Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo Kế toán quản trị tại Công ty TNHH N.G.V

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:86

Thêm vào BST

Báo xấu

21
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn được thực hiện nhằm tìm hiểu hoạt động tổ chức công tác kế toán quản trị, đặc biệt là quản trị chi phí ở Công ty TNHH N.G.V để từ đó rút ra được những thuận lợi và khó khăn của công tác tổ chức ứng dụng xây dựng hệ thống kế toán quản trị cũng như những điều chỉnh của công ty trong thực tế hoạt động.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo Kế toán quản trị tại Công ty TNHH N.G.V

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM ĐỖ NGUYÊN BÌNH Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo Kế Toán Quản Trị tại công ty TNHH N.G.V Chuyên ngành: Kế Toán Kiểm Toán Mã ngành: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009
Trang i LỜI CẢM ƠN Tôi xin gởi lời chân thành cảm ơn đến PGS. TS. Võ Văn Nhị người đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này. Tôi xin cảm ơn sự giúp đỡ của thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp, bạn bè tôi ở cộng đồng www.giaiphapexcel.com, cộng đồng www.webketoan.vn. Tôi biết ơn vợ tôi đã động viên khuyến khích và đồng hành cùng tôi, hỗ trợ tôi cả về mặt tinh thần và chuyên môn trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Tôi cũng xin cảm ơn Ban giám đốc và các anh chị trong phòng kế toán của Công ty TNHH N.G.V đã tạo điều kiện thuận lợi và cung cấp tài liệu nghiên cứu cho tôi. Xin chân thành cảm ơn tất cả. Đỗ Nguyên Bình Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang ii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của tôi với sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được công bố trong các nghiên cứu nào. Tôi cũng xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc. Tác giả luận văn Đỗ Nguyên Bình Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang iii Mục lục LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................................................................................................... i LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................................................................................................ii Mục lục ............................................................................................................................................................................................. iii Danh mục bảng biểu ................................................................................................................................................................. vi Danh mục sơ đồ.......................................................................................................................................................................... vii Danh mục thuật ngữ và chữ viết tắt ................................................................................................................................ vii Lời mở đầu .......................................................................................................................................................................................1 Chương 1: Tổng quan về KTQT và BC KTQT ..................................................................................................................4 1.1. Bản chất và vai trò của KTQT.............................................................................................................................4 1.1.1. Bản chất của kế toán ....................................................................................................................................4 1.1.2. Bản chất của kế toán quản trị ..................................................................................................................4 1.1.3. Chức năng của kế toán quản trị ..............................................................................................................4 1.2. Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp .....................................................................................................7 1.3. Nội dung tổ chức KTQT trong doanh nghiệp .............................................................................................8 1.3.1. Tổ chức thu thập thông tin .......................................................................................................................8 1.3.2. Tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin .................................................................................................10 1.3.3. Tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin cho các đối tượng ..............................................11 1.4. Hệ thống BC KTQT sử dụng cho công tác quản lý điều hành .........................................................14 1.4.1. Báo cáo dự toán ...........................................................................................................................................14 1.4.2. Báo cáo chi phí và giá thành ..................................................................................................................18 1.4.3. Báo cáo trách nhiệm quản lý.................................................................................................................21 1.4.4. Báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn .......................................................24 Kết luận chương 1................................................................................................................................................................26 Chương 2: Tình hình tổ chức kế toán ở Công ty N.G.V ...........................................................................................27 2.1. Giới thiệu công ty ..................................................................................................................................................27 2.1.1. Lịch sử hình thành......................................................................................................................................27 2.1.2. Ngành nghề hoạt động .............................................................................................................................29 2.1.3. Đối thủ cạnh tranh chính ........................................................................................................................33 Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang iv 2.1.4. Sơ đồ tổ chức các phòng ban trong công ty N.G.V ......................................................................34 2.2. Tình hình tổ chức kế toán tại công ty .........................................................................................................35 2.2.1. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán và quản trị tài chính tại công ty N.G.V................................36 2.2.2. Hình thức kế toán kế toán áp dụng....................................................................................................37 2.2.3. Hiện trạng phần mềm kế toán đang sử dụng ở N.G.V ..............................................................37 2.2.4. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán quản trị ................................................................................38 2.3. Đánh giá tình hình tổ chức kế toán quản trị và thông tin kế toán quản trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng tại công ty ................................................................................................................................40 2.3.1. Đánh giá nội dung tổ chức kế toán quản trị ..................................................................................40 2.3.2. Đánh giá thông tin ......................................................................................................................................40 2.4. Khảo sát tình hình tổ chức công tác KTQT ở một số doanh nghiệp ............................................41 2.4.1. Phạm vi và đối tượng khảo sát.............................................................................................................41 2.4.2. Nội dung và phương pháp khảo sát: .................................................................................................42 2.4.3. Kết quả khảo sát ..........................................................................................................................................42 2.4.4. Đánh giá kết quả khảo sát ......................................................................................................................42 Kết luận chương 2................................................................................................................................................................43 Chương 3: Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo KTQT tại Công ty N.G.V .............................................................................................................................................................................................................45 3.1. Nguyên tắc tổ chức ...............................................................................................................................................45 3.1.1. Nguyên tắc 1: Kết hợp KTTC và KTQT .............................................................................................45 3.1.2. Nguyên tắc 2: Ứng dụng CNTT để thực hiện công tác kế toán theo các mục tiêu KTTC & KTQT ....................................................................................................................................................................46 3.1.3. Tổ chức phù hợp với điều kiện phát triển của doanh nghiệp và khả năng chuyên môn ..............................................................................................................................................................................48 3.2. Nội dung tổ chức KTQT cho công ty N.G.V ...............................................................................................48 3.2.1. Tổ chức nhận diện và phân loại chi phí ...........................................................................................48 3.2.2. Tổ chức ghi nhận thông tin ban đầu .................................................................................................49 3.2.3. Tổ chức hệ thống kế toán theo yêu cầu KTQT .............................................................................53 3.2.4. Tổ chức ghi nhận thông tin theo mục tiêu thiết lập BCKTQT (trong điều kiện ứng dụng tin học) .....................................................................................................................................................................54 3.3. Thiết kế hệ thống báo cáo KTQT cho công ty N.G.V ............................................................................56 3.3.1. Hệ thống báo cáo chi phí và giá thành .............................................................................................56 Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang v 3.3.2. Hệ thống báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn ..................................60 3.3.3. Hệ thống báo cáo dự toán.......................................................................................................................63 3.3.4. Báo cáo trung tâm trách nhiệm: ..........................................................................................................67 3.4. Đánh giá khả năng ứng dụng tại công ty và khả năng mở rộng ứng dụng cho các doanh nghiệp cùng loại ....................................................................................................................................................................69 3.5. Một số kiến nghị đối với công ty ...................................................................................................................72 3.5.1. Phân cấp quản lý và trách nhiệm quản lý: .....................................................................................72 3.5.2. Tổ chức nhân sự làm KTQT ...................................................................................................................72 3.5.3. Tổ chức điều kiện cở vật chất: .............................................................................................................73 Kết luận chương 3 .....................................................................................................................................................................73 Kết luận của đề tài .....................................................................................................................................................................75 Tài liệu tiếng Việt .................................................................................................................................................................76 Tài liệu tiếng Anh .................................................................................................................................................................76 Phụ lục 1: .......................................................................................................................................................................................77 Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang vi Danh mục bảng biểu STT Bảng biểu 1 Bảng 1.1: Ví dụ về báo cáo hiệu suất chi phí 2 Bảng 1.2: Ví dụ báo cáo chi phí theo phương pháp trực tiếp 3 Bảng 1.3: Ví dụ về báo cáo chi phí theo phương pháp số dư đảm phí 4 Bảng 3.1: Mẫu tin theo yêu cầu của KTTC: Nhật ký chung, 5 Bảng 3.2: Mẫu tin ghi theo yêu cầu của KTQT: Nhật ký chung 6 Bảng 3.3: Danh mục vụ việc 7 Bảng 3.4: Báo cáo chi phí cho bộ phận đăng tuyển: 8 Bảng 3.5: Báo cáo chi phí phòng tuyển dụng 9 Bảng 3.6: Báo cáo chi phí phòng cung ứng nhân sự hỗ trợ 10 Bảng 3.7: Báo cáo chi phí trực tiếp cho bộ phận tư vấn 11 Bảng 3.8: Báo cáo chi phí giá thành bộ phận đào tạo 12 Bảng 3.9: Biểu tính