhƣ Cửu Long, việc lựa chọn một công cụ quản lý đơn giản và không tốn nhiều chi phí nhƣng vẫn mang lại hiệu quả là ƣu tiên hàng đầu. Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều công cụ quản lý chất lƣợng nhƣng công cụ đƣợc các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam ƣa chuộng chính là 5S.Từ những vấn đề nêu trên tác giả chọn đề tài “Thực hiện 5S tại bộ phận sản xuất cửa nhựa – Công Ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tƣ Xây Dựng Cửu Long” đề làm cho luận văn cao học của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu.
2 Ứng dụng mô hình 5S với mục đích tạo môi trƣờng làm việc an toàn cho công nhân viên từ đó tạo động lực, tăng hiệu quả và năng suất làm việc đồng thời giảm bớt đƣợc sự lãng phí nguyên vật liệu và thời gian. Nghiên cứu này nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể sau:  Phân tích thực trạng môi trƣờng làm việc hiện tại tại công ty.  Phân tích sự phù hợp của 5S khi ứng dụng vào công ty.  Quy trình thực hiện 5S.  Đánh giá và đo lƣờng kết quả đạt đƣợc. 3. Phạm vi nghiên cứu. Nghiên cứu về thực hiện 5S tại bộ phận sản xuất cửa nhựa công ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tƣ Xây Dựng Cửu Long. 4. Đối tƣợng nghiên cứu. Đối tƣợng nghiên cứu là thực hiện 5S tại bộ phận sản xuất cửa nhựa công ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tƣ Xây Dựng Cửu Long. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. Đề tài sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định tính kết hợp với phƣơng pháp nghiên cứu định lƣợng.Trong đó, phƣơng pháp định lƣợng đƣợc sử dụng để phỏng vấn, khảo sát cán bộ công nhân viên về môi trƣờng làm việc, thông qua kết quả khảo sát nhằm tìm ra các vấn đề hiện công ty đang gặp phải từ đó đƣa ra quy trình thực hiện 5S chuẩn để khắc phục những vấn đề trên. Đồng thời, sử dụng phƣơng pháp định tính để phỏng vấn, thu thập ý kiến và quan điểm và mong muốn của ban lãnh đạo khi thực hiện giải pháp. Nghiên cứu đƣợc thực hiện qua 4 giai đoạn:  Giai đoạn 1: Sử dụng phƣơng bảng câu hỏi đánh giá 5S đƣợc phát triển bởi JICA (2008) để phỏng vấn 15 công nhân sản xuất trong xƣởng nhằm xác định vấn đề trong môi trƣờng làm việc hiện tại của công ty.
3  Giai đoạn 2: Phân tích những điểm phù hợp của 5S với việc giải quyết từng vấn đề gặp phải của doanh nghiệp.  Giai đoạn 3: Xây dựng tiến trình thực hiện 5S tại công ty dựa theo nghiên cứu của Dario & cộng sự (2008), Tổng Cục Đo Lƣờng Thành Phố Hồ Chí Minh.  Giai đoạn 4: Kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện 5S dựa theo tiêu chuẩn Tổng Cụ Đo Lƣờng Thành Phố Hồ Chí Minh. 6. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài nghiên cứu. Đề tài phát triển việc ứng dụng 5S trong bộ phận sản xuất cửa nhựa Công Ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tƣ Xây Dựng Cửu Long nhằm gi p công ty có thể tăng đƣợc năng suất, hiệu quả làm việc và giảm các chi phí ẩn trong hoạt động sản xuất. Là cở sở để cho các doanh nghiệp sản xuất khác trong lĩnh vực sản xuất cửa nhựa ứng dụng. Hoàn thiện lý thuyết về 5S trong việc ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam. 7. Cấu tr c nghiên cứu Ngoài phần mở đầu và kết luận, nghiên cứu gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về mô hình 5S bao gồm các khái niệm, vai trò của 5S, các bƣớc thực hiện 5S và cách ứng dụng 5S vào sản xuất. Chƣơng 2: Phân tích thực trạng môi trƣờng làm việc tại Công Ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tƣ Xây Dựng Cửu Long dựa vào bảng câu hỏi đánh giá 5S của JICA (2008) tìm ra các vấn đề gặp phải và đƣa ra các giải pháp khắc phục, phân tích sự phù hợp của việc ứng dụng 5S vào quản lý chất lƣợng tại công ty. Chƣơng 3: Thực hiện 5S vào hoạt động quản lý chất lƣợng tại công ty. Trong chƣơng này tác giả đƣa ra các bƣớc thực hiện và các tiêu chuẩn để đo lƣờng quá trình thực hiện 5S.
