Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:70

Thêm vào BST

Báo xấu

88
lượt xem 13
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall; từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản hành chính cho công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. TRẦN THU HÀ Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ LINH Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVD066, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D HÀ NỘI - 2017
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall”. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2017 Người thực hiện Nguyễn Thị Linh
LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là đối với Thạc sĩ Trần Thu Hà đã tận tình hướng dẫn và gíup đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp này. Tôi cũng xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall; các cô, chú, anh chị công tác tại Văn phòng Công ty đã giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất để tôi quan sát thực tế, điều tra, khảo sát, thu thập thông tin để hoàn thành đề tài này. Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do còn hạn chế về kiến thức và những nguyên nhân khác nên đề tài của tôi vẫn còn rất nhiều thiếu sót và hạn chế. Vì vậy, tôi mong nhận được những ý kiến góp ý của Hội đồng và Quý thầy, cô để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn. Những ý kiến đóng góp của Hội đồng và Quý thầy cô sẽ giúp tôi nhận ra được những thiếu sót còn tồn tại trong Khóa luận tốt nghiệp này để từ đó tôi sẽ có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hoàn thành tốt những đề tài tiếp theo trên con đường hoc vấn cũng như con đường nghiên cứu sau này. Tôi xin chân thành cảm ơn!
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................ 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 4 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ........................................................... 4 6. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................... 4 7. Đóng góp của đề tài ............................................................................... 5 8. Cấu trúc của đề tài ................................................................................ 5 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ............ 7 1.1. Khái niệm ................................................................................................. 7 1.1.1. Văn bản hành chính thông thường ................................................ 7 1.1.2. Văn bản hành chính cá biệt .......................................................... 10 1.2. Các yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản ................................. 11 1.2.1. Về thẩm quyền ................................................................................ 11 1.2.2. Về nội dung văn bản ...................................................................... 11 1.2.3. Yêu cầu về thể thức văn bản.......................................................... 14 1.2.4. Về bố cục ........................................................................................ 16 1.2.5. Về ngôn ngữ văn bản ..................................................................... 17 1.2.6. Về quy trình .................................................................................... 18 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL ............................................................................................................. 21 2.1. Giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành và sự phát triển về Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall............................................................................ 21
2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall. ................................................................ 22 2.2.1. Chức năng ...................................................................................... 22 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................. 24 2.3. Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall ................................................................................ 27 2.3.1. Các loại văn bản được ban hành tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall ...................................................................................................... 27 2.3.2. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall .................................................................................................... 29 2.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản(PHỤ LỤC 2) ................. 30 2.3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan(PHỤ LỤC 13) ...................................................................................................... 38 2.3.5. Công tác kiểm tra đánh giá công tác soạn thảo văn bản ............. 42 2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn bản ...................................................................................................... 42 2.4. Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall................................................ 43 2.4.1. Thuận lợi ........................................................................................ 43 2.4.2. Hạn chế........................................................................................... 44 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL ............................................................... 48 3.1. Giải pháp về nhân sự của Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall............. 48 3.1.1. Đối với Ban lãnh đạo công ty ........................................................ 48 3.1.2. Đối với Bộ phận Văn phòng .......................................................... 50 3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo công tác soạn thảo văn bản tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall .................................................... 52
3.3. Giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá công tác soạn thảo văn bản ............................................................................................................. 54 3.4. Giải pháp về cơ sở vật chất .................................................................. 56 3.5. Giải pháp về trang thiết bị, công nghệ thông tin ............................... 57 3.5.1. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ, chuyên môn nghiệp vụ .............................................................................. 57 3.5.2. Trang bị phương tiện kĩ thuật công nghệ thông tin..................... 57 3.5.3. Xây dựng các phần mềm ứng dụng .............................................. 58 PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 59 PHẦN TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................ 60 PHẦN PHỤ LỤC........................................................................................... 61
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CPDV : Cổ phần dịch vụ
