Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX)

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:101

Thêm vào BST

Báo xấu

71
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là dựa trên cơ sở lý luận công tác tham mưu, tổng hợp; thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân tác giả đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX)

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực hiện : ĐỖ QUYẾT ĐỊNH Mã số sinh viên : 1405QTVB010 Khoá : 2014 – 2018 Lớp : ĐH. QTVP 14B HÀ NỘI- 2018
BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực hiện : ĐỖ QUYẾT ĐỊNH Mã số sinh viên : 1405QTVB010 Khoá : 2014 – 2018 Lớp : ĐH. QTVP 14B HÀ NỘI- 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: 1. Những nội dung trong đề tài Khoá luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của Ths. Đặng Văn Phong; 2. Các nội dung nghiên cứu trong Khoá luận tốt nghiệp là trung thực; 3. Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Sinh viên Đỗ Quyết Định
LỜI CẢM ƠN Để thực hiện được đề tài Khoá luận tốt nghiệp của mình, ngoài sự nỗ lực phấn đấu của bản thân, tôi cũng đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía thầy cô trong nhà trường và Công ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực và xuất nhập khẩu Thiên Ân . Đặc biệt em xin trân thành cảm ơn đến thầy Đặng Văn Phong và Khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn và hỗ trợ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Tôi cũng xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới bạn bè, người thân đã động viên khích lệ tôi trong thời gian thực tập và thực hiện đề tài Khoá luận tốt nghiệp Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Sinh viên Đỗ Quyết Định
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Kí hiệu Nghĩa 1 CTCP Công ty cổ phần 2 VT-LT Văn thư – Lưu trữ 3 VP Văn phòng 4 VB Văn bản XD Xây dựng 5 6 XNK Xuất nhập khẩu 7 TM Tham mưu 8 TH Tổng hợp 9 CNTT Công nghệ thông tin
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ........................................................................ DANH MỤC BẢNG .......................................................................................... DANH MỤC SƠ ĐỒ ......................................................................................... PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 1 3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................. 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 4 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 4 7. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 4 8. Kết cấu của đề tài ...................................................................................... 5 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG ......................................................................... 7 1.1. Một số khái niệm liên quan .................................................................... 7 1.1.1. Khái niệm văn phòng ....................................................................... 7 1.1.2. Khái niệm tham mưu, tổng hợp........................................................ 8 1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp........................................................ 10 1.2. Vai trò công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức .................................................................................... 11 1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp ................................................ 13 1.4. Nguyên tắc của tham mưu, tổng hợp ................................................... 14 1.5. Các nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng .............................. 15 1.5.1. Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy và nhân sự .......................... 15 1.5.2. Tham mưu, tổng hợp về công tác hành chính ................................ 16
1.5.3. Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo ... 19 1.5.4. Tham mưu, tổng hợp về công tác thi đua khen thưởng ................. 20 1.5.5. Tham mưu, tổng hợp về công tác hậu cần ..................................... 21 1.5.6. Tham mưu, tổng hợp trong một số hoạt động đặc thù................... 23 * Tiểu kết chƣơng 1 ....................................................................................... 24 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN ........... 25 2.1. Khái quát về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân .................................................................................... 25 2.1.1. Khái quát chung về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân .................................................................... 25 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ............................................. 27 2.1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ................................................................................................... 27 2.2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ... 29 2.2.1. Hình thức tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ......... 29 2.2.2. Tổ chức và bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ......................................................................... 30 2.2.3. Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân .... 32 2.2.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân .......................................................................................... 48
