Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và nhân lực Việt Nam

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:83

Thêm vào BST

Báo xấu

98
lượt xem 20
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam. Đồng thời đƣa ra các giải pháp phù hợp với thực tế tại công ty để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức hội họp tại công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và nhân lực Việt Nam

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS. NGUYỄN NGỌC LINH Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ TRANG Mã số sinh viên : 1405QTVB059 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI - 2018 1
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài khóa luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên ThS. Nguyễn Ngọc Linh – Giảng viên khoa Văn Thƣ- Lƣu trữ đã hƣớng dẫn đã tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn trực tiếp em hoàn thành bài tiểu luận này. Em xin gửi lời cảm ơn đến Thầy Nguyễn Mạnh Cƣờng và toàn thể thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng đã nhiệt tình giảng dạy và giúp đỡ em trong quá trình học tập tại trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các anh chị trong Phòng Hành chính- Nhân sự cũng nhƣ anh chị trong công ty đã nhiệt tình hƣớng dẫn , phối hợp để em hoàn thành tốt Khóa luận. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất nhƣng bài báo cáo không tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chƣa thấy đƣợc. Em rất mong nhận đƣợc sự đóng góp của thầy cô và các bạn sinh viên để bài khóa luận của em hoàn thiện hơn. 2
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện đề tài “Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và nhân lực Việt Nam”. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quá trình thực hiện khóa luận. Hà Nội, ngày 22 tháng 3 năm 2018 NGƢỜI THỰC HIỆN Lê Thị Trang
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lí do chọn đề tài ..................................................................................... 1 2. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài .............................................. 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................... 2 4. Phƣơng pháp luận, phƣơng pháp nghiên cứu ......................................... 2 5. Lịch sử nghiên cứu.................................................................................. 3 6. Giả thuyết khoa học ................................................................................ 4 7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài .................................................... 5 8. Bố cục của đề tài ..................................................................................... 5 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7 CHƢƠNG 1. TÌM HIỂU LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP ......................................................................................................... 7 1.1. Khái niệm tổ chức hội họp ................................................................... 7 1.2 Các loại hình hội họp........................................................................... 7 1.2.1 Hội nghị............................................................................................ 7 1.2.2 Đại hội .............................................................................................. 8 1.2.3 Hội thảo khoa học ............................................................................ 8 1.2.4 Họp báo ............................................................................................ 9 1.2.5 Họp giao ban .................................................................................. 10 1.2.6 Họp kín ........................................................................................... 10 1.2.7 Lễ hội: Lễ mitting, lễ kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những danh hiệu nhà nƣớc. ........................................................................................... 11 1.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức hội họp ................................... 11 1.4. Quy trình tổ chức hội họp .................................................................. 13