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan vấn đề soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính. Soạn thảo văn bản tốt thì có văn bản tốt, chất lượng tốt, truyền tải được hết thông tin, tăng hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo, trao đổi thông tin giữa các cấp trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; soạn thảo văn bản kém thì chất lượng văn bản kém, gây ảnh hưởng đến quá trình quản lý, hoạt động của cơ quan tổ chức. Chính vì vậy, quan tâm đúng mới tới việc hoàn thiện, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác soạn thảo văn bản sẽ góp phần tích cực và tăng hiệu quả công tác quản lý. Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác soạn thảo văn bản, tuy nhiên việc áp dụng và thực hiện các văn bản này là chỉ được quan tâm nhiều tại các cơ quan nhà nước, tại các doanh nghiệp tư nhân thì công tác soạn thảo chưa được quan tâm đúng mức, việc áp dụng các văn bản quy định của nhà nước còn hạn chế. Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall là một công ty mới được hình thành, các vấn đề liên quan đến công tác soạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế.Tuy nhiên công ty chỉ mới thành lập đây chính là điều kiện thuận lợi và dễ dàng để Công ty có thể hoàn thiện và nâng cao chất lượng cho soạn thảo văn bản. 1
Có cơ hội làm việc và khảo sát tại Công ty để tìm hiểu về thực trạng công tác soạn thảo văn bản của công ty, tìm hiểu về các nguyên nhân dẫn đến những hạn chế còn tồn tại trong quá trình soạn thảo văn bản của công ty và nhằm mục đích hoàn thiện và nâng cao chất lượng các văn bản được soạn thảo tại công ty. Đồng thời mong muốn đóng góp một phần nghiên cứu của mình trong vấn đề soạn thảo văn bản, tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall”. 2. Lịch sử nghiên cứu Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã được nhiều tác giả quan tâm, khai thác. Nhiều cuốn sách, giáo trình đã nghiên cứu về vấn đề này, điển hình là một số công trình sau:  GS.TS. Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS. Nguyễn Hoàng Anh, TS. Võ Trí Hào (đồng chủ biên), (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc Gia: Trình bày những lý thuyết về văn bản và soạn thảo văn bản tại Phần I: Lý luận chung về văn bản và soạn thảo văn bản;  Hướng dẫn công tác văn phòng, Nhà xuất bản chính trị Quốc gia Hà Nội 2000;  TS. Lê Văn In (Chủ biên) (2013), Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: Đã đề cập những kỹ năng thực hiện quy trình soạn thảo văn bản tại Chương 5, Phần thứ II: Kỹ thuật soạn thảo văn bản;  Nghiệp vụ Văn phòng và Lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa – Thông tin. Tác giả Hoàng Lê Minh;  PSG. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội:Đã đề cập đến vấn đề những lý luận chung về soạn thảo văn bản tại: Chương VI: Những vấn đề chung về soạn 2
thảo văn bản.  Lê Thành Tây (2008), Các tác vụ xử lý văn bản và công việc văn phòng, NXB Thanh Hóa: Đã đi sâu vào việc thao tác xử lý văn bản trên phầm soạn thảo văn bản tại Chương II: Xử lý đoạn text.  Nguyễn Thị Thơm (2010), Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Đào tạo tư vấn và chuyển giao công nghệ. Thực trạng và giải pháp, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.  Cẩm nang tổ chức hành chính - Khóa luận tốt nghiệp (2010) “Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại trung tâm Đào tạo tư vấn và chuyển giao công nghệ. Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thị Thơm. - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Từ Liêm”, Bùi Thị Nụ, 2009, Hà Nội. - Khóa luận tốt nghiệp “ Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương”, Võ Việt Sang, Bình Dương. - Luận văn “ Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng ủy ban nhân dân thành phố Pleiku” , Nguyễn Minh Phú, 2013, Pleiku. - Lí luận và phương pháp công tác văn thư, Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia, Hà Nội, 2006. - “Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư” của Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm, 2006, NXB Văn Hóa thông tin. - “Kỹ thuật soạn thảo văn bản” GS.TS. Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS. Nguyễn. Hoàng Anh, TS. Võ Trí Hảo (đồng chủ biên). Trên thực tế, có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản và hầu hết các công trình nghiên cứu đều tập trung đối tượng là văn 3
bản tại các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan nhà nước, còn các công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản tại doanh nghiệp thì số lượng không nhiều. Do vậy, đề tài của tôi sẽ có tình kế thừa những giá trị nghiên cứu của các tác giả khác, đồng thời vừa có tính mới, vừa phát triển hướng nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại doanh nghiệp. 3. Mục tiêu nghiên cứu Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall; từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản hành chính cho công ty. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu  Tìm hiểu lý luận chung và hệ thống các văn bản quy định về công tác soạn thảo văn bản;  Khảo sát thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall  Phân tích, đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall để chỉ ra những ưu nhược điểm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty. Từ đó, đề xuất các giải pháp phù hợp để phát huy được những mặt mạnh và hạn chế được những tồn tại của công ty. 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall. Phạm vi nghiên cứu: Tại Văn phòng Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall từ năm 2016 đến nay. 6. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nghiên cứu, tìm hiểu các tài 4
liệu, giáo trình, bài viết và các nguồn thông tin có chọn lọc liên quan công tác soạn thảo và ban hành văn bản.  Phương pháp phân tích tổng hợp: Nghiên cứu các tài liệu, lý luận có liên quan đến đối tượng nghiên cứu và phân tích tìm hiểu sâu hơn về đối tượng nghiên cứu.  Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu và từ đó tìm ra những đặc trưng của đối tượng nghiên cứu tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall  Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn cán bộ nhân viên trong công ty để tìm hiểu chính xác hơn về đối tượng nghiên cứu, đồng thời cũng là cơ sở để đánh giá, phân tích đối tượng.  Phương pháp khảo sát, so sánh 7. Đóng góp của đề tài  Đóng góp và phục vụ cho công việc thực tiễn có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall.  Tư liệu tham khảo cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng.  Tư liệu tham khảo cho quá trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung và tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall nói riêng.  Tư liệu phục vụ bạn đọc. 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài có kết cấu gồm 03 chương: Chương 1. Lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall 5
Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall. 6