giá tối thiểu hoạt động tư vấn nhân sự 13 Bảng 3.10: Dự toán doanh thu một bộ phận 14 Bảng 3.11: Báo cáo dự toán hoạt động cho một trung tâm chi phí 15 Bảng 3.12: Báo cáo dự toán lãi lỗ của một bộ phận 16 Bảng 3.13: Dự toán lãi lỗ hoạt động kinh doanh toàn công ty 17 Bảng 3.14: Dự toán các khoản chi dài hạn và mua TSCĐ 18 Bảng 3.15: Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý trung tâm chi phí 19 Bảng 3.16: Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm doanh thu Bảng 3.17: Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý ở một trung tâm lợi 20 nhuận Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang vii Danh mục sơ đồ STT Sơ đồ Sơ đồ 1.1 Mô hình hệ thống thông tin trong doanh nghiệp không sử dụng 1 ERP: 2 Sơ đồ 1.2 Mô hình hệ thống thông tin sử dụng ERP: 3 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng ban công ty TNHH N.G.V. 4 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán 5 Sơ đồ 3.1: Quy trình doanh thu 6 Sơ đồ 3.2: Quy trình chi phí Danh mục thuật ngữ và chữ viết tắt Từ viết tắt/thuật ngữ Nội dung BC Báo cáo Bottom up budgeting Mô hình dự toán từ dưới lên Enterprise Resources Planning: Hệ quản trị nguồn tài nguyên doanh ERP nghiệp KTQT Kế Toán Quản Trị KTTC Kế Toán Tài Chính Outsourcing Bộ phận cung ứng lao động hỗ trợ Top down budgeting Mô hình dự toán từ trên xuống TSCĐ Tài sản cố định Bộ phận kinh doanh đăng tuyển trực tuyến trên trang web Vietnamworks.com Vietnamworks.com Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 1 Lời mở đầu Sự cần thiết của đề tài Năm 2008 là một năm đầy khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt Nam trước tình hình lạm phát tăng cao, các chi phí đầu vào ngày càng trở nên đắt đỏ trong khi đó doanh số đầu ra lại ngày càng bị thu hẹp. Việt Nam đã gia nhập WTO được gần 3 năm, các cam kết gỡ bỏ các rào cản thương mại và bảo hộ doanh nghiệp trong nước lần lượt được thực hiện, nhiều đối thủ cạnh tranh hơn đang tiến vào Việt Nam với tiềm lực kinh tế lớn, đe dọa sự phát triển của các doanh nghiệp trong nước. Trước tình hình đó, việc kiểm soát chi phí chặt chẽ ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trở nên cấp bách hơn bao giờ hết. Việc cắt giảm chi phí không còn là một mệnh lệnh mang tính thông báo hành chính mà đã thực sự trở thành những hành động cụ thể trong các doanh nghiệp. Và để thực thi cắt giảm chi phí, một hệ thống kế toán nhằm kiểm soát chi phí là điều tất yếu mà các doanh nghiệp phải nghĩ tới. Điều đó đã được thực hiện một cách triệt để và được ưu tiên hàng đầu ở Công ty TNHH N.G.V. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện của mình, tác giả đề tài nhận thấy còn nhiều điều cần được bổ sung hoàn thiện nhằm nâng cao năng lực quản lý chi phí của các phòng ban, từ đó nâng cao năng hiệu quả cạnh tranh của toàn công ty. Công ty TNHH N.G.V là một mô hình công ty dịch vụ mà tác giả đề tài cho là tiêu biểu với 2 đặc trưng chính: Có nhiều hoạt động kinh doanh vừa độc lập vừa phụ thuộc , mỗi hoạt động kinh doanh lại yêu cầu một mô hình quản trị kinh doanh và chi phí khác nhau. Ngoài ra công ty TNHH N.G.V là nơi mà mà tác giả đề tài có điều kiện công tác, đây là điều kiện thuận lợi cho việc tìm hiểu thông tin và số liệu cho đề tài. Với tất cả những lý do đó đề tài “Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị ở Công ty TNHH N.G.V” được tác giả thực hiện với mong muốn đáp ứng được yêu cầu quản trị của các nhà quản trị cấp cao ở Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 2 Công ty N.G.V, đồng thời là một mô hình ứng dụng cho các doanh nghiệp khác ở Việt Nam có yêu cầu tổ chức tương tự. Mục đích của đề tài Luận văn được thực hiện nhằm tìm hiểu hoạt động tổ chức công tác kế toán quản trị, đặc biệt là quản trị chi phí ở Công ty TNHH N.G.V để từ đó rút ra được những thuận lợi và khó khăn của công tác tổ chức ứng dụng xây dựng hệ thống kế toán quản trị cũng như những điều chỉnh của công ty trong thực tế hoạt động. Ngoài ra, luận văn cố gắng tìm hiểu khái quát hoá mô hình tổ chức nhằm mục tiêu phổ rộng kinh nghiệm tổ chức cho các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh tương tự như Công ty N.G.V nhằm giúp các công ty đạt được hiệu quả quản lý chi phí cao nhất. Từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh vững bước trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế. Đối tượng nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực tế công tác tổ chức kế toán ở Công ty TNHH N.G.V. Phạm vi nghiên cứu là nhằm xây dựng hệ thống kế toán quản trị phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp. Phương pháp nghiên cứu Để đạt được những mục đích đó, tác giả sẽ sử dụng phương pháp điều tra, thống kê, phân tích, so