1.4.1 Chuẩn bị hội họp .............................................................................. 13 1.4.2 Tiến hành hội họp ............................................................................ 15 1.4.3 Kết thúc hội họp ............................................................................... 17 1.5 Nguyên tắc tổ chức hội họp ................................................................ 18 1.6 Vai trò của lãnh đạo trong điều hành cuộc họp .................................. 20 1.7 Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức hội họp ....................... 22 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM ......... 24 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam ........................................................................................................... 24 2.1.1 Lịch sử hình thành ........................................................................... 24 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ................................................... 26 2.1.3 Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 27 2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng HC-NS 29 2.2.1. Chức năng ....................................................................................... 30 2.2.2. Nhiệm vụ ......................................................................................... 30 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng HC-NS Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam ................................................................................... 32 2.3 Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam thông qua một số cuộc họp của công ty. .................. 32 2.3.1 Một số loại hình hội họp .................................................................. 32 2.3.1.1 Đại hội đồng cổ đông thƣờng niên ............................................... 33 2.3.1.2 Đại hội công đoàn ......................................................................... 43 2.3.1.3 Họp giải quyết công việc của ban lãnh đạo công ty ..................... 48 2.3.2 Nhận xét, đánh giá .......................................................................... 51 2.3.2.1 Ƣu điểm ........................................................................................ 51 2.3.2.2 Nhƣợc điểm................................................................................... 52 2.3.3 Nguyên nhân .................................................................................... 52
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM .............................................................................. 55 3.1. Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hƣớng dẫn, thực hiện, kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức hội họp của công ty. ........................................ 55 3.2 Nâng cao vai trò của ngƣời lãnh đạo( Ngƣời điều hành) trong công tác tổ chức hội họp.......................................................................................... 56 3.3. Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phòng về công tác tổ chức hội họp .................................................................................... 59 3.4 Đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp ................... 61 3.5 Sử dụng hình thức họp trực tuyến trong công ty ................................ 62 KẾT LUẬN .................................................................................................... 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 66 PHỤ LỤC
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung Phòng HC - NS Phòng Hành chính – Nhân sự HĐQT Hội đồng quản trị CNH- HĐH Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa CQHCNN Cơ quan hành chính nhà nƣớc