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1. Khái niệm Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là nhữn gì cần được lưu lại làm bằng” hoặc chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung nhwungx kí hiệu thuộc hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn(Từ điển Tiếng Việt 1078, Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội – 1997) Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,...(Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ)Có nhiều được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lí, điều hành hoạt động của một cơ quan, tổ chức như Quyết định, Công văn, Thông báo, Kế hoạch... đều được gọi là văn bản. Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Như vậy, để có thể soạn thảo và ban hành văn bản thì đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có kiến thức, phương pháp và kỹ năng để có thể sử dụng ngôn ngữ nhằm mục đích truyền tải thông tin mong muốn tới các đối tượng khác. 1.1.1. Văn bản hành chính thông thường 1.1.1.1. Khái niệm Văn bản hành chính là những quyết định quản lí thành văn mang tính áp 7
dụng pháp luật hoặc chứa đựng những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:(https://thukyluat.vn/news/binh-luan/van- ban-hanh-chinh-la-gi-16904.html) 1.1.1.2. Đặc điểm Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm là mang tính thông tin điều hành. Văn bản hành chính là chiếm tỷ trọng lớn tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo hành chính của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội. Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống và từ dưới lên, theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền. Ngôn ngữ và văn phong văn bản hành chính vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, rõ rành, chính xác, đầy đủ. Việc sử dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hóa cao, cách thức diễn đạt trong sáng, mạch lạc, logic thể hiện đầy đúng mối quan hệ giữa chủ thể ban hành văn bản và đối tượng tiếp nhận văn bản. 1.1.1.3. Hệ thống văn bản hành chính Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động các cơ quan hành chính 8
nhà nước các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị (cá biệt) và thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp. 1.1.1.4. Phân loại văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính được chia thành hai loại: Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác. Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn. Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ: Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị; Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản; 9
Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao. Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. 1.1.2. Văn bản hành chính cá biệt 1.1.2.1. Khái niệm Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt. Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,… 1.1.2.2. Đặc điểm - Thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền; hoặc các quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên. - Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc chính cơ quan mình. - Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành. - Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ cụ thể, chính xác các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp tách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp 10
luật. - Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định. - Áp dụng một lần đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thời gian nhất định. - Có tính đơn phương và tính bắt buộc với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thời gian nhất định. - Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành bằng cưỡng chế nhà nước. 1.2. Các yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản 1.2.1. Về thẩm quyền Thủ trưởng cơ quan, trưởng đơn vị là người ký ban hành trực tiếp tất cả các loại văn bản trong cơ quan như: - Các văn bản quản lý tổ chức bộ máy và nhân sự. - Các quyết định về công tác tổ chức, cán bộ nội bộ: tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương đối với cán bộ trong Công ty; - Các văn bản có nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng tài chính tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật và cơ quan cấp trên; Cấp phó là người ký thay Thủ trưởng khi Thủ trưởng không có mặt (được ủy quyền) ban hành tất cả các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách quản lý. 1.2.2. Về nội dung văn bản Mỗi một loại văn bản quản lý đều có thể có yêu cầu riêng về bố cục, ngôn ngữ văn phong… Và để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người soạn thảo không chỉ cần biết được những yêu cầu riêng biệt của từng 11
loại văn bản mà còn phải đảm bảo các yêu cầu nội dung sau đây:  Văn bản phải có tính mục đích Văn bản quản lý nhà nước hay văn bản của các cơ quan doanh nghiệp, tổ chức bất kỳ đều được ban hành với danh nghĩa là cơ quan nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì?nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?  Văn bản phải có tính khoa học Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:  Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác.  Lô gíc về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề.  Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.  Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.  Văn bản phải có tính đại chúng Tất cả các văn bản khi ban hành phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ, mọi đối tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận được. Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân 12
trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. Tương tự như văn bản quản lý hành chính nhà nước, văn bản quản lý của các doanh nghiệp có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau, trình độ khác nhau như lao động phổ thông, lao động tri thức có trình độ cao như cao đẳng, đại học,… cho nên tính đại chúng là yêu cầu không thể thiếu. Bởi nếu văn bản được ban hành liên quan đến nhiều đối tượng nhưng chỉ có một vài đối tượng tiếp nhận, hiểu được thì dẫn đến hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng do các đối tượng không hiểu được nội dung văn bản hoặc hiểu sai lệch văn bản. Do đó, tính đại chúng cũng là yêu cầu quan trọng đối với mọi loại văn bản.  Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện Đối với nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề truyền đạt các chủ trương, chính sách của Nhà nước.Vì vậy, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (quyền lực đơn phương). Tùy theo tính chất và nội dung, văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. Đối với các doanh nghiệp, khi đã được Nhà nước cấp cho phép kinh doanh, văn bản được ban hành đảm bảo không trái với Hiến pháp và pháp luật thì văn bản không chỉ là phương tiện để giao dịch mà còn là căn cứ để các thành viên trong doanh nghiệp thực hiện. Dựa vào các văn bản như Điều lệ, Quy chế, Nội quy, Quy định của doanh nghiệp, mà các thành viên bắt buộc phải tuân thủ, phải thực hiện công việc mà mình được quy định, được yêu cầu. Để đảm bảo yêu này thì văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp.Hay có 13