Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:78

Thêm vào BST

Báo xấu

36
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là củng cố hệ thống lý luận, khối kiến thức và áp dụng vào cơ quan cụ thể qua thời gian đi thực tập để hiểu rõ và nắm chắc kiến thức đã học. Đồng thời đề tài chỉ ra những điểm hạn chế và sai sót trong hoạt động công tác văn thư và đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nói riêng và trong hoạt động hành chính Nhà nước nói chung.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN PHÚ THÀNH Sinh viên thực hiện : PHẠM THỊ NGỌC THÙY Mã số sinh viên : 1305QTVB059 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này tôi xin cảm ơn tới ThS. Nguyễn Phú Thành – Chánh văn phòng Đảng – Đoàn thể Bộ Khoa học và Công nghệ đã hướng dẫn giúp tôi có những cơ sở lý luận và thực tiễn để tôi hoàn thành đề tài. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng Khoa Quản trị văn phòng, ông Trương Khánh Toàn – Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức cùng các anh chị trong phòng Hành chính – Tổ chức Bộ Khoa học và Công nghệ, đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình, cung cấp những nguồn tài liệu và giải đáp những thắc mắc của tôi trong suốt thời gian tôi nghiên cứu đề tài này. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 04 năm 2017 1
BẢNG DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Viết tắt Nghĩa 01 KH&CN Khoa học và Công nghệ 02 UBKHNN Ủy ban Khoa học Nhà nước 03 CNXH Chủ nghĩa xã hội 04 KTNN Kỹ thuật nhà nước 05 SHCN Sở hữu công nghệ 06 CBCCVC Cán bộ - công chức – viên chức 07 QTVP Quản trị văn phòng 08 UBND Ủy ban nhân dân
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN I. MỞ ĐẦU .......................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1 2. Lịch sử nghiên cứu ...................................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 3 5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................ 3 6. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................. 4 7. Cấu trúc đề tài ............................................................................................. 4 PHẦN II. NỘI DUNG ..................................................................................... 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ .................................................................................. 5 1.1. Cơ sở lý luận của công tác văn phòng .................................................... 5 1.1.1. Lý luận chung về công tác văn phòng .................................................. 5 1.1.2. Lý luận chung về công tác văn thư ....................................................... 8 1.2. Cơ sở pháp lý của việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư .............. 26 1.3. Cơ sở thực tiễn ........................................................................................ 27 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ............................................................................... 30 2.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ....................................................................................................... 30 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ. ........ 30 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ........................................................................... 35 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ ............ 41 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản ........................................... 42 2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến ...................................................... 44 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi ......................................................... 47 2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu ................................................................ 53 2.2.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành ...... 54
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ................................................................................................ 56 3.1. Giải pháp về nhân sự ............................................................................. 56 3.1.1.Đối với lãnh đạo: ................................................................................... 56 3.1.2. Đối với nhân viên: .................................................................................... 3.2. Giải pháp về trang thiết bị cơ sở- vật chất........................................... 58 3.3. Giải pháp về việc áp dụng công nghệ thông tin .................................. 59 3.4. Giải pháp về tổ chức khoa học nơi làm việc ........................................ 60 3.5. Giải pháp về môi trường làm việc ........................................................ 61 PHẦN III. KẾT LUẬN ................................................................................. 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 65 PHỤ LỤC ......................................................................................................... 0
PHẦN I MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, công tác văn thư bao gồm những công việc như sau: xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. Do đó, công tác văn thư cũng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, vai trò của công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Mặt khác, việc làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - một thói quen cố hữu của bộ máy hành chính nước ta. Có thể coi đây là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Vì vậy mỗi cơ quan đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về 1
về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư tại cơ quan, đơn vị mình và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị. Chính vì tầm vậy nên tôi chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của tôi. 2. Lịch sử nghiên cứu Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu để hoàn thiện đề tài này tôi thấy cũng có rất nhiều những bài báo cáo, công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề văn thư – lưu trữ tuy nhiên mỗi bài đều xử lý và tiếp cận ở một khía cạnh khác nhau. Tôi cũng đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan đến vấn đề này và rút ra được những ưu khuyết điểm để từ đó hoàn thiện đề tài đang nghiên cứu. “Khảo sát công tác văn phòng và nghiệp vụ hành chính văn phòng tại UBND huyện Thanh Thủy tỉnh Phú Thọ” của sinh viên Phạm Thị Thu Hằng lớp QTVP K6B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong đề tài này tác giả nói rõ thực trạng tại cơ quan tuy nhiên những giải pháp chưa cụ thể. Báo cáo thực tập Công tác văn thư tại Báo ảnh Việt Nam. Báo cáo nói đầy đủ về các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư tuy nhiên chỉ dừng lại ở đó và không nhận xét những điểm đạt được, hạn chế. Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ – Sinh viên Lương Thị Hiền Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội. “Công tác quản lý văn bản đi của cơ quan” của Trần Thị Thạch. Đề tài chỉ nghiên cứu về công tác quản lý văn bản đi của cơ quan chứ không đi sâu vào quản lý văn bản đến. “Đánh giá công tác quản lý văn bản đi – đến và lập hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh” – Lê Thị Quyên đề tài đã có những giải pháp cụ thể để hoàn thiện công tác quản lý văn bản đi – đến tại cơ quan. 2