sánh, tổng hợp và đánh giá. Những phương pháp này được thực hiện trong các giai đoạn sau: Tập hợp những tài liệu và công trình nghiên cứu có giá trị của một số tác giả trong và ngoài nước có liên quan đến kế toán quản trị và quản trị chi phí. Từ các nguồn tài liệu khác nhau, qua phương pháp đánh giá những tài liệu thu thập được để tìm ra mô hình kỹ thuật thích hợp và dễ dàng áp dụng trong điều kiện thực tiễn của những doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 3 Tiến hành khảo sát thực tế mô hình kế toán quản trị và đặc biệt là công tác quản lý chi phí tại Công ty N.G.V để rút ra được những thuận lợi và khó khăn mà Công ty N.G.V gặp phải trong việc vận dụng lý thuyết kế toán quản trị, cũng như những điều chỉnh của Công ty N.G.V trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Thông qua việc trình bày về cơ sở lý luận của mô hình tổ chức kế toán quản trị và quản trị chi phí, kết hợp với việc khảo sát thực tế công tác quản lý chi phí tại Công ty N.G.V, luận văn sẽ tổng hợp để xây dựng mô hình tổ chức công tác kế quản trị thích hợp trong vận dụng vào thực tế công tác tổ chức hoạt động kế toán quản trị của các doanh nghiệp. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực tế công tác tổ chức hệ thống kế toán quản trị tại công ty TNHH N.G.V Phạm vi nghiên cứu là nhằm xây dựng một hình mẫu tổ chức công tác kế toán quản trị ứng dụng vào thực tế các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vụ và doanh nghiệp có nhiều bộ phận kinh doanh độc lập. Bố cục luận văn Luận văn gồm 69 trang nội dung chính với các bảng biểu và sơ đồ. Luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quản trị Chương 2: TÌnh hình tổ chức công tác kế toán tại công ty N.G.V Chương 3: Tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống bác cáo kế toán quản trị cho công ty N.G.V Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 4 Chương 1: Tổng quan về KTQT và BC KTQT 1.1. Bản chất và vai trò của KTQT 1.1.1. Bản chất của kế toán Định nghĩa kế toán theo luật Kế Toán Việt Nam: “Kế toán là công việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động” Còn rất nhiều định nghĩa khác về kế toán để thể hiện bản chất kế toán nhưng tựu trung lại thì có thể nhận thấy rằng các định nghĩa này xoay quanh mục tiêu chính của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế tài chính về hoạt động doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau của kế một hệ thống kế toán tạo ra 2 nhánh kế toán có hình thức phục vụ thông tin khác biệt nhau: Kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính có đối tượng phục vụ chủ yếu cho người bên ngoài doanh nghiệp với những quy chuẩn cần phải tuân thủ, đòi hỏi tính chính xác cao. Kế toán quản trị có đối tượng phục vụ chủ yếu cho người bên trong doanh nghiệp. Kế toán quản trị không có tính pháp lệnh và được đặt thù theo các yêu cầu khác nhau của nhà quản trị của doanh nghiệp hoạt động cụ thể. 1.1.2. Bản chất của kế toán quản trị Kế toán quản trị là một khoa học quản lý dựa trên cơ sở dữ liệu của kế toán. Kế toán quản trị thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và thiết kế những thông tin kinh tế tài chính thành những thông tin kế toán hữu ích một cách có hệ thống, phục vụ cho các quyết định quản trị doanh nghiệp trong sách lược kinh doanh ngắn hạn và trong chiến lược đầu tư dài hạn. Một cách ngắn gọn, kế toán quản trị là chuyên ngành kế toán phục vụ cho công việc quản trị và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.3. Chức năng của kế toán quản trị Do là một chuyên ngành kế toán nên KTQT có chức năng thông tin và chức năng kiểm tra tuy nhiên KTQT là kế toán nội bộ phục vụ chủ yếu cho công tác quản Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 5 trị doanh nghiệp nên chức năng KTQT còn được biểu hiện trên một số mặt gắn liền với chức năng quản trị doanh nghiệp. Cụ thể các chức năng của KTQT như sau: - Chức năng phân tích: Nhờ vào kết quả dữ liệu thu thập của kế toán tài chính, kế toán quản trị phân tích đánh giá những số liệu tài chính của những hoạt động kinh doanh từ chi phí đến kết quả của hoạt động để xác định nguyên nhân hình thành nên kết quả đó, từ đó nêu ra được cách thức ứng xử thích hợp với thông tin kế toán. - Chức năng hoạch định: Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được tiến hành theo các chương trình định trước trong các kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm và kế hoạch tác nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch ở các doanh nghiệp là hết sức cần thiết từ nhiều phương diện: o Kế hoạch là cơ sở định hướng cũng như chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh, phối hợp các chương trình hoạt động của các bộ phận có liên