2.3. Nhận xét chung về công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ................................................................................................................ 49 2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................... 50 2.3.2. Hạn chế .......................................................................................... 53 * Tiểu kết chƣơng 2 ....................................................................................... 56 Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC ............. 57 3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy, nhân sự ....................................... 57 3.1.1. Tổ chức bộ máy .............................................................................. 57 3.1.2. Tổ chức về nhân sự ........................................................................ 58 3.2. Nhóm giải pháp về thể chế ................................................................... 59 3.2.1. Nội quy, quy chế của Công ty ........................................................ 60 3.2.2. Nội quy, quy chế về công tác tham mưu, tổng hợp ........................ 61 3.3. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, ứng dụng CNTT trong công tác Hành chính – văn phòng.............................................................................. 61 3.3.1. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị ..................................................... 61 3.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác Hành chính – văn phòng ........... 62 3.3.3. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 vào hoạt động của văn phòng ........................................................................................................ 63 3.4. Nhóm giải pháp đặc thù ....................................................................... 63 3.5. Nhóm giải pháp khác............................................................................ 65 * Tiểu kết chƣơng 3 ....................................................................................... 65 PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 66 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................ 67 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 69
DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1. Trình độ nhân sự phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân....................................... 31 Bảng 2.2. Thống kê kế hoạch công tác của Công ty được ban hành .......... 36 từ năm 2014 đến 2017 của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân....................................................................... 36
DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1. Quy trình tham mưu của phòng Hành chính cho Ban giám đốc Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ................................................................................................................ 30 Sơ đồ 2.2. Mô hình dự kiến cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ...... 34 Sơ đồ 2.3.: Quy trình tổ chức hội họp của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. ............................................... 44
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đất nước ngày càng phát triển theo hướng hội nhập Quốc tế, hoà nhập vào xu hướng chung của đất nước văn phòng cũng phải tự hoàn thiện và phát triển để theo kịp thời đại. Nơi nào có công tác tham mưu, tổng hợp tốt giúp công tác quản lý và ra các quyết định đúng đắn. Lãnh đạo có nắm bắt được tình hình công việc, chủ trường đường lối hay không là nhờ vào hoạt động tham mưu, tổng hợp của văn phòng. Hoạt động văn phòng nói chung và hoạt động tham mưu, tổng hợp của văn phòng nói riêng luôn được lãnh đạo văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân quan tâm. Tuy nhiên trước sự thay đổi ngày càng sâu rộng của quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước hoạt động tham mưu, tổng hợp của văn phòng cần phải nỗ lực hơn nữa. Đứng trước bối cảnh đó, công tác tham mưu, tổng hợp của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân còn có nhiều hạn chế và cần có những giải pháp để khắc phục kịp thời. Từ những lý do trên tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX).” Làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình. Hy vọng đề tài góp phần làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn của chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng và giúp của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân nâng cao công tác này trong văn phòng. 2. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay các đề tài nghiên cứu, xuất bản và ấn phẩm nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng không phải là mới. Trong 1