3. Mục tiêu nghiên cứu Củng cố hệ thống lý luận, khối kiến thức và áp dụng vào cơ quan cụ thể qua thời gian đi thực tập để hiểu rõ và nắm chắc kiến thức đã học. Đồng thời đề tài chỉ ra những điểm hạn chế và sai sót trong hoạt động công tác văn thư và đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nói riêng và trong hoạt động hành chính Nhà nước nói chung. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Khảo sát thực trạng của vấn đề. Xác định tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động quản lý của cơ quan. Đưa ra những giải pháp nâng cao công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ nói riêng và trong hoạt động hành chính Nhà nước nói chung. 5. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này tôi đã đưa hệ thống lý luận về mà tôi đã tích lũy trong 4 năm học Đại học từ cơ sở lý luận đó tôi áp dụng vào thực tế là làm sáng tỏ, chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu của công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Bộ. Bên cạnh đó tôi còn sử dụng phương pháp nghiên cứu – phân tích những nguồn tài liệu trong thực tế để rút ra được những đúc kết riêng cho đề tài của mình. Phương pháp tôi chủ yếu sử dụng trong quá trình làm bài khóa luận này đó là khảo sát thực địa tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ phương pháp này giúp tôi nhìn nhận được vấn đề một cách chân thực và rõ ràng, khách quan nhất để hoàn thiện đề tài. 3
6. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư gồm: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đến, quản lý và giải quyết văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành. - Phạm vi nghiên cứu: Khối cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ. 7. Cấu trúc đề tài Chương 1: Cơ sở khoa học của việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Chương 3:Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Ngoài ra còn có phần I, phần III, tài liệu tham khảo và phụ lục của đề tài. 4
PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Cơ sở lý luận của công tác văn phòng 1.1.1. Lý luận chung về công tác văn phòng a) Khái niệm văn phòng Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. b) Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng - Chức năng của văn phòng Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn phòng vì văn phòng hỗ trợ rẩ nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức trong việc ra các quyết định quản lý. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, xử lý thông tin, dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Hai nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan. Chức năng tham mưu: Trong hoạt động bất kỳ của một cơ quan, tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, của nhân viên cấp dưới, của những nguời trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến đó được văn 5
phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Hoạt động này rất cần thiết và hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. Chức năng tổng hợp: Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý. Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng đảm bảo cơ sở vật chất: Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng phải có. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, các công cụ, thiết bị, tài chính... Các điều kiện và phương tiện này phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Nhiệm vụ của văn phòng: - Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin - Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định - Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản. - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. 6
- Tổ chức công tác lễ tân - Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo - Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan. - Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành - Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Các điều kiện đó không giống nhau gữa các cơ quan, đơn vị. Do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức, đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. - Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị. Các phòng ban, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và các phòng ban, đơn vị. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn. - Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 7
1.1.2. Lý luận chung về công tác văn thư a) Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. b) Nội dung của công tác văn thư: Văn bản là sản phẩm hoàn chỉnh của một hành vi tạo lời hay phát ngôn, mang một nội dung giao tiếp xác định, thể hiện dưới dạng âm thanh hay chữ viết. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị – Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang... những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý gọi chung là văn bản. - Soạn thảo và ban hành văn bản Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên. Để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng đòi hỏi ng soạn thảo phải nắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như: Các yêu cầu về soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kỹ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản... Ngoài ra phải tuân thủ các quy tắc do các cơ quan có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản, như các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt, ký, đóng dấu văn bản...Để thể hiện được đầu đủ bản chất của công tác soạn thảo văn bản, người ta gọi đó là kỹ thuật soạn thảo văn bản hay kỹ thuật xây dựng văn bản. Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện. 8
Văn bản là phương tiện chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý cả các cơ quan tất cả đều thể hiện bằng hình thức văn bản hay nói cách khác đều được văn bản hóa vì vậy văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Văn bản quản lý nhà nước gồm nhiều loại, tính chất và công dụng của từng loại, tính chất và công dụng có sự khác biệt nhất định, mỗi loại có thể có yêu cầu riêng về bố cục, ngôn ngữ, văn phong, nhưng nói chung để văn bản soạn thảo đạt được mục đích đề ra cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Văn bản ban hành phải có tính mục đích. + Văn bản phải đảm bảo chính xác. + Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn. + Văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến và hợp pháp. - Quản lý và giải quyết văn bản đến Khái niệm văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử và đơn, thư do cơ quan nhận được từ cơ quan, cá nhân gửi đến. + Tiếp nhận văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao 9
nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau: Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký. Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức. Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời; Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với 10
phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”. Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”. Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. - Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. Đăng ký văn bản đến bằng sổ Lập Sổ đăng ký văn bản đến Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau: Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến; 11
Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến; Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến; Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đăng ký văn bản đến Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này. Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý. Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến. - Trình, chuyển giao văn bản đến 12
Trình văn bản đến Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến. Chuyển giao văn bản đến Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. 13
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến. - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. 14
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định. Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. - Quản lý và giải quyết văn bản đi Khái niệm văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử do cơ quan phát hành. + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản Ghi số văn bản 15