quan. o Kế hoạch là cơ sở để kiểm tra các hoạt động kinh doanh, mọi chênh lệch giữa thực hiện so với kế hoạch đều biểu hiện những nguyên nhân hợp lý và bất hợp lý đối với quá trình kinh doanh. o Kế hoạch là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Đó chính là cơ sở tăng cường trách nhiệm vật chất, thực hiện các phương pháp quản lý và điều hành doanh nghiệp. Vì vậy, kế hoạch phải được xây dựng trên những căn cứ khoa học, trong đó việc phân tích những thông tin thực hiện của quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn có một ý nghĩa vô cùng quan trọng. Kế toán quản trị phải được tổ chức để thu thập những thông tin phục vụ cho mục đích này. - Chức năng kiểm tra: Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 6 Kế toán quản trị đóng vai trò kiểm soát hoạt động kinh doanh từ trước, trong và sau quá trình hoạt động kinh doanh phát sinh. Việc kiểm soát của kế toán quản trị được thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ và các qui chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Mặt khác việc kiểm soát còn được tiến hành thường xuyên thông qua các phương thức sau: o Tham gia trong ký kết hợp đồng kinh tế: trong trường hợp này kế toán đóng vai trò độc lập kiểm soát trên các phương diện: sự cần thiết của nghiệp vụ mua hàng, cung cấp dịch vụ, sự tôn trọng quy định về ký kết hợp đồng, giá cả, cơ sở lập dự toán, thể thức thanh toán, nguồn tài chính trang trải cho các hợp đồng. o Chuẩn chi và lập chứng từ: xem xét tính chất hợp lý, hợp pháp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kinh doanh thông qua khâu thanh toán các hợp đồng, xem xét tiến độ, chất lượng và khối lượng thực hiện phù hợp với các điều khoản qui định. Thực hiện việc chiết khấu, cắt giảm tiền phạt vi phạm hợp đồng. o Kiểm kê: nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa thực tế và sổ sách kế toán, tăng cường trách nhiệm vật chất đối với những người phụ trách vật chất, đồng thời đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán. - Chức năng ra quyết định: Thông tin kế toán là nhân số quan trọng trong việc ra quyết định, do đó kế toán có trách nhiệm thu thập các số liệu về chi phí, lợi nhuận và truyền đạt cho người quản lý thích hợp. Thông tin chi tiết từ các sổ sách kế toán cần ngắn gọn, đầy đủ để người quản lý có thể thấy được nơi nào có vấn đề và ở đâu cần phải bỏ thời gian ra để cải tiến việc quản lý có hiệu quả hơn. Dù là 4 chức năng độc lập nhưng chúng lại có mối quan hệ hỗ tương: Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 7 o Nhờ vào việc phân tích tài chính của kế toán quản trị, nhà quản trị có thể dựa vào đó để ra quyết định, mà thực chất là kết quả quản trị đã là định hướng quyết định của nhà quản trị. o Những quyết định quản trị lại là cơ sở để hoạch định kế hoạch tài chính cụ thể cho những hoạt động. o Kế hoạch định tài chính đó lại là cơ sở để kiểm tra giám sát họat động và từ đó có thể nhận biết được những phản hồi từ kết quả thu được không những vào cuối kỳ của hoạt động mà có thể theo dõi ngay trong lúc hoạt động đang diễn ra. o Việc phân tích kết quả vào cuối kỳ và trong suốt thời gian hoạt động sẽ hỗ trợ nhà quản trị có những cơ sở cho những quyết định ngắn hạn của mình để kịp thời định hướng kết quả hoạt động. Đồng thời, qua đó định hướng kế hoạch hoạt động tài chính cho kỳ hoạt động tiếp theo. Tóm lại, tuy là những chức năng khác nhau nhưng những chức năng của kế toán quản trị đều là những thành phần không thể thiếu để làm nổi bật lên vai trò của kế toán quản trị trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Cụ thể, những vai trò đó là: - Cung cấp thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn. - Kiểm soát về mặt tài chính các hoạt động kinh doanh. - Phân tích đánh giá những rủi ro và biến động đang diễn ra. 1.2. Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp Với chức năng của mình, kế toán quản trị có thể bao quát và tác động tới tất cả những hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung chủ yếu, phổ biến của kế toán quản trị trong doanh nghiệp bao gồm: - Kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm; - Dự toán ngân sách - Kế toán trách nhiệm Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 8 - Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn. Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên, doanh nghiệp có thể thực hiện các nội dung kế toán quản trị khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 1.3. Quy trình tổ chức KTQT trong doanh nghiệp Xuyên suốt các công việc của KTQT nói riêng và kế toán nói chung là thông tin (kể cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính), đầu ra của KTQT là thông tin thì đầu vào của quá trình này cũng là thông tin. Nếu đầu ra của KTQT là những thông tin tổng hợp thể hiện toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp thì đầu vào của nó là thông tin chi tiết có tính chất rời rạc gắn liền với từng nghiệp vụ, từng hoạt động cụ thể. Trong doanh nghiệp càng lớn, khối lượng thông tin càng nhiều thì công việc tổ chức quản trị thông tin kế toán là cơ sở cho hoạt động của kế toán doanh nghiệp nói riêng và cho hoạt động của công ty nói chung. Quá trình quản trị thông tin đó gồm có 3 nội dung chính, gồm: Tổ chức thu thập thông tin, tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin và tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin. 1.3.1. Tổ chức thu thập thông tin Tổ chức thu thập thông tin là giai đoạn đầu và cũng là giai đoạn quan trọng trong quá trình quản trị thông tin của kế toán quản trị, vì nó quyết định khả năng cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu. Việc tổ chức thu thập thông tin gồm các công việc như sau: - Xác định yêu cầu của thông tin đầu ra: Yêu cầu thông tin đầu ra chính là những nhóm báo cáo quản trị đang được yêu cầu và có thể được yêu cầu theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp trong tương lai. Những báo cáo này có thể dựa trên hệ thống hoạt động hiện tại và những hoạt động dự kiến xảy ra trong tương lai. - Phân loại, phân tích yêu cầu thông tin của báo cáo: Mỗi báo cáo có những yêu cầu thông tin riêng, mỗi yêu cầu thông tin đầu ra đòi hỏi một hoặt một vài thông tin đầu vào để đáp ứng cho yêu cầu đó. Ví dụ: báo cáo doanh số theo nhân viên bán hàng theo nhóm khách hàng là doanh nghiệp. Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 9 Những yêu cầu thông tin của báo cáo: o Báo cáo yêu cầu số liệu về doanh số o Doanh số cần được ghi nhận theo tên nhân viên bán hàng phụ trách o Doanh số có được phải được ghi nhận theo khách hàng cụ thể. o Khách hàng cần được phân nhóm để ghi nhận đúng loại nhóm. Những yêu cầu thông tin khác cần có cho báo cáo o Phạm vi thời gian của báo cáo thông tin về thời gian cần được thể hiện trên chi tiết ghi nhận doanh số; o Phạm vi địa lý của báo cáo: báo cáo cho toàn công ty, cho một cửa hàng/chi nhánh cụ thể thông tin phạm vi địa lý của báo cáo cần được ghi nhận đủ. Những báo cáo khác có thể phát sinh thêm: o Báo cáo theo nhóm nhân viên o Báo cáo theo nhóm khách khách hàng là cá nhân hoặc là đơn vị hành chính sự nghiệp… - Đánh giá tầm quan trọng của báo cáo trong giới hạn nguồn lực thực hiện. Một hệ thống cung cấp thông tin càng đầy đủ thì càng đòi hỏi được tổ chức chặt chẽ và nặng nề. Việc đánh giá khả năng nguồn lực kế toán và hiệu quả đạt được để phân loại báo cáo là cần thiết để từ đó xác định nhóm thông tin cần thiết cho việc ghi nhận. Nguồn lực kế toán gồm: • Số lượng nhân viên kế toán • Khả năng làm việc của từng nhân viên • Khả năng hỗ trợ của những công cụ làm việc (hệ thống luân chuyển thông tin từ ghi nhận đến xử lý và cung cấp, hệ thống tin học hỗ trợ quản trị thông tin) Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 10 - Lập biểu mẫu ghi nhận thông tin: Từ chi tiết thông tin yêu cầu như phân tích ở trên, kế toán quyết định lượng thông tin đầu vào cần được cung cấp, từ đó lập biểu mẫu để thu thập. Để đảm báo tính kịp thời và chính xác trong việc thu thập thì thông tin phải được phân loại và ghi nhận chính xác từ nguồn phát sinh (Ví dụ: thông tin về bán hàng thì phải được ghi nhận ngay từ thời điểm hàng được bán tại cửa hàng). - Tổ chức kiểm tra thông tin đầu vào: trong quá trình ghi nhận thông tin, việc kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, của thông tin ban đầu được ghi nhận sẽ giúp ích rất nhiều cho việc xử lý thông tin. Thông tin càng sai lệch thì sẽ càng làm cho việc phân tích tổng hợp càng trở nên khó khăn. 1.3.2. Tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin Trong mối quan hệ cân đối giữa nguồn lực kế toán và hiệu quả quản lý, người làm công tác tổ chức kế toán hoạch định luồng thông tin quản trị từ khâu quản lý đến xử lý tổng hợp thông tin. Dựa trên thông tin được ghi nhận từ nguồn, thông tin được phân loại lưu vào cơ sở dữ liệu phù hợp, việc này một mặt tạo điều kiện cho việc lưu trữ thông tin thuận tiện, mặt khác phục vụ cho việc truy lục thông tin dễ dàng. Việc tổ chức xử lý thông tin dựa trên cơ sở của hệ thống ghi nhận: - Thông tin được ghi chép bằng tay vào sổ kế toán: ghi chép bằng tay vào hệ thống sổ của doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp, dù rằng việc ghi nhận có thể được trình bày rõ ràng, đúng phương pháp nhất là với số lượng nghiệp vụ lớn. Hơn nữa, số lượng nghiệp vụ lớn còn gây khó khăn cho việc truy lục thông tin. Do vậy, việc tổng hợp số liệu định kỳ nhỏ sẽ giúp giảm thiểu công việc dồn vào