4 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH 5S 1.1. Khái niệm và vai trò của 5S. 1.1.1. Khái niệm về 5S. 5S đƣợc giới thiệu bởi Takashi Osada trƣớc năm 1980, đó là chữ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). Theo Tạ Thị Kiều An (2010), 5S đƣợc định nghĩa là: Seiri (Sàng lọc): có nghĩa là sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.Xác định “đ ng số lƣợng” đối với những thứ cần thiết. Seiton (Sắp xếp): có nghĩa là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự, có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy, dễ sử dụng. Sắp xếp đ ng vật, đ ng chỗ Seiso (Sạch sẽ): có nghĩa là vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ, hạn chế nguồn dơ bẩn, lau chùi “có ý thức”. Seikesu (Săn sóc): săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso với 3 nguyên tắc “không”: không có vật vô dụng, không bừa bãi và không dơ bẩn. Shitsuke (Sẵn sàng): tạo thói quen tự giác làm việc theo phƣơng pháp đ ng. 5S tập trung vào việc giữ gìn sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc.5S xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, tăng sự tiện lợi và nâng cao năng suất.Tuy nhiên Hajime Suzuki (2006) cho rằng những giải thích 5S ở trên chỉ tốt trong giai đoạn đầu thực hiện và cần đƣợc sửa đổi để áp dụng trong thực tiễn.Ông chia việc thực hiện 5S thành 2 giai đoạn, ở giai đoạn thứ nhất, ông thực hiện 5S giống nhƣ trên (ông gọi đây là giai đoạn 5S thông thường) để thấy đƣợc sự khác biệt khi thực hành 5S. Tuy nhiên, khi bƣớc qua giai đoạn thứ hai (giai đoạn 5S thực tiễn) ông thực hành với suy nghĩ: “tại mỗi nơi làm việc đều là đối tƣợng của 5S” Và ông đã đƣa ra 5S sửa đổi nhƣ sau: Seiri (Sàng lọc): lọc ra và “di rời” những vật không cần thiết và lƣợng không cần thiết ra khỏi những vật cần dùng. Cần phải có tiêu chuẩn rõ ràng cho từng đối tƣợng.
5 Seiton (Sắp xếp): những vật này cần đƣợc sắp xếp ở điều kiện tốt và sẵn sàng „để dùng” và “đảm bảo an toàn” (không bị dùng sai để ngăn ngừa sự cố). Seiso (Sạch sẽ): làm sạch bằng cách „thu lƣợm rác mà không vứt lung tung” để nơi làm việc sạch sẽ, “tẩy sạch bụi mà không gây hƣ hại sản phẩm” đối với những sản phẩm sẵn sàng, “kiểm tra và sửa chữa những trạng thái bất thƣờng”. Seiketsu (săn sóc): „ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh ở mức cao” Shitsuke (sẵn sàng): Không sửa đổi, nhƣng với những nhà máy mới thành lập thì những quy tắc, quy định và tiêu chuẩn công việc phải đƣợc đặt ra trƣớc. Bổ sung thêm vào quan điểm của Hajime Suzuki (2006), J. Michalska*, D. Szewieczek (2007) cho rằng: để thực hiện 5S cần xuất phát từ bản thân của mỗi ngƣời công nhân, dựa trên sự hiểu biết của chính họ để thực hiện và làm đ ng 5S ngay từ đầu. Việc phát triển một “Check List” (danh sách kiểm tra) sẽ gi p cho tổ chức thực hiện và đánh giá chính xác nơi làm việc của mình. 1.1.2. Vai trò của 5S. 5S đƣợc ứng dụng hầu hết trong các xí nghiệp Nhật Bản nhằm làm tăng khả năng cũng nhƣ hiệu quả làm việc của con ngƣời. Nó đƣợc tin là một công cụ có thể gi p tổ chức nâng cao hiệu quả môi trƣờng sản xuất bao gồm cả vệ sinh, sức khỏe, an toàn và nhiều hơn nữa (Mohd Nizam Ab Rahman, 2010). N.Khamis & cộng sự (2009) cho rằng 5S là một kỹ thuật đƣợc sử dụng để lập nên và duy trì một môi trƣờng chất lƣợng trong tổ chức.5S giải quyết vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động và không khí làm việc trong tập thể, hoàn thiện môi trƣờng làm việc.Còn theo J. Michalska*, D. Szewieczek (2007), phƣơng pháp 5S thƣờng đƣợc mở đầu trong chu trình cải tiến, nó là một công cụ gi p cho quá trình phân tích tiến trình đƣợc diễn ra nhanh hơn, đồng thời tạo ra sự sáng tạo, duy trì tổ chức gọn gàng, ngăn nắp. Kết quả của nó chính là tăng hiệu quả của tổ chức, cải thiện chất lƣợng, giảm đƣợc các lãng phí trong sản xuất.