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nƣớc, là một cách thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà nƣớc (CQHCNN) trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Theo đó, họp đƣợc phân thành nhiều loại khác nhau nhƣ họp tổng kết, sơ kết, họp giao ban, họp chuyên môn, họp tập huấn, triển khai chính sách, họp làm việc với các cấp, với các cơ quan liên tịch, họp tham mƣu, tƣ vấn, họp trao đổi, phối hợp công tác... Nhƣ vậy, họp là một công việc rất quan trọng và luôn gắn bó mật thiết với các hoạt động thực tiễn của cơ quan, tổ chức, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức đƣợc duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”. Đó cũng là nơi mà các thành viên có thể tham gia đóng góp ý kiến, thể hiện bản thân và tạo dựng những mối quan hệ mật thiết trong cơ quan, tổ chức. Vì thế tổ chức một cuộc họp hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân cũng nhƣ cho tổ chức, tiết kiệm thời gian, kinh phí, hiệu quả giải quyết công việc tốt hơn. Đối với nhà quản trị nói chung và nhà quản trị văn phòng nói riêng thì đòi hỏi phải là ngƣời có đầy đủ năng lực, kĩ năng tổ chức, điều hành đơn vị mình, đặc biệt là kĩ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp. Mặc dù các cuộc họp diễn ra nhiều và ở mọi cơ quan, tổ chức không chỉ nhà nƣớc mà còn ở các doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc. Tuy nhiên không phải cuộc họp nào cũng thành công và gặt hái đƣợc những kết quả nhƣ mong đợi, đặc biệt là trong các cơ quan nhà nƣớc vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Vì vậy em mạnh dạn chọn đề tài này làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp. Với mong muốn có thể tìm hiểu về công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây 1
dựng và Nhân lực Việt Nam nói riêng và các cơ quan tổ chức nói chung. Từ đó có thể đƣa ra các giải pháp có thể áp dụng vào thực tiễn để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức cuộc họp tại cơ quan, đơn vị. 2. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tƣợng nghiên cứu: Một số loại hình hội họp do Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam tổ chức. - Phạm vi nghiên cứu: Các cuộc họp do Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam tổ chức từ năm 2017 đến nay. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu: Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam. Đồng thời đƣa ra các giải pháp phù hợp với thực tế tại công ty để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức hội họp tại công ty. - Nhiệm vụ: + Tìm hiểu lí luận chung về công tác tổ chức hội họp; + Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam; + Đƣa ra một số giải pháp để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam trong thời kì hiện nay. 4. Phƣơng pháp luận, phƣơng pháp nghiên cứu - Nghiên cứu dựa trên phƣơng pháp hiện có, phƣơng pháp luận chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Mác Lê Nin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. - Đồng thời kết hợp sử dụng các hƣơng pháp nghiên cứu sau: + Khảo sát, nghiên cứu tài liệu tại Phòng Hành chính nhân sự của công ty; + Phƣơng pháp phân tích; Phân tích kết quả dựa trên tài liệu, báo cáo hằng năm của công ty, phân tích các loại văn bản mà công ty đã ban hành, 2
phân tích các biên bản tổ chức hội họp tại công ty... + Phƣơng pháp tổng hợp; + Phƣơng pháp so sánh... Ngoài ra bài nghiên cứu còn sử dụng, kế thừa thành quả của một số công trình nghiên cứu, bài viết, tài liệu có liên quan. 5. Lịch sử nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp là một đề tài mở, có tầm ảnh hƣởng rất lớn đến việc điều hành một tổ chức, có rất nhiều công trình nghiên cứu lớn trên thế giới đã đạt đƣợc thành tựu. Còn ở Việt Nam, đề tài nghiên cứu về Công tác tổ chức hội họp chƣa thực sự đƣợc chú trọng vì tầm nhìn tri thức còn hạn hẹp và công tác này còn chƣa đƣợc coi trọng. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có một số công trình tiêu biểu nhƣ: Các sách, giáo trình chuyên khảo: + Giáo trình Quản trị văn phòng_ Tác giả Nguyễn Thành Độ , NXB Lao động- Xã hội. Đây là cuốn sách đƣợc nhiều giảng viên và sinh viên sử dụng trong quá trình học và nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp cũng nhƣ các nghiệp vụ khác của văn phòng. + Sách Nghệ thuật tổ chức hội họp_ Tác giả Nguyễn Đình Hùng, NXB Lao Động. Cuốn sách nghiên cứu về tác phong tổ chức hội họp, kĩ năng tổ chức sự kiện, tổ chức các cuộc họp đối với công ty Cổ phần, công ty TNHH, những điều cần tránh để có một cuộc họp thành công. Cuốn sách này đã đạt đƣợc nhiều thành tựu và đƣợc độc giả nhiệt tình đón nhận. + Sách Thuật tổ chức hội họp_ Tác giả Brian Tracy. Đây là kết quả nghiên cứu dựa trên nhiều năm kinh nghiệm tƣ vấn về công tác tổ chức hội họp cho các công ty hàng đầu của tác giả Brian Tracy, Trong cuốn sách này ông đã tiết lộ những ý tƣởng đơn giản, xác thực để giúp các cuộc họp trở nên ngắn gọn hơn, hiệu quả hơn và thỏa mãn nhu cầu của tất cả những nguwoif tham gia. 3
Ngoài ra còn có các đề tài nghiên cứu : + “ Nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp trong các doanh nghiệp” Tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động- Xã hội, 2009. + “ Phát triển kĩ năng tổ chức các cuộc họp” Tác giả Đinh Văn Sơn, NXB Lao động- Xã hội , 2011. + Đề tài “ Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng cuộc họp UBND - Thực tiễn tại Huyện vị Thủy tỉnh Hậu Giang” Của Huỳnh Thị Huyền Trân. Trƣờng Đại học Cần Thơ + Đề tài “Tìm hiểu một số quy trình tổ chức cuộc họp ở Tổng cục Thuế” của Trần Thị Vân Anh Trƣờng Đại học Nội Vụ Hà Nội + Đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức cuộc họp ở UBND -HĐND huyện Nhƣ Thanh” của Nguyễn Thị Thoa trƣờng Đại Học nội vụ Hà Nội. Các đề tài này đi sâu vào nghiên cứu công tác tổ chức hội họp tại một đơn vị cụ thể, từ đó đƣa ra những giải pháp tối ƣu cho cơ quan, tổ chức đó. Tuy nhiên các giải pháp đƣa ra chƣa thực tế và chƣa có tính ứng dụng cao. Bên cạnh đó có các bài báo, tạp chí viết về vấn đề này: + Lê Bảo Nam, 2015, Nâng cao hiệu quả tổ chức các cuộc họp _ Báo mới + Nguyễn Ngọc Trinh, 2016, Chia sẻ kinh nghiệm, kĩ năng tổ chức các cuộc họp_ Báo dân sinh Các bài báo và những đề tài này chỉ nghiên cứu một khía cạnh nhỏ của công tác tổ chức hội họp, mang tính nhất thời và không chuyên sâu, vì thế e mong đề tài này tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam thì sẽ có thể giúp cho công ty nói riêng và các cơ qua công sở nói chung áp dụng đƣợc các giải pháp để có thể nâng cao công tác tổ chức cuộc họp cho đơn vị mình. 6. Giả thuyết khoa học Công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực 4
Việt Nam vẫn còn một số hạn chế nhất định. Chính vì vậy nếu công tác tổ chức cuộc họp diễn ra hiệu quả, tiết kiệm thì năng suất và chất lƣợng công việc sẽ đƣợc nâng cao. 7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài - Ý nghĩa lí luận: + Kết quả đạt đƣợc của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu sau này về công tác tổ chức hội họp. + Làm phong phú hơn cơ sở lí luận về công tác tổ chức cuộc họp. - Ý nghĩa thực tiễn: Đánh giá đƣợc thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam từ đó đƣa ra giải pháp có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác này tại đơn vị. 8. Bố cục của đề tài Ngoài 2 phần Mở Đầu và Kết luận đề tài đƣợc chia làm 3 chƣơng: CHƢƠNG I. LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Nghiên cứu về cơ sở lí luận của công tác tổ chức hội họp, bao gồm: Khái niệm về tổ chức hội họp, các loại hình hội họp, vai trò của hội họp, quy trình tổ chức hội họp. Đây là cơ sở lí luận, là tiền đề để em chúng ta có thể đánh giá đƣợc thực trạng công tác tổ chức hội họp của công ty ở chƣơng 2, đông thời nghiên cứu sâu, làm phong phú thêm cơ sở lí luận của công tác tổ chức hội họp. CHƢƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM Chƣơng này nghiên cứu khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam, thực trạng công tác tổ chức hội họp tại công ty qua một số cuộc họp cụ thể mà công ty đã tổ chức, từ đó đánh giá ƣu điểm và hạn chế, tìm ra nguyên nhân để thiết lập những giải pháp, đề xuất hợp lí có thể ứng 5