cuối kỳ kế toán. Có thể tổ chức tổng hợp dữ liệu theo tuần, theo ngày hoặc theo thời gian nửa ngày. - Thông tin được nhập vào cơ sở dữ liệu máy tính: Máy tính là công cụ hữu ích cho người làm kế toán với khả năng xử lý dữ liệu lớn và tốc độ cao, tuy nhiên cần lưu ý rằng việc sử dụng máy tính cũng cần được tổ chức triển khai một cách có hệ thống để thông tin được nhập liệu đầy đủ, hữu Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 11 ích cho việc truy xuất, cấu trúc báo cáo tổng hợp tính toán đúng ý đồ và dễ dàng cho người đọc số liệu. Ngoài ra, với mỗi đặc trưng kế toán của từng đơn vị khác nhau có thể nảy sinh nhiều phương thức ghi nhận và tổng hợp khác nhau, điều đó yêu cầu người tổ chức thực hiện kế toán trên máy tính phải thông thạo cách thức hoạt động của phần mềm hoặc yêu cầu nhà cung cấp phần mềm có những chỉnh sửa bổ sung phù hợp. 1.3.3. Tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin cho các đối tượng Yêu cầu cơ bản của hệ thống thông tin là thông tin cần phải được truyền đến đúng đối tượng, chính xác và kịp thời. Điều đó càng đặc biệt quan trọng hơn với KTQT khi mà mỗi thông tin đó quyết định cách ứng xử của nhà quản trị trên thương trường vốn khắc nghiệt và đầy tính cạnh tranh. Không giống như thông tin của báo cáo tài chính, thông tin của báo cáo kế toán quản trị được chia làm 2 loại: báo cáo định kỳ và báo cáo không định kỳ: - Với những báo cáo định kỳ: mỗi kỳ kế toán theo yêu cầu tương ứng, kế toán phải cung cấp cho các bộ phận có liên quan những báo cáo thích hợp nhằm theo dõi tình hình hoạt động của bộ phận mình hoặc để thông báo cho phòng ban khác có liên quan. Ví dụ như báo cáo tình hình kinh doanh của bộ phận kinh doanh cần được truyền đạt đến phòng kế hoạch sản xuất. Kết quả kinh doanh tốt có thể kéo theo yêu cầu về gia tăng sản xuất và do vậy phòng kế hoạch sản xuất có thể tiên định những kế hoạch hành động của mình cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh. - Một vai trò quan trọng khác của hệ thống thông tin của kế toán quản trị là thông tin cảnh báo bất thường. Đây là những thông tin thông báo về những diễn biến bất thường của hệ thống nhằm cảnh báo nhà quản trị, giúp họ có phản ứng phù hợp, đồng thời điều chỉnh hoạch định cho hiện tại và tương lai. Ví dụ ở kho nguyên vật liệu, một loại nguyên vật liệu có số lượng tồn kho sụt giảm bất thường, ở tình huống này người kế toán quản trị phải ngay lập tức lập báo cáo phân tích nguyên nhân sụt giảm số Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 12 lượng tồn kho này: liệu có phải bộ phận mua hàng không đáp ứng kịp số lượng yêu cầu, liệu có phải một loại hàng hóa nào đó sử dụng nhiều nguyên liệu này đã phải gia tăng sản xuất, hay sự tiêu tốn nguyên vật liệu này trong quá trình sản xuất tăng đột biến. Với những phân tích đó, nhà quản trị có thể nhìn ra được sự biến đổi trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách tức thời và hiệu quả. Thông tin đó còn phải được chuyển đến những bộ phận có liên quan như: bộ phận mua hàng, bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch, hoặc cả bộ phận kinh doanh. - Thông tin quản trị trong hệ thống hoạt động của doanh nghiệp cần được phổ biến tới các bộ phận có liên quan một cách thích hợp nhưng không phải là phân phát thông tin một cách bừa bãi: Những thông tin chuyển tới bộ phận không có liên quan sẽ gây bối rối cho bộ phận nhận tin, và tốn nhiều thời gian cho việc xử lý thông tin của bộ phận đó. Việc chuyển thông tin không phù hợp có thể dẫn tới rò rỉ thông tin ra bên ngoài doanh nghiệp và gây bất lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. - Với những doanh nghiệp có hệ thống thông tin được trang bị bằng thư điện tử, thì việc chuyển tin thường diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn là việc chuyển báo cáo bằng tay. Tuy nhiên thay vào đó đòi hỏi về hệ thống bảo mật thư điện tử cần phải được tăng cường một cách nghiêm nghặt. Với những doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản trị toàn diện theo mô hình ERP (Enterprise Resources Planning, hệ quản trị các nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp), hầu hết các báo cáo quản trị đều có thể được xem trực tuyến theo thời gian thực: Một đơn hàng được nhập vào ở phòng kinh doanh có thể tạo ra một bản kế hoạch sản xuất cho phòng kế hoạch. Phòng thu mua nguyên vật liệu lại cũng có thể biết được cần phải làm gì, ban quản trị có thể xem được ngay lãi lỗ của đơn hàng đó và ảnh hưởng của nó đến kết quả kinh doanh trong thời gian tới. Lý tưởng là vậy nhưng Hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện đòi hỏi một đội ngũ nhân sự quản trị hệ thống được đào tạo Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V