phạm vi đề tài, tôi xin đề cập đến một số giáo trình, ấn phầm và các đề tài nghiên cứu tiêu biểu về công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng như sau: * Về lí luận: sách, báo, giáo trình giảng dạy tại các trường Đại học, Cao đẳng: Các giáo trình kể đến dưới đây đều đưa ra cơ sở lý luận một cách chung nhất về khái niệm, chức năng và vai trò của tham mưu, tổng hợp trong văn phòng. - GS.TS Nguyễn Thành Độ, Th.S Nguyễn Ngọc Diệp – Th.S Trần Phương Hiền (2012), iáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. - PGS. TS Nguyễn Hữu Tri 2005 , Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và K thuật, Hà Nội. - Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học… 2015 , iáo trình Quản trị văn phòng, Nxb Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. * Về đề tài nghiên cứu: - Khoá luận tốt nghiệp: “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu-tổng hợp của Văn phòng tại Viện hàn lâm KHXH Việt Nam” của tác giả Đinh Tuyết Ngân - Đại học Nội vụ Hà Nội (2017 đã làm nổi bật về vấn công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng tại văn phòng nhà nước đặc biệt là văn phòng tại Viện hàn lâm KHXH Việt Nam. Tác giả đã đưa ra thực trạng, ưu nhược điểm của công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng và đưa ra các giải pháp cụ thế. Tuy nhiên, đề tài lại đi sâu nghiên cứu về công tác này tại văn phòng cơ quan nhà nước, không đề cập đến văn phòng doanh nghiệp tư nhân. - Khoá luận tốt nghiệp: “Công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Đảng uỷ Khối các cơ quan trung ương” của tác giả Cao Thị Thanh Hải – Đại học Nội vụ Hà Nội 2016 đã làm rõ cơ sở lý luận, yêu cầu, nguyên tắc về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng và nội dung công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng cấp uỷ. Cùng với đó đề tài đã nghiên cứu làm rõ vai 2
trò, thực trạng của công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Đảng uỷ Khối các cơ quan Trung ương và đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Đảng uỷ Khối các cơ quan Trung ương trong nhiệm kỳ mới. Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp. Tuy nhiên, qua tìm hiểu tác giả nhận thấy các công trình nghiên cứu đa số tập trung về công tác tham mưu, tổng hợp tại khối các cơ quan nhà nước và một số ít công trình nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp, tại doanh nghiệp. Đặc biệt, trong khối doanh nghiệp chưa có đề tài nào nghiên cứu mô hình doanh nghiệp trong lĩnh vực đào tạo, cung ứng và xuất nhập khẩu người lao động sang nước ngoài làm việc. Vì vậy, do tính mới và cấp thiết của đề tài, tác giả thực hiện đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX).” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 3. Mục tiêu nghiên cứu Dựa trên cơ sở lý luận công tác tham mưu, tổng hợp; thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân tác giả đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu trên đây, khoá luận tốt nghiệp đặt ra cho tác giả phải giải quyết một số nhiệm vụ sau: - Khái quát những vấn đề lý luận công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng. - Khái quát chung về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại về 3
Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. 5.2. Phạm vi nghiên cứu - Không gian: VP Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. - Thời gian: + Thời gian nghiên cứu đề tài: Từ tháng 12 năm 2017 đến tháng 3 năm 2018. + Thời gian vấn đề nghiên cứu: Tính từ ngày 10 tháng 04 năm 2014 Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân được cấp giấy phép hoạt động đưa người lao động đi làm việc tại nước ngoài đến hết năm 2017. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác tham mưu, tổng hợp tốt góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của VP Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân từ đó góp phần tăng thêm vị thế và chất lượng của công ty trên thị trường Doanh nghiệp hiện nay. 7. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin: Tác giả dùng phương pháp này để thu thập các văn bản của Nhà nước, của tạp chí chuyên ngành, sách chuyên khảo, tài liệu được tác giả thu thập trong quá trình khảo 4
sát thực tế. Từ đó, tác giả dùng các thông tin thu thập được để sử dụng tối đa trong đề tài của mình. - Phương pháp so sánh, đối chiếu: Tác giả áp dụng phương pháp này để so sánh giữa lý luận, thực tiễn công tác tham mưu, tổng hợp của Công ty với các quy định của Nhà nước và các doanh nghiệp tư nhân khác. - Phương pháp quan sát trực tiếp: Tác giả sử dụng phương pháp này qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. Từ đó, tác giả triển khai thành các nội dung trong phần nội dung trong phần thực trạng của đề tài. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này dùng để nghiên cứu và tìm hiểu lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp là cơ sở cho việc trình bày, so sánh và nhận xét thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Tác giả dùng phương pháp này để thu thập thông tin trực tiếp chứng minh cho các luận điểm về công tác tham mưu, tổng hợp đã đưa ra tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. - Phương pháp phân tích – tổng hợp: Sau khi áp dụng các phương pháp đã nói ở trên, tác giả phân tích – tổng hợp tài liệu, số liệu để đưa ra ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và tìm ra giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. 8. Kết cấu của đề tài Đề tài bao gồm phần: Mở đầu, nội dung, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục. Trong đó, phần nội dung được chia làm ba chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng. 5
Chương 2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. 6
PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm liên quan 1.1.1. Khái niệm văn phòng Trong thực tế xã hội ngày nay có rất nhiều khái niệm về văn phòng xuất phát từ nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhiều quan điểm khác nhau. Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Hoàng Phê: “Văn phòng là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cung cấp thông tin và thực hiện các nghiệp vụ hành chính cho một cơ quan.” [9; 847]. Theo giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Thành Độ năm 2005 văn phòng theo nghĩa rộng là: “Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì phải thành lập văn phòng còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp” [1;5]. Theo nghĩa hẹp văn phòng là: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”. Theo PGS. TS Nguyễn Hữu Tri 2005 , Quản trị văn phòng hiểu một cách đơn giản và toàn diện hơn “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả.” [14; 12]. Từ những khái niệm đã nêu ở trên tôi đồng tình với các quan điểm của 7
các tác giả. Tuy nhiên, để khái niệm được cụ thể và liên quan trực tiếp đến đề tài khoá luận tác giả đưa ra khái niệm văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo cho dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức” [1;5]. Phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, tổ chức cần phải có một bộ phận với các hoạt động chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ cơ quan, tổ chức, đơn vị. Từ đó giúp cho lãnh đạo thực hiện hoạt động quản lý của mình, bộ phận đó được gọi chung là văn phòng. Ví dụ Văn phòng Bộ Nội vụ có nhiệm vụ tổ chức, thu thập, xử lý thông tin của Chính phủ, của Đảng và Nhà nước về chỉ đạo, chính sách, chủ trương mới. Các thông tin báo cáo, đề xuất từ cấp dưới trực thuộc trình lên Bộ trưởng và Thứ trưởng giải quyết và thông tin phối hợp từ các Bộ và cơ quan ngang Bộ khác. 1.1.2. Khái niệm tham mưu, tổng hợp Theo cuốn Công tác tham mưu của các cơ quan Đảng Trung ương của Hội đồng Khoa học các cơ quan Đảng trung ương: “Tham mưu là góp ý kiến, giúp người chỉ huy, người lãnh đạo quốc gia định hướng, quyết định và tổ chức thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách ở tầm vĩ mô, chiến lược” [4;36]. Trong Đại từ điển Tiếng Việt của Trung tâm ngôn ngữ và văn hoá Việt Nam có khái niệm: Tham mưu là góp ý, giúp người chỉ huy để tổ chức và thực hiện các kế hoạch. Tham mưu còn là góp ý kiến về những chủ trương, kế hoạch cho một người hay một tổ chức. Hay “tham” là tham gia, dự vào; “mưu” là kế hoạch, kế sách. Như vậy, hiểu đơn giản “tham mưu” là tham gia đóng góp kế sách. Trong lịch sử thế giới, tham mưu được sử dụng nhiều trong lĩnh vực 8
quân sự. Ví dụ như: Gia Cát Lượng của Trung Quốc là người góp công lớn trong việc giúp Lưu Bị đánh bại quân Nguỵ của Tào Tháo. Ông đứng sau hỗ trợ, hiến kế cho Lưu Bị có những sách lược quân sự tuyệt vời. Đó là trong quân sự, trong quản trị có thể hiểu tham mưu là đưa ra những ý kiến đóng góp, kế hoạch để giúp cho nhà quản lý có những quyết định đúng đắn nhất, là hoạt động cần thiết trong công tác quản lý. Tham mưu bao gồm hoạt động tham vấn, góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức; góp phần giúp cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất. Chủ thể ở đây làm công tác tham mưu có thể là cá nhân hay tập thể tham mưu cho lãnh đạo. Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”. Theo Từ điển Tiếng Việt có khái niệm tổng hợp theo nghĩa động từ “Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể” [9;721] Tổng hợp được hiểu theo nghĩa danh từ: Là tổ hợp tất cả các thông tin, sự có mặt của nhiều yếu tố bao gồm: Thu thập; đánh giá; phân tích Theo cuốn Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ của TS. Văn Tất Thu: “Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể” [13;125] Trong cuộc sống, chúng ta tiếp xúc rất nhiều đến từ “tổng hợp” ví dụ như: Bách hoá tổng hợp, Trường Đại học tổng hợp,…Như vậy “Tổng hợp là việc liên kết, xâu chuỗi các yếu tố riêng rẽ, các hiện tượng, các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau thành một chỉnh thể để hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức” 9
1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp Trước tiên, để hiểu được công tác tham mưu, tổng hợp là gì ta phải hiểu được thế nào là công tác? Chưa có nhiều khái niệm để định nghĩa về công tác và công tác trong hoạt động hành chính, trong mỗi lĩnh vực lại có các khái niệm khác nhau. Theo tác giả Ngọc Thái và tác giả Quốc Khánh trong cuốn Từ điển Tiếng việt có khái niệm như sau: “Công tác được định nghĩa là công việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công tác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho”[11;96] Trong hoạt động hành chính, công tác được hiểu là các công việc cần được thực hiện một cách khoa học, có các quy trình cụ thể để thực hiện một nghiệp vụ, hay một công việc có tính chất quan trọng nào đó. Trong hoạt động hành chính có thể kể đến như: Công tác tham mưu, tổng hợp, công tác văn thư, lưu trữ, công tác hậu cần,… Theo tác giả Cao Văn Thống: “Công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung, công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định.” [12;15] Theo tác giả Văn Tất Thu: “Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp chung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định.” [13;125] Dựa trên những cơ sở lý luận trên, tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm về công tác tham mưu, tổng hợp như sau: Công tác tham mưu, tổng hợp là công việc được thực hiện một cách khoa học, có quy trình. Thông qua tập hợp 10