dụng đƣợc để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức hội họp của công ty. CHƢƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM Một số đề xuất kiến nghị và giải pháp để nâng cao chất lƣợng tổ chức hội họp tại công ty Cổ phần xây dựng và Nhân lực Việt nam nói riêng, và các cơ quan đơn vị nói chung. Từ đó tiêu chuẩn hóa quy trình tổ chức hội họp để đạt đƣợc kết quả và mục tiêu nhƣ mong muốn. 6
PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 TÌM HIỂU LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1. Khái niệm tổ chức hội họp Họp là một hình thức giao tiếp, trong đó một nhóm ngƣời tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, giải quyết một vấn đề hay quyết định một điều gì đó trong cơ quan, tổ chức, từ đó xác đinh những hành động cần phải tiến hành và sau đó xem xét việc thực hiện chúng.Vì một cuộc họp thƣờng liên quan đến nhiều ngƣời, nên thƣờng khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt đƣợc ngay. Mọi cuộc họp đều phải đƣợc chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt và đạt kết quả cao. Tóm lại “ Hội họp là một hình thức của hoạt đông quản lí, một cách thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật”. Tổ chức hội họp là kĩ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng, ở đó nhà quản trị văn phòng vận dụng kiến thức và phƣơng pháp, kinh nghiệm để tổ chức tốt các cuộc họp trong cơ quan, tổ chức. 1.2 Các loại hình hội họp 1.2.1 Hội nghị Hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào đó nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phƣơng hƣớng hoạt động trong thời gian tới. + Hội nghị gồm:  Hội nghị khoa học: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề tài tổ chức, triệu tập  Hội nghị chuyên đề: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề án tổ 7
chức, triệu tập  Hội nghị cơ quan, đơn vị: hội nghị này do thủ trƣởng cơ quan, đơn vị tổ chức, triệu tập  Hội nghị ban ngành: hội nghị này do các cơ quan đầu ngành tổ chức, triệu tập  Hội nghị tổng kết năm  Hội nghị dành cho khách hàng Thông thƣờng các hội nghị sẽ có quy mô lớn, số lƣợng khách mời tham dự đông, nội dung hội nghị có thể sẽ là khái quát, tổng hợp hoặc cũng có thể là sẽ chuyên sâu về một vấn đề, một đề án, đề tài cụ thể nào đó. Kinh phí cho hội nghị sẽ nhiều hơn và công tác tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn hơn nhiều so với việc tổ chức các cuộc họp. 1.2.2 Đại hội Đại hội là hội nghị lớn, có tính định kỳ của một tổ chức để bàn và quyết định những vấn đề quan trọng, đƣợc tổ chức theo nguyên tắc, thể lệ riêng, có tính nghi lễ và trọng thể cao. Ví dụ: Đại hội Đảng bộ, Đại hội công đoàn, Đại hội đồng cổ đông,... Đại hội thƣờng có sự tham gia của đông đảo các thành viên trong đơn vị, tổ chức, nhằm xem xét, đánh giá, thảo luận các hoạt động của tổ chức trong nhiệm kì đã qua, từ đó định ra phƣơng hƣớng, nhiệm vụ cho nhiệm kì sắp tới. Đồng thời, thống nhất ý chí, bảo đảm cho việc thực hiện tốt những nhiệm vụ mà đại hội đề ra; các đại biểu đƣợc mời thƣờng là những cá nhân có địa vị, chủ chốt và có tầm ảnh hƣởng đối với tổ chức đó. 1.2.3 Hội thảo khoa học Hội thảo khoa học là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra. Mục đích của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học. 8