6 Phƣơng pháp 5S nhằm xây dựng ý thức cải tiến và tinh thần đồng đội của mọi ngƣời tại nơi làm việc, gi p xây dựng và phát triển ý thức trách nhiệm và tinh thần tập thể của các thành viên (Tạ Thị Kiều An, 2010).Tạo cho nơi làm việc đƣợc sạch sẽ, ngăn nắp hơn, tăng cƣờng phát huy sáng kiến cải tiến của nhân viên, tạo điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc, gia tăng tính tự giác của nhân viên trong công ty. Thực hiện tốt 5S góp phần vào việc thực hiện tốt các hoạt động: PQCDSM: P (Productivity) – Tăng năng suất, Q (Quality) – Tăng chất lƣợng, C (Cost) – giảm chi phí, D (Dilivery) – Giao hàng đ ng hẹn, S (Safety) – Đảm bảo an toàn, M (Morale) – Nâng cao tinh thần (Hajime Suzuki, 2006). Ngoài ra, J. Michalska*, D. Szewieczek (2007) còn chứng minh đƣợc vai trò to lớn của việc thực hiện tốt 5S qua các giai đoạn: Thực hiện tốt S1 (Sàng lọc): gi p tổ chức cải tiến đƣợc tiến trình bằng việc giảm chi phí sản xuất, giảm tồn kho, sử dụng tốt hơn diện tích nơi làm việc và giảm việc làm mất công cụ làm việc. Thực hiện tốt S2 (Sắp xếp) gi p tổ chức cải tiến đƣợc tiến trình bằng việc tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc, giảm thời gian tìm kiếm công cụ cần thiết và tăng mức độ an toàn trong lao động. Thực hiện tốt S3 (Sạch sẽ): tăng hiệu quả làm việc của máy móc, duy trì sự sạch sẽ và ngăn nắp, duy trì và cải tiến đƣợc hiệu suất làm việc của máy móc, duy trì nơi làm việc sạch sẽ, dễ dàng để kiểm tra, phát hiện nhanh chóng mối đe dọa (nguồn gốc gây ra sự nguy hiểm trong sản xuất), cải tiến môi trƣờng làm việc và đánh giá đƣợc nguyên nhân của những tai nạn. Thực hiện tốt S4 (Săn sóc): sẽ gia tăng sự an toàn và giảm ô nhiễm trong môi trƣờng công nghiệp, xác định đƣợc nguyên nhân của mọi tiến trình. Thực hiện tốt S5 (Sẵn sàng): tăng đƣợc nhận thức và tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên trong tổ chức, giảm tối thiểu những lỗi về chất lƣợng, gia tăng sự
7 đồng lòng trong nhân viên, cải tiến tiến trình giao tiếp và mối quan hệ của toàn thể nhân viên. 1.1.3. Nguyên tắc để thực hiện 5S  Cam kết của lãnh đạo: ở đây chỉ sự cam kết về việc chỉ đạo thực hiện, cam kết việc cung cấp đầy đủ nguồn nhân lực cho dự án và đặc biệt là việc cung cấp đầy đủ kinh phí để duy trì dự án.  Đào tạo và hƣớng dẫn cán bộ nhân viên trong công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng nhƣ phƣơng pháp để thực hiện.  Sự tham gia của tất cả mọi ngƣời.  Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong công ty để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh. 1.2. Các bƣớc thực hiện 5S. Việc thực hiện 5S là không giống nhau giữa các doanh nghiệp.Có những doanh nghiệp chẳng hạn nhƣ công ty CNC VINA thực hiện 5S bắt đầu với yếu tố đầu tiên là S5 (Sẵng sàng) điều này có nghĩa là doanh nghiệp tập trung vào việc đào tạo nhận thức cho ngƣời công nhân, khi công nhân có đủ nhận thức về vai trò cũng nhƣ lợi ích mà 5S mang lại thì mới tiến hành thực hiện các bƣớc còn lại.Cũng có những doanh nghiệp tiến hành theo đ ng trình tự từ S1 (Sàng lọc) tới S5 (Sẵn sàng) nhƣ công ty CNCTECH hay Traphaco CNC. Tuy nhiên, dựa theo thực trạng hoạt động của Cửu Long, tác giả đã tiến hành thực hiện 5S dựa theo tài liệu hƣớng dẫn của Tổng Cục Đo Lƣờng TP.HCM và sẽ chia thành 2 giai đoạn thực hiện trong đó giai đoạn 1 bao gồm các bƣớc: chuẩn bị, thông báo và tổng vệ sinh sơ bộ và giai đoạn 2 bao gồm các bƣớc: sàng lọc sơ bộ, thực hiện 5S và đánh giá 5S. Giai đoạn 1: Bước 1: Chuẩn bị
8 Các bộ lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S. Việc tìm hiểu này nhằm mục đích tạo cho ban lãnh đạo cái nhìn sâu sắc về 5S (công dụng cũng nhƣ những lợi ích mà 5S mang lại).Đây là một bƣớc quan trọng có tính chất quyết định đến việc thành công của dự án 5S tại công ty bởi vì ban lãnh đạo là ngƣời trực tiếp truyền động lực cho những ngƣời công nhân, họ cũng chính là ngƣời bố trí nhân lực và cung cấp tài chính để thực hiện và duy trì dự án. Cán bộ lãnh đạo sau khi đã hiểu hết về 5S cũng nhƣ những tiềm năng và rủi ro khi thực hiện 5S thì bƣớc tìm hiểu kinh nghiệm về hoạt động 5S là một bƣớc tiến quan trọng của tiến trình. Ở bƣớc này ban lãnh đạo sẽ đƣợc đi tham quan các mô hình 5S thành công, đƣợc học hỏi và chia sẻ các kinh nghiệp về quá trình thực hiện, giảm thiểu đƣợc những rủi ro thƣờng gặp có thể xảy. Cam kết thực hiện 5S của ban lãnh đạo là bƣớc thành công đầu tiên cho cả tiến trình. Nó thể hiện mong muốn cải tiến tổ chức, thể hiện niềm tin của giám đốc vào dự án đồng thời tạo động lực thực hiện cho tất cả nhân viên. Ban chỉ đạo 5S là những ngƣời đƣợc ban giám đốc lựa chọn để trực tiếp theo dõi, quan sát, đánh giá các hoạt động 5S thực hiện tại công ty hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý.Tiến hành đạo tạo ban chỉ đạo 5S bằng cách thuê các chuyên gia về 5S hƣớng dẫn ban chỉ đạo cách thức soạn thảo tài liệu, cách thực hiện và cách đánh giá 5S. Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo: Việc thông báo chính thức về chƣơng trình đào tạo thực hiện 5S nhƣ là bƣớc khởi đầu để phát động phong trào cho mọi ngƣời.Mục đích của việc này nhằm làm cho công nhân hiểu đƣợc tầm quan trọng, ý nghĩa của chƣơng trình và những lợi ích mà chƣơng trình có thể mang lại cho tổ chức, kêu gọi sự tích cực ban đầu của tất cả các thành viên trong công ty.