Tổ chức hội thảo là một hoạt động vô cùng phổ biến mà hiện nay chúng ta có thế thấy ở trong bất kì ở một công ty nào. Hội thảo thƣờng có sự góp mặt của các chuyên gia đầu ngành, nhà khoa học trong các lĩnh vực, các nhà lãnh đạo, nhà quản lí, thƣơng nhân, nhà hoạt động xã hội,… Thông tin, nội dung đƣợc thảo luận trong hội thảo thƣờng sẽ trở thành định hƣớng giải quyết những khó khăn đang diễn ra. Từ sau năm 2000, phát triển thêm một hình thức mới: hội thảo trực tuyến hay còn gọi là hội nghị truyền hình (video conferencing). Hội thảo trực tuyến là một hệ thống tƣơng tác cho phép sử dụng cả thiết bị phần cứng (máy quay, loa, đài…) và mạng để truyền tải âm thanh và hình ảnh giữa 2 hoặc nhiều địa điểm khác nhau có kết nối qua đƣờng truyền internet, giúp các điểm cùng đồng thời liên lạc nhƣ đang trong cùng một phòng họp. Hội thảo trực tuyến là giải pháp khắc phục hoàn toàn các nhƣợc điểm so với phƣơng thức truyền thống nhƣ : tốn thời gian di chuyển, phát sinh chi phí đi lại, ăn ở… Thông thƣờng kết cấu của một buổi hội thảo thƣờng đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ nhƣ văn nghệ giải trí.... Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chƣơng trình, nó quyết định mục đích tổ chức của ngƣời tổ chức và mục đích tham dự của ngƣời tham dự. 1.2.4 Họp báo Họp báo là cuộc họp có các nhà báo đƣợc mời và các khách mời có liên quan đến cuộc họp, tuyên bố một sự việc quan trọng của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục đích của buổi họp báo là đƣa ra những thông tin hƣớng tới công chúng, khách hàng. Đây là hình thức kết nối doanh nghiệp với cộng đồng thông qua truyền thông, báo chí. Thông qua buổi họp báo, doanh nghiệp cung cấp các thông tin cần thiết cho các thông tấn báo chí để có thể giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu của mình. Các thông tin mà doanh nghiệp thƣờng đƣa ra nhƣ : 9
- Công bố sản phẩm mới - Các hoạt động trong tƣơng lai của doanh nghiệp - Nâng cao, phát triển sản phẩm cũ… Lợi ích của việc tổ chức họp báo Đây là công cụ PR tốt nhất cho doanh nghiệp khi cung cấp thong tin cho báo chí giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc những mục tiêu truyền thông mà doanh nghiệp muốn. 1.2.5 Họp giao ban Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị để nắm bắt tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và chỉ đạo thực hiện giải quyết các công việc thƣờng xuyên của cơ quan, tổ chức. Thông thƣờng các đơn vị, tổ chức sẽ họp giao ban vào cuối tuần, nhằm xem xét lại quá trình làm việc của tổ chức trong tuần vừa qua và đề ra những nhiệm vụ mới, phân công công việc và thống nhất ý chí và hành động nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. Họp giao ban sẽ có số lƣợng ngƣời tham dự không đông, thời gian diễn ra không dài, quy mô tổ chức nhỏ và chủ yếu là nội bộ các cơ quan, tổ chức, công ty. Vì vậy kinh phí dành cho các cuộc họp không lớn và công tác tổ chức sẽ đơn giản hơn nhiều. 1.2.6 Họp kín Là các cuộc họp nội bộ quan trọng của cơ quan, tổ chức để quyết định một vấn đề quan trọng nào đó, thông tin trong cuộc họp phải đƣợc bảo mật. Thông thƣờng các cuộc họp kín diễn ra ở những nơi yên tĩnh, ít ngƣời qua lại, có sự bố trí sắp xếp đơn giản, không mang tính nghi lễ, trọng thể. Chủ yếu là các thành viên trong nội bộ tự bàn bạc, thảo luận với nhau và đƣa ra hƣớng giải quyết. Số lƣợng thành viên trong cuộc họp kín không nhiều, thời gian không gò bó và không nhất thiết phải họp trong giờ hành chính. Những vấn đề đƣợc đƣa ra trong cuộc họp có tính quyết định và ảnh hƣởng lớn đến tổ chức. Vì vậy thông tin trong cuộc họp phải hoàn toàn đƣợc bảo mật. 10
1.2.7 Lễ hội: Lễ mitting, lễ kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những danh hiệu nhà nƣớc. Là cuộc họp quần chúng đông đảo để tham dự một sự kiện chính trị, xã hội quan trọng nào đó. Ví dụ : Đi dự mít tinh mừng quốc khánh, lễ kỉ niệm 20 năm thành lập công ty hay Lễ đón nhận danh hiệu Anh hùng lao động... Thông thƣờng khi tổ chức Lễ mitting, kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những danh hiệu nhà nƣớc phải tuân thủ theo nghị định số 145/2013/NĐ-CP quy định về tổ chức ngày kỉ niệm;nghi thức trao tặng, đón nhận, hình thức khen thƣởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại đón và tiếp khách nƣớc ngoài. Việc tổ chức mitting, duyệt binh hay diễu hành cũng cần thực hiện theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Buổi lễ thƣờng có không khí vui tƣơi, náo nhiệt và trang trọng, mang tính nghi thức cao. 1.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức hội họp - Phát huy tính dân chủ trong cơ quan, tổ chức Các cuộc họp có vai trò hết sức quan trọng đối với cơ quan, tổ chức nhằm tập hợp, khai thác trí tuệ của nhiều ngƣời, phát huy dân chủ của tập thể lao động trong cơ quan, tổ chức, tạo cơ hội thể hiện sự đoàn kết của tập thể, tạo điều kiện cho các thành viên trong công ty có thể đóng góp ý kiến, xây dựng tập thể....từ đó tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc. Hội họp còn là nơi để các cá nhân giữa các phòng ban, bộ phận giao lƣu học hỏi lẫn nhau, tăng tình đoàn kết gắn bó giữa cá nhân với cá nhân, và cá nhân với tổ chức. - Nhà quản lý sử dụng hội họp làm công cụ phục vụ hoạt động điều hành: + Tổng kết, sơ kết, đánh giá, đúc rút kinh nghiệm đối với các hoạt động, công việc diễn ra trong thời gian vừa qua đồng thời đề ra những phƣơng hƣớng, mục tiêu cho công việc, hoạt động thời gian tới. + Khen thƣởng, kỷ luật 11
Hội họp giúp thủ trƣởng cơ quan nắm bắt đƣợc tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình từng tháng, từng năm, từ đó khen thƣởng những cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc để khích lệ tinh thần làm việc và kỉ luật những cá nhân vi phạm, chƣa hoàn thành nhiệm vụ để răn đe và ổn định tổ chức; phát huy những điểm mạnh và tìm cách khắc phụ những điểm yếu để đƣa tổ chức phát triển. + Truyền đạt chủ trƣơng chính sách: Họp quán triệt những tƣ tƣởng, chủ trƣơng, chính sách, quan điểm, giải pháp đã đề ra. Đồng thời xây dựng kế hoạch, chƣơng trình làm việc, hành động để triển khai những quyết định đã đƣợc thông qua; kiểm tra, thúc đẩy, đánh giá kịp thời việc triển khai các kế hoạch công việc; chỉ đạo, ngăn chặn nhanh những hƣớng đi sai trái (nếu có). + Lấy ý kiến sửa đổi văn bản Dựa vào tình hình hoạt động của công ty, lãnh đạo có những quyết định sửa đổi văn bản sao cho phù hợp với tình hình thực tế, phát triển theo hƣớng CNH-HĐH, và chuyên nghiệp hơn. Vì thế lãnh đạo cần tổ chức họp để lấy ý kiến và trao đổi với các thành viên trong tổ chức để hoàn thiện việc sửa đổi văn bản, ra quyết định ban hành những văn bản mới... + Ban hành Quyết định quản lí, ví dụ: Quyết định chuyển đơn vị công tác, điều động nhân sự, bổ nhiệm, bãi nhiệm... Tạo ra các điều kiện để tiếp cận tri thức mới : phổ biến các quan điểm, tƣ tƣởng mới và tháo gỡ những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện công việc, nhiệm vụ, tạo động lực làm việc và tăng năng suất làm việc. Kerry Gleeson từng viết “Mọi ngƣời đều phải nhờ đến nhau để giải quyết công việc nên hội họp là điều kiện lí tƣởng nhất để mọi ngƣời trao đổi và phổ biến cái mới, nhiệm vụ mới” 12
1.4. Quy trình tổ chức hội họp 1.4.1 Chuẩn bị hội họp - Xác định nội dung cuộc họp Đây là công việc đầu tiên và hết sức quan trọng, vì thực tế nhiều cuộc họp diễn ra khi chƣa xác định chính xác nội dung, chủ đề, mục tiêu, yêu cầu đặt ra thì khi tổ chức sẽ không đạt đƣợc kết quả và lãng phí thời gian, tiền bạc của cơ quan, tổ chức. Các cuộc họp cần đƣợc tổ chức thƣờng đƣợc xác định trong quy chế hoạt động, kế hoạch tổ chức hội họp hàng năm của công ty , từ đó văn phòng và các đơn vị khác trong cơ quan đề xuất với các cấp lãnh đạo để tổ chức hội họp. Ngoài ra, khi có các công việc quan trọng cần thông báo hoặc lấy ý kiến của mọi ngƣời, lãnh đạo sẽ giao trách nhiệm cho văn phòng đứng ra tổ chức cuộc họp. - Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp Khi lãnh đạo có quyết định triệu tập, văn phòng sẽ đƣợc giao nhiệm vụ chủ trì khâu chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức hội họp, bản kế hoạch thƣờng bao gồm những nội dung sau : - Mục đích, ý nghĩa - Tên hội họp (maket, tiêu đề) - Nội dung hội họp - Thời gian hội họp - Địa điểm hội họp - Thành phần hội họp - Kinh phí hội họp - Tổ chức thực hiện - Xây dựng chương trình nghị sự Chƣơng trình nghị sự của một cuộc họp/hội nghị( hay còn gọi là lịch trình cuộc họp là văn bản nêu rõ thông tin cần thiết về cuộc họp, nội dung từng phần, thời gian diễn biến cuộc họp. Thông thƣờng chƣơng trình nghị sự 13