9 Cũng trong ngày này, ban lãnh đạo sẽ đọc quyết định việc thành lập ban chỉ đạo 5S những thành viên của ban chỉ đạo và nhiệm vụ chính của ban chỉ đạo cho toàn thể cán bộ công nhân viên.Tiếp đến sẽ tiến hành phân chia nhóm và phân công khu vực phụ trách cho từng nhóm.Các nhóm đƣợc phân chia sẽ có trách nhiệm thực hiện chƣơng trình tại khu vực mà mình phụ trách, đảm bảo đƣợc những yêu cầu mà ban lãnh đạo đã đƣa ra.Để có th c đẩy tinh thần của các công nhân viên, ban chỉ đạo cũng nhƣ nhân viên sẽ tạo ra các biểu tƣợng, băng rôn về 5S dán lên tƣờng và những vị trí trong xƣởng. Việc đào tạo công nhân trong xƣởng bƣớc đầu cho công nhân thấy đƣợc những lợi ích mà thực hiện thành công 5S có thể mang lại.Các nguyên tắc cũng nhƣ công việc hàng ngày cần phải làm để có thể đạt đƣợc những mục đích và mục tiêu đã đề ra ban đầu. Bước 3: Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh Thực hiện tổng vệ sinh bƣớc đầu sẽ gi p cho cán bộ công nhân viên cảm thấy hứng th với nội dung mới này, gia tăng nhận thức về việc cần thiết phải tạo một môi trƣờng làm việc sạch sẽ trong công ty, xác định sơ bộ đƣợc những loại vật liệu cần thiết phải dọn dẹp, xử lý hay tiêu hủy…Để công việc có thể tiến hành một cách thuận tiện ban lãnh đạo sẽ cung cấp thêm các công cụ cần thiết cho công việc làm sạch đồng thời các nhóm có thể đề xuất những công cụ để hỗ trợ thêm cho công việc của mình. Giai đoạn 2: Thực hiện 5S. Bước 4: Bắt đầu bằng Sàng lọc Sau ngày tổng vệ sinh cần tiến hành sàng lọc sơ bộ dựa theo các tiêu chuẩn đã lập ra.Tập trung vào việc phân loại những vật liệu cần thiết phải giữ lại và những vật liệu cần loại bỏ. Hoàn thiện các tiêu chuẩn sàng lọc để thuận lợi hơn cho quá trình thực hiện sau này.
10 Bước 5: Thực hiện Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton) và Sạch sẽ (Seiso) Sàng lọc (S1): thực hiện sàng lọc dựa theo các tiêu chuẩn đã đƣa ra và tiến hành phân loại các vật dụng.Tiêu chuẩn cho sàng lọc đƣợc xây dựng dựa theo nghiên cứu của Dario &cộng sự (2008) là dựa vào tần suất sử dụng của thiết bị, dụng cụ hay các mặt hàng trong xƣởng để đánh giá sự quan trọng hay cần thiết của nguyên vật liệu này, từ đó bố trí cách tổ chức và thanh lý những trang thiết bị, dụng cụ này. Bảng 1.1 Nguyên tắc tổ chức nguyên liệu trong công ty Tần suất Miêu tả Phƣơng pháp tổ chức Không thể sử dụng. Bị hỏng hoặc bị lỗi không Loại bỏ thể sử dụng. Có Hiếm khi sử Đƣợc sử dụng một năm Đặt ở các vị trí xa nơi thể dụng. một lần. làm việc. Nguyên đƣợc Thỉnh thoảng Đƣợc sử dụng từ 1-2 Lƣu trữ nơi làm việc liệu sử sử dụng. lần/tháng. dụng. Thƣờng Đƣợc sử dụng 1 tuần /lần Lƣu trữ gần nơi sản xuyên sử xuất dụng. Sử dụng hằng ngày, hàng Lƣu trữ gần nơi sử giờ dụng Kết hợp với bảng nguyên tắc trên thì sử dụng thẻ thẻ đỏ và thẻ vàng vào để gắn lên các vật dụng, nhằm xác định thời gian và cách thức xử lý với những trang thiết bị này.Một điểm cần lƣu ý, trƣớc khi thực hiện sàng lọc, cần chụp lại tất cả các hình ảnh của trƣớc khi sàng lọc để dùng làm tài liệu so sánh với hình ảnh sau khi sàng lọc nhằm xác định đƣợc kết quả của thực hiện 5S.
11 THẺ ĐỎ THẺ VÀNG Tên vật dụng:……………… Trạng thái:………………… Quyết định:……………… Lý do:…………………… Ngày kiểm tra:…………… Ngày xử lý:……………… Tên ngƣời điều tra:……… Chữ ký:………………… Hình 1.1 Mẫu thẻ đỏ và thẻ vàng Sắp xếp (S2): sau khi thực hiện sàng lọc, các nhóm sẽ tiến hành sắp xếp sao cho khoa học và trật tự, dễ tìm và dễ thấy nhất, có nghĩa là đặt vật ở những vị trí mà mọi ngƣời có thể dễ dàng tìm thấy ch ng. Các nhóm khi sắp xếp tuân thủ theo 4 nguyên tắc của Dario (2008), - Quyết định những vật gì nên đƣợc sắp xếp. - Xác định nên có bao nhiêu vật đƣợc sắp xếp. - Quyết định nên sắp xếp ở đâu. - Xác định cách bố trí để sắp xếp. Và sử dụng 4 nguyên tắc trên để tiến hành thực hiện sắp xếp cho ít nhất 3 loại sau: - Không gian nhƣ tƣờng, kệ, nền nhà, lối đi. - Nguyên vật liệu sản xuất. - Các trang thiết bị nhƣ máy móc, công cụ, bàn, ghế, tủ... Sắp xếp đƣợc thực hiện ở cả 3 loại trên bằng cách sử dụng điểm và dấu hiệu. Điểm và dấu hiệu đƣợc sử dụng trên tƣờng, lối đi hay trên nền nhà. Sử dụng sơn để vẽ những đƣờng trên nền nhà, phân biệt các khu vực với nhau đặc biệt là vị trí sắp xếp nguyên
12 vật liệu theo một nguyên tắc thƣờng đƣợc sử dụng để sắp xếp đó là FIFO (First in, first out). Sạch sẽ (S3): làm sạch nơi làm việc là một yêu cầu quan trọng trong quá trình tạo môi trƣờng làm việc an toàn và thoải mái, sạch sẽ ở đây không chỉ là làm sạch đơn thuần mà làm sạch một cách an toàn, không gây hƣ hại tới những thiết bị khác.Sạch sẽ là một quan điểm đó là xem xét đánh giá sự dơ bẩn và lộn xộn tại nơi làm việc và xây dựng một văn hóa làm sạch tại tổ chức.Theo nghiên cứu của Dario & cộng sự (2008), có 3 cấp độ làm sạch.Ở cấp độ làm sạch thứ nhất, tức là làm sạch bằng cách quét dọn, lau chù sạch nền nhà, các nhóm đƣợc phân công quản lý từng khu vực sẽ tự phân chia và thực hiện hàng ngày.Ở cấp độ làm sạch thứ hai, là làm sạch máy móc, trang thiết bị tại nơi làm việc. Ở cập độ này, các nhóm cần phải lên kế hoạch làm sạch máy móc, không để bụi bẩn làm ảnh hƣởng tới quá trình hoạt động và năng suất của.Ở cấp độ thứ ba là làm sạch và tìm ra nguyên nhân của sự dơ bẩn bằng việc thiết lập một bảng biểu, liên tục kiểm tra để loại trừ những nguồn dơ bẩn này. Bước 6: Đánh giá định kỳ Đánh giá nhằm xem xét đƣợc hiệu quả của các hoạt động 5S.Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến cải tiến.Phát hiện những khu vực hạn chế để có những cải tiến thích hợp. Để công việc đánh giá đƣợc tiến hành một cách có hiệu quả thì ban chỉ đạo 5S cần thực hiện theo những bƣớc sau:  Bƣớc chuẩn bị Ở bƣớc này đoàn đánh giá cần đƣợc thành lập và đƣa ra đƣợc một chƣơng trình đánh giá.Trong giai đoạn đầu, phƣơng pháp quan sát thƣờng đƣợc sử dụng, các báo cáo bằng hình ảnh trƣớc và sau khi thực hiện qua các giai đoạn khác nhau là tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả thực hiện.Đồng thời chuẩn bị các tài liệu liên quan: phiếu